INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. 5. CAPITULO II FORMULARIOS. 4. B. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. OBJETIVO GENERAL. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 . 2. NORMAS GENERALES. ALCANCE GENERAL. 3. BASE LEGAL. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 . normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes. Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados. Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 . Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual. Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. los cuales están normados en este manual.

84 De las Responsabilidades Capítulo II.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01. Del control interno Capítulo V. 03. 21. 83. 17. 16. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público.860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287.Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 19. 07. 13. Disposiciones generales TITUTLO IX. 04 Disposiciones Generales Artículo 06. 18.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES . 02. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5.

Autorización del funcionamiento de cajas chicas. Sección X. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. Capítulo III. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González . Sección II.DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.845 del 07/12/1999) TITULO II. Artículo 97. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. Artículo 96. De la simplificación. Artículo 98. Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. Capítulo IV. Definición de los fondos de anticipo. Artículo 95. De fondos en anticipo de los órganos de la República. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. celeridad y eficacia de la actividad administrativa. transparencia. Constitución de los fondos de anticipo.

Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos. Articulo 125. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . De los documentos Artículo 12. Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III. 13.Articulo 99. Valor de la unidad tributaria. 14. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I.

5. 3. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones. 4. así como los aumentos o disminución de estos. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. La creación de los Fondos de Caja Chica. previa verificación de su asignación por partidas. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea.1.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. 2. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto.02 y 4. 6. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. asignados a la dependencia.

por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga. Las ordenes de pago subsiguientes. c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. legalidad. responsabilidad. El Fondo debe cerrarse financiera. deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo. Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. 10. 11. La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica.7. necesidad. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . para lo cual se hará el precompromiso. que se emitan para la reposición del Fondo. 9. presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). 8. de acuerdo a los gastos causados y pagado. exactitud.

etc) y aquellos de carácter periódico. g) Ayudas económicas. mediante el Formulario 001.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago. agua. 4. 12. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios. b) Alquileres de inmuebles. f) Bebidas alcohólicas.Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago. reparación y conservación de obras. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. c) Contratación de proyectos.04. electricidad. 4. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia.01. 13. e) Donaciones. d) Construcción. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3.

17. deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado. El responsable del manejo del Fondo. en todo o en parte. 15. el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo. al menos.) 18.T. Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto. 14.T). todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. 19. Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes. En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . A través de el Formulario CH-002. 16. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.Podrá exceptuarse eventualmente.

selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo.b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. d) Hacer otorgamiento de vales. recibos. deben ser avaladas. para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González . Todas las facturas. 19. c) Apoderarse de un sobrante.

Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. Dirección de Administración ACCIÓN 1. 2. 4. a través de un Punto de Cuenta. acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica. Elaborado: Sindria González . 3. 5. actúa de acuerdo a la misma. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. Si en Aumento del Fondo. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma.RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. Si cree procedente la solicitud.

8. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Si es ACCIÓN aprobado.INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante. envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago. División de Contabilidad 7.

pagando los comprometiendo. 7. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración. Disponibilidad. Recibe gastos. Unidad Solicitante 4. a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante. División de Planificación y Presupuesto 2. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. para así consolidar el gasto por cuenta.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. Envía División de Planificación y Presupuesto 6. Recibe la solicitud. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. 5. a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. 3.

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad. Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto. 9. para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas. 10.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .

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