INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 . ALCANCE GENERAL. B. 2. 3.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. CAPITULO II FORMULARIOS. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL. OBJETIVO GENERAL. BASE LEGAL. 5. NORMAS GENERALES. 4.

Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión. normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 . Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados.

Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos. los cuales están normados en este manual. Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 .Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual.

16. 18. Del control interno Capítulo V.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82. 84 De las Responsabilidades Capítulo II. 04 Disposiciones Generales Artículo 06. 17. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. 13. 03. Disposiciones generales TITUTLO IX. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES .860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público. 21.Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36. 83.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01. 07. 02. 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 19.

Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Artículo 97. celeridad y eficacia de la actividad administrativa. Sección II. Capítulo IV. Capítulo III. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Autorización del funcionamiento de cajas chicas. De fondos en anticipo de los órganos de la República. Artículo 95. transparencia. Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.845 del 07/12/1999) TITULO II. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. De la simplificación. Sección X. Definición de los fondos de anticipo. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González .DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36. Artículo 96. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. Artículo 98. Constitución de los fondos de anticipo.

Valor de la unidad tributaria. Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I. Articulo 125. 14.Articulo 99. De los documentos Artículo 12. 13. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos.

1. Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. así como los aumentos o disminución de estos. La creación de los Fondos de Caja Chica. 3. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea. previa verificación de su asignación por partidas. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto. 5. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. asignados a la dependencia.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . 2. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. 4. El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario.02 y 4. 6.

Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. 8. 9. deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo. para lo cual se hará el precompromiso. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga. que se emitan para la reposición del Fondo. presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. El Fondo debe cerrarse financiera. legalidad. 10. exactitud. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). responsabilidad. 11. Las ordenes de pago subsiguientes. Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . de acuerdo a los gastos causados y pagado. La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. necesidad.7.

etc) y aquellos de carácter periódico. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios. f) Bebidas alcohólicas. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. e) Donaciones. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4.04. electricidad. 4. 4.01. b) Alquileres de inmuebles. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago. reparación y conservación de obras. 12. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. mediante el Formulario 001. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago. 13. g) Ayudas económicas. d) Construcción. agua. c) Contratación de proyectos.

En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución.Podrá exceptuarse eventualmente. 16. Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U.T. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo. 17. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes. en todo o en parte. 14. el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. El responsable del manejo del Fondo. 19.) 18. todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. al menos. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. A través de el Formulario CH-002. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado.T). 15.

b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. d) Hacer otorgamiento de vales. recibos. deben ser avaladas. 19. c) Apoderarse de un sobrante. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González . Todas las facturas. para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo.

5. acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. 3. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante.RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. a través de un Punto de Cuenta. 4. Si cree procedente la solicitud. Dirección de Administración ACCIÓN 1. 2. actúa de acuerdo a la misma. Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo. Si en Aumento del Fondo. Elaborado: Sindria González .

Si es ACCIÓN aprobado. envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago. División de Contabilidad 7.INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. 8. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo.

7. a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. Recibe gastos. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. Envía División de Planificación y Presupuesto 6.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. Recibe la solicitud. 3. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante. Disponibilidad. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. 5. pagando los comprometiendo. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. para así consolidar el gasto por cuenta. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. División de Planificación y Presupuesto 2. Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración. Unidad Solicitante 4.

Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad. Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas. 9. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable. Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. 10.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .