DEPARTAMENTO DE EDUCACIN ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO ESCUELA SANTIAGO IGLESIAS PANTIN PROGRAMA DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Y DE INFORMACIN

Manual Bsico de Polticas y Procedimientos para la Organizacin de la Informacin

BIBLIOTECA ESCOLAR SANTIAGO IGLESIAS PANTIN
Preparado por: Carmen Vanessa Lanz Rodrguez 12/17/2012

Preparado para el curso CINF 6805 Organizacin y Recuperacin de la Informacin Supervisado por el Profesor Jos Robledo Gonzlez. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologas de la Informacin de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Ro Piedras

TABLA DE CONTENIDO
I. II. Introduccin ........................................................................................................................................... 2 Informacin sobre la Biblioteca escolar Santiago Iglesias Pantn ................................................................ 3 A. Descripcin de la unidad .......................................................................................................................... 3 B. Marco Filosfico, Objetivos y estndares de la biblioteca escolar .............................................................. 3 C. Usuarios de la Biblioteca .......................................................................................................................... 5 D. Colecciones y recursos ............................................................................................................................. 5 E. Funciones del Personal.....................5 III. Proceso de Seleccin6 IV. Procedimiento Establecido para los procesos tcnicos ..7 A. Llegada de material..7 B. Libro de Acceso7 V. Catalogacin descriptiva..7 A. Definicin ..7 B. Reglas 7 C. Polticas.. .8 D. Encabezamientos por materia ....8 VI. Clasificacion...9 A. Definicin...9 B. El sistema de clasificacin Dewey....9 C. Tabla Cutter- Sanborn..10 D. Politica............................................................................................................. ...................10 E. Procedimiento para la clasificacin10 VII. Como se incluyen las nuevas fichas en el catlogo..11 VIII. Poltica sobre el descarte.12 A. Para descartar..12 IX. Politica sobre regalos y donaciones..12 A. Regalos y donaciones..12 B. Criterios utilizados para evaluar las donaciones..12 X. Apendices13 A. Referencias .13

2 I. INTRODUCCION La biblioteca de la Escuela Superior Santiago Iglesias Pantn en el pueblo de Ceiba, como parte integral del sistema de educativo, contribuye a que la escuela logre su misin y sus metas, mediante las actividades ofrecidas, como parte de sus programas docentes y de servicios. La biblioteca promueve el establecimiento de una comunidad de aprendizaje entre el bibliotecario, el maestro y el estudiante, con el fin de lograr que el estudiante adquiera y desarrolle las competencias de informacin requeridas para convertirse en un aprendiz y lector de por vida. Por lo que dentro del Programa de Servicios Bibliotecarios y de Informacin se ofrece al estudiante experiencias educativas que le permitan desarrollar experiencias de aprendizaje esenciales para convertirse en un usuario efectivo de la informacin, y optimice su aprovechamiento acadmico. Por tal razn, con el fin de que El Programa de Servicios Bibliotecarios y de Informacin brinde un servicio eficiente y cumpla con sus metas y objetivos acadmicos, brindando a sus usuarios el mejor acceso a sus recursos y servicios, preparamos este manual de polticas y procedimientos. El mismo reglamenta e instaura los procesos bsicos para desarrollar las colecciones y los pasos que se llevan a cabo en los procesos tcnicos. El manual servir de ayuda al personal bibliotecario para tomar decisiones al momento de desarrollar las colecciones, llevar a cabo los procedimientos tcnicos de organizacin y preparacin de documentos, y a mantener la continuidad y consistencia en las mismas cuando haya cambios en el personal bibliotecario. Tambin establece pautas a seguir cuando se lleva a cabo el proceso de seleccin, evaluacin, descarte y otros aspectos de la organizacin de los recursos. El manual describe el sistema de clasificacin y catalogacin que se utilizar en la biblioteca de la SIP. La catalogacin se realizar de forma descriptiva utilizando la lista de encabezamientos por materias, tarjetas de autoridades, el sistema de clasificacin decimal Dewey y el registro de formato electrnico MARC. Finalmente, estos procedimientos contribuirn a enriquecer y mantener una coleccin adecuada y pertinente a las necesidades de los usuarios.

II.

INFORMACION SOBRE LA BIBLIOTECA ESCOLAR SANTIAGO IGLESIAS PANTIN A. Descripcin de la Unidad La escuela superior Santiago Iglesias Pantn se localiza en la Urbanizacin Rossy Valley, calle Francisco Gautier del Pueblo de Ceiba. La biblioteca de la escuela se encuentra en el primer piso del plantel, prxima a la entrada principal, y vecina de la Oficina Administrativa. Cuenta con rea de tecnologa (Mediateca), que componen dos mesas para computadoras, 15 computadoras laptops Dell, del proyecto CITA. Un rea de lectura del proyecto SBLEE o Rincn de Lectura. Adems cuenta con las reas de Coleccin Puertorriquea, Coleccin de Reserva, Referencia, Circulacin, Revistas, Peridicos y Mapas, Mostrador de Informacin y Procesos Tcnicos. La biblioteca ofrece sus servicios a una matrcula de 247 estudiantes de dcimo a duodcimo grado, de los programas generales y vocacionales de Mecnica Automotriz, Contabilidad y Secretarial. Y al personal docente compuesto por un director, y 26 maestros, y al personal no docente compuesto por 10 empleados y al resto de la comunidad escolar. B. Marco filosfico, objetivos y estndares de la biblioteca escolar De acuerdo a la Carta Circular 4-2011-2012 la biblioteca escolar debe contribuir a la formacin de ciudadanos preparados para tomar decisiones bien informadas que aporten a mejorar la calidad de vida individual y social. Por lo que debe ayudar a la formacin de lectores y aprendices de por vida, garantizando un espacio donde se facilite el libre acceso a la informacin y el respeto a la libertad intelectual. Bajo el ambiente adecuado el estudiante aprovechar la informacin de una manera efectiva, considerando los valores ticos y estticos de la sociedad. Esta misin se ajusta perfectamente a los dos componentes de nuestro Programa: animacin a la lectura y competencias de informacin. Con esta misin en mente, la biblioteca de la Escuela Santiago Iglesias Pa ntn trabaja para lograr los objetivos del Programa de Servicios Bibliotecarios. Los objetivos del Programa son: 1. Cultivar la aficin por la buena lectura.

4 2. Desarrollar las destrezas de observar, escuchar y comunicar. 3. Estimular la creatividad y el uso del tiempo libre en actividades de crecimiento intelectual. 4. Estimular el conocimiento y aprecio de la cultura puertorriquea. 5. Facilitar experiencias y materiales que permitan al usuario descubrir su inters y su vocacin. 6. Ampliar y enriquecer las experiencias educativas de nuestros usuarios. 7. Integrar efectivamente las competencias de informacin a las diversas reas curriculares.

8. Desarrollar las competencias de informacin con el propsito de tomar decisiones bien documentas e informadas. 9. Utilizar la alta tecnologa como un medio para acceder a la informacin actualizada que sea pertinente a sus necesidades acadmicas y personales. 10. Estimular a los usuarios para que se conviertan en consumidores selectivos y habituale s de la informacin. 11. Desarrollar las destrezas para recuperar, analizar, evaluar, sintetizar, aplicar y producir informacin, desarrollando el pensamiento crtico. 12. Desarrollar inquietudes intelectuales e inters por el conocimiento y la investigacin. 13. Proveer acomodos razonables a los estudiantes de educacin especial, de acuerdo con el Programa de Estudio Individualizado (PEI) y los recursos disponibles que haya en la biblioteca. Asimismo la biblioteca dirige sus actividades hacia la meta de que los estudiantes sean instruidos de acuerdo a los Estndares de Excelencia del Programa de Bibliotecas Escolares . Los cuales se utilizan para dirigir las actividades que se realizan en la biblioteca escolar, y asegurar que los estudiantes desarrollen las competencias de informacin necesarias. Los estndares son: 1. Comunicacin de la necesidad de informacin 2. Acceso a la informacin 3. Aplicacin de la informacin

5 4. Comunicacin del resultado de investigacin 5. Programa de motivacin a la lectura La biblioteca desarrolla actividades coordinadas con los maestros de las diversas materias que se ofrecen al estudiantado, con el propsito principal de complementar e integrar el currculo de clases al programa de servicios bibliotecarios y de informacin, y viceversa. E stos estndares son una gua para las actividades que situaran a disposicin de los estudiantes y profesores el material y recursos educativos disponibles en la biblioteca. C. Usuarios de la biblioteca La biblioteca trabaja para que sus usuarios reciban el mejor servicio y libre acceso a la informacin. Por lo que se propone que los estudiantes y maestros, considerados los principales usuarios de la biblioteca, complementen su aprendizaje en el saln de clases con destrezas y competencias de informacin obtenidas en la biblioteca. De igual manera el resto de la comunidad escolar pueden utilizar la biblioteca y sus recursos para su desarrollo profesional, lectura recreativa y profesional, as como para ofrecer clases, talleres y reuniones profesionales. D. Colecciones y recursos La suma de materiales de la biblioteca se compone de la informacin contenida en libros y en otros formatos, as como equipos electrnicos con los que se accede a la informacin. Contamos con 173 ttulos en cuatro colecciones. Coleccin Puertorriquea, Reserva, Referencia, Circulacin y la Coleccin Mediateca. En la biblioteca tenemos equipo tecnolgico compuesto por una pizarra electrnica interactiva, 15 computadoras laptops, dos proyectores, uno instalado permanente y uno porttil. Una impresora multiuso, y una impresora de tner. Un router o buscador de seal para conexin inalmbrica a Internet, y un carrito electrnico.

6 E. Funciones del personal de la unidad El maestro bibliotecario tiene la responsabilidad de la organizacin de la biblioteca, en las tareas de catalogacin y clasificacin de los recursos, y no menos importante, la atencin de los estudiantes. Bajo su criterio estar el determinar, recomendar y seleccionar nuevas adquisiciones y recursos, as como descartar aquellas que hayan perdido su utilidad. Cuando se trate de atencin a los clientes de la biblioteca, el maestro bibliotecario tendr que orientar a los estudiantes, la facultad y otros usuarios sobre la utilizacin de los recursos educativos disponibles. Ofrecer y ensear las destrezas y competencias de informacin, en la preparacin de monografas, informes, citas y referencias. Para contribuir al desarrollo educativo de la escuela el maestro bibliotecario debe facilitar el uso de los recursos disponibles en la biblioteca para actividades educativas y acordes con la misin de la escuela, as como colaborar con los docentes en su desarrollo profesional y actividades educa tivas. Mediante la organizacin de los recursos en colecciones que apoyen los ofrecimientos acadmicos, y la promocin de los recursos y servicios de la biblioteca, el bibliotecario completar y cumplir efectivamente con sus funciones. III. PROCESO DE SELECCIN Cuando hay que seleccionar un libro o un recurso, primero se verifica que no est en la coleccin, y luego se procede a considerar las necesidades de los usuarios, as como las recomendaciones de los maestros y otros bibliotecarios. Un aspecto muy importante tambin es que el nivel educativo del recurso sea adecuado al nivel acadmico de la escuela. Para el material audiovisual se considerar que sea autntico y actualizado, que anime al pensamiento crtico, y que se ajuste a la necesidad de los niveles acadmicos pertinentes. El maestro bibliotecario debe utilizar su criterio para la seleccin del material nuevo que ser adquirido en la biblioteca. Debe considerar especficamente los siguientes criterios: a. que llame atencin ( su portada y apariencia, colores llamativos, tamao) b. su confiabilidad

7 c. que est actualizado d. si hay necesidad del recurso e. el presupuesto y espacio disponible en la biblioteca

IV.

PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA LOS PROCESOS TCNICOS A. Llegada de material Tan pronto se reciben materiales y/o recursos en la biblioteca se deben registrar en el libro de registro o accessions book, se aade la clasificacin decimal Dewey que corresponde y la tarjeta de prstamo, y un cdigo de barra de acuerdo al catlogo electrnico en SIRS MANDARIN en las pginas finales del libro. B. Libro de Acceso El libro de registro o Accessions Record es el libro en el que se registran todos los materiales que se reciben en la biblioteca, con el propsito de contabilizar los recursos impresos y no impresos asignndole un nmero. Todos los nmeros deben contener cuatro dgitos 0001. En el libro de acceso se incluye la siguiente informacin: 1. Fecha en que se recibi 2. Autor 3. Ttulo 4. Cantidad de copias 5. Casa editora 6. Lugar de publicacin 7. Ao de publicacin 8. Fondos con los que se adquiri el mismo. Si es donado se especifica quien lo don. 9. Comentarios

V.

CATALOGACION

8 Los recursos de informacin disponibles, tanto los impresos como los no impresos deben ser catalogados propiamente. En nuestra biblioteca utilizaremos preferiblemente la catalogacin descriptiva para facilitar el acceso al recurso de informacin. Durante la etapa de catalogacin, el bibliotecario realiza los siguientes pasos para aadir recursos al catlogo de su biblioteca. 1. Describir el material seg n las Reglas de Catalogacin Angloamericanas 2. 2. Clasificarlo segn un esquema, sea Dewey, LC (Biblioteca del Congreso, CDU (Europa) u otro. 3. Asignarle un nmero Cutter de Autor. 4. Seleccionar los encabezamientos de materia que le aplican. 5. Esta informacin se entra en un sistema automatizado de biblioteca por medio de una plantilla que contiene los campos MARC que identifican cada rea de la descripcin. Las herramientas que se utilizan para estas tareas en el DEPR se encuentran impresas y disponibles en la biblioteca. Adems se pueden obtener a travs de Internet en el Sitio Bibliotecas Escolares de Puerto Rico, en https://sites.google.com/site/bibliotecasescolaresdepr/herramientas/procesos -tecnicos VI. Catalogacin Descriptiva A. Definicin La catalogacin que describe y registra los datos fsicos de un documento o texto de acuerdo a normas preestablecidas a fin de organizar y uniformar la descripcin y recuperar la informacin fcilmente. B. Reglas Utilizamos las reglas de Catalogacin Angloamericanas, Revisin del 2002, (AACR2). Estas reglas detallan la informacin que debe incluir el registro bibliogrfico, de acuerdo a unos niveles y dependiendo del formato de manera que haya uniformidad. *En la biblioteca de SIP tenemos disponible en formato impreso la versin AACR1. La versin ms reciente AACR2 se consigue completa en el enlace disponible en el sitio Bibliotecas Escolares de Puerto Rico referido anteriormente.

9 C. Polticas El idioma en que se catalogue se puede escoger entre los idiomas ingls o espaol. En nuestra biblioteca (SIP) el idioma en que se catalogar ser espaol. Una vez se ha establecido el idioma en que se completar la catalogacin, se debe ser consistente siguiendo el mismo formato y tipo de catalogacin establecida. La catalogacin descriptiva se logra siguiendo las normas de la AACR2. A continuacin un ejemplo de catalogacin descriptiva. Berrill, Phillip Gua Fcil para bosquejar / Phillip Berrill; fotografas Peter Raymond. Bogot: Panamericana Editorial, 2004. 68 p.: il. ;26 cm. (Gua Fcil para) ISBN 958-30-1551-2 1. DibujoEnseanza. 2. Dibujo tcnica. I. Raymond, Peter. II. Tt. III. Serie. 741 cd 20 ed. AHX4224 CEP- Banco de la Republica- Biblioteca Luis ngel Arango

Autor (Apellido, Nombre) Titulo como aparece en la pgina de ttulo/ responsabilidades. Edicin. Lugar de Publicacin: Casa Editora, Ao. Nmero de pginas.: otros detalles fsicos (ilustraciones, etc.); dimensiones en cm. (Titulo de la serie/ mencin de responsabilidad relacionada con la serie; numeracin dentro de la serie). ISBN: Numero 1. Encabezamiento por materia 2. Encabezamiento por materia. 3. Encabezamiento por materia. I. Punto de acceso II. Punto de acceso III. Ttulo IV. (Serie)

10 D. Encabezamientos por materias Para los encabezamientos por materias o puntos de acceso se utilizaran las listas SEARS. Es importante utilizar estas listas para facilitar la bsqueda del recurso, pues estos encabezamientos se escogen de acuerdo a la materia o tema principal del recurso. Este procedimiento se lleva a cabo con el fin de organizar todas las obras relacionadas bajo el mismo tema o asunto, siempre para garantizar al usuario de la informacin el ms fcil acceso y recuperacin de la misma. Los encabezamientos siempre deben hacerse en el mismo idioma de la catalogacin. En este caso en Espaol. La asignacin de materias al registro bibliogrfico permite al usuario localizar rpidamente los recursos de informacin que necesita. Es crucial utilizar las listas que se proveen para este propsito, ya que proporcionan uniformidad al proceso de manera que una misma materia sea descrita utilizando los mismos trminos. VII. CLASIFICACION DECIMAL A. Definicin Clasificamos los recursos de la biblioteca por temas en base al sistema de clasificacin bibliogrfico. Este sistema es uno decimal sencillo que divide las reas del conocimiento en 10 clases, 100 divisiones y 1000 secciones. B. El sistema de clasificacin Dewey Los recursos de informacin se clasificaran de acuerdo al Sistema Decimal d e Clasificacin Dewey. El sistema Dewey fue creado por Melvin Dewey a finales del siglo XIX y todava se utiliza en bibliotecas de todo el mundo. Por medio de este sistema se facilita la localizacin de los recursos, agrupando los libros de acuerdo a una misma materia para recuperarlos de los anaqueles. En la biblioteca de la SIP contamos con una Gua Prctica del Sistema para encontrar las clasificaciones rpidamente, as como los tomos completos de la edicin 001. En Internet se encuentran disponibles varios recursos que permiten encontrar las clasificaciones y su marios.

11 A cada recurso se le asignar un nmero de clasificacin, de acuerdo a las listas o sumarios o divisiones. Las divisiones son: 000 Generalidades 100 Filosofa y Psicologa 200 Religin 300 Ciencias Sociales 400 Lenguas 500 Ciencias naturales y matemticas 600 Tecnologa (ciencias Aplicadas) 700 Artes Bellas Artes y Artes decorativas 800 Literatura y retrica 900 Geografa e historia C. Tabla Cutter-Sanborn El nmero de Cutter que incluimos como parte de la clasificacin de un recurso lo asignam os de acuerdo a la tabla de Cutter-Charles A. Cutter- Sanborn Tree _figure Autor Table, disponible como recurso impreso en nuestra biblioteca. Este asigna un nmero al apellido o prefijo que ms se acerque al apellido del autor. Varias pginas o Sitios en Internet que proveen las listas y los nmeros. Incluso se puede acceder a Internet y encontrar los nmeros de autor de manera fcil y rpida. D. Poltica Se clasifica en espaol y se asigna un nmero de acuerdo a la tabla de Cutter -Sanborn disponible en la biblioteca.

12 E. Procedimiento para la Clasificacin Primero se asigna un tema de acuerdo a los nmeros 000- 900 dentro de la clasificacin decimal Dewey. Se escoge el tema que mejor se ajuste al recurso a catalogar. Los nmeros de clasificacin siempre deben tener tres o ms nmeros. Para especificar las sub divisiones se utiliza un punto decimal. Se leen y organizan en los anaqueles de acuerdo a ese nmero decimal. Es importante sealar que en caso de haber un recurso que se pueda clasificar bajo ms de un tema se escoge clasificar de acuerdo al primer tema al que pertenezca, o se puede clasificar tomando en consideracin la necesidad de recurso que haya en la biblioteca. Con el propsito de distinguir las diferentes colecciones en la biblioteca se le aade una clave a la asignatura topogrfica como por ejemplo: Ref. = coleccin de Referencia Res. = coleccin de reserva CPR. = coleccin Puertorriquea CP = coleccin Profesional Circ. = Coleccin de Circulacin El nmero que se asigna segn Dewey se escribe en la primera lnea del nmero de clasificacin. Luego, bajo el numero decimal, se escribe el nmero de Cutter segn la tabla Cutter Sanborn. Luego se escribe la letra en minscula de la primera palabra del ttulo del recurso. Siempre es bueno confirmar la clasificacin con alguna biblioteca o catlogo de reconocimiento como la Biblioteca del Congreso que tiene su catlogo libre en lnea.

VIII.

COMO SE INCLUYEN LAS NUEVAS FICHAS AL CATALOGO

13 En la biblioteca de Santiago Iglesias Pantn utilizamos el sistema de Automatizacin del catlogo llamado SIRS Mandarin. Con el mismo se aaden las fichas con la informacin de cada libro y/o recursos al catlogo. Se siguen los siguientes pasos: Para catalogar en formato M3, 1. Buscar el mdulo de catalogacin del programa. Y para registrar un recurso nuevo marca archivo, nuevo, registro bibliogrfico. 2. Selecciona la plantilla a utilizar, dependiendo del recurso a ingresar. En el caso de los libros se ingresa la informacin correspondiente a los campo del formato MARC, entre ellos los de Autor, titulo, fecha de publicacin, casa publicadora, edicin y nmero de clasificacin Dewey. 3. Una vez completado el registro en el formato M3 se le asigna y coloca el cdigo de barra al libro. una vez completado este procedimiento se crea y coloca la etiqueta indicando rea de ubicacin en la biblioteca y nmero Dewey al recurso bibliogrfico. 4. Formato MARC: Este formato permite, no slo el registro bibliogrfico de los recursos en la biblioteca, sino que adems permite la descripcin y rotulacin de estos para su ubicacin en el rea correspondiente.

IX.

POLITICA SOBRE EL DESCARTE A. Para descartar La biblioteca realiza un inventario anual en el cual se determina qu y cules recursos ya no son adecuados para el uso de los usuarios. Ya sea por criterios de actualidad, como por criterios de funcionalismo, o dao fsico. Este proceso se regir ppor normas establecidas previamente por el departamento de educacin y su divisin de Propiedad del Departamento de educacin. Los criterios que se utilizan en el descarte son establecidos, revisados y actualizados peridicamente por el departamento de Educacin. Y el resultado es publicado en las cartas circulares del departamento de educacin.

X.

POLITICASOBRE REGALOS Y DONACIONES A. Regalos y donaciones

14 En la biblioteca escolar se aceptan regalos y donaciones de libros y otros recursos o materiales debido a su valor como nuevas fuentes de informacin, y luego de ser pasados por los procesos legales y reales antes mencionados se proceden a incorporar a su coleccin. Al recibir regalos y donaciones, la biblioteca aumenta su capacidad costo-eficiente, ya que sus gastos son menos al momento de adquirir recursos de informacin. B. Criterios utilizados para evaluar las donaciones Cuando se reciban donaciones de recursos a la biblioteca, sern evaluados por la bibliotecaria, quien determinara si cumplen con las necesidades de la biblioteca y estn en condiciones de ponerlos a disposicin de los clientes de la biblioteca. La bibliotecaria est en su derecho de rechazar o descartar cualquier material no solicitado que reciba. Se le dar un recibo de entrega a la persona que done recursos, junto con una tarjeta de agradecimiento por su aportacin a la biblioteca. XI. APENDICE