INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

B. BASE LEGAL. 5. 2. 3. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL. OBJETIVO GENERAL. ALCANCE GENERAL. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 .Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. NORMAS GENERALES. 4. CAPITULO II FORMULARIOS.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios. Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 . normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes. Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados.

Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. los cuales están normados en este manual.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 . Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos.

860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 21.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82.Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36. 18. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES . 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01. 13. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. 07. 16. 04 Disposiciones Generales Artículo 06. 83. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público. 19. 03. 84 De las Responsabilidades Capítulo II. Disposiciones generales TITUTLO IX. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Del control interno Capítulo V. 17. 02.

845 del 07/12/1999) TITULO II. Autorización del funcionamiento de cajas chicas. Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Definición de los fondos de anticipo. De la simplificación. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36. Capítulo IV. Artículo 98. Sección X. Artículo 97. Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Artículo 95.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González . celeridad y eficacia de la actividad administrativa. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. Artículo 96. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Sección II. Capítulo III. De fondos en anticipo de los órganos de la República. Constitución de los fondos de anticipo. transparencia.

Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos. De los documentos Artículo 12. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . Articulo 125. 14. 13. Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III. Valor de la unidad tributaria.Articulo 99.

Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4.02 y 4. 5. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . 2. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea. 4. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. asignados a la dependencia. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. así como los aumentos o disminución de estos. La creación de los Fondos de Caja Chica. 3. previa verificación de su asignación por partidas. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto.1. 6.

b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). exactitud. por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. El Fondo debe cerrarse financiera. para lo cual se hará el precompromiso. La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. 8. responsabilidad. c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. necesidad. legalidad. Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. 11. 9. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo. Las ordenes de pago subsiguientes. de acuerdo a los gastos causados y pagado. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga.7. 10. que se emitan para la reposición del Fondo.

07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. c) Contratación de proyectos. f) Bebidas alcohólicas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . 13. etc) y aquellos de carácter periódico.01.04. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3. electricidad. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4. 4. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago. reparación y conservación de obras. d) Construcción. g) Ayudas económicas. e) Donaciones. mediante el Formulario 001. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia. 4.Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. agua. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios. 12. b) Alquileres de inmuebles.

deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado.) 18. El responsable del manejo del Fondo. Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes.T. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U. en todo o en parte. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto.T). Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. 17. 14. al menos. 19. A través de el Formulario CH-002. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución. 16. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .Podrá exceptuarse eventualmente. todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo. 15.

recibos. c) Apoderarse de un sobrante.b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. Todas las facturas. d) Hacer otorgamiento de vales. para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. 19. selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo. deben ser avaladas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González .

5. Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. 4. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. actúa de acuerdo a la misma. Elaborado: Sindria González . Si cree procedente la solicitud. Si en Aumento del Fondo. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. a través de un Punto de Cuenta. Dirección de Administración ACCIÓN 1. 3.RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. 2. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. División de Contabilidad 7. envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo. 8. Si es ACCIÓN aprobado. Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante.

a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. para así consolidar el gasto por cuenta. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . 3. Recibe la solicitud. 5. a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante. Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. Unidad Solicitante 4. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. Disponibilidad. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. 7. Recibe gastos. pagando los comprometiendo. División de Planificación y Presupuesto 2. Envía División de Planificación y Presupuesto 6.

Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto. 10. Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . 9. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas. para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful