Taller de Software para la Implentacin de Proyectos

Ing. Edwin Monzn PMP, PMI-SP, PMI-RMP emonzon@antamina.com Enero 2010

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Expositor
Ing. Edwin Monzn PMP, PMI-SP, PMI-RMP emonzon@antamina.com
Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Catlica del Per certificado como Project Management Professional (PMP), Scheduler Professional (PMI-SP) y Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute. Especialista en Planificacin y Control de Proyectos de los sectores Construccin y Minera. Docente de Project Management, Scheduling, Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera Pertmaster, PMBOK, entre otros. Expositor en diversos congresos de Gerencia de Proyectos y Construccin. Actualmente labora en el Departamento de Control de Proyectos del Programa de Expansin de Compaa Minera Antamina.
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos

ndice
1. Introduccin. 2. Ms. Project. 3. Gestin del Tiempo. 4. Configuracin Inicial. 5. Definicin del WBS. 6. Definicin de las Actividades. 7. Estimacin de la Duracin de las Actividades. 8. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades. 9. Estimacin de los Recursos de las Actividades. 10. Flujo de Recursos en el Tiempo. 11. Desarrollo e Integracin del Cronograma. 12. Introduccin al Control del Cronograma. 13. Referencias.
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1. Introduccin

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 1. Introduccin

La complejidad de los proyectos es muy variable. Softwares de planificacin: Recomendacin u obligacin ? Implementacin de las herramientas de planificacin en el ciclo de vida del proyecto.
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 1. Introduccin.

Nacimiento de los softwares con categora de herramientas de planificacin. Todos los softwares de planificacin son iguales ? Caractersticas comunes y facetas diferenciadoras. Ms. Project: Versatilidad y fcil manejo.
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2. Ms. Project

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 2. Ms. Project.

Herramienta de planificacin y control de proyectos ms difundida entre todo tipo de pblico. Modo de trabajo sencillo e intuitivo para el usuario. El punto fuerte de este programa es su integracin con la familia de aplicaciones Microsoft Office.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 2.1 Ventajas del Ms. Project
Difusin. Modo de trabajo sencillo e intuitivo. Integracin con las aplicaciones de Microsoft Office. Precio competitivo. Nuevo enfoque de gestin de proyectos.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 2.2 Otros paquetes de planificacin.

CA Super-Project Micro Planner Manager TurboProject Time Line Project Scheduler Milestones AutoPlan Primavera Project Planner P3 Suretrack Project Planner Primavera Project Management P6 Mdulo de Gestin de Proyectos S10
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3. Gestin del Tiempo

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.1 Gestin del Tiempo

El presente curso plantea la enseanza de la herramienta Ms. Project de acuerdo a los lineamientos propuestos por el Estndar de Gestin de Proyectos PMBOK. En particular, el presente curso se relaciona mucho con el rea de Conocimiento de Gestin del Tiempo.
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.2 Procesos de la Gestin del Tiempo
Definicin de las actividades Secuenciamiento de las actividades Estimacin de los recursos de las actividades Estimacin de la duracin de las actividades Desarrollo del Cronograma Control del Cronograma

FC

H1 T1 T2 T3 H2

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.2 Procesos de la Gestin del Tiempo

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.2 Procesos de la Gestin del Tiempo

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.3 Metodologa para planificar y controlar proyectos con Ms Project

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 3.3 Metodologa para planificar y controlar proyectos con Ms Project

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4. Configuracin Inicial

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 4.1 Pantalla Inicial de Trabajo

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 4.2 Definicin de la Fecha de Inicio del Proyecto
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 4.3 Configuracin del Calendario del Proyecto

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 4.4 Creacin de Calendario Base (A nivel de Proyecto)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 4.5 Opciones de Calendario

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5. Definicin del WBS

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 5.1 Work Breakdown Structure (WBS)
WBS es una descomposicin jerrquica con orientacin hacia el producto entregable relativa al trabajo que ser ejecutado. El WBS tambin es conocido como EDT o Estructura de Desglose del Trabajo. La importancia del WBS radica en que define el alcance total del proyecto de manera fcil y sencilla. Cada nivel descendente del WBS representa una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. El primer nivel del WBS representa el nombre del proyecto, mientras que el ltimo representa a los Paquetes de Trabajo.
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 5.1 Work Breakdown Structure (WBS)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 5.1 Work Breakdown Structure (WBS)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 5.2 Tareas Resumen

1X 2X 2X 3X

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 5.3 WBS vs. Tareas Resumen
Nivel 1

Nivel 2

Nivel 2 Nivel 3

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6. Definicin de las Actividades

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6.1 Definicin de Tareas

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 6.2 Definicin de Hitos

Hitos son eventos representativos del proyecto. Los hitos se modelan en Ms Project como actividades de duracin es cero. Algunos ejemplos de hitos son:
El inicio del proyecto. El fin del proyecto. La conclusin de una fase del proyecto.

Milestone

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 6.2 Definicin de Hitos

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7. Estimacin de la Duracin de las Actividades

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 7.1 Asignacin de la Duracin a las Actividades
La duracin de las actividades se ingresa directamente sobre el campo del mismo nombre. Opcionalmente se puede copiar los datos de otro paquete de Microsoft. Ms. Project muestra duraciones tiles y no duraciones calendario, es decir la Columna Duracin no contabiliza los periodos no laborables del proyecto.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 7.2 Estimacin de la Duracin a las Actividades
Rendimientos publicados. Ratios de proyectos anteriores. Anlisis de las cuadrillas de trabajo. Tiempo Pert. Considerar la incertidumbre de los riesgos.

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8. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.1 Mtodo de Diagramacin por Dependencias
El PDM es un mtodo para crear un diagrama de red del cronograma. Utiliza casillas o rectngulos, denominados nodos, para representar las actividades, que se conectan con flechas que muestran las dependencias. Esta tcnica tambin es denominada Actividad en el Nodo (AON) y es el mtodo ms utilizado por la mayora de paquetes de gestin de proyectos.
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.1 Mtodo de Diagramacin por Dependencias

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.2 Tipos de Enlaces

El PDM incluye 4 tipos de enlaces: Fin Comienzo (FC) Fin (FF) Fin Comienzo Comienzo (CC) Comienzo (CF) Fin

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.2 Tipos de Enlaces

Fin Comienzo (FC): El inicio de la actividad sucesora depende de la finalizacin de la actividad predecesora. Este tipo de relacin de precedencia es la ms comn.

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Fin (FF): Fin La finalizacin de la actividad sucesora depende de la finalizacin de la actividad predecesora.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.2 Tipos de Enlaces Comienzo Comienzo (CC):
El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.2 Tipos de Enlaces

Comienzo (CF): Fin La finalizacin de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. Este tipo de relacin de precedencia es raramente utilizado.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.3 Adelantos y atrasos (Posposiciones = d).
F

Caso: Fin - Comienzo

C F

C d F C d

Caso: FC con adelanto (d - ) Caso: FC con atraso (d +)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.4 Definicin de la Secuencia y Posposicin en Ms Project Mtodo Campo Predecesora

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.4 Definicin de la Secuencia y Posposicin en Ms Project Mtodo Campo Predecesora
1 FC + 10 das

Actividad Predecesora

Relacin de Precedencia: FC, CC, FF, CF

Posposicin: Atraso: d (+) Adelanto: d (-)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.4 Definicin de la Secuencia y Posposicin en Ms Project Mtodo Campo Predecesora

Casos Especiales

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)
CPM es una tcnica de anlisis de la red del cronograma. El CPM calcula las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas tericas para todas las actividades del cronograma, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un anlisis de recorrido hacia delante y un anlisis de recorrido hacia atrs a travs de los caminos de red del cronograma.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo de la Ruta Crtica (CPM)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo del Camino Crtico (CPM)
Camino 1
Nombre de tarea PROYECTO INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN Duracin -2 15 das 0 das 3 das 3 das 3 das 3 das 3 das 2 das 2 das 2 das 0 das TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 -1 1 2 3 semana 1 4 5 6 7 8 9 10 semana 2 11 12 13 14 15 semana 3 16 17 PROYECTO

Camino 2 Ejemplo Grfico CPM

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo del Camino Crtico (CPM)
Nombre de tarea PROYECTO INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN Duracin -2 15 das 0 das 3 das 3 das 3 das 3 das 3 das 2 das 2 das 2 das 0 das TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 -1 1 2 3 semana 1 4 semana 2 11 12 semana 3 16 17 PROYECTO

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Escenario 1: Programacin lo mas temprano posible

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo del Camino Crtico (CPM)
Nombre de tarea PROYECTO INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN Duracin -2 15 das 0 das 3 das 3 das 3 das 3 das 3 das 2 das 2 das 2 das 0 das TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 -1 1 2 3 semana 1 4 5 6 7 8 9 10 semana 2 11 12 13 14 15 semana 3 16 17 PROYECTO

Escenario 2: Programacin lo mas tarde posible

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo del Camino Crtico (CPM)
Nombre de tarea PROYECTO INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN Duracin -2 15 das 0 das 3 das 3 das 3 das 3 das 3 das 2 das 2 das 2 das 0 das TAREA 6 TAREA 7 TAREA 8 FIN INICIO TAREA 1 TAREA 2 TAREA 3 TAREA 4 TAREA 5 -1 1 2 3 semana 1 4 5 6 7 8 9 10 semana 2 11 12 13 14 15 semana 3 16 17 PROYECTO

Escenario 3: Programacin intermedia

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.5 Mtodo del Camino Crtico (CPM)
Escenario Temprano

Escenario Tardo

Si la Holgura Total La Tarea es crtica 0 Si la Holgura Total > 0 La Tarea no es crtica

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.6 Comentarios frente a la Ruta Crtica del Proyecto.
La ruta crtica define el plazo del proyecto. Reduccin de plazo del proyecto. Cuidado es reversible! Permite un fcil control del cronograma. Cuidado con las actividades caso crticas! Un proyecto puede contar con mas de 1 ruta critica ?
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 8.7 Diagrama de Redes en MS Project

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9. Estimacin de los Recursos de las Actividades

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 9.1 Qu son Recursos ?

Recursos son los materiales, equipos y personal necesario para desarrollar las actividades del proyecto. Los recursos tienen asociados un costo y un plazo de duracin.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 9.2 Recursos en Ms Project

1 Rec 2 Rec 3 Rec

Rec 1, Rec 2

Actividad 1

Rec 2, Rec 3

N Rec

Actividad 2

Rec 1, Rec 3

Actividad 3

Definicin de base de datos de recursos del proyecto

Asignacin de recursos (y cantidades) a las actividades

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 9.3 Definir la Base de Datos de Recursos

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 9.3 Definir la Base de Datos de Recursos Campo Tipo (de Recursos)

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 9.4 Asignacin de Recursos Mtodo Icono Asignar Recursos

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10. Flujo de Recursos en el Tiempo

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.1 Vista Uso de Tareas.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.2 Vista Uso de Recursos.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.3 Curvas S

Las curvas son representaciones grficas de los costos u s horas hombre acumulados, trazados en relacin del tiempo. El nombre proviene de la forma en S de la curva (ms uniforme al principio y al final, y ms pronunciada en el medio) producida en un proyecto que comienza despacio, se acelera y disminuye al final.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.3 Curvas S

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.3 Curvas S

Comentarios acerca de las Curvas S Permite evaluar el estado del proyecto a travs del EVM (CPI y SPI) Ms. Project tiene un mdulo de EVM La Curva S Early vs Late Proyecciones con EVM

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.4 Curvas en Ms. Project S

Cuidado con los requisitos..!

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 10.5 Histograma de Recursos

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11. Desarrollo e Integracin del Cronograma

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 11.1 Lnea Base del Cronograma

En la gestin del tiempo de proyectos, la lnea base es aquel cronograma que proporciona la base para medir e informar el rendimiento del proyecto. La lnea base se caracteriza por ser un cronograma completo (con actividades, wbs, secuencia, duraciones, recursos, costos, restricciones, etc).
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 11.2 Definicin de la Lnea Base en Ms. Project
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12. Introduccin al Control del Cronograma

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.1 Control del Tiempo con Ms. Project
Actividades. Atributos. Hitos. Secuenciamiento Duraciones. Recursos Restricciones Lnea Base Fecha de corte. Actualizacin de avance

Planificacin

Control

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.2 Definicin de la Fecha de Estado

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.3 Actualizacin del Avance del Cronograma
Ms. Project permite actualizar el avance de 2 formas: Actualizacin por Tareas Actualizacin por Asignacin de Recursos

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.4 Vista Gantt de Seguimiento.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.5 Tabla de Datos Seguimiento

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.6 Mtodo de Actualizacin por Actividades
Ingrese duracin real y duracin restante. Ingrese el comienzo real y el fin real. Cuidado con el significado del % de avance.

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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.7 Salidas de la Actualizacin de Avances

Porcentaje de Avance del Proyecto y de las distintas fases Fecha Proyectada de Fin del Proyecto Comparativo de Parmetros Previstos vs. Reales Parmetros de la Tcnica de Valor Ganado (CPI & SPI)
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Taller de Software para la Implementacin de Proyectos 12.8 Informes

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13. Bibliografa

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13. Referencias Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledges. PMBOK Guide. 4th Edition. The Practice Standard for Scheduling. PMBOK Guide. 1st. Edition. Edwin Monzn. Planificacin de Proyectos con Ms. Project. Infopuc. PUCP. Gestin de Proyectos con Primavera Project Management P6. Control de Proyectos Capitales. Congreso Internacional de Gerencia de Proyectos PMI 2009. El Estndar PMI de Scheduling y su Aplicacin a Proyectos EPCM de Construccin y Minera. Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2008. Gestin del Tiempo en Proyectos de Minera y Construccin. Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007. Lecciones Aprendidas en la Gerencia de Proyectos de Ingeniera y Construccin. Congreso Latinoamericano de Gerencia de Proyectos PMI 2006.
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