INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. BASE LEGAL. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 . 5. ALCANCE GENERAL. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. 2. OBJETIVO GENERAL. NORMAS GENERALES. 4. B. CAPITULO II FORMULARIOS. 3.

lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados. Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión. Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 .Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios. normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes.

Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual. los cuales están normados en este manual. Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 .

Del control interno Capítulo V. 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34. 03.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82.Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36. 16. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público. 13. 83. 02.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 19. 84 De las Responsabilidades Capítulo II. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. 21. 17. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES . 07. Disposiciones generales TITUTLO IX.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01.860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287. 18. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. 04 Disposiciones Generales Artículo 06.

Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. Artículo 95.845 del 07/12/1999) TITULO II. De la simplificación.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. Artículo 97. Capítulo III. Constitución de los fondos de anticipo. Artículo 98. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González . Autorización del funcionamiento de cajas chicas. celeridad y eficacia de la actividad administrativa. De fondos en anticipo de los órganos de la República. Sección II. Definición de los fondos de anticipo. transparencia. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36. Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Artículo 96. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Sección X. Capítulo IV.

Articulo 99. 13. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . De los documentos Artículo 12. Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos. Valor de la unidad tributaria. Articulo 125. 14. Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III.

2. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. 3.1. 4. El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. asignados a la dependencia. 5.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea. previa verificación de su asignación por partidas. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4. 6. La creación de los Fondos de Caja Chica. así como los aumentos o disminución de estos. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones.02 y 4.

Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. de acuerdo a los gastos causados y pagado. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga. presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. necesidad. para lo cual se hará el precompromiso. que se emitan para la reposición del Fondo. responsabilidad. El Fondo debe cerrarse financiera. por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. 8. La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. exactitud.7. legalidad. 11. Las ordenes de pago subsiguientes. 10. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo. 9. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .

c) Contratación de proyectos. b) Alquileres de inmuebles. 4. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . agua. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago. 4. d) Construcción.01. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios. etc) y aquellos de carácter periódico. e) Donaciones. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. electricidad. mediante el Formulario 001. f) Bebidas alcohólicas. reparación y conservación de obras. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia. 12. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT.04.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4. g) Ayudas económicas. 13.Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago.

17. el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto.) 18. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. El responsable del manejo del Fondo.T. 15.T). deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo. Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. al menos. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . A través de el Formulario CH-002.Podrá exceptuarse eventualmente. 16. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. 19. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U. Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes. en todo o en parte. 14.

recibos. para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. deben ser avaladas. Todas las facturas.b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González . 19. c) Apoderarse de un sobrante. d) Hacer otorgamiento de vales. selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo.

actúa de acuerdo a la misma. 5.RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. 3. Elaborado: Sindria González . acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. Si cree procedente la solicitud. 2. Si en Aumento del Fondo. Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo. Dirección de Administración ACCIÓN 1. a través de un Punto de Cuenta. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. 4.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. Si es ACCIÓN aprobado. División de Contabilidad 7. Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago.INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. 8. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo.

3. Disponibilidad. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante. Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración. Recibe gastos.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. 7. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Envía División de Planificación y Presupuesto 6. 5. pagando los comprometiendo. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. Recibe la solicitud. División de Planificación y Presupuesto 2. para así consolidar el gasto por cuenta. Unidad Solicitante 4.

para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable. Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto. 9. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . 10. Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .

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