UDITORES S.A.

S
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS DICTAMEN DE AUDITORIA INDEPENDIENTE JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FIRMA DE CONTADORES PBLICOS Seores JUNTA DIRECTIVA NUEVA IPS XYZ LTDA Ibagu 1. -INTRODUCCIN He auditado el rea de Recursos Humanos de la empresa NUEVA IPS XYZ LTDA al 30 de septiembre del ao 2012. La Administracin es la responsable de la preparacin y presentacin de las nominas de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia Dicha responsabilidad incluye: disear, implementar y mantener el control interno relevante a la preparacin y presentacin de las nominas, que estn libres de errores de importancia relativa, ya sea debido a fraudes o errores; seleccionando de esta forma las polticas contables ms apropiadas, y haciendo estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias. Mi responsabilidad es expresar una opcin sobre el manejo de dichas nominas y manejos internos en la organizacin. 2. -ALCANCE Obtuve la informacin necesaria para cumplir con mis funciones como auditor y solucionadas de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadas, Estas normas requieren que planee y practique la auditoria para cerciorarme de que el rea de Recursos Humanos refleje razonablemente la situacin real y los resultados de las operaciones. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluacin de riesgos de errores. La auditoria incluye la evaluacin del uso apropiado de las polticas contables y racionabilidad de las estimaciones contables realizadas por la administracin, as como la presentacin completa de un informe del rea de Recursos Humanos. 3.-OPININ

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En mi opinin, los citados informes del rea de Recursos Humanos especficamente nomina auditados por m, fielmente tomados de los soportes, presenta una informacin la cual no cumple con lo estipulado en los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia debido a que realizaron las deducciones a los empleados incluyendo el auxilio de transporte el cual afectara los resultados generados en el informe de nomina a septiembre de 2012 y causara molestias e inconformidad a los colaboradores de la Empresa NUEVA IPS XYZ.

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1. MEMORANDO DE PLANEACION

1.1 OBJETIVO GENERAL Analizar y evaluar el rea de Recursos Humanos de la Empresa Nueva IPS XYZ LTDA, especficamente la parte de nomina de los nueve meses del ao ya transcurridos. 1.2 MOTIVO Dar cumplimiento a la junta directiva de acuerdo a lo establecido en el memorando con el acta nmero 1020 efectuada el da 15 de octubre de 2012, con el fin de emitir informacin veraz de la situacin de nomina. 1.3 ALCANCE Comprender una revisin de los documentos generados a la fecha del 30 de septiembre del 2012, contratos de trabajo, certificaciones de estudios, certificaciones laborales, documento de identidad, afiliaciones a salud, pensin, riesgos, parafiscales, dotaciones, libros auxiliares liquidacin de nomina correspondiente. 1.4 CONTACTOS Las personas que sern auditadas sern: Juan Prez Pinto-Gerente Jos de Los ngeles Monroy Lpez-Contador Mara Lilia Homez Prieto-Tesorera Y el personal a cargo de los nombrados anteriormente. 1.5 AUDITORES ENCARGADOS: NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ ARIEL ROS CRDENAS

1.6 SUPRVISOR DE AUDITORIA: Fecha de Iniciacin: Fecha determinacin:

15 De Octubre de 2012 30 DE Noviembre de 2012

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Fecha presentacin de Informe: 03 De Diciembre de 2012 2. PROGRAMA DE AUDITORIA 2.1 CAUSAS Vs EFECTO 1. Que de no existir un contador pblico en la empresa permanente y/o eficiente es probable que se presente errores en el momento de la elaboracin de nomina. 2. Que de no existir la afiliacin a los empleados de la empresa de acuerdo a la ley 100 de 1993 del sistema general de la seguridad social; es probable que la empresa deba someterse a sanciones y/o multas conforme a dicha ley. 3. Que de no Existir un contrato de trabajo para el personal no podr realizar una liquidacin de prestaciones sociales confiable y es probable que haya un desvi de informacin. 4. Que de no existir un manual de funciones y procedimientos es probable que los empleados no realicen las actividades conforme al cargo asignado y haya falta de eficiencia y eficacia. REALIZADO POR: NHARMAY KARINA CABALLERO RENDON JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ Auditores encargados
19 de Octubre de 2012

Fecha:

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2.2 OBJETIVOS DEL EXAMEN 1. Evaluar la veracidad del rea de Recurso Humano haciendo nfasis en la Nomina. 2. Revisar si la empresa ha cumplido con el pago de las obligaciones laborales. 3. Detectar inconsistencias de la informacin de la nomina de la empresa y emitir si es necesario recomendaciones pertinentes al caso. 4. Ayudar a la gerencia a aclarar sus dudas y de esta manera lograr una administracin ms eficiente con informacin confiable. 5. Proveer informacin til a los gerentes y directivos para la toma de decisiones". REALIZADO POR: NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ Auditores encargados
19 de Octubre de 2012

Fecha:

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2.3. EVALUACION DE CONTROL INTRNO NUEVA IPS XYZ LTDA NIT 800.711.559-1 PREGUNTAS Tiene la empresa un Organigrama o esquema de organizacin? Los deberes del contador estn plasmados en un manual de funciones? Existen en la empresa un manual de funciones para cada rea? La empresa cuenta con un manual De procedimientos? Se lleva a cabo una evaluacin de los puestos de trabajo. Se realizan las afiliaciones de ley a los empleados del ente existe una adecuada segregacin de funciones? La empresa cuenta con una auditoria Cumplimiento permanente La elaboracin de la nomina son SI NO X RECOMENDACIONES

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debidamente expuestos y/o sustentados a las Directivas por el contador contratado. Cuentan con un permiso en caso de una Calamidad Domestica

SECCION ENCUENTADA: Gerencia

REALIZADO POR:

NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ Auditores encargados
19 de Octubre de 2012

Fecha:

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2.4. EXAMEN DE TRANSACCIONES Y REGISTRADA Se solita un contador el cual este permanentemente en la institucin para que este pueda explicar cada informe que deba presentar a la junta directiva. Se solicita Informes fsicos y sistematizados de las nominas ya que con la informacin entregada se alcanza a evidenciar algunas falencias. Se solicita soportes de ingreso del personal ya que existen algunas hojas de vida con informacin incompleta. Se solicita carta de autorizacin y aprobacin para los prstamos de empleados. Se solicita un manual de funciones y procedimientos para la empresa. Se solicita permiso en casos de calamidad Domestica.

REALIZADO POR:

NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ Auditores encargados
19 de Octubre de 2012

Fecha:

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Ref. OL/26

PROGRAMA AUDITORIA PARA CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LEGALES ANTE ORGANISMOS DE FISCALIZACION Y CONTROL

CLIENTE: NUEVA IPS XYZ LTDA.

Ao 2012

OBJETIVO

Conocer e investigar el manejo que se tiene en la institucin de acuerdo al orden y seleccin de la correspondencia. Revisar si se esta dando respuesta a tiempo los oficios a las autoridades reguladoras del sector salud. Analizar los manuales de funcin y procedimientos que se deben estar implementando en la institucin.

PROGRAMA 1. Se solicita la documentacin de correspondencia central despachada) y el trimestre 2012. (interna, externa, y

2. Se requiere contratos ya sean por prestacin de servicios, Termino Fijo e indefinido que se tengan actualmente en la empresa. 3. Se solicita manual de Funciones y de procedimientos de todas las reas administrativas que hayan sido ya revisados e implementados en la institucin.

Realizado por:

NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ

Auditores encargados

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Fecha:

19 de Octubre de 2012

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Ref. CC/20

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA NOMINA

CLIENTE: NUEVA IPS XYZ LTDA.

Ao 2012

OBJETIVO: Verificar si se cumplen las normas legales relacionadas con la contratacin, pago de salarios (SMLV) y liquidacin de prestaciones sociales. Si los costos y gastos por prestaciones sociales son controladas y registradas adecuadamente. Determinar si se cumplen las normas legales relacionadas con la contratacin, pago de salarios y liquidacin de prestaciones sociales.

PROGRAMA: 1. Se requiere comprobar la razonabilidad de los pagos efectuados por conceptos de salarios, aportes y retenciones sobre salarios y pagos de prestaciones sociales.

Realizado por:

NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ
19 de Octubre de 2012

Auditores encargados Fecha:

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Ref. A/20

CONFIRMACIN DE SOLICITUD DE PRESTAMO

30 De Septiembre de 2012

Seor JUAN PREZ PINTO, GERENTE Ibagu

Me dirijo a usted cordialmente para la solicitud, de la confirmacin por escrito del prstamo realizado y aprobado verbalmente por usted, en la cual a mi Martha Rojas Saavedra, identificada con la C.C. N o65.568.946 se me entrego el prstamo el da 15 de SEPTIEMBRE de 2012 por valor de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000) los cuales se cancelaran, pagando cien mil pesos mensual ($100.000) hasta cumplir la totalidad del pago . En espera de una pronta respuesta; Cordialmente

Martha Rojas Saavedra

AUXILIAR DE TESORERA
NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

C.C Auditora Externa

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CONFIRMACIN DE SOLICITUD POR LOS LIBROS AUXILIARES

20 De Octubre de 2012

Seor JUAN PREZ PINTO, GERENTE Ibagu

Me dirijo a usted cordialmente para la solicitud de los libros auxiliares con corte a Septiembre 30 de 2012 En espera de una pronta respuesta; Cordialmente

Nharmay Karina Caballero Rendn

C.C. 1`110.689.365 Auditora
NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

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CONFIRMACIN DE SOLICITUD POR CALAMIDAD DOMESTICA

30 De Junio de 2012

Seor JUAN PREZ PINTO, GERENTE Ibagu

Me dirijo a usted cordialmente para la solicitud de permiso por 3 das, por motivos de defuncin de mi padre, el cual tengo que atender los trmites de defuncin y entierro del mismo; gracias por la atencin prestada. En espera de una pronta respuesta; Cordialmente

SOLEDAD RAMOS ARIAS C.C. 68.937.156 ASEADORA

NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

C.C Auditora Externa

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CONFIRMACIN DE SOLICITUD DE PRESTAMO

02 De agosto de 2012

Seora MARTHA ROJAS SAAVEDRA Ibagu

Apruebo por escrito, la solicitud de prstamo realizado y aprobado verbalmente a la seora Martha Rojas Saavedra, identificada con la C.C. N o65.568.946, la cual se le entrego el prstamo el da 15 de SEPTIEMBRE de 2012 por la suma de DOS MILLONES DE PESOS ($2.000.000) los cuales se cancelaran, pagando cien mil pesos mensual ($100.000) hasta cumplir la totalidad del pago de la deuda. Cordialmente

JUAN PREZ PINTO GERENTE

NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

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CONFIRMACIN DE SOLICITUD POR LOS LIBROS AUXILIARES

21 De Octubre de 2012

Seora NHARMAY KARINA CABALLERO RENDN AUDITORA Ibagu

Autorizo por escrito la solicitud del prstamo de los libros auxiliares con corte a Septiembre 30 de 2012 para la auditoria a realizar.

Cordialmente

JUAN PREZ PINTO GERENTE

NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

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CONFIRMACIN DE SOLICITUD POR CALAMIDAD DOMESTICA

01 De Agosto de 2012

Seor SOLEDAD RAMOS ARIAS ASEADORA Ibagu

Confirmo y autorizo permiso por 2 das, para la atencin de su calamidad domestica; y un cordial psame por su perdida

Cordialmente

JUAN PREZ PINTO GERENTE

NUEVA IPS XYZ LTDA.

Firma Autorizada

C.C Auditora Externa

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AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS NUEVA IPS XYZ LTDA I. FASE DE PLANEACION

En esta fase se estableceremos las relaciones entre nosotros los auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Haremos un bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza. y dems elementos que nos permitirn elaborar el programa de auditora que llevaremos a cabo. PRESENTACION ENTE AUDITADO: NUEVA IPS XYZ LTDA NOMBRE DE LA AUDITORA: AUDITORA DE RECURSOS HUMANOS NMERO DE AUDITORA: PERODO REVISADO: FECHA DE INICIO: FECHA DE TRMINO: 001-2012 10 DE NOVIEMBRE DE 2012 01 DE NOVIEMBRE DE 2012 15 DE NOVIEMBRE DE 2012

AUDITORES QUE INTERVIENEN:

NHARMAY KARINA CABALLERO JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA FABIO ALEXANDER PAEZ RUIZ

ACTIVIDAD Etapa de planeacin Entrega Memorando de Planeacin

FECHA 2012 01 Noviembre al 08 Noviembre 9 de noviembre

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ALCANCE DE LA AUDITORIA Se auditara el cumplimiento de las normas legales, estatutarias, tributarias, laborales, contables y de procedimiento aplicables en las nominas con corte a Octubre 15 de 2012 de la NUEVA IPS XYZ LTDA. Este proceso inicia con la definicin de objetivos y planeacin de las visitas de auditora y cubre desde la definicin del alcance de la auditoria, los criterios a revisar y establecer, los responsables, los recursos y las actividades a seguir para determinar el grado de cumplimiento de los indicadores definidos o acordados entre las partes, y finaliza con la emisin del informe de hallazgos y la redaccin de las oportunidades de mejora, para tomar acciones dentro del proceso que ayuden al mejoramiento continuo, e igualmente a obtener de parte del Representante Legal la autorizacin final de la implantacin. METODOLOGIA En el desarrollo de esta auditora, aplicaremos las tcnicas de auditora, las cuales son primordiales en los procedimientos especiales utilizados por el auditor, para obtener las evidencias necesarias y suficientes, con el objeto de formarse un juicio profesional y objetivo sobre la materia examinada. Las tcnicas comnmente utilizadas son: verbales, oculares, documentales y fsicas. VERBALES: Dentro de las cuales encontramos: Indagacin: Corresponde a la averiguacin mediante entrevistas directas al personal de la entidad auditada o a terceros cuyas actividades guarden relacin con las operaciones de aquella. Encuestas y cuestionarios: Se refiere a la aplicacin de preguntas relacionadas con las operaciones realizadas por el ente auditado, para averiguar la verdad de los hechos, situaciones u operaciones. OCULARES: Subdividida en: Observacin: contemplacin atenta a simple vista que realiza el auditor durante la ejecucin de su tarea o actividad. Comparacin o confrontacin: fijacin de la atencin en las operaciones realizadas por la organizacin auditada y los lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas.

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Revisin selectiva: examen de ciertas caractersticas importantes que debe cumplir una actividad, informes o documentos, seleccionndose as parte de las operaciones que sern evaluadas o verificadas en le ejecucin de la auditoria. Rastreo: seguimiento que se hace al proceso de una operacin, a fin de conocer y evaluar su ejecucin. DOCUMENTALES: Tales como Calculo: verificacin de la exactitud aritmtica de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc. Comprobacin: confirmacin de la veracidad, exactitud existencia, legalidad y legitimidad de las operacin realizadas por la organizacin auditada, mediante el examen de los documentos que la justifican. Mtodos estadsticos: dirigidos a la seleccin sistemtica o casual, o a una combinacin de ambas. Estos mtodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas y que la seleccin represente significativamente la poblacin o universo." Anlisis: separacin de los elementos o partes que conforman una operacin, actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico. Confirmacin: anlisis de la informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones con respecto a una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla concordante, lo cual prueba la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados, objeto de examen. Tabulacin: agrupacin de resultados importantes obtenidos en reas, segmentos o elementos analizados para arribar o sustentar conclusiones. FISICAS: Inspeccin: reconocimiento mediante el examen fsico y ocular de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades, aplicando la indagacin, observacin, comparacin, rastreo, anlisis tabulacin y comprobacin Se recurrir tambin a la observacin de actividades a la revisin selectiva de documentos y a la comparacin de lo expresado verbalmente con lo existente, para as determinar la veracidad, exactitud, existencia y legitimidad de los documentos.

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Pero la principal tcnica de auditora que se empleara ser la inspeccin de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias del ente y determinar los planes de mejoramiento que permitan minimizar las debilidades encontradas por los entes de control al momento de la realizacin de las Auditorias Integrales."

PROCEDIMIENTOS

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Para el examen de la Nueva IPS LTDA los siguientes procedimientos: *Vigilar las regulaciones legales y asegurar que los procedimientos de operacin estn diseados para cumplir estas regulaciones. * Instruir y operar sistemas apropiados de control interno * Desarrollar, hacer pblico, y seguir un cdigo de conducta empresarial * Asegurar que los empleados estn apropiadamente entrenados y comprendan el cdigo de conducta empresarial. * Vigilar el cumplimiento del cdigo de conducta y actuar apropiadamente para disciplinar a los empleados. * Verificar los pagos por servicios no especificados o prstamos a directivos o empleados. Detectar el incumplimiento de normas tributarias, legales, reglamentarias y estatutarias.

Ibagu, 01 de NOVIEMBRE DE 2012

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Seores NUEVA IPS LTDA Ciudad Apreciados Seores: Esta comunicacin tiene el propsito de confirmar nuestro acuerdo sobre lo convenido para llevar a cabo la auditoria de cumplimiento, correspondiente al periodo terminado al 15 Octubre de 2012, con el fin de expresar nuestra opinin profesional sobre si las polticas de crdito que maneja la empresa estn siendo aplicadas de acuerdo a los estatutos. Nuestra opinin se basar sobre el examen que realizaremos de sus libros, registros, que sirvan de respaldo, inspeccin de ciertos, correspondencia con diversas personas y declaraciones de sus empleados y funcionarios. No revisaremos por completo y en detalle sus actividades, sino que haremos Pruebas selectivas. El alcance de estas pruebas dependern en gran parte de la evaluacin que hagamos de sus sistema de Control Interno. Nuestro examen se llevar a cabo de acuerdo a normas de auditora generalmente aceptadas. La responsabilidad primaria por mantener registros contables adecuados y un sistema efectivo de control interno, as como por la preparacin de Las nominas, recae sobre los funcionarios de la Entidad. El propsito de nuestro examen es profundizar las operaciones y los resultados de las cifras para emitir una opinin sobre la presentacin de los servicios y toma de decisiones a los empleados y no la de detectar desfalcos, Por supuesto estaremos atentos a cualquier indicio de estas irregularidades e inmediatamente las haremos conocer para los correctivos correspondientes. Realizaremos: a) Trabajos previos en sus oficinas durante los das del 01 de Noviembre al 15 de noviembre; b) Como acordamos en nuestras reuniones, su personal nos ayudar indicando y entregndonos comprobantes, contratos, minutas de actas y otros documentos corporativos requeridos para el desarrollo de esta auditora.

UDITORES S.A.S
La fecha de entrega del dictamen ser el da 30 de noviembre de 2012 Agradecemos haber sido seleccionados como los auditores de la NUEVA IPSL TDA esperamos mantener una relacin permanente como asesores importantes de Control de recursos humanos y de mas departamentos si lo solicitan. Agradecemos se sirvan firmar y devolvernos la copia que acompaamos de esta carta como soporte de aceptacin de lo acordado y registrado en este documento.

JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA Gerente Auditores S.A.S

I.

OPINION DE LOS AUDITORES

UDITORES S.A.S
Seores: Nueva IPS LTDA Ciudad Respetados Seores:

Hemos realizado auditoria de cumplimiento de la Empresa NUEVA IPS LTDA a 29 de Noviembre de 2012. De las nominas que la juntas son responsabilidad del Gerente la entidad segn el art. 56 del decreto 2649 de 1993 y la nuestra con respecto a ellos es la de expresar una opinin sobre los mismos con base en nuestra auditora. Se llev a cabo un examen completo del manejo y la dinmica de las cuentas del de la provisin de nomina y todo lo que lleva sobre asignacin de nomina general, encontrando en estas algunas irregularidades de carcter normativo y procedimental, en donde deben llevarse a cabo ciertos controles y revisiones, con el propsito de dar solucin inmediata. Nuestro examen fue practicado de acuerdo con los principios de contabilidad y las normas de auditora generalmente aceptadas y por consiguiente se incluyen pruebas de los registros de contabilidad y dems procedimientos de auditora que consideramos necesarios en las circunstancias. El sistema de Control Interno abarca una estructura organizacional documentada, divisiones de responsabilidades, polticas establecidas; la firma de auditoria externa supervisa el control interno e informa a niveles apropiados los resultados y recomendaciones sobre las que se toman las acciones correctivas para controlar las deficiencias y para mejorar el sistema a medida que se superan las debilidades. La metodologa utilizada fue la revisin del 100% de la documentacin, la cual se efectu sobre los siguientes documentos: carpetas de los empleados, sus respectivas hojas de vida solicitudes de los equivalentes empleados pagar y documentos equivalentes,. Estos documentos probatorios se encuentran ubicados en las oficinas de la Empresa NUEVA IPS LTDA

UDITORES S.A.S
En nuestra opinin, los informes adjuntos presentan de una manera razonable al 30 de junio de 2012. La situacin financiera corresponde a los criterios de manejo fijados por el rgano de administracin. Hacemos constar que se nos proporcion parte de la informacin requerida y se dio respuesta a todas las inquietudes planteadas en la realizacin de las labores de Auditora, pero sin adquisicin a sacar esta informacin de la entidad, debido a razones de seguridad.

JAYDIVI GUTIERREZ MONTOYA Gerente Auditores S.A.S

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INDICE REF. A B C D E F G H I J INFORME DE AUDITORIA MATRIZ DE EVALUACION DE CONTROLES PLANILLA DE PUNTOS PENDIENTES MEMORANDO DE PLANEACION PRESUPUESTO DE TIEMPO CONTROL DIARIO DE TIEMPO RESUMEN DE DEFICIENCIAS DE CONTORL INTERNO ORGANIGRAMA, ANTECEDENTES, DESCRIPCIONES Y COMENTARIOS PROGRAMA DE AUDITORIA PAPELES DE TRABAJO