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Manual de Fondo de Caja Chica

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INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto
Procedimientos:

Páginas: 1 de 18 Fecha: 10/06/09

FONDOS DE CAJAS CHICAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES

Elaborado: Sindria González

4. NORMAS GENERALES. B. PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO Y CONTROL.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 2 de 18 Fecha: 10/06/09 INDICE 1. OBJETIVO GENERAL. ALCANCE GENERAL. 5. CAPITULO II FORMULARIOS. 3. BASE LEGAL. 2. CAPITULO I FONDO DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES A. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Cajas Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Elaborado: División de Planificación y Presupuesto Sindria González Páginas: 3 de 18 .

normas y procedimientos administrativos aplicables al manejo y control de los Fondos de Caja Chica asignados a las unidades Administrativas de la Institución en el marco de las regulaciones legales vigentes.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: OBJETIVO GENERAL El presente manual tiene como propósito establecer de forma clara y concisa los criterios. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 4 de 18 . Se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los procedimientos de todas las unidades involucradas que integran la administración de la Institución. lo cual permitirá: • • Una afectiva y eficiencia administración de los Fondos de Caja Chica otorgados. Ofrecer una vía para facilitar las auditorias administrativas y evaluación de gestión.

INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Elaborado: Sindria González Páginas: 5 de 18 Fecha: 10/06/09 . Su alcance esta establecido en cada uno de los procedimientos que forman parte de las actividades de manejo y control de los mencionados Fondos.Fecha: 10/06/09 Procedimientos: ALCANCE GENERAL El presente manual de normas y procedimientos es aplicable a todas las Unidades Administrativas involucradas en el manejo y control de los Fondos de Caja Chica. Estas normas son de carácter general aplicables a todos los Fondos de Caja Chica que se establezcan para el funcionamiento de cualquier dependencia y/o colonia vacacional de la Institución. los cuales están normados en este manual. Todos los Fondos de Caja Chica y Fondo de Apertura se regirán por este manual.

Procedimientos: BASES LEGALES CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA: (Gaceta Oficial 36. 289 De la Contraloría General de la República LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO (LOAFSP) (Gaceta Oficial 34. 17. 02. Disposiciones generales TITUTLO IX. 07. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Elaborado: Sindria González Páginas: 6 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES . 16.637 de fecha 07/04/2003) Artículo 01. De control de gestión LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. 04 Disposiciones Generales Artículo 06. De las responsabilidades LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (LOCGR) (Gaceta Oficial 37. Del control interno Capítulo V.860 de fecha 30/12/1999) Articulo 287. 03. 19. 22 De los principios para prevenir la corrupción y salvaguarda del patrimonio público. 13. 18. 21.347 de fecha 17/12/2001) Articulo 09 De los órganos sujetos a la Ley Artículo 82.904 de fecha 07/04/2008) TITULO I. 84 De las Responsabilidades Capítulo II. 83.

845 del 07/12/1999) TITULO II. Artículo 98. De la simplificación de los tramites administrativos Capítulo II. Autorización del funcionamiento de cajas chicas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 7 de 18 Fecha: 10/06/09 BASES LEGALES Elaborado: Sindria González . De los fondos en anticipo y caja chica de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Capítulo IV. Sección II. De la simplificación. De la desconcentración de los procesos decisorios REGLAMENTO N° 1 DE LA LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO SOBRE EL SISTEMA PRESUPUESTARIO (Gaceta Oficial Extraordinaria 5. Sección X. De fondos en anticipo de los órganos de la República. Artículo 97.781 de fecha 12/08/2005) Capítulo III. celeridad y eficacia de la actividad administrativa.DECRETO LEY SOBRE SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS (Gaceta Oficial 36. Constitución de los fondos de anticipo. Prohibición de transferencias de fondos entre responsables de fondos en anticipo. Del régimen presupuestario de la República y sus Entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. De la actividad de la Administración Pública al servicio de los ciudadanos Capítulo IV. Artículo 96. Artículo 95. De la ejecución del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente sin fines empresariales. Definición de los fondos de anticipo. Capítulo III. transparencia.

Disposiciones generales Artículo 06 De los medios de emisión Capítulo III. Articulo 125. Obligación de reintegrar los excedentes de los fondos. 13.Articulo 99. 14. De los documentos Artículo 12. Valor de la unidad tributaria. PROVIDENCIA QUE ESTABLECE LAS NORMAS GENERALES DE EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS (Providencia Administrativa N° 0591 de fecha 28/08/2007) Capítulo I. 15 De las facturas (Sección I) Artículo 36 Disposiciones Comunes INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 8 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González .

2.03 y no podrá ser mayor al 10% de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios de las partidas anteriormente mencionadas. 6. 3. será autorizado mediante punto de cuenta por la máxima autoridad del Instituto. Los responsables del Fondo serán el Administrador de la dependencia y/o Jefes de las unidades ejecutoras (Divisiones. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 9 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . así como los aumentos o disminución de estos. 5. Coordinaciones y Direcciones) del Instituto.1. 4. La creación de los Fondos de Caja Chica. Los funcionarios responsables del Fondo deben cumplir con la caución establecida en el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.02 y 4. Cualquier diferencia hallada será responsabilidad del Funcionario que tenga a cargo el manejo del Fondo. previa verificación de su asignación por partidas. El Jefe de la Dirección de Administración y/o la Dirección de Auditoria Interna podrán ejecutar los arqueos del Fondo cuando estimen necesario. El mismo se calculará sobre la base del presupuesto correspondiente a las partidas 4. Podrán establecerse Fondos de Caja Chica para las unidades ejecutoras que funcionan en la Sede Central y las Colonias Vacacionales. El Fondo de Caja Chica debe establecerse sobre la base del presupuesto asignado a la unidad para la cual se crea. asignados a la dependencia.

Los Pagos que se hagan a través del Fondo deben contar con la respectiva disponibilidad presupuestaria. Todo erogación efectuada a través del Fondo de Caja Chica debe tener los soportes que reúnan las condiciones mínimas de legitimidad. exactitud. Las ordenes de pago subsiguientes. responsabilidad. 10.7. para lo cual se hará el precompromiso. b) Estados de cuenta bancarios actualizados con sus respectiva conciliación (sea el caso). presupuestaria y contablemente al final de cada período fiscal o cuando se agoten los recursos presupuestarios asignados. de acuerdo a los gastos causados y pagado. 9. que se emitan para la reposición del Fondo. El Fondo debe cerrarse financiera. 8. legalidad. por lo menos: a) Monto de los Fondos existentes en efectivo. c) Listado de comprobantes de egresos del Fondo. necesidad. 11. Cuando el funcionario encargado de manejar el Fondo de Caja Chica o cese en el ejercicio de sus funciones deberá suscribir con el funcionario que lo sustituya un acta que contenga. La orden de pago inicial será codificada financieramente por el monto asignado al Fondo de Caja Chica. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 10 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . deben tener el compromiso presupuestario a los fines de que se hagan las imputaciones correspondientes a las partidas autorizadas y comprometidas en el fondo.

4. d) Construcción. El funcionario que maneja el Fondo debe llevar el control de los gastos girados contra el mismo. b) Alquileres de inmuebles. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 11 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . agua. En ambos casos estos documentos deberán estar a nombre del Instituto Nacional para la Capacitación y recreación de los Trabajadores (INCRET) y su respectivo número de RIF G-20008181-3. i) Gastos no relacionados directamente con el funcionamiento de la dependencia. electricidad. 12. Las facturas deberán ser originales y cumplir con las deposiciones legales exigidas por el SENIAT. e) Donaciones. No podrán pagarse con recursos derivados del Fondo de Caja Chica: a) Sueldos y Salarios.Los recibos por servicios realizados por personas naturales deberán venir acompañados de copia de la cédula de identidad del beneficiario del pago. mediante el Formulario 001. 13. g) Ayudas económicas. 4. j) Los Gastos establecidos dentro de las partidas presupuestarias 4.04.01. f) Bebidas alcohólicas. etc) y aquellos de carácter periódico. reparación y conservación de obras.07 del clasificador presupuestario de recursos y egresos vigente. c) Contratación de proyectos. h) Servicios Básicos (Teléfono pre y post pago.

Cada Fondo de Caja Chica funcionará con un monto máximo de doscientas unidades tributarias (200 U. que pueda poner en peligro las actividades de la dependencia. la presente disposición en caso de situaciones de emergencia comprobada. en todo o en parte. todas las facturas y compromisos cancelados acompañados con la solicitud de orden de pago. Se solicita reposición de Fondo de la Caja Chica dos (02) veces al mes. El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargo a los Fondos de Caja Chica no podrá ser superior a veinte unidades tributarias (20 U. El responsable del manejo del Fondo.Podrá exceptuarse eventualmente. A través de el Formulario CH-002. El Valor de la unidad tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico financiero y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto. deberá solicitar la reposición del monto correspondiente a los pagos efectuados cuando se haya utilizado. La solicitud debe estar sujeta a los formularios y procedimientos indicados en esta normativa.T). el setenta y cinco por ciento (75%) del mismo. al menos. Para ello debe relacionar (foliar) y enviar a la División de Planificación y Presupuesto correspondiente. 14. Por ningún motivo el responsable del Fondo podrá: a) Hacer efectivo cheques a través del Fondo. 19.) 18. 17. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 12 de 18 Fecha: 10/06/09 NORMAS GENERALES Elaborado: Sindria González . En estos casos las emergencias deberá estar validadas por la máxima autoridad de la Institución. 16. 15.T.

b) Hacer uso del dinero del Fondo de Caja Chica para negocios particulares. Todas las facturas. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 13 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA: Elaborado: Sindria González . para uso de los Fondos a titulo personal o en calidad de préstamo. selladas y firmadas por el responsable (custodio) del Fondo. deben ser avaladas. 19. c) Apoderarse de un sobrante. recibos. d) Hacer otorgamiento de vales.

Recibe decisión y actúa de acuerdo a la misma. Recibe la solicitud (Punto de Cuenta) y analiza la conveniencia de la creación o del aumento del Fondo de caja Chica. 5. Solicita a la Presidencia la creación o aumento del Fondo. 2. Si cree procedente la solicitud. Dirección de Administración ACCIÓN 1. En caso de negación informa a la Unidad Solicitante. acuerda el monto con la Unidad según sus necesidades. Remite la solicitud (punto de cuenta) a la Dirección de Administración. Si en Aumento del Fondo. 4. Elaborado: Sindria González . 3. a través de un Punto de Cuenta. actúa de acuerdo a la misma.RESPONSABLE Unidad Solicitante Si no cree procedente la misma informa a la Unidad Solicitante. En caso de Presidencia Creación define la naturaleza y el monto del Fondo de Caja Chica.

Si es ACCIÓN aprobado. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES .INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 14 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS CONSTITUCIÓN Y AUMENTO DE LOS FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración 6. Si es creación del Fondo se comunica a la Unidad Solicitante. Recibe Solicitud o Aumento (punto de cuenta) del Fondo. envía Solicitud o Aumento (punto de cuenta) al la División de Contabilidad y ordena la constitución del Fondo mediante orden de pago a favor de la unidad solicitante. División de Contabilidad 7. 8. En caso de ser Aumento realiza registro contable del aumento del Fondo y emite orden de pago.

Unidad Solicitante 4. Envía Aprobación a de la Disponibilidad Dirección de Presupuestaria Administración. Recibe gastos. 7. Envía la consolidación de los gastos a la unidad solicitante. Disponibilidad. Recibe y realiza la respectiva Solicitud de Disponibilidad Presupuestaria según sistema. pagando los comprometiendo. División de Planificación y Presupuesto 2. causado INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES . a la la División Solicitud de de y Planificación y Presupuesto la Solicitud de Disponibilidad. 3. Recibe la solicitud. Solicita la reposición del Fondo con sus respectivos anexos. 5. a través del Formulario CH-002 a la División de Planificación y Presupuesto. Envía División de Planificación y Presupuesto 6.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 15 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Unidad Solicitante ACCIÓN 1. verifica la documentación (Control Previo) y clasifica los gastos a la respectiva cuenta especifica. para así consolidar el gasto por cuenta.

Envía orden de pago a la División de Planificación y Administración Presupuesto. 10. Recibe ordenes y Aprobación de Disponibilidad. INSTITUTO NACIONAL PARA LA CAPACITACIÓN Y RECREACIÓN DE LOS TRABAJADORES Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Páginas: 17 de 18 . Recibe y ordena la reposición del Fondo a la División de Contabilidad.Manual de Normas y Procedimientos de Fondo de Caja Chica DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN División de Planificación y Presupuesto Procedimientos: Páginas: 16 de 18 Fecha: 10/06/09 FONDOS DE CAJAS CHICAS REPOSICIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA: RESPONSABLE Dirección de Administración División de Contabilidad ACCIÓN 8. Dirección y Presidencia para de sus respectivas firmas. 9. para realizar la respectiva orden de pago y realizar el registro contable.

Fecha: 10/06/09 Procedimientos: FONDOS DE CAJAS CHICAS FORMULARIOS .

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