INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

2.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. BASE LEGAL. 3. NORMAS GENERALES. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 . 5. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL. ALCANCE GENERAL. CAPITULO II FORMULARIOS. B. 4. OBJETIVO GENERAL.

Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 . lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados. Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión. normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 . Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos. los cuales están normados en este manual. Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual.

Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. 19. 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34. Del control interno Capítulo V. 04 Disposiciones Generales Artículo 06. 13. 21. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. 18. 02. 84 De las Responsabilidades Capítulo II. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82. Disposiciones generales TITUTLO IX.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01. 07.860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 83. 16. 03. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES . 17.

Definición de los fondos de anticipo. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales.845 del 07/12/1999) TITULO II. Artículo 95. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González . De la simplificación. Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Artículo 97. Capítulo IV. Constitución de los fondos de anticipo. Sección II. De fondos en anticipo de los órganos de la República. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Autorización del funcionamiento de cajas chicas. Capítulo III. De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Artículo 98. Artículo 96.DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. celeridad y eficacia de la actividad administrativa. Sección X. transparencia.

Articulo 99. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I. 13. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . 14. Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos. De los documentos Artículo 12. Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III. Articulo 125. Valor de la unidad tributaria.

5. Coordinaciones y Direcciones) del Instituto. previa verificación de su asignación por partidas. así como los aumentos o disminución de estos. 6.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. 3. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .1. 4.02 y 4. El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea. 2. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones. asignados a la dependencia. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. La creación de los Fondos de Caja Chica. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto.

10. necesidad. legalidad. 8. 9. El Fondo debe cerrarse financiera. Las ordenes de pago subsiguientes.7. 11. de acuerdo a los gastos causados y pagado. por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. para lo cual se hará el precompromiso. responsabilidad. Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. que se emitan para la reposición del Fondo. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo. exactitud. Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo.

El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. 4. etc) y aquellos de carácter periódico. c) Contratación de proyectos.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. 12.Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago. b) Alquileres de inmuebles. mediante el Formulario 001. 13. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. reparación y conservación de obras. agua. electricidad. g) Ayudas económicas. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3. f) Bebidas alcohólicas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .01. e) Donaciones. 4. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios.04. d) Construcción. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia.

Podrá exceptuarse eventualmente. deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa. Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. 19. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. El responsable del manejo del Fondo. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo.) 18. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. A través de el Formulario CH-002. el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. 17. en todo o en parte.T). 14. 16. En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución. 15. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. al menos. todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes.T.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González . 19.b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. c) Apoderarse de un sobrante. Todas las facturas. para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. recibos. selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo. d) Hacer otorgamiento de vales. deben ser avaladas.

acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. Si cree procedente la solicitud. Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. 2. Si en Aumento del Fondo. a través de un Punto de Cuenta. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. 3. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica. actúa de acuerdo a la misma. 4. Dirección de Administración ACCIÓN 1. 5. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica. Elaborado: Sindria González .RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . Si es ACCIÓN aprobado. 8. envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante. División de Contabilidad 7.INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago.

5. Envía División de Planificación y Presupuesto 6. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. División de Planificación y Presupuesto 2. Unidad Solicitante 4. para así consolidar el gasto por cuenta. Recibe gastos. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . 7. Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. pagando los comprometiendo. a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. Recibe la solicitud. Disponibilidad. 3.

9. Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad. 10. Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .

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