Está en la página 1de 116

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIN DE ALMACEN DE LA DIRECCIN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa Verastegui Dilmar

Brbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIN DE ALMACEN DE LA DIRECCIN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO

Autoras: Angulo Vanessa C.I 17.315.626

Verastegui Dilmar C.I 17.903.662

Para optar al titulo de Licenciadas en Administracin Comercial y Contadura Pblica

Brbula, Noviembre 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA

CONSTANCIA DE CALIDAD

Quien suscribe, Prof. Glenda Rivas, titular de la C.I.: 7.143.245, por medio de la presente deja constancia que en su condicin de tutor (a) de contenido del Trabajo de Grado Titulado: Evaluacin del Control Interno de Inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Angulo R. Vanessa G. Verastegui R. Dilmar A. C.I.: 17.315.626 C.I.: 17.903.662

Elaborado por:

Cumple con los criterios de calidad para ser presentado antes los miembros restantes del jurado evaluador.

_____________________________ Nombre del Tutor (a) de Contenido

_____________ C.I.

__________ Firma

Noviembre, 2008

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA Certificacin de Valor Agregado (Trabajo de Grado) Trabajo de Grado: Evaluacin del Control Interno de Inventario en la seccin de
almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado Universidad de Carabobo. de la

Nombre: Angulo R. Vanessa G. Nombre: Verastegui R. Dilmar A. Tutor de Contenido: Prof. Glenda Rivas

C.I.: 17.315.626 C.I.: 17.903.662 C.I.: 7.143.245

Descripcin del producto logrado: Se logro evaluar el control interno de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, con el fin de conocer la situacin actual, detectar las posibles fallas presentes y lograr el manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados. Beneficios que generar el producto descrito: Permiti conocer las posibles
fallas encontradas en el manejo del inventario y la falta de controles existentes dentro de la seccin de almacn.

Usuarios potenciales del producto obtenido: La Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, los cuales debern aplicar las medidas necesarias que le permita un mayor desempeo de las labores llevadas en el almacn, de igual forma, para futuros investigadores que estn interesados con el tema desarrollado. Aprobacin por el tutor de contenido: Firma:___________________ Prof.: Glenda Rivas C.I.: 7.143.245 Fecha:____/____/_____

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA

VEREDICTO

Nosotros, miembros del Jurado Examinador designado para la evaluacin del Trabajo de Grado Titulado: Evaluacin del Control Interno de Inventario en la seccin de Almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, presentado por Brs. Angulo

Vanessa C.I 17.315.626; Verastegui Dilmar C.I 17.903.662 ; para optar por al Titulo de Licenciadas en Administracin Comercial y Contadura Pblica , estimamos que el mismo rene los requisitos para ser considerado como:____________________ a los _Diez (10)_das del mes _Noviembre del ao _2008_.

En fe de lo cual firmamos Nombre y Apellido __________________ C.I ________________ Firma _______________

__________________

________________

_______________

__________________

________________

_______________

Brbula, Noviembre 2008

DEDICATORIA En primer lugar a Dios, por guiarme siempre por el camino del bien y por todas las bendiciones y oportunidades brindadas.

A la memoria de mi querida ta Carmen Elena, por todo su amor incondicional, siempre vivirs en nuestros corazones.

A mi madre y mejor amiga, por ser el centro de mi vida y darme su amor, apoyo, consejos, dedicacin y confianza, por ser la mano que ha guiado mis pasos en todas las etapas de mi vida y la fuerza que nunca me deja desvanecer, eres mi orgullo te amo.

A mami por ser la ms dulce, tierna y cariosa de las abuelas y brindarme todo su amor, a papi por todos sus carios.

A mis tas Isabel, Eneida, Marianela y mi to Giovanni por todo el apoyo moral y especialmente a Liliana por estar a mi lado apoyndome en todos los momentos de mi vida, te quiero mucho ta.

A mis primos, Lus Alejandro, M Jos, Lus Augusto y Nicole, los quiero mucho.

A Martn por ser parte de nuestra pequea familia pero grande en amor y sentimientos, gracias por tu apoyo en todo momento.

A Dilmar, por su amistad, apoyo, confianza y cario brindado durante tantos aos.

A Amy por ser tan especial y brindarme siempre su amistad y cario de hermana.

A Germn Rangel por ser un apoyo moral y espiritual que a lo largo de mi vida siempre estuvo presente.

A Pierina por creer siempre en mi y darme su apoyo y confianza en todo momento, mil gracias.

A mis compaeras de trabajo Mati, Eudy, Sra. Beatriz, Sra. Ilse y Anita, por el apoyo y los carios recibidos.

A mis amigas, Rossmary, Mercedes (mi merce) y Mnica por ser tan lindas personas y brindarme su amistad y cario.

A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindndome su cario y nimo a lo largo de este camino, muchsimas Gracias

Vanessa Angulo

DEDICATORIA

Dedico este trabajo de grado principalmente a Dios quien me ha dado la fortaleza, madurez y entendimiento para afrontar el arduo camino que

constituye la consolidacin de mi carrera

A mi Madre por ser parte esencial de mi formacin, por ser mi amiga, por estar pendiente cada da de mi progreso, por alentarme en los momentos necesarios.

A mi Padre por mantener mi motivacin y ser tan especial en mi vida.

A mi hermana, por ser mi mejor amiga, mi confidente y compaera.

A mi hermanito, por todo su cario.

A mis dos sobrinos Cesar Jos y Samantha Victoria por ser la alegra de la casa.

A mis amigas Vanessa y Rossmary por su amistad y confianza brindada.

A todas aquellas personas que de una u otra forma han estado a mi lado brindndome su cario y nimo a lo largo de este camino, muchsimas Gracias

Dilmar Verastegui

AGRADECIMIENTO

Deseamos expresar nuestro sincero agradecimiento a la Prof. Glenda Rivas, tutora de contenido por emplear parte de su tiempo y ofrecernos su capacidad y apoyo profesional en la elaboracin de nuestro trabajo de grado.

Al personal que labora en la Direccin de Mantenimiento y Servicios por su valiosa colaboracin para el logro de nuestros objetivos.

A todos nuestros profesores por brindarnos sus conocimientos y enseanzas, para hacernos profesionales capaces de afrontar los retos en el campo laboral.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LA SECCIN DE ALMACEN DE LA DIRECCIN DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DEL RECTORADO DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO Autores: Angulo Vanessa, Verastegui Dilmar Tutor: Prof. Glenda Rivas Fecha: Noviembre de 2008

La investigacin se oriento hacia la Evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo y permiti detectar las fallas presentes en el control de inventario de la referida seccin. Por otra parte el estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigacin de campo de carcter descriptivo, apoyada en la revisin documental y la muestra estuvo conformada por la misma cantidad de personas de la poblacin. Por ltimo se utiliz la observacin directa y la entrevista semiestructurada como las tcnicas de recoleccin de datos y como instrumentos la lista de verificacin y el cuestionario. Se concluye sobre la existencia eficaz de una estructura organizacional adecuada para la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo sin embargo todo lo referente al control de inventario, el flujo de informacin y los controles internos de esta direccin presentan debilidades bastante preocupantes que deben ser consideradas por las autoridades correspondientes. Dentro de las recomendaciones se plantean y presentan los formatos para el registro de los materiales y suministros. Palabras Claves: Evaluacin, control interno, inventario y almacn.

NDICE Pg. Dedicatoria .......................................................................................... Agradecimiento ................................................................................... Resumen ............................................................................................ Lista de Cuadros ................................................................................. Lista de Figuras ................................................................................... Introduccin CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema ........................................................... Objetivos ......................................................................................... Justificacin de la investigacin...................... CAPTULO II MARCO TERICO Antecedentes de la investigacin .................................................... Bases tericas ................................................................................ Bases Normativas ........................................................................... Definicin de trminos bsicos ....................................................... CAPTULO III MARCO METODOLGICO Diseo de investigacin ................................................................... Poblacin y muestra. 69 70 25 31 64 66 17 21 22 v viii ix xii xiii 14

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de

informacin .............

71 73 74

Validez ............................................................................................ Tcnica para el anlisis de los datos ............................................ CAPTULO IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones.. Recomendaciones .............................................................................. Lista de Referencias... ANEXOS.

76

92 95 95 102

LISTA DE CUADROS

PG.

Lista de verificacin

81

LISTA DE FIGURAS

PG.

Organigrama de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo

78

INTRODUCCIN La implementacin del control interno implica que cada uno de sus componentes estn aplicados a cada categora esencial de la empresa convirtindose en un proceso integrado y dinmico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, polticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas trazadas. Aunque el sistema de control interno debe ser intrnseco a la administracin de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado, se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea cien (100) por ciento confiable y donde cabe un pequeo porcentaje de incertidumbre, por esta razn sea hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categora a la cual fue diseado, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones errneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratacin de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores ticos as como la correcta asignacin de responsabilidades bien delimitadas. La comprensin del control interno puede as ayudar a cualquier entidad pblica o privada a obtener logros significativos en su desempeo con eficiencia, eficacia y economa, indicadores indispensables para el anlisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.

En funcin de lo anterior se presenta a continuacin un estudio enmarcado en la evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn de

la Direccin de mantenimiento y servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, donde teniendo en cuenta la relevancia que constituye el rea de almacn y el almacenaje como tal, dicho estudio se oriento en conocer la estructura organizacional y las principales actividades de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

Por otra parte se estudio el diagnstico de la situacin actual en el manejo del inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo, la verificar el flujo de informacin en el proceso de solicitud, autorizacin y entrega de materiales que conforman el inventario de la Direccin de Mantenimiento y Servicios y finalmente la identificacin de los controles internos de inventario de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. La investigacin se desglosa en cuatro captulos los cuales se describen seguidamente:

CAPTULO I.- El mismo contiene detalle del planteamiento del problema que constituye la base del trabajo de investigacin, la justificacin y objetivos.

CAPTULO

II.-

Contiene

el

marco

terico

de

la

investigacin.

Especficamente se refiere a los antecedentes relacionados con la investigacin, la normativa legal as como definicin de trminos

relacionados con la investigacin.

CAPTULO III.- Est referido a la metodologa, poblacin, muestra y tcnicas e instrumentos, as como tambin la validez y confiabilidad del instrumento utilizado.

CAPTULO IV.- En esta parte se presentan el anlisis e interpretacin de los resultados de la investigacin realizada y;

Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, lista de referencias y la evidencia suficiente y relevante a travs de los anexos del trabajo.

CAPTULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema Desde pocas pasadas, los pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez que le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.

Hoy en da el almacn es considerado como un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los inventarios, el cual tiene como propsito fundamental proveer a las empresas o instituciones de los materiales y suministros necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el almacn tiene un papel esencial para el funcionamiento acorde y coherente dentro de las operaciones de cualquier empresa o institucin.

De all radica la importancia que ha tomado el control interno de inventario en las organizaciones, esto debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad. Es bueno destacar, que la empresa o institucin que aplique controles internos en sus operaciones, conocer la situacin real de las mismas, en virtud de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visin de su gestin.

Es oportuno mencionar que el control es un plan en donde se prevern todas las medidas administrativas dentro de la entidad para el logro de los objetivos; de ah que el Comit de Procedimientos de Auditoria del Instituto Americano de Contadores, en el Boletn Internal Control, citado por (Gmez; 1963) afirman que:

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomentar la adhesin a la poltica administrativa prescrita. (p. 160) De lo anterior surge la idea que la efectividad del control interno dependa en gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal que disea, administra y vigila el control interno de la organizacin. Cabe destacar que el control interno se expresa a travs de las normas y polticas aprobadas por los niveles de direccin y administracin de la institucin mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de verificacin y evaluacin de manuales de funciones, procedimientos contables de sistemas de informacin y capacitacin de personal.

Por lo que, tanto las normas como los procedimientos son de sumo inters en el momento de analizar, verificar y ejecutar determinadas operaciones, ya que el manejo de esta informacin esta estrechamente ligada a la optimizacin y seguridad de los inventarios. Adems, en cada departamento o rea de actividades, las funciones ejercidas deben ser reguladas para el resguardo de la informacin y de los registros que respaldan dicha gestin; originando una revisin de las normas y procedimientos, que hagan posible la evaluacin integral de los objetivos de la institucin, y asegure una elevada confiabilidad en los resultados.

La Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo se dedica al servicio tcnico, auxiliar de mantenimiento, reparacin y servicios generales, teniendo como objetivo ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo para la conservacin de las obras, instalaciones y equipos de la Universidad. La referida Direccin como unidad organizacional esta conformada por varias secciones, en la cual se ubica la seccin almacn, la cual se encarga de atender las solicitudes de materiales que se generan por los diversos mantenimientos y servicios que se realizan.

La seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios actualmente confronta una problemtica debido a las deficiencias y fallas que presenta en el manejo y control del inventario, las cuales no permiten determinar la situacin real de los inventarios en forma oportuna, lo que trae como consecuencia el desconocimiento por parte del personal encargado del almacn de las cantidades y tipo de materiales que se maneja dentro de la seccin, como tambin las fallas que se describen a continuacin:

No se realizan registros continuos de los materiales mas solicitados. No se utiliza ningn sistema computarizado para llevar las entradas y las salidas de los materiales. No se utilizan formatos prenumerados para los registros de los materiales. No existe un listado de materiales para su rpida ubicacin.

De no corregir las deficiencias y fallas antes mencionadas, la seccin de almacn continuara funcionando a expensas de la buena Pro de su personal,

manteniendo las amenazas presentes, al no aplicar los controles internos de inventarios adecuados; conservando as los riesgos de fraudes, errores o irregularidades que se puedan presentar.

Es por ello que las instituciones deben establecer nuevos controles y polticas que le permitan mantener una informacin oportuna, confiable y relevante la cual puede convertirse en un recurso estratgico e importante. Es as como, el control interno no es un mecanismo aislado, sino una serie de acciones que ocurren de manera constante a travs del funcionamiento y operacin de cualquier institucin o empresa, debiendo reconocerse como un componente integral de la estructura administrativa existente dentro de una organizacin. F. Catacora (2001), destaca lo siguiente: El control interno administrativo-contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema administrativo-contable y es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. (p.45)

Por consiguiente, el control interno se incorpora como un soporte administrativo esencial orientado a garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar como consecuencia de no responder a las necesidades dentro de la institucin. Formulacin del Problema Cmo la evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn puede lograr un manejo eficiente de los materiales y suministros

requeridos y solicitados en la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo? Objetivo General Evaluar el control interno de inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, para lograr un manejo eficiente de los materiales requeridos y solicitados. Objetivos Especficos

Describir la estructura organizacional y las principales actividades de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

Diagnosticar la situacin actual en el manejo del inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

Verificar el flujo de informacin en el proceso de solicitud, autorizacin y entrega de materiales que conforman el inventario de la Direccin de Mantenimiento y Servicios.

Identificar los controles internos de inventario de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

Justificacin de la Investigacin

La siguiente investigacin permite reconocer las fallas existentes en el manejo de los inventarios en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicio del Rectorado de la Universidad de Carabobo, y de la misma forma considera la evaluacin del control interno de inventario como pilar fundamental para lograr la eficiencia y la eficacia en el manejo y economa de los recursos con los que cuenta el referido almacn.

La eficacia de la evaluacin, implantacin y ejecucin del control interno, depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo, que permita identificar las oportunidades de mejoras de los controles internos involucrados con el inventario; y as optimizar el proceso actual de la toma de decisiones sobre las existencias de materiales y suministros con el fin de asegurar el manejo ordenado y eficiente del inventario.

Por otra parte, es importante destacar que un apropiado y equilibrado control de inventario aumenta la eficiencia en las operaciones durante el manejo del mismo; por consiguiente el estudio representa una alternativa de solucin para realizar un efectivo control interno del inventario. En tal sentido, un adecuado control interno ser de gran utilidad para lograr una mejor ubicacin de los materiales y suministros, as como una debida segregacin de funciones que agilice y garantice el buen funcionamiento del almacn, y a su vez genere una informacin veraz y confiable. Es elemental comprender la necesidad de evaluar los controles internos dentro de la seccin de almacn de la referida direccin a fin de determinar las posibles fallas con respecto a los soportes bajo los cuales descansa la confiabilidad de la informacin que permiten identificar, recoger, y comunicar lo relativo a los hechos o actividades internas y externas indispensables

como herramientas de supervisin peridica y oportuna que oriente al personal hacia el cumplimiento de sus responsabilidades para un mejor logro de los objetivos de la institucin.

Desde un punto de vista general, el propsito es facilitar los procesos administrativos para ofrecer mayor seguridad y celeridad en el ciclo almacninventario, y de esta manera satisfacer en forma positiva las necesidades de la institucin, manteniendo la informacin al da, evitando errores al realizar un despacho o al recibir mercanca, ahorrando tiempo y permitindole a los trabajadores realizar la labor de una forma eficiente.

Por consiguiente, la investigacin se enfoca hacia un tema estrechamente ligado a la carrera administrativa-contable, ya que todo contador y administrador debe velar por la confiabilidad y la veracidad de la informacin que sirva de base para la toma de decisiones, as como de promover garanta razonable de salvaguarda fsica de los activos y de la informacin. De igual manera esta investigacin tiene una aplicabilidad en el contexto acadmico, sirviendo como base para futuras investigaciones que traten sobre el tema en relacin.

El estudio beneficia a gran parte de la sociedad, la poblacin estudiantil, empresarial e institucional; que muestran gran inters en establecer de manera planificada un efectivo control interno de inventarios para evitar futuras debilidades que influyan tanto en el desarrollo de las gestin como en el logro de los objetivos, ya que en todo momento; es decir, antes del inicio, durante su ejecucin y despus de su realizacin se deben llevar a cabo los procesos de control, siempre con el propsito de evitar la comisin de errores y/o irregularidades, o detectar las mismas, para tomar acciones que eliminen las causas para que no se repitan.

Igualmente

contribuye

un

aporte

significativo

para

la

institucin

especficamente la Direccin de Mantenimiento y Servicios, ya que es de suma importancia para ellos como Unidad Organizacional de Servicio, identificar las posibles fallas que se pueden estar presentando en la seccin de almacn. Finalmente se presenta como un antecedente e informacin importante para investigaciones posteriores.

CAPTULO II MARCO TERICO Antecedentes de la Investigacin

Para ejecutar la investigacin se tomaron como base de referencia algunos trabajos de grado que representan un aporte para soportar el contenido terico, adems proporcionarn soluciones que pueden ayudar a resolver la problemtica estudiada, planteando estrategias diferentes, de manera que permitan lograr una mayor eficiencia de los controles internos en las operaciones, para garantizar el logro de los objetivos y controlar los riesgos que se puedan presentar.

Duno, Tirado y Mrquez (2008) elaboraron un trabajo de investigacin titulado Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas cuentas por cobrar cobro. Caso de Estudio: Benquim C.A, presentado en la Universidad de Carabobo para optar el titulo de Licenciados en Administracin Comercial y Contadura Publica. La investigacin es un proyecto Factible y se adapta dentro de la categora de diseo de campo, apoyado en una revisin bibliogrfica, este trabajo tuvo como propsito estudiar el control interno para mejorar el ciclo de ventas-cuentas por cobrar-cobro en base al enfoque COSO y el objetivo general de la investigacin fue proponer un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas cuentas por cobrar cobro. Caso de Estudio: Benquim C.A.

Esta investigacin tiene relacin con en el presente trabajo porque hace referencia a ciertos aspectos sobre el control interno tales como: ambiente de

control, valoracin de riesgos, actividades, informacin y comunicacin y monitoreo.

Mujica, N.; Nieves, D. y Rivas, G. (2002) en la Evaluacin de los controles internos de inventario en la empresa amortiguadores S.A. MONROE, ubicada en San Vicente estado Aragua y su incidencia en la calidad del producto, presentado en la Universidad de Carabobo, para optar al titulo de licenciados en Contadura Pblica. El propsito de esta investigacin es conocer los mtodos y procedimientos que son empleados por la empresa para resguardar los inventarios que est posee, de tal manera que permita detectar las posibles debilidades que puedan existir en el manejo de los mismos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de los procesos relacionados con los inventarios.

El aporte a la investigacin es que refleja la importancia que representa un adecuado control interno de los inventarios en una empresa, dado que facilita tanto la integracin de procesos en las actividades cotidianas como el manejo de los inventarios por parte del personal.

Alfonso, D. (2002) en la Evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn de la empresa agropecuaria Manapure, C.A., ubicada en San Fernando de Apure estado Apure, para optar al titulo de Licenciado en Contadura Pblica, presentado en la Universidad de Carabobo, el cual tiene como objetivo general evaluar los controles internos existentes en la seccin de almacn de la referida empresa, diagnosticando la situacin que impera en la seccin de almacn a fin de determinar la efectividad de los controles utilizados por la organizacin.

Este trabajo aporto al siguiente estudio la importancia sobre la aplicacin del control interno que conduzca a una optima gestin de los inventarios.

Morales, S. y Zambrano Y. (2001) en el estudio sobre la Evaluacin del sistema de control interno del inventario de repuestos de carga pesada de la empresa Transporte DOGUI, C.A, para optar al titulo de Licenciados en Contadura Pblica. Esta investigacin, tiene como propsito conocer los procedimientos y mtodos de control interno que se utilizan en la empresa para el manejo del inventario de repuestos con el fin de diagnosticar fallas de control interno, omisiones en las funciones y en el proceso de trabajo. Segn las ideas planteadas por Morales, S. y Zambrano, resulta lgico manifestar que para mantener un sistema de control interno de inventarios que genere resultados satisfactorios, deben establecerse las pautas y procedimientos administrativos a seguir para manejar y proteger la existencia fsica del inventario, con lo cual se promueva la eficiencia en los registros contables de las existencias del almacn.

Esta investigacin contribuye con el presente estudio puesto que presenta un anlisis del control interno aplicado al almacn y con el objetivo de dar a conocer las fallas de control de inventario existentes en el almacn, que pueden estar afectando el desenvolvimiento adecuado de las operaciones.

Lpez, J. (2001), desarroll una Propuesta de mejoras al sistema de control interno en el proceso de inventario de la empresa Makro comercializadora, S.A. (Aragua). En la presente investigacin se expone una solucin practica y viable a un problema que aqueja a la organizacin, por lo tanto la propuesta planteada se justifica debido a al necesidad que tiene la organizacin de corregir y proponer mejoras de control interno de inventario,

respaldada por los resultados obtenidos mediante la evaluacin de todos los procesos y procedimientos utilizados en el rea de inventario.

Es significativo el aporte que deja esta investigacin, ya que el lograr un adecuado y equilibrado manejo en los inventarios aumenta la eficiencia de las operaciones, la productividad y el servicio al demandante, por lo tanto es apropiado destacar que la administracin de inventarios viene determinada por el desempeo de un buen control interno.

Betancourt y Ynez (2001) presentaron Una Propuesta de Control Interno para el Procesote Produccin-Almacn de la Empresa Aldor, C.A.. Esta investigacin propone una estructura de control interno para el proceso de produccin-almacn de la empresa Aldor, C.A. con el propsito de satisfacer la necesidad que presenta el proceso de produccin y almacenamiento de materiales y productos terminados, de llevar un control escrito y secuencial de todos los procedimientos que se desarrollan, con el fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo hasta la salida del producto. En esta investigacin se lleg a la conclusin que las fallas de control interno se deba a la falta de coordinacin entre los departamentos y a la falta de un sistema administrativo y contable, por tanto proponen un modelo de estructura de control interno que delimite las funciones y reas de responsabilidad de los departamentos y las personas involucradas en el ciclo a fin de controlar las existencias en todas las fases del proceso productivo.

Se toma como antecedente puesto que ofrece informacin sobre la importancia de la segregacin de funciones y asignacin de

responsabilidades a cada departamento involucrado para una sana aplicacin de los controles internos.

Cabrera, Cohen y Tabares (2001) elaboraron un trabajo de grado denominado Diseo de un Enfoque de Control Interno de Inventario de Mercancas para la Empresa Pollo Sousa, C.A.. Esta investigacin persigue el desarrollo de un enfoque de control interno de mercancas que corrija los inadecuados procedimientos de control internos en esta rea, asegurando una adecuada segregacin de funciones y solventando los problemas y deficiencias en la empresa Pollo Sousa, C.A. y otras empresas comerciales que realicen la misma actividad. Los investigadores concluyen que las operaciones relacionadas con el proceso de inventarios son realizadas sin la existencia de un adecuado control interno, lo que origina ciertos hechos irregulares que afectan la situacin econmica de la empresa, razn esta que hace necesario el diseo de un enfoque de control interno de inventarios, que suprima el descontrol existente.

El diseo presentado, sirve como referencia a este estudio, puesto que incluye mtodos mediante los cuales el departamento encargado del almacn delega autoridad y asigna responsabilidades correspondientes a cada una de las funciones, adems proponen un programa con la finalidad de preparar, verificar y distribuir informes y anlisis comunes a los diferentes niveles de supervisin, que ayudan a controlar todas las actividades que constituyen el rea de los inventarios de la empresa.

Resea de la Institucin

La Direccin de Mantenimiento y Servicios de la Universidad de Carabobo, se crea siguiendo lineamientos de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU), en Enero de 2007, y es ratificado segn oficio CU-35 de fecha 24 de Enero de 2007; esta Direccin es una unidad organizativa

adscrita a la Rectora, la cual realiza funciones de naturaleza directivaejecutiva en relacin a las actividades de conservacin, preservacin, reparacin y cuidado de las obras, edificaciones, instalaciones, equipos y dems bienes que permiten el desenvolvimiento de las operaciones en la Institucin.

Siendo una Unidad Organizacional de servicio tcnico, auxiliar de mantenimiento, reparacin y servicios generales, debe ejecutar todas la actividades ya sea a travs de las secciones de Servicios Internos (Personal Adscrito), o con las empresas contratadas, de modo que el trabajo a ejecutarse obedece a la solicitud de servicios, a travs de los oficios recibidos por todos los niveles: Superiores, Medios, Bajos, adscritos a esta Alma Mater, incluyendo los Ncleos de: La Morita, San Carlos Tinaquillo, Puerto Cabello y las casas de la DESCO que se ubican dentro del estado. Objetivo General

Ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo par la conservacin de las obras, instalaciones y equipos de la Universidad, a travs del desarrollo de procedimientos, actividades y mtodos necesarios para la satisfaccin de las necesidades de servicios y funcionamiento de la institucin. Misin

Procurar la conservacin y preservacin de la infraestructura y equipos a razn de contribuir con el mejor desenvolvimiento de las actividades desarrolladas en la universidad. Visin

Ser la direccin reconocida por sus altos estndares de calidad en la prestacin de servicios, capaz de desarrollar programas de mantenimiento que permitan sostener de forma efectiva la operatividad de la Institucin. Bases Tericas El Control Interno En las organizaciones se ha incrementado en los ltimos aos la necesidad de tener buenos controles internos que les permitan medir la eficiencia y productividad de sus operaciones administrativas y contables, en especial si se centran en las actividades bsicas que realizan para ser mas competitivas. Es por esta razn que Mantilla, S (2005), define el control Interno como un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administracin y otro personal de una entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos. De igual forma el Instituto Mexicano de contadores Pblicos (1994), ha definido el control interno bajo los siguientes trminos: El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las polticas previstas por la administracin. (p. 58)

Es decir; se debe proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios, colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos o perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la organizacin, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por consiguiente, los diversos procedimientos o mtodos de inventarios garantizan y aseguran los activos de cualquier organizacin, e igualmente permiten presentar la informacin con un grado de confianza y con datos razonables asegurando as el correcto desempeo de las operaciones. Para Gmez (1992), establece que el control interno: Son todas aquellas medidas organizativas y operativas, que toma la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como debe ser a lo planificado y concernido, este concepto engloba la manera como debe enfocar actualmente cualquier empresa tomando en cuenta las necesidades de la misma de eso modo ajustar las medidas pertinentes a la diversidad de las operaciones para conseguir en esta forma los objetivos de la organizacin. (p. 95)

Todos estos conceptos respecto al control interno tienen varios aspectos en comn, desde una forma para proteger los activos contra cualquier defraudacin, hasta un mtodo para obtener informacin confiable para la toma de decisiones favorables a las empresas, estos conceptos sirvieron de orientacin para el diseo de la propuesta contenida en este trabajo. Clases de Controles Internos Segn Winkle (1987), aporta que los controles internos se dividen en dos categoras:

a) Administrativos Los controles administrativos consisten en procedimientos que se relacionan sobre todo con las operaciones de una empresa con las directivas, polticas e informes administrativos. Se refieren solo directamente a los estados financieros. b) Contables El control interno contable, consiste en los mtodos, procedimientos y plan de organizacin que se difieren sobre todo a la proteccin de los activos y a asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables para respaldar la razonabilidad de las propiedades, plantas y equipos que aparecen en el balance general, determinar hasta que grado debe realizar procedimientos de auditoria respecto a estos activos y cuentas relacionadas. (p. 208) Cabe destacar, que no siempre quedan claros los lmites entre ambos tipos de control, ya que tanto el control interno contable como el administrativo, son funciones de la administracin. En muchos casos, estas dos clases de controles se entrelazan, no existen lmites mutuamente exclusivos. El control interno contable adecuado se logra mediante la verificacin por la administracin de los registros y operaciones financieras.

El Propsito del Control Interno Segn Meigs (1994) el propsito del control interno: Es promover la operacin, utilizacin de dicho control en la manera de impulsar hacia la eficaz eficiencia de la organizacin, esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales

se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, vindose afectado el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. (p. 120) Siempre se toma en cuenta los controles internos cuando existen en la empresa ciertas situaciones irregulares que saben que existen pero se les escapa de las manos a la administracin de la empresa. Por medio de este punto de vista al tener trazados los objetivos se tiene la idea de alcance de dicho control, es decir, estableciendo que es lo que se quiere conseguir, permitiendo encontrar ciertas ventajas que guiarn a la empresa a mejorar las operaciones las cuales oriente al logro de los planes ya establecidos. Objetivos del Control Interno Segn Meigs (1994:178), los objetivos son los siguientes: Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. Evaluar la eficiencia de las operaciones.

Hernndez W. y Ortiz N. (2007), sealan los dos primeros objetivos conducen hacia los objetivos especficos del control, que son los siguientes: 1. Integridad: Permite asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. 2. Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la institucin. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia.

3. Exactitud: En todo intercambio o transaccin, existe una consideracin acerca de las cantidades que se estn traspasando. Bajo controles internos adecuados, los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente representan. 4. Autorizacin: Un adecuado control interno no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algn funcionario competente. Este objetivo debe establecer los lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidos. 5. Custodia: Estos objetivos se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizada de los activos de la empresa. (p. 28)

De lo anterior se desprende que una empresa o institucin debe regirse por objetivos, ya que ellos proporcionan un sentido de direccin claro, sin ellos los individuos al igual que las organizaciones tienden a la confusin, de la misma manera ayudan a la evaluacin del progreso obtenido pues un objetivo claramente establecido, medible y con una fecha especfica, fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que permite a los individuos evaluar sus progresos. Por lo tanto, los objetivos son una parte esencial del control. Caractersticas del Control Interno: El Instituto Mexicano de Contadores Manual de Normas y Pblicos (1994), a travs de su de Auditoria identifica las

Procedimientos

caractersticas del Control Interno:

Adecuada divisin de las responsabilidades y funciones. Suficientes registros y autorizaciones que proporcionen un control contable razonable sobre el activo, pasivo y sobre los ingresos y gastos. Coherencia de las responsabilidades y funciones de cada uno de los departamentos de la organizacin. Calidad del personal proporcional a las responsabilidades que les corresponde. Elementos del Control Interno Hernndez W, y Ortiz N. (2007), describe los elementos de un buen sistema de control interno en:

Plan de organizacin que proporcione una apropiada distribucin funcional de la autoridad y la responsabilidad. Plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos. Procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. Personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporcin con sus responsabilidades.(p.26)

En tal sentido es necesario que exista una gerencia que asuma la responsabilidad de la poltica general de las partes integrantes de la institucin en un todo homogneo y armnico, para lograr una unin que contenga las obligaciones y necesidades de la institucin, para esto es

necesario que se plantee una segregacin de labores que defina claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y registro, del mismo modo es deseable el uso de instructivos o manuales de procedimientos, que sern de gran ayuda al personal al momento de

desempear las actividades diarias de la organizacin y que tienen como objetivo principal asegurar el cumplimiento por parte del personal de las polticas diseadas por la administracin.

Componentes del Control Interno

La definicin de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la administracin con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categoras: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de polticas, leyes y normas.

El

control

interno

posee

cinco

componentes

que

pueden

ser

implementados en todas las organizaciones de acuerdo a las caractersticas administrativas, operacionales y de tamao; los componentes son: un ambiente de control, una valoracin de riesgos, las actividades de control (polticas y procedimientos), informacin y comunicacin y finalmente el monitoreo o supervisin.

Segn Mantilla S. (2005), el control interno est compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administracin dirige un negocio, y estn integrados en el proceso de administracin. Los mismos son: Ambiente de Control. Evaluacin de Riesgos. Actividades de Control. Informacin y Comunicacin.

Supervisin o Monitoreo.

Ambiente de control El ambiente de control refleja el espritu tico vigente, la responsabilidad para encaran las actividades, la competencia del personal, as como tambin la filosofa y el estilo de operacin de la administracin, de igual forma establece el tono de una organizacin para influenciar la conciencia de control de su personal.

El ambiente de control es la base de todos los dems componentes del control interno, ya que sirve de soporte de los Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones fsicas, sociales, culturales, los valores y principios requeridos para asumir el control interno de una institucin. Un adecuado ambiente de control se verifica por:

1. Integridad y Valores ticos Su propsito es establecer un clima tico corporativo en todos los niveles para el bienestar de la corporacin. Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las polticas de la compaa y de los sistemas de control, y ayuda a influenciar la conducta que no esta sujeta de la misma manera a los mas elaborados sistemas de control.

La integridad y los valores ticos son responsabilidad de la gerencia tanto en su determinacin como en su transmisin a los dems miembros de la organizacin y su monitoreo; de igual forma es fundamental que la gerencia tenga bien definidos los estndares de comportamiento y de conducta para

que no quede lugar a dudas o confusiones luego que son adquiridos por los dems miembros partcipes.

La tica y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, y afectan el diseo, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno en una organizacin. 2. Compromiso por la competencia

Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con sus tareas. Le corresponde a la gerencia definir los niveles de competencia para cada puesto de trabajo y cules son las habilidades y conocimientos que espera de quien ocupa dicho puesto. A su vez, la gerencia determina cuan bien deben ser cumplidas las tareas para contribuir al logro de los objetivos organizacionales y no apartarse de la estrategia implantada. 3. Consejo de directores o comit de auditoria

El Directorio est integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o externas a la organizacin, cuyas funciones son las de proveer autoridad, orientacin, vigilancia y supervisin a la gerencia. El Directorio retiene autoridad para ciertas decisiones claves, como son la fijacin de objetivos al nivel de la entidad y la planificacin estratgica, y a travs de la vigilancia que realiza, se involucra fuertemente en el Control Interno. 4. Filosofa y estilo de operacin de la administracin

La filosofa da forma a los valores, los principios y principales polticas operativas que constituyen la base del sistema de Control Interno, pero es la

Direccin quien fija los objetivos a nivel de entidad, toma acciones relativas a la estructura organizacional, contenido y comunicacin de polticas claves y los tipos de sistemas de planificacin e informacin que usar la organizacin; todas estas funciones influirn o afectarn de diferente manera a la organizacin dependiendo de cmo la direccin las ejecute.

El ambiente de control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparacin del personal que har que se cumplan, enfrentando as los cambios que realicen las organizaciones, orientados en parte por las tecnologas rpidamente cambiantes.

El ambiente de control de una organizacin ser tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de estos har, en ese mismo orden, la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de organizacin.

Evaluacin de los riesgos Este componente aborda el tema de los riegos que las entidades enfrentan en forma constante, los cuales deben ser evaluados tanto a nivel interno como externos a la organizacin. Es por esta razn que el control interno establece como condicin para la valoracin de riesgos, el establecimiento de objetivos.

La valoracin de riesgos es la identificacin y anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, formando una base para la determinacin de cmo deben administrarse los riesgos. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos especficos

asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la Organizacin como en el interior de la misma.

El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin (COSO) (1992) categoriza los objetivos de la evaluacin de riesgos as: A pesar de la diversidad de objetivos, pueden establecer ciertas categoras principales: 1. Objetivos de operaciones: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad. 2. Objetivos de informacin financiera: Hacen referencia a la preparacin de estados financieros publicados que sean confiables. 3. Objetivos de cumplimiento: Estos objetivos hacen referencia a la adhesin a las leyes y regulaciones a las cuales la entidad esta sujeta.

La evaluacin del riesgo debe ser un proceso continuo, una actividad bsica de la organizacin, como la evaluacin continua de la utilizacin de los sistemas de informacin o la mejora continua de los procesos, orientados al futuro, permitiendo a la direccin prever los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados.

Actividades de control Las actividades de control son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la directiva

administrativa. Tales actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la entidad. Ejemplo de estas actividades son aprobacin, autorizacin, verificacin, conciliacin, inspeccin, revisin de indicadores de rendimiento. El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin (COSO) (1992) establece diferentes tipos de actividades de control delimitadas de la siguiente forma: 1. Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeo actual frente a presupuestos, pronsticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean tales como arremetidas de mercadeo, mejoramiento de procesos de produccin y programas para contener o reducir costos a fin de medir la extensin en la cual los objetivos estn siendo logrados. 2. Funciones directas o actividades administrativas: Los administradores dirigen las funciones o las actividades revisando informes de desempeo. 3. Procedimiento de informacin: Se implementa una variedad de controles para verificar que estn completos y autorizacin de las transacciones. Los datos que ingresan estn sujetos a chequeos o a cotejarse con los archivos de control. 4. Controles fsicos: Equipos, inventarios, valores y otros activos se aseguran fsicamente en forma peridica son contados y comparados con las cantidades presentadas en los registros de control. 5. Indicadores de desempeo: Relacionar unos con otros los diferentes conjuntos de datos operacionales o financieros adems de analizar las interrelaciones e investigar y corregir las acciones, sirven como actividades de control.

6. Segregacin de responsabilidades: Las diferentes responsabilidades se dividen, o segregan, entre diferentes empleados para reducir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organizacin y en cada una de las etapas de la gestin, conociendo los riesgos, se disponen los controles, los cuales ayudan a evitar o minimizar los riegos, para ello se deben establecer y ajustar polticas y procedimientos que ayuden a alcanzar una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecucin de los objetivos de la unidad.

Informacin y comunicacin

Establece la manera en que se debe identificar y comunicar la informacin pertinente a los empleados de la organizacin dentro de un lapso razonable, para que respondan de manera eficiente con las responsabilidades asignadas. Los sistemas producen reportes conteniendo informacin operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organizacin.

Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin sobre acontecimientos externos, actividades y

condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros. Todo el personal debe recibir y entender el mensaje de la alta direccin, de que las obligaciones en materia de control, ya que si no se conoce el sistema de control, los cometidos

especficos y las obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas.

As como es necesario que todos los empleados conozcan el papel que les corresponde desempear en la organizacin (funciones y

responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en armona con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos.

Segn El comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin (COSO) (1992), la comunicacin debe desencadenar los siguientes pasos:

La efectividad con la cual se comunican los deberes de los empleados y responsabilidades de control. Establecimiento de canales de comunicacin para que la gente reporte sus asuntos indeseables sospechados. Receptividad por parte de la administracin frente a las sugerencias de los empleados respecto de maneras de aumentar la productividad, la calidad u otros mejoramientos similares. Suficiencia de la comunicacin a lo largo de la organizacin y la totalidad y oportunidad de la informacin y su suficiencia para permitir que la gente se descargue efectivamente de sus responsabilidades.

Adems de una buena comunicacin interna, es importante destacar una eficaz comunicacin externa que favorezca el flujo de informacin necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de polticas, memorias, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la direccin en el trato con sus

subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una slida cultura de control no tendr dificultades de comunicacin. Supervisin o monitoreo

Es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de monitoreo o evaluaciones peridicas. Estas actividades

incluyen tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones.

Es necesario supervisar continuamente los controles internos para asegurar que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la direccin la razonable seguridad que ofrecan antes.

Las actividades de monitoreo permanentes incluyen actividades de supervisin realizadas de forma continua, directamente por las distintas estructuras de direccin.

Limitaciones del Control Interno

El control interno sirve para proteger a la empresa o institucin de fraudes y asegurar la confiabilidad de los datos contables, pero tambin es cierto que

existen limitaciones en cualquier sistema de control interno, como lo son errores que pueden cometerse en la ejecucin de los procedimientos de control, como resultado de descuidos, incomprensin de las instrucciones, o de otros factores humanos.

Segn Gmez, G (2001) establece una serie de limitaciones del control interno: Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos. Solo brinda seguridad razonable. El costo esta ligado al beneficio que proporciona. Se puede presentar errores humanos por mal entendidos, descuidos o fatiga. Potencialidad de colusin para evadir controles que dependen de la segregacin de funciones. Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.

Estructura Organizacional

La estructura organizacional suele tener como propsito establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma ptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificacin.

Segn Hutt G. y Marmiroli M. (2005), la estructura organizacional son las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organizacin para alcanzar luego la coordinacin del mismo orientndolo al logro de los objetivos. Elementos de una Organizacin

Los elementos bsicos de una organizacin son: Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos planteados. Sistematizacin: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Tcnicas de organizacin Organigramas: los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional. Manuales: son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos.

Anlisis del puesto: es una tcnica pormenorizada de las labores que se desempean en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea.

Inventario

El inventario es una relacin ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancas existentes en un almacn. Sistemas de Inventarios:

Sistema de Inventario Peridico: Segn Polimeni, R. (2001:105) afirma Sistema para determinar el inventario en que es necesario un conteo fsico de los artculos disponibles, a fin de calcular el inventario final de materiales y el costo de los materiales usados.

Sistema de Inventario Continuo: Polimeni, R, (2001:96) Es el registro continuo de adiciones y deducciones del inventario. Tanto el costo de los materiales empleados como el inventario final de materiales se determinan directamente despus de cada transaccin. Un sistema de inventario perpetuo no elimina la necesidad de un inventario fsico peridico. El inventario perpetuo es un medio de inspeccin directa de las existencias de la fecha de un inventario a la de otro, que suministra los datos para informes de periodos intermedios.

Mtodos de Valuacin de Inventarios:

Polimeni, R (2001), define dos (2) mtodos de valoracin de inventarios. Primero en Entrar Primero en Salir (PEPS): El mtodo PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los primeros artculos comprados, son los primeros que se despachan. Mediante este mtodo, el inventario final estara compuesto por los materiales recibidos al final, y los precios, por tanto, reflejaran exactamente los costos actuales. Promedio Simple: En este mtodo, todos los costos de diferentes compras se suman en conjunto al final de cada periodo. Esta suma se divide por el nmero total de compras, para determinar el costo promedio simple por unidad. (p.388) Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados establecen que una vez seleccionado un mtodo de valuacin de inventarios, este debe utilizarse cada ao, cumpliendo de esta manera el principio de la consistencia. Control Interno de los Inventarios

Segn Catacora, F (2001)

El control de los inventarios implica un seguimiento estricto sobre las cantidades que se manejan a travs de las entradas y salidas de inventario. Para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se implantan controles que son instrumentados a travs de formularios que controlan las cantidades que son recibidas o despachadas a travs de las operaciones de ingreso y de salida. (p.280)

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios segn Guajardo C. (1995), incluyen: Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de despacho. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. Mantener registros de inventarios continuos. Comprar el inventario en cantidades moderadas. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. (p.37)

El concepto de control interno, tal como se aplica a los inventarios, requiere la separacin de las responsabilidades de custodia y contabilidad, la aplicacin de buenos mtodos de direccin de empresas y de

almacenamiento para impedir acumulaciones de existencias, deterioros, cada en desuso de artculos y perdidas fraudulentas por hurto o malversacin.

Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de una empresa se basan en una distribucin global de las funciones de compra, recepcin, almacenamiento, tesorera y contabilidad. Consisten en ejercer unas medidas de proteccin fsica y en mantener una contabilizacin eficaz. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles

pero, por lo general, deberan detectarlos antes de que se ocasionen unas perdidas demasiado grandes. Administracin de los Inventarios

La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

Segn Schroeder, R (1992; 391) La Administracin de los Inventarios se encuentra entre las funciones ms importantes de la administracin de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital

La administracin de los inventarios debe establecer unos objetivos para lograr mantener los niveles ptimos de inventario, establecer una rotacin adecuada del mismo e implantar polticas y medidas que vayan acorde con los intereses de la empresa como un todo. Problemas de decisin en la Administracin de los Inventarios.

La gerencia en muchas ocasiones suele tener problemas al momento de decidir en la administracin de los inventarios Es necesario determinar si es recomendable mantener un stock de materiales y suministros o limitarse a la demanda de los interesados, la problemtica se presenta en el

almacenamiento de los inventarios, ya que puede suceder que numerosos artculos se vuelvan obsoletos o de lento movimiento, resultando as desfavorable para la empresa o institucin.

Para toda organizacin que maneja inventario resulta de gran importancia saber cuantos artculos hay que comprar para satisfacer la demanda de los interesados, para lograrlo la administracin debe hacer un seguimiento a la planificacin estratgica de las compras que permita establecer un equilibrio econmico en el costo de pedidos.

Para el administrador de cada empresa o institucin, existe una gran responsabilidad respecto a la existencia de artculos pues tan perjudicial es para la empresa carecer de los artculos necesarios, como mantener grandes volmenes de existencias, que representen fuertes inversiones que por falta de demanda se encuentre estancada o paralizada, pues significa una fuerte inversin. Almacn

Al respecto, Romero (1995:213) define el almacn como: el lugar donde se depositan o guardan mercancas, repuestos, suministros, etctera, y gozan de una gran importancia.

Se puede decir que el almacn es una unidad de servicio de la estructura orgnica y funcional, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia y control de abastecimiento de materiales y productos. Segn Morante P. (2005:42), el almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos o mercancas.

Es gracias a ellos que se realizan las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas

de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias. Principios Bsicos del Almacn

De acuerdo a Garca, C. (1999), los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn: 1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. 2. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. 3. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). 4. Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. 5. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias. 6. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. 7. La identificacin debe estar codificada. 8. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. 9. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn.

10. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. 11. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. 12. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. 13. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. 14. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. 15. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. (p. 63) Cada uno de los principios mencionados es de gran importancia para que un almacn cumpla con los objetivos establecidos y mantenga un nivel razonable de control interno, que le permita un buen desenvolvimiento en sus operaciones y actividades diarias.

Procedimientos de Almacn

1. Se reciben los materiales y se procede a situarlos en el lugar asignado para ellos en el almacn. 2. Se ingresa en el sistema todos los materiales recibidos en el almacn. 3. Se revisa constantemente la ubicacin de los materiales para prevenir accidentes y deterioro del producto.

4. Peridicamente se realizan conteos selectivos de los materiales para verificar que todo este en orden. 5. Se ejecutan inventarios fsicos del almacn comparndolos con el de sistema. 6. Las salidas de almacn a los diferentes departamentos se debe realizar mediante un formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacn y por la persona que realiza el pedido de material. 7. Toda salida de material hacia los dems departamentos debe ser registrada en el sistema para darle salida del almacn y entrada al departamento al que se haya hecho la transferencia. Clasificacin de almacn

Dentro de la clasificacin de los almacenes se pueden nombrar los siguientes: Almacn de Materia Prima: Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin. Almacn de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos

departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, martillos, carretillas piezas de esmeril, etc. Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.

Las reas del Almacn

Normalmente un almacn consta de tres reas, como base de su planeacin, las cuales son las siguientes:

Recepcin. Almacenamiento. Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo lugar.

rea de Recepcin:

Permite el flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, para esto se requiere de la correcta planeacin y de la ptima utilizacin de dicha rea. Las condiciones que impiden el flujo rpido son: Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado

Medios de Manejo de Materiales Deficiente. Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de los materiales que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. rea de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Caractersticas de la Zona de Almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres

factores para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir, los mismos son los siguientes: Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artculos que en l se van a guardar.

rea de Entrega:

Los materiales que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega deben ser:

Trasladados con el medio mecnico ms adecuado. Acompaados de un documento de salida. Revisados en calidad y cantidad, mediante el cotejo de los materiales con el documento de salida.

Ventajas del Almacn

Las ventajas de contar con un almacn se reflejan en el hecho de que establece y mantiene el resguardo fsico adecuado de los materiales all ubicados tomando las precauciones necesarias que protejan los artculos de algn dao por uso inapropiado, mala manipulacin o robos.

Romero (1995), considera que:

El aprovechamiento del espacio para lograr una correcta organizacin, mayor limpieza y orden. Efectuar una mayor rapidez las operaciones de almacenamiento, agilizar el envo de materiales, lo que brinda mayor satisfaccin a los usuarios, proteccin de los materiales almacenados de daos o accidentes. Agilizar la carga y descarga de materiales evitando gastos por demora. (p.33). Como se menciono anteriormente los almacenes bien organizados ayudan a controlar fsicamente los materiales, mantiene toda la mercanca inventariada y, establecen resguardo fsicos adecuados para proteger los materiales; de igual manera facilitan a las personas autorizadas un registro de la ubicacin de todos los materiales para agilizar su localizacin inmediata

y permite mantener constante informacin sobre la situacin real de los materiales disponibles.

Codificacin de los Materiales La necesidad de codificar los materiales para facilitar la administracin de los mismos, es frecuentemente mal comprendida, el problema radica de las diferentes maneras de llamar a un mismo artculo. De acuerdo a Alfonzo, D. (2002): El control en el almacn requiere de la clasificacin o codificacin de los materiales almacenados como requisitos indispensables para la organizacin. sta permite identificar cada artculo por su nombre y nmero en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran o venden a travs de un plan sistemtico de asignacin de smbolos con el fin de unificar criterios y distinguir la categora a la que pertenece cada artculo. (p.46)

El smbolo de identificacin del material puede estar constituido por letras o nmeros, o tambin una combinacin de ambos. Cualquiera sea el smbolo utilizado, deber respetar los siguientes principios destacados por Alfonzo, D (2002): Cada smbolo debe ser excluido. Cada artculo debe tener un smbolo nico, independiente de donde se encuentre. Los artculos relacionados entre s deben poseer smbolos parecidos. Los smbolos deben en la medida de lo posible, tratar de describir las piezas que identifica.

El cdigo debe tener la longitud mnima que permita clasificar todos los artculos existentes y previstos. Debe existir un catalogo que describa el significado del cdigo. Para numerar o codificar se debe tener en cuenta una, varias o todas las caractersticas de un artculo, entre las que se pueden mencionar: dimensiones, acabados, material del que est compuesto, aparato o equipo del que va a formar parte.

Ventajas de la Codificacin

Identificacin clara de los artculos y materiales. Brevedad en la lectura y trascripcin. Habitan al personal una terminologa. Simplifican el trabajo. Reducen y normalizan las operaciones.

Formularios

Son unos de los instrumentos ms relevantes para la administracin de inventarios, ya que suministra comunicacin e identificacin en todo el

proceso de control interno de inventario. Transmiten informacin rpida y clara, simplifican los trabajos, reducen los errores y fijan responsabilidades.

Segn Hernndez, y Ortiz (2007:p.102) Los formularios se caracterizan por ser piezas de papel impresas con el membrete de la organizacin y con espacios convenientes para el registro, datos e informaciones a trasmitirse a otros departamentos.

Los formularios mas utilizados para el control de los inventarios son los siguientes:

Requisicin de Materiales: La salida de materiales se realiza mediante la requisicin de materiales, elaborada por el

departamento solicitante y autorizado por el jefe de dicho departamento. Las requisiciones de materiales estn generalmente estructuradas segn las especificaciones de cada organizacin, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisicin - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artculos solicitados - Identificacin del nmero de catlogo - Descripcin del artculo - Precio unitario - Precio total - Costo total de requisicin - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada. Solicitud de Compra: Este formulario tiene como finalidad cubrir las necesidades del departamento de almacn, el cual permite que se mantengan un stop de inventarios, de acuerdo a las necesidades de venta; por lo general contiene:

- Numero de la Solicitud - Fecha de pedido

- Cantidad de artculos solicitados - Descripcin del artculo - Precio actual - Firma autorizada.

Orden de Compra: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

- Nombre de la Empresa y direccin - Nmero de la orden de compra - Nombre y direccin del proveedor. - Fecha del pedido - Fecha de entrega requerida - Fecha de entrega y de pago - Cantidad de material solicitado - Precio Unitario, total - Elaborado, revisado y autorizado. Informe de Recepcin: Es el comprobante que se elabora una vez recibido los materiales en el almacn; estos son inspeccionados en cuanto a cantidad y calidad. Este formulario incluye lo siguiente:

- Nombre del proveedor. - Nmero de la orden de compra - Fecha de recepcin - Cantidad y descripcin de los materiales solicitados - Tipo de Materiales

- Observaciones - Firmas autorizadas. Tarjeta de Inventario: Es un formulario de importancia que permite controlar las existencias en el almacn, con la finalidad de brindarle al departamento de contabilidad mayor informacin sobre las entradas y salidas de mercanca y el tipo de mercanca en movimiento, incluye por lo general:

- Nmero de control - Tipo de Materiales. - Fecha - Descripcin de los materiales - Entradas, salidas y saldo Bases Normativas

Los procedimientos nacionales e internacionales relacionados con el Control Interno y en especial de los Inventarios, afecta de manera directa est investigacin, puesto que dependiendo de su cumplimiento, se garantizar o no la confiabilidad en cuanto a los objetivos que persigue. Esta es la siguiente:

Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. Principios de Contabilidad Generalmente aceptados: En este caso se resaltan dos (2) principios el de costo y el de revelacin suficiente, ya que se refieren a la objetivad en el registro de las transacciones, esta objetividad nacida del comprobante o documento

utilizado para contabilizar. Dichos principios dan una garanta razonable a la informacin que permita al usuario tomar decisiones acertadas. Comisin de Normas Internacionales de Contabilidad Norma Internacional de Contabilidad Nro. 2, Existencia El objetivo de esta Norma es sealar el tratamiento contable de las existencias. Esta Norma suministra una gua prctica para la determinacin del costo, as como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio. Tambin suministra pautas sobre las frmulas de costo que se utilizan para atribuir costos a las existencias.

Definicin de Trminos Bsicos Activos: Conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad.

Almacenamiento: Accin y resultado de poner o guardar las cosas en un almacn. Almacenista: Personal encargado de la colocacin y acomodo de los materiales dispuesto para almacenaje. Componentes del Control Interno: Gua de accin a los fines de enviar fallas o debilidades que puedan ser reportados en el informe de evaluacin del sistema financiero (Declaracin sobre Normas de Auditoria N 78, SAS 78). Controles: Planes de organizacin, mtodos y procedimientos cuya misin es la salvaguarda de los bienes activos existentes en una empresa. Cuestionario: Instrumento de investigacin, el cual se utiliza de modo preferente en el desarrollo de una investigacin. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en los objetivos planteados. Eficiencia: Capacidad de utilizar de la mejor manera los recursos para lograr los objetivos. Entrega: Accin y efecto de entregar. Evaluacin: Mide y corrige comportamientos actuales para asegurar que estos se estn logrando y as detectar las fallas que se presenten en los procesos como una medida para la bsqueda de posibles soluciones.

Kardex: Herramienta que permite imprimir reportes que resumen la informacin sobre las transacciones de inventario de una compaa o institucin con el fin de realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y los costos de los bienes que se encuentran en los almacenes. Materiales: Elementos agrupados en un conjunto los cuales, o puede ser, usado con algn fin especifico. Mercanca: Productos de trabajo destinado a satisfacer alguna necesidad del hombre. Normas: Reglas u ordenacin del comportamiento humano dictado por la autoridad competente del caso. Polticas: Proceso y actividad orientada, ideolgicamente, a la toma de decisiones de un grupo para la consecucin de unos objetivos. Procedimiento: Serie de actos en que se concreta la actuacin para la realizacin de un fin. Recepcin: El flujo rpido del material que entra al almacn. Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre s. Sistema de Control Interno: Conjunto de elementos organizacionales interrelacionados e interdependientes, buscan sinergias y armnicamente alcanzar los objetivos y polticas. Stock: Conjunto de mercancas en depsito o reserva.

Suministros: Materiales de cada organizacin o empresa obtenidos por medio de sus respectivos proveedores.

CAPTULO III MARCO METODOLGICO

Diseo de la Investigacin

Toda investigacin posee caractersticas fundamentales de acuerdo a lo que se desea abordar, y es a travs de lineamientos preestablecidos como se logran los objetivos que se persiguen, de manera optima.

A tal efecto, este estudio tiene como finalidad la evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, dicho estudio se encuentra enmarcado dentro de una investigacin descriptiva, con un diseo de campo apoyado en la revisin documental.

Segn Tamayo y Tamayo (1996; 35), una investigacin de campo es aquella que comprende la descripcin, registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual, composicin o proceso de los fenmenos tomados directamente de la realidad.

El estudio constituye una investigacin de campo, debido a que se realiz sin manipular deliberadamente variables, solo se observan los fenmenos tal y como se dan en su contexto natural en un momento determinado, para despus analizarlos. Por consiguiente, se recopil la informacin en forma directa, obteniendo datos primarios, al hacer cotidianidad operativa de la Institucin. acto de presencia en la

En el mismo sentido, esta investigacin es de carcter descriptiva, ya que se analiz sistemticamente la realidad de la institucin, en cuanto a la eficiencia de los controles internos aplicado en la seccin de almacn, describiendo el manejo y resguardo de los materiales y suministros.

De acuerdo a Fidias (2006; 29), la investigacin descriptiva consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Poblacin y Muestra

De acuerdo con la metodologa empleada para el desarrollo de la investigacin, la seleccin de los sujetos de estudio se hace a travs de la escogencia de la poblacin.

Segn Fidias (2006; 31), la poblacin se refiere al conjunto para la cual sern validas las conclusiones que se obtengan, o los elementos o unidades a las cuales se refiera la investigacin.

Ahora bien, la poblacin de esta investigacin esta representada por el personal que labora en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, la cual est constituida por 2 (dos) personas; es por ello que se escogi como muestra la misma cantidad de personas de la poblacin.

Dentro de este marco, Hernndez, R; Fernndez, C; Baptista, P. (2006; 236) define la muestra como un subconjunto de la poblacin de inters

sobre el cual se recolectaran datos, y que tiene que definirse de antemano con precisin, este deber ser representativo de la poblacin.

Por lo que la muestra refleja las caractersticas que definen la poblacin y a su vez representa en trminos porcentuales el cien 100 por ciento de la poblacin. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Para elaborar en forma adecuada un trabajo de investigacin son necesarias tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos que permitan reflejar toda la variedad y diversidad de las situaciones.

Sabino (1992; 143) define que un instrumento de recoleccin de datos es en principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin para posteriormente analizar y tomar decisiones.

En el caso de est investigacin se utilizaron como tcnicas la observacin directa y la entrevista semi-estructurada, apoyada en los instrumentos: la lista de verificacin y el cuestionario respectivamente.

Segn Fidias G (2006; 69) la observacin es un tcnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de unos objetivos de investigacin preestablecidos.

De este modo, la observacin directa es una de las tcnicas utilizadas para la bsqueda y obtencin de datos necesarios para resolver el problema,

lo cual permite detectar opiniones y situaciones que proporcionan aspectos importantes relacionados con la investigacin. Todo ello, con la finalidad de tener una visin ms amplia de la situacin presentada en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo.

De igual manera Fidias, G (2006; 70), define la lista de verificacin como un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto o conducta a ser observada.

La lista de verificacin de esta investigacin se elaboro tomando como base los quince (15) principios bsicos del almacn de Garca Cantu, con el objetivo de exponer la presencia o ausencia de los mismos en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. (Ver cuadro 1)

La segunda tcnica utilizada para el desarrollo de esta investigacin fue la entrevista semi-estructurada, que de acuerdo a lo que plantea Fidias, G (2006:73), es aquella que aunque exista una gua de preguntas, el entrevistador puede realizar otras no contempladas inicialmente. Lo anteriormente expuesto se debe a que una respuesta puede dar origen a una pregunta adicional o extraordinaria, por esta razn se dice que la entrevista semi-estructurada es una tcnica que se caracteriza por su flexibilidad.

El instrumento utilizado para desarrollar esta tcnica fue el cuestionario el cual constituyen el instrumento de recoleccin de datos por excelencia. Segn Baptista (1992; 285), el cuestionario consisten un conjunto de preguntas respecto a una o mas variables a medir.

En el caso concreto de este estudio, se aplic un cuestionario de preguntas abiertas, con la finalidad de recabar informacin que permita evaluar los controles internos de inventarios que se llevan a cabo dentro de la seccin de almacn. Validez

Muchos autores coinciden en afirmar que un instrumento es vlido y confiable cuando mide el conjunto o la variable que se planifica medir, ya que esta tiene que ver bsicamente con la teora o con los conceptos que desarrolla la investigacin, por lo tanto se deben tomar en consideracin los objetivos tanto generales como especficos propuestos en la investigacin. En este sentido, Hernndez, R; Fernndez, C; Baptista, P. (2006; 346), destaca que la validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir.

La validacin del instrumento se logro mediante el procedimiento Juicio de Expertos, que segn Sierra (1997:94), consiste en la entrega de los instrumentos a los especialistas para que analicen y establezcan criterios en relacin al cumplimiento de las condiciones necesarias para recoger la informacin; es decir, se determinara hasta donde las preguntas del instrumento son representativos del dominio de contenido de la propiedad que se desea medir.

Los instrumentos fueron validos por expertos en el rea, los examinaron para verificar si los mismos median lo que se pretenda y si estaban relacionados con los objetivos propuestos. Tcnicas para el Anlisis de los Datos

El propsito del anlisis es resumir y comparar las observaciones llevadas a cabo en forma tal que sea posible materializar los resultados de la investigacin con el fin de proporcionar respuestas a los interrogantes de la investigacin.

En este sentido, Orozco C. y Labrador M. (2002) comentan que las tcnicas de procesamiento y anlisis de datos corresponde a la explicacin de cmo sern tratados los datos recolectados para hacer la evaluacin del fenmeno que representan.

Por ello, una vez aplicados los instrumentos para la recoleccin de la informacin necesaria y dar respuesta a los objetivos especficos planteados, se procedi a su anlisis e interpretacin mediante la utilizacin del mtodo cualitativo.

En esta perspectiva, Hurtado y Toro (1998; 41) definen como investigacin cualitativa la que usa herramientas de obtencin y manejo de informacin que no parten de la necesidad de utilizar las estadsticas o matemticas para llegar a conclusiones.

De all radica la importancia de la fase de anlisis de datos que se produce inmediatamente despus de la etapa de recogida la informacin; y que se caracteriza por una gran complejidad al interpretar el lenguaje de cada una de las personas entrevistadas.

CAPTULO IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS

Una vez aplicados los instrumentos correspondientes las personas involucradas dieron a conocer los hechos y procesos relacionados al tema de estudio y en funcin a esto; se procedi al anlisis e interpretacin de los resultados de la investigacin, y de esta manera obtener una informacin confiable y fcil de manejar, para luego evaluar los controles internos de inventarios aplicados en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. . En el anlisis de los resultados se pudo obtener informacin necesaria para dar cumplimiento a los objetivos especficos y tener una base para realizar conclusiones y recomendaciones que ayuden de manera eficiente a la mejora continua del manejo de los inventarios en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo. Para dar respuesta al primer objetivo especfico de la investigacin se realizo una revisin documental tanto del organigrama como de manual de organizacin establecidos por la Direccin de Mantenimiento y Servicios; estos, fueron suministrados por unidad sectorial de recursos humanos que labora en la referida Direccin. De esta forma se pudo apreciar en cuanto a la descripcin de la estructura organizacional y las principales actividades de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo lo siguiente: Que la estructura organizacional de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado

de la Universidad de Carabobo se encuentra establecida de la siguiente forma: Unidades Administrativas Nivel Superior: Despacho de la Direccin de Mantenimiento y Servicios.

Nivel Medio: Unidad de Administracin Departamento de Planificacin y Evaluacin Departamento de Mantenimiento Nivel Operativo: Del departamento de administracin: Servicios Bsicos Almacn Archivo Licitaciones y contratos

Del departamento de Mantenimiento y Servicios Conservacin Obras Civiles Instituciones Elctricas Talleres Instalaciones Mecnicas y Refrigeracin

Se observ que la Direccin de Mantenimiento y Servicios es una unidad organizativa administrativa adscrita a la rectora, la cual realiza funciones de naturaleza directiva-ejecutiva en relacin a las actividades de conservacin, preservacin, reparacin y cuidado de las obras, edificaciones, instalaciones, equipos y dems bienes que permiten el desenvolvimiento de las

operaciones en la institucin. A continuacin se presenta el diseo de la estructura organizacional de la Direccin:

Figura N 1 Organigrama de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo

Fuente: Unidad Sectorial de RRHH de la Direccin de Mantenimiento y Servicios (2008)

A travs del organigrama se deduce que la Direccin de Mantenimiento y Servicios presenta una estructura organizacional definida, donde se pone de manifiesto la relacin formal entre las unidades que la integran, y donde se evidencia la jerarqua y la responsabilidad de cada una de ellas; y es en esta

ultima donde se genera debilidad, ya que a consideracin de las investigadoras no existe control alguno sobre las actividades que desempea el personal de la seccin en estudio, en cuanto a la falta de supervisin que se realiza por parte del departamento encargado del almacn.

Por otro lado la informacin referente a las principales actividades de la seccin de almacn fue extrada de los manuales de cargos de la Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU) los cuales plasman las funciones, actividades y tareas de los almacenistas, siendo las siguientes: Controlar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos. Verificar que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros del almacn, recibindolos, clasificndolos, codificndolos, despachndolos e inventarindolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades. Recibir y revisar las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. Clasificar y organizar el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin. Elaborar guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca solicitada al almacn. Elaborar inventarios parciales y peridicos en el almacn. Elaborar saldos de mercanca que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Llevar el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el archivo manual (krdex) y/o computarizado.

Guarda y custodia la mercanca existente en el almacn. Elabora saldos de mercanca que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

En efecto, estas actividades reflejan el deber ser de las funciones a desarrollar en un almacn, sin embargo se evidencia que la mayora de ellas no son llevadas acabo por el personal que labora en la almacn, lo que repercute en las operaciones normales ocasionando debilitacin del correcto desempeo de esta rea.

Seguidamente para dar cumplimiento al segundo objetivo planteado se utiliz la tcnica de observacin directa, la cual como ya se menciono anteriormente, se sustento en la aplicacin de una lista de verificacin. Dicha lista logr diagnosticar la situacin actual respecto al manejo del inventario en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo. Mediante contacto personal con los hechos se comprob la presencia o ausencia de los quince principios mencionados anteriormente.

A continuacin se presentan los resultados de la aplicacin de la lista de verificacin:

Cuadro 1. Resultados obtenidos de la aplicacin de la lista de verificacin (Observacin Directa)


Principios
1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacn. .

Presente

Ausente

2. El personal del almacn est asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. 3. Existe una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida 4. Se lleva un registro al da de todas las entradas y salidas. 5. Se le informa a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias. 6. Se asigna una identificacin a cada producto. 7. La identificacin est codificada. 8. Cada material o producto se ubica segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados que facilitan su ubicacin. 9. Los inventarios fsicos se hacen nicamente por almacn. 10. Toda salida de material del almacn requiere documentacin autorizada segn sistemas existentes. 11. La entrada al almacn asignada a l. 12. La disposicin del almacn es ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. 13. Los materiales almacenados son fciles de ubicar. 14. La disposicin del almacn facilita el control de los materiales. 15. El rea ocupada por los pasillos respecto del total del almacenamiento propiamente dicho, es la adecuada para permitir las condiciones de operacin. est prohibida a toda persona que no est personal ajeno al

Total (100%)
Evaluador: Angulo, V; Verastegui, D (2008)

4 27%

11 73%

En este mismo orden de ideas se evidenci que, de acuerdo a la observacin realizada a la seccin tan slo se encuentran presente cuatro (4) de los quince (15) principios, que segn la lista aplicada, deberan estar presentes. Esto quiere decir, que tan slo un veintisiete (27) por ciento de los principios se cumple, mientras que un setenta y tres (73) por ciento se encuentran ausentes. Todo esto indica que la seccin de almacn presenta debilidad en cuanto al manejo y control de los inventarios de materiales y suministros. En este sentido los principios presentes fueron los siguientes:

El principio nmero dos (2) segn Garca, C (1999:63) establece lo siguiente: el personal del almacn est asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios, lo cual indica que existe en el almacn un personal capacitado y dispuesto a realizar actividades que vayan dirigida a la naturaleza de las operaciones que se realizan a diario en la institucin, situacin que efectivamente es llevada acabo.

As mismo se encuentran presentes los principios numero tres (3), doce (12) y quince (15) de Garca, C (1999:63), relacionados con la apariencia y condiciones de la estructura fsica del almacn El principio tres (3) seala: Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control), en el caso sujeto a estudio existe solo una puerta de acceso que facilita al personal encargado del resguardo y custodia de los materiales que se encuentran dentro del almacn.

Seguidamente el principio nmero doce (12) de Garca, C (1999:63) establece: La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Como bien se mencion, este principio se cumple y se puede afirmar que la

flexibilidad en la disposicin del almacn es

una ventaja, ya que existe y

espacio suficiente para poder realizar modificaciones pertinentes

aprovechar las reas dispuestas que permitan crear condiciones optimas de operacin.

Finalmente, el cuarto de los principios de Garca, C (1999:63) que se presenta en el rea sujeta a estudio, es el nmero quince (15) el cual

seala: El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. El cumplimiento de este principio al igual que el anterior, permiten el aprovechamiento del espacio y una utilizacin optima del mismo, lo que sin duda repercute en el funcionamiento adecuado del rea.

Por otra parte, cabe considerar que los principios de almacn son de suma importancia, pues, son referencia para establecer parmetros de eficiencia dentro del mismo. Sin embargo como ya se ha mencionado, se pudo apreciar el incumplimiento de la mayora de los principios de almacenamiento segn Garca Cantu, siendo estos principios los descritos a continuacin:

El nmero uno (01) de los principios de Garca, C (1999:63), establece que: la custodia fiel y eficiente de los materiales o productos se encuentra siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en el almacn. En el caso objeto de estudio la custodia no es realizada por una sola persona lo que crea un factor riesgo en la proteccin de los inventarios, ya que

cualquier empleado puede tener acceso al almacn sin la debida autorizacin, esto hace a la seccin susceptible al hurto o colusin por parte de personas externas.

Asimismo, el principio nmero dos (2) de Garca, C (1999:63) seala: El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios, este principio es incumplido puesto que, el personal no es asignado a dichas funciones, sino que el mismo debe lograr bajo sus propios criterios de organizacin hacer cumplir las tareas propias del

almacn. Esto resulta una falta grave pues la planificacin y control es esencial si se desea el xito y desempeo de cualquier rea.

En este orden de ideas, se hace referencia a la ausencia del principio nmero cuatro (4) Garca, C (1999:63), el cual indica: Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. La ausencia de este principio, impide que el personal conozca las cantidades de materiales con los que disponen para cumplir con sus operaciones diarias, pues no se realizan los registros adecuados que permitan estimar si existe la necesita de realizar la solicitud de productos.

De igual forma, se pudo conocer que el almacn no informa a control de inventarios y contabilidad respecto a los movimientos llevados acabo (entradas y salidas), as como tampoco informan sobre las existencias de materiales y suministros. Esto resulta preocupante, puesto que, esta debe ser la funcin del departamento encargado del almacn (Departamento de Administracin de la Direccin de Mantenimiento y Servicio). Esta situacin evidencia el incumplimiento del principio nmero cinco (5), donde se establece: Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias.

Tambin,

se observ que en el almacn cada uno de los productos

(materiales y suministros) no se encuentran identificados ni codificados lo que dificulta la localizacin de los materiales al momento de ser solicitados, en vista de que se encuentran ubicados en los pasillos y estantes pero no segn su clasificacin e identificacin, como es el deber ser, sino aleatoriamente. Esta situacin evidencia la ausencia de los principios nmeros seis (6) siete (7) y ocho (8), relacionados con la identificacin y codificacin.

Aunado a lo anterior, la falta de codificacin e identificacin dificulta enormemente la ubicacin de estos, lo que hace que se incumpla el principio nmero trece (13) y nmero catorce (14). El principio trece (13) de Garca, C (1999:63), hace la siguiente referencia: Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar, mientras que el principio catorce (14) seala: La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. Como se puede observar estas afirmaciones permiten aseverar que el incumplimiento de tan slo uno de los principios recae en el incumplimiento de otro u otros principios dificultando considerablemente una tan importante como el almacenaje.

Continuando con este orden, se visualiz que dentro del almacn no se aplica el principio numero nueve (9) de Garca, C (1999:63), estable que los inventarios fsicos se hacen nicamente por personal ajeno al almacn. De manera preocupante se pudo constatar que dicho inventario no es realizado, es decir, no se realiza inventario alguna, ni por personal ajeno ni por personal perteneciente al almacn. Es preciso sealar que, esta falta resulta sumamente grave, pues al no conocer ni estimar la presencia o ausencia de materiales y suministros, se pone en juego la productividad y el correcto desempeo de todas aquellas

reas que cuentan con insumos provenientes de este almacn, generando con esto no slo el retraso, sino la molestia y prdida de tiempo valioso.

Por otra parte, se conoci que el almacn no cuenta con documentacin formal establecida para realizar los registros de salida de materiales y mucho menos con sistemas computarizados que ayuden respaldar la informacin que se genera diariamente, de all nace el incumplimiento del principio numero diez (10). Esto permite explicar, en cierta forma, el por qu de la inexistencia de control de inventario y registros, aunque se debe estar claro que tanto los registros como los controles pueden ser llevados de manera manual a pesar de lo tedioso que esto pueda resultar.

Se debe sealar que el principio nmero once (11) de Garca, C (1999:63) establece que la entrada al almacn est prohibida a toda persona que no est asignada a l, no se cumple, se pudo presenciar que no es necesario estar debidamente autorizado para tener acceso al almacn. Esta situacin hace vulnerable la seguridad del mismo, hacindolo susceptible al hurto o perdida de materiales y suministros.

Finalmente en base a los resultados de este objetivo, es preciso tener en cuenta que el almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la empresa, existiendo una gran oportunidad para mejorar el rendimiento de los almacenes y la calidad correspondiente por medio de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educacin para los trabajadores de estas dependencias. Es hora entonces que la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo considere esta afirmacin y teniendo en cuenta lo expuesto en estas lneas tome las medidas pertinentes.

Posteriormente para el cumplimiento del tercer y cuarto objetivo se dispuso a realizar el anlisis e interpretacin de una serie de preguntas que sirvieron de gua en la ejecucin de la entrevista efectuada al personal de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios especficamente al jefe de almacn y al almacenista.

Primeramente, con respecto al tercer objetivo quedo reflejado la verificacin del flujo de informacin en el proceso de solicitud, autorizacin y entrega de materiales que conforman el inventario de la Direccin de Mantenimiento y Servicios, donde al iniciar la entrevista se dio a conocer que de manera oral o mediante una solicitud de trabajo con una media firma se solicita el servicio del almacn para la entrega del material o suministro necesario para realizar el debido mantenimiento o reparacin de cualquier unidad solicitante.

Igualmente al hacer mencin sobre el registro de solicitudes y entregas de los materiales y suministros es importante destacar que el almacn no cuenta con formatos formales y prenumerados sino que solo los realiza de forma manual a travs del uso de una nota de remisin, la cual especifica la descripcin del material solicitado y al momento de la entrega de materiales es firmada por el encargado del almacn y la persona solicitante.

En cuanto a la comunicacin que existe entre la seccin de almacn y el Departamento de Administracin con respecto a las salidas de materiales y suministros; est solo se trasmite cuando los materiales solicitados se encuentran ausentes debido a que el Departamento es el responsable de autorizar las compras correspondientes. Es de hacer notar que no existen formularios para dicha notificacin sino que simplemente se realizan de forma oral y se efectan cuando surge la necesidad de materiales.

Por otra parte la seccin de almacn no realiza los reportes peridicos correspondientes al departamento de administracin sobre las existencias del inventario de materiales y suministros sino que nicamente de manera oral informa sobre las condiciones del almacn y la insuficiencia de inventarios, lo que ocasiona que la informacin no sea confiable y pueda sufrir alteraciones en el momento de la toma de decisiones.

Es por eso que para mantener un control adecuado de materiales y suministros de cualquier almacn se requiere de una serie de procedimientos que conlleven a utilizar de manera eficiente el flujo de informacin que se genera y as contribuir a una efectiva toma de decisiones que permita cumplir los objetivos y una vez que se decide el tipo de informacin que cada

persona o unidad requiere, debe determinarse la manera ms eficiente para transmitir el movimiento de informacin en la institucin.

Finalmente se logr la consecucin del cuarto y ultimo objetivo de esta investigacin correspondiente a la identificacin de los controles internos de inventario de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo.

A travs de la conversacin sostenida con respecto a los controles utilizados en la seccin de almacn, sali a relucir la falta de listados que clasifiquen los materiales y suministros segn sus descripciones y caractersticas, esto con la finalidad de agilizar la ubicacin de dichos materiales al momento de ser solicitados. En la actualidad no existe algn mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la seccin de almacn y comentan que nicamente los registros son hecho de forma

manual, lo que hace difcil determinar de forma rpida las cantidades de materiales que se poseen e igualmente los materiales que se encuentran ausentes en el almacn.

Al mismo tiempo explican que en la seccin de almacn no se manejan stock mnimos de inventario lo que genera problemas en la disponibilidad al momento de cubrir con los pedidos de materiales, ya que retrasa en reiteradas ocasiones la fluidez de las operaciones. Cabe destacar que los niveles de stock dependen en gran medida de la variacin de la demanda de los materiales y suministros solicitados al almacn, por consiguiente si la demanda se conoce con precisin, puede ser posible adquirir los materiales para satisfacer las mltiples solicitudes.

En este orden, se hace importante recalcar que para mantener una calidad en el servicio que presta el personal de la seccin de almacn depende de la disponibilidad de materiales y suministros; y a su vez, de un adecuado flujo de informacin el cual permita coordinar diversas actividades de forma

lgica, til y eficaz para que las operaciones transcurran sin sobresaltos.

Aunado a esto, de acuerdo a lo explicado por el personal del almacn all nunca se realizan tomas fsicas de inventario, por lo cual se tiende a

desconocer con exactitud la existencia de materiales y suministros para poder solventar las solicitudes de trabajo que se presentan ante la Direccin de Mantenimiento y Servicios.

Por ltimo se pudo conocer que no existe supervisin de las actividades que se realizan en el almacn por parte del departamento de administracin, el cual es el encargado principal del almacn.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Una vez planteado los objetivos de estudio y de darles respuesta a estos mediante la aplicacin del instrumento de recoleccin de datos, se concluye sobre los siguientes aspectos: Primeramente la seccin de almacn no tiene establecidas normativas internas de inventario que permitan el control adecuado sobre cada material y suministro para lograr los registros exactos de las existencias disponibles. Se evidencia que en los manuales de cargo de la OPSU se encuentran establecidas las funciones que deben ser desempeadas por el personal del almacn, pero las mismas no se encuentran plasmadas en manuales y procedimientos dirigidos a mantener un adecuado control de los inventarios a fin de asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. El almacn no utiliza formatos formales y prenumerados, los registros se realizan de forma manual, lo cual ocasiona un descontrol de la informacin en cuanto a los inventarios que se maneja dentro del almacn. La presin para automatizar el almacn es grande y es tambin una clave importante para mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos, ya que el nivel de eficiencia es bajo.

Es importante destacar que el control interno de inventario es uno de los aspectos que en las instituciones pblicas, muy pocas veces es atendido, en virtud de que no existe un responsable, los registros no son confiables, y hay ausencia de polticas o sistemas computarizados que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. Sin embargo, el control permite mantener al almacn en buen camino, ya que ahorra tiempo, evita errores y brinda seguridad con respecto a la clasificacin y localizacin de los materiales. Tambin se evidencia la carencia de listados que clasifiquen los materiales y suministros presentes en el almacn dependiendo del trabajo solicitado ante la Direccin de Mantenimiento y Servicios; ya que estas se divide en secciones tales como albailera, plomera, electricidad, carpintera, pintura, herrera entre otras; por lo cual influye como un factor importante en las operaciones del almacn porque ocasiona un desconocimiento por parte del personal y a su vez retrasa el desempeo de las actividades diarias. Asimismo el almacn no cuenta con un stock mnimo de inventario lo que implica que en cualquier momento las solicitudes de materiales o suministros no podrn ser cubiertas y se evidencie el grado de desorganizacin que existe. Adems en el almacn no se realizan tomas fsicas de inventarios que permitan mostrar la cantidad exacta de existencias de materiales y suministros, con la finalidad de comprobar el correcto funcionamiento de registros en el almacn y detectar errores e irregularidades en las salidas de los mismos.

Por otro lado se encontraron debilidades en los flujos de informacin en vista de que el Departamento de Administracin no recibe informes correspondientes a las operaciones diarias del almacn por lo que no tiene conocimiento de la existencia de materiales y suministros ni tampoco de todos los procesos que se realizan en el mismo. Es de hacer notar que la falta de supervisin trae como consecuencia que el desempeo del personal no sea de calidad, que exista evasin de las responsabilidades otorgadas y que las actividades del almacn no sean llevadas a cabo con eficiencia. Por consiguiente, es de suma importancia monitorear los controles relacionados con las actividades del almacn para asegurar que la informacin provenida de l sea integra y confiable y verificar el nivel de desempeo de las funciones realizadas por el personal encargado.

RECOMENDACIONES

Una vez evaluado y analizado los resultados obtenidos en cuanto al control interno de inventario de la seccin de almacn de la direccin de mantenimiento y servicios del rectorado de la Universidad de Carabobo se recomienda: Establecer normas internas de control de inventario dentro de la seccin de almacn, las cuales deben ser informadas al personal para que tengan conocimiento de ellas, y de ser necesario, publicarlas en sitios visibles para que se consulten cada vez que se requiera. Instruir al personal sobre las funciones y actividades que deben desempear en la seccin de almacn, definiendo las pautas que deben seguir en cuanto a los procedimientos de control interno y las herramientas que deben utilizar para obtener un control eficiente y eficaz sobre los inventarios. Disponer de un sistema computarizado con el fin de crear una base de datos que agilice el proceso de registro de materiales y as poder obtener informacin clara, precisa y confiable que permita tomar decisiones acertadas a la hora de realizar las compras. Implementar el uso de listados donde se especifique detalladamente todos los materiales utilizados por las secciones adscritas a la Direccin de Mantenimiento y Servicios y lograr una clasificacin eficiente de los materiales.

Mantener un stock mnimo de los inventarios para que el departamento de administracin cuente con la informacin oportuna al momento de hacer las compras y este preparado para situaciones de contingencia en momentos de desabastecimiento de materiales y as poder cubrir las solicitudes que se presenten ante la direccin. Se deben realizar en forma regular tomas fsicas de inventarios y preferiblemente por personal independiente a la seccin de almacn, con el propsito de verificar las cantidades existentes y el buen estado de los materiales.

Establecer una estrecha comunicacin entre las partes responsables del almacn a travs de la realizacin de reuniones peridicas, con el objeto de identificar cualquier situacin importante que pueda afectar el flujo normal de las operaciones. Se deben realizar un seguimiento continuo por parte del departamento encargado del almacn, en las actividades realizadas; con el propsito de detectar y corregir errores o irregularidades presentes. La administracin debe tener cuidado en adoptar la computarizacin y hacerlo despus de que los objetivos y expectativas de las computadoras estn claramente definidas y sobre todo entendidas Emplear el uso de formatos formales de control de inventario debidamente autorizados y evaluados por el departamento encargado del almacn, con las caractersticas necesarias para el registro de las operaciones diarias donde se especifique fecha, el cdigo de materiales o suministros, las

cantidades, una breve descripcin entre otros para de este modo facilitar el seguimiento de las operaciones realizadas en el rea. Para ello se pueden tomar en cuenta los formatos anexos propuestos por las investigadoras. (ver anexos B)

Lista de Referencias

Alfonso, D. (2002). Evaluacin del control interno de inventario en la seccin de almacn de la empresa agropecuaria Marapure, C.A, ubicada en San Fernando de Apure, Estado Apure. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo, la morita. Baptista, P (1992). Metodologa de la Investigacin. Editorial McGrawHill. Mxico. Betancourt y Ynez (2001). Una Propuesta de Control Interno para el Procesote Produccin-Almacn de la Empresa Aldor, C.A. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo Cabrera, Cohen y Tabares (2001). Diseo de un Enfoque de Control Interno de Inventario de Mercancas para la Empresa Pollo Sousa, C.A.. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo Catacora, Fernando (2001). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial McGrawHill. Caracas. Comit Of Sponsonring Organizations Of The Treadway Comisin (COSO) (1992) Duno, Tirado y Mrquez (2008). Propuesta de un sistema de control interno basado en el informe COSO para optimizar el ciclo de ventas cuentas por cobrar cobro. Caso de Estudio: Benquim C.A. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciados en Administracin y Contadura Pblica. Universidad de Carabobo Everett, Carlos. (1991), Control Interno de Inventarios. Editorial Liasa, S.A., 2da Edicin. Mxico. Federacin de Contadores Pblicos de Venezuela. Publicacin Tcnica N 2 (1996). Fidias, A (2006). El proyecto de Investigacin. 5ta Edicin. Editorial Episteme. Caracas-Venezuela Garca Cantu (1999). Enfoque Prctico para la Planeacin y Control de Inventarios. Editorial Trillas.

Gmez, F (1992). Auditoria I. Ediciones Fragor. Gmez, G (2001). Control Interno. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organizacin empresarial. [Documento en Lnea] Disponible en: http://www.gestiopolis.com/canales/ financiera/ artculos /no11/ controlinterno.htm. [Consulta: 2008, Julio 10] Gmez, Joaqun (1963). El control Interno en los negocios. Guajardo C. Gerardo. (1995). Contabilidad Financiera. 2da. Edicin Editorial Mc Graw Hill. Mxico. Hernndez, W. y Ortiz, N. (2007) procedimientos de control interno de inventario dirigido al rea de almacn de la empresa puertas automticas de Venezuela, C.A Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo. Hernndez, R; Fernndez, C; Baptista, P. (2006) Metodologa de la Investigacin. Edicin 2006. Editorial McGraw-Hill. Mxico. Hurtado Y., Toro, J. (1998) Paradigmas y Mtodos de Investigacin en Tiempos de Cambio. Valencia: Episteme. Hutt G. y Marmiroli M. (2005) Diseo de Organizaciones Eficientes de Mintzberg. [Documento en Linea] Disponible en: www.monografias.com/ trabajos-pdf/estructura-organizacional. [Consulta: 2008, Agosto 16] Instituto de Auditores Internos de Espaa. (1992). Informe Coso. Espaa. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (1994) Normas y Procedimientos de Auditoria. Mxico. Lpez, J. (2001). Propuesta de mejoras al sistema de control interno en el proceso de inventario de la empresa Makro comercializadora, S.A. (Aragua). Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo, la morita. Mantilla S. (2005). Control Interno. Estructura Conceptual Integrada. Ediciones Ecor. Colombia. Meigs, Walter. (1994). Principios de Auditoria. Editorial Diana.

Morante, P (2005).Gestion de Almacen. [Documento en linea] Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestionalmac en es. shtml [Consulta: 2008, Julio 15] Morales, S. y Zambrano Y. (2001). Evaluacin del sistema de control interno del inventario de repuestos de carga pesada de la empresa Transporte DOGUI, C.A. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Carabobo, la morita. Mujica, N.; Nieves, D. y Rivas, G. (2002) en la Evaluacin de los controles internos de inventario en la empresa amortiguadores S.A. MONROE, ubicada en San Vicente estado Aragua y su incidencia en la calidad del producto. Trabajo de Grado para optar al Titulo de Licenciado en Contadura Pblica. Universidad de Caraboboa. Oropeza, M. (1995). El Almacn y sus Funciones. D.F: Editorial McGrawHill. Mxico. Orozco C. y Labrador M. (2002). Metodologia: Manual terico prctico de metodologa para tesistas, asesores, tutores y jurados de trabajos de investigacin y ascenso. Editor Grimaldi Cesr. Valencia-Venezuela. Polimeni, R. (2001). Contabilidad de Costos. Editorial McGrawHill. ColombiaBogot. Romero, A. (1995). El Almacn y sus Ventajas. Editorial Panapo: Caracas, Venezuela. Sierra, B. (1996) Tcnicas de investigacin social. 8va. Edicin. Editorial Paraninfo. Sabino, C. (1992). El proceso de Investigacin editorial Panapo. Caracas Venezuela. Schroecher, R (1992). Administracin de Operaciones. Editorial McGraw-Hill. Mxico. Tamayo, M (1996). El proceso de la Investigacin Cientfica. Editorial Lisma. Mxico. Winkle (1987). Auditoria, 3 Edicin, Editorial Mc Graw Hill. Mxico

ANEXO

Anexo A Modelo de Entrevista

Formato del instrumento aplicado al personal encargado de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, el cual permite dar cumplimiento a los dos ltimos objetivos planteados en la investigacin.

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL Y CONTADURA PBLICA CAMPUS BARBULA Queremos conversar con usted en relacin al manejo de los materiales requeridos y solicitados a la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo, a fin de realizar una evaluacin del control interno de inventario en el desarrollo normal de las actividades diarias, por lo cual es crucial su opinin en vista de que forma parte del personal responsable de la referida seccin. Iniciaremos nuestra conversacin: 1. De que manera se realiza una solicitud de materiales y suministros a la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios?

2. Cmo se registran las solicitudes y las entregas de materiales y suministros de la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios?

3. Utilizan formatos formales y prenumerados para llevar el control de las salidas del inventario de los materiales y suministros que manejan en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios?

4. Se le notifica al departamento de administracin, las salidas del inventario de los materiales y suministros? De ser afirmativa En que momento se realiza la notificacin? Y Con qu formularios?

5. Se realizan reportes peridicos al departamento de administracin de las existencias del inventario de materiales y suministros en el almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios? De ser afirmativa Cada Cuanto tiempo se realiza el reporte?

6. Se maneja un listado en el almacn de todos los materiales y suministros?

7. Existe en la actualidad algn mecanismo o sistema computarizado que controle las entradas y salidas de los materiales y suministros de la seccin de almacn?

8. Cules son los pasos a seguir para que la entrega de materiales y suministros sea autorizada?

9. Mantienen un stock mnimo de inventarios de los materiales y suministros en la seccin de almacn de la Direccin de Mantenimiento y Servicios?

10. Normalmente existe disponibilidad de inventario de Materiales y suministros en la seccin de almacn?

11. Se realizan inventarios fsicos peridicamente? De ser afirmativa Cada Cuanto tiempo se le realiza? Y Quienes lo realizan?

12. Con que frecuencia son supervisadas las actividades realizadas en el almacn? Muchas gracias por su colaboracin!

Formatos Propuestos Anexo B1

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn

No. Control: XXX

Fecha

Solicitud de Materiales
Seccin Solicitante:

N Solicitud de Trabajo

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Observaciones:

Solicitado por: Nombre: CI: Cargo:


Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Recibido por: Nombre: CI: Cargo:

Instructivo para llenar la solicitud de materiales: o N de control: Nmero asignado a la solicitud de materiales. o Fecha: Da, mes y ao que se solicitan los materiales. o Seccin Solicitante: Seccin que solicita el material. o N de Solicitud de Trabajo: Nmero asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe. o Cdigo: Cdigo asignado al material solicitado. o Cantidad: Total de materiales solicitados (por unidad). o Descripcin: Descripcin de los materiales solicitados. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de materiales en el almacn.

Anexo B2

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn

No. Control: XXX

Fecha

Entrega de Materiales
Seccin:

N Solicitud de Trabajo

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Observaciones:

Autorizado por: Nombre: CI: Cargo:

Entregado por: Nombre: CI: Cargo:

Recibido por: Nombre: CI: Cargo:

Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Instructivo para llenar la entrega de materiales:

o N de control: Nmero asignado a la entrega de materiales. o Fecha: Da, mes y ao que se entrega los materiales. o Seccin: Seccin a la que se entrega el material. o N de Solicitud de Trabajo: Nmero asignado a la Solicitud de trabajo que se recibe. o Cdigo: Cdigo asignado al material solicitado. o Cantidad: Total de materiales entregado (por unidad). o Descripcin: Descripcin de los materiales entregados. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Autorizado por: Nombre del jefe de almacn. o Entregado por: Nombre de la persona que entrega el material. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe los materiales.

Anexo B3

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn

No. Control: XXX

Fecha

Requisicin de Materiales
Enviar a:

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Observaciones:

Solicitado por: Nombre: CI: Cargo:

Recibido por: Nombre: CI: Cargo:

Autorizado por: Nombre: CI: Cargo:

Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Instructivo para llenar la requisicin de materiales:

o N de control: Nmero asignado a la materiales.

requisicin de

o Fecha: Da, mes y ao de la requisicin de materiales. o Enviar a: Departamento de Administracin o Cdigo: Cdigo asignado al material solicitado. o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Descripcin: Descripcin de los materiales. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Solicitado por: Nombre de quien solicita el material. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la requisicin de materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administracin.

Anexo B4

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn

No. Control: XXX

Fecha de Solicitud:

Solicitud de Compra de materiales


Enviar a:

N Orden de Trabajo

Cdigo

Cantidad

Descripcin

Observaciones:

Solicitado por: Nombre: CI: Cargo:

Recibido por: Nombre: CI: Cargo:

Autorizado por: Nombre: CI: Cargo:

Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Instructivo para llenar la solicitud de compra de materiales:

o N de control: Nmero asignado a la solicitud de compra de materiales. o Fecha: Da, mes y ao de la solicitud de compra de materiales. o Enviar a: Departamento de Administracin o Cdigo: Cdigo asignado al material solicitado. o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Descripcin: Descripcin de los materiales. o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Solicitado por: Nombre de quien solicita la compra del material. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe la solicitud de compra de materiales. o Autorizado por: Nombre del jefe del departamento de Administracin.

Anexo B5

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn


Fecha

N Control: xxx

Informe de Recepcin de materiales


Nombre del Proveedor: N de Factura:

Cantidad

Descripcin

Tipo de Material

Observaciones:

Entregado por: Nombre: CI: Cargo:


Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Recibido por: Nombre: CI: Cargo:

Instructivo para llenar el informe de recepcin de materiales:

o N de control: Nmero asignado al informe de recepcin de materiales. o Fecha: Da, mes y ao del informe de recepcin de materiales. o Nombre del proveedor: Nombre de la empresa. o N de factura: Nmero asignado a la factura. o Cantidad: Total de materiales (por unidad). o Descripcin: Descripcin de los materiales. o Tipo de Material: Clasificacin (Electricidad, Plomera,

Carpintera o Herrera) o Observaciones: Lo que se crea conveniente. o Entregado por: Nombre de quien entrega el informe de recepcin de material. o Recibido por: Nombre de la persona que recibe el informe de recepcin del material.

Anexo B4

Universidad de Carabobo Direccin de Mantenimiento y Servicios Seccin de Almacn

N Control: xxx

Fecha

Tarjeta de Inventario
Tipo de Material:

Descripcin

Entrada

Salida

Saldo Actual

Observaciones:

Elaborado por: Angulo. V; Verastegui. D (2008)

Instructivo para llenar la tarjeta de inventario: o N de control: Nmero asignado a la tarjeta de inventario. o Fecha: Da, mes y ao de la tarjeta de inventario.

o Tipo

de

Material:

Clasificacin

(Electricidad,

Plomera,

Carpintera o Herrera) o Descripcin: Descripcin de los materiales. o Entrada: Cantidades de materiales que entra al almacn. o Salida: Cantidades de materiales que sale del almacn. o Saldo Actual: Saldo finales de las cantidades de materiales existente en el almacn. o Observaciones: Lo que se crea conveniente.