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Diplomatura de Especializacin Avanzada en

Gerencia de Proyectos y Calidad

Gestin del Alcance

Material elaborado por Mario Barrientos Alcntara, PMP


INSTITUTO PARA LA CALIDAD 2014. Prohibida su reproduccin total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de la Pontificia
Universidad Catlica del Per.

Logros del curso


Al finalizar el curso el participante estar en condiciones de:
Analiza los procesos para planificar y controlar el alcance en
los proyectos en una organizacin.
Aplica tcnicas y herramientas para definir el alcance de un
proyecto considerando las exclusiones, restricciones y
supuestos que pudiera tener el proyecto.
Identifica los puntos relevantes para la verificacin y el
control de los entregables de un proyecto.

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Temas a revisar

Introduccin a la Gestin del Alcance


Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance

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Temas de la sesin 1
Introduccin a la Gestin de Alcance
Plan de Gestin de Alcance

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Producto de aprendizaje esperado


Sesin 1
Plan de Gestin de Alcance

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Introduccin
o Cmo se definen los requerimientos en un
proyecto?
o Los stakeholders saben perfectamente lo
que quieren en el proyecto?, lo tienen
completamente definido?
o Por qu se producen los cambios durante
el proyecto?, de dnde vienen?, quin los
pide?, en qu momento llegan?
o Podemos evitar los cambios en el alcance?,
los podemos controlar?
o Qu puede implicar un cambio?

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Introduccin a la Gestin del Alcance


o Procesos para asegurar
que el proyecto incluya
todo el trabajo requerido,
y
slo
el
trabajo
requerido, para completar
el proyecto con xito.

Hacer solo lo que


tenemos que hacer!

Quin
pone estos
lmites?

Definir y controlar lo que est


y lo que no est incluido en el
proyecto.
Cmo aseguro la definicin?, Que
tcnicas puedo usar para controlar?

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Introduccin a la Gestin del Alcance


Alcance de Proyecto

Alcance de Producto

Rasgos y funciones que


caracterizan a un producto,
servicio o resultado

Trabajo que debe realizarse


para entregar un producto,
servicio o resultado con
funciones y caractersticas
especficas

Alcance
Suma de productos y servicios que se
proporcionan como un proyecto
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Procesos de la Gestin del Alcance


Inicio

Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS

Ejecucin

Seguimiento
y Control

Cierre

Verificar
alcance
Controlar
alcance

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Planificar la Gestin del Alcance

Proceso mediante el cual se documenta


cmo el alcance ser definido, validado
y controlado.

Provee lineamientos de cmo el alcance


ser gestionado a travs del proyecto.

Es un componente del plan de gestin


del proyecto.

Planificar la Gestin
Del Alcance

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Planificar la Gestin del Alcance


Entradas
Plan de Gestin del
Proyecto
Carta de Proyecto
Factores ambientales
de la empresa
Activos de los
Procesos de la
organizacin

Herramientas y
Tcnicas
Juicio de Expertos
Reuniones

Salidas
Plan de Gestin del
Alcance
Plan de Gestin de
Requerimientos

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Planificar la Gestin del Alcance


Plan de Gestin del Proyecto
(Project Management Plan)

Entradas

El plan de gestin del proyecto describe como el


proyecto ser ejecutado, monitoreado y controlado.

Consolida todos los planes subsidiarios y lneas base


(baseline) de los procesos de planificacin

Carta de Proyecto
(Project Charter)

Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las


caractersticas del producto desde el Enunciado del
Trabajo del Proyecto (SOW)

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Planificar la Gestin del Alcance


Factores Ambientales de la Empresa
(Enterprise Environmental Factors)

Entradas

Cultura de la organizacin
Infraestructura
Administracin del personal
Condiciones del mercado

Activos de los Procesos de la Organizacin


(Organizational Process Assets)

Polticas y procedimientos
Informacin histrica y lecciones aprendidas

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Planificar la Gestin del Alcance


Juicio de Expertos
(Expert Judgment)

Herramientas y
Tcnicas

Se refiere al conocimiento y experiencia de un grupo o


persona .

Reuniones
(Meetings)

Pueden participar el Gerente de Proyecto, Sponsor,


Stakeholders, miembros del equipo de proyecto, etc.

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Planificar la Gestin del Alcance


Plan de Gestin del Alcance
(Scope Management Plan)

Salidas

Incluye:
Proceso para preparar el enunciado del alcance
Proceso para creacin de WBS
Describe como el WBS ser mantenido y aprobado
Especifica cmo se obtendrn la aceptacin formal
de los entregables
Describe cmo se procesarn los requerimientos de
cambios (alineado con el proceso de Ejecucin de
Control Integrado de Cambios)

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Planificar la Gestin del Alcance


Plan de Gestin de Requerimientos
(Requirements Management Plan)

Salidas

Es un componente del plan de gestin del proyecto que


describe como los requerimientos sern analizados,
documentados y gestionados.
Puede incluir:
Como las actividades de requerimientos sern
planeadas, monitoreadas y reportadas
Como se priorizarn los requerimientos
Mtricas de producto y su descripcin
Actividades de gestin de configuracin, tales
como cambios en el producto, servicio o resultado
nico y los niveles de autorizacin requeridos para
aprobar estos cambios.
Estructura de trazabilidad, qu atributos de
requerimientos sern capturados en la matriz de
trazabilidad .

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Evaluacin Rpida
1.

La relacin entre la gestin el plan de gestin de


alcance y el plan de gestin del proyecto est descrito
en cual de las siguientes afirmaciones?
a) El plan de gestin de alcance es un subconjunto del
plan de gestin del proyecto.
b) El plan de gestin del proyecto es un subconjunto
del plan gestin del alcance.
c) Los planes no estn relacionados.
d) Los planes son exactamente iguales.

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Evaluacin Rpida
2.

Los componentes del plan de gestin del alcance del


proyecto incluyen todos los siguientes procesos,
excepto:
a) Cmo se obtendrn la verificacin y la aceptacin
formal de los entregables.
b) Cmo se crear el WBS.
c) Cmo se definirn las actividades del proyecto.
d) Cmo se elaborar el enunciado del alcance.

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Plan de Gestin de Proyecto


En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Tomando como base su
proyecto para el trabajo
integrador, elaborar el
plan de gestin de
alcance de su proyecto.

Aplicacin 1
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Conclusiones

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Temas a revisar

Introduccin a la Gestin del Alcance


Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance

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Producto de aprendizaje esperado


Sesin 2

Documentacin de requerimientos y matriz de


trazabilidad de requerimientos.

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Recopilar Requerimientos

Cmo se definen los requerimientos en un


proyecto?
Los stakeholders saben perfectamente lo que
quieren en el proyecto?, lo tienen
completamente definido?
Cules son los problemas ms frecuentes en los
proyectos de su industria? Cmo los relaciona
con la identificacin de requerimientos?
Qu factores aseguraran el xito en la
recoleccin de requerimientos?
Cules son los elementos mnimos a incluir en
el plan de gestin de requerimientos?

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Recopilar Requerimientos

Proceso mediante el cual se


determina, documenta y gestiona las
necesidades de los stakeholders y los
objetivos del proyecto.

Provee la base para definir el alcance


del proyecto y del producto.

Recopilar
requerimientos

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Recopilar requerimientos
Definicin
Condicin (capacidad,
caracterstica, factor de calidad o
Restriccin) que debe ( tener o
cumplir) ser alcanzada por el
producto y/o el proyecto para
satisfacer las necesidades del
cliente (un contrato, norma,
especificacin u otro documento
formalmente impuesto o an en la
mente del cliente).

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Recopilar Requerimientos
La captura y gestin de los
requerimientos del proyecto y del
producto, influye directamente en
el xito del proyecto .
Cmo se obtienen?, de
dnde se obtienen?,
quin los define?, cmo
se organizan, priorizan y
registran? Hasta que
nivel de detalle es posible
llegar? Estn disponibles?

Los requerimientos deben ser obtenidos, analizados y registrados en


suficiente detalle para ser incluidos en la lnea base de alcance y ser
medidos una vez que empieza la ejecucin del proyecto.
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Recopilar Requerimientos
WBS
Plan
Tiempo

Plan
Costo
Requerimientos

Plan
Calidad

Manejo de expectativas

Plan
Compras

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Recopilar Requerimientos
Entradas
Plan de Gestin de
Alcance
Plan de Gestin de
Requerimientos
Plan de Gestin de
Stakeholders
Carta de Proyecto
Registro de
Stakeholders

Herramientas y
Tcnicas
Entrevistas
Focus Groups
Talleres dirigidos
Tcnicas de creatividad de grupo
Tcnicas de tomas de decisiones
de grupo
Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipos
Benchmarking
Diagramas de Contexto
Anlisis de documentos

Salidas
Documentacin de
requerimientos
Matriz de
trazabilidad de
requerimientos

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Recopilar Requerimientos
Plan de Gestin de Alcance
(Scope Management Plan)

Entradas

Provee claridad de cmo determinar qu tipo de


requerimientos necesitan ser recopilados.

Plan de Gestin de Requerimientos


(Requirements Management Plan)

Provee el proceso que ser usado para definir y


documentar las necesidades de los stakeholders

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Recopilar Requerimientos
Plan de Gestin de Stakeholders
(Stakeholders Management Plan)

Entradas

Usado para entender los requerimientos de


comunicacin de cada stakeholders y el nivel de
compromiso de cada uno de ellos y as adaptar su
participacin en las actividades de recopilacin de
requerimientos

Carta de Proyecto
(Project Charter)

Provee a alto nivel la descripcin del proyecto y las


caractersticas del producto

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Recopilar Requerimientos
Registro de Stakeholders
(Stakeholders Register)

Entradas

Es utilizado para identificar a los interesados que


puedan proveer informacin detallada sobre los
requerimientos del producto y del proyecto.

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Recopilar Requerimientos
Entrevistas

Para qu se
requiere el
proyecto?

Herramientas y Tcnicas

Mtodo formal o informal de descubrir informacin de los


interesados.
La forma ms frecuente se lleva a cabo mediante preguntas
preparadas o dirigidas en forma espontnea, y registrando las
respuestas.
Las entrevistas a menudo son conducidas uno a uno, pero
pueden involucrar uno o ms entrevistadores y/o varios
entrevistados

Quines son los


usuarios del
proyecto?

Qu debera
incluir como
mnimo?

Cules son las


restricciones
que pueden
afectar al
proyecto ?

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Recopilar Requerimientos
Focus Group

Herramientas y Tcnicas

Rene interesados pre-calificados y expertos en el tema para


aprender sobre sus expectativas y actitudes en relacin a un
producto, servicio o resultado nico propuesto.

Un moderador entrenado, conduce la reunin y gua al grupo a


travs de discusiones interactivas diseada para ser
conversacin de grupo, ms que una entrevista uno a uno.

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Recopilar Requerimientos
Talleres Dirigidos (Workshop)

Herramientas y Tcnicas

Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales


claves para definir los requerimientos del producto.

Los talleres son considerados una tcnica primaria para definir


rpidamente los requisitos funcionales (cross), y para reconciliar
las diferencias de los interesados debido a la naturaleza de la
interaccin del grupo.

Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, as como


fortalecer las relaciones y mejorar la comunicacin entre los
participantes, lo cual puede incrementar el consenso de los
interesados.

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Recopilar Requerimientos
Tcnicas de Creatividad de Grupo

Herramientas y Tcnicas

Son organizadas para identificar requerimientos del producto y del


proyecto. Tenemos:
Tormenta de ideas: Usado para generar y recolectar mltiples
ideas y los requerimientos del producto.
Tcnicas de grupos nominales: Esta tcnica mejora la tormenta de
ideas con un proceso de votacin usada para priorizar las ideas ms
tiles.

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Recopilar Requerimientos
Tcnicas de Creatividad de Grupo

Herramientas y Tcnicas

(continuacin )
Mapas mentales: Las ideas creadas a travs de una tormenta de
ideas individual se consolidan y se grafican para reflejar lo
comn y sus diferencias, as como generar nuevas ideas.
Diagrama de afinidad: Esta tcnica permite gran nmero de
ideas que sern clasificadas en grupo para clasificarlas y
analizarlas.
Anlisis de Decisin Multicriterio: Tcnica que utiliza una matriz
de decisin para proveer un mtodo sistemtico para establecer
criterios como niveles de riesgos, incertidumbre y valoracin,
para evaluar y clasificar muchas ideas.
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Recopilar Requerimientos
Tcnicas de Tomas de Decisiones de
Grupo

Herramientas y Tcnicas

Proceso de evaluacin de mltiples alternativas para futuras


acciones. Esas tcnicas pueden ser usadas para generar y priorizar
los requerimientos del producto.
Hay mltiples mtodos para lograr una decisin de grupo, por
ejemplo:
Unanimidad.
Mayora.
Pluralidad: El grupo ms grande decide an si no se ha alcanzado
la mayora
Dictatorial: Un individuo toma la decisin para el grupo.

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Recopilar Requerimientos
Cuestionarios y Encuestas

Herramientas y Tcnicas

Grupos de preguntas escritas para acumular rpidamente


informacin desde un gran nmero de entrevistados.

Los cuestionarios y/o encuestas son ms apropiados para


grandes

audiencias,

cuando

los

encuestados

estn

geogrficamente dispersos, y cuando es apropiado un anlisis


estadstico.

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Recopilar Requerimientos
Observaciones

Herramientas y Tcnicas

Proveen una manera directa de ver a los individuos en torno y


cmo ejecutan sus trabajos o tareas y de realizar procesos.

Es de particular ayuda para procesos detallados cuando las


personas que usan el producto tienen dificultad o son reacios
para articular sus requerimientos.

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Recopilar Requerimientos
Prototipos

Herramientas y Tcnicas

Mtodo que permite obtener una retroalimentacin fcil


sobre los requerimientos, al proveer un modelo del producto
esperado antes de construirlo.

Los prototipos permiten a los interesados , experimentar con el


modelo final, en lugar de discutir sobre representaciones
abstractas de sus requerimientos.

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Recopilar Requerimientos
Benchmarking

Herramientas y Tcnicas

Involucra comparar practicas actuales o planeadas, tales como


procesos y operaciones, de organizaciones semejantes a fin de
identificar mejores prcticas, generar ideas de mejoras, y
proveer una base para medir rendimientos.

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Recopilar Requerimientos
Diagramas de Contexto

Herramientas y Tcnicas

Permiten visualizar el alcance del producto mostrando el


sistema de negocio (proceso, equipo, sistema) y como otras
entidades como: personas y otros sistemas interactan con
ste.

Muestran entradas al sistema de negocio, el actor que provee


la entrada y la salida desde el sistema de negocio y el actor
recibiendo la salida.

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Recopilar Requerimientos
Anlisis de Documentos

Herramientas y Tcnicas

Es usado para identificar requerimientos mediante el anlisis


de documentacin existente de la organizacin.

Ejemplos de documentos que pueden ser revisados son:

Planes de negocio

Acuerdos

Documentos de marketing

RFP

Diagramas de flujo de los procesos

Modelo de datos lgicos

Documentacin de sistemas

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Recopilar Requerimientos
Documentacin de Requerimientos
(Requirements Documentation)

Salidas

Describe como requerimientos individuales satisfacen la


necesidad de negocio para el proyecto.

Los requerimientos pueden estar en un inicio a alto nivel


y progresivamente ir a ms detalle.

Los requerimientos deben cumplir con lo siguiente:


No ser ambiguos
Deben ser medibles.
Susceptibles a pruebas
Completos, consistentes y aceptables para los
stakeholders

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Recopilar Requerimientos
Documentacin de Requerimientos
(Requirements Documentation)

Salidas

Los componentes de la documentacin de requerimientos ,


pueden incluir , pero no estn limitados, a:

Necesidad del negocio u oportunidad a ser


dimensionada, describiendo las limitaciones de la
situacin actual y porque el proyecto ha sido propuesto.

Objetivos del proyecto y del negocio

Requerimientos funcionales, descripcin de lo que el


producto debe hacer, son llamados requerimientos de
comportamiento o de operacin, procesos de negocio,
informacin e interaccin con el producto.

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Recopilar Requerimientos
Documentacin de Requerimientos
(Requirements Documentation)

Salidas

(continuacion)
Requerimientos no funcionales, Referencia las
especificaciones que aseguren el cumplimiento de
requerimientos funcionales, como el nivel de servicio,
desempeo, seguridad, cumplimiento, retencin,
estabilidad, confiabilidad, seguridad.

Criterios de aceptacin

Requerimientos de supuestos, dependencias y


restricciones

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Recopilar Requerimientos
Matriz de Trazabilidad de Requerimientos - MTR
(Requirements Traceability Matrix)

Salidas

Es una tabla que pone en relacin los requerimientos


desde su origen hasta el entregable que lo satisface.

Ayuda a asegurar que cada requerimiento aada valor al


negocio alinendolo con los objetivos de la organizacin
y del proyecto

Provee una manera de seguir los requerimientos a lo


largo del ciclo de vida del proyecto, ayudando a asegurar
que los requerimientos aprobados en la documentacin
de requerimientos se entreguen al final del proyecto.

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Recopilar Requerimientos
Salidas

Matriz de Trazabilidad de Requerimientos - MTR


(Requirements Traceability Matrix)
Los atributos asociados a cada requerimiento, pueden ser
registrados en la MTR y pueden incluir:

Un identificador nico
Una descripcin textual del requerimiento
Los motivos para su inclusin
Propietario
Origen
Situacin actual ( Activo, cancelado, diferido,
agregado, aprobado).
Fecha completada

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Evaluacin Rpida
1.

Cul de las siguientes no es una herramienta y/o


tcnica para Recopilar Requerimientos
a) Focus Groups
b) Juicio de Expertos
c) Prototipos
d) Talleres dirigidos

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Evaluacin Rpida
2.

El equipo de proyecto est trabajando con los


stakeholders para identificar los requerimientos del
producto y del proyecto. Ud. est por realizar un
proceso de votacin para priorizar las ideas ms tiles.
Esta tcnica es llamada:
a) Brainstorming
b) Tcnicas de grupos nominales
c) Anlisis de Decisin Multicriterio
d) Mapas Mentales

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Evaluacin Rpida
3.

El equipo de proyecto est trabajando con los


stakeholders para generar, clasificar y priorizar los
requerimientos de producto. Las decisiones se estn
tomando basadas en las opiniones que tienen ms
respaldo que otras. Este mtodo es llamado:
a) Unanimidad
b) Mayora
c) Pluralidad
d) Dictatorial

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Recopilar Requerimientos

En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Tomando como base tu
proyecto para el trabajo
integrador, elabora

Aplicacin 2

o Documentacin de
requerimientos.
o Matriz de trazabilidad de
requerimientos

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Conclusiones

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Temas a revisar

Introduccin a la Gestin del Alcance


Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance

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Producto de aprendizajes esperado de la


sesin 3

Enunciado de alcance del proyecto

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Definir el Alcance

o Cmo se define el alcance


de un proyecto?

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Procesos de la Gestin del Alcance


Inicio

Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS

Ejecucin

Seguimiento
y Control

Cierre

Verificar
alcance
Controlar
alcance

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Definir el Alcance
Es el proceso de desarrollar una descripcin detallada del
proyecto y del producto. Selecciona que requerimiento es
parte del alcance y cual es excluido

La preparacin de un enunciado del


alcance del proyecto es crtica para el
xito del proyecto y se elabora sobre
la base de los principales entregables,
supuestos y restricciones que son
documentados durante el proceso de
inicio del proyecto.

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Definir el Alcance
Durante la planificacin, el alcance
del proyecto es definido y descrito
con mayor especificidad , debido a
que se cuenta con ms informacin
del proyecto.
Riesgos existentes, supuestos y
restricciones son analizados y
aadidos al enunciado del alcance
del proyecto en caso sea necesario
Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan
y convierten en requisitos.

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Definir el Alcance
Entradas
Plan de Gestin de
Alcance
Carta de Proyecto
Documentacin de
requerimientos.
Activos de los
proceso de la
organizacin

Herramientas y Tcnicas

Juicio de expertos.
Anlisis del producto.
Generacin de
alternativas.
Talleres dirigidos

Salidas
Enunciado del
alcance del
proyecto.
Actualizacin de
documentos de
proyecto

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Definir el Alcance
Alcance de Proyecto

Alcance de Producto

Rasgos y funciones que


caracterizan a un producto,
servicio o resultado

Trabajo que debe realizarse


para entregar un producto,
servicio o resultado con
funciones y caractersticas
especficas

Alcance
Suma de productos y servicios que se
proporcionan como un proyecto
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Definir el Alcance
Activos de los Procesos de la Organizacin
(Organizational Process Assets)

Entradas

Polticas, procedimientos y templates para el enunciado


del alcance
Archivos de proyectos previos
Lecciones aprendidas de proyectos previos

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Definir el Alcance
Juicios de Expertos

Herramientas y Tcnicas

Es mayormente usado para analizar la informacin necesaria


para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto .

Tal nivel de experiencia es entregada por cualquier grupo o


individuo con conocimiento especializado o entrenamiento, y
est disponible desde varias fuentes, como:

Otras unidades dentro de la organizacin


Consultores.
Participantes, incluyendo clientes o sponsor.
Asociaciones profesionales o tcnicas.
Grupos sectoriales o de industria
Expertos en la materia

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Definir el Alcance
Anlisis de Producto

Herramientas y Tcnicas

Cada rea de aplicacin tiene uno o mas mtodos aceptados,


para trasladar las definiciones de producto de alto nivel en
entregables tangibles.
El anlisis de producto, incluye tcnicas tales como:
Desglose del producto (Ej. realizar lista de funciones y
servicios del producto final )
Anlisis de requerimientos
Ingeniera de sistemas
Ingeniera del valor
Anlisis del valor (Por ejemplo, evaluar el beneficio vs. el costo
por cada servicio del producto y determinar cules generan
valor)
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Definir el Alcance
Generar Alternativas

Herramientas y Tcnicas

Es una tcnica usada para desarrollar tantas opciones potenciales


como sea posible a fin de identificar diferentes mtodos para
ejecutar el trabajo del proyecto.
Una variedad de tcnicas pueden ser usadas, tales como:
Brainstorming
Pensamiento lateral
Anlisis de Alternativas

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Definir el Alcance
Generar Alternativas

Herramientas y Tcnicas

El Pensamiento Lateral (Lateral Thinking o pensamiento


divergente): Tcnica desarrollada por Edward de Bono, que se
enfoca en producir ideas que estn fuera del patrn de
pensamiento habitual de la o las personas que la ejecutan.

A diferencia de la tcnica de lluvia de ideas o brainstorming, trata


de encontrar soluciones imaginativas, distintas, que se apartan
del clsico enfoque "de frente" de cualquier problema cotidiano.
La tcnica se basa en generar provocaciones al pensamiento
habitual, para salirnos del patrn aprendido o pensamiento
natural.

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Definir el Alcance
Talleres Dirigidos (Workshop)

Herramientas y Tcnicas

Sesiones enfocadas en contar con los interesados funcionales


claves para definir los requerimientos del producto.

Los talleres son considerados una tcnica primaria para definir


rpidamente los requisitos funcionales (cross), y para reconciliar
las diferencias de los interesados debido a la naturaleza de la
interaccin del grupo.

Las sesiones bien dirigidas pueden construir confianza, as como


fortalecer las relaciones y mejorar la comunicacin entre los
participantes, lo cual puede incrementar el consenso de los
interesados.

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Definir el Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto
(Project Scope Statement)

Salidas

Describe en detalle los entregables del proyecto y el


trabajo requerido para crear esos entregables.

Incluye la siguiente informacin:


Descripcin del alcance del producto
Criterios de aceptacin
Entregables
Exclusiones del Proyecto
Restricciones
Supuestos

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Definir el Alcance
Actualizacin de documentos de proyecto
(Project Documents Updates)

Salidas

Algunos documentos que pueden ser actualizados son:


Registro de stakeholders
Documentacin de requerimientos
Matriz de Trazabilidad de requerimientos

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Definir el Alcance
Por qu se producen los cambios
durante el proyecto?, de dnde
vienen?, quin los pide?, en qu
momento llegan?
Podemos evitar los cambios en el
alcance?, los podemos controlar?
Qu puede implicar un cambio?

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Evaluacin Rpida
1.

Definir el alcance es el proceso de:


a) Crear el plan de gestin del alcance
b) Crear el enunciado del alcance
c) Crear el EDT
d) Crear el plan gestin del proyecto

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Evaluacin Rpida
2.

El enunciado del alcance define:


a) El proceso para controlar las solicitudes de cambio
al alcance
b) El proceso para permitir la creacin del EDT
c) Los entregables y el trabajo requerido para crear
esos entregables
d) El proceso para especificar cmo se realizar la
verificacin y aceptacin de los entregables

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Evaluacin Rpida
3.

Para la recopilacin de requerimientos que tcnica o


herramienta podra usar
a) Anlisis de Producto
b) Generar alternativas
c) Descomposicin
d) Talleres dirigidos

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Definir el Alcance
En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Tomando como base su
proyecto para el trabajo
integrador, elaborar el
enunciado de alcance
del proyecto

Aplicacin 3
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Conclusiones

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Temas a revisar

Introduccin a la Gestin del Alcance


Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance

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Logros de la sesin 4
El EDT

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Procesos de la Gestin del Alcance


Inicio

Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS

Ejecucin

Seguimiento
y Control

Cierre

Verificar
alcance
Controlar
alcance

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Crear EDT (WBS)


La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure) organiza y define el alcance total del
proyecto, y representa el trabajo especificado en el enunciado
aprobado del alcance del proyecto
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en
porciones de trabajo ms pequeas y fciles
de manejar, donde cada nivel descendente
representa una definicin cada vez ms
detallada del trabajo del proyecto.

La EDT es la sumatoria de todos los


entregables del proyecto, donde los
entregables del nivel ms bajo de la EDT son
llamados paquetes de trabajo (work
package)
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Crear EDT (WBS)


La EDT es una descomposicin
jerrquica del trabajo orientada al
entregable

El WBS es lo que tenemos que


entregar.
No es una lista de actividades
No es como lo tenemos que hacer

En el contexto del EDT, el trabajo se


refiere a los productos del trabajo o
entregables que son el resultado del
esfuerzo y no el esfuerzo en si mismo.
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Crear EDT (WBS)


La EDT se desarrolla desglosando entregables hasta llegar a un nivel de
control en el que cada elemento (paquete de trabajo) pueda ser:
Asignado a un responsable
Programado
Costeado
Monitoreado

Un entregable puede ser un informe, una


obra finalizada, un motor en un proyecto
de autos, un equipo, un manual de
entrenamiento, un test, etc.

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Crear EDT (WBS)


Entradas

Herramientas y Tcnicas

Salidas

Plan de Gestin del


Alcance
Enunciado del alcance
del proyecto.
Documentacin de
requerimientos
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos
de la organizacin.

Descomposicin
Juicio de Expertos

Lnea Base de Alcance


(Scope Baseline)
Actualizacin a los
documentos del
proyecto.

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Crear EDT (WBS)


Plan de Gestin del Alcance
(Scope Management Plan)

Entradas

Especifica cmo se crear el EDT desde el enunciado del


trabajo y cmo ser mantenido y aprobado

Enunciado del Alcance del Proyecto


(Project Scope Statement)

Describe el trabajo que ser ejecutado y el trabajo que


ser excluido. Tambin incluye las restricciones que
pueden afectar al proyecto .

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Crear EDT (WBS)


Documentacin de Requerimientos
(Requirements Documentation)

Entradas

Resulta esencial para entender que requerimientos


necesitan ser producidos como parte del proyecto y
cuales son los entregables
Factores ambientales de la organizacin
(Enterprise Enviromental Factors)

Relacionado con estndares especficos de industria

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Crear EDT (WBS)


Activos de los procesos de la Organizacin
(Organizational Process Assets)

Entradas

Activos que pueden influenciar al WBS son:


Polticas, procedimientos y templates de WBS
Archivos de proyectos previos
Lecciones aprendidas de proyectos previos

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin

Herramientas y Tcnicas

Es una tcnica usada para subdividir el alcance del proyecto y


sus entregables, en partes ms pequeas y manejables.

El paquete de trabajo es el nivel ms bajo del EDT para el cual


el costo y la duracin pueden ser estimadas y gestionadas

El nivel de descomposicin est guiado por el grado de control


que se requiere para el proyecto

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin

Herramientas y Tcnicas

La descomposicin generalmente involucra las siguientes


actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado.
Estructurar y analizar el EDT.
Descomponer el nivel ms alto de EDT en componentes
detallados de nivel ms bajo.
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes EDT.
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente.

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin
Herramientas y Tcnicas

Hay consenso entre los


miembros del equipo de
proyecto, respecto a la
descomposicin?

El EDT facilita el
entendimiento de los
entregables y como
contribuyen al proyecto en
su conjunto.

Los miembros de equipo,


conocen el trabajo que se
les ha asignado?

Los paquetes de trabajo son comparables en


Magnitudes de costo y duracin?

A este nivel, me siento


cmodo con la estimacin
de recursos, tiempos, y
costos?

En este nivel, ya
podemos asignar y
controlar el Paquete de
trabajo sin
ambigedades en la
responsabilidad?

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin

Herramientas y Tcnicas

La estructura del WBS puede adoptar varias formas, tales como:


Usar las etapas temporales o etapas del ciclo de vida del
proyecto como el segundo nivel de descomposicin,
insertando el producto y entregables del proyecto en el 3er
nivel.
Usar los principales entregables como el segundo nivel de
descomposicin
Usar los subproyectos, donde los subproyectos pueden ser
desarrollados por organizaciones fuera del equipo de
proyecto.
Planificacin gradual. Esta tcnica consiste en desarrollar los detalles de la
EDT, en la medida que se van teniendo claro los paquetes de trabajo que
forman parte de los entregables o subproyectos.
Esta tcnica por lo general es aplicada a proyectos de muy largo plazo.
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Crear EDT (WBS)


EDT por etapas de proyecto

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Crear EDT (WBS)


EDT por entregables

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin

Herramientas y Tcnicas

Cul es el modelo correcto?


Cualquiera de las opciones de WBS, siempre y cuando la
orientacin seleccionada refleje la cultura y las necesidades de
la organizacin.
La lista de verificacin adjunta es solo referencial y plantea
criterios convenientes a considerar. Hay muchos ms factores
a considerar, pero un FCE es considerar la cultura de la
organizacin.

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Crear EDT (WBS)


Descomposicin
Herramientas y Tcnicas

Cul es el modelo correcto?

El WBS correcto es aquel,


que facilita el entendimiento
entre los interesados del
proyecto y favorece el
control, de acuerdo a la
cultura y necesidades de la
organizacin

Criterios

Orientado a
entregables del
producto

El avance del proyecto se controla


por hitos en el tiempo

Orientado a
etapas o ciclo de
vida del
proyecto
X

El avance del proyecto se mide por


entregables

Enfoque del seguimiento es por


costos

Coincidencia de productos
entregables con reas funcionales

Polticas de la organizacin para


monitoreo por tiempos

Participacin de mltiples reas en el


desarrollo de un entregable

Entregables importantes son


elaborados por expertos

La organizacin propone el uso de


plantillas WBScon enfoque en el
producto entregable

El proyecto incluye entregables que


ya se han incluido en proyectos
anteriores

Proyecto en alto riesgo de cambio o


alta tecnologa o proyecto nuevo
X
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Crear EDT (WBS)


Descomposicin

Herramientas y Tcnicas

En el proceso de descomposicin, debemos considerar algunos


criterios:
Siempre deber incluirse la Gestin del Proyecto.
Las otras partes describen la descomposicin por entregables
o etapas temporales.
Identificar si hay partes del proyecto que se tercerizarn. Se
tratan como Subproyectos .
Los entregables o etapas tercerizadas, agrupan algunas
actividades convenientes a identificar en el proyecto, pero no
a nivel de detalle, pues este corresponde al contratista.
Es posible descomponer en forma mixta, es decir una parte
del proyecto se podra descomponer por etapas Temporales
y otra parte por entregables del Producto.
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Crear EDT (WBS)


Salidas

EDT
(WBS)

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Crear EDT (WBS)


Diccionario de la EDT
(WBS dictionary)

Salidas

Respalda y acompaa a la EDT


Por cada componente puede incluir:
Identificador
Descripcin del trabajo
Supuestos y restricciones
Organizacin responsable
Lista de Hitos del Cronograma
Actividades del cronograma asociadas
Recursos requeridos.
Costos asociados.
Requerimientos de calidad.
Criterios de aceptacin.
Referencias tcnicas.
Informacin de contrato.

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Crear EDT (WBS)


Ejemplo
Diccionario de EDT

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Crear EDT (WBS)


Lnea Base del Alcance
(Scope Baseline)

Salidas

Enunciado
del alcance
detallado y
aprobado

EDT

Diccionario
EDT

El alcance de la lnea base es monitoreado, verificado y


controlado a travs del ciclo de vida del proyecto.
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Evaluacin Rpida
1.

El EDT est:
a) Orientada a la tarea
b) Orientada al entregable
c) Orientada a la tarea y al entregable
d) No est orientada ni a la tarea ni el entregable

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Evaluacin Rpida
2.

Despus de varios meses de planeamiento, se han


aprobado las lneas base del proyecto. Cual de los
siguientes documentos no es parte de la lnea base del
alcance:
a) Plan de Gestin del Alcance
b) Enunciado del alcance
c) EDT
d) Diccionario del EDT

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Evaluacin Rpida
3.

El documento que explcitamente indica que es lo que


est excluido del proyecto es:
a) EDT
b) Enunciado del alcance
c) Plan de gestin del alcance
d) Plan de gestin del proyecto

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Crear EDT
En grupo, desarrolla lo
siguiente:
o Tomando como base su
proyecto para el trabajo
integrador, elaborar la
EDT.

Aplicacin 4
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Conclusiones

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Temas a revisar

Introduccin a la Gestin del Alcance


Planificar la Gestin del Alcance
Recopilar Requerimientos
Definir alcance
Crear EDT (WBS)
Verificar el alcance
Controlar el alcance

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Producto de aprendizaje esperado de la


sesin 5

Documentacin de los entregables de la gestin de


alcance

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Verificar y Controlar el Proyecto

o Cmo puedo verificar y


controlar el alcance del
proyecto?

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Procesos de la Gestin del Alcance


Inicio

Planificacin
Planificar la
Gestin del
Alcance
Recopilar
requerimientos
Definir
alcance
Crear WBS

Ejecucin

Seguimiento
y Control

Cierre

Verificar
alcance
Controlar
alcance

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Verificar el Alcance

Proceso de obtener la aceptacin formal


de los entregables del proyecto
Verificar el alcance del proyecto incluye
revisar los entregables para asegurarse de
que cada uno se complete
satisfactoriamente.

Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de


verificacin del alcance del proyecto debera establecer y
documentar el nivel y alcance de lo completado.
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Verificar el Alcance

Diferencia entre verificacin del


alcance y control de calidad
Aceptacin de los
productos entregables

Verificacin del Alcance


se relaciona
principalmente
con

Control de Calidad

Cumplir los requisitos


de calidad especificados
para los productos
entregables

Por lo general, el control de calidad se realiza antes de la verificacin del


alcance, pero estos dos procesos podran realizarse en forma paralela.
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Verificar el Alcance
Entradas
Plan de gestin del
proyecto.
Documentacin de
requerimientos.
Matriz de Trazabilidad
de requerimientos
Entregables validados
Datos sobre el
rendimiento del
trabajo

Herramientas y Tcnicas
Inspeccin
Tcnicas de tomas de
decisiones de grupo

Salidas
Entregables aceptados.
Cambios requeridos
Informacin sobre el
rendimiento del trabajo
Actualizacin a los
documentos del
proyecto.

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Verificar el Alcance
Entradas

Plan de Gestin del Proyecto


(Project Management Plan)
Plan de Gestin del Alcance
Especifica la forma como se realizar la aceptacin
formal de los entregables
Lnea Base de Alcance
Incluye la versin aprobada del enunciado del alcance,
EDT y su diccionario de EDT asociado, los cuales pueden
ser cambiados solo a travs del proceso de control de
cambios y ser usado como base de comparacin.

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Verificar el Alcance
Entregables Validados
(Verified deliverables)

Entradas

Son entregables que han sido completados y revisados


su exactitud a travs del proceso de control de calidad.

Datos de Rendimiento del Trabajo


(Work Performance Data)

Puede incluir niveles de conformidad de los


requerimientos, nmero de no conformidad, severidad
de no conformidad, nmero de ciclos de validacin
ejecutados

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Verificar el Alcance
Inspeccin

Herramientas y Tcnicas

La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y


verificar, a fin de determinar si el trabajo y los entregables
cumplen con los requerimientos y los criterios de aceptacin
del producto.

Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones


de productos, auditoras y revisiones generales.

En algunas reas de aplicacin, estos trminos tienen


significados bien definidos y especficos.

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Verificar el Alcance
Entregables Aceptados
(Accepted Deliverables)

Salidas

El proceso Verificacin del Alcance documenta aquellos


entregables completados que se han aceptado.

Documentacin recibida del cliente o patrocinador, que


formalice la aceptacin del entregable ser usada como
parte del proceso de cierre de fase o proyecto

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Verificar el Alcance
Cambios solicitados
(Change Requests)

Salidas

Los entregables completados que no se han aceptado se


documentan, junto con los motivos por los que no se
aceptaron. Esos entregables pueden requerir un
control de cambio por reparacin de defecto.

Los cambios solicitados pueden generarse a partir del


proceso Verificacin del Alcance, y sern revisados a
travs del proceso de Control Integrado de Cambios.

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Verificar el Alcance
Informacin de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Information)

Salidas

Incluye informacin sobre el progreso del proyecto


como:
Cules entregables han iniciado
Cules entregables han finalizado
Cules entregables han sido aceptados

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Controlar el Alcance
Es el proceso de monitorear el alcance del
producto y del proyecto y gestionar
cambios a la lnea base del alcance
Asegura que todos los cambios solicitados
y las acciones correctivas o preventivas
sean realizadas a travs del Proceso de
Control Integrado de Cambios.
Los cambios no controlados se denominan
corrupcin del alcance del proyecto
Los cambios son inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente
antes de aceptarlos o rechazarlos
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Controlar el Alcance
Entradas

Herramientas y
Tcnicas

Plan de gestin del


Anlisis de
proyecto.
variacin
Documentacin de
requerimientos.
Matriz de Trazabilidad de
requerimientos
Datos sobre el
rendimiento del trabajo
Activos de los procesos de
la organizacin

Salidas
Informacin de
Rendimiento del Trabajo
Cambios solicitados
Plan de Gestin del Proyecto
actualizado
Documentos del proyecto
actualizados
Activos de los procesos de la
organizacin actualizados

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Controlar el Alcance
Plan de Gestin del Proyecto
(Project Management Plan)

Entradas

La siguiente informacin es usada para controlar el alcance

Lnea Base del Alcance


Plan de Gestin del Alcance
Plan de Gestin del Cambio
Plan de Gestin de la configuracin
Plan de Gestin de los Requerimientos

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Controlar el Alcance
Datos de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Data)

Entradas

Puede incluir informacin referida a:

Nmero de controles de cambios recibidos


Nmero de controles de cambios aceptados
Nmero de entregables aceptados

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Controlar el Alcance
Anlisis de variacin

Herramientas y Tcnicas

Es una tcnica para determinar la causa y el nivel de diferencia


entre la lnea base y el actual rendimiento.
Las mediciones del rendimiento del proyecto se usan para evaluar
la magnitud de la variacin con respecto a la lnea base del
alcance
Entre los aspectos importantes del control del alcance del
proyecto se incluyen determinar la causa de variacin relativa a la
lnea base del alcance y decidir si acciones correctivas o
preventivas son necesarias

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Controlar el Alcance
Informacin de Rendimiento del Trabajo
(Work Performance Information)

Salidas

Incluye informacin de cmo el alcance del proyecto es


ejecutado comparado con la lnea base del alcance.
Cambios solicitados
(Change Requests)

Los resultados del control del alcance del proyecto


pueden generar cambios a la lnea base del alcance.
Los cambios solicitados pueden ser por acciones
correctivas o preventivas. Los cambios se procesarn a
travs del Proceso de Control Integrado de Cambios del
proyecto

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Controlar el Alcance
Plan de Gestin del Proyecto actualizado
(Project Management Plan Updates)

Salidas

Actualizacin de la lnea base del alcance.

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto


sobre el alcance del proyecto, entonces el enunciado del
trabajo, el EDT y el diccionario del EDT son revisados a
travs del Proceso de Control Integrado de Cambios.

Actualizacin de otras lneas base

Si las solicitudes de cambio aprobadas tienen efecto


fuera del alcance del proyecto, entonces la lnea base de
coste y la lnea base de tiempo son revisadas para
reflejar los cambios aprobados.

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Controlar el Alcance
Documentos de Proyectos Actualizados
(Project Documents Updates)

Salidas

Puede incluir informacin sobre:


Documentacin de requerimientos
Matriz de trazabilidad de requerimientos
Activos de procesos de la Organizacin
(Organizational Process Assets Updates)

Puede incluir informacin sobre:


Causas de variacin
Acciones correctivas escogidas y sus razones
Lecciones aprendidas sobre el control del proyecto

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Evaluacin Rpida
1.

El cliente ha requerido un cambio que afectara los


objetivos del proyecto. Si el cambio es aprobado, que
documento se necesaria cambiar primero?
a) Plan de Gestin del Proyecto
b) Enunciado del Alcance
c) EDT
d) Project Charter

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Evaluacin Rpida
2.

Cuando un proyecto finaliza anticipadamente, que


proceso debe ser seguido para documentar el nivel y
grado de ejecucin?
a) Ejecutar el control de calidad
b) Verificar alcance
c) Cerrar compras
d) Controlar el alcance

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Evaluacin Rpida
3.

Ud. ha sido asignado a un proyecto con excesos en


sobrecostos y tiempos, as como con una larga lista de
cambios no controlados. Los cambios no controlados
reciben tambin el nombre de:
a) Crecimiento del costo
b) Crecimiento del tiempo
c) Corrupcin del alcance
d) Cambios de alcance

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Conclusiones

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Temas a revisar

Presentacin Grupal de los principales


entregables de Gestin del Alcance:
Plan de Gestin del Alcance
Plan de Gestin de Requerimientos
Documentacin de Requerimientos
Matriz de Trazabilidad de
Requerimientos
Enunciado de Alcance
EDT
Diccionario EDT

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Logros de aprendizaje esperado - la sesin


2
Variacin del EDT

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Gestin del Alcance

Aplicacin 5

Con tu grupo prepara una


exposicin:
o Tomando como base su
proyecto para el trabajo
integrador, realiza una
presentacin de los
entregables de Gestin
de Alcance.

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Conclusiones del curso

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Referencias Bibliogrficas
Project Management Institute
2013
Gua de los Fundamentos para la
Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Quinta Edicin, Project
Management Institute, Inc.,

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