MATERIALDE APOYO

Curso Bsico

Excel
2008

TABLADECONTENIDO
Introduccin ........................................................................................ 1. Qu es Excel? ............................................................................ 2. Descripcin de la pantalla de Excel. ............................................... 3. Utilizacin bsica de una hoja de clculo. ....................................... 4. Formatos en hojas de clculo. ....................................................... 4.1 Altura de filas y anchura de columnas. ........................................ 4.2 Dar formato a los contenidos de la celda. .................................... 3 3 4 4 5 5 5

4.2.1 Formato nmero ........................................................................ 5 4.2.2 Alineacin y fuente. ................................................................... 6 4.2.3 Bordes y tramas ........................................................................ 6 4.3 Hojas de clculo en un libro de trabajo. ....................................... 7 4.4 Seleccin y activacin de celdas. ................................................ 7 4.5 Mover o copiar celdas. ............................................................... 8 4.6 Referencias y nombres. ............................................................. 8 4.6.1 Referencias absolutas y relativas.................................................. 8 4.7 Tipos de datos. ......................................................................... 9 4.8 Frmulas y funciones. ............................................................... 9 4.8.1 Introduccin a frmulas. ............................................................. 9 4.8.2 Introduccin a funciones. .......................................................... 11 4.9 Funciones Matemticas bsicas. ................................................ 11 4.9.1 Funcin SUMA. ........................................................................ 11 4.9.2 Funcin Producto. .................................................................... 12 4.9.3 Funcin Redondear. ................................................................. 12 4.9.4 Funcin SUMAR.SI. .................................................................. 13 4.10 Funciones lgicas MS usadas. ................................................. 13 4.10.1 Funcin Y. ............................................................................ 13 4.10.2 Funcin O. ........................................................................... 13 4.10.3 Funcin SI. .......................................................................... 14 4.11 Funciones estadsticas mas usadas. ........................................... 14 4.11.1 Funcin CONTAR. .................................................................. 14 4.11.2 Funcin CONTAR.SI. .............................................................. 15 4.11.3 Funcin CONTARA. ................................................................ 15 4.11.4 Funcin MAX. ....................................................................... 15 4.11.5 Funcin MIN. ........................................................................ 16 4.11.6 Funcin PROMEDIO. .............................................................. 16 4.12 Funciones de texto ms elementales. ......................................... 16 4.12.1 Funcin CONCATENAR. .......................................................... 16 4.12.2 Funcin MAYUSC. .................................................................. 17 4.12.3 Funcin MINUSC. .................................................................. 17 4.13 Hipervnculos .......................................................................... 17 4.14 Formato condicional................................................................. 18 4.15 Asistente para grficos ............................................................. 18 4.16 Trabajando con tablas dinmicas. .............................................. 20 4.17 Proteger hoja de clculo o libro ................................................. 23 BIBLIOGRAFA.................................................................................... 24

INTRODUCCIN
Es muy comn que al estar trabajando con Excel no aprovechemos al mximo sus recursos, las personas que saben de Excel son ms productivas en cualquier tipo de empresa en las que estn trabajando, por ello este manual presenta la informacin ms necesaria para trabajar eficientemente con una hoja de clculo. La hoja de clculo Excel es una aplicacin integrada de Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grafica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una base de datos. En los primeros dos captulos se abordara una breve explicacin de Excel, sus aplicaciones y las descripciones de los comandos y barra de herramientas mas elementales as como la explicacin de tipos de datos que se vern mas ampliamente en captulos posteriores. El tercer capitulo, trata de la utilizacin de la hoja de clculo, este es un poco extenso ya que abarca todos los mtodos y tcnicas bsicas mas importantes que se manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones, frmulas, hipervnculos, formato condicional, grficos, tablas dinmicas, etc. En el desarrollo de este curso, se presentan problemas resueltos, para que el aprendiz razone el resultado de una operacin, sin embargo al final de los captulos, presentamos una serie de ejercicios donde se integran todo lo visto en el curso, para un mayor aprendizaje.

1. QU ES EXCEL?
Excel es un programa del tipo hoja de clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadricula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos estadsticos. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto. Valores numricos, fechas y datos horarios. Frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas. As mismo se le puede dar formato a la hoja de clculo de Excel, crear tablas, organizar datos, crear grficos y dems. Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.

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2. DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE EXCEL.

En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos bsicos que se manejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o componentes: Barra de titulo. Barra de men. Barra de herramientas. Barra de frmulas. Barra de propiedades. Hoja de clculo.
Pantalla de Excel

3. UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO.

En este capitulo se va a explicar los fundamentos necesarios para la utilizacin bsica de una hoja de clculo como Excel. Los siguientes apartados quiz le resulten familiares pero no por ello dejan de ser menos tiles, ya que constituyen las operaciones mas habituales con Excel. Curso Bsico de Excel 2007 Pgina 4

4. FORMATOS EN HOJAS DE CLCULO.

Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.

4.1

ALTURA DE FILAS Y ANCHURA DE COLUMNAS.

Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras: a) Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se esta modificando. b) Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna. c) Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar y eligiendo los comandos formato fila o columna, alto o ancho respectivamente. d) Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para que quede centrado utilizamos la herramienta combinar y centrar.

4.2

DAR FORMATO A LOS CONTENIDOS DE LA CELDA.

El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden ser modificados a partir de un nico cuadro de dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el formato y elegir men formato-celdas, podremos modificar el tipo y tamao de la letra, la alineacin, los bordes y sombreados, etc. 4.2.1 FORMATO NMERO

Nmero es la primera de las pestaas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de celdas Desde aqu podremos elegir una de las categoras disponibles para celdas cuyo contenido esta formado por nmeros. Las categoras mas utilizadas son:
4.2.1.1 GENERAL.

Esta categora se utiliza para aquellas celdas que contienen nmeros que no precisan de ningn formato especfico. El contenido se visualiza exactamente de la forma en que fue introducido.

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4.2.1.2

NMERO.

Al hacer clic en esta categora se despliegan a la derecha una serie de opciones. Puedes elegir el nmero de decimales que se aceptaran.
4.2.1.3 MONEDA.

Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede elegir el smbolo de la moneda y el nmero de decimales permitido.
4.2.1.4 FECHA.

Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc. Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades. 4.2.2 ALINEACIN Y FUENTE.

Las dos siguientes pestaas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineacin y fuente. En la primera se puede asignar una alineacin de forma que el contenido quede orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamao, estilo y color. 4.2.3 BORDES Y TRAMAS

La primera pestaa nos permitir crear las lneas de los contornos de las celdas. Por su parte, la seguida permitir dar un fondo de color a las celdas.

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4.3

HOJAS DE CLCULO EN UN LIBRO DE TRABAJO.

Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres hojas de clculo, estn separadas por pestaas y se pueden visualizar arriba de la barra propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de clculo activa, aquella cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla. Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un Click a la pestaa correspondiente. Tambin pueden mantenerse activas varias hojas de clculo al mismo tiempo, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre las pestaas de otras hojas, cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems hojas activas, en las posiciones correspondientes. Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de clculo y tambin el orden.

4.4

SELECCIN Y ACTIVACIN DE CELDAS.

En la hoja de clculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue claramente de las dems, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la nica que esta preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Su contenido aparece en la barra de referencia o de frmulas. Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos que este se encuentra en la celda A1, pulsamos enter y nos manda a la celda A2, pulsamos dos enter mas y nos enva a la celda B1. Para seleccionar toda la hoja de clculo basta con dar un clic en la esquina superior izquierda de la hoja como se muestra a continuacin:

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la etiqueta, que es el nmero o la letra correspondiente a la fila o a la columna. Para seleccionar celdas continuas damos Click en la primer celda deseada y posteriormente pulsamos Mays., sin soltar damos Click en la ultima celda deseada. Y para las celdas no continuas hacemos la misma operacin pero en vez de Mays. Pulsamos Ctrl, y vamos seleccionando las celdas deseadas.

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4.5

MOVER O COPIAR CELDAS.

Para mover o copiar el contenido de una celda o una seleccin de celdas a otra parte de la hoja de clculo hacemos lo siguiente: 1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover. 2. Pulsamos Ctrl + c men edicin copiar y nos ubicamos en la celda en la que queremos pegar la informacin. 3. Pulsamos Ctrl + v, men edicin pegar simplemente damos un enter. Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: nmeros 1, 2, 3, 4, tiene que haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos, vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la seleccin. Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operacin antes mencionada y vemos el resultado.

4.6

REFERENCIAS Y NOMBRES.

Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos. Una celda se referencia como sigue, La celda A21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna A. Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), por ejemplo las celdas A1, A2, A3 se escribira de la siguiente manera al momento de introducir una frmula (a1:a3). Tambin existen las referencias mltiples y consisten en referencias sencillas separadas por el carcter punto y coma (;), por ejemplo (B2:D3; C5:D6). Para hacer referencia de una celda a otra hoja de clculo, introducimos el nombre de la hoja antes de la referencia de las celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejemplo (hoja1!b5:c6), esto lo analizaremos mas adelante en la introduccin de frmulas. 4.6.1 REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas. Esto significa que las referencias usadas cambiaran de cualidad conforme se elija copiar o arrastrar la frmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia este es el comportamiento deseado. En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia o mueve la frmula a una nueva posicin. Para ello hay que utilizar las referencias absolutas. Curso Bsico de Excel 2007 Pgina 8

Las referencias relativas se convierten en referencias absolutas introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna y/o el nmero de fila, por ejemplo $a$5.

4.7

TIPOS DE DATOS.

En una hoja de clculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: Valores constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser: o un nmero o una fecha u hora o un texto. o Frmulas, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, /, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, caracteres de operaciones, funciones, etc.

4.8

FRMULAS Y FUNCIONES.

Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todas las operaciones que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas mencionados. se pueden utilizar para los mltiples usos antes

Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula = (A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin PROMEDIO (A1:A8), es decir, las funciones, simplifican todo nuestro trabajo y ocupan menos espacio al momento de realizar las frmulas. 4.8.1 INTRODUCCIN A FRMULAS.

La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias o de frmulas como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ira construyendo paso a paso utilizando los valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Curso Bsico de Excel 2007 Pgina 9

Un ejemplo de una frmula en Excel: =a1+a2. Los distintos tipos de operadores que se le pueden ingresar a una frmula son: Aritmticos: +, -, *, /, %, ^. Relacionales: <, >, =, <=, >=, <>. Elevar un nmero a una potencia es simplemente multiplicar al nmero por si mismo. De forma que si el valor de la celda G4 es 8, entonces elevar el valor contenido en la celda G4 a la cuarta potencia sera expresado como G4^4 y esto es equivalente a 4 veces 8 multiplicado por si mismo (8*8*8*8) siendo el resultado = 4096. Un punto muy importante en el manejo de nmeros en Excel, es cuando hacemos operaciones con porcentajes. La forma porcentual de un nmero mueve al punto decimal del mismo, es as, que 125% es lo mismo que el nmero 1.25 y 50% es lo mismo que 0.5 0.50 0.5000. Cuando hay varias operaciones involucradas, se tendr que saber en que orden ejecutarlas. Cuando una frmula utiliza ms de una operacin, estas deben ejecutarse en el orden correcto. Por ejemplo: En =3+5/8 se debe dividir primero y despus sumarle 3, lo cual da como resultado = 3.625. Obviamente esto no es lo mismo que = (3+5)/8 pues al agrupar en parntesis, esto le indica a Excel que debe primero efectuar la operacin contenida dentro de ellos (Suma 3 + 5) y slo despus de realizar esto es que se divide (por 8), lo cual arroja un resultado igual a 1. Esto, en todo caso es lo que nos permite realizar operaciones y resolver ecuaciones de cierta complejidad con Excel. El criterio es de que Excel siempre resolver las frmulas, primero efectuando las operaciones desde adentro hacia afuera. Son estas pues, las reglas que existen en las frmulas matemticas.
4.8.1.1 EJEMPLOS DE FRMULAS

=b3*c14 =b12-b3 =b3^3

Multiplicar el valor de la celda b3 por el de c14. Restar el valor de la celda b3 al valor de la d12. Elevar el valor b3 a la potencia de 3. (b3*b3*b3). Suma de a10 y b5 y a continuacin dividir por

= (a10+b5)/c4 c4.

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4.8.2

INTRODUCCIN A FUNCIONES.

Una funcin es una frmula especial escrita con anticipacin y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrara un mensaje de error. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se deben dejar espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben separarse siempre por punto y coma (;) por coma (,). Ejemplo: =SUMA (A1:B3), Esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3. =SI (A1>A2,CORRECTO,INCORRECTO). Profundizando ms con lo ya visto, una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcion(argumento1,argumento2,,argumentoN).

4.9
4.9.1

FUNCIONES MATEMTICAS BSICAS.

FUNCIN SUMA.

Suma todos los nmeros de un rango. =suma(rango) =suma(n1+n2+n), Ejemplo:

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4.9.2

FUNCIN PRODUCTO.

Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. =PRODUCTO(Nmero1,nmero2,), Ejemplo:

4.9.3

FUNCIN REDONDEAR.

Redondea un nmero al nmero de decimales especificados. =REDONDEAR(nmero, num_decimales) Ejemplo: =REDONDEAR(A1,1), donde se redondeara a un solo decimal teniendo como resultado que si la celda A1 = 1.125, el resultado ser 1.1. =REDONDEAR(A1,2), donde se redondeara a dos decimales teniendo como resultado que si la celda A1 = 1.125, el resultado ser 1.12.
4.9.3.1 FUNCIN REDONDEAR.MAS.

Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero. =REDONDEAR.MAS(nmero, num_decimales), ejemplo: =REDONDEAR.MAS(A1,0), donde se redondeara hacia arriba y sin decimales teniendo como resultado que si la celda A1 = 4.153, el resultado ser 5 Curso Bsico de Excel 2007 Pgina 12

4.9.3.2

FUNCIN REDONDEAR.MENOS.

Redondea un nmero hacia abajo, en direccin a cero. =REDONDEAR. MENOS (nmero, num_decimales), ejemplo: =REDONDEAR. MENOS (A1,1), donde se redondeara hacia abajo con un slo decimal teniendo como resultado que si la celda A1 = 6.265, el resultado ser 6.2 4.9.4 FUNCIN SUMAR.SI.

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. =SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), Ejemplo: =SUMAR.SI(A1:A3,>100,B1:B3), Se lee de la siguiente manera. Sumar Si a1 hasta a3 es mayor que 100, entonces Sumar b1 hasta b3.

4.10 FUNCIONES LGICAS MS USADAS.

4.10.1 FUNCIN Y.

Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos, devuelve falso si uno o mas argumentos son falso. =Y(valor_logico1, valor_logico2,) Ejemplo: =Y(A1=3,A2=3), si los valores de A1 y A2 equivale a 3, entonces devuelve verdadero, si al menos uno no coincide devuelve falso. 4.10.2 FUNCIN O.

Devolver verdadero si alguno de los argumentos es verdadero, devolver falso si todos los argumentos son falsos. =O(valor_logico1,valor_logico2..) Ejemplo: =O(A1=3,A2=3), si al menos una condicin coincide devolver verdadero, si no coincide ninguna devuelve falso.

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4.10.3

FUNCIN SI.

Devuelve un valor si la condicin especificada es verdadero y otro valor si dicho argumento es falso. =SI(prueba_logica,valor_si_verdadero,Valor_si_falso) Ejemplo: =SI(A1<=250,Dentro del presupuesto,Presupuesto excedido) Si a1 es menor o igual a 250, entonces queda dentro del presupuesto, si no manda presupuesto excedido.

4.11 FUNCIONES ESTADSTICAS MAS USADAS.

4.11.1 FUNCIN CONTAR.

Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice contar para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o una matriz de nmeros. =CONTAR(ref1, ref2) Ejemplo:

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4.11.2

FUNCIN CONTAR.SI.

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. =CONTAR.SI(rango, criterio) Ejemplo:

4.11.3

FUNCIN CONTARA.

Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de argumentos. Ejemplo: =CONTARA(valor1, valor2, valor)

4.11.4 Ejemplo:

FUNCIN MAX.

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

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4.11.5

FUNCIN MIN.

Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Utilizamos el mismo ejemplo del MAX pero ahora utilizando MIN. 4.11.6 FUNCIN PROMEDIO.

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. =PROMEDIO(nmero1,nmero2nmeroN) Ejemplo:

4.12 FUNCIONES DE TEXTO MS ELEMENTALES.

4.12.1 Ejemplo: FUNCIN CONCATENAR.

Une argumentos de texto.

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4.12.2 Ejemplo:

FUNCIN MAYUSC.

Convierte el texto en maysculas.

4.12.3

FUNCIN MINUSC.

Convierte el texto en minsculas.

4.13 HIPERVNCULOS
Los hipervnculos hiperlinks son enlaces que pueden actuar tanto dentro de la propia hoja de Excel como hacia cualquier tipo de documento. Aunque lo ms usual es que el hipervnculo simplemente sirva para un traslado, tambin puede abrir un nuevo documento. Este recurso resulta muy til a la hora de disear un programa en Excel en que se vayan introduciendo datos siguiendo un proceso o un orden determinado, de modo que el hipervnculo nos conduzca por la hoja de clculo a travs de las celdas en que se incorporan las variables. Para crear un hipervnculo es necesario ya sea con Ctrl + Alt + k, y seleccionando la celda o si deseamos que aparezca la ruta del archivo, seleccionamos una celda vaca.

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4.14 FORMATO CONDICIONAL.

El formato condicional se desarrolla a partir de un cuadro de dialogo que se abre en el men formato formato condicional. Se pueden establecer tantas condiciones como sea necesario dando clic sobre el botn agregar. Estas condiciones pueden depender de valores fijos o dependientes de otras celdas. El botn formato corresponde a cada condicin permite aplicar formatos independientes a cada rango de resultados. En otras palabras este tipo de formato permite destacar aquellos datos que cumplen una determinada condicin. Por ejemplo a las notas que estn aprobadas que aparezca en negrita, y para aquellas notas desaprobadas que aparezcan en cursiva. Un ejemplo en la aplicacin del formato condicional.1. Escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2. Seleccione el rango y vaya al men formato, formato-condicional. 3. En el cuadro de dialogo abierto encontrara un grupo de cuatro cajas con el titulo condicin 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4. Presione el botn formato. En la ventana abierta, formato de celda, seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o trama). 5. Acepte. Solo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.

4.15 ASISTENTE PARA GRFICOS

El asistente para grficos es una de las caractersticas mas atractivas de Excel. Con ella puede crear fcilmente varias clases de grficos en base a los datos de su hoja de clculos. El asistente lo gua paso a paso, para convertir sus nmeros en un atrayente y colorido grafico. Estos son algunos de los muchos tipos de grficos.

Para nuestro siguiente ejercicio usaremos un grafico circular.

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Un grafico circular funciona bien, cuando usted quiere ver cuanto corresponde a cada parte del todo. En el archivo de Excel (Presupuesto.xls) Para usar el asistente de grficos, primero debe seleccionar los datos a ser graficados. 1. Seleccionar el rango (A7:A13), las etiquetas de fila en la seccin de ingresos. 2. Mantener apretada la tecla CTRL, desplazar hacia la derecha y seleccionar el rango N7:N13, los totales de cada fila en la seccin ingresos. A N

3. Hacer clic en el botn asistente para grficos. El dialogo del asistente se abre en el paso 1 de 4. 4. Seleccionar el tipo de grafico circular y el primer subtipo en la fila de arriba, hacer un click en siguiente. 5. Se abre el paso dos del asistente, mostrando los rangos usados para el grfico. El rango de datos usa referencias absolutas. Estos signos $ como antes mencionamos distribuidos por los alrededores, si usted mueve sus datos dentro de la hoja, el grafico cambiara sus referencias para hacer juego. Es bastante til, hacer un click en siguiente. 6. En el Paso 3 del asistente, se abre en rtulos y ttulos. El grfico circular variar de acuerdo a sus propios cambios. 7. Para el ttulo del grfico escribir presupuesto 1998-Ingresos. 8. Hacer un clic en la ficha leyenda. Una variedad de leyendas le dicen que es lo que representan los colores del grfico. Aqu tambin se puede elegir la ubicacin de la leyenda. Dar Click en la leyenda derecha, dar click en siguiente. 9. Paso 4, elegir con un Click en una hoja nueva y escribir en Ingresos, hacer click en finalizar. Si nos fijamos es sencillo hacer un grfico en Excel, este ejercicio fue muy sencillo pero podemos hacer grficos ms completos y que se aboquen a nuestras necesidades.

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4.16 TRABAJANDO CON TABLAS DINMICAS.

Tablas dinmicas, comprende una serie de datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una informacin global. Es decir, con una tabla dinmica se pueden hacer resmenes de una base de datos utilizndose para, promediar, o totalizar datos. Para su utilizacin, se debe recurrir a men-datos-informe de tablas y grficos dinmicos. Partiendo de esto, elabore en Excel lo siguiente:
TABLAS DINAMICAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Mes Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero Enero

Semana 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4

Vehculo Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto Auto Camin mnibus Camioneta Moto

Cantidad 105,000 1,050 1,575 2,100 583 120,750 1,208 1,411 2,015 485 122,350 1,124 1,685 2,247 630 99,000 990 1,485 1,980 544

Tomando como ejemplo la circulacin de vehculos a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, tablas dinmicas. Crear una tabla dinmica. La creacin de una tabla dinmica se realiza a travs del asistente y en varios pasos: a) Poner el cursor en cualquier celda de la tabla. b) Tomar la opcin men-datos-informe de tablas dinmicas y grficos. Aparece el siguiente cuadro:

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c) 1.- Paso I. II. III. IV. V. Dnde estn los datos que desea analizar? Marcar opcin: lista o base de datos de Excel. Qu tipo de informe desea crear? Marcar la opcin: tabla dinmica. Click en siguiente.

d) 2- Paso I. Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fina de titulo II. Click en Siguiente.

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e) 3- Paso I. Ubicacin de la tabla

II. Se adopt ubicar la tabla en la misma hoja de clculo, determinado la celda de comienzo de ejecucin de la misma. III. Se indica, Click en diseo, comienza el momento de disear la tabla.

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i.Arrastrar el cuadrito de semana a columna. ii.Arrastrar el cuadrito de Vehculo a fila iii.Arrastrar el cuadrito de cantidad a datos. iv.Aceptar. v.Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas, como veremos a continuacin:

4.17 PROTEGER HOJA DE CLCULO O LIBRO

Una vez que tengamos toda nuestra informacin y despus de haber trabajado con Excel, en la mayora de las ocasiones es importante proteger nuestros archivos de personas ajenas a ellos, o simplemente para que no se modifiquen. Para proteger una hoja de clculo es necesario ir al men herramientasproteger-proteger hoja de clculo, aparecer una ventana como la siguiente:

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En ella se indica que tan protegida queremos nuestra hoja. Nos permite dar a los usuarios algunos privilegios como formato a celdas, filas, columnas, insertar, eliminar filas y columnas, y de ms. Escribimos la contrasea y a continuacin aceptamos, confirmacin de la contrasea, la volvemos a escribir y aceptamos. nos pide

Para proteger un libro hacemos el mismo procedimiento pero ahora elegimos proteger libro, y obtenemos la ventana siguiente:

Incrustamos la contrasea y la confirmacin y aceptamos.

BIBLIOGRAFA
http://www1.ceit.es/asignaturas/Informat1/AyudaInf/aprendainf/Excel2000/ Excel2000.pdf http://www.monografias.com/trabajos6/curba/curba.shtml http://www.jegsworks.com/Lessons-sp/numbers/popups/frmulas.htm http://usuarios.lycos.es/cursoexcel2000/d4.htm http://www.educared.net/APRENDE/Cursos/excel/html/9_12.htm http://www.arrakis.es/~margaix/.

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