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Unidad 2:
Estructuras y Procesos
Roben Rodríguez Garay
Primera Parte:
Estrategias funcionales, estructuras funcionales y procesos básicos
Área crítica que determina lo que pertenece al sistema y lo que pertenece al contexto
general.
Al estar constituidos por relaciones e interacciones entre personas, los límites son difusos.
Un individuo pertenece o no a un sistema social según el objetivo que guía su interacción.
La simple presencia física de un individuo en un sistema no significa necesariamente su
permanencia en él.
Cada sistema puede ser visto como un subsistema de otro de rango superior. Si se sube en
la escala, se atraviesa una jerarquía de sistemas hasta llegar a un límite arbitrario, que
quien percibe denomina sistema final, pues contiene a todos los demás.
Si se desciende, encontraremos subsistemas de menos rango hasta llegar también a un
límite fijado arbitrariamente por el analista.
La administración reduce la complejidad de los problemas en subproblemas manejables y
compatibles con la capacidad y racionalidad limitada de los funcionarios.
En las organizaciones, existen tres niveles de decisión:
a) Nivel político, institucional o estratégico.
b) Nivel de dirección, gerencial o de planeamiento.
c) Nivel técnico, de ejecución o de supervisión.
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Las decisiones políticas establecen objetivos, metas, estrategias y políticas generales.
Los objetivos surgen de un proceso de negociación y regateo respecto al conjunto de
contribuciones que la coalición política está dispuesta a aportar y las compensaciones que
pretenden obtener.
Las decisiones políticas, a diferencia de las de planeamiento, suelen ser competitivas y
colectivas independientemente de la presencia física simultánea de los individuos que
participan en ellas.
Las decisiones políticas dejan entonces, amplia discrecionalidad para seleccionar las metas,
recursos y procedimientos a adoptar.
Del conjunto de fines, la negociación política va construyendo estrategias, políticas y metas
operacionales como resultados deseados.
Se encarga de traducir los deseos y declaraciones políticas que sirvan de guía para las
acciones operativas.
El planeamiento establece metas factibles, consistentes con los objetivos generales
establecidos por el nivel político.
En el nivel político también se sancionan planes y el los niveles directivos también se
establecen políticas funcionales.
Las decisiones de dirección, son declaraciones, que establecen qué hay que alcanzar pero
no siempre cómo alcanzarlo.
Para su puesta en práctica deben traducirse en directivas más precisas y claras.
Las decisiones de planeamiento se refieren a problemas o situaciones nuevas, con pocos o
ningún antecedente y requieren creatividad e innovación. Son decisiones no programadas.
Deberían ser cooperativas y coordinadas pues se supone que previamente se habrían
debatido a las diversas ideas en el nivel político.
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Ésta beberá adaptarse a las características particulares de cada organización y permitir que
se puedan efectuar las elecciones requeridas por los niveles decisionales con el mínimo de
conflictos funcionales.
La división del trabajo es una de las actividades más importantes.
En las organizaciones coexisten sistemas informales que reflejan relaciones que no están
legalizadas oficialmente. Prohibidas por el sistema general o no consideradas.
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continuas a través de las cuales, el sistema organización, produce los cambios de uno a
otro estado.
La estructura interna debe ser diseñada basándose en los factores clave de éxito definidos
por al estrategia empresarial.
a) Definir las funciones y actividades clave para ejecutar con éxito la estrategia de
negocios.
b) Hacer que las funciones y unidades de la organización tengan procedimientos
administrativos que proporcionen apoyo al personal.
c) Determinar los grados de autoridad necesarios para dirigir cada unidad de la
organización, teniendo en cuenta tanto los beneficios como los costos de la gestión
participativa.
d) Seleccionar las personas para las posiciones clave y desarrollar las competencias
necesarias para decidir y ejecutar eficazmente.
e) Proporcionar coordinación entre las diversas unidades de la organización.
Todas las decisiones inherentes a la distribución de funciones y asignación de
responsabilidades corresponden al análisis estructural.
Tradicionalmente, el organigrama y el manual de organización han sido herramientas
representativas de la factorización de actividades.
La empresa todavía no ha comenzado a funcionar. Saben que hacer pero no cómo, cuándo
y dónde realizar las actividades.
De no haber cierta precisión en las formas y tiempos podrían existir problemas:
Diferentes grados de eficiencia en las operaciones.
Diferentes grados de seguridad en cuando a la preservación del patrimonio de la empresa.
Diferentes políticas en cuanto a métodos entre sectores dificultando el funcionamiento
orgánico conjunto.
Diferentes grados de eficiencia en cuando a valores agregados.
Este es el campo de los manuales de políticas, cursogramas y manuales de procedimientos
para especificar en detalle las tareas de ejecución.
Los procesos organizacionales abarcan todos los aspectos dinámicos de la organización.
Constituyen una expresión más detallada y específica de la función de planeamiento.
Incluyen una combinación de decisiones, con planes únicos o permanentes, de
procedimiento o declarativos, de nivel táctico o estratégico.
También incluyen los procesos de influencia y sus variables de poder, identificación y
comunicaciones para orientar el comportamiento de los miembros hacia los objetivos de la
organización y limitar los criterios individuales con las políticas reconocidas.
La visión de procesos no se enfoca en una persona o unidad organizativa en particular, sino
en un grupo de funciones homogéneas y su ejecución.
Los procesos organizacionales van variando según el nivel jerárquico ocupado por sus
ejecutores.
Las políticas van logrando consistencia entre la cultura organizativa y las estrategias.
En los niveles operativos, la discrecionalidad de los procesos decisorios tiende a ser
limitada y una buena parte de las decisiones está programada. Muchas de ellas están
referidas a problemas que se presentan cotidianamente y que deben ser resueltas de
manera inmediata.
Las rutinas que se encuentran en el nivel operativo pueden dividirse en:
a) Operativas: Acciones que el personal debe ejecutar para llevar a cavo y alcanzar las
metas establecidas por al dirección.
b) Administrativas: Describen el trámite a seguir para el procesamiento de la
información. Su interés está concentrado en el procesamiento de la información.
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Ambos procesos sirven para programar empleados y funciones de ejecución.
Son sistemas de información concebidos para capturar datos, procesarlos y producir nueva
información que sustente el buen desempeño y desarrollo de los procesos operativos y
decisorios, que corresponden a las distintas funciones que deben llevarse a cabo en una
organización.
En toda organización social, existen numerosos procedimientos, algunas veces
cuidadosamente definidos y planificados y en otros casos productos de los usos y
costumbres.
Los procedimientos administrativos establecen rutinas de actividades que permiten
coordinar diferentes unidades organizativas y sus funciones internas.
Mientras más se sube en la escala jerárquica, los procedimientos son menos determinados
(programados) pues intervienen las variables externas no controlables. En los niveles más
bajos, los procedimientos pueden ser rutinizados y automatizados.
Sin embargo, cuando el medio es inestable, hasta los procedimientos rutinarios dejan de
serlo, permitiendo a los funcionarios que intervienen, cierto poder de decisión dentro de las
políticas de la organización.