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PROPUESTA

PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


EN LA FERRETERÍA DIBALCRO C.A

A lo largo de esta investigación, después de identificar los problemas que tiene la


“FERRETERIA DIBALCRO”, ya antes mencionados, uno de los que más afecta a
dicha empresa es la falta de un Sistema de Control de Inventario, ya que esto
genera desorden y una mala administración. Es por eso que decidimos
implementar una propuesta, donde se aplique un método de administración de
Inventario, donde la empresa pueda llevar un control de cada uno de los productos
que contiene en su stock.

El hecho de controlar el inventario es de suma importancia porque puede


satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez y eficiencia.

La finalidad del sistema de inventario es ajustar o nivelar los siguientes objetivos:

 Maximizar el servicio al cliente.


 Maximizar la eficiencia de las unidades de compra.
 Minimizar la inversión de inventarios.

Un sistema de control de inventarios debe tener en cuenta cada uno de los


movimientos de los productos que se realicen; así como también los registros que
estos generen. El problema con la concordancia es un tema fundamental que se
debe tomar en cuenta, quiere decir que lo físico debe concordar con el registro
establecido en el sistema.
La información que se genere por la entrada o salida de cada material, devolución
de artículos y sus respectivos pedidos a los proveedores debe ser confiable,
exacta y consistente. Esto se trata de tener a la mano información al momento de
que se requiera un análisis de la situación de la empresa.

Esta propuesta tiene como objetivo los siguientes pasos:

 Conteo Físico
 Creación de base de datos

CONTEO FISICO
Este paso consiste en realizar un conteo físicamente de los productos existentes,
con el fin de dar un dato preciso o exacto.

La “FERRETERIA DIBALCRO” debe realizar un conteo nuevo para poder generar


una base de datos verídica, eficiente y eficaz, en la cual la empresa pueda confiar.
A continuación, se presenta la hoja de control en donde se registran todos los
artículos o materiales.
Cuadro 11 Hoja de control de inventarios (toma física)

Inventario del _____________________ al ________________________del 2020


Contado por ____________________ Revisado por _______________________
Anotado por____________________ Calculado por ______________________

ITE
CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD
M
01
02
03
04
05
06
07
08
09
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CREACION Y CONTROL DE BASE DE DATOS


Una vez realizado el inventario físico, el siguiente paso será la creación de
base de datos, y para esto es necesario la existencia de un sistema donde se
pueda registrar el inventario llevado a cabo anteriormente.

El propósito de control y documentación de los materiales es de utilizar


correctamente los sistemas de información para resolver las problemáticas que se
enfrentan en el manejo de inventarios. Se propone implementar un sistema
referente a los ingresos y egresos de los productos, de tal manera que el
inventario físico coincida con los registros de control de inventario.

Para este control se propone estructurar una de cálculo de software


ofimático (por ejemplo, Microsoft Excel), que registre los movimientos de los
insumos como fue descrito anteriormente referente a un sistema básico de
inventario.

 Guías de Remisión:
Es el documento que emite un proveedor a su cliente para hacer constar el envío
de mercancías. Esta nota hace constar solamente el envío para su
correspondiente traslado y revisión para que posteriormente sea documentado a
su cancelación con un comprobante o factura fiscal.

 Recepción de Mercancías:

Esta se trata de un paso necesario, pero no está exenta de peligros si hay dudas
sobre el proveedor. La mercancía entregada puede presentar riesgos potenciales
y al aceptarlos se asume al mismo tiempo parte de responsabilidad legal. La
recepción es la aceptación, condicionada o no que se realiza al proveedor para
que este pueda emitir factura.
 Informe de devoluciones a los proveedores:

Una vez realizada la revisión anterior, se elabora el documento el documento al


proveedor donde se especifica la cantidad, descripción y motivos por los cuales se
devuelven las mercancías.

 Stocks de Inventarios:

Es un documento en el cual se registran los datos de entrada, salidas y saldos de


la existencia de los distintos tipos de inventarios, el cual facilita el proceso de
control.
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