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Manual Caja Chica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL GERENCIA DIVISION FINANCIERA
DIRECCION FINANCIERO CONTABLE
DEPARTAMENTO CONTABILIDAD

Manual de Procedimientos para la Administración, Liquidación y Contabilización de Fondos de Caja Chica.

Mayo 2003

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

INDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: Generalidades ARTICULO 2: De la constitución del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 3: De la adquisición de un bien o servicio ARTÍCULO 4: Del ámbito de acción ARTÍCULO 5: Del Marco Legal ARTÍCULO 6: De las Prohibiciones en la utilización del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 8: De los Pagos Improcedentes ARTÍCULO 9: De la Revisión Interna 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 8 9 9

CAPÍTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 10 ARTÍCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 11: De la autorización del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 12: Del aumento o disminución del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica 10 10 10 11

CAPÍTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA 13 ARTÍCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica ARTÍCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. ARTÍCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. 13 14 14

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD, ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. 16

ARTÍCULO 17: Del documento Vale Provisional.
ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional ARTÍCULO 19: De la liquidación del Vale Provisional ARTÍCULO 20: Del archivo del Vale Provisional ARTÍCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional ARTÍCULO 22: Del plazo para la liquidación del Vale Provisional CAPÍTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 23: De la Contabilización y control del Fondo de Caja Chica ARTÍCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica

16 17 17 19 19 20

21 21 22

CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES 23 ARTÍCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. 23

CAPÍTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA 27 ARTICULO 26: Marco jurídico ARTÍCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. ARTÍCULO 28: Del procedimiento para la retención ARTICULO 29: De los reportes ante la Sección Tramite de Pagos ARTICULO 30: De las responsabilidades DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 31: Disposición derogatoria 27

28 28 30 30 31 31

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y la unificación de los procedimientos institucionales. que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados. con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institución. 4 . para que los servicios sean adecuados.S. mediante el enunciado de las normas de aplicación general y de los procedimientos básicos. y las disposiciones de las Gerencias de División. De acuerdo con el ordenamiento jurídico-administrativo de la Ley General de la Administración Pública. en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la población. la adecuada administración. liquidación y contabilización de los fondos de las Cajas Chicas de la Institución.C. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA INTRODUCCIÓN El proceso de desconcentración de los servicios. con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que éstas realizan. oportunos y eficaces. Ley de la Administración Financiera y la Ley Constitutiva de la C. el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular.S. Uno de los mecanismos para realizar compras menores. es el que se realiza mediante la utilización de los Fondos de Caja Chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. adquirir las mercaderías más rápidamente y cumplir en forma inmediata. requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos. ha provocado que más Unidades Ejecutoras de la Institución. y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestación de servicios. se establece el presente Manual. los cuales permiten mejorar las operaciones. las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general.

5 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administración. procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. Proporcionar a la administración y a los encargados directos e indirectos de los trámites de Caja Chica. 3. Regular los trámites. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administración. una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. normas y estandarizar los trámites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras. 4. liquidación y contabilización de las Cajas Chicas. Establecer. con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilización de los recursos. con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos. 2. liquidación y contabilización de los Fondos de Caja Chica de la Institución.

cuya postergación para adquirirlos por el procedimiento de contratación ordinario causaría perjuicio a los asegurados y usuarios. como también a través de la Sección Trámite de Pagos. con el fin de satisfacer la adquisición de bienes y servicios condiciones: • De consumo inmediato. que regulan la asignación. Sección Caja y Custodia de Valores y Sucursales. que regulan la asignación. urgente e indispensable. Procedimiento elaborado por la Sub Area Contabilidad Operativa. CAPITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1: Generalidades El presente manual establece las disposiciones generales. • Operación normal de las unidades. una de las siguientes Los fondos de caja chica asignados a las unidades. al menos. operación y el control de los fondos de cajas chicas en la Institución. a la Institución y en general a la eficiencia del servicio. de aplicación obligatoria. que cumplan. donde el bajo monto del bien o servicio no amerita el trámite de pago mediante cheque por lo que se justifica el desembolso inmediato.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. por medio de las unidades que cancelan las compras con Fondos de Caja chica o Vales de Caja. a una Unidad Ejecutora que así lo requiera. operación y el control de los fondos de cajas chicas. deberán ser utilizados única y exclusivamente para la adquisición de artículos y servicios tan indispensables y de 6 . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN Este documento estipula la aplicación obligatoria. ARTICULO 2: De la constitución del Fondo de Caja Chica El Fondo de Caja Chica está constituido por una suma de dinero asignada por el Area de Tesorería General.

calificará la condición de la compra según lo estipulado en el artículo 2. no puede ser el mismo que custodia el fondo. Quien califica la condición de la compra. 6 del presente Manual. La Jefatura correspondiente planteará ante la administración. ARTÍCULO 4: Del ámbito de acción Con el objeto de satisfacer los gastos Tesorería General. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites de compra que establece la ley. así como la Normativa Institucional vigente: a) Ley General de Administración Pública 7 . siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artículos No. liquidación y contabilización del Fondo de Caja Chica. para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artículo 10 de este Manual. o quien éste designe. la necesidad de la compra utilizando la fórmula N° 4-70-01-0660 “Solicitud de compra por caja chica”. operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorería General de la Institución. ♦ Cada egreso deberá corresponder a la adquisición de un bien o servicio. 2 y No. para las compras o egresos mediante la utilización del Fondo de Caja Chica. se regirán por la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y su Reglamento. ARTÍCULO 3: De la adquisición de un bien o servicio Con base en la normativa institucional vigente. el Area de Cajas Chicas en las Unidades Ejecutoras de la Institución que así lo requieran. El Administrador. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. se debe cumplir con lo siguiente: ♦ Las Unidades con fondo de caja chica asignado podrán efectuar compras de uno o varios artículos hasta un 75% del monto de Caja Chica. podrá habilitar urgentes de bienes y servicios. ARTÍCULO 5: Del Marco Legal Las normas y procedimientos para la administración.

por lo que no se deben cancelar por medio del fondo de la Caja Chica: • • • • Las compras que se hayan efectuado al crédito.2 de este manual La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. cambios de cheques u operaciones distintas a 8 .S. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA b) c) d) e) f) g) Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Código de Trabajo Reglamento Interno de Trabajo de la C.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.S. Normas de Control Interno de la C. honorarios y consultorías Facturas por servicios profesionales contratados por los procedimientos de contratación administrativa. Los gastos por servicios personales. Las compras que no califiquen en el artículo No. realicen cambios monetarios. ARTÍCULO 6: De las Prohibiciones en la utilización del Fondo de Caja Chica La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad.S.S. Otras Normas y Leyes conexas sobre la administración del efectivo. salvo que estuvieran agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata.C. • • • Las compras para incrementar existencias. • Gastos en partidas sin contenido presupuestario ARTÍCULO 7: Prohibiciones de los Funcionarios del Fondo de Caja Chica Con los Fondos de Caja Chica no es permitido que funcionarios de la Institución o ajenos a la misma.C. Manual de Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. que justifica el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos.

por parte de los Asistentes de Auditoría. no está permitido mezclar dinero. De igual manera. valores particulares y otros que no tengan relación con el Fondo de Caja Chica.06 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. Corresponde a la Jefatura inmediata. recuentos o arqueos. deberá realizar un cierre de caja. egresos e ingresos. así como realizar arqueos sorpresivos. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA las que se destinan los fondos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. supervisar la administración del Fondo de Caja Chica. Al finalizar el día. conforme lo establece la norma 202.05 y 202. custodie y opere el Fondo de Caja Chica. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y otras normas aplicables. custodia y operación del fondo. los responsables serán sancionados de acuerdo con lo indicado en el Reglamento Interior de Trabajo. ARTÍCULO 9: De la Revisión Interna El monto asignado será registrado a nombre del Administrador o Jefe de la Unidad Ejecutora. de conformidad con las normas insertas en la Ley General de Administración Pública. tal y como lo establecen las normas 201. quien a su vez podrá designar por un período determinado. el cual debe ser revisado y firmado por el Administrador o Jefe respectivo. para que administre. ARTÍCULO 8: De los Pagos Improcedentes Si se incurre en pagos improcedentes. cheques. sin previo aviso.02 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social.04 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. a un funcionario responsable. serán sujetos de revisión. estando en la obligatoriedad el 9 . documentos. Los Fondos de Caja Chica. conforme lo establece la norma 201. el funcionario responsable de la administración. objetos. Tampoco se permite la compensación de saldos. dejando evidencia escrita de lo actuado.

el Area de Tesorería General estime ARTÍCULO 11: De la autorización del Fondo de Caja Chica Con base en la solicitud presentada por la Unidad que requiera la apertura de un Fondo de Caja Chica. de ofrecer todas las facilidades. si procede o no la apertura del fondo. ARTÍCULO 12: Del aumento o disminución del Fondo de Caja Chica 10 . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA responsable o encargado del manejo de los fondos. el Area de Tesorería General. Cualquier otro estudio o requisito que conveniente. a solicitud de la parte interesada. b) c) Presentación del presupuesto asignado a la Unidad Ejecutora. para que el trabajo se realice en su presencia. resolverá en el término de ocho días hábiles. indicando el monto requerido de caja chica. CAPÍTULO II: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 10: De los requisitos de apertura del Fondo de Caja Chica La autorización para la apertura de un Fondo de Caja Chica estará a cargo del Area de Tesorería General.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. la que deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificación respectiva de la necesidad del Fondo de Caja Chica. y posteriormente lo comunicará a la Unidad correspondiente. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución.

se confeccionará un Comprobante de Egreso por el monto autorizado afectando las cuentas correspondientes. a criterio del Area de Tesorería General. el Area de Tesorería General.4-70-02-0220 “Comprobantes 11 de Caja Chica”. por lo menos una vez al año o en forma selectiva si es de su consideración o necesidad. en forma razonada y justificada. se deberán utilizar las siguientes fórmulas: No. el cual debe contener: número de comprobante de caja chica. ARTÍCULO 13: Del Reintegro del Fondo de Caja Chica Para realizar los reintegros. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica. para Unidades Administrativas y Producción. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución. informará a la Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento. para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir el monto de los respectivos fondos asignados. fecha y monto de la liquidación. . la solicitud de aumento y de autorizarse el mismo. De no autorizarse el aumento. • El Area Tesorería General. indicando el monto requerido. • Cualquier otro documento o estudio pertinente. de acuerdo con las necesidades. • Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los últimos tres meses.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. podrán solicitar al Area Tesorería General un aumento del monto. esto con el fin de mantener actualizada la información. podrá nombrar una comisión para realizar una evaluación a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las diferentes Unidades Ejecutoras. para lo cual deberán proceder de la siguiente manera: • Justificación respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica. • Una vez evaluada por el Area Tesorería General.

quienes en última instancia. en original y dos copias. presentando el o los comprobantes de Caja Chica correspondientes a la liquidación.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Ambos formularios deberán contener los datos solicitados y el monto a reintegrar. debe anotarse el nombre completo y la firma del funcionario encargado del Fondo de Caja Chica. Para realizar las operaciones de reintegro. Los encargados del Fondo de Caja Chica. Clínicas y Sedes de Áreas de Salud. según sea el caso. (Oficinas Centrales o Sucursal correspondiente). En toda liquidación de Caja Chica. se deberá presentar al cajero. o los funcionarios previamente autorizados. 4-70-02-0200 “Comprobantes de Caja Chica”. El reintegro del Fondo de Caja Chica deberá llevarse a cabo cuando éste se haya disminuido hasta en un 75% de su monto asignado. la cédula de identidad y el gafete del autorizado y del autorizante. en la Unidad de Caja correspondiente. 12 . todo con el propósito de no entorpecer el funcionamiento del mismo. solicitarán el reintegro del fondo. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA - No. serán los responsables del acto de reintegro. para Hospitales. y los justificantes agrupados en el mismo orden que aparecen en la liquidación. o antes si se considera necesario. así como del Jefe de la Unidad. el cual debe coincidir con las facturas presentadas.

la persona que maneje el fondo debe ser diferente de quién solicita la compra y deberá respaldarse en la factura original del proveedor. ♦ Todas las Cajas Chicas estarán sujetas a una revisión interna y de arqueos sorpresivos por parte de los supervisores directos o la Auditoría. ♦ Para un mejor funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institución se deben aplicar todas las prohibiciones mencionadas en los artículos No. según se indicó en el artículo No. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 14: Del Control Interno aplicable a los Fondos de Caja Chica Para efectos del Control Interno y conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. ♦ Para una adecuada separación de funciones.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. 6 y 7 del presente Manual. ♦ Con relación a los egresos de caja chica. Este 13 . la cual debe confeccionarse a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social. deben funcionar en apego a lo establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración. timbrada o con la nota de autorización por parte de Tributación Directa. con relación a los Fondos de Caja Chica. Liquidación y Contabilización de los Fondos de Caja Chica y la normativa institucional vigente. la persona responsable de administrar y operar el fondo debe ser diferente de quien solicita la compra y de la que realiza el registro contable. se aplicarán las siguientes normas y procedimientos: ♦ Todas las Cajas Chicas existentes en la Institución.9 de este Manual.

un comprobante de ingreso por la suma correspondiente. para evitar que puedan ser utilizados posteriormente. Ante la presencia de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica y sobre los cuales no exista una recuperación inmediata del monto sustraído. ♦ Las solicitudes de compra de caja chica deberán archivarse en estricto orden numérico y deberán contener los comprobantes del reintegro consecutivo correspondiente. deben ser cubiertos en el acto por el responsable del manejo y custodia de los fondos e indicar el hecho en la hoja de cierre diario. además deberá contener el nombre completo y firma del funcionario que efectuó o que recibió de conformidad la compra realizada. se debe plantear la denuncia a la Sección Técnica de Investigaciones de Oficinas Centrales y al Ministerio Público (OIJ). así como el número de liquidación de caja chica en el cual se incluirá. ARTÍCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. el cual debe ser firmado por la Jefatura superior. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA documento para ser admitido como válido. roturas. Lo anterior a efecto de determinar los responsables del acto delictivo para 14 . borrones o cualquier otra condición que ponga en duda su integridad y autenticidad. previa comprobación del hecho suscitado. Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo. debe estar exento de tachones. anotando el número de liquidación donde se dio el sobrante de caja. ♦ Los documentos que respaldan el reintegro o liquidación deben ser originales. auténticos y deberán ser marcados y sellados por el responsable de la Caja Chica. debe emitirse de inmediato. íntegros. afectando la cuenta N° 850-50-8 “Diferencias de Cajas”.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Los comprobantes de ingreso deben archivarse en forma consecutiva. En el caso de producirse un sobrante en el Fondo de Caja Chica. ARTÍCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica.

Si transcurrido un año. En el caso de que la recuperación de las sumas sustraídas no sea inmediata. 15 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA proceder con las gestiones de recuperación de los montos sustraídos y tomar las medidas disciplinarias y correctivas del caso. la Administración de la Unidad Ejecutora solicitará a la Subárea Contabilidad Operativa la eliminación de la cuenta por cobrar. adjuntando copia de las denuncias y el nombre y número de cédula del funcionario al que se abrirá la cuenta por cobrar. las investigaciones determinan la imposibilidad de señalar responsables. para la reposición de las mismas. para lo cual debe adjuntar la documentación donde se indica que no se encontraron responsables. debe plantearse la solicitud formal al Area Tesorería General.

a continuación se detalla la normativa y el procedimiento vigente. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD. un funcionario designado por la Administración. Si la compra no pudo realizarse debe devolverse. el mismo día o a más tardar en las primeras horas del día siguiente. ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. b) La suma que se puede entregar al funcionario autorizado por la Administración. el total del dinero en efectivo que se entregó.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. ARTÍCULO 17: Del documento Vale Provisional. El vale provisional (fórmula 4-70-02-0960) se podrá solicitar cuando por circunstancias especiales exista la imposibilidad de concretar o determinar el monto exacto del valor de los artículos o materiales que se desean adquirir. En este sentido. Para un adecuado control y administración del efectivo de Caja Chica. d) La entrega de Vales Provisionales de Caja Chica queda supeditada a que no existan otros vales pendientes de liquidar. se actuará de la siguiente manera: a) El personal autorizado para tramitar retiros de efectivo por medio de Vales Provisionales corresponde a: Encargado de Compras. con relación a la utilización del Vale Provisional para retiros de efectivo por medio del fondo de Caja Chica. 16 . c) Es prohibida la renovación de las fechas del vale provisional extendido. cuando en determinada unidad no se cuenta con fondo de caja chica. o bien. o en su defecto. será un por un monto aproximado al precio total de los artículos por adquirir.

sellará como cancelado el original y la copia. el original quedará en poder de la Sucursal correspondiente o en la Subárea Caja y Custodia de Valores para las unidades de Oficinas Centrales. Cuando se liquide el Vale Provisional. ARTÍCULO 19: De la liquidación del Vale Provisional Una vez realizada la compra. El funcionario que retiró el Vale Provisional. éste se incorporará a los 17 . estar prenumerado y contener la siguiente información: En las unidades con caja chica asignada. Si hubiere un sobrante o cobro adicional del dinero entregado. el Encargado del Fondo de Caja chica. la copia del vale junto con los justificantes (facturas) del gasto.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. entregará la copia del Vale con los documentos justificantes originales del gasto. Fecha de solicitud Nombre y número de cédula del funcionario autorizado para retirar el dinero. puesto que desempeña y servicio donde labora Monto en cifras y letras Motivo y concepto de la solicitud detallado ampliamente Nombre y firma de dos funcionarios debidamente autorizados en el registro de firmas Nombre. número de cédula y firma del funcionario que recibe el dinero Sello de la Unidad Ejecutora El documento debe llenarse totalmente. cuando se requiera un vale provisional de caja chica. el original quedará en poder del encargado del fondo como justificante del egreso. número cédula y firma del funcionario que entrega el dinero Nombre. debe liquidarse el vale provisional presentando ante el encargado del Fondo de Caja chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTICULO 18: De la solicitud del Vale Provisional Sin excepción. se procederá a llenar el formulario 4 70 02 0960 en original y copia. En las unidades que no cuentan con fondo.

todos cancelados. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA fondos generales.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. En 18 . se adjuntarán a la liquidación que se presente a la Sucursal local para solicitar el reintegro de los fondos de Caja Chica. en este caso deberá registrarse al dorso del original y la copia del Vale Provisional. el detalle que sigue: 1) Liquidación completa: Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gasto Suma a Devolver ¢ xxx ------------¢ -0------------¢ -0¢ xxx Firma del funcionario autorizado:____________________________ 2) Liquidación parcial y dinero a devolver: ¢ xxx ¢ xxx ------------¢ xxx Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Devolver --------------- Firma del funcionario autorizado:_____________________________ 3) Liquidación parcial y dinero a cobrar: Fecha (fecha de la liquidación del Vale Provisional) Monto del Vale Provisional Menos: Total documentos justificantes de gastos Suma a Cobrar ¢ xxx -----------( ¢ xxx ) ----------¢ xxx Firma del funcionario autorizado: _____________________________ El documento original del Vale Provisional con su detalle al dorso y los documentos originales justificantes del gasto.

se procederá a su destrucción. deberá archivarse en forma numérica secuencial pre-impreso. si ello se amerita. por espacio de un año. tantas fotocopias del Vale Provisional como liquidaciones realice. los talonarios que se utilizan. El documento copia del Vale Provisional quedará archivado en la Unidad. quedarán en el archivo temporal. 19 En caso de daño a su integridad o errores en su emisión que ameritan su anulación. Para la liquidación de los vales provisionales en la Subárea Caja y Custodia de Valores. deberán custodiarse adecuadamente. ARTÍCULO 21: Del Control y Custodia del Vale Provisional Los documentos Vale Provisional F-4-70-02-0960. bajo llave. deberá obtener. las dependencias de Oficinas Centrales que hayan solicitado estos vales. el Encargado del Fondo. Para estos efectos. el original con su copia. ♦ Custodiar de manera segura. con la presencia de un representante de la Administración y del Servicio de Proveeduría. que cita el artículo . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA caso de que la cantidad de documentos y cuentas contables a utilizar requieran formular varios documentos liquidación de Caja Chica. Aquel que esté en uso debe ser administrado únicamente por el Encargado del Fondo. ARTÍCULO 20: Del archivo del Vale Provisional El documento copia de la fórmula F-4-70-02-960 “Vale Provisional”. pasado el cual. se levantará el Acta de Destrucción correspondiente.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. deben liquidarlos por medio del “Vale de Caja Chica” (fórmula 4-70-02-0880) de conformidad con lo estipulado en el artículo 23 de este Manual en cuanto a los requisitos que deben cumplirse para la presentación de estos vales en la Subárea de Cajas. para lo cual deben seguirse los siguientes pasos: ♦ Controlar su numeración y el total de unidades que componen el talonario pre-impreso. ♦ 20.

el Encargado del Fondo de Caja Chica o Cajero de la Subárea de Caja y Custodia . y que por la distancia entre la Unidad usuaria y el área de compra.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. En caso de que la liquidación no ocurra dentro de los plazos antes señalados. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 22: Del plazo para la liquidación del Vale Provisional El dinero del Vale Provisional que se entregó. deberá liquidarse contra los documentos originales justificantes del gasto. Deberá otorgarse especial atención a aquellos Vales Provisionales que se requieren los días viernes. el mismo día o a más tardar. 20 . dejando constancia de lo actuado. obliguen al funcionario comprador a efectuar las liquidaciones en las primeras horas del día lunes. en las primeras horas hábiles del día siguiente de la fecha de emisión. deben reportar inmediatamente tal irregularidad a la Administración.

estarán compuestas de la siguiente forma: • • • • Los 3 primeros dígitos identifican la cuenta de Mayor: Cajas Chicas Los siguientes 2 dígitos identifican la cuenta como tal El último dígito identifica el dígito verificador de la cuenta El primer dígito identifica el grupo que le corresponde en el Balance: Activo Circulante La cuenta contable 102-xx-x de la Caja Chica se debita por cheque o comprobante de egreso al momento de crear una nueva caja chica en alguna dependencia de la Institución. Las cuentas contables que se incluyen en este grupo de caja chica a nivel institucional. ambos casos con autorización del Area Tesorería General de la Institución.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. formado por billetes. 21 . Vejez y Muerte 102-03-2 Cajas Chicas de Proyectos Las cuentas contables mencionadas en el punto anterior. que es la Unidad Ejecutora del lugar. son las siguientes: 102-01-6 Cajas Chicas Seguro de Enfermedad y Maternidad 102-02-4 Cajas Chicas Seguro de Invalidez. esta debe llevar la cuenta individual. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO V: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE Y EL ARCHIVO DE LOS JUSTIFICANTES DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 23: De la Contabilización y control del Fondo de Caja Chica Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada. comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. monedas. vales y otros justificantes de gastos. También se debita por este mecanismo para efectuar ampliaciones al fondo fijo de caja chica. el saldo en efectivo.

los justificantes originales de Caja Chica. En Oficinas Centrales. ARTÍCULO 24: Del archivo de los justificantes del Fondo de Caja Chica Las Unidades de Caja que efectúen reintegros de Caja Chica. para lo que corresponda. Se acredita por asiento de diario para realizar ajustes y por comprobante de ingreso. en forma separada del resto de los documentos justificantes del Estado de Caja. esto por indicaciones del Area Tesorería General de la Institución. con la copia del comprobante de liquidación a la Subárea Archivo Financiero Contable de la Institución. remitirá una vez cerrado el Estado de Caja.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. archivarán los justificantes correspondientes a cada fondo. de manera que sean fácilmente identificables. enviará conforme con el cierre mensual. cuando haya que liquidar parcial o totalmente alguna caja chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Por otra parte. los comprobantes a la Subárea de Contabilidad Operativa para lo que corresponda. la Subárea de Caja y Custodia de Valores. 22 . La Subárea Caja y Custodia de Valores.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Áreas y Subáreas de Oficinas Centrales deberán enviar a la Subárea Caja y Custodia de Valores.000 (ochocientos mil colones) por el Gerente respectivo. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS Y LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE VALES DE CAJA CHICA EN LAS UNIDADES EJECUTORAS UBICADAS EN OFICINAS CENTRALES ARTÍCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica. Con el fin de reforzar el proceso de desconcentración en lo que a compras se refiere. un registro de firmas de las personas autorizadas para solicitar el pago por medio del vale de caja. b) Para utilizar este procedimiento cada Gerencia. conforme la siguiente distribución: Hasta ¢300. en la Subárea Caja y Custodia de Valores: a) Los vales de caja. seguidamente se detalla el procedimiento que deben seguir las Unidades de Sede de Oficinas Centrales.000 (trescientos mil colones) por el Jefe de Departamento solicitante. 4-70-02-0880 “Vale de Caja Chica”.000 (quinientos mil colones) por el Director de Sede respectivo. 23 . De ¢300. De ¢500.000 (trescientos mil colones) a ¢500. mediante la utilización de la fórmula No. deberán ser aprobados de acuerdo con su monto. para el pago por medio de vale de caja. Los montos anteriores podrán ser revisados y ajustados periódicamente por la Dirección Financiero Contable con base en el Índice de Precios al Consumidor. Dirección.000 (quinientos mil colones) a ¢800.

Actividad Lugar y fecha Certificación de contenido en la partida presupuestaria correspondiente Nombre y cédula del proveedor al que se le realizó la compra Monto en números y letras Retención del 2% de Impuesto de Renta cuando corresponda Debe ser firmado por dos personas debidamente autorizadas en el registro de firmas. la cual debe ser timbrada por la Dirección General de Tributación Directa o en su defecto nota de exoneración del timbraje.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. de acuerdo con las especificaciones que fueron solicitadas y procederá a confeccionar el “Vale de Caja Chica”. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA c) La Unidad correspondiente será la encargada de realizar todo el proceso de compra seleccionando los bienes o servicios que beneficien el interés institucional en precio y calidad. y velar porque el mismo cumpla con todas las normas y procedimientos internos establecidos. Servicio. según el punto b) Sello de la Unidad que compra Para hacer efectivo el Vale de Caja chica en la Subárea Cajas y Custodia de Valores. d) La Unidad que realiza la compra será la responsable del recibo del bien o servicio. La factura debe contener los siguientes requisitos: Fecha Número de cédula jurídica o de identidad Cantidad y descripción bien o servicio brindado Precio unitario Exenta del impuesto de ventas Monto total Nombre y firma del proveedor Nombre y firma del funcionario que recibe la compra realizada 24 . debe adjuntarse al mismo el original de la factura comercial del proveedor. el cual deberá contener la siguiente información: e) Especificación clara del bien o servicio a adquirir Unidad Ejecutora.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. no es aplicable para: ► ► ► Las compras que se hayan efectuado al crédito. será el establecido por la Subárea Caja y Custodia de Valores. Los gastos por servicios personales. h) El horario de liquidación del vale de caja chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA f) Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfacción de la unidad solicitante. El cajero respectivo verificará. salvo que estuvieren agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata. ► ► Las compras para incrementar existencias. que la persona que se presenta a realizar la gestión es la misma a quien se está ordenando el pago. podrán utilizar este procedimiento. el encargado de la compra será el responsable de entregar al Proveedor. La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. previa identificación del mismo. g) Las Unidades de Oficinas Centrales que cuenten con un Fondo de Caja Chica. honorarios y consultorías. i) El procedimiento para la compras por medio de vales de caja chica en las Unidades Ejecutoras ubicadas en Oficinas Centrales. Gastos en partidas sin contenido presupuestario ► ► 25 . por el medio correspondiente. la fórmula 4-70-020880 debidamente llena junto con la factura comercial original para que pueda hacer efectivo el pago en la Subárea Caja y Custodia. Facturas por servicios profesionales contratados por alguno de los procedimientos de contratación administrativa. únicamente cuando la compra a realizar sobrepase el 75% del monto de la Caja chica.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. 26 . para la aprobación de las compras por medio de vale de caja. implica la responsabilidad de velar por el adecuado uso de los recursos. la agilización de los procesos de pago y el cumplimiento del control interno y de la normativa institucional vigente. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA j) Los distintos niveles de autorización descritos en el punto a) de este capítulo.

incluidos el Estado.. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA CAPÍTULO VII: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA LA RETENCION DEL IMPUESTO DE RENTA EN LAS COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR MEDIO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA O POR VALES DE CAJA CHICA ARTICULO 26: Marco jurídico El artículo No.. aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas operaciones (. deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre las cantidades mencionadas. el Instituto Nacional de Seguros y las demás instituciones autónomas o semiautónomas. contrataciones. por cuenta de los beneficiarios de las rentas que a continuación se mencionan.. los importes que en cada caso se señalan: (. 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta Nº 7092. las empresas públicas y otros entes públicos. los indicados sujetos deberán retener y enterar al Fisco. negocios u otras operaciones realizadas por ellas. los bancos del Sistema Bancario Nación.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. del 15-11-01). está obligado a actuar como agente de retención o de percepción del impuesto. cuando pague o acredite rentas afectadas al impuesto establecido en esta ley.. Para estos fines.)” Esas retenciones deben practicarse en las fechas en que se efectúen los pagos o los créditos que las originen. que paguen o acrediten rentas a personas físicas o jurídicas con domicilio en el país.. en los casos de licitaciones públicas o privadas. publicado en La Gaceta Nº 220. establece literalmente que: “Toda empresa pública o privada. 27 . autónomas o semiautónomas.)” “Se entiende que la retención se genera en cada pago o acreditación de renta sin que estos sean acumulativos en el período fiscal respectivo. sujeta o no al pago de este impuesto. las municipalidades y las asociaciones e instituciones a que se refiere el artículo 3º de esta Ley. Se exceptúa de esta aplicación los pagos por concepto de servicios profesionales (..) g) El Estado o sus instituciones. (Incluye modificación a la Ley según Decreto Ejecutivo Nº 29952H 2001. las municipalidades.

denominado “Comprobante Caja Chica”. este monto asciende a ¢ 227. estampar el sello anteriormente mencionado sobre dicha factura. Esta fórmula es traslada al encargado de presupuesto para que le autorice el contenido presupuestario respectivo. la fórmula Nº 4-70-01-06-00. denominada “Solicitud de Compra por Caja Chica”. serán comunicadas oportunamente por La Gerencia Financiera mediante circular a todas las Unidades Ejecutoras del país. c. corresponderá al encargado del Fondo de Caja Chica. deberán presentar ante la Unidad correspondiente la constancia emitida por la Dirección General de Tributación Directa. deberán ser entregadas al proveedor como comprobante de la exoneración del pago de impuestos de venta y selectivo de consumo y de la retención del impuesto de renta realizado. la unidad solicitante deberá confeccionar el formulario Nº 4-7002-0220. Para los efectos del reintegro. b) Aquellos proveedores que se acojan a las exoneraciones descritas en la Ley de Simplificación Tributaria. b.oo. Para el año 2008.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. todas aquellas facturas por compra de bienes y servicios cuyo monto sea igual o mayor al establecido en este artículo. por el monto total de las facturas y se adicionará un comprobante de ingreso por el monto de las retenciones. publicado en La Gaceta Nº19 del 28 de enero del 2008. Una copia de la fórmula “Solicitud de Compra por Caja Chica” y de la factura.. e. ARTÍCULO 28: Del procedimiento para la retención Unidades Ejecutoras con Caja Chica asignada a. d. Las modificaciones al monto citado. serán objeto de aplicación de retención del 2% del impuesto sobre la renta. La unidad solicitante del bien o servicio confeccionará. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA ARTÍCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. como normalmente lo realiza. a) De acuerdo con lo establecido en la aparte a) del inciso g) del Artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta modificado por Decreto Ejecutivo Nº29952-H. afectando la cuenta contable 300-09-4. 28 .000. Una vez recibida la factura del proveedor.

d. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA d. monto bruto. afectando la cuenta contable 300-09-4. para los efectos tributarios que consideren convenientes. debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Subárea Gestión de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. Son todas aquellas unidades de Oficinas Centrales que no disponen de un Fondo de Caja Chica asignado. cédula física o jurídica. afectando las cuentas contables de gastos correspondientes (905-XX-X y 910-XX-X) y simultáneamente elaborarán un comprobante de ingreso por el monto total retenido (2% del Impuesto sobre la Renta). por lo cual tramitan la cancelación de sus compras de bienes y servicios según el procedimiento establecido en el Capítulo VI de este Manual. c. Si el monto por cobrar es objeto de la retención del 2% de Impuesto de Renta. deberá confeccionar el “Vale de Caja Chica” por el monto bruto del total de la factura presentada a cobro. proveedor. se deberá estampar al “Vale de Caja Chica”. de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. el cual la utilizará como un comprobante de la retención de que fue objeto. número de factura. la Sección Caja y Custodia de Valores (Oficinas Centrales) y las Sucursales deberán emitir un comprobante de egresos por el monto total de las facturas canceladas diariamente. con el propósito de que exista un control cruzado entre ambos tipos de documentos. El comprobante de egresos deberá indicar el número y fechas del o los comprobantes de ingresos en que se registraron las respectivas retenciones y a su vez. ya que el original queda como comprobante del pago realizado. Es importante considerar que el encargado de compras debe emitir un original y dos copias del “Vale de Caja Chica. una copia es para la Unidad y la siguiente para el proveedor. Cada Unidad es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes. La unidad que ejecuta la compra. un sello con la siguiente leyenda: Monto Factura Nº___________ Menos 2% Imp. 29 .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. para efectos del encargado de realizar las compras en cada Unidad.S/Renta Neto a Pagar ¢___________ ¢___________ ¢___________ Este sello funcionará como control de los montos retenidos en cada factura. b. por medio del fondo de caja chica o vales de caja. Unidades de Oficinas Centrales sin Fondos de Caja Chica a. Para efectos del cierre del estado de caja. el o los comprobantes de ingresos deberán referirse al comprobante de egresos en que se registro por el monto bruto total de las facturas canceladas. monto retenido).

cada Sucursal así como la Sección Caja y Custodia de Valores es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. Sucursales: Las Sucursales deberán remitir durante los 5 primeros días hábiles del mes siguiente. Dicha información deberá ser remitida a la Sección Trámite de Pagos. ARTICULO 30: De las responsabilidades 30 . LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA e. f. Las Unidades de Oficinas Centrales que cuentan con Fondos de Caja Chica y que utilicen el “Vale de Caja Chica“ deberán cumplir con los puntos b y c mencionados en este Capítulo. en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. Por su parte. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1. número de factura. Dicha información debe estar consolidada con la suministrada para efectos de la retención que se aplica a nivel de los pagos que se realizan por medio del Fondo Rotatorio de Operaciones (FRO). Es decir. debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Sección Trámite de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. durante los 3 primeros días hábiles del mes siguiente en que se efectuaron las retenciones. Al finalizar el periodo fiscal. las Sucursales procesarán todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica. la información sobre las retenciones aplicadas durante el periodo fiscal correspondiente. proveedor. la sumatoria total de las retenciones aplicadas en el mes anterior por concepto de cancelaciones realizadas por compras realizadas con Fondos de Caja Chica. monto retenido y monto neto). ARTICULO 29: De los reportes ante la Sección Tramite de Pagos Oficinas Centrales: La Sección Caja y Custodia de Valores procesará todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica. cédula física o jurídica. de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. las Sucursales deberán remitir en el formato establecido y por medio magnético. monto bruto.

proveedor. toda vez que el contenido de dichas circulares quedan incorporados en este manual. Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la Ley de Impuesto sobre la Renta en todos aquellos casos que por omisión se deje de retener. número de factura. N° 10. Serán aplicables las sanciones que define la Ley General de Administración Pública. monto retenido). N° 19. monto bruto. DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 31: Disposición derogatoria Quedan sin efecto las circulares N° 21.336 del 27 de marzo del 2002 y N° 11. 31 .605 del 9 de diciembre de 1996. deberán asignar un responsable para que lleve el control de los montos retenidos (por mes. cédula física o jurídica. registrar y reportar la retención del 2% en las facturas que corresponde hacer la retención.402 del 31 de octubre de 1996. Todas las Unidades deberán mantener un respaldo del período fiscal en ejecución (medios magnéticos) La Sección Caja y Custodia de Valores y las Sucursales deberán remitir los informes correspondientes a la Sección Trámite de Pagos en los tiempos estipulados en el artículo 29.820 del 3 de mayo del 2002. N° 26. sin perjuicio de los procedimientos internos que establece la Institución en materia de faltas y sanciones. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Cada Unidad que cancele compras por medio de Fondos de Caja chica o Vales de Caja.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.883 del 15 de octubre de 1993. todas de la Gerencia División Financiera.

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