UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa Verastegui Dilmar

Bárbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa C.I 17.315.626

Verastegui Dilmar C.I 17.903.662

Para optar al titulo de Licenciadas en Administración Comercial y Contaduría Pública

Bárbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

CONSTANCIA DE CALIDAD

Quien suscribe, Prof. Glenda Rivas, titular de la C.I.: 7.143.245, por medio de la presente deja constancia que en su condición de tutor (a) de contenido del Trabajo de Grado Titulado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Angulo R. Vanessa G. Verastegui R. Dilmar A. C.I.: 17.315.626 C.I.: 17.903.662

Elaborado por:

Cumple con los criterios de calidad para ser presentado antes los miembros restantes del jurado evaluador.

_____________________________ Nombre del Tutor (a) de Contenido

_____________ C.I.

__________ Firma

Noviembre, 2008

I.I.143.903. de la Nombre: Angulo R. para futuros investigadores que estén interesados con el tema desarrollado.143.: 7. Usuarios potenciales del producto obtenido: La Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.662 C. Vanessa G.315.I. Dilmar A.245 Descripción del producto logrado: Se logro evaluar el control interno de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Beneficios que generará el producto descrito: Permitió conocer las posibles fallas encontradas en el manejo del inventario y la falta de controles existentes dentro de la sección de almacén.I.245 Fecha:____/____/_____ . Nombre: Verastegui R. Glenda Rivas C.: 7. detectar las posibles fallas presentes y lograr el manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados.626 C. Aprobación por el tutor de contenido: Firma:___________________ Prof.: 17. de igual forma. Tutor de Contenido: Prof. los cuales deberán aplicar las medidas necesarias que le permita un mayor desempeño de las labores llevadas en el almacén. con el fin de conocer la situación actual.: 17.UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA Certificación de Valor Agregado (Trabajo de Grado) Trabajo de Grado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado Universidad de Carabobo.: Glenda Rivas C.

Verastegui Dilmar C.I 17.662 .903.I ________________ Firma _______________ __________________ ________________ _______________ __________________ ________________ _______________ Bárbula. En fe de lo cual firmamos Nombre y Apellido __________________ C.315. miembros del Jurado Examinador designado para la evaluación del Trabajo de Grado Titulado: Evaluación del Control Interno de Inventario en la sección de Almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.I 17. Angulo Vanessa C.UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA VEREDICTO Nosotros. Noviembre 2008 . presentado por Brs.626. estimamos que el mismo reúne los requisitos para ser considerado como:____________________ a los _Diez (10)_días del mes _Noviembre del año _2008_. para optar por al Titulo de Licenciadas en Administración Comercial y Contaduría Pública .

por ser la mano que ha guiado mis pasos en todas las etapas de mi vida y la fuerza que nunca me deja desvanecer. eres mi orgullo te amo. dedicación y confianza. A mi madre y mejor amiga. A mis primos. . apoyo. por ser el centro de mi vida y darme su amor. los quiero mucho. a papi por todos sus cariños. Eneida. A mami por ser la más dulce. Mª José. por su amistad. Luís Alejandro. consejos. por guiarme siempre por el camino del bien y por todas las bendiciones y oportunidades brindadas. siempre vivirás en nuestros corazones. apoyo. Marianela y mi tío Giovanni por todo el apoyo moral y especialmente a Liliana por estar a mi lado apoyándome en todos los momentos de mi vida. por todo su amor incondicional. A mis tías Isabel. te quiero mucho tía. gracias por tu apoyo en todo momento. confianza y cariño brindado durante tantos años. A la memoria de mi querida tía Carmen Elena. A Dilmar. tierna y cariñosa de las abuelas y brindarme todo su amor. A Martín por ser parte de nuestra pequeña familia pero grande en amor y sentimientos. Luís Augusto y Nicole.DEDICATORIA En primer lugar a Dios.

mil gracias. Eudy. A Pierina por creer siempre en mi y darme su apoyo y confianza en todo momento. Sra. Mercedes (mi merce) y Mónica por ser tan lindas personas y brindarme su amistad y cariño. A mis amigas. Sra. Beatriz.A Amy por ser tan especial y brindarme siempre su amistad y cariño de hermana. Rossmary. muchísimas Gracias… Vanessa Angulo . por el apoyo y los cariños recibidos. A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindándome su cariño y ánimo a lo largo de este camino. Ilse y Anita. A mis compañeras de trabajo Mati. A Germán Rangel por ser un apoyo moral y espiritual que a lo largo de mi vida siempre estuvo presente.

madurez y entendimiento para afrontar el arduo camino que constituye la consolidación de mi carrera A mi Madre por ser parte esencial de mi formación. por ser mi mejor amiga. mi confidente y compañera. A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindándome su cariño y ánimo a lo largo de este camino. A mi hermana. por alentarme en los momentos necesarios.DEDICATORIA Dedico este trabajo de grado principalmente a Dios quien me ha dado la fortaleza. por ser mi amiga. A mi hermanito. A mis dos sobrinos Cesar José y Samantha Victoria por ser la alegría de la casa. por estar pendiente cada día de mi progreso. muchísimas Gracias… Dilmar Verastegui . por todo su cariño. A mi Padre por mantener mi motivación y ser tan especial en mi vida. A mis amigas Vanessa y Rossmary por su amistad y confianza brindada.

. Al personal que labora en la Dirección de Mantenimiento y Servicios por su valiosa colaboración para el logro de nuestros objetivos.AGRADECIMIENTO Deseamos expresar nuestro sincero agradecimiento a la Prof. Glenda Rivas. tutora de contenido por emplear parte de su tiempo y ofrecernos su capacidad y apoyo profesional en la elaboración de nuestro trabajo de grado. A todos nuestros profesores por brindarnos sus conocimientos y enseñanzas. para hacernos profesionales capaces de afrontar los retos en el campo laboral.

Por otra parte el estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigación de campo de carácter descriptivo. Glenda Rivas Fecha: Noviembre de 2008 La investigación se oriento hacia la Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo y permitió detectar las fallas presentes en el control de inventario de la referida sección. Dentro de las recomendaciones se plantean y presentan los formatos para el registro de los materiales y suministros. . Por último se utilizó la observación directa y la entrevista semiestructurada como las técnicas de recolección de datos y como instrumentos la lista de verificación y el cuestionario. control interno. apoyada en la revisión documental y la muestra estuvo conformada por la misma cantidad de personas de la población. inventario y almacén.EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIÓN DE ALMACEN DE LA DIRECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO Autores: Angulo Vanessa. el flujo de información y los controles internos de esta dirección presentan debilidades bastante preocupantes que deben ser consideradas por las autoridades correspondientes. Verastegui Dilmar Tutor: Prof. Palabras Claves: Evaluación. Se concluye sobre la existencia eficaz de una estructura organizacional adecuada para la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo sin embargo todo lo referente al control de inventario.

Introducción………………………………………………………………… CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema ................................................ Lista de Figuras .............. Bases teóricas .............................................. Objetivos ................................................. CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Diseño de investigación ........................................................ Población y muestra……………………………………………………......................................... Bases Normativas .................... Dedicatoria ......................................................................... Definición de términos básicos ............. Lista de Cuadros .............................................................................. Agradecimiento .............. CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la investigación ................................................ 69 70 25 31 64 66 17 21 22 v viii ix xii xiii 14 .....................................................................................ÍNDICE Pág.................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Justificación de la investigación………………………..................................... Resumen .................

............... Técnica para el análisis de los datos ... 76 92 95 95 102 ................. 71 73 74 Validez .................................................................................. Lista de Referencias……………………………………………………............................ CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones………………………………………………………………..............Técnicas e instrumentos de recolección de información ............... ANEXOS……………………………………………………………………..... Recomendaciones .......................................................

Lista de verificación 81 .LISTA DE CUADROS PÁG.

LISTA DE FIGURAS PÁG. Organigrama de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo……………………… 78 .

por esta razón sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado. En función de lo anterior se presenta a continuación un estudio enmarcado en la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de . simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas. La comprensión del control interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia. indicadores indispensables para el análisis. toma de decisiones y cumplimiento de metas. integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas. como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos. estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas.INTRODUCCIÓN La implementación del control interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente. Aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado. es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional. políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas trazadas. eficacia y economía. se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea cien (100) por ciento confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre.

así como también la validez y confiabilidad del instrumento utilizado. Específicamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigación.El mismo contiene detalle del planteamiento del problema que constituye la base del trabajo de investigación. Por otra parte se estudio el diagnóstico de la situación actual en el manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.. la justificación y objetivos. CAPÍTULO II. CAPÍTULO III. donde teniendo en cuenta la relevancia que constituye el área de almacén y el almacenaje como tal. la normativa legal así como definición de términos relacionados con la investigación. muestra y técnicas e instrumentos.- Contiene el marco teórico de la investigación.Está referido a la metodología. población. dicho estudio se oriento en conocer la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.la Dirección de mantenimiento y servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. . La investigación se desglosa en cuatro capítulos los cuales se describen seguidamente: CAPÍTULO I. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios y finalmente la identificación de los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.. la verificar el flujo de información en el proceso de solicitud.

. recomendaciones.En esta parte se presentan el análisis e interpretación de los resultados de la investigación realizada y. lista de referencias y la evidencia suficiente y relevante a través de los anexos del trabajo. Finalmente se presentan las conclusiones. .CAPÍTULO IV.

los pueblos de la antigüedad. . Es así como surge o nace el problema de los inventarios. esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad. en virtud de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión de su gestión. proteger y controlar los inventarios. el cual tiene como propósito fundamental proveer a las empresas o instituciones de los materiales y suministros necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento. Hoy en día el almacén es considerado como un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar. conocerá la situación real de las mismas. acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía. el almacén tiene un papel esencial para el funcionamiento acorde y coherente dentro de las operaciones de cualquier empresa o institución. es decir. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios. como una forma de hacer frente a los periodos de escasez que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. que la empresa o institución que aplique controles internos en sus operaciones.CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Desde épocas pasadas. Es bueno destacar. De allí radica la importancia que ha tomado el control interno de inventario en las organizaciones.

en el Boletín Internal Control. administra y vigila el control interno de la organización.Es oportuno mencionar que el control es un plan en donde se preverán todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos. (p. verificar y ejecutar determinadas operaciones. Además. . y asegure una elevada confiabilidad en los resultados. citado por (Gómez. en cada departamento o área de actividades. tanto las normas como los procedimientos son de sumo interés en el momento de analizar. de ahí que el Comité de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores. verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad. Por lo que. las funciones ejercidas deben ser reguladas para el resguardo de la información y de los registros que respaldan dicha gestión. Cabe destacar que el control interno se expresa a través de las normas y políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la institución mediante la elaboración y aplicación de técnicas de verificación y evaluación de manuales de funciones. 1963) afirman que: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes. desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesión a la política administrativa prescrita. ya que el manejo de esta información esta estrechamente ligada a la optimización y seguridad de los inventarios. que hagan posible la evaluación integral de los objetivos de la institución. 160) De lo anterior surge la idea que la efectividad del control interno dependa en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal que diseña. procedimientos contables de sistemas de información y capacitación de personal. originando una revisión de las normas y procedimientos.

instalaciones y equipos de la Universidad. No existe un listado de materiales para su rápida ubicación. auxiliar de mantenimiento. La sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios actualmente confronta una problemática debido a las deficiencias y fallas que presenta en el manejo y control del inventario. No se utilizan formatos prenumerados para los registros de los materiales. lo que trae como consecuencia el desconocimiento por parte del personal encargado del almacén de las cantidades y tipo de materiales que se maneja dentro de la sección. reparación y servicios generales.La Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo se dedica al servicio técnico. las cuales no permiten determinar la situación real de los inventarios en forma oportuna. No se utiliza ningún sistema computarizado para llevar las entradas y las salidas de los materiales. la cual se encarga de atender las solicitudes de materiales que se generan por los diversos mantenimientos y servicios que se realizan. . como también las fallas que se describen a continuación: • • • • No se realizan registros continuos de los materiales mas solicitados. teniendo como objetivo ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo para la conservación de las obras. en la cual se ubica la sección almacén. De no corregir las deficiencias y fallas antes mencionadas. La referida Dirección como unidad organizacional esta conformada por varias secciones. la sección de almacén continuara funcionando a expensas de la buena Pro de su personal.

F. errores o irregularidades que se puedan presentar. conservando así los riesgos de fraudes.45) Por consiguiente. (p. al no aplicar los controles internos de inventarios adecuados. confiable y relevante la cual puede convertirse en un recurso estratégico e importante. Es así como. destaca lo siguiente: El control interno administrativo-contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema administrativo-contable y es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras. el control interno no es un mecanismo aislado. Es por ello que las instituciones deben establecer nuevos controles y políticas que le permitan mantener una información oportuna. Catacora (2001). sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. sino una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de cualquier institución o empresa. debiendo reconocerse como un componente integral de la estructura administrativa existente dentro de una organización.manteniendo las amenazas presentes. Formulación del Problema ¿Cómo la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén puede lograr un manejo eficiente de los materiales y suministros . el control interno se incorpora como un soporte administrativo esencial orientado a garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar como consecuencia de no responder a las necesidades dentro de la institución.

• Verificar el flujo de información en el proceso de solicitud. • Diagnosticar la situación actual en el manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. Objetivos Específicos • Describir la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.requeridos y solicitados en la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo? Objetivo General Evaluar el control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios. . para lograr un manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados. • Identificar los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

por consiguiente el estudio representa una alternativa de solución para realizar un efectivo control interno del inventario. es importante destacar que un apropiado y equilibrado control de inventario aumenta la eficiencia en las operaciones durante el manejo del mismo. recoger. así como una debida segregación de funciones que agilice y garantice el buen funcionamiento del almacén. un adecuado control interno será de gran utilidad para lograr una mejor ubicación de los materiales y suministros. y comunicar lo relativo a los hechos o actividades internas y externas indispensables . y a su vez genere una información veraz y confiable. depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo.Justificación de la Investigación La siguiente investigación permite reconocer las fallas existentes en el manejo de los inventarios en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicio del Rectorado de la Universidad de Carabobo. y así optimizar el proceso actual de la toma de decisiones sobre las existencias de materiales y suministros con el fin de asegurar el manejo ordenado y eficiente del inventario. y de la misma forma considera la evaluación del control interno de inventario como pilar fundamental para lograr la eficiencia y la eficacia en el manejo y economía de los recursos con los que cuenta el referido almacén. implantación y ejecución del control interno. La eficacia de la evaluación. Es elemental comprender la necesidad de evaluar los controles internos dentro de la sección de almacén de la referida dirección a fin de determinar las posibles fallas con respecto a los soportes bajo los cuales descansa la confiabilidad de la información que permiten identificar. Por otra parte. En tal sentido. que permita identificar las oportunidades de mejoras de los controles internos involucrados con el inventario.

la investigación se enfoca hacia un tema estrechamente ligado a la carrera administrativa-contable. durante su ejecución y después de su realización se deben llevar a cabo los procesos de control. De igual manera esta investigación tiene una aplicabilidad en el contexto académico. Desde un punto de vista general. para tomar acciones que eliminen las causas para que no se repitan. sirviendo como base para futuras investigaciones que traten sobre el tema en relación. El estudio beneficia a gran parte de la sociedad. que muestran gran interés en establecer de manera planificada un efectivo control interno de inventarios para evitar futuras debilidades que influyan tanto en el desarrollo de las gestión como en el logro de los objetivos. evitando errores al realizar un despacho o al recibir mercancía. ya que todo contador y administrador debe velar por la confiabilidad y la veracidad de la información que sirva de base para la toma de decisiones.como herramientas de supervisión periódica y oportuna que oriente al personal hacia el cumplimiento de sus responsabilidades para un mejor logro de los objetivos de la institución. o detectar las mismas. así como de promover garantía razonable de salvaguarda física de los activos y de la información. . el propósito es facilitar los procesos administrativos para ofrecer mayor seguridad y celeridad en el ciclo almacéninventario. Por consiguiente. y de esta manera satisfacer en forma positiva las necesidades de la institución. empresarial e institucional. ahorrando tiempo y permitiéndole a los trabajadores realizar la labor de una forma eficiente. manteniendo la información al día. siempre con el propósito de evitar la comisión de errores y/o irregularidades. ya que en todo momento. es decir. la población estudiantil. antes del inicio.

identificar las posibles fallas que se pueden estar presentando en la sección de almacén. Finalmente se presenta como un antecedente e información importante para investigaciones posteriores.Igualmente contribuye un aporte significativo para la institución específicamente la Dirección de Mantenimiento y Servicios. . ya que es de suma importancia para ellos como Unidad Organizacional de Servicio.

Duno. Caso de Estudio: Benquim C. La investigación es un proyecto Factible y se adapta dentro de la categoría de diseño de campo.A. Esta investigación tiene relación con en el presente trabajo porque hace referencia a ciertos aspectos sobre el control interno tales como: ambiente de . para garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar. Tirado y Márquez (2008) elaboraron un trabajo de investigación titulado “Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas – cuentas por cobrar – cobro. además proporcionarán soluciones que pueden ayudar a resolver la problemática estudiada. este trabajo tuvo como propósito estudiar el control interno para mejorar el ciclo de ventas-cuentas por cobrar-cobro en base al enfoque COSO y el objetivo general de la investigación fue proponer un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas – cuentas por cobrar – cobro.CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación Para ejecutar la investigación se tomaron como base de referencia algunos trabajos de grado que representan un aporte para soportar el contenido teórico. presentado en la Universidad de Carabobo para optar el titulo de Licenciados en Administración Comercial y Contaduría Publica.A. de manera que permitan lograr una mayor eficiencia de los controles internos en las operaciones. planteando estrategias diferentes. apoyado en una revisión bibliográfica. Caso de Estudio: Benquim C.

para optar al titulo de licenciados en Contaduría Pública. el cual tiene como objetivo general evaluar los controles internos existentes en la sección de almacén de la referida empresa.control. (2002) en la “Evaluación de los controles internos de inventario en la empresa amortiguadores S.A. valoración de riesgos.. Alfonso.. (2002) en la “Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la empresa agropecuaria Manapure. presentado en la Universidad de Carabobo. D. y Rivas. diagnosticando la situación que impera en la sección de almacén a fin de determinar la efectividad de los controles utilizados por la organización. El propósito de esta investigación es conocer los métodos y procedimientos que son empleados por la empresa para resguardar los inventarios que está posee. Mujica.A. G. N. actividades. D. presentado en la Universidad de Carabobo. información y comunicación y monitoreo. C. “MONROE”. El aporte a la investigación es que refleja la importancia que representa un adecuado control interno de los inventarios en una empresa. Nieves. para optar al titulo de Licenciado en Contaduría Pública. . ubicada en San Vicente estado Aragua y su incidencia en la calidad del producto. dado que facilita tanto la integración de procesos en las actividades cotidianas como el manejo de los inventarios por parte del personal. ubicada en San Fernando de Apure estado Apure. de tal manera que permita detectar las posibles debilidades que puedan existir en el manejo de los mismos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos relacionados con los inventarios.

(2001) en el estudio sobre la “Evaluación del sistema de control interno del inventario de repuestos de carga pesada de la empresa Transporte DOGUI. S. tiene como propósito conocer los procedimientos y métodos de control interno que se utilizan en la empresa para el manejo del inventario de repuestos con el fin de diagnosticar fallas de control interno. resulta lógico manifestar que para mantener un sistema de control interno de inventarios que genere resultados satisfactorios. y Zambrano Y. López. Morales. Esta investigación contribuye con el presente estudio puesto que presenta un análisis del control interno aplicado al almacén y con el objetivo de dar a conocer las fallas de control de inventario existentes en el almacén. Según las ideas planteadas por Morales. S. con lo cual se promueva la eficiencia en los registros contables de las existencias del almacén. por lo tanto la propuesta planteada se justifica debido a al necesidad que tiene la organización de corregir y proponer mejoras de control interno de inventario. (Aragua)”.A”. J. desarrolló una “Propuesta de mejoras al sistema de control interno en el proceso de inventario de la empresa Makro comercializadora.Este trabajo aporto al siguiente estudio la importancia sobre la aplicación del control interno que conduzca a una optima gestión de los inventarios. C. S.A. En la presente investigación se expone una solución practica y viable a un problema que aqueja a la organización. y Zambrano. . omisiones en las funciones y en el proceso de trabajo. que pueden estar afectando el desenvolvimiento adecuado de las operaciones. Esta investigación. para optar al titulo de Licenciados en Contaduría Pública. deben establecerse las pautas y procedimientos administrativos a seguir para manejar y proteger la existencia física del inventario. (2001).

ya que el lograr un adecuado y equilibrado manejo en los inventarios aumenta la eficiencia de las operaciones. C. Esta investigación propone una estructura de control interno para el proceso de producción-almacén de la empresa Aldor. En esta investigación se llegó a la conclusión que las fallas de control interno se debía a la falta de coordinación entre los departamentos y a la falta de un sistema administrativo y contable. por tanto proponen un modelo de estructura de control interno que delimite las funciones y áreas de responsabilidad de los departamentos y las personas involucradas en el ciclo a fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo. la productividad y el servicio al demandante. Betancourt y Yánez (2001) presentaron “Una Propuesta de Control Interno para el Procesote Producción-Almacén de la Empresa Aldor. por lo tanto es apropiado destacar que la administración de inventarios viene determinada por el desempeño de un buen control interno.respaldada por los resultados obtenidos mediante la evaluación de todos los procesos y procedimientos utilizados en el área de inventario.”. Es significativo el aporte que deja esta investigación.A. con el fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo hasta la salida del producto. con el propósito de satisfacer la necesidad que presenta el proceso de producción y almacenamiento de materiales y productos terminados.A. Se toma como antecedente puesto que ofrece información sobre la importancia de la segregación de funciones y asignación de responsabilidades a cada departamento involucrado para una sana aplicación de los controles internos. C. de llevar un control escrito y secuencial de todos los procedimientos que se desarrollan. .

lo que origina ciertos hechos irregulares que afectan la situación económica de la empresa. C. y otras empresas comerciales que realicen la misma actividad.A.”. Reseña de la Institución La Dirección de Mantenimiento y Servicios de la Universidad de Carabobo.A. sirve como referencia a este estudio. y es ratificado según oficio CU-35 de fecha 24 de Enero de 2007. en Enero de 2007. El diseño presentado. además proponen un programa con la finalidad de preparar. C. que ayudan a controlar todas las actividades que constituyen el área de los inventarios de la empresa. Los investigadores concluyen que las operaciones relacionadas con el proceso de inventarios son realizadas sin la existencia de un adecuado control interno. se crea siguiendo lineamientos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU). esta Dirección es una unidad organizativa . razón esta que hace necesario el diseño de un enfoque de control interno de inventarios. que suprima el descontrol existente. puesto que incluye métodos mediante los cuales el departamento encargado del almacén delega autoridad y asigna responsabilidades correspondientes a cada una de las funciones. Esta investigación persigue el desarrollo de un enfoque de control interno de mercancías que corrija los inadecuados procedimientos de control internos en esta área. Cohen y Tabares (2001) elaboraron un trabajo de grado denominado “Diseño de un Enfoque de Control Interno de Inventario de Mercancías para la Empresa Pollo Sousa.Cabrera. asegurando una adecuada segregación de funciones y solventando los problemas y deficiencias en la empresa Pollo Sousa. verificar y distribuir informes y análisis comunes a los diferentes niveles de supervisión.

Misión Procurar la conservación y preservación de la infraestructura y equipos a razón de contribuir con el mejor desenvolvimiento de las actividades desarrolladas en la universidad. incluyendo los Núcleos de: La Morita. a través de los oficios recibidos por todos los niveles: Superiores. de modo que el trabajo a ejecutarse obedece a la solicitud de servicios. a través del desarrollo de procedimientos. equipos y demás bienes que permiten el desenvolvimiento de las operaciones en la Institución. Siendo una Unidad Organizacional de servicio técnico.adscrita a la Rectoría. preservación. edificaciones. Bajos. Objetivo General Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo par la conservación de las obras. reparación y servicios generales. auxiliar de mantenimiento. Medios. San Carlos Tinaquillo. Puerto Cabello y las casas de la DESCO que se ubican dentro del estado. o con las empresas contratadas. reparación y cuidado de las obras. instalaciones. debe ejecutar todas la actividades ya sea a través de las secciones de Servicios Internos (Personal Adscrito). actividades y métodos necesarios para la satisfacción de las necesidades de servicios y funcionamiento de la institución. la cual realiza funciones de naturaleza directivaejecutiva en relación a las actividades de conservación. Visión . adscritos a esta Alma Mater. instalaciones y equipos de la Universidad.

58) . De igual forma el Instituto Mexicano de contadores Públicos (1994). ejecutado por el consejo de directores. capaz de desarrollar programas de mantenimiento que permitan sostener de forma efectiva la operatividad de la Institución. verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera. Bases Teóricas El Control Interno En las organizaciones se ha incrementado en los últimos años la necesidad de tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad de sus operaciones administrativas y contables.Ser la dirección reconocida por sus altos estándares de calidad en la prestación de servicios. S (2005). diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos”. promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración. la administración y otro personal de una entidad. (p. Es por esta razón que Mantilla. ha definido el control interno bajo los siguientes términos: El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos. define el control Interno como “un proceso. en especial si se centran en las actividades básicas que realizan para ser mas competitivas.

colocándolos a disposición en el momento indicado. e igualmente permiten presentar la información con un grado de confianza y con datos razonables asegurando así el correcto desempeño de las operaciones. Clases de Controles Internos Según Winkle (1987). establece que el control interno: Son todas aquellas medidas organizativas y operativas. Por consiguiente. este concepto engloba la manera como debe enfocar actualmente cualquier empresa tomando en cuenta las necesidades de la misma de eso modo ajustar las medidas pertinentes a la diversidad de las operaciones para conseguir en esta forma los objetivos de la organización. hasta un método para obtener información confiable para la toma de decisiones favorables a las empresas. se debe proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios. que toma la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser a lo planificado y concernido. estos conceptos sirvieron de orientación para el diseño de la propuesta contenida en este trabajo. a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. los diversos procedimientos o métodos de inventarios garantizan y aseguran los activos de cualquier organización. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la organización.Es decir. desde una forma para proteger los activos contra cualquier defraudación. aporta que los controles internos se dividen en dos categorías: . para así evitar aumentos de costos o perdidas de los mismos. Para Gómez (1992). (p. 95) Todos estos conceptos respecto al control interno tienen varios aspectos en común.

plantas y equipos que aparecen en el balance general. esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa. b) Contables El control interno contable. procedimientos y plan de organización que se difieren sobre todo a la protección de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables para respaldar la razonabilidad de las propiedades. que no siempre quedan claros los límites entre ambos tipos de control. consiste en los métodos. políticas e informes administrativos.a) Administrativos Los controles administrativos consisten en procedimientos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa con las directivas. ya que tanto el control interno contable como el administrativo. Se refieren solo directamente a los estados financieros. los cuales . (p. El Propósito del Control Interno Según Meigs (1994) el propósito del control interno: Es promover la operación. no existen límites mutuamente exclusivos. son funciones de la administración. El control interno contable adecuado se logra mediante la verificación por la administración de los registros y operaciones financieras. determinar hasta que grado debe realizar procedimientos de auditoria respecto a estos activos y cuentas relacionadas. estas dos clases de controles se entrelazan. utilización de dicho control en la manera de impulsar hacia la eficaz eficiencia de la organización. En muchos casos. 208) Cabe destacar.

Por medio de este punto de vista al tener trazados los objetivos se tiene la idea de alcance de dicho control. Evaluar la eficiencia de las operaciones. permitiendo encontrar ciertas ventajas que guiarán a la empresa a mejorar las operaciones las cuales oriente al logro de los planes ya establecidos. los objetivos son los siguientes: • • • • Proteger los activos en contra del desperdicio. Objetivos del Control Interno Según Meigs (1994:178). presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa. el fraude y el uso ineficiente. 2. es decir. (p. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la institución. y Ortiz N. . estableciendo que es lo que se quiere conseguir. viéndose afectado el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia. que son los siguientes: 1. Hernández W. (2007).se pueden ver perturbados por errores y omisiones. 120) Siempre se toma en cuenta los controles internos cuando existen en la empresa ciertas situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a la administración de la empresa. señalan los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos específicos del control. Integridad: Permite asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.

sin ellos los individuos al igual que las organizaciones tienden a la confusión. ya que ellos proporcionan un sentido de dirección claro. Autorización: Un adecuado control interno no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. fácilmente se convierte en un estándar de desempeño que permite a los individuos evaluar sus progresos.3. a través de su de Auditoria” identifica las Procedimientos características del Control Interno: . los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan. Exactitud: En todo intercambio o transacción. Características del Control Interno: El Instituto Mexicano de Contadores “Manual de Normas y Públicos (1994). los objetivos son una parte esencial del control. (p. 28) De lo anterior se desprende que una empresa o institución debe regirse por objetivos. Bajo controles internos adecuados. Por lo tanto. Custodia: Estos objetivos se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. existe una consideración acerca de las cantidades que se están traspasando. 5. de la misma manera ayudan a la evaluación del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido. Este objetivo debe establecer los límites al inicio. 4. medible y con una fecha específica.

los ingresos y los gastos. para esto es necesario que se plantee una segregación de labores que defina claramente la independencia de las funciones de operación. Elementos del Control Interno Hernández W. custodia y registro. Procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. del mismo modo es deseable el uso de instructivos o manuales de procedimientos. para lograr una unión que contenga las obligaciones y necesidades de la institución.(p. registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo. Plan de autorizaciones. • Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde. • Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organización. • Suficientes registros y autorizaciones que proporcionen un control contable razonable sobre el activo. que serán de gran ayuda al personal al momento de . Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones.• Adecuada división de las responsabilidades y funciones. (2007). y Ortiz N. que han de estar en proporción con sus responsabilidades. pasivo y sobre los ingresos y gastos.26) En tal sentido es necesario que exista una gerencia que asuma la responsabilidad de la política general de las partes integrantes de la institución en un todo homogéneo y armónico. describe los elementos de un buen sistema de control interno en: • • • • Plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.

operacionales y de tamaño. • Actividades de Control. Componentes del Control Interno La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional. Los mismos son: • Ambiente de Control. las actividades de control (políticas y procedimientos). El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las organizaciones de acuerdo a las características administrativas. . Según Mantilla S. el control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. los componentes son: un ambiente de control. información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión. leyes y normas. confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas. una valoración de riesgos. y están integrados en el proceso de administración. • Información y Comunicación. (2005). Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio. • Evaluación de Riesgos.desempeñar las actividades diarias de la organización y que tienen como objetivo principal asegurar el cumplimiento por parte del personal de las políticas diseñadas por la administración.

Ambiente de control El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente. los valores y principios requeridos para asumir el control interno de una institución. la competencia del personal. Un adecuado ambiente de control se verifica por: 1. la responsabilidad para encaran las actividades. así como también la filosofía y el estilo de operación de la administración.• Supervisión o Monitoreo. al proporcionar las condiciones físicas. de igual forma establece el tono de una organización para influenciar la conciencia de control de su personal. de igual forma es fundamental que la gerencia tenga bien definidos los estándares de comportamiento y de conducta para . Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas de la compañía y de los sistemas de control. culturales. ya que sirve de soporte de los Sistema de Control Interno. y ayuda a influenciar la conducta que no esta sujeta de la misma manera a los mas elaborados sistemas de control. El ambiente de control es la base de todos los demás componentes del control interno. sociales. Integridad y Valores Éticos Su propósito es establecer un clima ético corporativo en todos los niveles para el bienestar de la corporación. La integridad y los valores éticos son responsabilidad de la gerencia tanto en su determinación como en su transmisión a los demás miembros de la organización y su monitoreo.

que no quede lugar a dudas o confusiones luego que son adquiridos por los demás miembros partícipes. cuyas funciones son las de proveer autoridad. Consejo de directores o comité de auditoria El Directorio está integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o externas a la organización. la gerencia determina cuan bien deben ser cumplidas las tareas para contribuir al logro de los objetivos organizacionales y no apartarse de la estrategia implantada. la administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno en una organización. se involucra fuertemente en el Control Interno. 2. y afectan el diseño. los principios y principales políticas operativas que constituyen la base del sistema de Control Interno. pero es la . Filosofía y estilo de operación de la administración La filosofía da forma a los valores. vigilancia y supervisión a la gerencia. 3. Compromiso por la competencia Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con sus tareas. El Directorio retiene autoridad para ciertas decisiones claves. A su vez. Le corresponde a la gerencia definir los niveles de competencia para cada puesto de trabajo y cuáles son las habilidades y conocimientos que espera de quien ocupa dicho puesto. La ética y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control. y a través de la vigilancia que realiza. como son la fijación de objetivos al nivel de la entidad y la planificación estratégica. orientación. 4.

los cuales deben ser evaluados tanto a nivel interno como externos a la organización. Es por esta razón que el control interno establece como condición para la valoración de riesgos. en ese mismo orden. todas estas funciones influirán o afectarán de diferente manera a la organización dependiendo de cómo la dirección las ejecute. Evaluación de los riesgos Este componente aborda el tema de los riegos que las entidades enfrentan en forma constante. la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de organización. El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación del personal que hará que se cumplan. El ambiente de control de una organización será tan bueno. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos. enfrentando así los cambios que realicen las organizaciones. orientados en parte por las tecnologías rápidamente cambiantes. regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos . el establecimiento de objetivos. formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de estos hará. toma acciones relativas a la estructura organizacional.Dirección quien fija los objetivos a nivel de entidad. contenido y comunicación de políticas claves y los tipos de sistemas de planificación e información que usará la organización.

2. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesión a las leyes y regulaciones a las cuales la entidad esta sujeta. 3. permitiendo a la dirección prever los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. Actividades de control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva . Objetivos de información financiera: Hacen referencia a la preparación de estados financieros publicados que sean confiables.asociados con los cambios. como la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los procesos. una actividad básica de la organización. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad. La evaluación del riesgo debe ser un proceso continuo. pueden establecer ciertas categorías principales: 1. orientados al futuro. El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992) categoriza los objetivos de la evaluación de riesgos así: A pesar de la diversidad de objetivos. tanto los que influyen en el entorno de la Organización como en el interior de la misma.

. inspección. Los datos que ingresan están sujetos a chequeos o a cotejarse con los archivos de control. 2. Procedimiento de información: Se implementa una variedad de controles para verificar que estén completos y autorización de las transacciones. 5. periodos anteriores y competidores. El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992) establece diferentes tipos de actividades de control delimitadas de la siguiente forma: 1. 3. verificación. sirven como actividades de control. pronósticos. Tales actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. 4. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeño. Indicadores de desempeño: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos operacionales o financieros además de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones. autorización. inventarios. Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos. conciliación.administrativa. valores y otros activos se aseguran físicamente en forma periódica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control. Las iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo. Controles físicos: Equipos. mejoramiento de procesos de producción y programas para contener o reducir costos a fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo logrados. Ejemplo de estas actividades son aprobación. revisión de indicadores de rendimiento.

Información y comunicación Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la información pertinente a los empleados de la organización dentro de un lapso razonable. ya que si no se conoce el sistema de control. Segregación de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se dividen. conociendo los riesgos. Los sistemas producen reportes conteniendo información operacional. actividades y condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. se disponen los controles. Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión. sino también información sobre acontecimientos externos. de que las obligaciones en materia de control. entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. para que respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. los cuales ayudan a evitar o minimizar los riegos.6. Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección. o segregan. los cometidos . financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organización. para ello se deben establecer y ajustar políticas y procedimientos que ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de la unidad.

la calidad u otros mejoramientos similares. Establecimiento de canales de comunicación para que la gente reporte sus asuntos indeseables sospechados. Además de una buena comunicación interna. hacia el mejor logro de los objetivos. es probable que surjan problemas. canales formales e informales. es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en armonía con los demás. Así como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones y responsabilidades). es importante destacar una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de información necesaria. memorias. Receptividad por parte de la administración frente a las sugerencias de los empleados respecto de maneras de aumentar la productividad. dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas.específicos y las obligaciones en el sistema. resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus . la comunicación debe desencadenar los siguientes pasos: • • • • La efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y responsabilidades de control. y en ambos casos importa contar con medios eficaces. Suficiencia de la comunicación a lo largo de la organización y la totalidad y oportunidad de la información y su suficiencia para permitir que la gente se descargue efectivamente de sus responsabilidades. Según El comité Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisión (COSO) (1992).

subordinados. pero también es cierto que . Limitaciones del Control Interno El control interno sirve para proteger a la empresa o institución de fraudes y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o evaluaciones periódicas. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos. Es necesario supervisar continuamente los controles internos para asegurar que el proceso funciona según lo previsto. Supervisión o monitoreo Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. directamente por las distintas estructuras de dirección. como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. Estas actividades incluyen tanto las actividades normales de dirección y supervisión. controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la dirección la razonable seguridad que ofrecían antes. Las actividades de monitoreo permanentes incluyen actividades de supervisión realizadas de forma continua.

o de otros factores humanos. como resultado de descuidos. El costo esta ligado al beneficio que proporciona. (2005). y Marmiroli M. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones. Solo brinda seguridad razonable. Según Gómez. incomprensión de las instrucciones. G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno: • • • • • • Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos. la estructura organizacional son las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. descuidos o fatiga. Se puede presentar errores humanos por mal entendidos.existen limitaciones en cualquier sistema de control interno. como lo son errores que pueden cometerse en la ejecución de los procedimientos de control. Elementos de una Organización . Según Hutt G. Estructura Organizacional La estructura organizacional suele tener como propósito establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

de bienvenida. • • • Técnicas de organización • Organigramas: los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. departamentales. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar implica la necesidad de agrupar. de organización. como estructura. Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. que contienen en forma ordenada y sistemática. Sistematización: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.Los elementos básicos de una organización son: • Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social. ya que establece la disposición y la correlación de funciones. Manuales: son documentos detallados. de contenido múltiple. dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas. Jerarquía. origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. • . jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos planteados. de puestos. de técnicas. La organización. de procedimientos.

(2001:105) afirma “Sistema para determinar el inventario en que es necesario un conteo físico de los artículos disponibles. R. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén.• Análisis del puesto: es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto). así como las características. (2001:96) “Es el registro continuo de adiciones y deducciones del inventario. que suministra los datos para informes de periodos intermedios. conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña. Inventario El inventario es una relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa. R. Tanto el costo de los materiales empleados como el inventario final de materiales se determinan directamente después de cada transacción”. a fin de calcular el inventario final de materiales y el costo de los materiales usados”. Un sistema de inventario perpetuo no elimina la necesidad de un inventario físico periódico. . El inventario perpetuo es un medio de inspección directa de las existencias de la fecha de un inventario a la de otro. a una fecha determinada. • Sistema de Inventario Continuo: Polimeni. Sistemas de Inventarios: • Sistema de Inventario Periódico: Según Polimeni.

Control Interno de los Inventarios Según Catacora. (p. cumpliendo de esta manera el principio de la consistencia. F (2001) El control de los inventarios implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a través de las entradas y salidas de inventario.Métodos de Valuación de Inventarios: Polimeni. todos los costos de diferentes compras se suman en conjunto al final de cada periodo. son los primeros que se despachan. para determinar el costo promedio simple por unidad. por tanto. este debe utilizarse cada año. Mediante este método.280) . se implantan controles que son instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a través de las operaciones de ingreso y de salida. reflejarían exactamente los costos actuales. • Promedio Simple: En este método. y los precios. R (2001).388) Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados establecen que una vez seleccionado un método de valuación de inventarios. define dos (2) métodos de valoración de inventarios. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas. (p. Esta suma se divide por el número total de compras. • Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS): El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los primeros artículos comprados. el inventario final estaría compuesto por los materiales recibidos al final.

• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo.Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios según Guajardo C. • Mantener registros de inventarios continuos. caída en desuso de artículos y perdidas fraudulentas por hurto o malversación. evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. (1995). • Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit. (p. no importando cual sistema se utilice.37) El concepto de control interno. incluyen: • Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año. recepción. • Mantenimiento eficiente de compras. tesorería y contabilidad. la aplicación de buenos métodos de dirección de empresas y de almacenamiento para impedir acumulaciones de existencias. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles . daño ó descomposición. requiere la separación de las responsabilidades de custodia y contabilidad. • Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo. • Comprar el inventario en cantidades moderadas. Consisten en ejercer unas medidas de protección física y en mantener una contabilización eficaz. almacenamiento. tal como se aplica a los inventarios. • Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. deterioros. recepción y procedimientos de despacho. Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa se basan en una distribución global de las funciones de compra.

Administración de los Inventarios La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse. . Según Schroeder. establecer una rotación adecuada del mismo e implantar políticas y medidas que vayan acorde con los intereses de la empresa como un todo. Problemas de decisión en la Administración de los Inventarios. R (1992. la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. la problemática se presenta en el almacenamiento de los inventarios. 391) “La Administración de los Inventarios se encuentra entre las funciones más importantes de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital” La administración de los inventarios debe establecer unos objetivos para lograr mantener los niveles óptimos de inventario. ya que puede suceder que numerosos artículos se vuelvan obsoletos o de lento movimiento. por lo general. La gerencia en muchas ocasiones suele tener problemas al momento de decidir en la administración de los inventarios Es necesario determinar si es recomendable mantener un stock de materiales y suministros o limitarse a la demanda de los interesados.pero. deberían detectarlos antes de que se ocasionen unas perdidas demasiado grandes. resultando así desfavorable para la empresa o institución.

que representen fuertes inversiones que por falta de demanda se encuentre estancada o paralizada. repuestos. custodia y control de abastecimiento de materiales y productos. y gozan de una gran importancia”. Según Morante P.Para toda organización que maneja inventario resulta de gran importancia saber cuantos artículos hay que comprar para satisfacer la demanda de los interesados. Se puede decir que el almacén es una unidad de servicio de la estructura orgánica y funcional. con objetivos bien definidos de resguardo. existe una gran responsabilidad respecto a la existencia de artículos pues tan perjudicial es para la empresa carecer de los artículos necesarios. proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa. antes de ser requeridos para la administración. como mantener grandes volúmenes de existencias. Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas . la producción o la venta de artículos o mercancías”. Para el administrador de cada empresa o institución. Almacén Al respecto. etcétera. para lograrlo la administración debe hacer un seguimiento a la planificación estratégica de las compras que permita establecer un equilibrio económico en el costo de pedidos. el almacén es “un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar. Romero (1995:213) define el almacén como: “el lugar donde se depositan o guardan mercancías. (2005:42). pues significa una fuerte inversión. suministros.

revisión. control de inventario y producción. despacho y ayuda en el control de inventarios.de uso y con oportunidad. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras. 4. Debe existir un sola puerta. 6. 2. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). 7. 3. (1999). 8. 5. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: 1. 9. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos. C. de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén. estantes. almacenamiento. Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. Principios Básicos del Almacén De acuerdo a García. La identificación debe estar codificada. . espacios marcados para facilitar su ubicación. registro.

Se ingresa en el sistema todos los materiales recibidos en el almacén. 15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho. y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. Se reciben los materiales y se procede a situarlos en el lugar asignado para ellos en el almacén. 3. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. 14. Procedimientos de Almacén 1. Se revisa constantemente la ubicación de los materiales para prevenir accidentes y deterioro del producto. 2. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él. (p. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. 63) Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un almacén cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de control interno. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y actividades diarias. 13. 11. 12. .10.

grasa. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se debe realizar mediante un formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de material. 6. envases. Toda salida de material hacia los demás departamentos debe ser registrada en el sistema para darle salida del almacén y entrada al departamento al que se haya hecho la transferencia. 5. etiquetas. . Periódicamente se realizan conteos selectivos de los materiales para verificar que todo este en orden.4. etc. Se ejecutan inventarios físicos del almacén comparándolos con el de sistema. combustible. • Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes. 7. Clasificación de almacén Dentro de la clasificación de los almacenes se pueden nombrar los siguientes: • Almacén de Materia Prima: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

Almacén de Productos en Proceso: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos

departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, martillos, carretillas piezas de esmeril, etc. • Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. • Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

Las Áreas del Almacén

Normalmente un almacén consta de tres áreas, como base de su planeación, las cuales son las siguientes: • • •

Recepción. Almacenamiento. Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo lugar.

Área de Recepción:

Permite el flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, para esto se requiere de la correcta planeación y de la óptima utilización de dicha área. Las condiciones que impiden el flujo rápido son: • Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado

• •

Medios de Manejo de Materiales Deficiente. Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de los materiales que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Características de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres

factores para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir, los mismos son los siguientes: • • • Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artículos que en él se van a guardar.

Área de Entrega:

agilizar el envío de materiales. mala manipulación o robos. mantiene toda la mercancía inventariada y.33). Romero (1995). protección de los materiales almacenados de daños o accidentes. considera que: El aprovechamiento del espacio para lograr una correcta organización. Revisados en calidad y cantidad. mediante el cotejo de los materiales con el documento de salida. lo que brinda mayor satisfacción a los usuarios. Como se menciono anteriormente los almacenes bien organizados ayudan a controlar físicamente los materiales. (p. Ventajas del Almacén Las ventajas de contar con un almacén se reflejan en el hecho de que establece y mantiene el resguardo físico adecuado de los materiales allí ubicados tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado.Los materiales que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega deben ser: • • • Trasladados con el medio mecánico más adecuado. Agilizar la carga y descarga de materiales evitando gastos por demora. de igual manera facilitan a las personas autorizadas un registro de la ubicación de todos los materiales para agilizar su localización inmediata . Acompañados de un documento de salida. mayor limpieza y orden. establecen resguardo físicos adecuados para proteger los materiales. Efectuar una mayor rapidez las operaciones de almacenamiento.

y permite mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles. registran o venden a través de un plan sistemático de asignación de símbolos con el fin de unificar criterios y distinguir la categoría a la que pertenece cada artículo. • Los artículos relacionados entre sí deben poseer símbolos parecidos. Ésta permite identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan. tratar de describir las piezas que identifica. Codificación de los Materiales La necesidad de codificar los materiales para facilitar la administración de los mismos. el problema radica de las diferentes maneras de llamar a un mismo artículo. es frecuentemente mal comprendida. D (2002): • Cada símbolo debe ser excluido. o también una combinación de ambos. De acuerdo a Alfonzo.46) El símbolo de identificación del material puede estar constituido por letras o números. • Los símbolos deben en la medida de lo posible. deberá respetar los siguientes principios destacados por Alfonzo. (2002): El control en el almacén requiere de la clasificación o codificación de los materiales almacenados como requisitos indispensables para la organización. D. (p. • Cada artículo debe tener un símbolo único. independiente de donde se encuentre. . Cualquiera sea el símbolo utilizado. consumen.

Formularios Son unos de los instrumentos más relevantes para la administración de inventarios. . material del que está compuesto. datos e informaciones a trasmitirse a otros departamentos”. aparato o equipo del que va a formar parte. Reducen y normalizan las operaciones. acabados. Transmiten información rápida y clara. • Debe existir un catalogo que describa el significado del código. Ventajas de la Codificación • • • • • Identificación clara de los artículos y materiales. Simplifican el trabajo. y Ortiz (2007:p. simplifican los trabajos. reducen los errores y fijan responsabilidades. entre las que se pueden mencionar: dimensiones. Según Hernández. • Para numerar o codificar se debe tener en cuenta una. Brevedad en la lectura y trascripción. varias o todas las características de un artículo.• El código debe tener la longitud mínima que permita clasificar todos los artículos existentes y previstos. ya que suministra comunicación e identificación en todo el proceso de control interno de inventario.102) “Los formularios se caracterizan por ser piezas de papel impresas con el membrete de la organización y con espacios convenientes para el registro. Habitúan al personal una terminología.

Los formularios mas utilizados para el control de los inventarios son los siguientes: •

Requisición de Materiales: La salida de materiales se realiza mediante la requisición de materiales, elaborada por el

departamento solicitante y autorizado por el jefe de dicho departamento. Las requisiciones de materiales están generalmente estructuradas según las especificaciones de cada organización, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisición - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artículos solicitados - Identificación del número de catálogo - Descripción del artículo - Precio unitario - Precio total - Costo total de requisición - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada. • Solicitud de Compra: Este formulario tiene como finalidad cubrir las necesidades del departamento de almacén, el cual permite que se mantengan un stop de inventarios, de acuerdo a las necesidades de venta; por lo general contiene:

- Numero de la Solicitud - Fecha de pedido

- Cantidad de artículos solicitados - Descripción del artículo - Precio actual - Firma autorizada. •

Orden de Compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

- Nombre de la Empresa y dirección - Número de la orden de compra - Nombre y dirección del proveedor. - Fecha del pedido - Fecha de entrega requerida - Fecha de entrega y de pago - Cantidad de material solicitado - Precio Unitario, total - Elaborado, revisado y autorizado. • Informe de Recepción: Es el comprobante que se elabora una vez recibido los materiales en el almacén; estos son inspeccionados en cuanto a cantidad y calidad. Este formulario incluye lo siguiente:

- Nombre del proveedor. - Número de la orden de compra - Fecha de recepción - Cantidad y descripción de los materiales solicitados - Tipo de Materiales

- Observaciones - Firmas autorizadas. • Tarjeta de Inventario: Es un formulario de importancia que permite controlar las existencias en el almacén, con la finalidad de brindarle al departamento de contabilidad mayor información sobre las entradas y salidas de mercancía y el tipo de mercancía en movimiento, incluye por lo general:

- Número de control - Tipo de Materiales. - Fecha - Descripción de los materiales - Entradas, salidas y saldo Bases Normativas

Los procedimientos nacionales e internacionales relacionados con el Control Interno y en especial de los Inventarios, afecta de manera directa está investigación, puesto que dependiendo de su cumplimiento, se garantizará o no la confiabilidad en cuanto a los objetivos que persigue. Esta es la siguiente:

Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. Principios de Contabilidad Generalmente aceptados: En este caso se resaltan dos (2) principios el de costo y el de revelación suficiente, ya que se refieren a la objetivad en el registro de las transacciones, esta objetividad nacida del comprobante o documento

Existencia El objetivo de esta Norma es señalar el tratamiento contable de las existencias. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación del costo. Definición de Términos Básicos Activos: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad. Comisión de Normas Internacionales de Contabilidad Norma Internacional de Contabilidad Nro.utilizado para contabilizar. También suministra pautas sobre las fórmulas de costo que se utilizan para atribuir costos a las existencias. 2. . así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio. Dichos principios dan una garantía razonable a la información que permita al usuario tomar decisiones acertadas.

Controles: Planes de organización. el cual se utiliza de modo preferente en el desarrollo de una investigación. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos planteados. Entrega: Acción y efecto de entregar. Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograr los objetivos. Almacenista: Personal encargado de la colocación y acomodo de los materiales dispuesto para almacenaje. Evaluación: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se están logrando y así detectar las fallas que se presenten en los procesos como una medida para la búsqueda de posibles soluciones. métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa. Cuestionario: Instrumento de investigación. Componentes del Control Interno: Guía de acción a los fines de enviar fallas o debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluación del sistema financiero (Declaración sobre Normas de Auditoria Nº 78.Almacenamiento: Acción y resultado de poner o guardar las cosas en un almacén. SAS 78). .

. Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuación para la realización de un fin. Sistema de Control Interno: Conjunto de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes.Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la información sobre las transacciones de inventario de una compañía o institución con el fin de realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los bienes que se encuentran en los almacenes. a la toma de decisiones de un grupo para la consecución de unos objetivos. Políticas: Proceso y actividad orientada. Stock: Conjunto de mercancías en depósito o reserva. Recepción: El flujo rápido del material que entra al almacén. usado con algún fin especifico. buscan sinergias y armónicamente alcanzar los objetivos y políticas. Mercancía: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre. ideológicamente. Normas: Reglas u ordenación del comportamiento humano dictado por la autoridad competente del caso. Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí. Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales. o puede ser.

.Suministros: Materiales de cada organización o empresa obtenidos por medio de sus respectivos proveedores.

de manera optima. se recopiló la información en forma directa. para después analizarlos. obteniendo datos primarios. registro.CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Diseño de la Investigación Toda investigación posee características fundamentales de acuerdo a lo que se desea abordar. Por consiguiente. solo se observan los fenómenos tal y como se dan en su contexto natural en un momento determinado. una investigación de campo “es aquella que comprende la descripción. dicho estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigación descriptiva. acto de presencia en la . El estudio constituye una investigación de campo. este estudio tiene como finalidad la evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. con un diseño de campo apoyado en la revisión documental. A tal efecto. análisis e interpretación de la naturaleza actual. y es a través de lineamientos preestablecidos como se logran los objetivos que se persiguen. 35). Según Tamayo y Tamayo (1996. composición o proceso de los fenómenos tomados directamente de la realidad”. debido a que se realizó sin manipular deliberadamente variables. al hacer cotidianidad operativa de la Institución.

es por ello que se escogió como muestra la misma cantidad de personas de la población. ya que se analizó sistemáticamente la realidad de la institución. De acuerdo a Fidias (2006. en cuanto a la eficiencia de los controles internos aplicado en la sección de almacén. Dentro de este marco. 29). Fernández. Según Fidias (2006. “la población se refiere al conjunto para la cual serán validas las conclusiones que se obtengan. esta investigación es de carácter descriptiva. describiendo el manejo y resguardo de los materiales y suministros. la cual está constituida por 2 (dos) personas. (2006.En el mismo sentido. Baptista. la población de esta investigación esta representada por el personal que labora en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. R. C. la investigación descriptiva consiste “en la caracterización de un hecho. Hernández. P. fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento”. 31). Población y Muestra De acuerdo con la metodología empleada para el desarrollo de la investigación. la selección de los sujetos de estudio se hace a través de la escogencia de la población. o los elementos o unidades a las cuales se refiera la investigación”. Ahora bien. 236) define la muestra como “un subconjunto de la población de interés .

En el caso de está investigación se utilizaron como técnicas la observación directa y la entrevista semi-estructurada. 69) la observación “es un técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista. cualquier hecho. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Para elaborar en forma adecuada un trabajo de investigación son necesarias técnicas e instrumentos de recolección de datos que permitan reflejar toda la variedad y diversidad de las situaciones. fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad. Por lo que la muestra refleja las características que definen la población y a su vez representa en términos porcentuales el cien 100 por ciento de la población.sobre el cual se recolectaran datos. Según Fidias G (2006. este deberá ser representativo de la población”. apoyada en los instrumentos: la lista de verificación y el cuestionario respectivamente. 143) define que “un instrumento de recolección de datos es en principio. . De este modo. en función de unos objetivos de investigación preestablecidos”. Sabino (1992. la observación directa es una de las técnicas utilizadas para la búsqueda y obtención de datos necesarios para resolver el problema. cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información para posteriormente analizar y tomar decisiones”. en forma sistemática. y que tiene que definirse de antemano con precisión.

El instrumento utilizado para desarrollar esta técnica fue el cuestionario el cual constituyen el instrumento de recolección de datos por excelencia. 70). Según Baptista (1992. es aquella que “aunque exista una guía de preguntas. con la finalidad de tener una visión más amplia de la situación presentada en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. el cuestionario consisten “un conjunto de preguntas respecto a una o mas variables a medir”. por esta razón se dice que la entrevista semi-estructurada es una técnica que se caracteriza por su flexibilidad. La lista de verificación de esta investigación se elaboro tomando como base los quince (15) principios básicos del almacén de García Cantu. De igual manera Fidias. define la lista de verificación como “un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada”. . 285). G (2006. que de acuerdo a lo que plantea Fidias. con el objetivo de exponer la presencia o ausencia de los mismos en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. el entrevistador puede realizar otras no contempladas inicialmente”. Todo ello. (Ver cuadro 1) La segunda técnica utilizada para el desarrollo de esta investigación fue la entrevista semi-estructurada.lo cual permite detectar opiniones y situaciones que proporcionan aspectos importantes relacionados con la investigación. G (2006:73). Lo anteriormente expuesto se debe a que una respuesta puede dar origen a una pregunta adicional o extraordinaria.

se determinara hasta donde las preguntas del instrumento son representativos del dominio de contenido de la propiedad que se desea medir. Fernández.En el caso concreto de este estudio. Los instrumentos fueron validos por expertos en el área. En este sentido. se aplicó un cuestionario de preguntas abiertas. C. Técnicas para el Análisis de los Datos . Hernández. por lo tanto se deben tomar en consideración los objetivos tanto generales como específicos propuestos en la investigación. que según Sierra (1997:94). los examinaron para verificar si los mismos median lo que se pretendía y si estaban relacionados con los objetivos propuestos. con la finalidad de recabar información que permita evaluar los controles internos de inventarios que se llevan a cabo dentro de la sección de almacén. Validez Muchos autores coinciden en afirmar que un instrumento es válido y confiable cuando mide el conjunto o la variable que se planifica medir. ya que esta tiene que ver básicamente con la teoría o con los conceptos que desarrolla la investigación. P. es decir. (2006. La validación del instrumento se logro mediante el procedimiento “Juicio de Expertos”. Baptista. R. destaca que la validez “se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”. “consiste en la entrega de los instrumentos a los especialistas para que analicen y establezcan criterios en relación al cumplimiento de las condiciones necesarias para recoger la información”. 346).

se procedió a su análisis e interpretación mediante la utilización del método cualitativo. y que se caracteriza por una gran complejidad al interpretar el lenguaje de cada una de las personas entrevistadas. una vez aplicados los instrumentos para la recolección de la información necesaria y dar respuesta a los objetivos específicos planteados. 41) definen como investigación cualitativa “la que usa herramientas de obtención y manejo de información que no parten de la necesidad de utilizar las estadísticas o matemáticas para llegar a conclusiones”. Hurtado y Toro (1998. Orozco C. y Labrador M. En esta perspectiva. En este sentido. . De allí radica la importancia de la fase de análisis de datos que se produce inmediatamente después de la etapa de recogida la información. (2002) comentan que las técnicas de procesamiento y análisis de datos corresponde a “la explicación de cómo serán tratados los datos recolectados para hacer la evaluación del fenómeno que representan”. Por ello.El propósito del análisis es resumir y comparar las observaciones llevadas a cabo en forma tal que sea posible materializar los resultados de la investigación con el fin de proporcionar respuestas a los interrogantes de la investigación.

En el análisis de los resultados se pudo obtener información necesaria para dar cumplimiento a los objetivos específicos y tener una base para realizar conclusiones y recomendaciones que ayuden de manera eficiente a la mejora continua del manejo de los inventarios en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. .CAPÍTULO IV ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Una vez aplicados los instrumentos correspondientes las personas involucradas dieron a conocer los hechos y procesos relacionados al tema de estudio y en función a esto. y de esta manera obtener una información confiable y fácil de manejar. para luego evaluar los controles internos de inventarios aplicados en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Para dar respuesta al primer objetivo específico de la investigación se realizo una revisión documental tanto del organigrama como de manual de organización establecidos por la Dirección de Mantenimiento y Servicios. fueron suministrados por unidad sectorial de recursos humanos que labora en la referida Dirección. De esta forma se pudo apreciar en cuanto a la descripción de la estructura organizacional y las principales actividades de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo lo siguiente: “Que la estructura organizacional de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado . estos. se procedió al análisis e interpretación de los resultados de la investigación.

la cual realiza funciones de naturaleza directiva-ejecutiva en relación a las actividades de conservación. reparación y cuidado de las obras.de la Universidad de Carabobo se encuentra establecida de la siguiente forma”: Unidades Administrativas Nivel Superior: Despacho de la Dirección de Mantenimiento y Servicios. Nivel Medio: Unidad de Administración Departamento de Planificación y Evaluación Departamento de Mantenimiento Nivel Operativo: Del departamento de administración: • • • • Servicios Básicos Almacén Archivo Licitaciones y contratos Del departamento de Mantenimiento y Servicios • • • • Conservación Obras Civiles Instituciones Eléctricas Talleres Instalaciones Mecánicas y Refrigeración Se observó que la Dirección de Mantenimiento y Servicios es una unidad organizativa administrativa adscrita a la rectoría. instalaciones. edificaciones. equipos y demás bienes que permiten el desenvolvimiento de las . preservación.

A continuación se presenta el diseño de la estructura organizacional de la Dirección: Figura Nº 1 Organigrama de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo Fuente: Unidad Sectorial de RRHH de la Dirección de Mantenimiento y Servicios (2008) A través del organigrama se deduce que la Dirección de Mantenimiento y Servicios presenta una estructura organizacional definida. donde se pone de manifiesto la relación formal entre las unidades que la integran. y donde se evidencia la jerarquía y la responsabilidad de cada una de ellas.operaciones en la institución. y es en esta .

ya que a consideración de las investigadoras no existe control alguno sobre las actividades que desempeña el personal de la sección en estudio. • Clasificar y organizar el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización. repuestos.ultima donde se genera debilidad. siendo las siguientes: • Controlar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos. revisando. • Elaborar inventarios parciales y periódicos en el almacén. • Elaborar saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. • Llevar el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kárdex) y/o computarizado. en cuanto a la falta de supervisión que se realiza por parte del departamento encargado del almacén. • Elaborar guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén. equipos y otros rubros del almacén. despachándolos e inventariándolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades. • Recibir y revisar las requisiciones internas de materiales. organizando y distribuyendo los mismos. repuestos y/o equipos. • Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales. . Por otro lado la información referente a las principales actividades de la sección de almacén fue extraída de los manuales de cargos de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) los cuales plasman las funciones. repuestos. equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondan con la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. actividades y tareas de los almacenistas. clasificándolos. codificándolos. • Verificar que las características de materiales. recibiéndolos.

Mediante contacto personal con los hechos se comprobó la presencia o ausencia de los quince principios mencionados anteriormente. establecidos por la organización. • Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. estas actividades reflejan el deber ser de las funciones a desarrollar en un almacén. se sustento en la aplicación de una lista de verificación. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Seguidamente para dar cumplimiento al segundo objetivo planteado se utilizó la técnica de observación directa. lo que repercute en las operaciones normales ocasionando debilitación del correcto desempeño de esta área. A continuación se presentan los resultados de la aplicación de la lista de verificación: . • Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral. sin embargo se evidencia que la mayoría de ellas no son llevadas acabo por el personal que labora en la almacén. Dicha lista logró diagnosticar la situación actual respecto al manejo del inventario en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.• Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. En efecto. la cual como ya se menciono anteriormente.

. V. La disposición del almacén es ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. es la adecuada para permitir las condiciones de operación. 9. Verastegui. o en todo caso una de entrada y otra de salida 4. 10. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacén. Se asigna una identificación a cada producto. despacho y ayuda en el control de inventarios. √ Presente Ausente 2. 3. 13. revisión. La entrada al almacén asignada a él. Toda salida de material del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes. √ √ √ √ está prohibida a toda persona que no esté √ √ personal ajeno al √ √ √ √ √ √ √ √ Total (100%) Evaluador: Angulo. 6. Resultados obtenidos de la aplicación de la lista de verificación (Observación Directa) Principios 1. La identificación está codificada. Existe una sola puerta. Los materiales almacenados son fáciles de ubicar. Se lleva un registro al día de todas las entradas y salidas. Se le informa a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias. 11. estantes. 5. Cada material o producto se ubica según su clasificación e identificación en pasillos. Los inventarios físicos se hacen únicamente por almacén. registro. espacios marcados que facilitan su ubicación. 14. El personal del almacén está asignado a funciones especializadas de recepción. 15. D (2008) 4 27% 11 73% . La disposición del almacén facilita el control de los materiales. 8. 12. El área ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento propiamente dicho.Cuadro 1. 7. almacenamiento.

C (1999:63) establece lo siguiente: “el personal del almacén está asignado a funciones especializadas de recepción. Así mismo se encuentran presentes los principios numero tres (3). Como bien se mencionó. En este sentido los principios presentes fueron los siguientes: El principio número dos (2) según García.En este mismo orden de ideas se evidenció que. en el caso sujeto a estudio existe solo una puerta de acceso que facilita al personal encargado del resguardo y custodia de los materiales que se encuentran dentro del almacén. situación que efectivamente es llevada acabo. mientras que un setenta y tres (73) por ciento se encuentran ausentes. despacho y ayuda en el control de inventarios”. Esto quiere decir. Seguidamente el principio número doce (12) de García. doce (12) y quince (15) de García. este principio se cumple y se puede afirmar que la . revisión. que según la lista aplicada. Todo esto indica que la sección de almacén presenta debilidad en cuanto al manejo y control de los inventarios de materiales y suministros. C (1999:63). C (1999:63) establece: “La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión”. deberían estar presentes. registro. almacenamiento. lo cual indica que existe en el almacén un personal capacitado y dispuesto a realizar actividades que vayan dirigida a la naturaleza de las operaciones que se realizan a diario en la institución. que tan sólo un veintisiete (27) por ciento de los principios se cumple. de acuerdo a la observación realizada a la sección tan sólo se encuentran presente cuatro (4) de los quince (15) principios. relacionados con la apariencia y condiciones de la estructura física del almacén El principio tres (3) señala: “Debe existir un sola puerta. o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control)”.

C (1999:63). debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación”. ya que existe y espacio suficiente para poder realizar modificaciones pertinentes aprovechar las áreas dispuestas que permitan crear condiciones optimas de operación. C (1999:63) que se presenta en el área sujeta a estudio. permiten el aprovechamiento del espacio y una utilización optima del mismo. Finalmente. se pudo apreciar el incumplimiento de la mayoría de los principios de almacenamiento según García Cantu. Sin embargo como ya se ha mencionado. siendo estos principios los descritos a continuación: El número uno (01) de los principios de García. establece que: “la custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacén”. En el caso objeto de estudio la custodia no es realizada por una sola persona lo que crea un factor riesgo en la protección de los inventarios. pues. es el número quince (15) el cual señala: “El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho. . lo que sin duda repercute en el funcionamiento adecuado del área. esto hace a la sección susceptible al hurto o colusión por parte de personas externas. El cumplimiento de este principio al igual que el anterior. ya que cualquier empleado puede tener acceso al almacén sin la debida autorización. cabe considerar que los principios de almacén son de suma importancia.flexibilidad en la disposición del almacén es una ventaja. Por otra parte. el cuarto de los principios de García. son referencia para establecer parámetros de eficiencia dentro del mismo.

Esto resulta preocupante. Esta situación evidencia el incumplimiento del principio número cinco (5). C (1999:63). el personal no es asignado a dichas funciones. revisión. impide que el personal conozca las cantidades de materiales con los que disponen para cumplir con sus operaciones diarias. se pudo conocer que el almacén no informa a control de inventarios y contabilidad respecto a los movimientos llevados acabo (entradas y salidas). se hace referencia a la ausencia del principio número cuatro (4) García.Asimismo. almacenamiento. así como tampoco informan sobre las existencias de materiales y suministros. esta debe ser la función del departamento encargado del almacén (Departamento de Administración de la Dirección de Mantenimiento y Servicio). . La ausencia de este principio. donde se establece: “Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias”. C (1999:63) señala: “El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción. el cual indica: “Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas”. puesto que. despacho y ayuda en el control de inventarios”. este principio es incumplido puesto que. sino que el mismo debe lograr bajo sus propios criterios de organización hacer cumplir las tareas propias del almacén. Esto resulta una falta grave pues la planificación y control es esencial si se desea el éxito y desempeño de cualquier área. el principio número dos (2) de García. De igual forma. pues no se realizan los registros adecuados que permitan estimar si existe la necesita de realizar la solicitud de productos. registro. En este orden de ideas.

esta falta resulta sumamente grave. se pone en juego la productividad y el correcto desempeño de todas aquellas . se visualizó que dentro del almacén no se aplica el principio numero nueve (9) de García. como es el deber ser. es decir. Es preciso señalar que. se observó que en el almacén cada uno de los productos (materiales y suministros) no se encuentran identificados ni codificados lo que dificulta la localización de los materiales al momento de ser solicitados. Esta situación evidencia la ausencia de los principios números seis (6) siete (7) y ocho (8).También. no se realiza inventario alguna. mientras que el principio catorce (14) señala: “La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales”. De manera preocupante se pudo constatar que dicho inventario no es realizado. hace la siguiente referencia: “Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar”. C (1999:63). sino aleatoriamente. Continuando con este orden. Como se puede observar estas afirmaciones permiten aseverar que el incumplimiento de tan sólo uno de los principios recae en el incumplimiento de otro u otros principios dificultando considerablemente una tan importante como el almacenaje. C (1999:63). El principio trece (13) de García. estable que “los inventarios físicos se hacen únicamente por personal ajeno al almacén”. pues al no conocer ni estimar la presencia o ausencia de materiales y suministros. relacionados con la identificación y codificación. ni por personal ajeno ni por personal perteneciente al almacén. lo que hace que se incumpla el principio número trece (13) y número catorce (14). en vista de que se encuentran ubicados en los pasillos y estantes pero no según su clasificación e identificación. la falta de codificación e identificación dificulta enormemente la ubicación de estos. Aunado a lo anterior.

existiendo una gran oportunidad para mejorar el rendimiento de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de estas dependencias. generando con esto no sólo el retraso. no se cumple. se conoció que el almacén no cuenta con documentación formal establecida para realizar los registros de salida de materiales y mucho menos con sistemas computarizados que ayuden respaldar la información que se genera diariamente. Finalmente en base a los resultados de este objetivo. Por otra parte.áreas que cuentan con insumos provenientes de este almacén. Se debe señalar que el principio número once (11) de García. Es hora entonces que la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo considere esta afirmación y teniendo en cuenta lo expuesto en estas líneas tome las medidas pertinentes. Esto permite explicar. aunque se debe estar claro que tanto los registros como los controles pueden ser llevados de manera manual a pesar de lo tedioso que esto pueda resultar. . en cierta forma. sino la molestia y pérdida de tiempo valioso. C (1999:63) establece que “la entrada al almacén está prohibida a toda persona que no esté asignada a él”. es preciso tener en cuenta que el almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la empresa. se pudo presenciar que no es necesario estar debidamente autorizado para tener acceso al almacén. de allí nace el incumplimiento del principio numero diez (10). el por qué de la inexistencia de control de inventario y registros. haciéndolo susceptible al hurto o perdida de materiales y suministros. Esta situación hace vulnerable la seguridad del mismo.

la cual especifica la descripción del material solicitado y al momento de la entrega de materiales es firmada por el encargado del almacén y la persona solicitante. está solo se trasmite cuando los materiales solicitados se encuentran ausentes debido a que el Departamento es el responsable de autorizar las compras correspondientes.Posteriormente para el cumplimiento del tercer y cuarto objetivo se dispuso a realizar el análisis e interpretación de una serie de preguntas que sirvieron de guía en la ejecución de la entrevista efectuada al personal de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios específicamente al jefe de almacén y al almacenista. En cuanto a la comunicación que existe entre la sección de almacén y el Departamento de Administración con respecto a las salidas de materiales y suministros. Igualmente al hacer mención sobre el registro de solicitudes y entregas de los materiales y suministros es importante destacar que el almacén no cuenta con formatos formales y prenumerados sino que solo los realiza de forma manual a través del uso de una nota de remisión. Es de hacer notar que no existen formularios para dicha notificación sino que simplemente se realizan de forma oral y se efectúan cuando surge la necesidad de materiales. . Primeramente. donde al iniciar la entrevista se dio a conocer que de manera oral o mediante una solicitud de trabajo con una media firma se solicita el servicio del almacén para la entrega del material o suministro necesario para realizar el debido mantenimiento o reparación de cualquier unidad solicitante. con respecto al tercer objetivo quedo reflejado la verificación del flujo de información en el proceso de solicitud. autorización y entrega de materiales que conforman el inventario de la Dirección de Mantenimiento y Servicios.

salió a relucir la falta de listados que clasifiquen los materiales y suministros según sus descripciones y características. A través de la conversación sostenida con respecto a los controles utilizados en la sección de almacén.Por otra parte la sección de almacén no realiza los reportes periódicos correspondientes al departamento de administración sobre las existencias del inventario de materiales y suministros sino que únicamente de manera oral informa sobre las condiciones del almacén y la insuficiencia de inventarios. Finalmente se logró la consecución del cuarto y ultimo objetivo de esta investigación correspondiente a la identificación de los controles internos de inventario de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. En la actualidad no existe algún mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la sección de almacén y comentan que únicamente los registros son hecho de forma . esto con la finalidad de agilizar la ubicación de dichos materiales al momento de ser solicitados. debe determinarse la manera más eficiente para transmitir el movimiento de información en la institución. lo que ocasiona que la información no sea confiable y pueda sufrir alteraciones en el momento de la toma de decisiones. Es por eso que para mantener un control adecuado de materiales y suministros de cualquier almacén se requiere de una serie de procedimientos que conlleven a utilizar de manera eficiente el flujo de información que se genera y así contribuir a una efectiva toma de decisiones que permita cumplir los objetivos y una vez que se decide el tipo de información que cada persona o unidad requiere.

por lo cual se tiende a desconocer con exactitud la existencia de materiales y suministros para poder solventar las solicitudes de trabajo que se presentan ante la Dirección de Mantenimiento y Servicios. de acuerdo a lo explicado por el personal del almacén allí nunca se realizan tomas físicas de inventario. de un adecuado flujo de información el cual permita coordinar diversas actividades de forma lógica. En este orden. Al mismo tiempo explican que en la sección de almacén no se manejan stock mínimos de inventario lo que genera problemas en la disponibilidad al momento de cubrir con los pedidos de materiales.manual. por consiguiente si la demanda se conoce con precisión. . útil y eficaz para que las operaciones transcurran sin sobresaltos. ya que retrasa en reiteradas ocasiones la fluidez de las operaciones. lo que hace difícil determinar de forma rápida las cantidades de materiales que se poseen e igualmente los materiales que se encuentran ausentes en el almacén. Aunado a esto. se hace importante recalcar que para mantener una calidad en el servicio que presta el personal de la sección de almacén depende de la disponibilidad de materiales y suministros. puede ser posible adquirir los materiales para satisfacer las múltiples solicitudes. y a su vez. Cabe destacar que los niveles de stock dependen en gran medida de la variación de la demanda de los materiales y suministros solicitados al almacén.

Por último se pudo conocer que no existe supervisión de las actividades que se realizan en el almacén por parte del departamento de administración. el cual es el encargado principal del almacén. .

. • La presión para automatizar el almacén es grande y es también una clave importante para mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos. lo cual ocasiona un descontrol de la información en cuanto a los inventarios que se maneja dentro del almacén. se concluye sobre los siguientes aspectos: • Primeramente la sección de almacén no tiene establecidas normativas internas de inventario que permitan el control adecuado sobre cada material y suministro para lograr los registros exactos de las existencias disponibles. pero las mismas no se encuentran plasmadas en manuales y procedimientos dirigidos a mantener un adecuado control de los inventarios a fin de asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. los registros se realizan de forma manual. • El almacén no utiliza formatos formales y prenumerados.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Una vez planteado los objetivos de estudio y de darles respuesta a estos mediante la aplicación del instrumento de recolección de datos. ya que el nivel de eficiencia es bajo. • Se evidencia que en los manuales de cargo de la OPSU se encuentran establecidas las funciones que deben ser desempeñadas por el personal del almacén.

ya que estas se divide en secciones tales como albañilería. • Asimismo el almacén no cuenta con un stock mínimo de inventario lo que implica que en cualquier momento las solicitudes de materiales o suministros no podrán ser cubiertas y se evidencie el grado de desorganización que existe. y hay ausencia de políticas o sistemas computarizados que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. herrería entre otras. Sin embargo. muy pocas veces es atendido. evita errores y brinda seguridad con respecto a la clasificación y localización de los materiales. • Además en el almacén no se realizan tomas físicas de inventarios que permitan mostrar la cantidad exacta de existencias de materiales y suministros. en virtud de que no existe un responsable. el control permite mantener al almacén en buen camino. electricidad. . ya que ahorra tiempo.• Es importante destacar que el control interno de inventario es uno de los aspectos que en las instituciones públicas. carpintería. • También se evidencia la carencia de listados que clasifiquen los materiales y suministros presentes en el almacén dependiendo del trabajo solicitado ante la Dirección de Mantenimiento y Servicios. los registros no son confiables. pintura. por lo cual influye como un factor importante en las operaciones del almacén porque ocasiona un desconocimiento por parte del personal y a su vez retrasa el desempeño de las actividades diarias. con la finalidad de comprobar el correcto funcionamiento de registros en el almacén y detectar errores e irregularidades en las salidas de los mismos. plomería.

• Por otro lado se encontraron debilidades en los flujos de información en vista de que el Departamento de Administración no recibe informes correspondientes a las operaciones diarias del almacén por lo que no tiene conocimiento de la existencia de materiales y suministros ni tampoco de todos los procesos que se realizan en el mismo. es de suma importancia monitorear los controles relacionados con las actividades del almacén para asegurar que la información provenida de él sea integra y confiable y verificar el nivel de desempeño de las funciones realizadas por el personal encargado. • Es de hacer notar que la falta de supervisión trae como consecuencia que el desempeño del personal no sea de calidad. . que exista evasión de las responsabilidades otorgadas y que las actividades del almacén no sean llevadas a cabo con eficiencia. Por consiguiente.

• Implementar el uso de listados donde se especifique detalladamente todos los materiales utilizados por las secciones adscritas a la Dirección de Mantenimiento y Servicios y lograr una clasificación eficiente de los materiales. las cuales deben ser informadas al personal para que tengan conocimiento de ellas. definiendo las pautas que deben seguir en cuanto a los procedimientos de control interno y las herramientas que deben utilizar para obtener un control eficiente y eficaz sobre los inventarios. • Instruir al personal sobre las funciones y actividades que deben desempeñar en la sección de almacén. publicarlas en sitios visibles para que se consulten cada vez que se requiera.RECOMENDACIONES Una vez evaluado y analizado los resultados obtenidos en cuanto al control interno de inventario de la sección de almacén de la dirección de mantenimiento y servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo se recomienda: • Establecer normas internas de control de inventario dentro de la sección de almacén. y de ser necesario. • Disponer de un sistema computarizado con el fin de crear una base de datos que agilice el proceso de registro de materiales y así poder obtener información clara. precisa y confiable que permita tomar decisiones acertadas a la hora de realizar las compras. .

con el propósito de verificar las cantidades existentes y el buen estado de los materiales. • Se deben realizar en forma regular tomas físicas de inventarios y preferiblemente por personal independiente a la sección de almacén. • Establecer una estrecha comunicación entre las partes responsables del almacén a través de la realización de reuniones periódicas. las . con las características necesarias para el registro de las operaciones diarias donde se especifique fecha. con el objeto de identificar cualquier situación importante que pueda afectar el flujo normal de las operaciones.• Mantener un stock mínimo de los inventarios para que el departamento de administración cuente con la información oportuna al momento de hacer las compras y este preparado para situaciones de contingencia en momentos de desabastecimiento de materiales y así poder cubrir las solicitudes que se presenten ante la dirección. • Se deben realizar un seguimiento continuo por parte del departamento encargado del almacén. con el propósito de detectar y corregir errores o irregularidades presentes. en las actividades realizadas. el código de materiales o suministros. • La administración debe tener cuidado en adoptar la computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén claramente definidas y sobre todo entendidas • Emplear el uso de formatos formales de control de inventario debidamente autorizados y evaluados por el departamento encargado del almacén.

(ver anexos B) .cantidades. una breve descripción entre otros para de este modo facilitar el seguimiento de las operaciones realizadas en el área. Para ello se pueden tomar en cuenta los formatos anexos propuestos por las investigadoras.

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ANEXO Anexo A Modelo de Entrevista .

el cual permite dar cumplimiento a los dos últimos objetivos planteados en la investigación. a fin de realizar una evaluación del control interno de inventario en el desarrollo normal de las actividades diarias. por lo cual es crucial su opinión en vista de que forma parte del personal responsable de la referida sección. Iniciaremos nuestra conversación: 1. ¿De que manera se realiza una solicitud de materiales y suministros a la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 2.Formato del instrumento aplicado al personal encargado de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. ¿Utilizan formatos formales y prenumerados para llevar el control de las salidas del inventario de los materiales y suministros que manejan en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? . ¿Cómo se registran las solicitudes y las entregas de materiales y suministros de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 3. UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BARBULA Queremos conversar con usted en relación al manejo de los materiales requeridos y solicitados a la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.

las salidas del inventario de los materiales y suministros? De ser afirmativa ¿En que momento se realiza la notificación? Y ¿Con qué formularios? 5. ¿Se maneja un listado en el almacén de todos los materiales y suministros? 7. ¿Se le notifica al departamento de administración. ¿Cuáles son los pasos a seguir para que la entrega de materiales y suministros sea autorizada? 9. ¿Se realizan reportes periódicos al departamento de administración de las existencias del inventario de materiales y suministros en el almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? De ser afirmativa ¿Cada Cuanto tiempo se realiza el reporte? 6. ¿Se realizan inventarios físicos periódicamente? De ser afirmativa ¿Cada Cuanto tiempo se le realiza? Y ¿Quienes lo realizan? . ¿Mantienen un stock mínimo de inventarios de los materiales y suministros en la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios? 10. ¿Normalmente existe disponibilidad de inventario de Materiales y suministros en la sección de almacén? 11.4. ¿Existe en la actualidad algún mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la sección de almacén? 8.

¿Con que frecuencia son supervisadas las actividades realizadas en el almacén? Muchas gracias por su colaboración! .12.

Verastegui. D (2008) Recibido por: Nombre: CI: Cargo: . Control: XXX Fecha Solicitud de Materiales Sección Solicitante: / / Nº Solicitud de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo.Formatos Propuestos Anexo B1 Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No. V.

o Nº de Solicitud de Trabajo: Número asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe. o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material.Instructivo para llenar la solicitud de materiales: o Nº de control: Número asignado a la solicitud de materiales. Anexo B2 . o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Código: Código asignado al material solicitado. o Descripción: Descripción de los materiales solicitados. mes y año que se solicitan los materiales. o Cantidad: Total de materiales solicitados (por unidad). o Fecha: Día. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de materiales en el almacén. o Sección Solicitante: Sección que solicita el material.

Control: XXX Fecha Entrega de Materiales Sección: / / Nº Solicitud de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Entregado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo. Verastegui. V. D (2008) Instructivo para llenar la entrega de materiales: .Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No.

o Recibido por: Nombre de la persona que recibe los materiales. o Observaciones: Lo que se crea conveniente.o Nº de control: Número asignado a la entrega de materiales. mes y año que se entrega los materiales. o Código: Código asignado al material solicitado. o Cantidad: Total de materiales entregado (por unidad). o Descripción: Descripción de los materiales entregados. o Fecha: Día. o Entregado por: Nombre de la persona que entrega el material. o Sección: Sección a la que se entrega el material. o Autorizado por: Nombre del jefe de almacén. Anexo B3 . o Nº de Solicitud de Trabajo: Número asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe.

V. Control: XXX Fecha Requisición de Materiales Enviar a: / / Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo.Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No. D (2008) Instructivo para llenar la requisición de materiales: . Verastegui.

o Observaciones: Lo que se crea conveniente.o Nº de control: Número asignado a la materiales. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la requisición de materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administración. o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material. Anexo B4 . o Cantidad: Total de materiales (por unidad). mes y año de la requisición de materiales. requisición de o Fecha: Día. o Descripción: Descripción de los materiales. o Enviar a: Departamento de Administración o Código: Código asignado al material solicitado.

Control: XXX Fecha de Solicitud: Solicitud de Compra de materiales Enviar a: / / Nº Orden de Trabajo Código Cantidad Descripción Observaciones: Solicitado por: Nombre: CI: Cargo: Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Autorizado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo. V.Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén No. D (2008) Instructivo para llenar la solicitud de compra de materiales: . Verastegui.

o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de compra de materiales. Anexo B5 . o Observaciones: Lo que se crea conveniente. mes y año de la solicitud de compra de materiales. o Enviar a: Departamento de Administración o Código: Código asignado al material solicitado. o Solicitado por: Nombre de quien solicita la compra del material. o Descripción: Descripción de los materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administración.o Nº de control: Número asignado a la solicitud de compra de materiales. o Fecha: Día.

V. Verastegui.Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén Fecha Nº Control: xxx Informe de Recepción de materiales Nombre del Proveedor: Nº de Factura: / / Cantidad Descripción Tipo de Material Observaciones: Entregado por: Nombre: CI: Cargo: Elaborado por: Angulo. D (2008) Recibido por: Nombre: CI: Cargo: Instructivo para llenar el informe de recepción de materiales: .

Carpintería o Herrería) o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe el informe de recepción del material. Anexo B4 .o Nº de control: Número asignado al informe de recepción de materiales. o Fecha: Día. mes y año del informe de recepción de materiales. o Tipo de Material: Clasificación (Electricidad. o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Nº de factura: Número asignado a la factura. o Descripción: Descripción de los materiales. o Entregado por: Nombre de quien entrega el informe de recepción de material. Plomería. o Nombre del proveedor: Nombre de la empresa.

Universidad de Carabobo Dirección de Mantenimiento y Servicios Sección de Almacén Nº Control: xxx Fecha Tarjeta de Inventario Tipo de Material: / / Descripción Entrada Salida Saldo Actual Observaciones: Elaborado por: Angulo. mes y año de la tarjeta de inventario. D (2008) Instructivo para llenar la tarjeta de inventario: o Nº de control: Número asignado a la tarjeta de inventario. o Fecha: Día. . Verastegui. V.

Plomería. Carpintería o Herrería) o Descripción: Descripción de los materiales. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Salida: Cantidades de materiales que sale del almacén. . o Saldo Actual: Saldo finales de las cantidades de materiales existente en el almacén.o Tipo de Material: Clasificación (Electricidad. o Entrada: Cantidades de materiales que entra al almacén.

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