Cmo auditar la toma fsica de inventarios de forma efectiva?

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Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte de la Administracin de la compaa es efectuar un conteo de inventario fsico a la totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre de 2008 o una fecha cercana al cierre en la que participe el Revisor Fiscal.

OBJETIVO Verificar la existencia del inventario que se encuentra registrado en los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008. RESPONSABILIDAD La administracin de la compaa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario fsico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. La responsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos fsicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario fsico.

METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control contable.

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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se le denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las diferencias que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la Empresa. PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que mediante la observacin adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la efectividad del mtodo utilizado por la compaa para realizar el inventario, teniendo en cuenta que con base en este inventario sern ajustados los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal emitir su dictamen. A continuacin enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe ejecutar al momento de la ejecucin del inventario fsico. 1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras. 2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes del inventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad al conteo. 3. Realizacin del recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar lo adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa iniciacin del conteo. 4. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones dentro de la planta. 5. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes. 6. Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realizacin de la toma fsica de los diferentes tems de inventario y considerar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico y de ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas.

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7. Verificar que no existan espacios vacios entre los tems que se estn contando 8. Cuando el inventario est empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura de algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque se encuentra el tem referenciado. 9. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del cliente y verificacin de lo adecuado del mismo. 10. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as, describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario) 11. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de las existencias y cruce con los conteos del cliente. 12. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado o de lenta rotacin. 13. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. 14. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el inventario fsico en los estados financieros. 15. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor.

Hasta pronto!

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