MS Excel

OFIMÁTICA 2
MS Excel Ofimática

Tabla de contenido
I. COMPONENTES DE LA PANTALLA DE EXCEL ................................................................. 2
II. TERMINOLOGÍA DE EXCEL .......................................................................................... 3
III. LA CINTA DE OPCIONES ............................................................................................. 3
IV. INSERTAR, RENOMBRAR, APLICAR COLOR Y ELIMINAR HOJAS .................................. 5
V. INTRODUCIR DATOS EN EXCEL ................................................................................... 6
VI. APLICAR FORMATO A LOS NÚMEROS ....................................................................... 6
EJEMPLO 1 ................................................................................................................. 7
VII. COMBINAR CELDAS ................................................................................................. 8
VIII. ORDENAR REGISTROS ............................................................................................. 8
EJEMPLO 2 ................................................................................................................. 9
IX. APLICAR AUTOFILTROS ........................................................................................... 10
EJEMPLO 3 ............................................................................................................... 10
X. AGREGAR SUBTOTALES............................................................................................ 12
EJEMPLO 4 ............................................................................................................... 13
XI. FÓRMULAS ............................................................................................................. 14
EJEMPLO 5 ............................................................................................................... 15
XII. OPERACIONES CON REFERENCIA DE CELDA ABSOLUTA ........................................... 16
XIII. ERRORES DE FÓRMULA ......................................................................................... 16

Ing. Claudio Figueroa Página 1

MS Excel Ofimática
I. COMPONENTES DE LA PANTALLA DE EXCEL
Los menús y barras de herramientas tradicionales en las versiones 97-2003 fueron sustituidos a
partir de la versión 2007 por pestañas, las cuales disponen de una Cinta de Opciones. Cada pestaña
tiene una cinta de opciones diferente. Entre las pestañas que dispone Excel 2010 de forma
predeterminada están: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmul as, Datos, Revisar y Vista.

1. Barra de Herramientas de Acceso Rápido. En ella se encuentran los botones más comunes:
Guardar, Deshacer y Repetir.
2. Barra de Título. En esta barra encontrará el nombre del archivo actual.
3. Fichas.
4. Botones de Control del Libro. Estos botones controlan la ventana del archivo (área de trabajo), a
través de ellos se puede: maximizar, minimizar, restaurar o cerrar la aplicación.
5. Cinta de Opciones.
6. Cuadro de Nombres. Muestra el nombre de la celda activa.
7. Barra de Fórmulas. Muestra la fórmula de la celda activa, ademas con ella se pueden agregar
datos a las celdas y también modificar fórmulas y funciones.
8. Celda Activa.
9. Números de Filas.
10. Letras de Columna.
11. Celdas.
12. Barra de Desplazamiento Vertical.
13. Barra de Desplazamiento Horizontal.
14. Herramientas de Zoom.
15. Vistas del Libro.
16. Etiquetas de Hoja.

Ing. Claudio Figueroa Página 2

MS Excel Ofimática
17. Control de Navegación de Hojas.
18. barra de Estado.

II. TERMINOLOGÍA DE EXCEL

1. Libro de Trabajo: Es un archivo en el cuyal se almacenan los datos. Cada libro contiene al menso
una hoja y unonuevo 3 hojas. Se utilizan los libros para organizar, gestionar y consolidar datos.
2. Hoja de Trabajo: Es una cuadrícula de columnas y filas. Cada hoja de excel contiene 1048576 filas
y 16384 columnas.
3. Celda: Son la intersección de una fila con una columna se nombran de la siguiente forma: A1
(columna A y fila 1).
4. Celda Activa: Usted hace clic en una celda para seleccionarla, excel identifica la celda seleccionada
actual rodeándola conuna caja negra.
5. Controlador de Relleno: Es un pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda
activa.
6. Rango: Este término se refiere a un grupo de celdas. Para identificar un rango, se utiliza una
combinación de nombres de celdas. El de la esquina superior izquierda y el de la esquina inferior
derecha del rango, un signo de dos puntos (:) separa ambos nombres.

III. LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones se ha diseñado para encontrar fácilmente los comandos necesarios para
terminar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.
1. La Ficha de Inicio. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Portapapeles Estilos
Fuente Celdas
Alineación Edición
Número
2. La Ficha Insertar. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Tablas Segmentación de Datos

Ilustraciones Vínculos
Complementos Texto
Gráficos Símbolos
3. La Ficha Disposición de Página. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Ing. Claudio Figueroa Página 3

MS Excel Ofimática

Temas Opciones de la Hoja

Configurar Páginas Organizar
Ajustar Área de Impresión
4. La Ficha Fórmulas. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Biblioteca de Funciones Cálculo

Nombres Definidos Soluciones
Auditoría de Fórmulas
5. La Ficha Datos. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Obtener Datos Externos Herramientas de Datos

Consultas y Conexiones Esquema
Ordenar y Filtrar Análisis
6. La Ficha Revisar. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Revisión Comentarios
Accesibilidad Proteger
Idioma Entrada de Lápiz
7. La Ficha Vista. Dentro de esta ficha podrá encontrar los siguientes grupos:

Vistas de Libro Ventana

Mostrar Macros
Zoom
NOTA: Las fichas Complementos y Programador son adicionales.

Ing. Claudio Figueroa Página 4

MS Excel Ofimática
IV. INSERTAR, RENOMBRAR, APLICAR COLOR Y ELIMINAR HOJAS
Insertar Hojas:
1. En la parte inferior de la ventana se encuentran 4 pestañas: la Hoja 1 , 2 y 3, y una etiqueta al final
que tiene un dibujo.

2. Al oprimir la pestaña que posee eldibujo se insertará una nueva Hoja de Cálculo.

Renombrar Hojas
3. Se puede cambiar el nombre de las hojas para identificar más fácilmente su contenido. Hacer clic
con el botón derecho del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
4. Del menú contextual seleccionar Cambiar Nombre. Escribir el nombre deseado.

Cambiar color de las etiquetas de las Hojas

5. Se puede cambiar el color de las hojas para poder reconocerlas y ordenarlas. Hacer clic con el
botón derecho del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
6. Del menú contextual seleccionar Color de Etiqueta. Seleccionar el color deseado.

Eliminar Hojas
7. Se pueden eliminar Hojas que ya no se necesitan. Hacer clic con el botón derecho del mouse sobre
la etiqueta de una hoja.
8. Del menú contextual seleccionar Eliminar.

Ing. Claudio Figueroa Página 5

MS Excel Ofimática

V. INTRODUCIR DATOS EN EXCEL

Excel 2010 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los números,
puede insertar texto, fechas y horas, fórmulas, etc.
1. Valores Numéricos:
Excel trata los números con gran flexibilidadya que permite realizar diferentes operaciones y
cálculkos numéricos, cuando seintroduce un número. Excel lo alinea a la derecha de la celda.
2. Texto:
Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de texto, cada texto que ingrese en
una celda y no sebrepase el ancho de la misma, se alinea a laizquierda.
3. Insertar Fórmulas:
Las fórmulas pueden ser simples expresiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy. Una
fórmula debe comenzar por el símbolo de igual “=” seguido de la expresión, ejemplo:
a. Utilizando los valores de las celdas: =20+50
b. Utilizando las direcciones de las celdas: =A3+B3 =SUMA(A2:A9)1

VI. APLICAR FORMATO A LOS NÚMEROS

Excel puede aplicar dormato a los números introducidos en las celdas.
1. Ir a la ficha Inicio.
2. Ir al grupo Número.
3. Abrir el menú formato de Número.

1
suma los valores de las celdas del rango descrito (la columna desde A2 a A9).

Ing. Claudio Figueroa Página 6

MS Excel Ofimática
EJEMPLO 1

Calcular las celdas en blanco.

Cálculos
Incremento 10% del precio de Compra =C3*10%
Precio de Venta Precio de Compra + Incremento =C3+D3
Total Venta Precio de Venta * Cantidad =E3*F3
Total Compra Precio de Compra * Cantidad =C3*F3
Saldo Precio de Venta – Precio de Compra =G3-H3

1. Ingresar la fórmula del incremento en la primera fila de clientes (celda D3), luego oprimir Enter.

2. Utilizar el Controlador de Relleno para copiar la fórmula a las celdas de los demás clientes.

3. Repetir el proceso con los demás cálculos.

Aplicar formato de moneda a los precios y totales.
1. Seleccionar el rango de celdas a las cuales se les aplicará el formato.
2. Ir a la Ficha de Inicio, grupo Número y seleccionar el formato deseado.

Ing. Claudio Figueroa Página 7

MS Excel Ofimática

VII. COMBINAR CELDAS

1. Seleccionar las celdas a combinar.
2. Ir a la ficha Inicio, al grupo Alineación.
3. Hacer clic en el comando Combinar y Centrar.

4. Para ajustar el texto en varias líneas dentro de las celdas combinadas hacer clic en el comando
Ajustar Texto.

VIII. ORDENAR REGISTROS

1. Seleccionar las celdas a ordenar, incluyendo los rótulos de columnas.
2. Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar.
3. Abrir el menú Ordenar y Filtrar, seleccionar la opción Orden Personalizado.

Ing. Claudio Figueroa Página 8

MS Excel Ofimática

4. En la ventana Ordenar crear los criterios deordenación.

EJEMPLO 2
Ordenar los registros según los siguientes criterios:
1. Promedio de mayor a menor.

2. Por Carrera y luego por Promedio.

Primero ordenamos según el primer campo (Carrera).

Ing. Claudio Figueroa Página 9

MS Excel Ofimática
Luego hacer clic en el botón Agregar Nivel para ordenar los registros de cada carrera según el
segundo campo (Promedio).

Resultado:

IX. APLICAR AUTOFILTROS

1. Seleccionar solo los rótulos de columnas.
2. Ir a la ficha Inicio, grupo Modificar.
3. Abrir el menú Ordenar y Filtrar, seleccionar la opción Filtro.

5. Para aplicar un filtro hacer clic en las pestañas que apareceren en cada rótulo de columna.
6. Seleccionar la opción Filtro de…
7. Elegir la opción necesaria para definir el filtro.

EJEMPLO 3
En la siguiente tabla aplicar los filtros que se piden a continuación:
1. Filtrar la tabla para que solo aparezcan los registros en los cuales el nombre comience con la letra
A.

Ing. Claudio Figueroa Página 10

MS Excel Ofimática
- Realizar los pasos 5, 6 de la sección anterior.
- En Filtros de Texto seleccionar la opción Comienza por…
- Establecer el criterio (letra A).

2. Filtrar la tabla para que solo aparezcan los registros de los alumnos que se matricularon en el año
2010.
- Realizar los pasos 5, 6 de la sección anterior.
- En Filtros de Fecha seleccionar la opción Entre…
- Establecer el criterio (entre 01/01/2010 y 31/12/2010).

3. Filtrar la tabla para que solo aparezcan los registros en los cuales el promedio sea mayor que 85.
- Realizar los pasos 5, 6 de la sección anterior.
- En Filtros de Número seleccionar la opción Mayor Que…
- Establecer el criterio (entre 01/01/2010 y 31/12/2010).

Ing. Claudio Figueroa Página 11

MS Excel Ofimática

4. Filtrar la tabla para que solo aparezcan los registros en los cuales los nombres que contienen la
letra e.
- Realizar los pasos 5, 6 de la sección anterior.
- En Filtros de Texto seleccionar la opción Contiene …
- Establecer el criterio (letra e

X. AGREGAR SUBTOTALES
Cuando hablamos de subtotales de una tabla nos estamos refiriendo a crear un resumen de los
datos agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
1. Seleccionar el rango de toda la tabla, incluyendo los rótulos de columna.
2. Antes de aplicar el subtotal se deben ordenar los registros según el campo alcual se le aplicará el
subtotal
3. Ir a la ficha Datos.
4. En el grupo Esquema hacer clic en Subtotal.
5. En la ventana Subtotal se definen los criterios del subtotal.

Ing. Claudio Figueroa Página 12

MS Excel Ofimática

EJEMPLO 4
1. Aplicar un subtotal que muestre cuántos alumnos hay en cada carrera.
- Realizar los pasos 1 a 4 de la sección anterior, ordenando por Carrera.
- En la ventana Subtotal definir los siguientes parámetros:
a. Para cada cambio en: Campo por el cual se agruparán los resultados.
b. Usar la función: el cálculo que se realizará.
c. Agregar subtotal a: Campo al cual se le aplicará el subtotal.

2. Aplicar un subtotal que muestre los promedios de las notas finales por campus.
Realizar los pasos del inciso 1, ordenando por Campus.

Ing. Claudio Figueroa Página 13

MS Excel Ofimática

3. Aplicar un subtotal que muestre la máxima nota final de cada carrera.

Realizar los pasos del inciso 1, ordenando por Campus.

XI. FÓRMULAS
Excel 2010 permite el uso de operadores tanto aritméticos, de texto y decomparación, de esta
manera pueden idearse fórmulas complejas que ayuden al buen funcionamiento de sus datos.
1. Operadores Aritméticos.

2. Operadores de Texto y de Comparación.

Ing. Claudio Figueroa Página 14

MS Excel Ofimática

EJEMPLO 5
Llenar las celdas vacías de la siguiente tabla según los criterios dados a continuación:
- La comisión será la 22ava parte del precio del vahículo.
=F2/22

- El ISV será el 12% del precio del vehículo.

=F2*12%

- Se dará un descuento del 2.5% de la suma del precio del vehículo y la comisión.
= (F2+G2)*2.5%

- Calcular el Valor Neto.

Ing. Claudio Figueroa Página 15

MS Excel Ofimática
=F2+G2+H2-I2

XII. OPERACIONES CON REFERENCIA DE CELDA ABSOLUTA

Cuando se crea un fórmula y esta se copia, con el controlador de relleno por ejemplo, a las siguientes
celdas; la referencia a las celdas se “actualiza” a las de las filas siguientes.
Ejemplo: Sumar las celdas de la columna A con las celdas de la columna B.

En la primera fila la fórmula es =A2+B2, al copiarla hacia abajo se actualizan las referencias de celdas
a =A3+B3, =A4+B4 y A5+B5.
En algunos casos será necesario que no se actualice alguna de las referencias de celda, entonces se
utiliza las referencias absolutas.
Ejemplo: Dividir las celdas de la columna A entre la celda de la columna B.

En la primera fila la fórmula es =A2+$B$2, al copiarla hacia abajo se actualizan sólo las referencias
de celdas de la columna A, la referencia a la celda de la columna B no se actualiza.
=A3+$B$2, =A4+$B$2 y A5+$B$2.
Esto se logra colocando el símbolo $ antes y después de la letra del nombre de la celda.

XIII. ERRORES DE FÓRMULA

Este error aparece cuando se intenta realizar una división entre cero o quizá
entre una celda vacía.
Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valor deseado
y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto.

Ing. Claudio Figueroa Página 16

MS Excel Ofimática

Este error es muy común en una hoja de excel, indica que está mal escrito el
nombre de una fórmula.
Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza correctamente los
separadores de parámetros (,) o (;) de una función.
Este error en excel, nos indica que existe un error en algún número que
funciona como argumento en la fórmula.
Este error nos indica que la fórmula que se esté utilizando, presenta una
referencia de cleda no válida, por ejemplo =A1*B1 si de casualidad se eliminó
la columna A o la columna B.
Este error aparece cuando no se ha utilizado un argumento correctamente,
esto suele suceder cuando introducimos un texto cuando la función nos pide
un número.

Ing. Claudio Figueroa Página 17