I Introduccin La administracin de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido

en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y costo definidos. La gestin de proyectos tiene como objetivo principal la planificacin, el

proyecto. O establecen un equipo ideal mnimo para el proyecto. Redaccin y presentacin de informes. Los gestores son los responsables de informar a los clientes y contratistas sobre el proyecto. . Las actividades bsicas en la gestin de proyectos son tres:

1. Inicio del Proyecto 2. Seguimiento y Control del Proyecto 3. Finalizacin del Proyecto

seguimiento y el control. Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas las siguientes actividades:

Redaccin

de

la

propuesta.

La

II Desarrollo Un proyecto es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y

propuesta describe los objetivos del proyecto y cmo se llevara a cabo.

Planificacin

y calendarizacin

del

que apunta a lograr un resultado nico. Surge en base a una necesidad, acorde con la visin de la organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la

proyecto. Se refiere a la identificacin de actividades y entregas del proyecto.

Estimacin de costos del proyecto. Es una actividad relacionada con la

estimacin de los recursos requeridos para llevar a cabo el plan del proyecto.

necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles.

Supervisin y revisin del proyecto. La supervisin es una actividad continua. ETAPAS DE UN PROYECTO

Seleccin y evaluacin del personal. Generalmente, personas que seleccionan trabajarn a en las su

Etapa de un proyecto en la que se valoran las opciones, tcticas y estrategias a seguir teniendo como indicador principal el objetivo a lograr 2. EJECUCION Consiste en poner en prctica la

planificacin llevada a cabo previamente. 1. DISEO 3. EVALUACION Etapa final de un proyecto en la que ste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, as como sus resultados, en consideracin al logro de los objetivos planteados Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es consideramos son las 12 habilidades necesarias en el manejo de proyectos, que si se ejecutan adecuadamente garantizarn el desarrollo del proyecto: 1. Definicin del proyecto 2. Planeacin del Trabajo 3. Administracin de Contratos 4. Administracin de Proveedores 5. Administracin del Plan de trabajo 6. Administracin de situaciones 7. Administracin del Alcance 8. Administracin de Riesgos 9. Administracin de la comunicacin 10. Administracin documentacin 11. Administracin de la calidad 12. Administracin de las mtricas Las dos primeras actividades se deben hacer en estricto orden y antes que las diez restantes para garantizar el xito del proyecto. Saltrselas sern seal de la

administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efecta el trabajo. Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de administracin del mismo para sortear las diferentes situaciones que se presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos estipulados. Estas habilidades van desde la definicin del proyecto, hasta la administracin de las medidas de avance se del mismo. incorporar

Adicionalmente,

deben

tcnicas para el manejo de contratos y el manejo de proveedores. En esta y las subsiguientes entregas analizaremos lo que

inequvoca de fracasos, bien sea por falta de enfoque o por falta de actividades requeridas.

1.

Definicin

del

proyecto

e implementacin de software de refiere, incluimos los dos apartes como tercer y

Antes

de

iniciar que

el el

proyecto, trabajo

es est

cuarta habilidad requerida. 4. Administracin de Proveedores

indispensable

entendido y que los responsables, tanto de la ejecucin del proyecto como quienes recibirn los resultados del mismo, tienen una visin clara de los resultados En el transcurso del proyecto, la relacin con los proveedores es muy variante, variacin estrechamente ligada al avance del mismo. Es claro que al inicio del proceso, todo es como una luna de miel: la empresa acaba de contratar a quienes consider su mejor opcin en un proceso del Trabajo de seleccin, y el proveedor acaba de adquirir un nuevo cliente. Durante esta Cuando se define el proyecto, uno se asegura que se tiene un entendimiento claro con el patrocinador del mismo sobre qu se debe alcanzar en el proyecto. En la etapa de planeacin se determina cmo se va realizar el trabajo. Esto implica entonces elaborar un plan para el trabajo. Se utilizan diferentes alcances, acordes al tamao del proyecto. Por ejemplo, se puede utilizar desde una hoja de papel para un proyecto pequeo, hasta soluciones sistematizadas como el Microsoft Project para proyectos ms complejos. 3. Administracin de contratos Una vez inicia el proyecto, empiezan a detectarse diferencias de criterios y de alcances para los entregables. En la administracin de contratos y en el proceso de contratacin mismo, se trata de incluir todo lo que pudiera hacer claridad en el manejo del proveedor y sus obligaciones, pero con frecuencia no son suficientes. 5. Administracin del Plan de Trabajo El plan de trabajo es solo un entregable. Si el proyecto no involucra proveedores externos, tanto este aparte como el siguiente se pueden saltar. Sin embargo, dado que el auge por el outsourcing, en especial en materia de conexin a Internet Describe lo que hay que hacer, el orden del trabajo, el esfuerzo requerido y quien est asignado a qu tarea, pero solo representa el mejor estimado de cmo completar el etapa, todo fluye, las decisiones son fciles de tomar, y realmente no es mucho el tropiezo que se sufre.

esperados, cuando se terminar, cunto va costar, quin har el trabajo, como se dar por terminado el trabajo, y cules sern los beneficios. 2. Planeacin

trabajo que queda por hacer en un momento dado de un proyecto. 6. Administracin de situaciones

largas e improductivas reuniones. Para efectos de este escrito, el comit es un grupo de personas con autoridad para tomar decisiones, que requieren o no de

Por lo general, un proyecto se administra en dos instancias: una a nivel de equipo de proyecto y el gerente del proyecto, y la segunda a nivel de gerencia de la compaa. Cuando se involucran

reuniones para hacerlo. Hoy, con el uso del correo electrnico para el y sistemas manejo de

automatizados

proyectos, son escasas las reuniones requeridas. 7. Administracin del Alcance

proveedores, habr tambin un gerente del proyecto por parte del proveedor, y estar tambin asignado al proyecto el gerente de la empresa para el comit gerencial. En algunos casos, comit implica Va a entregar, qu informacin se necesita y qu partes de la organizacin se vern afectadas. Dado un grupo de recursos y tiempo, un nmero de cosas se puede lograr. 8. Administracin de riesgos

El alcance de un proyecto describe los lmites del mismo y lo que el proyecto

administracin de los objetivos y los receptores de los beneficios del mismo. Es la mejor forma de evitar las sorpresas, factor agravante ante la presencia de un imprevisto. 10. Administracin de los Documentos

El riesgo es una condicin futura que existe fuera del control del grupo del proyecto, y que puede tener un impacto negativo sobre el resultado del proyecto si se llega a dar la condicin. Administradores reactivos esperan a resolver la situacin cuando esta suceda. Los administradores proactivos tratan de identificar y resolver problemas potenciales antes de que ocurran. 9. Administracin de la Comunicacin

La administracin de la documentacin es una de esas actividades que los gerentes de proyectos dan por sentadas, hasta que se ven inundados en papel. Para proyectos pequeos no hay necesidad de establecer todo un sistema administrativo, pero en la medida que el alcance del proyecto aumenta, se hace necesario tenerlo. Aunque es una de las tareas que puede ser asistida por tecnologas documental, como un estas

repositorio Esta es una de las actividades crticas en un proyecto, y fundamental en la

herramientas pueden ser difciles de

administrar

incorporan

mayores

de definir y recolectar, razones por las cuales se ignoran o se manejan en forma

problemas al proyecto. 11. Administracin de la Calidad

inadecuada. III Conclusin

La calidad de un proyecto ser mide por qu tan cerca estn de cumplirse las Estas doce habilidades descritas como necesarias en una medida u otra para garantizar el xito de los proyectos se centra en la administracin de procesos. Sin embargo hay otra serie de habilidades que tambin se requieren en el manejo de las personas como liderazgo, escucha y buena retroalimentacin.

expectativas y entregables para el cliente, por lo tanto el objetivo central del equipo del proyecto es tratar de cumplir y exceder los requerimientos del cliente. Hay una tendencia a equiparar calidad con el mejor material, mejor equipo y cero defectos. Sin embargo en la mayora de los casos, el cliente no espera y no puede costear una solucin perfecta. 12. Administracin de la Medicin

Algunos de estos aspectos de la administracin de proyectos, como definir el proyecto y administrar situaciones,

Obtener las mtricas de un proyecto es la habilidad de manejo de proyectos ms sofisticada, y se puede convertir en la ms difcil. Las mtricas son por lo general difcil

aplican para todos los proyectos. Otros como el manejo de la documentacin y las mtricas cobran importancia en proyectos ms grandes.