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EXCEL 2013

OPTIMIZACIN CN FUNCINES,
GRA FICS Y ANA LISIS DE DATS.

ING. JACP

Excel 2013
Formulas avanzadas ............................................................................................................................ 1
Adjuntar comentarios ..................................................................................................................... 1
Usar una frmula para consolidar datos ......................................................................................... 2
Asignando nombres a rangos en Excel ............................................................................................ 3
Reglas de Sintaxis ........................................................................................................................ 4
Listas dependientes......................................................................................................................... 5
Funciones ............................................................................................................................................ 7
Funcin CONTAR ............................................................................................................................. 7
Funcin CONTARA ........................................................................................................................... 9
FUNCION CONTAR.BLANCO ............................................................................................................ 9
MAX ................................................................................................................................................. 9
MIN ................................................................................................................................................ 10
Funciones de Texto ....................................................................................................................... 11
IZQUIERDA ................................................................................................................................. 11
DERECHA ................................................................................................................................... 12
CONCATENAR ............................................................................................................................ 13
EXTRAE ...................................................................................................................................... 13
Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnas ........................................ 15
Funcin Si ...................................................................................................................................... 15
Funcin SI anidada .................................................................................................................... 16
FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2) ............................................................................... 17
FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2) .............................................................................. 17
Fechas............................................................................................................................................ 20
HOY ............................................................................................................................................ 20
Funcin AHORA ......................................................................................................................... 21
Funciones Excel DIA MES y AO ............................................................................................... 21
Funcin DIA ............................................................................................................................... 22
Funcin MES .............................................................................................................................. 22
Funcin AO.............................................................................................................................. 23
Bsqueda ....................................................................................................................................... 24
Funcin BUSCAR ........................................................................................................................ 24

ING. JACP
Funcin COINCIDIR .................................................................................................................... 24
Funcin BUSCARV...................................................................................................................... 25
Nuevas funciones Excel 2013: SI.ND combinada con BUSCARV ............................................. 30
Funcin BUSCARH ..................................................................................................................... 30
Analizar los datos al instante ............................................................................................................ 32
Qu caracterstica de anlisis debo usar? ................................................................................... 33
Formato Condicional ..................................................................................................................... 36
Formato condicional en nmeros ............................................................................................. 36
Formato condicional en texto ................................................................................................... 38
Formato condicional en fechas ................................................................................................. 39
Resaltar duplicados con Formato condicional .......................................................................... 40
Validacion de Datos....................................................................................................................... 42
Qu opciones tengo para validar .............................................................................................. 42
Cmo comienzo? ..................................................................................................................... 42
Aplicar validacin sobre datos ya introducidos ........................................................................ 44
Organizar los datos de una hoja de trabajo con tablas ..................................................................... 45
Filtrar datos en una tabla Excel ..................................................................................................... 48
Mostrar los totales de los nmeros .............................................................................................. 49
Filtrar por texto o nmeros especficos ........................................................................................ 50
Filtrar elementos por color ........................................................................................................... 50
Crear una segmentacin de datos para filtrar sus datos de tabla ................................................ 51
Filtros avanzados ........................................................................................................................... 53
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor .................................................................. 54
Considerar la distincin entre maysculas y minsculas .......................................................... 54
Utilizar nombres predefinidos................................................................................................... 54
Subtotales...................................................................................................................................... 58
Funciones Base de Datos en Excel ................................................................................................ 60
Visualizacin de datos con graficas ................................................................................................... 63
Grficos recomendados en Excel 2013 ..................................................................................... 65
Ficha Herramientas de grfico .................................................................................................. 68
Crear hojas de grficos en Excel ................................................................................................ 68
Anlisis de datos................................................................................................................................ 69

ii

ING. JACP
Minigrficos en Excel 2013............................................................................................................ 69
Tipos de minigrficos en Excel .................................................................................................. 69
Escenarios...................................................................................................................................... 72
Buscar objetivo .............................................................................................................................. 76
Importar o exportar archivos de texto .......................................................................................... 78
Auditoria De Hojas De Clculo .......................................................................................................... 82
Mostrar las relaciones entre las frmulas y las celdas.................................................................. 82
Frmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en particular (dependientes) ........ 83
Ver todas las relaciones en una hoja de clculo ........................................................................... 84
Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo .................................................................. 85
Nuevas funciones 2013 ..................................................................................................................... 86

iii

Formulas avanzadas
Adjuntar comentarios
Como hemos visto anteriormente a una celda se le puede insertar un texto, un nmero o una
frmula, pero independientemente del tipo de dato que insertemos tambin se le puede adjuntar un
comentario. Los comentarios son tiles para el usuario como avisos propios, por ejemplo para
anotar como funciona una frmula compleja o para informar de su contenido a otros usuarios.
1. Los pasos para adjuntar un comentario son:
2. Situarse en la celda en la cual queremos adjuntar el comentario.
3. Ir al men Insertar/Comentario o bien mediante el men contextual (hacer clic con el
botn
derecho
del
ratn)
seleccionar comentario

Se abre un cuadro como el de la figura anterior indicando el usuario que hace el


comentario.
4. Escribir en el cuadro el comentario
5. Para terminar hacer clic fuera del cuadro.
Informacin: El nombre del usuario que aparece en el comentario, Excel lo toma de un panel en el
que aparece el nombre del usuario desde el momento en que el programa se instal en nuestro
ordenador. Este dato se puede observar y/o modificar desde Men de Herramientas -> Opciones...
(abajo del todo) -> Solapa General: Nombre de usuario.
Una celda que tiene un comentario se distingue de las dems porque tiene un tringulo rojo en su
parte superior derecha y al situar el cursor sobre ella se despliega el comentario.

Para modificar un comentario:


1. Nos situamos en la celda que lo contiene.

ING. JACP
2. Ir al men Insertar/Modificar Comentario o bien mediante el men contextual
seleccionar Modificar comentario
3. Se abre el cuadro del comentario de forma que permite modificar su contenido
4. Una vez que hemos terminado hacer clic fuera del cuadro.
Para eliminar un comentario:
1. Nos situamos en la celda que lo contiene.
2. Ir al men Insertar/Modificar Comentario seleccionar el cuadro y hacer clic en la tecla
SUPR o bien mediante el men contextual seleccionar Eliminar comentario
En definitiva, es bueno aadir comentarios en nuestros trabajos de cara a futuras necesidades de
aclaracin. Me recuerda a los papelitos amarillos Post-It que solemos tener pegados por doquier.

Usar una frmula para consolidar datos


1. En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee para
los datos de consolidacin.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
3. Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada
hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En
cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
Si los datos que se van a consolidar estn en celdas diferentes de otras hojas de clculo

Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada
hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo
denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en
la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir lo siguiente:

Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una frmula sin escribir,
escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja
de clculo y, a continuacin, haga clic en la celda.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de
clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de
hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta

ING. JACP
Marketing (ambos incluidos), tendra que escribir lo siguiente en la celda A2 de la hoja de clculo
maestra:

NOTA Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una consolidacin por
frmula siempre se actualiza automticamente cuando cambian los datos de las hojas de clculo
independientes.

Asignando nombres a rangos en Excel

Hasta ahora siempre que hemos empleado las referencias, ya sean absolutas, relativas o mixtas,
en una frmula ha sido denotando el rango de por su celda inicial y la celda final, separadas
por dos puntos. En el caso de las referencias absolutas, existe otra forma, mucho ms cmoda
de referirse a un rango: asignndole un nombre. Es decir, podemos poner una etiqueta a un
rango de celdas y luego referirnos a ese rango mediante su nombre, mucho ms corto y fcil.
Por ejemplo, puedo nombrar al rango B3:D8 como artculos y luego emplearlo en una frmula
con la funcin suma: =suma(articulos), para calcular la suma de todas las celdas del rango B3:D8
que hemos llamado artculos.
Para asignarle un nombre a un rango operaremos de la siguiente manera:

Seleccionamos el rango de celdas al que le queremos asignar el nombre. Este rango


puede ser de celdas contiguas o no. Si no lo son, para seleccionarlo, usaremos la tecla
[Ctrl].

En el extremo ms a la izquierda de la barra de frmulas vemos un desplegable,


denominado Cuadro de nombre. Hacemos click en l, escribimos el nombre y
pulsamos Enter.

Otra manera para asignar un nombre a un rango de celdas es desde el men frmulas. Una vez
seleccionado el rango, hacemos Frmulas > Asignar nombre a un rango > Definir
nombre... Usando esta opcin podremos aadir un comentario a modo de recordatorio al nombre
asignado. As mismo, podemos variar el mbito de validez del nombre. Por defecto, el nombre est
definido para todo el libro, pero podemos hacer que se circunscriba nicamente a una o varias de
las hojas del libro.

ING. JACP

Pero no hemos acabado, existe un tercer mtodo de nombrar rangos. Si en el rango al que
queremos nombrar existe una celda con el nombre, a modo de ttulo o encabezado, por ejemplo,
podemos asignar el nombreseleccionando el rango (includo la celda que contiene el nombre),
y luego seleccionando la opcin Crear desde la Seleccin del men Frmulas.

Acabamos recordando que el uso de nombres para referirse a rangos de celdas supone la
utilizacin de ese rango en Referencias Absolutas.

Reglas de Sintaxis
Los nombres tienen que cumplir con una serie de reglas para que Excel los interprete
correctamente. Varias de las consultas que he recibido relacionadas con que no les funciona
determinado truco, se deben a que los nombres especificados NO cumplen con alguna de estas
condiciones.

ING. JACP
Las reglas que deben cumplir los nombres son:

Caracteres vlidos: El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter de
subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de los caracteres del nombre pueden ser
letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.

No puede haber nombres de una letra sola que sean c o r. Tanto maysculas como
minsculas.

No pueden tener nombres iguales a referencias de celdas. Ejemplo Z$100 o R1C1.

No estn permitidos los espacios. Se puede utilizar carcter de subrayado (_) y el punto (.)
como separadores de palabra, por ejemplo Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.

Longitud de nombre: Mximo 255 caracteres.

Maysulas y minsculas: Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula en


los nombres. Por ejemplo, si has creado el nombre Ventas y luego crea otro nombre
VENTAS en el mismo libro, Excel pedir que seleccione un nombre nico.

Si sigues estas reglas, no tendrs problema para utilizas nombres y podrs sacarle mucho ms
provecho a esta propiedad del Excel.
Se pueden usar nombres en frmulas siempre y cuando ambas tengan el mismo ancho o alto por
ejemplo:
=Poblacin/Superficie
O usar en funciones por ejemplo:
=Suma(Superficie)

Listas dependientes
En esta ocasin mostrar una tcnica para crear listas dependientes en Excel de la seleccin de
otra lista. Empezaremos por crear una lista de pases del mundo. En base a la seleccin que se
realice en dicha lista tendr una segunda columna que mostrar las ciudades ms importantes del
pas seleccionado.

En una segunda hoja de Excel he creado tambin las listas de ciudades que se desplegarn para
cada pas.

ING. JACP

El siguiente paso es muy importante porque a cada rango de ciudades le pondr el nombre del
pas al que pertenecen.

Es importante que el nombre del rango tenga el mismo nombre tal y como aparece en la lista
de pases. Una vez nombrados todos los rangos de acuerdo al pas al que pertenecen puedo crear
las listas de validacin de datos para las ciudades.
Selecciona las celdas que contendrn las listas de ciudades y ve al comando Validacin de datos
en donde elegiremos la opcin Lista y en el recuadro Origen especificaremos la siguiente frmula.

ING. JACP
Al aceptar los cambios Excel mostrar un mensaje de advertencia diciendo que el origen evala un
error lo cual quiere decir que en ese momento no hay seleccin alguna de un pas y por lo tanto no
se puede hacer una seleccin apropiada de ciudades. Todo est listo. Cuando selecciones un pas
de la primera columna, automticamente se mostrar la lista de ciudades correspondientes a dicho
pas.

Las listas dependientes en Excel son de gran utilidad para validar adecuadamente los datos que
son ingresados en una hoja. Recuerda que entre mejor calidad tengas en los datos mejor ser
el anlisis y evaluacin que podrs hacer de ellos.

Funciones
Funcin CONTAR
En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin CONTAR de Microsoft
Office Excel.
Descripcin
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros
dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en
un campo de nmero de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente
frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:
=CONTAR(A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen nmeros, el resultado es 5.
Sintaxis
CONTAR(valor1; [valor2],...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:
valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar
nmeros.

ING. JACP
valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que
desea contar nmeros.
NOTA Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos
de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Observaciones

Se cuentan argumentos que son nmeros, fechas o una representacin de texto de los
nmeros (por ejemplo, un nmero entre comillas, como "1").

Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones textuales de nmeros


escritos directamente en la lista de argumentos.

No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir
a nmeros.

Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa
matriz o referencia. No se cuentan celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error
de la matriz o de la referencia.

Si desea contar valores lgicos, texto o valores de error, use la funcinCONTARA.

Si desea contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, use la
funcin CONTAR.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

A
1
2

Datos
Ventas

3
8/12/2008
4
5
6

19

22,24

VERDADERO

9
#DIV/0!

ING. JACP

Frmula

Descripcin

Resultado

=CONTAR(A2:A8)

Cuenta la cantidad de celdas que contienen


nmeros en las celdas de A2 a A8.

=CONTAR(A5:A8)

Cuenta la cantidad de celdas que contienen


nmeros en las celdas de A5 a A8.

=CONTAR(A2:A8;2)

Cuenta la cantidad de celdas que contienen


nmeros en las celdas de A2 a A8 y el valor 2

10

11

12

Funcin CONTARA
Como se mencion al principio de esta nota, esta funcin es mucho ms amplia: cuenta todas las
celdas no-vacas dentro del rango. Esto es, que tengan cualquier cosa: nmero, texto, error o valor
lgico.
Es por esto que, el resultado de la funcin CONTARA(E3:E10), el cual contiene 8 celdas, da como
resultado 7, lo que nos indica que hay 7 celdas ocupadas (ya que la que se encuentra en tercera
posicin est vaca).

FUNCION CONTAR.BLANCO
Cuenta los espacios en blanco que hay en un rango

Como se ve la funcin CONTAR.BLANCO que est en la celda C9 cuenta las celdas en blanco
que estn en el rango C1:D7 que son 3.

MAX

ING. JACP
La funcin MAX sirve cuando tenemos un conjunto de nmeros y deseamos saber cul es el
mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una
combinacin de ambas. Esta funcin ignorar aquellos valores que sean de tipo texto o lgico.
Ejemplo de operacin: Utilizando la funcin MAX obtener cual es el nmero ms grande de
los siguientes nmeros: 10, 86, 87,15, 1, 16, 54, 68, 90, 62.
Suponiendo que acomodamos todos los numero es la columna A como en aprecia en la siguiente
imagen:

Aplicaramos la funcin de la siguiente forma:


=MAX(A1:A10)

Y en este caso el nmero mayor es: 90

MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...

son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.

Observaciones

10

ING. JACP

Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o
representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto
que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o
referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz
o referencia se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse por alto,
utilice la funcin MINA.

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.

Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

A
1

Datos

10

3
7

4
5

27
2
Frmula

Descripcin (Resultado)

=MIN(A2:A6)

El menor de los nmeros anteriores (2)

=MIN(A2:A6;0)

El menor de los nmeros anteriores y 0 (0)

Funciones de Texto
IZQUIERDA
IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto; [nm_de_caracteres])

La sintaxis de las funciones tiene los siguientes argumentos:

Texto

Obligatorio. La cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

11

ING. JACP

Nm_de_caracteres Opcional. Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer


con la funcin IZQUIERDA.

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.

Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo el


texto.

Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Ejemplo
EJEMPLO 1: IZQUIERDA
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

A
1

Datos

Precio de venta

3
Suecia
4
5
6

Frmula

Descripcin (resultado)

=IZQUIERDA(A2;4)

Primeros cuatro caracteres de la cadena de texto (Prec)

=IZQUIERDA(A3)

Primer carcter de la segunda cadena (S)

DERECHA
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto

es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Nm_de_caracteres

especifica el nmero de caracteres que desea extraer con DERECHA.

Observaciones

Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.

12

ING. JACP

Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolver todo el


texto.

Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Ejemplo (DERECHA)
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

A
1
2

Datos
Precio de venta

3
Nmero de accin
Frmula

Descripcin (Resultado)

=DERECHA(A2;5)

Los ltimos 5 caracteres de la primera cadena (Precio)

=DERECHA(A3)

El ltimo carcter de la segunda cadena (n)

CONCATENAR
Ejemplo de la funcin
Si en la celda A1 tenemos el texto Juan, en la celda A2 Rodriguez y queremos que en la celda
A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberamos escribir la siguiente funcin:
=CONCATENAR(A1; ;A2)
Observa que el segundo argumento es de esta forma hacemos que el nombre y el apellido
salgan separados por un espacio.

Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la funcin Concatenar sera utilizando &
de la siguiente forma: =A1& &A2

EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la
posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto

es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Posicin_inicial
es la posicin del primer carcter que desea extraer de texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.

13

ING. JACP
Observaciones
1. Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vaco).
2. Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms
nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el
final de texto.
3. Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
4. Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!
Ejemplo (EXTRAE)
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de


columna.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Presione CTRL+C.

En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.

Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados,
presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditora de
frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas.
A

1
2

Datos
Flujo de lquido
Frmula

Descripcin (Resultado)

=EXTRAE(A2;1;5)

Cinco caracteres de la cadena anterior, a partir del primero (Flujo)

=EXTRAE(A2;7;20)

Veinte caracteres de la cadena anterior, a partir del sptimo (de


lquido)

=EXTRAE(A2;20;5)

Como el punto inicial es mayor que la longitud de la cadena, se


devuelve texto vaco ()

En 2013 esta funcin cambia de nombre por MED

14

ING. JACP

Dividir nombres con el Asistente para convertir texto en columnas


Utilice el Asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido de celdas simples,
como nombres y apellidos, en columnas distintas.
NOMBRE COMPLETO

NOMBRE

APELLIDOS

Antonio Bermejo

Antonio

Bermejo

Almudena Benito

Almudena

Benito

Cecilia Cornejo

Cecilia

Cornejo

Nuria Gonzlez

Nuria

Gonzlez

Segn cmo se organicen los datos, puede dividir el contenido de las celdas en funcin de un
delimitador, como un espacio o un carcter (como una coma, un punto o un punto y coma) o puede
dividirlo en funcin de la ubicacin especfica de un salto de columna en los datos.

Funcin Si
Descripcin:
La funcin SI sirve para cuando requerimos evaluar una condicin y dependiendo de si se cumple
o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condicin tendramos un resultado y si no
se cumple el resultado sera otro.
Esta funcin requiere de tres (3) argumentos:
Prueba_Lgica: En la expresin que queremos evaluar.
Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lgica resulta
verdadera
Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lgica resulta falsa.
Ejemplo de operacin: Si el nmero que tenemos en la columna A es mayor que 5 la
columna B debe decir MAYOR, de lo contrario en B debe decir NO ES MAYOR
La funcin quedara de la siguiente forma:
=SI(A1>5,"MAYOR","NO ES MAYOR")
Como se aprecia en la imagen.

Posteriormente la funcin se debe repetir para cada valor que tengamos en A como se muestra
en la imagen.

15

ING. JACP

Finalmente tenemos el resultado.

Funcin SI anidada
Se dice que una funcin est anidada cuando se utiliza una funcin dentro de si misma.
Haciendo un poco ms complicado el ejemplo anterior, queremos saber si super el objetivo y si la
diferencia fue mayor de $5.000.
Esto es, tenemos que hacer DOS comparaciones: Si supera el objetivo y si lo supera por ms o
menos de $5.000
Empezamos con la funcin:
=SI(Ventas<Objetivo) Entonces (caso VERDADERO) => No Cumpli
De lo contrario (caso FALSO)
=SI(Ventas-Objetivo<5000) Entonces (caso Verdadero) => Pas menos de $5.000
De lo contrario (caso FALSO) => Pas ms de 5.000.
La frmula completa quedara para el ejemplo anterior:
=SI(B2<C2;No Cumpli;SI(B2-C2<5000;Pas menos de $5.000;Pas ms de $5.000))
Varias veces necesitamos comparar dos valores y tomar una decisin.
A veces con que se cumpla una condicin es suficiente. A veces necesitamos que se cumplan las
dos condiciones.
Recordando las tablas de lgica del secundario (Tena razn el profesor! para algo servan!),
tenemos la comparacin con Y y con O.
Ambas son intuitivas: Y implica que ambas condiciones se cumplan. O, que puede ser una u
otra.
A modo de recordatorio, estas son las tablas:

16

ING. JACP

FUNCIN Y(valor_lgico 1;valor_lgico_2)

Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara.


VERDADERO si ambas condiciones se cumplen.

Solamente devuelve

Ejemplos:
Y(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
Y(2<1;3>2) devuelve FALSO
Y(2<1;3<2) devueve FALSO

FUNCIN O(valor_lgico 1;valor_lgico_2)


Esta funcin tiene solo dos argumentos (lgicos) y los compara. Devuelve VERDADEROal menos
una de las dos condiciones se cumple.
Ejemplo:
O(2>1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3>2) devuelve VERDADERO
O(2<1;3<2) devueve FALSO
Vamos a ver un ejemplo prctico.
Dada una lista de vendedores, queremos asignarle la comisin de ventas que le corresponde
segn dos criterios:

El nivel de ventas supera el objetivo.


El precio promedio de las ventas supera cierto valor.

Si solo cumple uno de los objetivos, el vendedor tendr un 5% de comisin, mientras que si supera
ambos, se llevar un 15%.

17

ING. JACP
Por el contrario, si no alcanza al menos uno, no se lleva comisin.

Redactado en palabras:
SI las Ventas > Objetivo Y Precio> Objetivo, entonces corresponde 15%; de lo contrario, SI supera
el objetivo de venta O el de precio, corresponde 5%. SI no cumple ninguno, entonces la comisin
es 0%.
Vemos que no solo tenemos las funciones Y y O, sino distintas comparaciones usando SI (para
ver una descripcin de la funcin SI, ir ac).
Sin embargo, vemos que tenemos varios SI que dependientes entre s. Esto se llamanSI
anidados.
Recordemos la estructura de la funcin SI:
SI(Prueba_logica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)
En la columna D, debemos ingresar la frmula que nos ayude a determinar la comisin que
corresponda.

18

ING. JACP

Para esto, vamos a armar la armar la frmula para la celda D7 siguiendo el esquema de arriba.
Lo primero que debemos resolver es si se cumplen las DOS condiciones (el primer cuadro azul del
diagrama)

Y(B7>$C$1;C7>$C$2)

B7: Ventas del vendedor AAAAA

$C$1: Objetivos de ventas (referencias fijas porque no cambiapara los distintos


vendedores)

C7: Precio promedio vendedor.

$C$2: Objetivos de precio.

Ya tenemos la primera parte de la funcin:


SI(se cumplen ambas condiciones; 15% de comisin(valor_si_verdadero); <Ac necesitamos
armar la otra condicin del segundo cuadrado azul del diagrama)
=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;<Valor si falso>) [1]
Ahora debemos armar la parte de la derecha del diagrama, cuando NO se cumplen ambas
condiciones.
O(B7>$C$1;C7>$C$2)
Si la funcin da verdadero, corresponde el segundo nivel de comisin (que definimos en la celda
C3). La nica forma en que la evaluacin da FALSO, es si ninguna de las condiciones se
cumple. Por lo tanto, corresponde 0% de comisin.
=SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%) [2]
Al incluir esta ltima frmula en la frmula [1], tenemos para la celda D7:
=SI(Y(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$4;SI(O(B7>$C$1;C7>$C$2);$C$3;0%))

19

ING. JACP

Fechas
HOY
Descripcin
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que
Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de
especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de
serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero.
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo,
independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por
ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad
de esa persona a partir de este ao de nacimiento:
=AO(HOY())-1963
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha
actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.
NOTA Si la funcin HOY no actualiza la fecha segn lo previsto, es posible que tenga que
cambiar la configuracin que controla cundo se recalcula el libro o la hoja de clculo. En la
ficha Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la categora Frmulas en Opciones
de clculo, asegrese de que la opcinAutomtico est seleccionada.
Sintaxis
HOY()
La sintaxis de la funcin HOY no tiene argumentos.
NOTA Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan usarse
en los clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y
la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de
enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas predeterminado
diferente.
Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

1
2

Frmula

Descripcin

=HOY()

Devuelve la fecha actual.

=HOY()+5

Devuelve la fecha actual ms 5 das. Por ejemplo, si la


fecha actual es 1/1/2008, est frmula devuelve 6/1/2008.

20

ING. JACP

=VALFECHA("1/1/2030")HOY()

Devuelve el nmero de das entre la fecha actual y


1/1/2030. Tenga en cuenta que la celda A4 tiene que tener
el formato de General oNmero para que el resultado se
muestre correctamente.

=DA(HOY())

Devuelve el da actual del mes (1 - 31).

=MES(HOY())

Devuelve el mes actual del ao (1 - 12). Por ejemplo, si el


mes actual es Mayo, esta frmula devuelve 5.

Funcin AHORA
La funcin AHORA devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda
era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de
fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control.
Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo
Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se requiere mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de
clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice
cada vez que se abra la hoja de clculo.
La sintaxis de esta funcin es la siguiente:
AHORA()
La sintaxis de la funcin AHORA no posee argumentos.
Para considerar:

En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la
hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5
representa la hora 12:00 del medioda.

Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un clculo en la hoja
de clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza
constantemente.

Funciones Excel DIA MES y AO


En muchsimas oportunidades nos topamos con la situacin de requerir datos relacionados con
fechas, para ello MS Excel dispone de tres interesantes y tiles funciones que nos permiten
obtener resultados asociados por ejemplo a un da, mes o ao en especfico, en tal sentido en la
siguiente publicacin les estaremos explicando el uso de las funciones DIA, MES y AO.
Las funciones DIA, MES y AO las podemos hallar en la Biblioteca de funciones dentro de la
categora Fecha y hora como se aprecia en la siguiente imagen:

21

ING. JACP

Para considerar Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para
que se puedan utilizar en clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el
nmero de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.448
das posterior al 1 de enero de 1900. Para Macintosh, Excel utiliza un sistema de de fechas
predeterminado diferente.
Vamos a comenzar explicando la funcin DIA.

Funcin DIA
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se expresa como un
nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Veamos la sintaxis mediante la siguiente imagen:

Nm_de_serie: es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.

Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como
nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (Diciembre).
Veamos la sintaxis de esta funcin mediante la siguiente imagen:

22

ING. JACP
Nm_de_serie: es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.

Funcin AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero
comprendido entre 1900 y 9999.
Veamos la sintaxis de esta funcin mediante la siguiente imagen:

Nm_de_serie: es la fecha del ao que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando
la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones.
Es importante destacar que los valores que devuelven las funciones AO, MES Y DIA sern
valores gregorianos independientemente del formato de presentacin del valor de fecha
suministrado.
Una vez revisado estos puntos vamos a plantearle un sencillo ejemplo, dentro de una tabla
tenemos un grupo de datos asociados a fechas especficas y a partir de esas fechas vamos a
determinar el da, mes y ao de las celdas que seleccionemos, veamos mediante la siguiente
imagen la solucin al ejemplo propuesto:

Como se aprecia en la imagen tenemos tres resultados diferentes para cada una de las celdas ya
que al emplear cada una de las funciones descomponemos la fecha inicial para obtener el valor
que necesitamos.
Las funciones DIA, MES y AO son de mucha utilidad e importancia para realizar los clculos que
estn asociados con fechas ya que de una manera muy simple nos arrojan informacin que nos
permiten obtener datos para simplificar las tareas que estemos realizando.
Estas funciones puedes ser anidadas con una variada gama de funciones de MS Excel que nos
ofrecen la posibilidad de crear nuevas frmulas para as poder obtener los resultados deseados.

23

ING. JACP

Bsqueda
Funcin BUSCAR
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin BUSCAR en Microsoft Excel.
Descripcin
La funcin BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La
funcin BUSCARtiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la de matriz.
SI DESEA

VEA

USO

Buscar en un rango de una fila o


una columna (denominado vector)
un valor y devolver un valor desde
la misma posicin en un segundo
rango.

Forma
vectorial

Use la forma vectorial cuando disponga de una


amplia lista de valores en los que buscar o
cuando es posible que los valores cambien con
el tiempo.

Buscar el valor especificado en la


primera fila o columna de una
matriz y devolver un valor desde la
misma posicin en la ltima fila o
columna de la matriz.

Forma de
matriz

Use esta forma cuando disponga de una


pequea lista de valores y estos permanezcan
siempre constantes.

Tambin puede usar la funcin BUSCAR como alternativa a la funcin SI para crear
pruebas o realizar pruebas que excedan el lmite de funciones anidadas. Vea los
ejemplos de la forma de matriz.
Para que la funcin BUSCAR funcione correctamente, debe colocar los datos en los
que se realiza la bsqueda en orden ascendente. Si esto no es posible, considere la
posibilidad de usar las funciones BUSCARV , BUSCARH o COINCIDIR.

Funcin COINCIDIR
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin COINCIDIR en Microsoft
Excel.
Descripcin
La funcin COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y devuelve la
posicin relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores
5, 25 y 38, la frmula
=COINCIDIR(25,A1:A3,0)

24

ING. JACP

devuelve el nmero 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango.


Use COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR para conocer la posicin de un elemento en
un rango en lugar del elemento en s. Por ejemplo, puede usar la funcin COINCIDIR para
proporcionar un valor para el argumentofila de la funcin INDICE.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia])
La sintaxis de la funcin COINCIDIR tiene los siguientes argumentos:

Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que desea buscar en matriz_buscada. Por


ejemplo, cuando busca un nmero en la gua telefnica, usa el nombre de la persona como
valor de bsqueda, pero el valor que desea es el nmero de telfono.
El argumento de valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una
referencia de celda a un nmero, texto o valor lgico.

Matriz_buscada Obligatorio. Es el rango de celdas en que se realiza la bsqueda.


Tipo_de_coincidencia Opcional. Puede ser el nmero -1, 0 o 1. El
argumento tipo_de_coincidencia especifica cmo Excel hace coincidir
el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este
argumento es 1.
La siguiente tabla describe la manera en que la funcin encuentra valores basados en la
configuracin del argumento tipo_de_coincidencia.

TIPO DE
COINCIDENCIA

COMPORTAMIENTO

1 u omitido

COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado.


Los valores del argumento matriz_buscada se deben colocar en orden ascendente,
por ejemplo: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO.

COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual que


elvalor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en
cualquier orden.

-1

COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado.


Debe colocar los valores del argumento matriz_buscada en orden descendente, por
ejemplo: VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc.

Funcin BUSCARV
Este artculo describe la sintaxis de la frmula y el uso de la funcin BUSCARV en Microsoft Excel.

25

ING. JACP
Descripcin
Puede usar la funcin BUSCARV para buscar la primera columna de un rango de celdas y devolver
un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados
contenida en el rango A2:C10, los nmeros de identificacin de los empleados se almacenan en la
primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustracin.

Si conoce el nmero de identificacin del empleado, puede usar la funcin BUSCARV para
devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado
nmero 38, puede usar la frmula =BUSCARV(38, A2:C10, 3, FALSO). Esta frmula busca el valor
38 en la primera columna del rango A2:C10 y despus devuelve el valor contenido en la tercera
columna del rango y en la misma fila que el valor buscado ("Juan Carlos Rivas").
La V de BUSCARV significa vertical. Use BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de
comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, [ordenado])
La sintaxis de la funcin BUSCARV tiene los siguientes argumentos:
1. Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la
tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el
valor que proporcione para el argumentovalor_buscado es inferior al menor valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en, BUSCARVdevuelve al valor de error
#N/A.
2. Matriz_buscar_en Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar
una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos
valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y minsculas del
texto son equivalentes.
3. Indicador_columnas Obligatorio.
Es
un
nmero
de
columna
del
argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual
a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:

26

ING. JACP

Inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALOR!.


Superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de
error #REF!.
Ordenado Opcional. Es un valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
Si omite ordenado o es VERDADERO, devolver una coincidencia exacta o aproximada.
Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior
a valor_buscado.

IMPORTANTE Si omite ordenado o es VERDADERO, los valores de la primera columna


de matriz_buscar_endeben aparecer en orden ascendente; en caso contrario, es posible
que BUSCARV no devuelva el valor correcto.
Para ms informacin, vea Ordenar datos en un rango o tabla.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna
de matriz_buscar_en.

Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscar una coincidencia exacta. Si hay
dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el
argumento valor_buscado, se usar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una
coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
1.

2.

3.

Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegrese de que


los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al
final, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipogrficas ( o )
y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un
valor inesperado o incorrecto.
Al buscar valores de fechas o nmeros, asegrese de que los datos de la primera columna
de matriz_buscar_enno se almacenen como valores de texto, ya que, en ese
caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, puede usar los caracteres
comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El
signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o
un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.

Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de la nueva hoja de
datos de Excel. Para que las frmulas muestren resultados, seleccinelas, presione F2 y, despus,
presione Entrar. Si es necesario, puede ajustar los anchos de columna para ver todos los datos.
DENSIDAD

VISCOSIDAD

TEMPERATURA

0,457

3,55

500

27

ING. JACP
0,525

3,25

400

0,606

2,93

300

0,675

2,75

250

0,746

2,57

200

0,835

2,38

150

0,946

2,17

100

1,09

1,95

50

1,29

1,71

Frmula

Descripcin

Resultado

=BUSCARV(1,A2:C10,2)

Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 1 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 1 en
la columna A, que es
0,946, y despus
devuelve el valor de la
columna B en la
misma fila.

2,17

=BUSCARV(1,A2:C10,3,
VERDADERO)

Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 1 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 1 en
la columna A, que es
0,946, y despus
devuelve el valor de la
columna c en la
misma fila.

100

=BUSCARV(0.7,A2:C10,

Usando una
coincidencia

#N/A

28

ING. JACP
3,FALSO)

aproximada, busca el
valor 0,7 en la
columna A. Como en
la columna A no hay
ninguna coincidencia
exacta, devuelve un
error.

=BUSCARV(0.1,A2:C10,
2,VERDADERO)

Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 0,1 en la
columna A. Como 0,1
es inferior al menor de
los valores de la
columna A, devuelve
un error.

#N/A

=BUSCARV(2,A2:C10,2,
VERDADERO)

Usando una
coincidencia
aproximada, busca el
valor 2 en la columna
A, busca el mayor de
los valores que sea
inferior o igual a 2 en
la columna A, que es
1,29, y despus
devuelve el valor de la
columna B en la
misma fila.

1,71

29

ING. JACP

Nuevas funciones Excel 2013: SI.ND combinada con BUSCARV


La funcin SI.ERROR: Excel 2010 introdujo la funcin SI.ERROR para devolver un valor
especificado, en caso de que la frmula devuelva #N/A, #DIV/0!, #NOMBRE?, pero la cuestin
es que arrojar un resultado sin detectar cul fue el error devuelto.
Cmo funciona SI.ND con BUSCARV: La funcin con la cual se combinar es con la famosa
BUSCARV. Dicha funcin devuelve precisamente #N/A cuando un valor no se encuentra en la lista,
lo cual se vuelve de mucha utilidad sin tomamos en cuenta que dicha funcin es una de las ms
utilizadas entre los usuarios de Excel.

Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve
un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando
los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y
desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use
BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de
los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado

es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser

un valor, una referencia o una cadena de texto.


Matriz_buscar_en

es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una

referencia a un rango o el nombre de un rango.

Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros
o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo

30

ING. JACP

contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es


necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener ms
informacin, vea Ordenar datos.

Indicador_filas

es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor

coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si


indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente.
Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si
indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #REF!
Ordenado

es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta

o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si


no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor que sea inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolver el valor de error #N/A.
Observaciones

Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los
caracteres comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo
de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter.

Ejemplo
El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco .

1
2

Ejes

Cojinetes

Pernos

10

11

3
4

31

ING. JACP

Frmula

Descripcin (resultado)

=BUSCARH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)

Busca Ejes en la fila 1 y devuelve


el valor de la fila 2 que est en la
misma columna (4)

=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;FALSO)

Busca Cojinetes en la fila 1 y


devuelve el valor de la fila 3 que
est en la misma columna (7)

=BUSCARH("B";A1:C4;3;VERDADERO)

Busca B en la fila 1, y devuelve el


valor de la fila 3 que est en la
misma columna. Debido a que B
no es una coincidencia exacta, se
utiliza el siguiente valor menor
que B: Ejes. (5)

=BUSCARH("Pernos";A1:C4;4)

Busca Pernos en la fila 1 y


devuelve el valor de la fila 4 que
est en la misma columna (11)

=BUSCARH(3;{1;2;3\"a";"b";"c"\"d";"e";"f"};2;VERDADERO)

Busca 3 en la primera fila de la


constante matricial y devuelve el
valor de la fila 2 en la misma
columna (c)

Analizar los datos al instante


Sola requerir algo de trabajo analizar sus datos pero ahora solo son necesarios uno pasos. Puede
crear al instante diferentes tipos de grficos, incluidos grficos de lneas y columnas, o agregar
grficos en miniatura (denominados minigrficos). Tambin puede aplicar un estilo de tabla, crear
tablas dinmicas, insertar totales con rapidez y aplicar formato condicional.

Seleccione las celdas que contiene los datos que desea analizar.

Haga clic en el botn Anlisis rpido

en la parte inferior derecha de los datos

seleccionados (o presione Ctrl + Q).

32

ING. JACP

1.
En la galera Anlisis rpido, seleccione la pestaa que desee. Por ejemplo,
elija Grficos para ver los datos en un grfico.

Elija una opcin o simplemente seale a cada una para obtener una vista previa.

Puede que observe que las opciones entre las que puede elegir no son siempre las mismas. Eso
se debe a que las opciones cambian en funcin del tipo de datos que ha seleccionado en el libro.

Qu caracterstica de anlisis debo usar?


Si no est seguro de qu opcin de anlisis elegir, aqu tiene una introduccin rpida.
Formato permite resaltar parte de sus datos agregando aspectos como colores y barras de datos,
lo cual le permite ver con rapidez valores altos y bajos, entre otras cuestiones.

33

ING. JACP

Grficos Excel recomienda diferentes grficos, en funcin del tipo de datos que ha seleccionado.
Si no ve el grfico que desea, haga clic en Ms grficos.

Totales permite calcular los nmeros en columnas y filas. Por ejemplo, Total inserta un total que
aumenta a medida que agrega elementos a sus datos. Haga clic en las pequeas flechas negras a
la derecha y a la izquierda para ver ms opciones.

34

ING. JACP

Tablas facilita el filtrado y la ordenacin de sus datos. Si no ve el estilo de tabla que desea, haga
clic en Ms.

Minigrficos son similares a grficos diminutos que puede mostrar junto con sus datos.
Proporcionan una manera rpida de ver tendencias.

35

ING. JACP

Formato Condicional

Formato condicional en nmeros


Cuando los datos de nuestras celdas son valores numricos, Excel provee de varias opciones para
aplicar un formato condicional rpidamente. Las primeras alternativas que analizaremos sern
las que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas.

Sabiendo que nuestros datos son valores numricos, podemos utilizar las siguientes opciones:

Es mayor que: Se aplicar el formato a todas las celdas con un valor mayor al
especificado.
En menor que: El formato ser aplicado a las celdas con un valor menor que el indicado.
Entre: Excel evaluar las celdas para saber aquellas que tengan un valor dentro del rango
indicado y se les aplicar el formato.
Es igual a: Solo las celdas que sean iguales al valor indicado tendrn el formato.

Una vez que seleccionamos la opcin que deseamos utilizar, Excel mostrar un cuadro de dilogo
que nos permitir indicar los valores numricos con los cuales se realizar la comparacin y
tambin podremos proporcionar todo el detalle del formato a aplicar. En la siguiente imagen
puedes notar la aplicacin de cada una de las reglas mencionadas anteriormente sobre nuestros
datos numricos:

36

ING. JACP

Otras reglas de formato condicional que podemos aplicar rpidamente a celdas con valores
numricos son las que se encuentran bajo la opcin de men Reglas superiores e inferiores:

37

ING. JACP
A continuacin describo brevemente cada una de estas opciones de formato condicional.

10 superiores: Se aplicar el formato exactamente a las 10 celdas que tengan los valores
ms altos. Es posible modificar la cantidad de celdas superiores a las que se aplicar el
formato.
10% de valores superiores: Excel aplicar el formato al 10% de las celdas que contengan
los valores ms altos. Tambin es posible indicar un porcentaje diferente al 10%.
10 inferiores: El formato se aplica a las 10 celdas con los valores ms bajos.
10% de valores inferiores: El formato es aplicado al 10% de las celdas con los valores
ms bajos dentro del rango.
Por encima del promedio: Excel obtiene el promedio de todos los valores numricos del
rango y aplica el formato a las celdas que tengan un valor por encima de dicho promedio.
Por debajo del promedio: Despus de obtener el promedio, el formato ser aplicado en
las celdas que tengan un valor inferior.

En la siguiente imagen vemos aplicada cada una de las reglas de formato condicional anteriores:

Con estos ejemplos de formato condicional podemos ver lo fcil que es utilizar esta
funcionalidad para resaltar los valores numricos de nuestro inters.

Formato condicional en texto


Si nuestras celdas contienen texto podemos utilizar algunas opciones de formato condicional
para resaltar nuestras celdas. La primera opcin que podemos utilizar es la regla que nos ayuda a

38

ING. JACP
saber si un valor es igual a otro, me refiero a la opcin que se encuentra en Inicio > Estilos >
Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Es igual a.

Esta opcin comparar el valor de cada celda con la cadena de texto especificada y en caso de ser
iguales se aplicar el formato. Es importante mencionar que esta regla no es sensible a
maysculas y minsculas. Otra regla de formato condicional para texto que podemos utilizar es
la opcin Texto que contiene que se encuentra en el mismo men que la opcin anterior, solo que
en este caso, Excel buscar las celdas que contengan la cadena de texto especificada. Observa un
ejemplo de ambas reglas:

Formato condicional en fechas


Si los datos que tenemos en nuestra hoja son fechas, entonces existe una opcin especialmente
diseada para este tipo de datos. Podemos aplicar formato condicional a celdas que contienen

39

ING. JACP
fechas desde Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Una fecha. Al
hacer clic sobre esta opcin se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Esta opcin nos permitir resaltar fcilmente las celdas que contengan una fecha que cumpla con
el criterio seleccionado: Hoy, Ayer, Maana, En los ltimos 7 das, Semana pasada, etc.

Resaltar duplicados con Formato condicional


Tambin es posible utilizar el formato condicional para resaltar duplicados en nuestros datos.
Esta opcin funciona para cualquier tipo de dato que tengamos en las celdas, ya sean nmeros,
fechas e inclusive texto. La opcin que tenemos que elegir para resaltar valores duplicados se
encuentra en Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Duplicar valores:

40

ING. JACP
Esto mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir elegir si queremos resaltar los valores que
estn duplicados o los valores nicos. A continuacin puedes ver un ejemplo de estas opciones
sobre nuestros datos:

La regla Duplicados se aplicar sobre todos los elementos que aparecen ms de una vez y la regla
nicos ser para las celdas que solamente aparecen una vez dentro del rango.
Con estos ejemplos de formato condicional en Excel 2013 podemos darnos cuenta de los
beneficios que tiene esta funcionalidad para ayudarnos a resaltar rpidamente celdas que cumplen
con algn criterio establecido. Adems de las opciones revisadas hasta ahora existen otros tipos
de formato condicional que revisaremos en lecciones posteriores.

41

ING. JACP

Validacin de Datos
Qu opciones tengo para validar
Excel provee de varios tipos de validaciones, las cuales podemos adecuarlas a nuestros formatos.
En la siguiente lista vemos qu tipos de datos podemos validar.

Nmero entero. Entendamos por nmero entero, todos aquellos que no cuenten con
decimales.
Decimal.Este tipo se puede usar sobretodo si deseamos usar porcentajes en las celdas. Si
deseamos introducir 20%, en la celda pondremos .2 y damos formato de porcentaje.
Lista. Definimos una lista de valores que se encuentren en un rango de cualquier hoja.
Fecha. Aqu los datos deben tener formato de fecha.
Hora. Se validar que el dato introducido sea hora.
Longitud de texto. Se validar si el texto introducido cumple con la longitud asignada.
Personalizada. Podremos personalizar nuetra validacin mediante una frmula, por
ejemplo podemos permitir que en la celda slo se inserten frmulas, para lo cual
definiremos la siguiente frmula como validacin en la celda =ESFORMULA(D9).

La validacin de datos numricos, fecha y hora tendrn los siguientes criterios de validacin que
podremos usar:

Entre.

No est entre.

Igual a.

No igual a.

Mayor que.

Menor que.

Mayor o igual que.

Menor o igual que.

Cmo comienzo?
Se podrn validar celdas nicas o rangos adyacentes o no adyacentes. Slo debemos elegir la o
las celdas a validar y nos vamos a la pestaa Datos > Validacin de datos. Para mostrar un
ejemplo, vamos a permitir slo el ingreso de datos que se encuentren en una lista mediante un
ComboBox en una celda.

42

ING. JACP

En la pestaa de Mensaje de entrada, especificaremos un mensaje como ayuda visual para que el
usuario sepa qu datos debe ingresar.

Podemos definir un mensaje con un aviso al cliente de que el valor ingresado no coincide con la
validacin definida. En la pestaa Mensaje de error definimos el tipo de aviso y el texto.

43

ING. JACP

En la siguiente tabla vemos los distintos tipos de avisos que podemos utilizar segn convenga.

Aplicar validacin sobre datos ya introducidos


La validacin se genera al momento de introducir datos, pero qu sucede cuando ya tenemos
nuestros datos y deseamos saber si alguno no cumple con las reglas que le queremos definir.
En el botn de Validacin de datos, tenemos al opcin de Redondear con un crculo los datos no
vlidos. En la siguiente imagen definimos que slo deben permitirse fechas que pertenezcan al ao
2013, pero como ya las tena antes de la validacin, las voy a marcar para saber cules no
cumplen.

44

ING. JACP

Organizar los datos de una hoja de trabajo con tablas


Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla.
Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos para empezar.
1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrndola a la ltima celda de
los datos.
2. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mays a la vez que presiona las teclas de
flecha para seleccionar los datos.
3. Haga clic en el botn Anlisis rpido

de la esquina inferior derecha de la seleccin.

45

ING. JACP

Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que tendrn
los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.

Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u ordnelos
para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha

del

encabezado de tabla de una columna.

Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas
de verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

46

ING. JACP

Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a Z u Ordenar de la Z a la A.

47

ING. JACP

Filtrar datos en una tabla Excel


Cuando coloque sus datos en una tabla, los controles de filtrado se agregarn a los encabezados
de tabla automticamente.

Para un filtrado rpido, haga lo siguiente:

Haga clic en la flecha

En la lista de texto o nmeros, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior

del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.

de la lista y, a continuacin, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su
tabla.

48

ING. JACP

SUGERENCIA

Para ver ms elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior

derecha de la galera de filtros para ampliarla.

Haga clic en Aceptar.

La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono

para indicar que hay un filtro

aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Mostrar los totales de los nmeros


Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros rpidamente. Tanto si
se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del clculo debajo
o junto a los nmeros.
1.

Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o contar.

2.

Haga clic en el botn Anlisis rpido

3.

Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del clculo

de la esquina inferior derecha de la seleccin.

de los datos y haga clic en el botn para aplicar los totales.

49

ING. JACP

Filtrar por texto o nmeros especficos

Haga clic en la flecha

del encabezado de tabla de la columna que desea filtrar.

Si la columna tiene nmeros, haga clic en Filtros de nmero. Si la columna tiene


entradas de texto, haga clic enFiltros de texto.

Elija la opcin de filtrado que desee y, a continuacin, introduzca sus condiciones de


filtrado.

Por ejemplo, para mostrar nmeros por encima de una cantidad determinada, elija Mayor o igual
que y, a continuacin, introduzca el nmero que est pensando en el cuadro adyacente.

Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de
cuadros y elija Ypara que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea
verdadera.

Filtrar elementos por color

50

ING. JACP

Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar por los
colores o los iconos que se muestran en la tabla.
1.

Haga clic en la flecha

del encabezado de tabla de la columna que tiene formato de color o

formato condicional aplicado.


2.

Haga clic en Filtrar por color y, a continuacin, elija el color de celda, el color de fuente o el icono
por el que desea filtrar.

Los tipos de opciones de color que tendr dependern de los tipos de formato que haya aplicado.

Crear una segmentacin de datos para filtrar sus datos de tabla


En Excel 2010, se han incorporado segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar
datos de tabla dinmica. En Excel 2013, tambin puede crear segmentaciones de datos para filtrar
sus datos de tabla. Una segmentacin de datos es realmente til, porque indica claramente qu
datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.

51

ING. JACP

Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos:
1.

Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de
opciones.

1.

Haga clic en Diseo > Insertar Segmentacin de datos.

1.

En el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos, active las casillas para las que
desea crear segmentaciones de datos.

2.

Haga clic en Aceptar.

3.

Aparecer una segmentacin de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en
el cuadro de dilogo Insertar Segmentacin de datos.

4.

En cada segmentacin de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su
tabla.

5.

Para elegir ms de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuacin, elija


los elementos que desea mostrar.

52

ING. JACP

SUGERENCIA

Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la

segmentacin de datos para mostrar las Herramientas de segmentacin de datos en la cinta de


opciones y, a continuacin, aplique un estilo de segmentacin de datos o cambie la configuracin
de la pestaa Opciones.

Filtros avanzados
El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes.
1.
2.

Muestra el cuadro de dilogo Filtro avanzado en vez del men de Autofiltro.


Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de clculo y
sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de
criterios independiente del cuadro de dilogo Filtro avanzado como el origen de los criterios
avanzados.

Ejemplo: rango de criterios (A1:C4) y rango de datos (A6:C10) que se usan en los siguientes
procedimientos
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5
6
7
8
9
10

53

ING. JACP
Utilizar el signo igual para escribir texto o un valor
Dado que el signo igual (=) se utiliza para indicar una frmula cuando se escribe texto o un valor en una
celda, Excel evala lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para
indicar un operador de comparacin de igualdad para texto o un valor, escriba los criterios como
expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
EN LA CELDA SE ESCRIBE

EXCEL EVALA Y MUESTRA

="=Davolio"

=Davolio

="=3000"

=3000

Considerar la distincin entre maysculas y minsculas


Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas. Sin embargo, puede usar
una frmula para realizar una bsqueda que distinga entre maysculas y minsculas.

Utilizar nombres predefinidos


Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecer automticamente en el
cuadroRango de criterios. Tambin se puede definir el nombre Base de datos para el rango de datos que se
deben filtrar y definir el nombre Extraer para el rea donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern
automticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.
Crear criterios utilizando una frmula
Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una frmula. Tenga en cuenta los
puntos importantes siguientes:
1.
2.

La frmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.


Puesto que est utilizando una frmula, escriba la frmula como lo hara normalmente, pero no la
escriba de la forma siguiente:

=''=entrada''
1.

No utilice rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los rtulos de criterios en
blanco o utilice uno que no sea un rtulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos
siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).

2.

Si en la frmula utiliza un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un


nombre de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #NOMBRE? o #VALOR! en

54

ING. JACP
la celda que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en
3.

4.

que se filtra el rango.


La frmula que se utiliza para los criterios debe usar una referencia relativa para hacer referencia a
la celda correspondiente de la primera fila. En el ejemplo, Filtrar utilizando una frmula para
valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango de datos, se utilizara C7, y en el
ejemplo, Filtrar utilizando una frmula para texto en una bsqueda en la que se distinga entre
maysculas y minsculas, se utilizara A7).
Todas las dems referencias usadas en la frmula deben ser referencias absolutas.

Filtrar utilizando varios criterios en una columna en la que puede cumplirse cualquier criterio
Lgica booleana:
1.

(Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")

Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El
rango de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca
entre los valores de criterios y el rango.

Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5
6
7
8
9
10

1.

Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente
debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:

55

ING. JACP

Tipo

Vendedor

Ventas

="=Davolio"

="=Buchanan"

1.

Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

2.

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.

Siga uno de los siguientes procedimientos:


1.
2.

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la
lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo,
haga clic enCopiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la
esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.

SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que
deben incluirse en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre,
escriba una referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las
filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.
1.

En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rtulos de criterios. En


el ejemplo, escribira $A$1:$C$3.

2.

Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el


rango de criterios, haga clic en Contraer dilogo

3.

En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sera:


A

Tipo

Vendedor

Ventas

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Alimentos

Davolio

6544 $

Filtrar utilizando varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios

56

ING. JACP

Lgica booleana:

(Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)

Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El
rango de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca
entre los valores de criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Tipo

Vendedor

Ventas

Tipo

Vendedor

Ventas

Bebidas

Suyama

5122 $

Carnes

Davolio

450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

Alimentos

Davolio

6544 $

2
3
4
5
6
7
8
9
10

Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en
la misma fila del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:

Tipo

Vendedor

Ventas

="=Alimentos"

>1000

Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.

57

ING. JACP

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Opciones avanzadas.


Siga uno de los siguientes procedimientos:
1.
2.

Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la
lista sin moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo,
haga clic enCopiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la
esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.

SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que
deben incluirse en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las
columnas deseadas a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre,
escriba una referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las
filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.
1.

En el cuadro Rango de criterios, escriba la referencia, incluidos los rtulos de criterios. En


el ejemplo, escribira $A$1:$C$2.

2.

Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el


rango de criterios, haga clic en Contraer dilogo

3.

En este ejemplo, el resultado filtrado para el rango de datos sera:


A

Tipo

Vendedor

Ventas

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Alimentos

Davolio

6544 $

Subtotales
Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base
de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para as identificar la suma de sus
valores.
Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar
por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cunto vendi cada
trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por
productos de tal forma que Excel pueda calcular cunto se vendi de cada producto y cunto
vendi cada empleado.

Supongamos la siguiente tabla:


Vendedor

Producto

Venta

Juan Carlos

Producto 3

2,187,000

Pedro

Producto 1

3,050,000

Alirio

Producto 1

1,180,000

58

ING. JACP

Pedro

Producto 3

1,450,000

Alirio

Producto 2

2,789,000

Juan Carlos

Producto 1

3,200,000

Pedro

Producto 2

2,100,000

Alirio

Producto 1

1,956,000

El primer paso es ordenar los datos segn el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y
determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de
productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de
cada empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez
ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opcin Datos de la barra de tarea de Excel,
ubicamos la opcin Subtotal:
All seleccionamos la opcin Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen:

Si quisiramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto y en las


opciones de subtotales en Excel aparecern marcadas por defecto las opciones productos y
ventas, y tendramos lo siguiente:

59

ING. JACP

Este un ejemplo que muestra la bondades de los subtotales en Excel, ya que nos presenta un
esquema grfico de fcil comprensin. Los subtotales tambin se pueden lograr con tablas
dinmicas y con funciones como SUMAR.SI o BDSUMA.

Funciones Base de Datos en Excel


Escribiendo las notas sobre Filtro Avanzado me acord de un tema que parece haber cado en
desuso en Excel: las funciones Base de Datos (Database Functions, DBase Functions).
Estas funciones permiten analizar y realizar clculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla
de datos que en su primera fila tiene encabezamientos.

Tal vez uno de los motivos de la prdida de popularidad de estas funciones sea la alternativa de
usar tablas dinmicas (pivot tables) y frmulas matriciales (array formulas). Sin embargo en la
mayora de los casos, las funciones base de datos son preferibles a las frmulas matriciales.
Las funciones matriciales son muy poderosas pero tienen un gran inconveniente: producen
problemas de reclculo. El uso intensivo de frmulas matriciales hace que los archivos tarden en
recalcularse. En este terreno, las funciones base de datos son la mejor alternativa.
Las funciones base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en comn:
Funcin BD(base_de_datos, campo ,criterios). El argumento base_de_datos es la tabla/lista que
contiene los datos; campo es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el clculo
y criterios es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.
Existen 13 funciones base de datos (XL2003), entre ellas BSUMA, BCONTAR y BPROMEDIO.
Consideremos esta lista

60

ING. JACP

El rango A5:E20 est asociado al nombre "alumnos"

Si queremos calcular la cantidad de alumnos que cumplen dos condiciones simultneamente: han
recibido por lo menos 80 puntos en matemtica y por lo menos 75 puntos en historia, hacemos lo
siguiente

61

ING. JACP
Ntese que en la primer fila de la hoja hemos replicado los encabezamientos de las columnas de la
tabla de datos.

En la celda E22 hemos puesto la frmula =BDCONTARA(alumnos;1;B1:D2) donde:


alumnos =Hoja1!$A$5:$E$20 es el rango de la tabla de datos 1 indica que queremos contar las
miembros de la primer columna de la tabla B1:D2 es el rango de criterios con los cuales queremos

"filtrar" la tabla En lugar de usar el nmero de columna, podemos usar el encabezamiento, con lo
cual la frmula se vuelve totalmente legible
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:D2)
Al poner las definiciones de los criterios en la misma fila, estamos indicando el uso del operador Y,
es decir, todas las condiciones deben cumplirse simultneamente.
Para usar el operador O, ponemos las condiciones en filas distintas. Por ejemplo, si queremos
contar cuantos alumnos hay en la lista que recibieron por lo menos 80 puntos en matemtica o 75
en historia, arreglamos la hoja de la siguiente manera

Por supuesto, tambin hemos modificado el rango de los criterios en la frmula para que incluya
todas las filas

=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:C3)
Tambin podemos combinar los operadores Y y O en el rango de criterios. Por ejemplo, si
queremos saber cuantos alumnos hay que recibieron por lo menos 80 puntos en matemtica Y 75
en historia O ms de 85 de promedio, usamos el modelo

62

ING. JACP

Tambin aqu hemos modificado la frmula para que incluya todos los criterios
=BDCONTARA(alumnos;"nombre";B1:E3)
Las funciones base de datos son fciles de usar, una vez que hemos entendido la sintaxis bsica.
Son muy flexibles y permiten hacer clculos que con ms facilidad y velocidad que las funciones
matriciales
La lista completa de funciones base de datos es:
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nmeros en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no estn en blanco en una base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un nico registro que coincida con los criterios
especificados
BDMAX Devuelve el valor mximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mnimo de las entradas seleccionadas de la base de datos

Visualizacin de datos con graficas


Un grfico en Excel es una representacin de valores numricos que mejora la comprensin de los
datos que se encuentran en nuestra hoja. Los grficos son una excelente herramienta para resumir
la informacin e identificar fcilmente cualquier tendencia en los datos.
Qu es un grfico de Excel?
Los grficos en Excel 2013 son objetos que podemos crear en el momento que lo necesitemos y
que representan visualmente una o varias series de datos numricos. Dependiendo el tipo de

63

ING. JACP
grfico que utilicemos ser la apariencia de cada una de las series. En la siguiente imagen puedes
observar un grfico de lneas con dos series de datos:

La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente. La lnea azul representa
los datos de la columna Ingresos y la lnea roja los datos de la columna Egresos. Adems, cada
pequeo crculo sobre la lnea representa el valor de cada una de las celdas en los datos. Es as
como un grfico est vinculado a la informacin contenida en una hoja de Excel y si modificamos
los datos, entonces el grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.
Pasos para crear un grfico en Excel
Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
1.

2.

Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numricos.
Nota que he mencionado que es suficiente hacer clic sobre una sola celda y no es
necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluir automticamente los datos de las
celdas adyacentes.
Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar > Grficos y haz clic sobre el botn del
tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar un men donde debers seleccionar el
grfico deseado.

Por ejemplo, para crear el grfico de lneas mostrado en la seccin anterior puls el botn Grfico
de lneas y posteriormente seleccion la opcin Lnea con marcadores tal como lo ves en la
siguiente imagen:

64

ING. JACP

Con estos simples pasos habrs aprendido cmo hacer grficos en Excel 2013. Tal vez la parte
ms complicada del proceso es saber elegir el grfico adecuado para nuestros datos pero si te
encuentras en esta situacin, Excel 2013 tiene una nueva funcionalidad que nos ayudar en el
proceso de seleccin de un grfico.

Grficos recomendados en Excel 2013


Cuando tienes duda sobre el grfico que debes elegir para tus datos, puedes hacer uso del
comando Grficos recomendados de Excel 2013 el cual har un anlisis rpido de los datos para
hacer una recomendacin. Para utilizar este comando debes hacer clic sobre una celda dentro del
rango de datos y posteriormente ir a Insertar > Grficos > Grficos recomendados y se mostrar un
cuadro de dilogo con las recomendaciones de Excel:

65

ING. JACP

En el panel izquierdo tendrs el listado de los grficos recomendados y al seleccionar alguno de


ello se mostrar una vista previa en el panel derecho. Una vez que hagas tu eleccin debers
pulsar el botn Aceptar para crear efectivamente el grfico.
Seleccin de datos para crear un grfico
En los ejemplos anteriores he mencionado que es suficiente con seleccionar una sola celda del
rango de datos que deseamos graficar lo cual funciona perfectamente, siempre y cuando
deseamos graficar todos los datos de las celdas adyacentes. Si nuestros datos se componen de
varias columnas de las cuales solo queremos graficar una sola de ellas, entonces ser necesario
hacer la seleccin explcita de todos los datos a graficar. En la siguiente imagen puedes notar que
he hecho la seleccin solo de la columna Mes y de la columna Ingresos:

66

ING. JACP

Despus de hacer la seleccin anterior pulsar el comando Insertar > Grficos > Grfico de lneas
> Lnea con marcadores y el resultado ser el siguiente:

Como puedes observar solamente se ha graficado la columna Ingresos que fue la seleccin
realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna ser considerada como
las categoras de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas
categoras las puedes ver reflejadas en las etiquetas del eje horizontal. Si en lugar de graficar la
columna Ingresos queremos graficar la columna Egresos, entonces debemos seleccionar ambas
columnas utilizando la tecla Ctrl la cual nos permite elegir mltiples rangos que no son adyacentes.
Despus de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y haz la seleccin de la segunda
columna:

67

ING. JACP
El resultado de la seleccin de datos anterior es una grfica de la columna Egresos:

Es as como la seleccin de datos adecuada nos permite graficar la informacin deseada.


Recuerda que si deseas graficar todo el rango de datos entonces es suficiente con seleccionar una
sola celda dentro del rango.

Ficha Herramientas de grfico


Una vez que hemos creado un grfico y hacemos clic sobre l se mostrar una ficha contextual
llamada Herramientas de grfico la cual contendr comandos especficos para trabajar con
los grficos creados.

Los comandos estn agrupados en las fichas Diseo y Formato que contienen comandos para
cambiar el estilo del grfico y su diseo as como el comando necesario para cambiar el tipo de
grfico entre otros comandos ms que utilizaremos en lecciones posteriores. Como cualquier otra
ficha contextual, al momento de remover la seleccin del grfico, la ficha Herramientas de grfico
se ocultar.

Crear hojas de grficos en Excel


De manera predeterminada los grficos son colocados dentro de la hoja donde se encuentran los
datos y decimos que son grficos incrustados los cuales flotan sobre la hoja. Pero existe otra
alternativa para los grficos de Excel y es que podemos colocarlos en su propia hoja donde no
existir nada ms que el grfico mismo. Una razn para crear una hoja de grfico es porque

68

ING. JACP
deseamos imprimir los grficos de manera independiente y ocupando la totalidad de la hoja.
Adems, si tenemos mltiples grficos en nuestro libro ser buena idea colocar un grfico en una
hoja diferente para ubicarlos rpidamente.
Para crear una hoja de grfico debes seleccionar el grfico deseado y posteriormente ir a
Herramientas de grficos > Diseo > Ubicacin > Mover grfico. Al pulsar este botn se mostrar
un cuadro de dilogo que nos permitir crear una nueva hoja de grfico permitindonos colocar el
nombre que deseemos:

Al pulsar el botn Aceptar notars que se inserta una nueva hoja en el libro y lo nico que existir
en dicha hoja ser el grfico de Excel. Si quieres regresar al grfico incrustado en la hoja debes
seguir el procedimiento inverso seleccionando de nuevo el comando Mover grfico pero en esta
ocasin seleccionando la opcin Objeto en Hoja.
Aprender cmo hacer grficos en Excel es de suma importancia porque los grficos nos
ayudan a comprender de una mejor manera los datos contenidos en las celdas y darles el
significado e interpretacin correctos.

Anlisis de datos
Minigrficos en Excel 2013
Los minigrficos de Excel son grficos muy pequeos que caben dentro de una celda y nos
permiten mostrar el comportamiento de los datos a travs del tiempo o representar las variaciones
que existen en la informacin. Es importante saber que, a diferencia de los grficos de Excel, los
minigrficos solo pueden representar una serie de datos a la vez. Los comandos que nos permiten
crear los minigrficos se encuentran en la ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos.

Tipos de minigrficos en Excel


Existen tres tipos diferentes de minigrficos en Excel 2013 y son los siguientes:
1.
2.
3.

Lnea: Similar a un grfico de lnea


Columna: Similar al grfico de columnas.
Ganancia o prdida: Este tipo de minigrfico no tiene parecido con ningn grfico de
Excel ya que solo representa dos tipos de valores: ganancias o prdidas. Un cambio

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ING. JACP
positivo en los datos ser representado como ganancia mientras que un cambio negativo
como prdida.
En la siguiente imagen puedes observar cada uno de los tipos de minigrficos en el mismo orden
en que fueron mencionados:

Para crear un minigrfico debemos seleccionar primero los datos que sern graficados. Es
importante seleccionar solamente los datos, sin ttulos de columna ni etiquetas. Posteriormente ir a
la ficha Insertar y dentro del grupo Minigrficos pulsar el botn correspondiente al tipo de
minigrfico que deseamos crear lo cual mostrar el cuadro de dilogo Crear grupo de
Minigrfico.

Dentro del cuadro de dilogo debemos seleccionar el rango de celdas donde sern colocados los
minigrficos y pulsar el botn Aceptar. Cada minigrfico quedar vinculado a los datos y si existe
alguna modificacin, el minigrfico ser actualizado automticamente.
Si al momento de crear los minigrficos has seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel
crear un grupo de minigrficos. Una manera rpida de saber si los minigrficos estn agrupados

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ING. JACP
es seleccionando uno de ellos y Excel colocar un borde y un color de fondo especial sobre todos
los minigrficos del mismo grupo.

Una ventaja de tener los minigrficos agrupados es al momento de editarlos ya que cualquier
cambio en el estilo ser aplicado de manera automtica a todo el grupo. Sin embargo, si quieres
desagrupar los minigrficos para tratarlos de manera individual, puedes hacerlo con el comando
Herramientas para minigrfico > Diseo > Agrupar > Desagrupar.
Si despus de crear los minigrficos decides que no son del tipo adecuado, no es necesario
eliminarlos y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este cambio lo podemos hacer
seleccionando el grupo de minigrficos y en Herramientas para minigrfico, dentro del grupo
Tipo, elegir el nuevo tipo.

Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigrficos es cambiar su estilo,
es decir, los colores utilizados en el minigrfico. Puedes encontrar y seleccionar un estilo diferente
desde Herramientas para minigrfico > Estilo.

71

ING. JACP
Adems de poder elegir un nuevo estilo, tambin podemos mostrar puntos especficos dentro del
minigrfico como los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.


Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
ltimo punto: Resalta el ltimo punto de la serie.
Marcadores: Slo disponible para los minigrficos de lnea que coloca marcadores para
todos los puntos de la serie.

Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a travs de las cajas de seleccin ubicadas
en la ficha Herramientas para minigrfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edicin de un minigrfico es la modificacin de su
tamao. La manera de aumentar o disminuir el tamao de un minigrfico es modificando el ancho
o el alto de la celda a la que pertenece ya que el minigrfico se ajustar para ocupar la totalidad de
la celda. Por otro lado, ya que es posible colocar un minigrfico dentro de celdas combinadas,
podemos aumentar el tamao de un minigrfico combinando varias celdas evitando as la
modificacin del ancho o alto de celdas individuales.
Un minigrfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla Suprimir. Es
necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigrfico y pulsar el botn Borrar.

El botn Borrar nos permite eliminar solo el minigrfico seleccionado, que es la opcin
predeterminada, o tambin podemos borrar todo el grupo de minigrficos. Estas mismas opciones
de borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un minigrfico y seleccionando la opcin
de men Minigrficos.

Escenarios
Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas
variables. Los escenarios en Excel permiten un mximo de 32 variables, pero podemos crear
tantos escenarios como sea necesario. Para este ejemplo utilizar el caso de un prstamo

72

ING. JACP
personal en donde me interesa conocer la cantidad que debo pagar dependiendo el plazo elegido.
Para ello utilizo la funcin PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha
funcin de la siguiente manera:

Ahora me interesa saber cmo cambia la mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar con
la creacin de escenarios debo pulsar el botn Anlisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y
dentro de las opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios.

Al seleccionar esta opcin se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de escenarios y lo


primero que debemos hacer es pulsar el botn Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar
escenario.

73

ING. JACP

En este cuadro de dilogo comenzar por asignar un nombre a mi escenario, que en este caso
ser 12 Meses. En el cuadro de texto Celdas cambiantes debo seleccionar aquellas celdas que
afectan el resultado de la frmula PAGO, que es el rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar
se mostrar un nuevo cuadro de dilogo llamado Valores del escenario que me permitir
ingresar los valores especficos del escenario recin creado. Es posible cambiar todos los valores,
pero para este ejemplo solamente modificar el plazo que tendr el valor 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimir el botn Agregar y Excel mostrar de nueva
cuenta el cuadro de dilogo Agregar escenario y volver a repetir estos mismos pasos para crear
nuevos escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una vez que he terminado de crear el
ltimo escenario debes pulsar el botn Aceptar para regresar al Administrador de escenariosdonde
podrs ver una lista de todos los escenarios creados:

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ING. JACP

Ya con los escenarios creados ser suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir el botn
Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la frmula PAGO. Observa cmo va
cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al escenario elegido:

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ING. JACP

Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada escenario, sin embargo
se podran crear escenarios donde cambie tanto el plazo como la tasa de inters. Las
combinaciones posibles son muchas y solamente estarn restringidas a tus necesidades de
anlisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podra
llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un anlisis de dos
variables te recomiendo considerar la opcin de Tablas de datos ya que evitar la creacin manual
de escenarios.

Buscar objetivo

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ING. JACP
En la mayora de las hojas de clculo comenzamos introduciendo datos, para luego realizar
clculos con ellos. Esos clculos dan lugar a los resultados.
En algunas ocasiones, este proceso se invierte: conocemos el objetivo pero queremos llegar a la
fuente o fuentes originales de ese clculo. Un ejemplo bien claro lo podemos encontrar en el
departamento comercial de una empresa, cuando al comenzar el ao, se fijan los objetivos a
conseguir (conocemos el beneficio que deseamos obtener y necesitamos calcular las ventas que
deben hacer los comerciales para conseguir ese beneficio). Otro ejemplo lo encontramos en el
mundo financiero: Deseamos obtener una cantidad de rentabilidad y necesitamos calcular
capitales, intereses o tiempos para conseguirla.
Buscar objetivo es la herramienta ideal para resolver las cuestiones anteriores. Para utilizarla
debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
Se busca un solo resultado en una celda y esta celda contiene una frmula.
Solamente existe una variable de celda. Esta variable es el dato que Excel ajusta para poder
ofrecer una solucin.
Existe una solucin vlida: Si deseamos calcular los aos en los que pagaremos 100.000 a razn
de 0,25 al mes, Excel termina encontrando una respuesta (ser un nmero negativo de aos, ya
que el inters que debemos abonar ser mayor al de la cuota mensual).
Para comprender mejor el funcionamiento de Buscar objetivo, pensemos en el siguiente ejemplo:

Contamos con una hoja de clculo como la del dibujo. En ella aparecen los alumnos de un
curso, la puntuacin de 2 exmenes y la puntuacin de un trabajo prctico que deben realizar. La
columna de la derecha muestra el porcentaje del curso superado. Yolanda Muoz desea saber qu
puntuacin debe obtener para superar el curso en un 80% sabiendo que el trabajo prctico supone
el 50% de la nota final.
Para utilizar Buscar objetivo en este escenario debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos la ficha Datos, el grupo Herramientas de datos, Anlisis Y si, Buscar objetivo.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

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ING. JACP

En el cuadro de texto Definir la celda, introducimos la celda donde introduciremos el objetivo.


En el cuadro de texto Con el valor, introduciremos el valor al que queremos llegar. En este caso es
80% 0,80.
En el cuadro de texto Para cambiar celda, debemos seleccionar la celda donde ir el dato que
queremos calcular. En nuestro caso se trata de la celda D3.
Pulsamos en Aceptar.
El cuadro de dilogo Estado de la bsqueda de objetivo aparece en pantalla y Excel comienza a
probar series de valores, incrementando el valor de Trabajo prctico y calculando el resultado.
Si Excel no logra encontrar una respuesta despus de una serie de intentos, El cuadro de
dilogo Estado de la bsqueda de objetivo nos dar la opcin de seguir intentndolo o detener la
operacin. Si Excel se atasca en un largo proceso, podemos pulsar el botn Pausa, aunque
raramente se da este caso. En la mayora de las ocasiones la operacin suele terminar en el acto.
En un instante, Excel averigua que una puntuacin de 8,84 en el Trabajo prctico, har que
Yolanda Muoz obtenga un 80% del curso superado.
Cuando aparezca una respuesta, pulsamos Aceptar para confirmar el resultado o Cancelar para
volver a los datos originales.

Importar o exportar archivos de texto


Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el
archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos (rango de datos
externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo pero que se origina fuera de
Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o
utilizarlos en clculos como hara con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo de
texto, use el comando Guardar como.
Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo de carcter ASCII
009) separa normalmente cada campo de texto.

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ING. JACP
Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa
normalmente cada campo de texto.
Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como
en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de
exportacin se realizar de la manera deseada.
Notas Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Importar un archivo de texto abrindolo en Excel


Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el
comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra
de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre del archivo de
texto (por ejemplo, .txt o .csv).
Haga clic en la pestaa Archivo
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.

y,

continuacin,

haga

clic

en

Abrir.

En la lista, seleccione Archivos de texto.


Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en l.
Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importacin de texto. Haga
clic en Ayuda
en cualquier pgina del Asistente para importacin de texto para obtener ms
informacin sobre el uso del asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga
clic en Finalizar para completar la operacin de importacin.
Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automticamente el archivo de texto y muestra los
datos en un libro nuevo.
Nota Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuracin de formato de datos predeterminada
actual para interpretar el modo en que debe importar cada columna de datos. Puede usar el
Asistente para importacin de texto si desea disponer de mayor flexibilidad para convertir las
columnas a los distintos formatos de datos. Por ejemplo, es posible que el formato de una columna
de datos del archivo .csv sea MDA, pero el formato de datos predeterminado de Excel sea AMD, o
puede que desee convertir en texto una columna de nmeros precedida de ceros para conservar
dichos ceros. Para forzar a Excel que ejecute el Asistente para importacin de texto, puede
cambiar la extensin .csv del nombre del archivo a .txt antes de abrirlo, o bien puede importar un
archivo de texto conectndose a l.

Importar un archivo de texto conectndose a l


Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango de
datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo

79

ING. JACP
pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel,
puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos.).
Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.
En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en l.


Siga las instrucciones del Asistente para importacin de texto. Haga clic en Ayuda en cualquier
pgina del Asistente para importacin de texto para obtener ms informacin sobre el uso del
asistente. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar
la operacin de importacin.
En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
Si lo desea, haga clic en Propiedades para establecer las opciones de actualizacin, formato y
diseo de los datos importados.
En Dnde desea situar los datos?, realice uno de estos procedimientos:
Para devolver los datos en la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo existente.
Para devolver los datos en la esquina superior izquierda de una nueva hoja de clculo, haga clic en
Hoja de clculo nueva.
Haga clic en Aceptar.
Excel coloca el rango de datos externos en la ubicacin especificada.
Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos
despus de importarlos. Para obtener ms informacin, vea los temas sobre cmo convertir
nmeros almacenados como texto en nmeros y cmo convertir fechas almacenadas como texto
en fechas.

Exportar datos a un archivo de texto guardndolo


Puede convertir una hoja de clculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar
como.
Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

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ING. JACP
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como.
En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo.
Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
Nota Cada formato admite conjuntos de caractersticas diferentes. Para obtener ms informacin
sobre los conjuntos de caractersticas admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto,
vea el tema sobre los formatos de archivo admitidos en Excel.
Busque la ubicacin en la que desee guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic
en Guardar.
Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que solo la hoja de clculo actual se va a
guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea
guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como
archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja.
Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener
caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si solo est interesado en
guardar los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est
seguro y desea obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los
formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.
Para obtener ms informacin sobre cmo guardar archivos con otros formatos, vea el tema sobre
cmo guardar un libro con otro formato de archivo.

Cambiar el delimitador que se usa en un archivo de texto


Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el
delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carcter de tabulacin a cualquier otro
carcter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede cambiar tambin el
modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las comillas consecutivas.
Para obtener ms informacin sobre el uso del Asistente para importacin de texto, vea Importar
un archivo de texto abrindolo en Excel.

Cambiar el separador de todos los archivos de texto .csv


En Microsoft Windows, haga clic en el botn Inicio y, a continuacin, haga clic en Panel de control.
Abra el cuadro de dilogo para cambiar la configuracin regional y de idioma.
Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas.
Haga dos veces clic en Aceptar.

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ING. JACP
Nota Una vez cambiado el carcter separador de listas del equipo, todos los programas usarn el
nuevo carcter como separador de listas. Puede volver a cambiar al carcter predeterminado

mediante el mismo procedimiento.

Auditoria De Hojas De Clculo

Mostrar las relaciones entre las frmulas y las celdas


A veces, la comprobacin de las frmulas para determinar la precisin o
encontrar el origen de un error puede resultar difcil cuando la frmula
usa celdas precedentes o dependientes:
celdas precedentes Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia
mediante una frmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5,
la celda B5 es la celda precedente a D10.
celdas dependientes Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen referencia
a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda D10
depende de la celda B5.
Para ayudarle con la comprobacin de las frmulas, puede usar los comandos
Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma
grfica o siga paso a paso las relaciones entre estas celdas y las frmulas con flechas de
seguimiento.
Haga clic en la pestaa Archivo, despus en Opciones y, a continuacin, en la categora
Avanzadas.
En la seccin Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego
asegrese de que la opcin Todos est seleccionada en Para objetos, mostrar:.
Si las frmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede
ir a una celda de un libro que no est abierto.
Siga uno de los procedimientos que se describen a continuacin.
Celdas de seguimiento que proporcionan datos a una frmula (precedentes)

82

ING. JACP

Seleccione la celda que contiene la frmula para la que desea buscar celdas
precedentes.
Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona
directamente datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes,
en el grupo Auditora de frmula de la ficha Frmulas .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas
que causan errores. Si otra celda en otra hoja de clculo o en otro libro hace
referencia a la celda seleccionada, una flecha negra seala un icono de hoja de
clculo desde la celda seleccionada . El otro libro deber estar abierto antes de
que Excel pueda seguir paso a paso estas dependencias. Si el otro libro no est
abierto, es posible que Excel le solicite que lo busque y lo abra.
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa,
vuelva a hacer clic en Seguimiento de precedentes

Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
precedente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha
Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y, a
continuacin, en Quitar un nivel de precedentes
seguimiento, haga clic nuevamente en el botn.

. Para quitar otro nivel de flechas de

Frmulas de seguimiento que hacen referencia a una celda en


particular (dependientes)
Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.
Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda dependiente de la celda activa, en
la ficha Frmulas en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Seguimiento de
dependientes

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que
causan errores. Si otra celda en otra hoja de clculo o en otro libro hace referencia a la
celda seleccionada, una flecha negra seala un icono de hoja de clculo desde la celda
seleccionada . El otro libro deber estar abierto antes de que Excel pueda seguir paso a
paso estas dependencias. Si el otro libro no est abierto, es posible que Excel le solicite
que lo busque y lo abra.
Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda
dependiente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la
ficha Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en
Quitar un nivel de dependientes
haga clic nuevamente en el botn.

. Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento,

83

ING. JACP

Ver todas las relaciones en una hoja de clculo


En una celda vaca, escriba = (signo igual).
Haga clic en el botn Seleccionar todo.

Seleccione la celda y en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga


doble clic en Seguimiento de precedentes

Problema: Excel emite un pitido cuando hago clic en el comando Seguimiento de


dependientes o en el comando Seguimiento de precedentes.
Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Seguimiento de dependientes
o en
Seguimiento de precedentes, Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles
de la frmula o se est intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se
puede seguir. Los siguientes elementos en las hojas de clculo a los que se puede hacer
referencia mediante frmulas no se pueden seguir con las herramientas de auditora:
Referencias a los cuadros de texto, grficos incrustados o imgenes en las hojas de
clculo
Referencias a constantes con nombre
Frmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se
cierra
Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de clculo, en el grupo Auditora
de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en Quitar flechas

NOTAS
Para ver las celdas precedentes codificadas por colores para los argumentos en una
frmula, seleccione una celda y presione F2.
Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si
la celda est en otra hoja de clculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para
mostrar el cuadro de dilogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la
lista Ir a.

84

ING. JACP
Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la frmula a la que apuntan las
flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las
flechas de seguimiento despus de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a
usar los comandos de auditora en la hoja de clculo. Para realizar un seguimiento de las
flechas de seguimiento originales, imprima la hoja de clculo con las flechas de
seguimiento visibles antes de aplicar los cambios.

Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de clculo


Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de
hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un nmero
superior de smbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior,
representado por un nmero inferior de smbolos de esquema. Use un esquema para
mostrar rpidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de
detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo
siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Para mostrar filas para un nivel, haga clic


en

los

smbolos

de

esquema

adecuados.

El nivel 1 contiene las ventas totales de


todas las filas de detalle.

El nivel 2 contiene las ventas totales para


cada mes en cada regin.

El nivel 3 contiene las filas de detalle (slo


las filas de detalle 11 a 13 estn actualmente
Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geogrficas y meses

visibles).

con varias filas de resumen y detalles.

Para expandir o contraer datos en el


esquema, haga clic en los smbolos de
esquema

85

ING. JACP

Nuevas funciones 2013


Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel pueden
diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con
arquitectura ARM.
Haga clic en cualquier nombre de funcin en la siguiente lista para ver ayuda detallada acerca de
esa funcin.
NOMBRE DE LA FUNCIN

TIPO Y DESCRIPCIN

Funcin ACOT

Matemticas y trigonometra: Devuelve la arco cotangente


de un nmero.

Funcin ACOTH

Matemticas y trigonometra: Devuelve la arcotangente


hiperblica inversa de un nmero.

Funcin NUMERO.ARABE

Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero romano


en arbigo.

Funcin BASE

Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero en una


representacin de texto con la base dada.

Funcin
DISTR.BINOM.SERIE

Estadstica: Devuelve la probabilidad de un resultado de


prueba siguiendo una distribucin binomial.

Funcin BIT.Y

Ingeniera: Devuelve un Y bit a bit de dos nmeros.

Funcin BIT.DESPLIZQDA

Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la


izquierda por los bits de cant_desplazada.

Funcin BITOR

Ingeniera: Devuelve un O bit a bit de dos nmeros.

Funcin BITRSHIFT

Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la


derecha por los bits de cant_desplazada.

Funcin BIT.XO

Ingeniera: Devuelve un O exclusivo bit a bit de dos nmeros.

Funcin CEILING.MATH

Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia


arriba al entero ms prximo o al mltiplo significativo ms
cercano.

Funcin COMBINA

Matemticas y trigonometra:

86

ING. JACP
Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una
cantidad determinada de elementos.
Funcin COT

Matemticas y trigonometra: Devuelve el coseno hiperblico


de un nmero.

Funcin COTH

Matemticas y trigonometra: Devuelve la cotangente de un


ngulo.

Funcin CSC

Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante de un


ngulo.

Funcin CSCH

Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante


hiperblica de un ngulo.

Funcin DIAS

Fecha y hora: Devuelve la cantidad de das entre dos fechas.

Funcin CONV.DECIMAL

Matemticas y trigonometra: Convierte una representacin


de texto de un nmero con una base dada en un nmero
decimal.

Funcin ENCODEURL

Web: Devuelve una cadena de URL codificada

Funcin FILTERXML

Web: Devuelve datos especficos del contenido XML usando el


XPath especificado.

Funcin
MULTIPLO.INFERIOR.MAT

Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia


abajo al entero ms prximo o al mltiplo significativo ms
cercano.

Funcin FORMULATEXT

Bsqueda y referencia: Devuelve la frmula en la referencia


dada como texto.

Funcin GAMMA

Estadstica: Devuelve el valor de la funcin Gamma.

Funcin GAUSS

Estadstica: Devuelve un 0,5 menos que la distribucin


acumulativa normal estndar.

Funcin SI.ND

Lgica: Devuelve el valor que se especifica, si la expresin se


convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la
expresin.

Funcin IM.COSH

Ingeniera:
complejo.

Devuelve el coseno hiperblico de un nmero

87

ING. JACP
Funcin IMCOT

Ingeniera: Devuelve la cotangente de un nmero complejo.

Funcin IM.CSC

Ingeniera: Devuelve la cosecante de un nmero complejo.

Funcin IM.CSCH

Ingeniera: Devuelve la cosecante hiperblica de un nmero


complejo.

Funcin IM.SEC

Ingeniera: Devuelve la secante de un nmero complejo.

Funcin IM.SECH

Ingeniera: Devuelve la secante hiperblica de un nmero


complejo.

Funcin IM.SENOH

Ingeniera: Devuelve el seno hiperblico de un nmero


complejo.

Funcin IM.TAN

Ingeniera: Devuelve la tangente de un nmero complejo.

Funcin ESFORMULA

Informacin: Devuelve VERDADERO si existe una referencia


a una celda que contiene una frmula.

Funcin
ISO.NUM.DE.SEMANA

Fecha y hora: Devuelve el nmero de semana ISO del ao


para una fecha determinada.

Funcin MUNIT

Matemticas y trigonometra: Devuelve la matriz de la


unidad o la dimensin especificada.

Funcin VALOR.NUMERO

Texto: Convierte texto a nmero de manera independiente a


la configuracin regional.

Funcin P.DURACION

Finanzas: Devuelve la cantidad de perodos necesarios para


que una inversin alcance un valor especificado.

Funcin
PERMUTACIONES.A

Estadstica: Devuelve la cantidad de permutaciones de una


cantidad determinada de objetos (con repeticiones) que pueden
seleccionarse del total de objetos.

Funcin FI

Estadstica: Devuelve el valor de la funcin de densidad para


una distribucin normal estndar.

Funcin RRI

Finanzas: Devuelve una tasa de inters equivalente para el


crecimiento de una inversin.

Funcin SEC

Matemticas y trigonometra: Devuelve la secante de un


ngulo.

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ING. JACP
Funcin SECH

Matemticas y trigonometra: Devuelve la secante


hiperblica de un ngulo.

Funcin HOJA

Informacin: Devuelve el nmero de la hoja a la que se hace


referencia.

Funcin HOJAS

Informacin: Devuelve la cantidad de hojas en una referencia.

Funcin
COEFICIENTE.ASIMETRIA.P

Estadstica: Devuelve la asimetra de una distribucin basada


en una poblacin: una caracterizacin del grado de asimetra de
una distribucin alrededor de su media.

Funcin UNICAR

Texto: Devuelve el carcter Unicode al que hace referencia el


valor numrico dado.

Funcin UNICODE

Texto: Devuelve el nmero (punto de cdigo) que corresponde


al primer carcter del texto.

Funcin WEBSERVICE

Web: Devuelve datos de un servicio web.

Funcin XO

Lgica: Devuelve un O exclusivo lgico de todos los


argumentos.

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