UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa Verastegui Dilmar

Bárbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa C.I 17.315.626

Verastegui Dilmar C.I 17.903.662

Para optar al titulo de Licenciadas en Administración Comercial y Contaduría Pública

Bárbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

CONSTANCIA DE CALIDAD

Quien suscribe, Prof. Glenda Rivas, titular de la C.I.: 7.143.245, por medio de la presente deja constancia que en su condición de tutor (a) de contenido del Trabajo de Grado Titulado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Angulo R. Vanessa G. Verastegui R. Dilmar A. C.I.: 17.315.626 C.I.: 17.903.662

Elaborado por:

Cumple con los criterios de calidad para ser presentado antes los miembros restantes del jurado evaluador.

_____________________________ Nombre del Tutor (a) de Contenido

_____________ C.I.

__________ Firma

Noviembre, 2008

Tutor de Contenido: Prof.: 17.I. Glenda Rivas C. Beneficios que generará el producto descrito: Permitió conocer las posibles fallas encontradas en el manejo del inventario y la falta de controles existentes dentro de la sección de almacén.143.UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA Certificación de Valor Agregado (Trabajo de Grado) Trabajo de Grado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado Universidad de Carabobo.: 7.: 17.315.626 C. Nombre: Verastegui R. para futuros investigadores que estén interesados con el tema desarrollado. con el fin de conocer la situación actual.662 C. Vanessa G.I. de la Nombre: Angulo R.I.143. de igual forma.: Glenda Rivas C. detectar las posibles fallas presentes y lograr el manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados.I.245 Fecha:____/____/_____ . Usuarios potenciales del producto obtenido: La Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Dilmar A. los cuales deberán aplicar las medidas necesarias que le permita un mayor desempeño de las labores llevadas en el almacén.245 Descripción del producto logrado: Se logro evaluar el control interno de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Aprobación por el tutor de contenido: Firma:___________________ Prof.: 7.903.

626. En fe de lo cual firmamos Nombre y Apellido __________________ C. Noviembre 2008 .UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA VEREDICTO Nosotros. estimamos que el mismo reúne los requisitos para ser considerado como:____________________ a los _Diez (10)_días del mes _Noviembre del año _2008_.I 17. Verastegui Dilmar C. presentado por Brs.I ________________ Firma _______________ __________________ ________________ _______________ __________________ ________________ _______________ Bárbula. Angulo Vanessa C.315. miembros del Jurado Examinador designado para la evaluación del Trabajo de Grado Titulado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de Almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.903.I 17. para optar por al Titulo de Licenciadas en Administración Comercial y Contaduría Pública .662 .

los quiero mucho. A mis tías Isabel. Marianela y mi tío Giovanni por todo el apoyo moral y especialmente a Liliana por estar a mi lado apoyándome en todos los momentos de mi vida. siempre vivirás en nuestros corazones. por todo su amor incondicional. Luís Alejandro. por guiarme siempre por el camino del bien y por todas las bendiciones y oportunidades brindadas. A mami por ser la más dulce. A mi madre y mejor amiga. A Dilmar. A mis primos. por su amistad. consejos. A Martín por ser parte de nuestra pequeña familia pero grande en amor y sentimientos. te quiero mucho tía. por ser la mano que ha guiado mis pasos en todas las etapas de mi vida y la fuerza que nunca me deja desvanecer. dedicación y confianza. apoyo. a papi por todos sus cariños.DEDICATORIA En primer lugar a Dios. confianza y cariño brindado durante tantos años. Luís Augusto y Nicole. Eneida. por ser el centro de mi vida y darme su amor. . Mª José. apoyo. gracias por tu apoyo en todo momento. tierna y cariñosa de las abuelas y brindarme todo su amor. A la memoria de mi querida tía Carmen Elena. eres mi orgullo te amo.

Rossmary. Eudy.A Amy por ser tan especial y brindarme siempre su amistad y cariño de hermana. Mercedes (mi merce) y Mónica por ser tan lindas personas y brindarme su amistad y cariño. Ilse y Anita. mil gracias. A Germán Rangel por ser un apoyo moral y espiritual que a lo largo de mi vida siempre estuvo presente. muchísimas Gracias… Vanessa Angulo . A Pierina por creer siempre en mi y darme su apoyo y confianza en todo momento. Sra. A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindándome su cariño y ánimo a lo largo de este camino. Beatriz. A mis amigas. por el apoyo y los cariños recibidos. Sra. A mis compañeras de trabajo Mati.

por alentarme en los momentos necesarios. muchísimas Gracias… Dilmar Verastegui . A mi hermana. A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindándome su cariño y ánimo a lo largo de este camino. por ser mi amiga. A mis dos sobrinos Cesar José y Samantha Victoria por ser la alegría de la casa. por estar pendiente cada día de mi progreso. por todo su cariño.DEDICATORIA Dedico este trabajo de grado principalmente a Dios quien me ha dado la fortaleza. A mi Padre por mantener mi motivación y ser tan especial en mi vida. madurez y entendimiento para afrontar el arduo camino que constituye la consolidación de mi carrera A mi Madre por ser parte esencial de mi formación. por ser mi mejor amiga. A mis amigas Vanessa y Rossmary por su amistad y confianza brindada. mi confidente y compañera. A mi hermanito.

Al personal que labora en la Dirección de Mantenimiento y Servicios por su valiosa colaboración para el logro de nuestros objetivos. A todos nuestros profesores por brindarnos sus conocimientos y enseñanzas. para hacernos profesionales capaces de afrontar los retos en el campo laboral. Glenda Rivas. .AGRADECIMIENTO Deseamos expresar nuestro sincero agradecimiento a la Prof. tutora de contenido por emplear parte de su tiempo y ofrecernos su capacidad y apoyo profesional en la elaboración de nuestro trabajo de grado.

Glenda Rivas Fecha: Noviembre de 2008 La investigación se oriento hacia la Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo y permitió detectar las fallas presentes en el control de inventario de la referida sección. inventario y almacén. Dentro de las recomendaciones se plantean y presentan los formatos para el registro de los materiales y suministros.EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO Autores: Angulo Vanessa. Palabras Claves: Evaluación. Verastegui Dilmar Tutor: Prof. Por otra parte el estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigación de campo de carácter descriptivo. . el flujo de información y los controles internos de esta dirección presentan debilidades bastante preocupantes que deben ser consideradas por las autoridades correspondientes. apoyada en la revisión documental y la muestra estuvo conformada por la misma cantidad de personas de la población. control interno. Se concluye sobre la existencia eficaz de una estructura organizacional adecuada para la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo sin embargo todo lo referente al control de inventario. Por último se utilizó la observación directa y la entrevista semiestructurada como las técnicas de recolección de datos y como instrumentos la lista de verificación y el cuestionario.

.................................................... Lista de Cuadros ...................................................................................... CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Diseño de investigación ............ Bases Normativas ................................................................. Objetivos ... Agradecimiento ..................................................................................... 69 70 25 31 64 66 17 21 22 v viii ix xii xiii 14 ............ÍNDICE Pág............ CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la investigación .... Bases teóricas .. Población y muestra……………………………………………………............ Justificación de la investigación………………………............. Introducción………………………………………………………………… CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema ............................................................................................ Resumen .......................................................................................................... Dedicatoria .......... Lista de Figuras ............................................................................................................................................................. Definición de términos básicos ................................................................................................................................................................................................................

..................................... Lista de Referencias……………………………………………………..........................Técnicas e instrumentos de recolección de información .................................. CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones………………………………………………………………................. 76 92 95 95 102 ........ Recomendaciones .................... ANEXOS…………………………………………………………………….................................................. 71 73 74 Validez ......... Técnica para el análisis de los datos .................................

Lista de verificación 81 .LISTA DE CUADROS PÁG.

Organigrama de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo……………………… 78 .LISTA DE FIGURAS PÁG.

integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas.INTRODUCCIÓN La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente. se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea cien (100) por ciento confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre. como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos. es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional. simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas. políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas trazadas. En función de lo anterior se presenta a continuación un estudio enmarcado en la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de . La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia. estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas. toma de decisiones y cumplimiento de metas. por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado. Aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado. eficacia y economía. indicadores indispensables para el análisis.

la justificación y objetivos. . muestra y técnicas e instrumentos. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación.la Dirección de mantenimiento y servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.. la normativa legal así como definición de términos relacionados con la investigación. Por otra parte se estudio el diagnóstico de la situación actual en el manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. La investigación se desglosa en cuatro capítulos los cuales se describen seguidamente: CAPÍTULO I. población. dicho estudio se oriento en conocer la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.El mismo contiene detalle del planteamiento del problema que constituye la base del trabajo de investigación.. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios y finalmente la identificación de los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. CAPÍTULO III. donde teniendo en cuenta la relevancia que constituye el área de almacén y el almacenaje como tal.Está referido a la metodología. la verificar el flujo de información en el proceso de solicitud. CAPÍTULO II.- Contiene el marco teórico de la investigación. así como también la validez y confiabilidad del instrumento utilizado.

recomendaciones. Finalmente se presentan las conclusiones. .. lista de referencias y la evidencia suficiente y relevante a través de los anexos del trabajo.CAPÍTULO IV.En esta parte se presentan el análisis e interpretación de los resultados de la investigación realizada y.

proteger y controlar los inventarios. . en virtud de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión de su gestión. Es bueno destacar. es decir. Es así como surge o nace el problema de los inventarios. esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad.CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Desde épocas pasadas. De allí radica la importancia que ha tomado el control interno de inventario en las organizaciones. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. Hoy en día el almacén es considerado como un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar. el almacén tiene un papel esencial para el funcionamiento acorde y coherente dentro de las operaciones de cualquier empresa o institución. conocerá la situación real de las mismas. acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía. como una forma de hacer frente a los periodos de escasez que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. que la empresa o institución que aplique controles internos en sus operaciones. el cual tiene como propósito fundamental proveer a las empresas o instituciones de los materiales y suministros necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento. los pueblos de la antigüedad.

160) De lo anterior surge la idea que la efectividad del control interno dependa en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña. procedimientos contables de sistemas de información y capacitación de personal. tanto las normas como los procedimientos son de sumo interés en el momento de analizar. desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesión a la política administrativa prescrita. 1963) afirman que: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes. (p. ya que el manejo de esta información esta estrechamente ligada a la optimización y seguridad de los inventarios. que hagan posible la evaluación integral de los objetivos de la institución. en cada departamento o área de actividades. Además. de ahí que el Comité de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores. originando una revisión de las normas y procedimientos. y asegure una elevada confiabilidad en los resultados. verificar y ejecutar determinadas operaciones.Es oportuno mencionar que el control es un plan en donde se preverán todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos. . verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad. Cabe destacar que el control interno se expresa a través de las normas y políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la institución mediante la elaboración y aplicación de técnicas de verificación y evaluación de manuales de funciones. administra y vigila el control interno de la organización. en el Boletín Internal Control. citado por (Gómez. Por lo que. las funciones ejercidas deben ser reguladas para el resguardo de la información y de los registros que respaldan dicha gestión.

. No existe un listado de materiales para su rápida ubicación. lo que trae como consecuencia el desconocimiento por parte del personal encargado del almacén de las cantidades y tipo de materiales que se maneja dentro de la sección. auxiliar de mantenimiento. la sección de almacén continuara funcionando a expensas de la buena Pro de su personal. en la cual se ubica la sección almacén. teniendo como objetivo ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo para la conservación de las obras. como también las fallas que se describen a continuación: • • • • No se realizan registros continuos de los materiales mas solicitados. La referida Dirección como unidad organizacional esta conformada por varias secciones. la cual se encarga de atender las solicitudes de materiales que se generan por los diversos mantenimientos y servicios que se realizan. reparación y servicios generales. De no corregir las deficiencias y fallas antes mencionadas. instalaciones y equipos de la Universidad.La Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo se dedica al servicio técnico. No se utiliza ningún sistema computarizado para llevar las entradas y las salidas de los materiales. No se utilizan formatos prenumerados para los registros de los materiales. La sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios actualmente confronta una problemática debido a las deficiencias y fallas que presenta en el manejo y control del inventario. las cuales no permiten determinar la situación real de los inventarios en forma oportuna.

Catacora (2001). Formulación del Problema ¿Cómo la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén puede lograr un manejo eficiente de los materiales y suministros . destaca lo siguiente: El control interno administrativo-contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema administrativo-contable y es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras. confiable y relevante la cual puede convertirse en un recurso estratégico e importante. Es así como. al no aplicar los controles internos de inventarios adecuados.manteniendo las amenazas presentes. errores o irregularidades que se puedan presentar. (p. el control interno se incorpora como un soporte administrativo esencial orientado a garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar como consecuencia de no responder a las necesidades dentro de la institución. Es por ello que las instituciones deben establecer nuevos controles y políticas que le permitan mantener una información oportuna. F. sino una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de cualquier institución o empresa. el control interno no es un mecanismo aislado. debiendo reconocerse como un componente integral de la estructura administrativa existente dentro de una organización. sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.45) Por consiguiente. conservando así los riesgos de fraudes.

• Verificar el flujo de información en el proceso de solicitud. • Identificar los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. Objetivos Específicos • Describir la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.requeridos y solicitados en la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo? Objetivo General Evaluar el control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. . para lograr un manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados. • Diagnosticar la situación actual en el manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios.

La eficacia de la evaluación. y comunicar lo relativo a los hechos o actividades internas y externas indispensables . y así optimizar el proceso actual de la toma de decisiones sobre las existencias de materiales y suministros con el fin de asegurar el manejo ordenado y eficiente del inventario. es importante destacar que un apropiado y equilibrado control de inventario aumenta la eficiencia en las operaciones durante el manejo del mismo. que permita identificar las oportunidades de mejoras de los controles internos involucrados con el inventario. depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo.Justificación de la Investigación La siguiente investigación permite reconocer las fallas existentes en el manejo de los inventarios en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicio del Rectorado de la Universidad de Carabobo. por consiguiente el estudio representa una alternativa de solución para realizar un efectivo control interno del inventario. y a su vez genere una información veraz y confiable. así como una debida segregación de funciones que agilice y garantice el buen funcionamiento del almacén. y de la misma forma considera la evaluación del control interno de inventario como pilar fundamental para lograr la eficiencia y la eficacia en el manejo y economía de los recursos con los que cuenta el referido almacén. Es elemental comprender la necesidad de evaluar los controles internos dentro de la sección de almacén de la referida dirección a fin de determinar las posibles fallas con respecto a los soportes bajo los cuales descansa la confiabilidad de la información que permiten identificar. Por otra parte. implantación y ejecución del control interno. recoger. un adecuado control interno será de gran utilidad para lograr una mejor ubicación de los materiales y suministros. En tal sentido.

la investigación se enfoca hacia un tema estrechamente ligado a la carrera administrativa-contable. manteniendo la información al día. el propósito es facilitar los procesos administrativos para ofrecer mayor seguridad y celeridad en el ciclo almacéninventario. y de esta manera satisfacer en forma positiva las necesidades de la institución. De igual manera esta investigación tiene una aplicabilidad en el contexto académico. ya que todo contador y administrador debe velar por la confiabilidad y la veracidad de la información que sirva de base para la toma de decisiones. evitando errores al realizar un despacho o al recibir mercancía. ya que en todo momento. antes del inicio. empresarial e institucional. que muestran gran interés en establecer de manera planificada un efectivo control interno de inventarios para evitar futuras debilidades que influyan tanto en el desarrollo de las gestión como en el logro de los objetivos. para tomar acciones que eliminen las causas para que no se repitan. . sirviendo como base para futuras investigaciones que traten sobre el tema en relación. es decir. Desde un punto de vista general. Por consiguiente. durante su ejecución y después de su realización se deben llevar a cabo los procesos de control.como herramientas de supervisión periódica y oportuna que oriente al personal hacia el cumplimiento de sus responsabilidades para un mejor logro de los objetivos de la institución. la población estudiantil. así como de promover garantía razonable de salvaguarda física de los activos y de la información. El estudio beneficia a gran parte de la sociedad. siempre con el propósito de evitar la comisión de errores y/o irregularidades. ahorrando tiempo y permitiéndole a los trabajadores realizar la labor de una forma eficiente. o detectar las mismas.

Finalmente se presenta como un antecedente e información importante para investigaciones posteriores. . ya que es de suma importancia para ellos como Unidad Organizacional de Servicio. identificar las posibles fallas que se pueden estar presentando en la sección de almacén.Igualmente contribuye un aporte significativo para la institución específicamente la Dirección de Mantenimiento y Servicios.

Duno. apoyado en una revisión bibliográfica. además proporcionarán soluciones que pueden ayudar a resolver la problemática estudiada. Tirado y Márquez (2008) elaboraron un trabajo de investigación titulado “Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas – cuentas por cobrar – cobro. este trabajo tuvo como propósito estudiar el control interno para mejorar el ciclo de ventas-cuentas por cobrar-cobro en base al enfoque COSO y el objetivo general de la investigación fue proponer un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas – cuentas por cobrar – cobro. Caso de Estudio: Benquim C. Esta investigación tiene relación con en el presente trabajo porque hace referencia a ciertos aspectos sobre el control interno tales como: ambiente de . presentado en la Universidad de Carabobo para optar el titulo de Licenciados en Administración Comercial y Contaduría Publica.A. Caso de Estudio: Benquim C.A.CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación Para ejecutar la investigación se tomaron como base de referencia algunos trabajos de grado que representan un aporte para soportar el contenido teórico. La investigación es un proyecto Factible y se adapta dentro de la categoría de diseño de campo. planteando estrategias diferentes. para garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar. de manera que permitan lograr una mayor eficiencia de los controles internos en las operaciones.

El propósito de esta investigación es conocer los métodos y procedimientos que son empleados por la empresa para resguardar los inventarios que está posee. Alfonso. C. el cual tiene como objetivo general evaluar los controles internos existentes en la sección de almacén de la referida empresa. para optar al titulo de licenciados en Contaduría Pública. (2002) en la “Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la empresa agropecuaria Manapure. D. para optar al titulo de Licenciado en Contaduría Pública.. G. D. (2002) en la “Evaluación de los controles internos de inventario en la empresa amortiguadores S. presentado en la Universidad de Carabobo. ubicada en San Vicente estado Aragua y su incidencia en la calidad del producto.A.control. de tal manera que permita detectar las posibles debilidades que puedan existir en el manejo de los mismos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos relacionados con los inventarios. presentado en la Universidad de Carabobo. “MONROE”.. Mujica. Nieves. El aporte a la investigación es que refleja la importancia que representa un adecuado control interno de los inventarios en una empresa. actividades. dado que facilita tanto la integración de procesos en las actividades cotidianas como el manejo de los inventarios por parte del personal. N. valoración de riesgos.A. y Rivas. . diagnosticando la situación que impera en la sección de almacén a fin de determinar la efectividad de los controles utilizados por la organización. ubicada en San Fernando de Apure estado Apure. información y comunicación y monitoreo.

para optar al titulo de Licenciados en Contaduría Pública. S.A”. por lo tanto la propuesta planteada se justifica debido a al necesidad que tiene la organización de corregir y proponer mejoras de control interno de inventario. y Zambrano. . que pueden estar afectando el desenvolvimiento adecuado de las operaciones. omisiones en las funciones y en el proceso de trabajo. López.A. resulta lógico manifestar que para mantener un sistema de control interno de inventarios que genere resultados satisfactorios. (Aragua)”. J. S. S. (2001) en el estudio sobre la “Evaluación del sistema de control interno del inventario de repuestos de carga pesada de la empresa Transporte DOGUI. C.Este trabajo aporto al siguiente estudio la importancia sobre la aplicación del control interno que conduzca a una optima gestión de los inventarios. Esta investigación. con lo cual se promueva la eficiencia en los registros contables de las existencias del almacén. Esta investigación contribuye con el presente estudio puesto que presenta un análisis del control interno aplicado al almacén y con el objetivo de dar a conocer las fallas de control de inventario existentes en el almacén. desarrolló una “Propuesta de mejoras al sistema de control interno en el proceso de inventario de la empresa Makro comercializadora. deben establecerse las pautas y procedimientos administrativos a seguir para manejar y proteger la existencia física del inventario. En la presente investigación se expone una solución practica y viable a un problema que aqueja a la organización. Según las ideas planteadas por Morales. Morales. (2001). tiene como propósito conocer los procedimientos y métodos de control interno que se utilizan en la empresa para el manejo del inventario de repuestos con el fin de diagnosticar fallas de control interno. y Zambrano Y.

A. por lo tanto es apropiado destacar que la administración de inventarios viene determinada por el desempeño de un buen control interno. C.respaldada por los resultados obtenidos mediante la evaluación de todos los procesos y procedimientos utilizados en el área de inventario. . Se toma como antecedente puesto que ofrece información sobre la importancia de la segregación de funciones y asignación de responsabilidades a cada departamento involucrado para una sana aplicación de los controles internos. En esta investigación se llegó a la conclusión que las fallas de control interno se debía a la falta de coordinación entre los departamentos y a la falta de un sistema administrativo y contable. la productividad y el servicio al demandante. de llevar un control escrito y secuencial de todos los procedimientos que se desarrollan. Esta investigación propone una estructura de control interno para el proceso de producción-almacén de la empresa Aldor. C.A. con el propósito de satisfacer la necesidad que presenta el proceso de producción y almacenamiento de materiales y productos terminados. con el fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo hasta la salida del producto. Es significativo el aporte que deja esta investigación.”. Betancourt y Yánez (2001) presentaron “Una Propuesta de Control Interno para el Procesote Producción-Almacén de la Empresa Aldor. por tanto proponen un modelo de estructura de control interno que delimite las funciones y áreas de responsabilidad de los departamentos y las personas involucradas en el ciclo a fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo. ya que el lograr un adecuado y equilibrado manejo en los inventarios aumenta la eficiencia de las operaciones.

Reseña de la Institución La Dirección de Mantenimiento y Servicios de la Universidad de Carabobo. y es ratificado según oficio CU-35 de fecha 24 de Enero de 2007. sirve como referencia a este estudio. asegurando una adecuada segregación de funciones y solventando los problemas y deficiencias en la empresa Pollo Sousa. puesto que incluye métodos mediante los cuales el departamento encargado del almacén delega autoridad y asigna responsabilidades correspondientes a cada una de las funciones. que ayudan a controlar todas las actividades que constituyen el área de los inventarios de la empresa. Esta investigación persigue el desarrollo de un enfoque de control interno de mercancías que corrija los inadecuados procedimientos de control internos en esta área.A. C. esta Dirección es una unidad organizativa .”. que suprima el descontrol existente. Los investigadores concluyen que las operaciones relacionadas con el proceso de inventarios son realizadas sin la existencia de un adecuado control interno. El diseño presentado. y otras empresas comerciales que realicen la misma actividad.A. lo que origina ciertos hechos irregulares que afectan la situación económica de la empresa. verificar y distribuir informes y análisis comunes a los diferentes niveles de supervisión. además proponen un programa con la finalidad de preparar. se crea siguiendo lineamientos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). en Enero de 2007. Cohen y Tabares (2001) elaboraron un trabajo de grado denominado “Diseño de un Enfoque de Control Interno de Inventario de Mercancías para la Empresa Pollo Sousa. razón esta que hace necesario el diseño de un enfoque de control interno de inventarios. C.Cabrera.

instalaciones. Objetivo General Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo par la conservación de las obras. o con las empresas contratadas. actividades y métodos necesarios para la satisfacción de las necesidades de servicios y funcionamiento de la institución. a través del desarrollo de procedimientos. equipos y demás bienes que permiten el desenvolvimiento de las operaciones en la Institución. auxiliar de mantenimiento. Visión . Siendo una Unidad Organizacional de servicio técnico. incluyendo los Núcleos de: La Morita. Medios.adscrita a la Rectoría. reparación y cuidado de las obras. Puerto Cabello y las casas de la DESCO que se ubican dentro del estado. Misión Procurar la conservación y preservación de la infraestructura y equipos a razón de contribuir con el mejor desenvolvimiento de las actividades desarrolladas en la universidad. edificaciones. preservación. a través de los oficios recibidos por todos los niveles: Superiores. Bajos. instalaciones y equipos de la Universidad. adscritos a esta Alma Mater. reparación y servicios generales. de modo que el trabajo a ejecutarse obedece a la solicitud de servicios. la cual realiza funciones de naturaleza directivaejecutiva en relación a las actividades de conservación. debe ejecutar todas la actividades ya sea a través de las secciones de Servicios Internos (Personal Adscrito). San Carlos Tinaquillo.

(p. capaz de desarrollar programas de mantenimiento que permitan sostener de forma efectiva la operatividad de la Institución. De igual forma el Instituto Mexicano de contadores Públicos (1994). S (2005). en especial si se centran en las actividades básicas que realizan para ser mas competitivas. ha definido el control interno bajo los siguientes términos: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos.Ser la dirección reconocida por sus altos estándares de calidad en la prestación de servicios. Bases Teóricas El Control Interno En las organizaciones se ha incrementado en los últimos años la necesidad de tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad de sus operaciones administrativas y contables. ejecutado por el consejo de directores. la administración y otro personal de una entidad. promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración. Es por esta razón que Mantilla. diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos”. verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera. define el control Interno como “un proceso. 58) .

e igualmente permiten presentar la información con un grado de confianza y con datos razonables asegurando así el correcto desempeño de las operaciones. para así evitar aumentos de costos o perdidas de los mismos.Es decir. Por consiguiente. se debe proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios. los diversos procedimientos o métodos de inventarios garantizan y aseguran los activos de cualquier organización. establece que el control interno: Son todas aquellas medidas organizativas y operativas. hasta un método para obtener información confiable para la toma de decisiones favorables a las empresas. (p. que toma la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser a lo planificado y concernido. desde una forma para proteger los activos contra cualquier defraudación. Clases de Controles Internos Según Winkle (1987). Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la organización. estos conceptos sirvieron de orientación para el diseño de la propuesta contenida en este trabajo. aporta que los controles internos se dividen en dos categorías: . Para Gómez (1992). colocándolos a disposición en el momento indicado. 95) Todos estos conceptos respecto al control interno tienen varios aspectos en común. a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. este concepto engloba la manera como debe enfocar actualmente cualquier empresa tomando en cuenta las necesidades de la misma de eso modo ajustar las medidas pertinentes a la diversidad de las operaciones para conseguir en esta forma los objetivos de la organización.

El control interno contable adecuado se logra mediante la verificación por la administración de los registros y operaciones financieras. estas dos clases de controles se entrelazan. consiste en los métodos. b) Contables El control interno contable. 208) Cabe destacar. El Propósito del Control Interno Según Meigs (1994) el propósito del control interno: Es promover la operación.a) Administrativos Los controles administrativos consisten en procedimientos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa con las directivas. utilización de dicho control en la manera de impulsar hacia la eficaz eficiencia de la organización. esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa. determinar hasta que grado debe realizar procedimientos de auditoria respecto a estos activos y cuentas relacionadas. En muchos casos. políticas e informes administrativos. procedimientos y plan de organización que se difieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables para respaldar la razonabilidad de las propiedades. que no siempre quedan claros los límites entre ambos tipos de control. no existen límites mutuamente exclusivos. (p. ya que tanto el control interno contable como el administrativo. los cuales . son funciones de la administración. Se refieren solo directamente a los estados financieros. plantas y equipos que aparecen en el balance general.

Objetivos del Control Interno Según Meigs (1994:178). Por medio de este punto de vista al tener trazados los objetivos se tiene la idea de alcance de dicho control. viéndose afectado el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia. Integridad: Permite asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables. el fraude y el uso ineficiente. señalan los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos específicos del control. los objetivos son los siguientes: • • • • Proteger los activos en contra del desperdicio. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. 2. Evaluar la eficiencia de las operaciones. y Ortiz N. . que son los siguientes: 1. Hernández W. (2007). 120) Siempre se toma en cuenta los controles internos cuando existen en la empresa ciertas situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a la administración de la empresa. estableciendo que es lo que se quiere conseguir. (p. es decir. permitiendo encontrar ciertas ventajas que guiarán a la empresa a mejorar las operaciones las cuales oriente al logro de los planes ya establecidos. presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa.se pueden ver perturbados por errores y omisiones. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la institución.

3. 5. los objetivos son una parte esencial del control. de la misma manera ayudan a la evaluación del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido. los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan. Bajo controles internos adecuados. a través de su de Auditoria” identifica las Procedimientos características del Control Interno: . continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. medible y con una fecha específica. Características del Control Interno: El Instituto Mexicano de Contadores “Manual de Normas y Públicos (1994). existe una consideración acerca de las cantidades que se están traspasando. (p. 4. Autorización: Un adecuado control interno no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Exactitud: En todo intercambio o transacción. Por lo tanto. 28) De lo anterior se desprende que una empresa o institución debe regirse por objetivos. fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos evaluar sus progresos. sin ellos los individuos al igual que las organizaciones tienden a la confusión. ya que ellos proporcionan un sentido de dirección claro. Este objetivo debe establecer los límites al inicio. Custodia: Estos objetivos se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa.

que han de estar en proporción con sus responsabilidades. del mismo modo es deseable el uso de instructivos o manuales de procedimientos. • Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización. custodia y registro. (2007). y Ortiz N. Procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. describe los elementos de un buen sistema de control interno en: • • • • Plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. Elementos del Control Interno Hernández W. que serán de gran ayuda al personal al momento de . Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones. registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. para esto es necesario que se plantee una segregación de labores que defina claramente la independencia de las funciones de operación.26) En tal sentido es necesario que exista una gerencia que asuma la responsabilidad de la política general de las partes integrantes de la institución en un todo homogéneo y armónico. para lograr una unión que contenga las obligaciones y necesidades de la institución. • Suficientes registros y autorizaciones que proporcionen un control contable razonable sobre el activo. los ingresos y los gastos.• Adecuada división de las responsabilidades y funciones. • Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde.(p. pasivo y sobre los ingresos y gastos. Plan de autorizaciones.

leyes y normas. . Componentes del Control Interno La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional. Según Mantilla S. información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. los componentes son: un ambiente de control. operacionales y de tamaño.desempeñar las actividades diarias de la organización y que tienen como objetivo principal asegurar el cumplimiento por parte del personal de las políticas diseñadas por la administración. una valoración de riesgos. el control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. • Información y Comunicación. • Evaluación de Riesgos. confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas. Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio. El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las organizaciones de acuerdo a las características administrativas. las actividades de control (políticas y procedimientos). y están integrados en el proceso de administración. (2005). • Actividades de Control. Los mismos son: • Ambiente de Control.

Integridad y Valores Éticos Su propósito es establecer un clima ético corporativo en todos los niveles para el bienestar de la corporación. al proporcionar las condiciones físicas. la competencia del personal.• Supervisión o Monitoreo. así como también la filosofía y el estilo de operación de la administración. La integridad y los valores éticos son responsabilidad de la gerencia tanto en su determinación como en su transmisión a los demás miembros de la organización y su monitoreo. la responsabilidad para encaran las actividades. El ambiente de control es la base de todos los demás componentes del control interno. ya que sirve de soporte de los Sistema de Control Interno. de igual forma establece el tono de una organización para influenciar la conciencia de control de su personal. sociales. culturales. Ambiente de control El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente. de igual forma es fundamental que la gerencia tenga bien definidos los estándares de comportamiento y de conducta para . los valores y principios requeridos para asumir el control interno de una institución. y ayuda a influenciar la conducta que no esta sujeta de la misma manera a los mas elaborados sistemas de control. Un adecuado ambiente de control se verifica por: 1. Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de control.

Consejo de directores o comité de auditoria El Directorio está integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o externas a la organización. la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno en una organización. 2. los principios y principales políticas operativas que constituyen la base del sistema de Control Interno. cuyas funciones son las de proveer autoridad.que no quede lugar a dudas o confusiones luego que son adquiridos por los demás miembros partícipes. y a través de la vigilancia que realiza. pero es la . La ética y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control. la gerencia determina cuan bien deben ser cumplidas las tareas para contribuir al logro de los objetivos organizacionales y no apartarse de la estrategia implantada. El Directorio retiene autoridad para ciertas decisiones claves. Le corresponde a la gerencia definir los niveles de competencia para cada puesto de trabajo y cuáles son las habilidades y conocimientos que espera de quien ocupa dicho puesto. A su vez. vigilancia y supervisión a la gerencia. 4. 3. como son la fijación de objetivos al nivel de la entidad y la planificación estratégica. orientación. Filosofía y estilo de operación de la administración La filosofía da forma a los valores. y afectan el diseño. se involucra fuertemente en el Control Interno. Compromiso por la competencia Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con sus tareas.

Dirección quien fija los objetivos a nivel de entidad. todas estas funciones influirán o afectarán de diferente manera a la organización dependiendo de cómo la dirección las ejecute. Es por esta razón que el control interno establece como condición para la valoración de riesgos. El ambiente de control de una organización será tan bueno. enfrentando así los cambios que realicen las organizaciones. formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. los cuales deben ser evaluados tanto a nivel interno como externos a la organización. El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del personal que hará que se cumplan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de estos hará. contenido y comunicación de políticas claves y los tipos de sistemas de planificación e información que usará la organización. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos. orientados en parte por las tecnologías rápidamente cambiantes. Evaluación de los riesgos Este componente aborda el tema de los riegos que las entidades enfrentan en forma constante. toma acciones relativas a la estructura organizacional. la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de organización. en ese mismo orden. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos . el establecimiento de objetivos. regular o malo como lo sean los factores que lo determinan.

tanto los que influyen en el entorno de la Organización como en el interior de la misma. orientados al futuro. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales la entidad esta sujeta. Actividades de control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva . pueden establecer ciertas categorías principales: 1. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad. La evaluación del riesgo debe ser un proceso continuo. 3. 2. permitiendo a la dirección prever los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. Objetivos de información financiera: Hacen referencia a la preparación de estados financieros publicados que sean confiables.asociados con los cambios. El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992) categoriza los objetivos de la evaluación de riesgos así: A pesar de la diversidad de objetivos. como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos. una actividad básica de la organización.

valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control. . inspección. verificación. conciliación. Ejemplo de estas actividades son aprobación. inventarios. 5. 4. autorización. 2. Las iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo. Indicadores de desempeño: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos operacionales o financieros además de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones. periodos anteriores y competidores. Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos. Tales actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. sirven como actividades de control. 3. pronósticos.administrativa. El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992) establece diferentes tipos de actividades de control delimitadas de la siguiente forma: 1. Los datos que ingresan están sujetos a chequeos o a cotejarse con los archivos de control. revisión de indicadores de rendimiento. Procedimiento de información: Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos y autorización de las transacciones. mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir costos a fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo logrados. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño. Controles físicos: Equipos.

para ello se deben establecer y ajustar políticas y procedimientos que ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad.6. Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente. actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. para que respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. Información y comunicación Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la información pertinente a los empleados de la organización dentro de un lapso razonable. sino también información sobre acontecimientos externos. los cuales ayudan a evitar o minimizar los riegos. Los sistemas producen reportes conteniendo información operacional. Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección. los cometidos . conociendo los riesgos. Segregación de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se dividen. financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organización. de que las obligaciones en materia de control. o segregan. ya que si no se conoce el sistema de control. se disponen los controles. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión.

es importante destacar una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de información necesaria. canales formales e informales. Receptividad por parte de la administración frente a las sugerencias de los empleados respecto de maneras de aumentar la productividad. es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en armonía con los demás. hacia el mejor logro de los objetivos. resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus . Así como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones y responsabilidades). Además de una buena comunicación interna. Suficiencia de la comunicación a lo largo de la organización y la totalidad y oportunidad de la información y su suficiencia para permitir que la gente se descargue efectivamente de sus responsabilidades. la comunicación debe desencadenar los siguientes pasos: • • • • La efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y responsabilidades de control. Según El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992).específicos y las obligaciones en el sistema. Establecimiento de canales de comunicación para que la gente reporte sus asuntos indeseables sospechados. y en ambos casos importa contar con medios eficaces. es probable que surjan problemas. la calidad u otros mejoramientos similares. memorias. dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas.

Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos. Supervisión o monitoreo Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o evaluaciones periódicas. pero también es cierto que .subordinados. controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes. directamente por las distintas estructuras de dirección. Limitaciones del Control Interno El control interno sirve para proteger a la empresa o institución de fraudes y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Estas actividades incluyen tanto las actividades normales de dirección y supervisión. Es necesario supervisar continuamente los controles internos para asegurar que el proceso funciona según lo previsto. Las actividades de monitoreo permanentes incluyen actividades de supervisión realizadas de forma continua.

existen limitaciones en cualquier sistema de control interno. El costo esta ligado al beneficio que proporciona. Elementos de una Organización . y Marmiroli M. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección. como resultado de descuidos. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones. como lo son errores que pueden cometerse en la ejecución de los procedimientos de control. incomprensión de las instrucciones. Estructura Organizacional La estructura organizacional suele tener como propósito establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno: • • • • • • Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos. Según Gómez. (2005). Se puede presentar errores humanos por mal entendidos. la estructura organizacional son las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. Solo brinda seguridad razonable. Según Hutt G. descuidos o fatiga. o de otros factores humanos.

Los elementos básicos de una organización son: • Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social. • . ya que establece la disposición y la correlación de funciones. de contenido múltiple. • • • Técnicas de organización • Organigramas: los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Manuales: son documentos detallados. La organización. Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. como estructura. origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar implica la necesidad de agrupar. de puestos. de procedimientos. dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. Jerarquía. de organización. que contienen en forma ordenada y sistemática. Sistematización: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas. de bienvenida. departamentales. de técnicas. jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos planteados.

(2001:96) “Es el registro continuo de adiciones y deducciones del inventario. (2001:105) afirma “Sistema para determinar el inventario en que es necesario un conteo físico de los artículos disponibles. . R. que suministra los datos para informes de periodos intermedios. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. Tanto el costo de los materiales empleados como el inventario final de materiales se determinan directamente después de cada transacción”. a una fecha determinada. Sistemas de Inventarios: • Sistema de Inventario Periódico: Según Polimeni. a fin de calcular el inventario final de materiales y el costo de los materiales usados”. conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña. Inventario El inventario es una relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa.• Análisis del puesto: es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto). Un sistema de inventario perpetuo no elimina la necesidad de un inventario físico periódico. así como las características. El inventario perpetuo es un medio de inspección directa de las existencias de la fecha de un inventario a la de otro. • Sistema de Inventario Continuo: Polimeni. R.

R (2001). son los primeros que se despachan.388) Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados establecen que una vez seleccionado un método de valuación de inventarios. este debe utilizarse cada año. Control Interno de los Inventarios Según Catacora. F (2001) El control de los inventarios implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventario. reflejarían exactamente los costos actuales. define dos (2) métodos de valoración de inventarios. (p. cumpliendo de esta manera el principio de la consistencia. • Promedio Simple: En este método. todos los costos de diferentes compras se suman en conjunto al final de cada periodo. Mediante este método. se implantan controles que son instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y de salida. y los precios. el inventario final estaría compuesto por los materiales recibidos al final. (p. • Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS): El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los primeros artículos comprados. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas. por tanto.Métodos de Valuación de Inventarios: Polimeni. Esta suma se divide por el número total de compras. para determinar el costo promedio simple por unidad.280) .

(p. • Comprar el inventario en cantidades moderadas. incluyen: • Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles . recepción. • Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit. caída en desuso de artículos y perdidas fraudulentas por hurto o malversación. (1995). deterioros. • Mantenimiento eficiente de compras.37) El concepto de control interno. Consisten en ejercer unas medidas de protección física y en mantener una contabilización eficaz. • Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. la aplicación de buenos métodos de dirección de empresas y de almacenamiento para impedir acumulaciones de existencias. daño ó descomposición. no importando cual sistema se utilice. recepción y procedimientos de despacho. almacenamiento. requiere la separación de las responsabilidades de custodia y contabilidad. • Mantener registros de inventarios continuos. evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa se basan en una distribución global de las funciones de compra. • Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo. tesorería y contabilidad. tal como se aplica a los inventarios.Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios según Guajardo C. • No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo.

resultando así desfavorable para la empresa o institución. deberían detectarlos antes de que se ocasionen unas perdidas demasiado grandes. la problemática se presenta en el almacenamiento de los inventarios. R (1992.pero. Administración de los Inventarios La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse. 391) “La Administración de los Inventarios se encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital” La administración de los inventarios debe establecer unos objetivos para lograr mantener los niveles óptimos de inventario. por lo general. establecer una rotación adecuada del mismo e implantar políticas y medidas que vayan acorde con los intereses de la empresa como un todo. La gerencia en muchas ocasiones suele tener problemas al momento de decidir en la administración de los inventarios Es necesario determinar si es recomendable mantener un stock de materiales y suministros o limitarse a la demanda de los interesados. . ya que puede suceder que numerosos artículos se vuelvan obsoletos o de lento movimiento. Según Schroeder. Problemas de decisión en la Administración de los Inventarios. la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

etcétera. Se puede decir que el almacén es una unidad de servicio de la estructura orgánica y funcional. con objetivos bien definidos de resguardo. Según Morante P. pues significa una fuerte inversión. y gozan de una gran importancia”. el almacén es “un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar. existe una gran responsabilidad respecto a la existencia de artículos pues tan perjudicial es para la empresa carecer de los artículos necesarios. (2005:42). que representen fuertes inversiones que por falta de demanda se encuentre estancada o paralizada. antes de ser requeridos para la administración. como mantener grandes volúmenes de existencias. Almacén Al respecto. Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas . custodia y control de abastecimiento de materiales y productos. para lograrlo la administración debe hacer un seguimiento a la planificación estratégica de las compras que permita establecer un equilibrio económico en el costo de pedidos. la producción o la venta de artículos o mercancías”.Para toda organización que maneja inventario resulta de gran importancia saber cuantos artículos hay que comprar para satisfacer la demanda de los interesados. Para el administrador de cada empresa o institución. Romero (1995:213) define el almacén como: “el lugar donde se depositan o guardan mercancías. suministros. repuestos. proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa.

despacho y ayuda en el control de inventarios. revisión. (1999). El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción. C. registro. espacios marcados para facilitar su ubicación. 7. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. Principios Básicos del Almacén De acuerdo a García. La identificación debe estar codificada. 6. Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. estantes. almacenamiento. 5. . 8. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.de uso y con oportunidad. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos. 3. 4. control de inventario y producción. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras. los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: 1. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Debe existir un sola puerta. o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). 9. 2. de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y actividades diarias. debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. 2. . 12. 11. Se revisa constantemente la ubicación de los materiales para prevenir accidentes y deterioro del producto. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él. Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. Se reciben los materiales y se procede a situarlos en el lugar asignado para ellos en el almacén. Procedimientos de Almacén 1. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho. (p. 3. 14. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. Se ingresa en el sistema todos los materiales recibidos en el almacén. 63) Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un almacén cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de control interno. y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.10. 15. 13.

etiquetas. envases.4. • Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes. Clasificación de almacén Dentro de la clasificación de los almacenes se pueden nombrar los siguientes: • Almacén de Materia Prima: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción. 6. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se debe realizar mediante un formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de material. Se ejecutan inventarios físicos del almacén comparándolos con el de sistema. . 7. Toda salida de material hacia los demás departamentos debe ser registrada en el sistema para darle salida del almacén y entrada al departamento al que se haya hecho la transferencia. 5. Periódicamente se realizan conteos selectivos de los materiales para verificar que todo este en orden. combustible. etc. grasa.

Almacén de Productos en Proceso: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos

departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, martillos, carretillas piezas de esmeril, etc. • Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. • Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

Las Áreas del Almacén

Normalmente un almacén consta de tres áreas, como base de su planeación, las cuales son las siguientes: • • •

Recepción. Almacenamiento. Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo lugar.

Área de Recepción:

Permite el flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, para esto se requiere de la correcta planeación y de la óptima utilización de dicha área. Las condiciones que impiden el flujo rápido son: • Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado

• •

Medios de Manejo de Materiales Deficiente. Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de los materiales que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Características de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres

factores para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir, los mismos son los siguientes: • • • Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artículos que en él se van a guardar.

Área de Entrega:

Agilizar la carga y descarga de materiales evitando gastos por demora. Romero (1995). lo que brinda mayor satisfacción a los usuarios. Efectuar una mayor rapidez las operaciones de almacenamiento. establecen resguardo físicos adecuados para proteger los materiales. mala manipulación o robos.33). Como se menciono anteriormente los almacenes bien organizados ayudan a controlar físicamente los materiales. Acompañados de un documento de salida. mantiene toda la mercancía inventariada y.Los materiales que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega deben ser: • • • Trasladados con el medio mecánico más adecuado. Revisados en calidad y cantidad. (p. mediante el cotejo de los materiales con el documento de salida. Ventajas del Almacén Las ventajas de contar con un almacén se reflejan en el hecho de que establece y mantiene el resguardo físico adecuado de los materiales allí ubicados tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado. considera que: El aprovechamiento del espacio para lograr una correcta organización. de igual manera facilitan a las personas autorizadas un registro de la ubicación de todos los materiales para agilizar su localización inmediata . agilizar el envío de materiales. mayor limpieza y orden. protección de los materiales almacenados de daños o accidentes.

deberá respetar los siguientes principios destacados por Alfonzo. o también una combinación de ambos. D (2002): • Cada símbolo debe ser excluido. De acuerdo a Alfonzo. registran o venden a través de un plan sistemático de asignación de símbolos con el fin de unificar criterios y distinguir la categoría a la que pertenece cada artículo. • Los artículos relacionados entre sí deben poseer símbolos parecidos. • Los símbolos deben en la medida de lo posible. tratar de describir las piezas que identifica. .y permite mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles. es frecuentemente mal comprendida. (p.46) El símbolo de identificación del material puede estar constituido por letras o números. consumen. Cualquiera sea el símbolo utilizado. Ésta permite identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan. (2002): El control en el almacén requiere de la clasificación o codificación de los materiales almacenados como requisitos indispensables para la organización. D. independiente de donde se encuentre. Codificación de los Materiales La necesidad de codificar los materiales para facilitar la administración de los mismos. • Cada artículo debe tener un símbolo único. el problema radica de las diferentes maneras de llamar a un mismo artículo.

• Para numerar o codificar se debe tener en cuenta una. simplifican los trabajos. acabados. Brevedad en la lectura y trascripción. • Debe existir un catalogo que describa el significado del código. Simplifican el trabajo. Reducen y normalizan las operaciones. aparato o equipo del que va a formar parte. y Ortiz (2007:p. datos e informaciones a trasmitirse a otros departamentos”. entre las que se pueden mencionar: dimensiones. Ventajas de la Codificación • • • • • Identificación clara de los artículos y materiales.102) “Los formularios se caracterizan por ser piezas de papel impresas con el membrete de la organización y con espacios convenientes para el registro. reducen los errores y fijan responsabilidades. ya que suministra comunicación e identificación en todo el proceso de control interno de inventario. Formularios Son unos de los instrumentos más relevantes para la administración de inventarios. Según Hernández. . Habitúan al personal una terminología.• El código debe tener la longitud mínima que permita clasificar todos los artículos existentes y previstos. material del que está compuesto. varias o todas las características de un artículo. Transmiten información rápida y clara.

Los formularios mas utilizados para el control de los inventarios son los siguientes: •

Requisición de Materiales: La salida de materiales se realiza mediante la requisición de materiales, elaborada por el

departamento solicitante y autorizado por el jefe de dicho departamento. Las requisiciones de materiales están generalmente estructuradas según las especificaciones de cada organización, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisición - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artículos solicitados - Identificación del número de catálogo - Descripción del artículo - Precio unitario - Precio total - Costo total de requisición - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada. • Solicitud de Compra: Este formulario tiene como finalidad cubrir las necesidades del departamento de almacén, el cual permite que se mantengan un stop de inventarios, de acuerdo a las necesidades de venta; por lo general contiene:

- Numero de la Solicitud - Fecha de pedido

- Cantidad de artículos solicitados - Descripción del artículo - Precio actual - Firma autorizada. •

Orden de Compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

- Nombre de la Empresa y dirección - Número de la orden de compra - Nombre y dirección del proveedor. - Fecha del pedido - Fecha de entrega requerida - Fecha de entrega y de pago - Cantidad de material solicitado - Precio Unitario, total - Elaborado, revisado y autorizado. • Informe de Recepción: Es el comprobante que se elabora una vez recibido los materiales en el almacén; estos son inspeccionados en cuanto a cantidad y calidad. Este formulario incluye lo siguiente:

- Nombre del proveedor. - Número de la orden de compra - Fecha de recepción - Cantidad y descripción de los materiales solicitados - Tipo de Materiales

- Observaciones - Firmas autorizadas. • Tarjeta de Inventario: Es un formulario de importancia que permite controlar las existencias en el almacén, con la finalidad de brindarle al departamento de contabilidad mayor información sobre las entradas y salidas de mercancía y el tipo de mercancía en movimiento, incluye por lo general:

- Número de control - Tipo de Materiales. - Fecha - Descripción de los materiales - Entradas, salidas y saldo Bases Normativas

Los procedimientos nacionales e internacionales relacionados con el Control Interno y en especial de los Inventarios, afecta de manera directa está investigación, puesto que dependiendo de su cumplimiento, se garantizará o no la confiabilidad en cuanto a los objetivos que persigue. Esta es la siguiente:

Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. Principios de Contabilidad Generalmente aceptados: En este caso se resaltan dos (2) principios el de costo y el de revelación suficiente, ya que se refieren a la objetivad en el registro de las transacciones, esta objetividad nacida del comprobante o documento

También suministra pautas sobre las fórmulas de costo que se utilizan para atribuir costos a las existencias. Comisión de Normas Internacionales de Contabilidad Norma Internacional de Contabilidad Nro. . 2. Definición de Términos Básicos Activos: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad. así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación del costo. Existencia El objetivo de esta Norma es señalar el tratamiento contable de las existencias. Dichos principios dan una garantía razonable a la información que permita al usuario tomar decisiones acertadas.utilizado para contabilizar.

Almacenista: Personal encargado de la colocación y acomodo de los materiales dispuesto para almacenaje. Evaluación: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se están logrando y así detectar las fallas que se presenten en los procesos como una medida para la búsqueda de posibles soluciones. Cuestionario: Instrumento de investigación. Controles: Planes de organización. métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa. Entrega: Acción y efecto de entregar. el cual se utiliza de modo preferente en el desarrollo de una investigación. Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograr los objetivos. Componentes del Control Interno: Guía de acción a los fines de enviar fallas o debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluación del sistema financiero (Declaración sobre Normas de Auditoria Nº 78. . Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos planteados. SAS 78).Almacenamiento: Acción y resultado de poner o guardar las cosas en un almacén.

Sistema de Control Interno: Conjunto de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes.Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la información sobre las transacciones de inventario de una compañía o institución con el fin de realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los bienes que se encuentran en los almacenes. buscan sinergias y armónicamente alcanzar los objetivos y políticas. o puede ser. ideológicamente. Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales. a la toma de decisiones de un grupo para la consecución de unos objetivos. Stock: Conjunto de mercancías en depósito o reserva. Recepción: El flujo rápido del material que entra al almacén. Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí. usado con algún fin especifico. Políticas: Proceso y actividad orientada. Normas: Reglas u ordenación del comportamiento humano dictado por la autoridad competente del caso. . Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuación para la realización de un fin. Mercancía: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre.

Suministros: Materiales de cada organización o empresa obtenidos por medio de sus respectivos proveedores. .

de manera optima. debido a que se realizó sin manipular deliberadamente variables. al hacer cotidianidad operativa de la Institución. registro. A tal efecto. para después analizarlos. se recopiló la información en forma directa. una investigación de campo “es aquella que comprende la descripción. análisis e interpretación de la naturaleza actual. Por consiguiente. 35).CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Diseño de la Investigación Toda investigación posee características fundamentales de acuerdo a lo que se desea abordar. y es a través de lineamientos preestablecidos como se logran los objetivos que se persiguen. solo se observan los fenómenos tal y como se dan en su contexto natural en un momento determinado. dicho estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigación descriptiva. con un diseño de campo apoyado en la revisión documental. Según Tamayo y Tamayo (1996. obteniendo datos primarios. este estudio tiene como finalidad la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. acto de presencia en la . El estudio constituye una investigación de campo. composición o proceso de los fenómenos tomados directamente de la realidad”.

31). Dentro de este marco. la investigación descriptiva consiste “en la caracterización de un hecho. la selección de los sujetos de estudio se hace a través de la escogencia de la población. es por ello que se escogió como muestra la misma cantidad de personas de la población. C. 236) define la muestra como “un subconjunto de la población de interés . fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento”. o los elementos o unidades a las cuales se refiera la investigación”. Hernández. la cual está constituida por 2 (dos) personas. 29). De acuerdo a Fidias (2006. esta investigación es de carácter descriptiva. describiendo el manejo y resguardo de los materiales y suministros. Fernández. Según Fidias (2006. R. la población de esta investigación esta representada por el personal que labora en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Baptista. “la población se refiere al conjunto para la cual serán validas las conclusiones que se obtengan. Población y Muestra De acuerdo con la metodología empleada para el desarrollo de la investigación. (2006. en cuanto a la eficiencia de los controles internos aplicado en la sección de almacén.En el mismo sentido. Ahora bien. ya que se analizó sistemáticamente la realidad de la institución. P.

apoyada en los instrumentos: la lista de verificación y el cuestionario respectivamente. en función de unos objetivos de investigación preestablecidos”. 69) la observación “es un técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista. este deberá ser representativo de la población”. la observación directa es una de las técnicas utilizadas para la búsqueda y obtención de datos necesarios para resolver el problema. . Sabino (1992. en forma sistemática. y que tiene que definirse de antemano con precisión. Por lo que la muestra refleja las características que definen la población y a su vez representa en términos porcentuales el cien 100 por ciento de la población. 143) define que “un instrumento de recolección de datos es en principio. Según Fidias G (2006.sobre el cual se recolectaran datos. cualquier hecho. En el caso de está investigación se utilizaron como técnicas la observación directa y la entrevista semi-estructurada. fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad. cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información para posteriormente analizar y tomar decisiones”. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Para elaborar en forma adecuada un trabajo de investigación son necesarias técnicas e instrumentos de recolección de datos que permitan reflejar toda la variedad y diversidad de las situaciones. De este modo.

con el objetivo de exponer la presencia o ausencia de los mismos en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. por esta razón se dice que la entrevista semi-estructurada es una técnica que se caracteriza por su flexibilidad. 70). G (2006. (Ver cuadro 1) La segunda técnica utilizada para el desarrollo de esta investigación fue la entrevista semi-estructurada. De igual manera Fidias. La lista de verificación de esta investigación se elaboro tomando como base los quince (15) principios básicos del almacén de García Cantu. el cuestionario consisten “un conjunto de preguntas respecto a una o mas variables a medir”. El instrumento utilizado para desarrollar esta técnica fue el cuestionario el cual constituyen el instrumento de recolección de datos por excelencia. con la finalidad de tener una visión más amplia de la situación presentada en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Según Baptista (1992. . G (2006:73). Todo ello. Lo anteriormente expuesto se debe a que una respuesta puede dar origen a una pregunta adicional o extraordinaria. define la lista de verificación como “un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada”. que de acuerdo a lo que plantea Fidias.lo cual permite detectar opiniones y situaciones que proporcionan aspectos importantes relacionados con la investigación. el entrevistador puede realizar otras no contempladas inicialmente”. es aquella que “aunque exista una guía de preguntas. 285).

La validación del instrumento se logro mediante el procedimiento “Juicio de Expertos”. que según Sierra (1997:94). Técnicas para el Análisis de los Datos . por lo tanto se deben tomar en consideración los objetivos tanto generales como específicos propuestos en la investigación. Hernández. es decir. 346). con la finalidad de recabar información que permita evaluar los controles internos de inventarios que se llevan a cabo dentro de la sección de almacén. C. Validez Muchos autores coinciden en afirmar que un instrumento es válido y confiable cuando mide el conjunto o la variable que se planifica medir.En el caso concreto de este estudio. P. se aplicó un cuestionario de preguntas abiertas. los examinaron para verificar si los mismos median lo que se pretendía y si estaban relacionados con los objetivos propuestos. destaca que la validez “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”. Fernández. R. (2006. En este sentido. Baptista. “consiste en la entrega de los instrumentos a los especialistas para que analicen y establezcan criterios en relación al cumplimiento de las condiciones necesarias para recoger la información”. Los instrumentos fueron validos por expertos en el área. se determinara hasta donde las preguntas del instrumento son representativos del dominio de contenido de la propiedad que se desea medir. ya que esta tiene que ver básicamente con la teoría o con los conceptos que desarrolla la investigación.

En este sentido.El propósito del análisis es resumir y comparar las observaciones llevadas a cabo en forma tal que sea posible materializar los resultados de la investigación con el fin de proporcionar respuestas a los interrogantes de la investigación. se procedió a su análisis e interpretación mediante la utilización del método cualitativo. Hurtado y Toro (1998. . En esta perspectiva. Orozco C. una vez aplicados los instrumentos para la recolección de la información necesaria y dar respuesta a los objetivos específicos planteados. y Labrador M. De allí radica la importancia de la fase de análisis de datos que se produce inmediatamente después de la etapa de recogida la información. Por ello. y que se caracteriza por una gran complejidad al interpretar el lenguaje de cada una de las personas entrevistadas. (2002) comentan que las técnicas de procesamiento y análisis de datos corresponde a “la explicación de cómo serán tratados los datos recolectados para hacer la evaluación del fenómeno que representan”. 41) definen como investigación cualitativa “la que usa herramientas de obtención y manejo de información que no parten de la necesidad de utilizar las estadísticas o matemáticas para llegar a conclusiones”.

Para dar respuesta al primer objetivo específico de la investigación se realizo una revisión documental tanto del organigrama como de manual de organización establecidos por la Dirección de Mantenimiento y Servicios. En el análisis de los resultados se pudo obtener información necesaria para dar cumplimiento a los objetivos específicos y tener una base para realizar conclusiones y recomendaciones que ayuden de manera eficiente a la mejora continua del manejo de los inventarios en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. . para luego evaluar los controles internos de inventarios aplicados en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. y de esta manera obtener una información confiable y fácil de manejar. se procedió al análisis e interpretación de los resultados de la investigación. estos. De esta forma se pudo apreciar en cuanto a la descripción de la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo lo siguiente: “Que la estructura organizacional de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado . fueron suministrados por unidad sectorial de recursos humanos que labora en la referida Dirección.CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Una vez aplicados los instrumentos correspondientes las personas involucradas dieron a conocer los hechos y procesos relacionados al tema de estudio y en función a esto.

preservación. la cual realiza funciones de naturaleza directiva-ejecutiva en relación a las actividades de conservación. equipos y demás bienes que permiten el desenvolvimiento de las . edificaciones. Nivel Medio: Unidad de Administración Departamento de Planificación y Evaluación Departamento de Mantenimiento Nivel Operativo: Del departamento de administración: • • • • Servicios Básicos Almacén Archivo Licitaciones y contratos Del departamento de Mantenimiento y Servicios • • • • Conservación Obras Civiles Instituciones Eléctricas Talleres Instalaciones Mecánicas y Refrigeración Se observó que la Dirección de Mantenimiento y Servicios es una unidad organizativa administrativa adscrita a la rectoría. instalaciones.de la Universidad de Carabobo se encuentra establecida de la siguiente forma”: Unidades Administrativas Nivel Superior: Despacho de la Dirección de Mantenimiento y Servicios. reparación y cuidado de las obras.

operaciones en la institución. y donde se evidencia la jerarquía y la responsabilidad de cada una de ellas. donde se pone de manifiesto la relación formal entre las unidades que la integran. y es en esta . A continuación se presenta el diseño de la estructura organizacional de la Dirección: Figura Nº 1 Organigrama de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo Fuente: Unidad Sectorial de RRHH de la Dirección de Mantenimiento y Servicios (2008) A través del organigrama se deduce que la Dirección de Mantenimiento y Servicios presenta una estructura organizacional definida.

codificándolos. • Clasificar y organizar el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. siendo las siguientes: • Controlar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos. • Verificar que las características de materiales. • Recibir y revisar las requisiciones internas de materiales. repuestos. • Elaborar guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén. . organizando y distribuyendo los mismos. actividades y tareas de los almacenistas. • Llevar el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kárdex) y/o computarizado. equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. revisando. despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades. • Elaborar inventarios parciales y periódicos en el almacén. repuestos. clasificándolos. en cuanto a la falta de supervisión que se realiza por parte del departamento encargado del almacén. Por otro lado la información referente a las principales actividades de la sección de almacén fue extraída de los manuales de cargos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) los cuales plasman las funciones. repuestos y/o equipos. equipos y otros rubros del almacén. recibiéndolos. • Elaborar saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. • Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales. ya que a consideración de las investigadoras no existe control alguno sobre las actividades que desempeña el personal de la sección en estudio.ultima donde se genera debilidad.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. la cual como ya se menciono anteriormente.• Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. En efecto. Dicha lista logró diagnosticar la situación actual respecto al manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. lo que repercute en las operaciones normales ocasionando debilitación del correcto desempeño de esta área. A continuación se presentan los resultados de la aplicación de la lista de verificación: . • Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral. se sustento en la aplicación de una lista de verificación. establecidos por la organización. estas actividades reflejan el deber ser de las funciones a desarrollar en un almacén. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. Mediante contacto personal con los hechos se comprobó la presencia o ausencia de los quince principios mencionados anteriormente. sin embargo se evidencia que la mayoría de ellas no son llevadas acabo por el personal que labora en la almacén. Seguidamente para dar cumplimiento al segundo objetivo planteado se utilizó la técnica de observación directa.

Los inventarios físicos se hacen únicamente por almacén. El área ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento propiamente dicho. La entrada al almacén asignada a él. es la adecuada para permitir las condiciones de operación. despacho y ayuda en el control de inventarios. Se asigna una identificación a cada producto. 8. almacenamiento. D (2008) 4 27% 11 73% . 5. Verastegui. 14.Cuadro 1. √ √ √ √ está prohibida a toda persona que no esté √ √ personal ajeno al √ √ √ √ √ √ √ √ Total (100%) Evaluador: Angulo. La disposición del almacén facilita el control de los materiales. Existe una sola puerta. 3. estantes. √ Presente Ausente 2. 15. Toda salida de material del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes. V. 12. Los materiales almacenados son fáciles de ubicar. o en todo caso una de entrada y otra de salida 4. La disposición del almacén es ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. La identificación está codificada. 7. 13. Resultados obtenidos de la aplicación de la lista de verificación (Observación Directa) Principios 1. revisión. 11. registro. 9. Cada material o producto se ubica según su clasificación e identificación en pasillos. 10. Se lleva un registro al día de todas las entradas y salidas. . espacios marcados que facilitan su ubicación. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacén. El personal del almacén está asignado a funciones especializadas de recepción. 6. Se le informa a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

revisión. lo cual indica que existe en el almacén un personal capacitado y dispuesto a realizar actividades que vayan dirigida a la naturaleza de las operaciones que se realizan a diario en la institución. deberían estar presentes. Esto quiere decir. Todo esto indica que la sección de almacén presenta debilidad en cuanto al manejo y control de los inventarios de materiales y suministros. de acuerdo a la observación realizada a la sección tan sólo se encuentran presente cuatro (4) de los quince (15) principios. almacenamiento. despacho y ayuda en el control de inventarios”. Así mismo se encuentran presentes los principios numero tres (3). doce (12) y quince (15) de García. En este sentido los principios presentes fueron los siguientes: El principio número dos (2) según García. registro. que tan sólo un veintisiete (27) por ciento de los principios se cumple.En este mismo orden de ideas se evidenció que. Seguidamente el principio número doce (12) de García. que según la lista aplicada. mientras que un setenta y tres (73) por ciento se encuentran ausentes. C (1999:63) establece: “La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión”. en el caso sujeto a estudio existe solo una puerta de acceso que facilita al personal encargado del resguardo y custodia de los materiales que se encuentran dentro del almacén. o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control)”. relacionados con la apariencia y condiciones de la estructura física del almacén El principio tres (3) señala: “Debe existir un sola puerta. este principio se cumple y se puede afirmar que la . C (1999:63). Como bien se mencionó. C (1999:63) establece lo siguiente: “el personal del almacén está asignado a funciones especializadas de recepción. situación que efectivamente es llevada acabo.

El cumplimiento de este principio al igual que el anterior. C (1999:63). son referencia para establecer parámetros de eficiencia dentro del mismo. En el caso objeto de estudio la custodia no es realizada por una sola persona lo que crea un factor riesgo en la protección de los inventarios. pues. Por otra parte. cabe considerar que los principios de almacén son de suma importancia. ya que existe y espacio suficiente para poder realizar modificaciones pertinentes aprovechar las áreas dispuestas que permitan crear condiciones optimas de operación. lo que sin duda repercute en el funcionamiento adecuado del área. debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación”. permiten el aprovechamiento del espacio y una utilización optima del mismo. esto hace a la sección susceptible al hurto o colusión por parte de personas externas.flexibilidad en la disposición del almacén es una ventaja. . es el número quince (15) el cual señala: “El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho. el cuarto de los principios de García. C (1999:63) que se presenta en el área sujeta a estudio. Sin embargo como ya se ha mencionado. ya que cualquier empleado puede tener acceso al almacén sin la debida autorización. establece que: “la custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacén”. se pudo apreciar el incumplimiento de la mayoría de los principios de almacenamiento según García Cantu. siendo estos principios los descritos a continuación: El número uno (01) de los principios de García. Finalmente.

así como tampoco informan sobre las existencias de materiales y suministros. revisión. En este orden de ideas. Esta situación evidencia el incumplimiento del principio número cinco (5). Esto resulta una falta grave pues la planificación y control es esencial si se desea el éxito y desempeño de cualquier área. se hace referencia a la ausencia del principio número cuatro (4) García. puesto que. impide que el personal conozca las cantidades de materiales con los que disponen para cumplir con sus operaciones diarias. esta debe ser la función del departamento encargado del almacén (Departamento de Administración de la Dirección de Mantenimiento y Servicio). La ausencia de este principio. el personal no es asignado a dichas funciones. Esto resulta preocupante.Asimismo. el cual indica: “Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas”. almacenamiento. De igual forma. despacho y ayuda en el control de inventarios”. C (1999:63). este principio es incumplido puesto que. el principio número dos (2) de García. donde se establece: “Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias”. pues no se realizan los registros adecuados que permitan estimar si existe la necesita de realizar la solicitud de productos. sino que el mismo debe lograr bajo sus propios criterios de organización hacer cumplir las tareas propias del almacén. C (1999:63) señala: “El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción. registro. se pudo conocer que el almacén no informa a control de inventarios y contabilidad respecto a los movimientos llevados acabo (entradas y salidas). .

pues al no conocer ni estimar la presencia o ausencia de materiales y suministros. C (1999:63). la falta de codificación e identificación dificulta enormemente la ubicación de estos. Esta situación evidencia la ausencia de los principios números seis (6) siete (7) y ocho (8). C (1999:63). se pone en juego la productividad y el correcto desempeño de todas aquellas . Continuando con este orden. se observó que en el almacén cada uno de los productos (materiales y suministros) no se encuentran identificados ni codificados lo que dificulta la localización de los materiales al momento de ser solicitados. relacionados con la identificación y codificación. ni por personal ajeno ni por personal perteneciente al almacén. Como se puede observar estas afirmaciones permiten aseverar que el incumplimiento de tan sólo uno de los principios recae en el incumplimiento de otro u otros principios dificultando considerablemente una tan importante como el almacenaje. esta falta resulta sumamente grave.También. sino aleatoriamente. mientras que el principio catorce (14) señala: “La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales”. como es el deber ser. se visualizó que dentro del almacén no se aplica el principio numero nueve (9) de García. en vista de que se encuentran ubicados en los pasillos y estantes pero no según su clasificación e identificación. estable que “los inventarios físicos se hacen únicamente por personal ajeno al almacén”. lo que hace que se incumpla el principio número trece (13) y número catorce (14). De manera preocupante se pudo constatar que dicho inventario no es realizado. es decir. El principio trece (13) de García. Aunado a lo anterior. hace la siguiente referencia: “Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar”. no se realiza inventario alguna. Es preciso señalar que.

Esto permite explicar. haciéndolo susceptible al hurto o perdida de materiales y suministros. Finalmente en base a los resultados de este objetivo. Por otra parte.áreas que cuentan con insumos provenientes de este almacén. en cierta forma. es preciso tener en cuenta que el almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la empresa. existiendo una gran oportunidad para mejorar el rendimiento de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de estas dependencias. . C (1999:63) establece que “la entrada al almacén está prohibida a toda persona que no esté asignada a él”. Esta situación hace vulnerable la seguridad del mismo. generando con esto no sólo el retraso. se pudo presenciar que no es necesario estar debidamente autorizado para tener acceso al almacén. el por qué de la inexistencia de control de inventario y registros. sino la molestia y pérdida de tiempo valioso. aunque se debe estar claro que tanto los registros como los controles pueden ser llevados de manera manual a pesar de lo tedioso que esto pueda resultar. se conoció que el almacén no cuenta con documentación formal establecida para realizar los registros de salida de materiales y mucho menos con sistemas computarizados que ayuden respaldar la información que se genera diariamente. Se debe señalar que el principio número once (11) de García. de allí nace el incumplimiento del principio numero diez (10). Es hora entonces que la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo considere esta afirmación y teniendo en cuenta lo expuesto en estas líneas tome las medidas pertinentes. no se cumple.

Es de hacer notar que no existen formularios para dicha notificación sino que simplemente se realizan de forma oral y se efectúan cuando surge la necesidad de materiales. con respecto al tercer objetivo quedo reflejado la verificación del flujo de información en el proceso de solicitud. la cual especifica la descripción del material solicitado y al momento de la entrega de materiales es firmada por el encargado del almacén y la persona solicitante.Posteriormente para el cumplimiento del tercer y cuarto objetivo se dispuso a realizar el análisis e interpretación de una serie de preguntas que sirvieron de guía en la ejecución de la entrevista efectuada al personal de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios específicamente al jefe de almacén y al almacenista. está solo se trasmite cuando los materiales solicitados se encuentran ausentes debido a que el Departamento es el responsable de autorizar las compras correspondientes. Igualmente al hacer mención sobre el registro de solicitudes y entregas de los materiales y suministros es importante destacar que el almacén no cuenta con formatos formales y prenumerados sino que solo los realiza de forma manual a través del uso de una nota de remisión. donde al iniciar la entrevista se dio a conocer que de manera oral o mediante una solicitud de trabajo con una media firma se solicita el servicio del almacén para la entrega del material o suministro necesario para realizar el debido mantenimiento o reparación de cualquier unidad solicitante. . En cuanto a la comunicación que existe entre la sección de almacén y el Departamento de Administración con respecto a las salidas de materiales y suministros. Primeramente. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios.

En la actualidad no existe algún mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la sección de almacén y comentan que únicamente los registros son hecho de forma . salió a relucir la falta de listados que clasifiquen los materiales y suministros según sus descripciones y características. esto con la finalidad de agilizar la ubicación de dichos materiales al momento de ser solicitados. Finalmente se logró la consecución del cuarto y ultimo objetivo de esta investigación correspondiente a la identificación de los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. debe determinarse la manera más eficiente para transmitir el movimiento de información en la institución.Por otra parte la sección de almacén no realiza los reportes periódicos correspondientes al departamento de administración sobre las existencias del inventario de materiales y suministros sino que únicamente de manera oral informa sobre las condiciones del almacén y la insuficiencia de inventarios. A través de la conversación sostenida con respecto a los controles utilizados en la sección de almacén. lo que ocasiona que la información no sea confiable y pueda sufrir alteraciones en el momento de la toma de decisiones. Es por eso que para mantener un control adecuado de materiales y suministros de cualquier almacén se requiere de una serie de procedimientos que conlleven a utilizar de manera eficiente el flujo de información que se genera y así contribuir a una efectiva toma de decisiones que permita cumplir los objetivos y una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere.

puede ser posible adquirir los materiales para satisfacer las múltiples solicitudes.manual. . útil y eficaz para que las operaciones transcurran sin sobresaltos. En este orden. de un adecuado flujo de información el cual permita coordinar diversas actividades de forma lógica. por consiguiente si la demanda se conoce con precisión. Aunado a esto. y a su vez. se hace importante recalcar que para mantener una calidad en el servicio que presta el personal de la sección de almacén depende de la disponibilidad de materiales y suministros. por lo cual se tiende a desconocer con exactitud la existencia de materiales y suministros para poder solventar las solicitudes de trabajo que se presentan ante la Dirección de Mantenimiento y Servicios. Al mismo tiempo explican que en la sección de almacén no se manejan stock mínimos de inventario lo que genera problemas en la disponibilidad al momento de cubrir con los pedidos de materiales. de acuerdo a lo explicado por el personal del almacén allí nunca se realizan tomas físicas de inventario. Cabe destacar que los niveles de stock dependen en gran medida de la variación de la demanda de los materiales y suministros solicitados al almacén. ya que retrasa en reiteradas ocasiones la fluidez de las operaciones. lo que hace difícil determinar de forma rápida las cantidades de materiales que se poseen e igualmente los materiales que se encuentran ausentes en el almacén.

. el cual es el encargado principal del almacén.Por último se pudo conocer que no existe supervisión de las actividades que se realizan en el almacén por parte del departamento de administración.

los registros se realizan de forma manual. • La presión para automatizar el almacén es grande y es también una clave importante para mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos. • Se evidencia que en los manuales de cargo de la OPSU se encuentran establecidas las funciones que deben ser desempeñadas por el personal del almacén. ya que el nivel de eficiencia es bajo. se concluye sobre los siguientes aspectos: • Primeramente la sección de almacén no tiene establecidas normativas internas de inventario que permitan el control adecuado sobre cada material y suministro para lograr los registros exactos de las existencias disponibles. . pero las mismas no se encuentran plasmadas en manuales y procedimientos dirigidos a mantener un adecuado control de los inventarios a fin de asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. • El almacén no utiliza formatos formales y prenumerados. lo cual ocasiona un descontrol de la información en cuanto a los inventarios que se maneja dentro del almacén.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Una vez planteado los objetivos de estudio y de darles respuesta a estos mediante la aplicación del instrumento de recolección de datos.

• Asimismo el almacén no cuenta con un stock mínimo de inventario lo que implica que en cualquier momento las solicitudes de materiales o suministros no podrán ser cubiertas y se evidencie el grado de desorganización que existe. • También se evidencia la carencia de listados que clasifiquen los materiales y suministros presentes en el almacén dependiendo del trabajo solicitado ante la Dirección de Mantenimiento y Servicios. evita errores y brinda seguridad con respecto a la clasificación y localización de los materiales. con la finalidad de comprobar el correcto funcionamiento de registros en el almacén y detectar errores e irregularidades en las salidas de los mismos. herrería entre otras. • Además en el almacén no se realizan tomas físicas de inventarios que permitan mostrar la cantidad exacta de existencias de materiales y suministros. y hay ausencia de políticas o sistemas computarizados que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. ya que ahorra tiempo. . plomería. por lo cual influye como un factor importante en las operaciones del almacén porque ocasiona un desconocimiento por parte del personal y a su vez retrasa el desempeño de las actividades diarias.• Es importante destacar que el control interno de inventario es uno de los aspectos que en las instituciones públicas. electricidad. Sin embargo. ya que estas se divide en secciones tales como albañilería. el control permite mantener al almacén en buen camino. los registros no son confiables. carpintería. en virtud de que no existe un responsable. pintura. muy pocas veces es atendido.

Por consiguiente. • Es de hacer notar que la falta de supervisión trae como consecuencia que el desempeño del personal no sea de calidad. que exista evasión de las responsabilidades otorgadas y que las actividades del almacén no sean llevadas a cabo con eficiencia. .• Por otro lado se encontraron debilidades en los flujos de información en vista de que el Departamento de Administración no recibe informes correspondientes a las operaciones diarias del almacén por lo que no tiene conocimiento de la existencia de materiales y suministros ni tampoco de todos los procesos que se realizan en el mismo. es de suma importancia monitorear los controles relacionados con las actividades del almacén para asegurar que la información provenida de él sea integra y confiable y verificar el nivel de desempeño de las funciones realizadas por el personal encargado.

las cuales deben ser informadas al personal para que tengan conocimiento de ellas. y de ser necesario. • Implementar el uso de listados donde se especifique detalladamente todos los materiales utilizados por las secciones adscritas a la Dirección de Mantenimiento y Servicios y lograr una clasificación eficiente de los materiales. precisa y confiable que permita tomar decisiones acertadas a la hora de realizar las compras.RECOMENDACIONES Una vez evaluado y analizado los resultados obtenidos en cuanto al control interno de inventario de la sección de almacén de la dirección de mantenimiento y servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo se recomienda: • Establecer normas internas de control de inventario dentro de la sección de almacén. publicarlas en sitios visibles para que se consulten cada vez que se requiera. definiendo las pautas que deben seguir en cuanto a los procedimientos de control interno y las herramientas que deben utilizar para obtener un control eficiente y eficaz sobre los inventarios. • Instruir al personal sobre las funciones y actividades que deben desempeñar en la sección de almacén. . • Disponer de un sistema computarizado con el fin de crear una base de datos que agilice el proceso de registro de materiales y así poder obtener información clara.

• La administración debe tener cuidado en adoptar la computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén claramente definidas y sobre todo entendidas • Emplear el uso de formatos formales de control de inventario debidamente autorizados y evaluados por el departamento encargado del almacén. el código de materiales o suministros. en las actividades realizadas. con el propósito de detectar y corregir errores o irregularidades presentes. • Se deben realizar un seguimiento continuo por parte del departamento encargado del almacén. • Se deben realizar en forma regular tomas físicas de inventarios y preferiblemente por personal independiente a la sección de almacén. con el objeto de identificar cualquier situación importante que pueda afectar el flujo normal de las operaciones. con las características necesarias para el registro de las operaciones diarias donde se especifique fecha. con el propósito de verificar las cantidades existentes y el buen estado de los materiales. las . • Establecer una estrecha comunicación entre las partes responsables del almacén a través de la realización de reuniones periódicas.• Mantener un stock mínimo de los inventarios para que el departamento de administración cuente con la información oportuna al momento de hacer las compras y este preparado para situaciones de contingencia en momentos de desabastecimiento de materiales y así poder cubrir las solicitudes que se presenten ante la dirección.

Para ello se pueden tomar en cuenta los formatos anexos propuestos por las investigadoras. una breve descripción entre otros para de este modo facilitar el seguimiento de las operaciones realizadas en el área.cantidades. (ver anexos B) .

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ANEXO Anexo A Modelo de Entrevista .

el cual permite dar cumplimiento a los dos últimos objetivos planteados en la investigación. a fin de realizar una evaluación del control interno de inventario en el desarrollo normal de las actividades diarias. UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA Queremos conversar con usted en relación al manejo de los materiales requeridos y solicitados a la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. ¿Utilizan formatos formales y prenumerados para llevar el control de las salidas del inventario de los materiales y suministros que manejan en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? .Formato del instrumento aplicado al personal encargado de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Iniciaremos nuestra conversación: 1. ¿De que manera se realiza una solicitud de materiales y suministros a la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 2. ¿Cómo se registran las solicitudes y las entregas de materiales y suministros de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 3. por lo cual es crucial su opinión en vista de que forma parte del personal responsable de la referida sección.

¿Normalmente existe disponibilidad de inventario de Materiales y suministros en la sección de almacén? 11. las salidas del inventario de los materiales y suministros? De ser afirmativa ¿En que momento se realiza la notificación? Y ¿Con qué formularios? 5. ¿Mantienen un stock mínimo de inventarios de los materiales y suministros en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 10. ¿Existe en la actualidad algún mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la sección de almacén? 8. ¿Se realizan reportes periódicos al departamento de administración de las existencias del inventario de materiales y suministros en el almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? De ser afirmativa ¿Cada Cuanto tiempo se realiza el reporte? 6. ¿Cuáles son los pasos a seguir para que la entrega de materiales y suministros sea autorizada? 9. ¿Se maneja un listado en el almacén de todos los materiales y suministros? 7. ¿Se realizan inventarios físicos periódicamente? De ser afirmativa ¿Cada Cuanto tiempo se le realiza? Y ¿Quienes lo realizan? .4. ¿Se le notifica al departamento de administración.

¿Con que frecuencia son supervisadas las actividades realizadas en el almacén? Muchas gracias por su colaboración! .12.

V. Verastegui. Control: XXX Fecha Solicitud de Materiales Sección Solicitante: / / Nº Solicitud de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo. D (2008) Recibido por: Nombre: CI: Cargo: .Formatos Propuestos Anexo B1 Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No.

o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material. o Nº de Solicitud de Trabajo: Número asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de materiales en el almacén. o Cantidad: Total de materiales solicitados (por unidad). o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Descripción: Descripción de los materiales solicitados. o Código: Código asignado al material solicitado. Anexo B2 . mes y año que se solicitan los materiales. o Sección Solicitante: Sección que solicita el material. o Fecha: Día.Instructivo para llenar la solicitud de materiales: o Nº de control: Número asignado a la solicitud de materiales.

Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No. D (2008) Instructivo para llenar la entrega de materiales: . Verastegui. Control: XXX Fecha Entrega de Materiales Sección: / / Nº Solicitud de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Entregado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo. V.

o Recibido por: Nombre de la persona que recibe los materiales.o Nº de control: Número asignado a la entrega de materiales. o Cantidad: Total de materiales entregado (por unidad). o Nº de Solicitud de Trabajo: Número asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe. o Sección: Sección a la que se entrega el material. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Autorizado por: Nombre del jefe de almacén. o Código: Código asignado al material solicitado. Anexo B3 . o Fecha: Día. o Entregado por: Nombre de la persona que entrega el material. mes y año que se entrega los materiales. o Descripción: Descripción de los materiales entregados.

Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No. D (2008) Instructivo para llenar la requisición de materiales: . Verastegui. V. Control: XXX Fecha Requisición de Materiales Enviar a: / / Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo.

o Cantidad: Total de materiales (por unidad). requisición de o Fecha: Día. mes y año de la requisición de materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administración. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material.o Nº de control: Número asignado a la materiales. o Descripción: Descripción de los materiales. o Enviar a: Departamento de Administración o Código: Código asignado al material solicitado. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la requisición de materiales. Anexo B4 .

D (2008) Instructivo para llenar la solicitud de compra de materiales: . V. Verastegui. Control: XXX Fecha de Solicitud: Solicitud de Compra de materiales Enviar a: / / Nº Orden de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo.Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No.

o Fecha: Día. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de compra de materiales. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Descripción: Descripción de los materiales. mes y año de la solicitud de compra de materiales. Anexo B5 . o Solicitado por: Nombre de quien solicita la compra del material. o Cantidad: Total de materiales (por unidad).o Nº de control: Número asignado a la solicitud de compra de materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administración. o Enviar a: Departamento de Administración o Código: Código asignado al material solicitado.

V. Verastegui. D (2008) Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Instructivo para llenar el informe de recepción de materiales: .Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén Fecha Nº Control: xxx Informe de Recepción de materiales Nombre del Proveedor: Nº de Factura: / / Cantidad Descripción Tipo de Material Observaciones: Entregado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo.

o Nombre del proveedor: Nombre de la empresa. o Tipo de Material: Clasificación (Electricidad.o Nº de control: Número asignado al informe de recepción de materiales. Anexo B4 . o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Recibido por: Nombre de la persona que recibe el informe de recepción del material. o Entregado por: Nombre de quien entrega el informe de recepción de material. Plomería. mes y año del informe de recepción de materiales. Carpintería o Herrería) o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Nº de factura: Número asignado a la factura. o Fecha: Día. o Descripción: Descripción de los materiales.

D (2008) Instructivo para llenar la tarjeta de inventario: o Nº de control: Número asignado a la tarjeta de inventario.Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén Nº Control: xxx Fecha Tarjeta de Inventario Tipo de Material: / / Descripción Entrada Salida Saldo Actual Observaciones: Elaborado por: Angulo. . V. mes y año de la tarjeta de inventario. o Fecha: Día. Verastegui.

o Saldo Actual: Saldo finales de las cantidades de materiales existente en el almacén. o Entrada: Cantidades de materiales que entra al almacén. . o Salida: Cantidades de materiales que sale del almacén. Carpintería o Herrería) o Descripción: Descripción de los materiales. Plomería. o Observaciones: Lo que se crea conveniente.o Tipo de Material: Clasificación (Electricidad.

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