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MANUAL DE RIESGOS
PGINA 1 de 28
La educacin en la fe, la catequesis y formacin integral es el principal objetivo de nuestros Centros Escolapios.
Contenido Contenido.........................................................................................................................................................................................................2 INTRODUCCIN............................................................................................................................................................................................3 ADMINISTRACION DE RIESGOS...............................................................................................................................................................4 NIVELES DE RIESGO....................................................................................................................................................................................5 FACTOR DE RIESGO (FR)............................................................................................................................................................................5 ACCIONES PARA MITIGAR UN RIESGO..................................................................................................................................................6 APRENDAMOS A MANEJAR ALGUNOS CONCEPTOS.........................................................................................................................6 COMO Y CUALES PUEDEN SER LOS FACTORES DE RIESGO............................................................................................................7 CONSECUENCIAS DE UN MAL MANEJO DE RIESGOS......................................................................................................................8 EVALUACIN DE RIESGOS........................................................................................................................................................................9 MATRIZ DE RIESGOS COLEGIO CALASANZ FEMENINO.................................................................................................................11
INTRODUCCIN
Dentro del Sistema de Gestin de Calidad, el Colegio Calasanz Femenino ve oportuno, no solo identificar los riesgos que a diario estamos expuestos como Institucin, sino tener capacitada a toda la comunidad educativa respecto al tema, tanto a los riesgos como a la manera como se pueden llegar a manejar y a prevenir la accidentalidad en la Institucin. Es por esto que hemos decidido elaborar un manual de Riesgos que nos permite conocer y manejar terminologa respecto al tema de Riesgos; de igual manera identificar los riesgos de cada Gestin como medida preventiva y dado el caso llegar a la medida correctiva, en caso de que la improvisacin nos coja desarmados e indefensos frente a las causas y consecuencias inesperadas.. Para que se produzcan estas repercusiones negativas deben presentarse en el rea donde ocurre el fenmeno, algunas de las condiciones siguientes: a) Concentracin de actividades humanas. b) Existencia de instalaciones de uso individual, familiar o comunitario. c) Interferencia de las actividades humanas en las acciones de atencin, no permitiendo ponerse a salvo de los efectos del peligro natural. d) Vulnerabilidad de las instalaciones al grado de intensidad del fenmeno, no habindose hecho lo suficiente para reforzarlas convenientemente. e) Depredacin de las defensas naturales de la zona geogrfica por los seres humanos o por algn evento anterior que las haya afectado. f) Desconocimiento de los antecedentes histricos de peligros naturales ocurridos en la zona geogrfica en otros tiempos. g) Desconocimiento de las estrategias de accin para la Prevencin y Atencin de desastres (Proyecto de Prevencin de desastres). Analizando el texto anterior, cualquiera de estas condiciones nos demuestran una vez mas que estamos permanentemente en riesgo, motivo por el cual es necesario PREVENIR a partir de lo que este a nuestro alcance. Contara pues este manual con algunas definiciones de vital importancia, algunas acciones concretas propuestas en cada Gestin y obviamente las planteadas por el proyecto de Prevencin de desastres. El proyecto de Prevencin de desastres busca generar una cultura de prevencin, tanto en estudiantes como profesores, a travs de 4 actividades generales: una primera actividad encaminada a saber el grado de conocimiento de los diferentes entes institucionales sobre prevencin de desastres; en segundo lugar, con base en las informacin arrojada por la primera actividad se har una capacitacin por parte de una persona idnea en los tpicos ms relevantes de prevencin de desastres; posteriormente se iniciar la sealizacin de rutas de evacuacin, puntos de encuentro, y dems con el nimo de generar en la nias un mayor sentido de pertenencia y dar soporte a los conocimientos adquiridos. Finalmente, se llevar a cabo un simulacro que permita hacer una retroalimentacin eficiente de la aplicacin del proyecto a lo largo del ao.
ADMINISTRACION DE RIESGOS
Hablando de una buena administracin de riesgos es necesario tener en cuenta a nivel Institucional los siguientes aspectos: ADMINISTRACIN DE RIESGOS IDENTIFICACIN DE RIESGOS Identificacin de los riesgos. Registro (numeracin) de los riesgos. Clasificacin de los riesgos. Asignacin de responsables EVALUACIN DE RIESGOS MITIGACIN DE RIESGOS MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS RESPONSABLES
Estimacin de Probabilidad de Ocurrencia e Impacto de cada riesgo. Evaluacin y Priorizacin. Toma de decisiones
Monitoreo del estado de cada riesgo. Control de cada Riesgo. Informes Creacin de un archivo histrico para futuras aplicaciones. Entrenamiento
de de
NIVELES DE RIESGO
No aceptable : el riesgo pone en peligro los objetivos del proyecto, causar muerte o dao o significar una prdida financiera. El proyecto no puede continuar si no se toma una accin inmediata para reducir la categora del riesgo. Crtico: el riesgo puede afectar los objetivos estratgicos del proyecto, causar daos mayores y/o representar una prdida financiera importante. Debe mitigarse. Mayor : el evento produce un impacto significativo en el programa, costos y/o calidad del proyecto, con posible consecuencias en otras reas y afectando los hitos del proyecto. Debe ser monitoreado cercanamente y ejecutar acciones para reducir probabilidad y/o impacto. Menor : el evento no causa problemas significativos o prdida financiera importante y no afecta los hitos del proyecto. Debe ser monitoreado regularmente para asegurar no aumenta su categora. Area de inters : el riesgo no puede clasificarse en ninguno de los niveles anteriores, pero constituye un rea de inters que se monitorea para verificar no cambia de estado.
c. Riesgo:Es la probabilidad que se presente un nivel de consecuencias econmicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un perodo de tiempo definido. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. d. Evaluacin de riesgo Proceso global de estimar la magnitud de los riesgos y decidir si un riesgo es o no es tolerable e. Seguridad: Ausencia de riesgos inaceptables de dao. f. Riesgo aceptable: Posibles consecuencias sociales, econmicas y ambientales que, implcita o explcitamente, una sociedad o un segmento de la misma asume o tolera por considerar innecesario, inoportuno o imposible una intervencin para su reduccin. Es el nivel de probabilidad de una consecuencia dentro de un perodo de tiempo, que se considera admisible para determinar las mnimas exigencias o requisitos de seguridad, con fines de proteccin y planificacin ante posibles fenmenos peligrosos. g. Riesgo tolerable: Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser aceptable para la organizacin, teniendo en consideracin sus obligaciones legales y su propia poltica de S&SO h. Peligro: Fuente o situacin que tiene un potencial de producir un dao, en trminos de una lesin o enfermedad, dao a propiedad, dao al ambiente del lugar de trabajo, o a una combinacin de stos. i. Identificacin de peligros: Proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus Caractersticas. j. Probabilidad: Posibilidad de que ocurra un evento o La probabilidad se define en cada una de las metodologas. Por ejemplo El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo de Espaa propone la siguiente: Probabilidad alta: El dao ocurrir siempre o casi siempre Probabilidad media: El dao ocurrir en algunas ocasiones Probabilidad baja: El dao ocurrir raras veces .La probabilidad se define en cada una de las metodologas.
TALLER: Cuales crees que pueden ser las causas, los efectos y el Control de cada uno de los Factores de riesgo? a) b) c) d) e) Sabe usted la diferencia entre incidente, accidente y emergencia? Sabe usted dnde se encuentran los extintores del colegio? Sabe usar un extintor? Cuntas salidas tiene el colegio? Sabe usted a quin acudir en caso de emergencia
EVALUACIN DE RIESGOS
El resultado de una evaluacin de riesgos debe servir para hacer un inventario de acciones, con el fin de disear, mantener o mejorar los controles de riesgos. Es necesario contar con un buen procedimiento para planificar la implantacin de las medidas de control que sean precisas despus de la evaluacin de riesgos. Evaluacin de Riesgos Permite a la entidad considerar el grado en el cual eventos potenciales podran impactar en el logro de los objetivos. La evaluacin de riesgos puede realizarse desde dos perspectivas: probabilidad de ocurrencia e impacto. Considera que la evaluacin se debe realizar tanto para riesgos inherentes como residuales. La metodologa de evaluacin de riesgos comprende una combinacin de tcnicas cualitativas y cuantitativas
Una vez evaluado el riesgo, la INSTITUCIN identifica y evala posibles respuestas al riesgo en relacin al apetito de riesgo de la entidad. Evaluando Posibles Respuestas Las Respuestas son evaluadas con el objetivo de obtener un riesgo residual alineado con el nivel de tolerancia definido. En la evaluacin de las respuestas al riesgo, se considera varios aspectos.
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que generan riesgo Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porcin del riesgo Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo
La matriz de riesgo de un proceso, es una descripcin organizada y calificada de sus actividades, de sus riesgos y de sus controles, que permite registrar los mismos en apoyo Institucional diario de los riesgos. Cobra real importancia cuando los datos a incorporar tienen un grado aceptable de confiabilidad, para ello hay que realizar algunos trabajos previos sobre:
La arquitectura de procesos y anlisis de la criticidad de los mismos; La revisin de los objetivos y metas de cada proceso; La asignacin de responsabilidades en el proceso; El entrenamiento de los participantes; Contar con un diccionario de riesgos para clasificarlos; Contar con un mtodo que permita calificarlos; Evaluacin de los controles mitigantes de cada riesgo Nivel de apetito de riesgos. Culturizacin en riesgos y controles internos
La matriz de riesgo por proceso, constituye un elemento de gestin muy importante para el responsable de ese proceso permitindole una visin clara y fcilmente actualizable de sus riesgos. Forma parte de la documentacin de procesos, brindando a los usuarios un mayor conocimiento de los mismos, de sus actividades, riesgos y controles. Para LA INSTITUCIN, es una fuente de informacin que le permitir ahorrar muchas horas de trabajo, reconvirtiendo parte de sus tareas hacia funciones de mayor anlisis y, obviamente mayor exigencia. Al mismo tiempo la revisin especializada brinda el necesario monitoreo y posibilidad de mejoras de esta parte importante de la gestin de riesgos de la Institucin.
GESTION DIRECTIVA
GESTION DIRECTIVA
Desde el proyecto No estar de Prevencin de preparados desastres, para una mantener evacuacin o controlada la explosin o amenaza que la toma de la Cuarta Brigada en Cuarta Brigada. cualquier momento puede provocar. Garantizar No poner la seguridad en la seguridad salida de las necesaria para alumnas por la evitar calle 55. accidentalidad, a la salida de las alumnas
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IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Anlisis Proceso Actividad Riesgos Cules seran sus causas? Consecuencia s Probabilida d de ocurrencia
Alta 8
Consecuenci a
Nivel de riesgo
40
Formacin Integral
Debido Poceso
Desconocimient Omitir los pasos o por parte del profesorado. Falta de competencia. Falta de tiempo por parte de profesores para llevar el proceso. Falta priorizar las dificultades.
Demanda
Medio 5
Formacin Integral
Piedad y Letras
mala calidad
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IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Anlisis Proceso Actividad Riesgos Cules seran sus causas? Consecuencia s Probabilida d de ocurrencia Consecuenci a Nivel de riesgo Prioridad del riesgo
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Anlisis Proceso Actividad Riesgos Cules seran sus causas? Consecuencias Probabilidad Nivel de Consecuencia de ocurrencia riesgo
Dao de las intalaciones. Costos ms elevados en las repaciones. Incomodidades para los miembrso dela institucin 6 10 60
Compras e Infraestructura
Mantenimiento Deterioro de las La no preventivo de instalacioes ejecucin del las plan de instalaciones mantenimiento de la preventivo institucin mal uso de los educativa equipos e instaciones
Descuido
Compras e Infraestructura
30
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Anlisis Proceso Actividad Riesgos Cules seran sus causas?
la Institucin
Compras e Infraestructura
Seguimiento a proveedores
Falta de comunicacin con los proveedores la no realizacin de un adecuado seguimiento a los proveedores
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IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Anlisis Proceso Actividad Riesgos Cules Prioridad seran sus Consecuencias Probabilidad del Nivel causas? riesgo de Consecuencia de ocurrencia riesgo
Los lderes no hacen cieere oportuno de las acciones. Por falta de un mtodo apropiado de trabajo. Falta de tiempo para ejecutar las acciones. Seguiramos con las dificultades y se presentara nuevamente la N.C 10 10 100 1
Mejoras
Proceso
Actividad
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules Riesgos seran sus Consecuencias Anlisis causas? Probabilidad de Consecuencia Nivel de riesgo ocurrencia
Admisiones y Registros
Los padres de familia, esperan hasta el final del ao para definir la permanencia de la alumna en en la institucin
Si no hay un dato concreto de cuantas alumnas se retiran, no podemos disponer de cupos para alumnas nuevas
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Proceso
Actividad
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules Riesgos seran sus Consecuencias Anlisis causas? Probabilidad de Consecuencia Nivel de riesgo ocurrencia
Admisiones y Registros
Realizar matricula
Los padres no cumplan con las fechas establecidas, no traen la papeleria requerida, porque a veces no leen las ciculares donde se encuentran especificados los requisitos, por la permisividad de aos anteriores al matricular faltando un requisito
Se retrasarian los listados de alumnas, los datos para reportar las librtetas de pensiones quedaria incompleto, habria un repreceso de revisin de papeleria incompleta
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Proceso
Actividad
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules Riesgos seran sus Consecuencias Anlisis causas? Probabilidad de Consecuencia Nivel de riesgo ocurrencia
Admisiones y Registros
Admisiones y Registros
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Falta de conocimiento de los padres, acerca del retiro de la estudiante. Incumplimiento en los pagos de pensiones
Los listados de alumnas quedarian con datos errados, no habria informacin de las causas de retiro o de la alumna, para reportar indicadores, papeleria archivada por tiempo indefinido
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Proceso
Diseo Curricular
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules Actividad Riesgos seran sus Consecuencias Anlisis causas? Probabilidad de Consecuencia ocurrencia Implementacin Atrazo en los Falta de Incumplimiento 8 10 de Planes temas, indicadores competencia a la formacin y logros de un del docente mnima del plan de rea estudiante, que esta establecida El plan esta en los Planes concebido de rea, fuera del lineamientos tiempo real curriculares y de clases, el estndares rea se desfas en la planeacin del mismo El colegio ha programado actividades que interrumpen la vida acadmica
Proceso
Actividad
Diseo Curricular
IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules Riesgos seran sus Consecuencias Anlisis causas? Probabilidad de Consecuencia ocurrencia No formar a Los docentes reas 10 10 nuestas alumnas no conocen enfocadas en la integralmente la legislacin formacin actual temtica, pero no en la Los jefes de formacin de rea no competencias poseen las para la vida, el competencias contexto y la necesarias familia para hacer una adecuada revisin de los planes Los planes se elaboran fuera del contexto curricular
GESTIN DE INFORMACIN
LA COMUNICACI N DE LA INFORMACIN
GESTIN DE INFORMACIN
DILIGENCIAR FORMATOS
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COLEGIO CALASANZ FEMENINO MATRIZ DE RIESGOS BIENESTAR IDENTIFICACIN Y ANALISIS DE RIESGOS Cules seran sus causas? Anlisis Consecuencias Probabilidad de Consecuencia ocurrencia 6 10 Nivel de riesgo 60 Prioridad del riesgo 2
Proceso
Actividad
Riesgos
Gestion de bienestar
Gestion de bienestar
Tienda
Intoxicaciones
Por falta de Fracturas y concentracin lesiones de la nias; el no seguimiento adecuado de las instrucciones No determinar vencimiento de los productos; mala seleccin de los proveedores; falta de competencia Estado patologico
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Proceso
Actividad
Riesgos
Gestion de bienestar
Transporte
Colision de autos
Accidentes
COLEGIO CALASANZ FEMENINO MATRIZ DE RIESGOS TALENTO HUMANO IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE RIESGOS Cules seran Riesgos Consecuencias Anlisis sus causas? Probabilidad de Consecuencia ocurrencia Enfermedades y/o Uso intensivo Estado 8 5 accidentes laborales de la voz, patolgico actividades permanente o fsicas de temporal, riesgo, stress y prdida en las sus capacidades consecuencias, laborales. inadecuado Dificultades ambiente de fsicas y/o trabajo. mentales.
Proceso
Actividad
Nivel de riesgo 40
PRIORIDAD
Laboral