Aspectos Practicos de La Disciplina en El Lugar de Trabajo

Sistema Universitario Ana G.
Mndez Vicepresidencia de Recursos Humanos
ASPECTOS PRACTICOS DE LA DISCIPLINA EN EL LUGAR DE TRABAJO

Derechos ReservadosSUAGM.2007
Lcda. Carmencita Velzquez Mrquez

CANCIO, NADAL, RIVERA & DIAZ, P.S.C Viernes, 14 de septiembre de 2007 Centro Universitario de Cayey
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I. INTRODUCCION
A. Definiciones
1.
Empleado Temporero Es contratado por un perodo de tiempo determinado. Usualmente, el contrato slo puede terminarse por justa causa. Acumula vacaciones y licencia por enfermedad si cumple con los requisitos establecidos en las leyes sobre horas y salarios.
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DEFINICIONES

Deben ser temporeros bonafide, as no se crea una expectativa de continuidad en los servicios. Requisitos para que un contrato de empleo se considere bonafide: a. est por escrito; b. se haga durante la primera jornada de trabajo del empleado, o en caso de empleados contratados por medio de compaas de servicios temporeros de empleo, durante los primeros 10 das del comienzo del contrato;
DEFINICIONES
c. tiene el propsito y as se hace constar de: - sustituir a un(a) empleado(a) en uso de licencia; -llevar a cabo tareas extraordinarias o de duracin cierta (inventarios anuales, reparacin de equipo o maquinaria, embarque y desembarque casual de carga, trabajo en determinadas pocas del ao, rdenes temporeras de aumentos de produccin); -cualquier otro proyecto o actividad particular de corta duracin o duracin cierta fija.
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DEFINICIONES
2.Empleado Probatorio Significa que es sometido a un perodo de prueba de 90 das, por contrato, o 180 das con la aprobacin del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico.
EMPLEADO PROBATORIO Requisitos para que ese contrato sea vlido: Contrato debe ser por escrito; El contrato debe especificar la fecha de comienzo y de terminacin del perodo de prueba; El perodo probatorio no podr exceder de 90 das, a no ser que se obtenga autorizacin escrita del Secretario del Trabajo para extenderlo hasta por 90 das adicionales; El contrato debe firmarse antes de que el asociado comience a trabajar con la Institucin.
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ENPLEADO PROBATORIO
Todo contrato de perodo probatorio convenido con posteridad al comienzo de la prestacin de servicios ser nulo. Durante este perodo de empleo el patrono est excusado de darle el cumplimiento a la Ley Nm. 80.
DEFINICIONES
3. Empleado Regular Que ha aprobado el perodo probatorio, o que ha comenzado a trabajar sin contrato probatorio por un perodo de tiempo indeterminado. a. Empleado a Tiempo Parcial b. Empleado a Tiempo Completo
EMPLEADO REGULAR
B. Terminacin de Contrato y/o de Empleo Ley General de Despido (Ley Nm. 80 del 30 de mayo de 1976, segn enmendada) 1. Est cubierto : Todo empleado de comercio, industria o cualquier negocio o sitio de empleo designado como el establecimiento; que trabaje mediante remuneracin de alguna clase; contratado sin trmino determinado o temporeramente; que fuere despedido de su empleo sin justa causa.
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DEFINICIONES
2. Remedios Provistos Indemnizacin equivalente a:
a.
b.
c.
Si el despido ocurre dentro de los primeros 5 aos de servicio: Dos (2) meses de sueldo; Si el despido ocurre luego de los 5 aos hasta los 15 aos de servicio: Tres (3) meses de sueldo; Si el despido ocurre luego de los 15 aos de servicio: Seis (6) meses de sueldo;
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DEFINICIONES
Ms
a.
b.
c.
Una (1) semana de sueldo por cada ao de servicio, si el despido ocurre dentro de los primeros 5 aos de servicio; Dos (2) semanas por cada ao de servicio, si el despido ocurre luego de los 5 aos hasta los 15 aos de servicio; Tres (3) semanas por cada ao de servicio, luego de haber completado 15 aos o ms de servicio.
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DEFINICIONES
Excepto: cuando se trate del despido del empleado por expresiones o intentos de ofrecer informacin en una investigacin ante un foro administrativo, judicial o legislativo de Puerto Rico, la indemnizacin ser:
a. reinstalacin en el empleo; b. una suma igual a los salarios y beneficios dejados de percibir desde la fecha del despido hasta que un tribunal ordene la reinstalacin.
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DEFINICIONES
C. Qu constituye despido? a. Cesanta del empleado, terminacin del empleo; b. Suspensin indefinida del empleado o por un trmino que exceda de tres (3) meses, excepto empleados de industrias y negocios estacionales.
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DEFINICIONES
c.
Despido tcito o constructivo, es la renuncia del empleo motivada por actuaciones del patrono dirigidas a forzar al empleado a renunciar, tales como: 1. imponer o tratar de imponer condiciones de trabajo ms onerosas; 2. reducirle el salario; 3. rebajarlo de categora; 4. someterlo a vejmenes o humillaciones de hecho o de palabra
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DEFINICIONES
D. Qu es justa causa para un despido? Justa Causa para el Despido Imputable al Obrero o Empleado: 1. Patrn de conducta impropia o desordenada; 2. Actitud del empleado de no rendir su trabajo en forma eficiente o de hacerlo tarda y negligentemente, o en violacin de las normas de calidad del producto que se produce o maneja en el establecimiento.
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DEFINICIONES
3. Violacin reiterada del empleado de las reglas y reglamentos razonables establecidos por la
Compaia, siempre que copia escrita de los mismos se le haya dado al empleado.
Nota: Despido a la primera ofensa como regla general no se favorece. Justa Causa para el Despido Imputable a la Compaia: 4. Cierre total, temporero o parcial de las operaciones;
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DEFINICIONES
5. Cambios tecnolgicos y de reorganizacin, as como los de estilo, diseo o naturaleza del producto que se produce o maneja en la compaa y los cambios en los servicios rendidos al pblico; 6. Reducciones en el empleo necesarias por una merma en el volumen de produccin, ventas o ganancias que prevalecen al ocurrir el despido.
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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS

A.
Qu es una accin disciplinaria? Es una accin encaminada o dirigida a sealar al empleado la comisin de errores o desviaciones de las reglas de conducta con miras a que las deficiencias, errores o conducta impropia sean corregidas de inmediato. Al empleado concernido se le notifica en qu forma se est apartando de lo que de l (ella) se espera y cmo su conducta afecta el normal funcionamiento de la empresa.
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La conducta incorrecta o impropia de un empleado puede variar desde pequeas violaciones tales como tardanzas, ausentismo hasta ofensas graves tales como agredir a un supervisor, lo que puede conllevar el despido inmediato.
B.Qu es disciplina progresiva? Este procedimiento requiere una serie de sanciones o acciones correctivas para detener conducta impropia repetitiva. Es bien importante observar el procedimiento o poltica interna establecida por la Compaa.
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Este sistema de disciplina progresiva generalmente consiste de distintos grados de accin disciplinaria: a. Amonestacin verbal: Al empleado se le llama la atencin verbalmente por la ofensa cometida. Un rcord de esta accin correctiva debe mantenerse en el expediente del empleado, como constancia de la accin tomada. Debe compartirse con el empleado la razn que motiva la amonestacin.
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b. Amonestacin escrita: Esta amonestacin la prepara el supervisor detallando en qu consisti la violacin o conducta incorrecta y exhortando al empleado a que descontine dicha conducta y mejore su comportamiento. Se hace referencia a la amonestacin verbal anterior. Debe discutirse la amonestacin con el empleado y requerirle su firma acusando recibo de haberla discutido.
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c. Segunda o subsiguientes amonestaciones escritas o suspensin disciplinaria definida: Si el empleado no mejora en su comportamiento el supervisor puede seguir este tercer paso, advirtindole que de no mejorar prontamente, una futura violacin puede significar su terminacin en el empleo.
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II. ACCIONES DISCIPLINARIAS d. Despido - Convencional - Suspensin indefinida - Suspensin que exceda tres meses - Despido constructivo o implcito (renuncia forzada)
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Siempre debe existir justa causa para tomar la accin disciplinaria o correctiva de que se trate. El debido proceso requiere que el empleado tenga la oportunidad de presentar su versin de lo ocurrido antes de que se tome la accin disciplinaria.
Nota Importante: Consultar antes de actuar. Otros procedimientos de disciplina progresiva pueden incluir:
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Otros procedimientos de disciplina progresiva pueden incluir:

a. Disear planes de accin correctiva. b. Establecer perodos de Observacin Disciplinaria. c. Efectuar cambios de posiciones cuando el empleado no se desempea satisfactoriamente; luego de oportunidades de mejorar y adiestramientos ofrecidos. d. Congelar Aumentos de Salario en casos de evaluaciones marginales.
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FACTORES A CONSIDERAR
C. Qu factores debo considerar al tomar accin disciplinaria correctiva? 1. Reglas de Conducta Debern existir reglas de conducta razonables donde se le exprese al empleado la conducta que se espera que l observe en la empresa. Recuerde que estas reglas deben ser puestas en vigor en forma consistente y uniforme, y el empleado debe tener la oportunidad de conocerlas previo a su aplicacin.
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2. Expediente de Personal Siempre deber examinarlo con anticipacin a la toma de medidas disciplinarias. 3. Casos Similares Mantener uniformidad en la aplicacin de las reglas es esencial. Coteje que empleados que cometen o incurren en la misma violacin estn sujetos a sanciones similares, a no ser que circunstancias mitigantes o agravantes claras ameriten un trato distinto. El mayor riesgo de la falta de uniformidad es el de reclamaciones de trato desigual/discrimen por condiciones protegidas. 27
4. Prontitud La accin disciplinaria hay que tomarla tan pronto se incurre en la conducta incorrecta o se descubre la misma. 5. Recuerde que la responsabilidad del patrono es poner en vigor sus normas de disciplina y aplicarlas uniformemente. Usted es quien representa al patrono en la aplicacin razonable y efectiva de disciplina.
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ANTES DE APLICAR ACCION DISPLINARIA DEBE:

D. Qu debo hacer antes de aplicar accin disciplinaria? a. Coteje las reglas de conducta y/o polticas de disciplina aplicables al caso. b. Investigue cada situacin como si fuera a culminar en un litigio. c. Examine los detalles de la falta tales como fecha, hora, lugar, testigos, naturaleza. d. Analice cmo se ha tratado a otros empleados en iguales circunstancias.
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e. Analice el resultado de casos anteriores relacionados con el mismo asunto. f. Examine cuidadosamente el expediente de personal del empleado. g. Considere cualquier otra evidencia, como tarjetas ponchadas, rcords de produccin, informes de asistencia, nmina u otros documentos que puedan arrojar luz sobre la situacin. h. Entreviste a testigos y conserve declaraciones y notas sobre ello.
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i. Hable con el empleado a quien se contempla disciplinar y brndele oportunidad de exponer su posicin. j. Considere circunstancias agravantes o mitigantes que puedan afectar la situacin. k. Si usted se ha desviado de la disciplina que administr en casos previos, documente la razn de esta diferencia claramente. l. Coordine con la oficina de Recursos Humanos. m. Documente los pasos y los hallazgos de su investigacin.
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E. Qu documentacin necesito para establecer la justa causa para un despido?

Documentacin necesaria incluye: a. Rcord de amonestaciones verbales donde se indique la falta cometida, fecha en que se cometi, quin le llam la atencin al empleado y cundo fue amonestado. b. Amonestaciones escritas y/o suspensiones de empleo.
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c. Evaluaciones de trabajos. d. Perodos probatorios o de observacin disciplinaria. e. Rcords de produccin, si aplica. f. Entrevistas de testigos y declaraciones firmadas. g. Fotografas. h. Informes sobre incidentes que dan lugar a la accin disciplinaria. i. Rcords de congelacin de salarios. j. Rcords de tardanzas y ausencias, si aplica. k. Rcords de adiestramiento ofrecidos para mejorar la ejecucin del trabajo. 33
l. Reglas de conducta, manual, polticas y acuse de recibo firmado por el empleado. m. Todo rcord de las oportunidades que se le han brindado al (a la) empleado(a) para que retenga su empleo y devengue un salario. Cualquier otro documento relacionado con el incidente que motiva la accin disciplinaria, o que sirva para la defensa de la justa causa. Es imprescindible documentar bien el expediente de personal del empleado y cumplir con procedimientos internos.
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*El expediente de personal es la fuente primaria de evidencia de la conducta y comportamiento del empleado durante sus aos de servicios con la empresa. Todo documento relacionado con disciplina deber estar includo en ste. Esto incluye, entre otros:
- Solicitud de empleo; - Recibo de Manual de Empleados y las Reglas de Conducta y Seguridad (incluyendo la poltica de Igualdad de Oportunidades en el Empleo y Hostigamiento Sexual);
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- Escala de paga; - Historial de su eficiencia; -Evaluaciones anuales; cartas y/o memorandos de felicitacin o de crtica constructiva; -Amonestaciones escritas firmadas por el empleado; - Ascensos y promociones; - Recibo de polticas de beneficios a empleados.
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F. Al proceder con una accin disciplinaria o despido, considere lo siguiente:

1. Examin y evalu cuidadosamente el expediente de personal del empleado? 2. Tenemos el recibo firmado por el empleado de que recibi las reglas de conducta u otras polticas? 3. Estn las amonestaciones escritas y/o verbales en ese expediente ? Cotejar el contenido de las mismas. 4. Fueron las amonestaciones discutidas con el (la) empleado(a) y estn firmadas por l (ella) o por un testigo? 5. Estn las evaluaciones ? Son cnsonas con los sealamientos de disciplina?
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Recuerde que es un deber esencial de todo supervisor evaluar objetivamente. No se puede evaluar siempre bien a todo el personal si en realidad el empleado tiene unas deficiencias. Una evaluacin escrita puede pesar en contra de la compaa si es mal usada o llevada por el supervisor. Puede existir justa causa para tomar accin disciplinaria y sin embargo no poder probarse la misma si tenemos una evaluacin mal llevada;
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Es necesario que el empleado firme su evaluacin y ofrecerle la oportunidad de hacer sus comentarios por escrito, si los tiene; El mayor peligro es tener un procedimiento de evaluacin establecido y fallar en la implementacin del mismo. La mejor defensa que puede tener un empleado en el futuro es alegar que el patrono, pudiendo seguir el procedimiento que tiene establecido para evaluar constructivamente al empleado, no lo hizo, o lo ejecut incorrectamente.
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6. Est la prueba documental restante que necesitamos disponible para uso en defensa del caso de ser necesario en su da? 7. Tenemos la versin del (de la) empleado (a) sobre los hechos que dan lugar al despido? 8. Cotejamos cmo han sido tratados otros empleados ante situaciones similares? Hemos sido consistentes y uniformes en la implantacin de las reglas de conducta? Hemos sido razonables al aplicar las mismas? 9. El empleado, haba advertido de que su patrn de conducta, o la violacin reiterada de las reglas de conducta podra conllevar su despido?
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G. Qu pasos debo seguir al notificar accin disciplinaria? 1. Asuma rol de autoridad. Recuerde que usted es el supervisor/gerente y como tal, es un representante del patrono. 2. Haga una breve exposicin de la falta. 3. Indique que la conducta es inaceptable bajo las normas de la empresa. 4. Requiera al empleado que corrija la falta. 5. Haga referencia a acciones disciplinarias previas, si aplica.
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6. Identifique la medida disciplinaria que se est imponiendo. 7. Haga referencia a reglas especficas del manual de empleados o de conducta, si aplica. 8. Advierta al empleado de las posibles consecuencias de no mejorar su conducta. 9. Acte con firmeza, sentido de conviccin respecto al sealamiento que efecta.
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10. Evite comentarios inapropiados al empleado en torno a: - embarazo - edad - intimidad - difamacin - origen social o nacional - raza, color - religin - condicin social - matrimonio
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- impedimento fsico/mental o condicin de salud - sexo/ hostigamiento sexual - ideas polticas - represalias Es imprescindible que usted cumpla con todos estos pasos de preparacin, ya que en reclamaciones presentadas bajo la Ley 100 y Ley 44 (antidiscrimen) se presumir que el acto disciplinario/despido fue discriminatorio si no medi la justa causa.
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H. Cmo puedo reducir quejas o malestar que conlleva tomar accin disciplinaria? 1. Est alerta a causas comunes de quejas. 2. Corrija irritaciones menores inmediatamente. 3. Mantenga a empleados informados con relacin a la calidad de su trabajo. 4. Estimule sugerencias constructivas. 5. Mantenga y cumpla promesas pero no haga promesas que no pueda cumplir o sin consultar con Recursos Humanos.
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6. Asigne trabajo de manera imparcial. 7. Explique cambios. 8. Acte con prontitud con relacin Peticiones/quejas. 9. No demuestre favoritismo. 10. Al disciplinar, hgalo discretamente. 11. No discipline a un empleado bajo coraje. 12. Demuestre profesionalismo y respeto en su trato con el empleado.
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RECUERDE:
La responsabilidad de disciplinar adecuadamente y lograr un ambiente de trabajo saludable y libre de discrimen, recae en gran medida en el supervisor y el gerente del empleado. CUANDO SE TRATA DE IMPLANTAR Y MANTENER DISCIPLINA, USTED ES EL REPRESENTANTE DEL PATRONO ANTE SUS EMPLEADOS.
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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION !

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E. Qu documentacin necesito para establecer la justa causa para un despido?

F. Al proceder con una accin disciplinaria o despido, considere lo siguiente:

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