Estudio y evaluacin del sistema de control interno

2.1.1. Definiciones y conceptos bsicos

En su significado ms amplio, control interno comprende la estructura, las
polticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el
objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la informacin, promover
la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las
polticas y directrices emanadas de la direccin.
Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables
o como administrativos:
1. Los controles contables, comprenden el plan de organizacin y todos los
mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos y la
fiabilidad de los registros contables.
2. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los
procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el
acatamiento de las polticas de la Direccin y normalmente slo influyen
indirectamente en los registros contables.
Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles
contables por las repercusiones que stos tienen en la preparacin de la
informacin financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas tcnicas, el
control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si
el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia
respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisin y evaluacin.
La implantacin y mantenimiento de un sistema de control interno es
responsabilidad de la direccin de la entidad, que debe someterlo a una continua
supervisin para determinar que funciona segn est prescrito.
Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la
posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala
comprensin de las instrucciones, errores de juicio, falta de atencin personal,
fallo humano, etc.
2.1.2. Objetivos del control interno contable
Las transacciones son el componente bsico de la actividad empresarial y, por
tanto el objetivo primero del control interno.

La transaccin origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusin.

Tendremos flujos de ventas, compras, costes, existencias, etc.
Las cuatro fases son: autorizacin, ejecucin, anotacin, y contabilizacin
Por definicin, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado con
el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la autntica distribucin de
responsabilidades y lneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de
empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos
empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros.
Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organizacin y
cada uno de sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su funcin.
2.1.3. Fases del estudio y evaluacin del sistema de control interno
El estudio y evaluacin del control interno incluye dos fases:
1. La revisin preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los
procedimientos y mtodos establecidos por la entidad.
2. La realizacin de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad
razonable de que los controles se encuentran en uso y que estn operando tal
como se disearon.
Revisin preliminar
El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por:
cuestionario, diagrama de flujo
Cuestionario sobre control interno Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas,
permitir formarse una idea orientativa del trabajo de auditora.
Debe realizarse por reas, y las empresas auditoras, disponen de modelos
confeccionados aplicables a sus clientes.
En diferentes captulos del trabajo por reas, y a modo de ejemplo, hemos puesto
algunos cuestionarios.
Representacin grfica del sistema La representacin grfica nos permitir realizar
un adecuado anlisis de los puntos de control que tiene el sistema en s, as como
de los puntos dbiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema.

Se trata de la representacin grfica del flujo de documentos, de las operaciones

que se realicen con ellos y de las personas que intervienen.
Este sistema resulta muy til en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema
de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas,
como la adquisicin de bienes de inversin, la representacin grfica, no suele ser
muy eficaz.
La informacin que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los
procedimientos para iniciar la accin, como la autorizacin del suministro,
imputacin a centros de coste, etc.
la naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias numricas, los
precios en las solicitudes de compra, etc.
la divisin de funciones entre los departamentos,
la secuencia de las operaciones,
el destino de cada uno de los documentos (y sus copias).
la identificacin de las funciones de custodia.
En la figura 2.1 se detalla un diagrama de flujo correspondiente a las diferentes
fases que conforman el aprovisionamiento de una empresa de carcter comercial.
Pruebas de cumplimiento
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una
o ms tcnicas de control interno estn operando durante el periodo de auditora.
El auditor deber obtener evidencia de auditora mediante pruebas de
cumplimiento de:
Existencia: el control existe
Efectividad: el control est funcionando con eficiencia
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una
tcnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de
auditora.

Figura 2.1: Diagrama de flujo de aprovisionamiento

Periodo en el que se desarrollan las pruebas y su extensin
Los auditores independientes podrn realizar las pruebas de cumplimiento durante
el periodo preliminar.

Cuando ste sea el caso, la aplicacin de tales pruebas a todo el periodo restante
puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de estas
pruebas en el periodo preliminar as como de la evidencia del cumplimiento, dentro
del periodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas
por el auditor independiente.
La determinacin de la extensin de las pruebas de cumplimento se realizar
sobre bases estadsticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadstico es, en
principio, el medio idneo para expresar en trminos cuantitativos el juicio del
auditor respecto a la razonabilidad, determinando la extensin de las pruebas y
evaluando su resultado.
Cuando se utilicen bases subjetivas se deber dejar constancia en los papeles de
trabajo de las razones que han conducido a tal eleccin, justificando los criterios y
bases de seleccin.
Evaluacin del control interno
Realizados los cuestionarios y representado grficamente el sistema de acuerdo
con los procedimientos vistos, hemos de conjugar ambos a fin de realizar un
anlisis e identificar los puntos fuertes y dbiles del sistema.
En esa labor de identificacin, influye primordialmente la habilidad para entender
el sistema y comprender los puntos fuertes y dbiles de su control interno.
La conjugacin de ambas nos dar el nivel de confianza de los controles que
operan en la empresa, y ser preciso determinar si los errores tienen una
repercusin directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control
eliminaran el error.