Cdigo de tica y Conducta

esperamos de todos un firme compromiso

Contenido

Estimados Colaboradores
Nuestras empresas se han caracterizado por su alto grado de prestigio a nivel nacional e internacional. Su renombre se debe al trabajo en equipo que ha caracterizado a la familia que conforma nuestras empresas, quienes se han comprometido para mantener la calidad en nuestros productos y rectitud en nuestra actuacin. El Cdigo de tica y Conducta, plasma nuestra filosofa y compromiso empresarial, vincula la visin y la estrategia de negocios, las prcticas de responsabilidad social empresarial, el cumplimiento al rgimen de legalidad, la actuacin tica y los valores que deben regir nuestro comportamiento. Este cdigo es vital para asegurar y mantener un mutuo respeto a los accionistas, directores, clientes, proveedores, colaboradores, competidores, autoridades de gobierno, comunidad y medio ambiente. Asimismo, ser la base y cimiento de nuestra forma de actuar en cualquier pas en donde invirtamos y operemos. Debemos preservar y dignificar el valor de nuestra marca y cuidar la licencia social para operar, ser ejemplo ante la sociedad y perdurar as a largo plazo. Los invito a que cada uno siga siendo responsable, manteniendo los ms altos grados de integridad y honestidad en nuestro entorno de trabajo y la sociedad para que mantengamos nuestro prestigio de ser una empresa confiable, tica, transparente, con principios, valores y respeto hacia los individuos. Agradecemos su apoyo. Atentamente,

Julio R. Herrera PRESIDENTE

2. Poltica de conducta
2.1 Principios Fundamentales:
1. Actuar con integridad, honestidad y lealtad en todas nuestras relaciones de trabajo, de negocio y ante la sociedad. 2. Cumplir nuestro compromiso con la responsabilidad social empresarial como visin de negocio y mantener un desarrollo sostenible. 3. Respetar a las personas, los valores, la comunidad y el medio ambiente. 4. Mantener y exigir una conducta tica y respetuosa en nuestras relaciones con accionistas, directores, colaboradores, clientes, proveedores, competidores, autoridades de gobierno, comunidad y el medio ambiente. 5. El objetivo de negocio de Pantalen es de crecimiento sostenible y a largo plazo enmarcado en el cumplimiento de nuestras obligaciones ante la comunidad, las leyes y reglamentos que regulan nuestra actividad empresarial.

2.2 Nuestros Valores

Integridad y honestidad. Mejora y cambio permanente con visin a largo plazo. Respeto por las personas relacionadas y compromiso por su xito.

3. Aplicacin del Cdigo de tica y Conducta

3.1 Vivimos Nuestros Valores
En Pantalen*, la integridad, la honestidad, la lealtad y el profesionalismo son valores que tienen preeminencia por sobre todas las cosas y debemos actuar con total apego a stos en todas nuestras relaciones de trabajo, de negocio y ante la sociedad. Es responsabilidad de todos los colaboradores actuar siempre conforme a nuestros principios ticos y los valores que aqu se establecen, respetar y promover la salud ocupacional, al igual que el respeto al medio ambiente, y actuar responsablemente en las comunidades en donde operamos. Nuestras relaciones son honestas y transparentes con nuestros accionistas, directores, colaboradores, clientes, proveedores, competidores, autoridades de gobierno, comunidad y medio ambiente.

3.2 Responsabilidad Social Empresarial

La responsabilidad social empresarial es nuestro compromiso y lo entendemos como una visin de negocio que integra en forma armnica la gestin empresarial, el cumplimiento a la ley y el respeto por los valores ticos, por las personas, por la comunidad y por el medio ambiente. Promovemos el voluntariado, apoyando nuestra participacin en actividades y/o eventos que contribuyen al desarrollo de la comunidad o en asociaciones que lo promueven, siempre y cuando estas actividades no interfieran con el cumplimiento de nuestras funciones. Somos responsables por todos los impactos que generan nuestras operaciones; respetamos y cumplimos la ley y sus regulaciones. Es prioridad de Pantalen desarrollar sus operaciones en armona con el medio ambiente. Fomentamos el desarrollo e implantacin de sistemas * Pantalen incluye a las empresas de Pantalen, Concepcin, Monte Rosa y sus asociadas.

de prevencin, control y disminucin de impactos ambientales en nuestras operaciones, asegurando la utilizacin ptima y racional de los recursos naturales, capacitando y sensibilizando continuamente al personal en el cuidado del medio ambiente. Nos comprometemos con el cumplimiento de la Poltica de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente para la prevencin de lesiones y daos a los trabajadores, terceros y al medio ambiente.

3.3 Respeto por las Personas e Igualdad de Oportunidades

Somos respetuosos de la diversidad tnica y cultural y de los derechos humanos sin discriminacin por gnero, grupo tnico o religin. Rechazamos el trabajo infantil en cualquiera de sus expresiones y promovemos su abolicin. Todos los empleados tenemos igualdad de oportunidades y somos tratados con dignidad y respeto. Todas las decisiones relacionadas con la seleccin y contratacin de personal las basamos en habilidades, cualidades, capacidad, experiencia profesional y congruencia con los valores de la empresa. No consideraremos la raza, sexo, edad, color, origen tnico o cualquier otro factor que no est relacionado a los criterios mencionados para la toma de dichas decisiones. Pantalen promueve ambientes de trabajo seguro, saludable y en total apego a las leyes laborales del pas donde operamos. Somos responsables de mantener un ambiente adecuado de orden y limpieza en las instalaciones, que contribuya a las prcticas seguras y a la eliminacin de condiciones de riesgo en el trabajo.

3.4 Acoso Sexual y Mal Trato

Est prohibido el acoso, hostigamiento o abuso sexual en cualquiera de sus expresiones o formas: acoso verbal, acoso fsico, intimidacin, hostilidad, solicitud de favores o conductas sexuales condicionadas a empleo, evaluaciones del desempeo, promociones y/o ascensos. La violencia y el mal trato son inaceptables en nuestras relaciones de trabajo y deben ser reportados inmediatamente a la Gerencia de rea y a la Gerencia de Recursos Humanos para que se tomen las medidas disciplinarias correspondientes.

3.5 Drogas y Alcohol

El uso de drogas (estupefacientes o substancias prohibidas por la ley) y/o su venta est prohibido y su incumplimiento estar sujeto a lo que establecen las leyes en cada pas. El consumo de bebidas alcohlicas est sujeto a los reglamentos de la empresa. El ingreso de cualquier individuo a las empresas o reas de trabajo bajo efectos de drogas o alcohol est estrictamente prohibido.

3.6 Participacin Poltica

Estimulamos la participacin cvica ciudadana y el derecho al voto en todos nuestros colaboradores. Los empleados de Pantalen no pueden participar en poltica partidista ni hacer poltica a favor de determinado candidato dentro de la empresa; tampoco utilizar las instalaciones y recursos de Pantalen para estos fines. Toda participacin poltica por parte de empleados de la empresa deber ser aprobada por la Junta Directiva.

3.7 Veracidad en Registros e Informacin

Todos nuestros registros, reportes contables y financieros son auditados y deben reflejar la realidad de nuestras operaciones y estar en total apego a la realidad. Alterar, falsificar, hacer registros fraudulentos y ocultar informacin es considerado una falta grave.

3.8 Conflicto de Intereses y Negocios con Proveedores

En todos los niveles organizacionales, evitamos aquellas actividades o negocios que por su naturaleza generan conflicto de intereses y ponen en riesgo la integridad de la empresa, tales como: 1. No se acepta que cualquier miembro de nuestro personal realice actividades, asesoras o negocios que compitan o que entren en conflicto con los intereses de Pantalen.

2. Ningn colaborador puede utilizar tiempo normal de trabajo ni recursos de la organizacin para atender intereses o negocios ajenos a su relacin laboral con Pantalen. No est permitido que un colaborador utilice para su beneficio maquinaria, equipo, personal y recursos propiedad de Pantalen sin previa autorizacin. 3. No est permitido tener negocios en propiedad o en participacin dentro de las instalaciones de la empresa, cuya venta o servicio est destinados a los propios empleados, trabajadores o terceros. 4. Cuando exista parentesco entre personas que laboran en la empresa y esta situacin provoque conflicto de intereses en las relaciones de trabajo, el jefe inmediato debe resolver el conflicto en forma justa sin que prevalezca la relacin de parentesco. 5. No podemos ser propietarios, socios o estar involucrados familiarmente con alguna empresa proveedora de bienes, insumos, materias primas y/o servicios que Pantalen compra o utiliza en sus operaciones; salvo aquellas operaciones conocidas y autorizadas por la Junta Directiva. Todas estas relaciones comerciales deben ser reportadas anualmente para confirmar que los montos de compras y pagos sean comparables a la norma de mercado. 6. Los familiares directos o indirectos de nuestros colaboradores pueden realizar transacciones comerciales con Pantalen, siempre y cuando nuestro trabajador o colaborador familiar no est involucrado en ninguna fase de la decisin de compra o contratacin de servicios. Todas las transacciones comerciales debern ser en trminos competitivos y de mercado. Estas transacciones deben ser monitoreadas y reportadas a la Junta Directiva. 7. Ningn colaborador puede utilizar para su beneficio o el de terceros descuentos o tratos especiales con proveedores de la empresa, como consecuencia de su participacin en el proceso de decisin de compra de bienes, insumos, materias primas y/o servicios; o bien por haber favorecido o recomendado la compra de los mismos. 8. Est prohibido realizar transacciones comerciales con proveedores que operan al margen de la ley o de dudosa y extraa reputacin, que incumplen o demuestran prcticas sociales y/o ambientales irresponsables, y/o que no estn debidamente autorizados para

el uso y comercializacin de productos y servicios suscritos a pagos de regalas o derechos de propiedad intelectual. 9. No se permite solicitar ni aceptar regalos, viajes, invitaciones o comisiones de proveedores que puedan provocar compra de voluntades en negociaciones de productos, materia prima, insumos o servicios para la empresa. Si un proveedor ofrece a un empleado un viaje para realizar una visita tcnica o de trabajo y ste conviene a los intereses de Pantalen, el mismo se puede aceptar con la autorizacin de la Gerencia General Corporativa y/o Gerencia General del pas. Los viajes de carcter turstico o viajes tcnicos que no tengan relacin con la actividad profesional de la persona invitada no pueden ser aceptados. 10.Ningn empleado que compre o tenga relacin comercial con proveedores deber aceptar para uso personal regalos, obsequios o comisiones por parte de los proveedores. Pueden aceptarse, en forma declarada, regalos no mayores a US$ 150.00 y ponerlos a disposicin de la empresa como recurso al servicio de la misma o para los programas de premiacin o estmulo a los colaboradores. Cuando el donativo sobrepase los US$ 150.00 se debe solicitar al proveedor que dicho valor se aplique como un descuento a la compra o servicio adquirido. Se exceptan artculos promocionales cuyo valor no sobrepase los US$ 20.00. 11.Ningn miembro del personal que tenga relacin comercial directa o indirecta, est autorizado para solicitar ayuda econmica o donativos a proveedores. Se exceptan los casos en los que la empresa se haya sumado al esfuerzo de otras empresas para apoyar campaas dirigidas a la atencin de necesidades especficas. Se exceptan tambin aquellos proveedores de productos de consumo que cuenten dentro de su organizacin con departamentos de promocin y mercadeo y que apoyen ese tipo de actividades. Cualquier evento de esta naturaleza debe ser autorizado y coordinado por el rea de Recursos Humanos.

3.9.1 Informacin Confidencial

Todos debemos mantener la ms estricta confidencialidad en los aspectos que resulten estratgicos y vitales para obtener y/o mantener ventajas frente a nuestros competidores. Se considera confidencial lo concerniente a: 1. La informacin contable financiera y presupuestos, operaciones con valores y financiamientos. 2. Los sistemas de organizacin, metas y objetivos estratgicos. Informacin de planeacin, planes estratgicos, fusiones, adquisiciones, asociaciones, proyectos de mejora integral, cambios organizacionales, proyectos de ampliacin o crecimiento. 3. Las estrategias de comercializacin, costos y mercadeo de nuestros productos. 4. Los sistemas, procedimientos y estrategias de compras. 5. Informacin no oficial a proveedores. 6. La naturaleza, caractersticas, frmulas y especificaciones de nuestros productos. 7. Los mtodos o procesos de produccin y fabricacin. 8. Los manuales, compendios y material que forma parte de nuestras polticas, procesos y sistemas de informacin. 9. Los disquetes, medios magnticos, software, programas, materiales y sistemas de informacin. 10. Datos e informacin de las diferentes nminas y planillas de pago del personal y documentos sobre sistemas salariales, compensacin y beneficios. 11. Informacin personal de los empleados. 12. Manuales de capacitacin y entrenamiento.

13. Controversias judiciales o administrativas. 14. Otros documentos o informacin calificada como confidencial por la organizacin.

3.9.2 Contratos de confidencialidad

Todos aquellos proveedores de bienes y servicios a quienes se les encomiende una tarea, proyecto o estudio de confianza, deben firmar contratos de confidencialidad, mediante los cuales nos ofrezcan guardar bajo secreto profesional, toda la informacin que se les proporcione. Todos estos contratos deben contar con el visto bueno de la Asesora Jurdica de la organizacin.

3.9.3 Confidencialidad de nuestros colaboradores

Todo el personal debe firmar el convenio de confidencialidad de la empresa, sin importar el nivel o el puesto que desempee. Est obligado a guardar la confidencialidad de la informacin a la que tenga acceso por motivo de sus actividades laborales an despus de separarse de stas.

3.9.4 Secreto profesional

En relacin a las visitas a nuestras instalaciones no se permite compartir informacin verbal ni por escrito, sobre los sistemas o procesos de trabajo que se consideran confidenciales. Toda visita debe ser autorizada previamente por la Gerencia General Corporativa y Gerencias de Pas.

3.9.5 Informacin de carcter confidencial:

Toda informacin confidencial contenida en documentos, programas, medios electrnicos o magnticos, discos pticos, microfilmes, videos, discos de video digital (DVD) u otros materiales similares debe ser: 1. Guardada en cajas fuertes o en mobiliario apropiado y seguro. 2. Codificada e identificada con la leyenda Confidencial. 3. Guardada o archivada en lugares de acceso restringido y uso estricto para personal, segn los niveles de autorizacin establecidos (codificacin).

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4. Cuando se deseche informacin confidencial debe hacerse mediante equipo triturador. (Se debe procurar reducir la cantidad de informacin en papel). El rea de Tecnologa e Informacin (TI) debe establecer los mecanismos que garanticen la seguridad de los sistemas de informacin y comunicacin de nuestra empresa. El personal de seguridad y vigilancia debe llevar a cabo revisiones peridicas de la basura de todas las oficinas y departamentos, para detectar documentos o informacin confidencial que indebidamente se deposite en los recipientes de basura. De estas inspecciones se deben hacer reportes dirigidos al jefe inmediato para que se apliquen las medidas correctivas.

3.10 Comunicacin 3.10.1 Comunicacion interna

En los medios de comunicacin interna (revistas, folletos, boletines, circulares, videos, correo electrnico, intranet, portales de informacin, pgina Web, tableros de avisos, peridicos) no debe divulgarse informacin que pueda comprometer aspectos del negocio ni que viole los niveles de confidencialidad aprobados. El acceso o distribucin de pornografa y materiales ofensivos por Internet o correo electrnico est prohibido; as como enviar informacin ajena a la actividad laboral: comentarios polticos, religiosos, personales o cualquier uso que no sea estrictamente de trabajo. El uso del correo electrnico para estos fines est sujeto a sanciones que pueden afectar legal, laboral y penalmente al responsable.

3.10.2 Comunicacin externa

Todos los colaboradores de la organizacin deben observar los lineamientos de confidencialidad cuando por cualquier circunstancia tengan que dar declaraciones, emitir opiniones, juicios, comentarios, participar en eventos formales, acadmicos o sociales. Toda participacin que represente a la empresa en eventos pblicos debe ser autorizada previamente por la Gerencia General. Las nicas personas autorizadas para dar informacin a los medios de comunicacin sobre Pantalen son sus voceros oficiales.

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3.10.3 Comunicacin Oral

En trminos generales pero de observancia obligatoria, debe evitarse proporcionar informacin confidencial de la empresa en reuniones sociales o informales, conversaciones en restaurantes, vuelos de avin, reuniones, etc.

3.10.4 Informacin para Autoridades de Gobierno

A las autoridades e instituciones gubernamentales que soliciten informacin relacionada con actividades de la empresa, se les proporcionar -previa autorizacin- nicamente la informacin que legalmente corresponda, sin incluir datos o informacin especfica sobre asuntos confidenciales. Debe asegurarse que dicha informacin se proporcione nicamente por los voceros oficiales y siempre y cuando la persona requirente cuente con la autoridad pertinente y est debidamente acreditada e identificada por la institucin estatal o empresa que lo solicita.

3.11 Contratos y Acuerdos

Todos los contratos y acuerdos en los que participe la empresa son llevados a cabo y ejecutados de acuerdo con el espritu, as como tambin las letras, de sus trminos y condiciones. Todo contrato o acuerdo con entidades o dependencias del gobierno, o con personas que en el momento de la firma del contrato estn fungiendo en un cargo pblico, nicamente pueden ser llevados a cabo por ejecutivos debidamente autorizados por la Junta Directiva.

3.12 Patentes y Propiedad Intelectual

Respetamos la propiedad intelectual, la propiedad de marcas y patentes, derechos de autor, derechos de propiedad de software y licencias.

3.13 Corrupcin y Soborno

No se permite bajo ninguna circunstancia, prcticas de corrupcin o soborno. Ningn empleado tiene permitido hacer y/o recibir pagos fuera de ley o sobornos con entidades, personas, autoridades pblicas o gubernamentales para asegurar alguna concesin, contrato, aprobacin o ventajas en beneficio propio ni de la organizacin.

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3.14 Prevencin, uso Adecuado y Custodia de Activos e Informacin

Somos responsables por el uso eficiente, cuidado y salvaguarda de los recursos y activos de la empresa: Esto incluye maquinaria, vehculos, equipos de computacin y comunicacin, etc. Debemos tener especial cuidado en la guarda, custodia y administracin de toda aquella documentacin y recursos que por razones de su trabajo est a su cargo y sea de carcter confidencial.

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4. Cumplimiento del Cdigo de tica y Conducta

4.1 Responsables
La responsabilidad y el estricto cumplimiento de este Cdigo es de observancia general y el mismo no contempla excepciones. Toda persona que ejerza funciones de Direccin, Jefatura o Supervisin, tiene la obligacin de ser ejemplo del cumplimiento de este Cdigo de tica y Conducta y de no permitir la violacin de los estndares, prcticas y comportamientos ticos establecidos en este Cdigo y en otras polticas asociadas o que se complementan. Cada gerencia debe velar y ser garante del cumplimiento de este Cdigo. Debe hacerlo del conocimiento de todo su personal y asegurarse de que todos lo lean y lo conviertan en una prctica cotidiana en sus actividades y en su conducta y comportamiento ante los diferentes grupos de inters. Cada gerencia debe auditar anualmente el cumplimiento del Cdigo de tica y Conducta en todos sus mbitos y reportar -cuando se cometan- las violaciones y anomalas pertinentes. El rea de Recursos Humanos es responsable por la difusin y actualizacin del presente Cdigo, as como del adecuado seguimiento de las denuncias presentadas con el propsito de establecer su legitimidad. Adicionalmente, se encarga de definir las metodologas que faciliten la comprensin del Cdigo. La Gerencia de Administracin de Riesgos y auditora debe auditar anualmente el cumplimiento de las responsabilidades de cada gerencia y del rea de Recursos Humanos. Se establecern medios y sistemas de comunicacin de fcil acceso, que permitan al personal dar a conocer y reportar el incumplimiento o las violaciones a los estndares o prcticas establecidos en este Cdigo al Comit de tica y Conducta.

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4.2 Penalidades
El incumplimiento del Cdigo de tica y Conducta est sujeto a penalidades y sanciones que van desde un apercibimiento verbal o escrito, hasta prdida de la relacin laboral, sanciones civiles o penales segn la(s) falta(s) que se cometa(n). La Gerencia General Corporativa y Gerencias de Pas, sern responsables de determinar la sancin que aplique con base en la violacin cometida.

4.3 mbito de Aplicacin

Este cdigo aplica a todos los miembros de Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General Corporativa, Gerentes Corporativos, Gerentes de Pas, Gerentes de rea, Jefes de Departamento, Profesionales, Supervisores, Personal de apoyo administrativo y Personal de nivel tcnico y operativo. Tambin los proveedores, suplidores y contratistas estn involucrados en el cumplimiento parcial o total de algunos aspectos o prcticas de trabajo y/o conducta fijados en los respectivos contratos, convenios y en este Cdigo. El cumplimiento una vez acordado es obligatorio y las faltas estn sujetas a sanciones, o incluso a ser la causa para dar por terminada la relacin comercial.

4.4 Cmo Denunciar y Reportar una Falta

Para denunciar y reportar faltas o incumplimientos al Cdigo de tica y Conducta lo pueden hacer a las direcciones que aparecen a continuacin, por medio de correo electrnico, carta o una llamada telefnica: Direccin de correo electrnico: codigoconducta@pantaleon.com Telfono para reportar violaciones al cdigo: (502) 2338-5115 Llamadas internas marcando la extensin: 5115 Para enviar correspondencia sobre violaciones al cdigo: Oficina de Cumplimiento Cdigo de tica y Conducta Av. De las Amricas, 6-19 zona 14, local C P.O Box # 307 Guatemala, Centro Amrica.

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esperamos de todos un firme compromiso

Pantaleon