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I) INTRODUCCION 05 1. OBJETIVO a) Legal b) Sustancial 2. UTILIZACION DEL MANUAL a) Obligatoriedad b) Flexibilidad c) Responsabilidad II) PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO 1. ORGANIZACION ADMINISTRATIVA a) Determinacin de Objetivos b) Recursos Humanos 2. PLANEAMIENTO a) Estudio Preliminar a.1. Recopilacin de Antecedentes Entrevista con la Mxima Autoridad del Ente Otras entrevistas Consulta de Documentacin e informacin Ficha de Organizacin a.2 Determinacin de Objetivos Conceptos Caractersticas Enunciacin a.3 Enfoque y Orientacin del Examen a.4 Planificacin Global de Recursos b) Estudio General b.1 Conocimientos de la Entidad Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados Verificacin Ocular Otras Fuentes de Informacin: b.2 Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin b.3 Anlisis b.4 Determinacin de Areas Crticas b.5 Informe de Diagnstico General b.6 Determinacin del Alcance del Examen c) Estudio Especfico c.1 Conocimiento de las Areas Crticas c.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno de Gestin c.3 Programa de Auditora Concepto Contenido del Programa
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1. OBJETIVO a) Legal El presente manual de Auditora de Gestin se emite dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 24.156 de Administracin Financiera en su art. 11 9. b) Sustancial Normalizar los procedimientos y mtodos de trabajo en el tema. Facilitar las tareas especficas de los equipos auditores y de la supervisin. Acotar los tiempos de planificacin, ejecucin y supervisin de los trabajos con el objeto de maximizar la utilizacin y eficiencia de los recursos humanos y materiales. Capacitar a los equipos de trabajo.
2. UTILIZACION DEL MANUAL a) OBLIGATORIEDAD Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las auditoras de gestin que realice AGN, sean stas efectuadas tanto con recursos propios como contratados. b) FLEXIBILIDAD Los procedimientos y tareas aqu normalizados revisten el carcter de trabajos mnimos a cumplir por los equipos auditores. Sin embargo, en funcin de las caractersticas del ente y de las funciones especficas encomendadas, la supervisin podr flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando necesidades operativas as lo justifiquen. c) RESPONSABILIDAD Ser responsabilidad de los Supervisores y Coordinadores de la A.G.N. la adecuada aplicacin del manual. 4
1. ORGANIZACION ADMIMSTRATIVA a) DETERMINACIN DE OBJETIVOS Definido el Plan Institucional de Auditora, las Gerencias correspondientes asignarn las tareas a los distintos Supervisores de Gestin. Estos debern efectuar la primera determinacin de objetivos, los cuales debern fijarse en funcin del: Tiempo: Ordinario anual. Un perodo de tiempo mayor o menor al ao. reas involucradas: Total. Un rea especfica. Exmenes especiales de actos y contratos de significacin econmica. Definidos los objetivos con acuerdo de la Gerencia de rea, debern presupuestarse los recursos humanos y materia les necesarios en cada caso e instrumentar la tarea en Formulario Nro.1 - Presupuesto de Auditora. Este deber archivarse en el legajo transitorio. b) RECURSOS HUMANOS A partir de los datos disponibles en AGN relativos a recursos humanos (propios y contratados) el Gerente de rea y el Supervisor seleccionarn al encargado de coordinar la Auditora de Gestin a realizar. En el caso de contratar estudios o consultoras, aprobarn el coordinador propuesto. En la seleccin del profesional o del estudio, se tendr en cuenta la capacitacin, la pericia, idoneidad, experiencia e independencia necesarias para cumplir con la tarea. El Supervisor y el Coordinador seleccionado, siempre a partir de los datos de recursos humanos mencionados, completarn el equipo de tareas, siguiendo pautas similares a las indicadas en el punto anterior, aplicadas de acuerdo a las funciones programadas para cada integrante. 2. PLANEAMIENTO El planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, se analizan los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditora Al inicio mismo de la tarea ya ha existido una planificacin (ver punto 2.1.1.) realizada por el Supervisor. En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de una planificacin ms detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta el Estudio Especfico. 4
Deber entregarse tambin, en la reunin el Formulario Nro. 4 - Solicitud de Datos Bsicos de la Organizacin, Terminada la reunin, se confeccionar el Formulario Nro. 3 - Minuta de entrevista, donde se volcarn los aspectos relevantes de la misma Otras Entrevistas Se efectuarn entrevistas con: 1. Niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad 2. Sndicos En forma previa a la reunin, se preparar un Formulario Nro.9 - Gua de Puntos a tratar en la entrevista, con el objetivo de obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario entrevistado.
a.2. Determinacin de Objetivos Conceptos En esta fase, el coordinador de la auditoria deber contestarse, entre otras, las siguientes preguntas: Qu es posible satisfacer y cun factible es la realizacin de la auditora? Qu se va a buscar concretamente (OBJETIVOS Y ALCANCE)? Qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qu momento? Cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo? Existen restricciones tcnico - polticas?
Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que se asignen, Asimismo la disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si se obtendrn en forma oportuna, cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.) Caractersticas Cada objetivo debe reunir las siguientes caractersticas, segn define AGN: Alcanzable Especfico Apropiado Comunicable
Enunciacin Todos los objetivos se detallarn, por orden de prioridades, en Formulario 11. Objetivos de Auditora, con archivo en el Legajo Transitorio, determinndose especficamente para cada uno: SUJETO (Quin?) OBJETO (Qu?) PERIODO BAJO EXAMEN (En qu perodo?)2
a.3. Enfoque y Orientacin del Examen El enfoque y orientacin de la auditora determina sta debe ceirse a los objetivos trazados y debe priorizar todas las reas crticas de la organizacin. Debern ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cada auditora y en funcin de ello definir el enfoque y alcance de la auditora. Queda abierta la posibilidad de modificar la orientacin de la auditora si se evidenciara la necesidad. a.4. Planificacin Global de Recursos El Coordinador disear los lineamientos generales del trabajo, proyectar el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del personal a utilizar y el costo aproximado. Se fijarn adems los lmites de la auditora. Toda esta informacin se volcar en el Formulario de Planificacin Global de Recursos (incluyendo los objetivos y el alcance de la auditora). b) ESTUDIO GENERAL El objetivo de esta etapa es poder definir las reas crticas o estratgicas, en las cuales se deber profundizar el examen, para luego determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas. Se busca conocer toda informacin til para la Auditora. b.1. Conocimiento de la Entidad Se profundizar en el conocimiento de la informacin general ya recopilada para definir el marco de accin, con el objeto de obtener la siguiente informacin de detalle:
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Objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidades Polticas generales y de cada rea Estrategias y tcticas en uso Utilizacin de ndices de gestin Nombre y caractersticas de sus principales ejecutivos
Para realizar esta tarea el auditor deber aplicar las tcnicas que seguidamente se indican. Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados. El Coordinador deber preparar anticipadamente el plan de entrevistas a efectuar (en el Formularlo de Plan de entrevistas). Se programarn primero las entrevistas de primer nivel de lnea y luego se definirn las que siguen en la pirmide organizativa. En forma previa a la reunin, se preparar el Formulario de Gua de Puntos a tratar en la entrevista. A medida que se vaya descendiendo en la pirmide, la informacin a solicitar ser de mayor detalle. Terminadas las reuniones, se confeccionar el Formulario de Minuta de entrevista donde se volcarn los aspectos relevantes de las mismas. De ser factible, la minuta de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado. Verificacin Ocular Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes. Otras Fuentes de Informacin:
En el Formulario de Documentacin Consultada e Informacin Obtenida, se dejar constancia de la documentacin analizada y de la informacin relevante obtenida de la misma.3 b. 2. Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin El auditor deber relevar y evaluar el sistema de control interno del ente auditado, con el objeto de medir el grado de eficiencia. El relevamiento y evaluacin del sistema de control interno se referir al: Sistema de control interno administrativo: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren: Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin, tanto operativa como contable, evalundose para identificarla, controlarla, clasificarla y comunicarla. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control, aplicando los procedimientos para satisfacerse de la existencia de dichos mecanismos. Sistema de control de gestin: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren o promuevan: econmico de los recursos, al que son aplicados. El uso eficiente y 4
Existencia de un sistema de control cuyas herramientas permitan evaluar la gestin por reas claves de la organizacin. Uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestin. Caractersticas del proceso de toma de decisiones y su relacin con el control y la planificacin. Controles establecidos acerca de toda la informacin que circula por la entidad (recopilacin, proceso, anlisis y comunicacin). Evaluacin del plan de accin, objetivos y metas. Evaluacin de proyectos de inversin y ranking. Existencia de sistemas de costos, valuacin de inventarios y ayudar a determinar precios de venta. Existencia de Manual de Funciones y de Descripcin de Cargos. Implantacin de polticas y programas coherentes de seleccin, capacitacin y evaluacin de personal. Informes de la SIGEN, observaciones efectuadas, solucin de las mismas y en qu tiempo. Observaciones pendientes. CARRERA PROFESIOMAL DE INGENIERA COMERCIAL |
b.5. Informe de Diagnstico General El Coordinador, en base a la informacin obtenida y documentada en la Ficha de La Organizacin, Cuestionario de Evaluacin Global y en el formulario de reas Crticas, presentar un Informe de Diagnstico General, cuyas caractersticas y contenido se indican en INFORMES. El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las caractersticas de la organizacin y de las principales reas y actividades que se consideran crticas, a los efectos de encarar la profundizacin del anlisis en las etapas siguientes y la reformulacin de la Planificacin Global de Recursos. b.6. Determinacin del Alcance del Examen El Coordinador conjuntamente con el Supervisor efectuarn, de estimarlo necesario, de acuerdo a las reas y actividades crticas determinadas y sus prioridades, modificaciones al alcance del examen y a la Planificacin Global de Recursos; stas se registrarn en otro Formulario Nro. 7-Planificacin Global de Recursos, colocando en el campo observaciones: VERSION 2: Fecha: D/MMIM. Debe tenerse en cuenta que el enfoque del planeamiento efectuado es el correspondiente a una auditora que se realiza por primera vez. En el caso de auditoras recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarn simultneamente, teniendo por objetivo actualizar la informacin de la Ficha de la Organizacin, Cuestionario Global y detectar si nuevas reas o actividades crticas se han presentado. La documentacin a analizar corresponder a la del ejercicio que se est examinando. Aprobada la Planificacin Global de Recursos por el Gerente del rea correspondiente, se iniciar la etapa de estudio especfico. C) ESTUDIO ESPECFICO En esta etapa, la ltima del planeamiento, se busca identificar los problemas de las reas crticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseo de un programa de auditora a tal fin. c.1. Conocimiento de las reas Crticas En la etapa de estudio general se genera un conocimiento global de la organizacin y se determinan las reas y actividades crticas. El objetivo en esta fase es profundizar el estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas. Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas. Para determinar la criticidad del rea deber desarrollarse un Sistema de Medicin del Rendimiento Como herramientas para alcanzar el fin propuesto debern desarrollarse: 4
Cada procedimiento deber tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/s persona/s que lo ejecutarn. Cronograma Con la informacin indicada se prepara un resumen en el cual constar: Total de horas previstas por actividad, subprograma y programa con una distribucin mensual y fecha de inicio y finalizacin, indicando resultados esperados. Total de horas previstas por cada auditor afectado, dividido por mes.
Leyes, reglamentos o contratos Presupuesto y Plan de accin (metas de la administracin) Estadsticas y prcticas empresarias Indicadores de rendimiento de grupos de entidades similares Indicadores de rendimiento histricos Principios generales de sana administracin6
c) RECOLECCIN DE DATOS DEL RENDIMIENTO REAL c.1. Indicadores Cuantitativos Lo primero que deber determinar el Coordinador de la Auditora es si el ente auditado ha desarrollado un Sistema de Medicin del Rendimiento tablero de Comando. Si la Administracin del ente no ha desarrollado dicho sistema, deber realizarlo el auditor. Para ello deber desarrollar una batera de indicadores de gestin, debiendo decidir: Qu datos reunir? A tal fin utilizar los indicadores definidos como generales para cada una de las reas crticas y analizar cuales indicadores especficos agregar Cmo reunirlos? Utilizar el: Formulario Nro. 15 - Recoleccin de Datos para Indicadores de Gestin y Formulario Nro. 16- Clculo de Indicadores de Gestin Cmo asegurar su confiabilidad? Deber recolectar los datos que brinde el personal de la organizacin. Este control quedar documentado en las - Guas Pruebas sustantivas para Control de Indicadores de Gestin. Si la Administracin del ente ha desarrollado un sistema de indicadores, el Coordinador determinar si incluye todos los indicadores necesarios, debiendo documentarse los datos incluidos, los clculos y las pruebas sustantivas, en los formularios respectivos. c.2. Indicadores Cualitativos La informacin se obtiene a partir de los Cuestionarios Comunes al Resto de las reas y/o reas crticas. d) ANLISIS Y EVALUACIN DE EVIDENCIAS d.1. Tipos de Evidencias La evidencia puede categorizarse como: Evidencia fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturaleza puede presentarse en forma de memorandos fotografas, grficas, mapas o muestras materiales. Evidencia Documental: Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de administracin relacionados con su desempeo. Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.
6. CONTROL DEL RESULTADO FINAL Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo pblico. El punto de control est en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efecta una evaluacin de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos insumidos y recomendaciones sugeridas. Se deber evaluar la eficacia y eficiencia de la auditora realizada, en trminos del cumplimiento de los objetivos fijados y de los recursos utilizados, con respecto a los planificados.
b) CONTENIDO Datos Fijos: Indicar: Organizacin, Nro. de Informe, perodo considerado, Coordinador, etapa de auditora y toda la informacin del gnero. Objetivo: Se indicarn los objetivos detallados en Formularlo 11 - Objetivos de Auditora, ltima versin. Periodo Bajo Examen: Se consignar el perodo bajo examen establecido en punto 2.2.1.2.3 Enfoque y Orientacin del Examen: Se extraer del Formulario Nro. 7 Planificacin Global de Recursos. Alcance: Se extraer del Formulario Nro. 6 - Planificacin Global de Recursos Informacin Especfica: El cuerpo del informe contendr fundamentalmente informacin conceptual y conclusiones del anlisis. Es conveniente que los detalles analticos se muestren como anexos. Como mnimo el informe deber incluir como informacin especfica: Plan de accin y presupuesto: Descripcin del mecanismo de formulacin, elevacin, aprobacin, ejecucin y seguimiento. Anlisis de los principales rubros de ingresos, egresos a la fecha del informe y revisin comparativa con aos anteriores. Anlisis del negocio: Se dar una idea global del negocio. Se explicitarn las actividades rentables y aqullas que requieren subsidios, ya sean internos o derivados de la Administracin Central, siempre de acuerdo con la informacin disponible a la fecha del informe. reas crticas: Se sugerir la profundizacin del anlisis de las sub reas y actividades que se hayan detectado como crticas. Sistemas de Informacin Gerencial: Se detallarn los sistemas de informacin gerencial de que dispone el ente. Se interesa precisar si existe un sistema de informacin gerencial en base a datos contables y extra contables que facilite la toma de decisiones de la alta gerencia y permita la auditora interna y externa de la gestin empresaria.
Aspectos Positivos: Se dejar expresa constancia de los aspectos positivos relevantes hallados hasta el momento. Anexos y Cuadros: Mostrarn la informacin de detalle. Los grficos y tablas indicarn la fuente de la informacin, indicando Gerencia y nombre de la Organizacin. c) PRESENTACIN
3. INFORME FINAL Como resultado de las tareas de auditora de gestin se emitirn al finalizar la misma dos informes: uno sinttico o ejecutivo y otro con mayor grado de desagregacin denominado extenso. a) INFORME EXTENSO a.1. Objetivo Dar cuenta detallada de los resultados obtenidos en las tareas de auditora planificadas. a.2. Contenido Propsito: Describe porqu se efectu la auditora y se obtiene de la ltima versin del Programa de Auditora. Alcance: Se sealar con precisin el mbito sometido a la evaluacin (toda la organizacin) y la muestra analizada. Se consignarn adems las razones que hayan podido impedir una plena y libre realizacin de la tarea. Metodologa; Se efectuar una descripcin general de la metodologa utilizada para realizar el examen. Antecedentes: En esta seccin se describe el ente, organizacin, proyecto o actividad auditada. Deber limitarse nicamente a la informacin necesaria para comprender los hallazgos y recomendaciones presentados en el informe.10
Informacin Especfica: Deben dejarse establecidos los hechos y circunstancias que caracterizan la situacin en estudio (hallazgos) y sus aspectos positivos y negativos, latentes y evidentes. Contendr fundamentalmente informacin conceptual y conclusiones del anlisis. Donde los detalles analticos se muestren como anexos. Debe incluir:
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Se utilizar papel tipo A4, con hojas numeradas y adecuadamente anillado. La presentacin de cada informe se acompaar con una versin en diskettes. Contendr adems un ndice con detalle de las secciones principales y de los anexos, con los correspondientes nmeros de pginas. El informe se cerrar con la firma y sello del Coordinador. d.4. Distribucin El informe se destinara al Gerente del rea y el Supervisor de la auditoria. Previo a la aprobacin de aquellos, si lo indicaran expresamente, se preparar una copia para responsable de la organizacin auditada. b) INFORME EJECUTIVO b.1. Objetivo El informe ejecutivo representa una sntesis de los principales resultados de la auditoria. Debe contener slo los puntos bsicos del informe extenso. b.2. Contenido
Propsito, Alcance y Metodologa: Esta seccin describir porqu se efectu la auditoria, el alcance de las actividades revisadas y una descripcin general de la metodologa utilizada para realizar el examen.
Antecedentes: En esta seccin se describe la organizacin auditada. Deber limitarse nicamente a la informacin necesaria para comprender los hallazgos y recomendaciones presentados en el informe.11
Hallazgos, Conclusiones Y Recomendaciones: Se obtendr la informacin del Formulario 18- Desarrollo de Hallazgos. Se indicar para cada hallazgo la condicin, criterio, causa, conclusin y la recomendacin que resulta del hallazgo. La conclusin es el resultado obtenido como consecuencia del anlisis de cada hallazgo especifico. El informe deber contener conclusiones cuando los objetivos de auditoria lo requieren.
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1. CONSIDERACIONES GENERALES Los papeles de trabajo son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditora y debern contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En trminos generales, los papeles de trabajo debern: Contener el programa de auditora original (Form. Nro. 14) y las sucesivas modificaciones al mismo. Contener ndices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoria. Ser fechados y firmados por quien los prepara. Ser revisados por el Coordinador (esa revisin deber estar tambin documentada en los papeles de trabajo) Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser tambin completos y no obstante, concisos. Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia. Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea. Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditora.
a) Propiedad
b) Perodo de guarda Los informes emitidos, papeles de trabajo y documentacin respaldatoria se conservarn por el plazo que fijen las normas legales y/o profesionales.
c) Acceso Slo las personas autorizadas por el Supervisor de Auditora de la organizacin auditada tendrn acceso a los papeles de trabajo. Los documentos correspondientes a la auditora vigente, sern accesibles al personal del equipo de auditora.12 2. NORMALIZACIN Debido al carcter multidisciplinario de la Auditora de Gestin y a la necesidad de estandarizar el uso de los papeles de trabajo, en el Manual de Auditora de Gestin se han establecido los diferentes formularios a utilizar en el desarrollo del trabajo
a) Recomendaciones Para la confeccin de los papeles de trabajo deber tenerse en cuenta: Que los modelos de formularios son de utilizacin obligatoria. En caso de requerir mayor extensin que los espacios previstos en el documento, podrn utilizarse varios formularios del mismo tipo o utilizando el mismo diseo del documento, agregar ms espacios de acuerdo a la necesidad especfica. No debe haber papeles de dimensiones inferiores al tamao A4 (210 mm. x 297mm.). Los ms pequeos se pegaran en hojas de ese tipo y los ms grandes se doblaran adecuadamente. Los papeles deben ser limpios, para lo cual: Debern estar escritos en forma legible Debern escribirse con lpiz tipo medio Debern utilizarse lpices rojos para marcas de chequeos y smbolos; Debern totales); emplearse regla (una lnea para subtotales y doble lnea para 4
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Deben ser exactos. Para ello los auditores debern asegurarse que las cantidades usadas y los totales sean correctos. Las anotaciones se harn en lpiz negro. Los cdigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos en rojo. Deben explicar todos los smbolos usados. La leyenda o clave de los smbolos usados debern aparecer en el trabajo realizado del papel de trabajo. Si hay varias hojas, la explicacin de los smbolos debe efectuarse en una sola hoja. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos. Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la pgina para comentarios del revisor (esto es aplicable en la ltima hoja cuando hay ms de una en el anlisis). La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto. Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado. Estas ltimas figuraran en NOTAS. Preferentemente se debern confeccionar las planillas de trabajo utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente prever controles automticos verticales y horizontales. Todo importe que tenga una relacin y est explicado en otra planilla de los papeles estarn referenciado con la misma y viceversa. Se debe utilizar al mximo el trabajo del cliente, ya sea: utilizando planillas, ya preparadas por su personal o pidiendo su colaboracin, en todos los casos posibles.
Durante el desarrollo de la auditora se deber confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararan una relacin de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos debern ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditora. Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe:
b) Contenido Las planillas analticas y sintticas, cuestionarlos y guas de auditoras realizadas manualmente o a travs de computadoras, formaran parte de los papeles de trabajo, debiendo indicarse en las mismas siempre los siguientes datos bsicos:
En el encabezado de cada hoja: AGN Organizacin auditada Auditoria de gestin y periodo cubierto Titulo o propsito de la planilla Referencia o numero de la planilla (ngulo superior derecho)
Al final de la ltima hoja: FIRMA Y ACLARACION de quienes realizaron, supervisaron y aprobaron el papel de trabajo y las fechas respectivas.
Los ayudantes anotarn sus observaciones en todos los casos en las planillas correspondientes a cada tema parcial analizado. 5. Notas: En este captulo se anotarn aclaraciones que, por su naturaleza, no corresponden ser incluidas en Trabajo realizado y/o Observaciones. 6. Fuente de documentacin utilizada: Debe indicarse claramente el origen de los datos (registro desde el cual se prepar la planilla o cargo del empleado que proporcion la informacin, cuenta del Mayor o referencia a los libros, del asiento original, nmero de comprobante, etc. u opiniones o informacin suministrada por parte del ente auditado, bibliografa tcnica, etc.). 7. Base de seleccin: En caso de corresponder 8. Referencias cruzadas: Apropiadas con otras planillas pertinentes. 9. Fecha del da de su terminacin: (en la ltima foja). 4
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3. LEGAJOS a) Ordenamiento: Las evidencias obtenidas debern agruparse documentacin denominados LEGAJOS. y archivarse en grupos de
Cada legajo deber estar encabezado con un ndice del contenido del mismo (Documentacin contenida y fojas) y una cartula que identificar cada cuerpo del legajo. Los papeles de trabajo se clasificarn para ser archivados en tres legajos principales, cada uno de ellos con una numeracin independiente: Legajo Permanente Legajo Transitorio Legajo Resumen
b) Legajo Permanente b.1. Objetivo: En el mismo se incluye informacin que tiene carcter de utilidad permanente y que ser consultada en futuras revisiones. b.2. Contenido: El legajo permanente incluir el siguiente tipo de documentacin: Antecedentes del Negocio: Informacin sobre la historia de la organizacin, tipo de explotacin, circunstancias econmicas y estructuras administrativo financieras. Se incluir en este grupo: Formulario Nro. 4 - Solicitud de antecedentes de datos bsicos de la organizacin. Formulario Nro. 5 - Ficha de la organizacin. Fotocopia de la documentacin aportada por el ente auditado Estructura orgnica y organigrama. Descripcin de los sistemas de informacin:
Se incluir en este grupo: Cuestionario de evaluacin global de la organizacin, con las respuestas, la evaluacin del sistema de informacin y control gerencial y documentacin adjunta. Descripcin del sistema contable. Plan y manual de cuentas contable financiero - patrimonial y presupuestal. Cursogramas o descripcin de los principales circuitos.
Aspectos Legales y Societarios: Leyes, decretos y/o actas constitutivas del ente. Estatutos. Ttulos de propiedad. Contratos relevantes y/o con efectos plurianuales de compra y/o venta). Convenios colectivos de trabajo. Leyes, decretos y convenios vinculados con la organizacin auditada. Aspectos Financieros: Informacin general sobre el ente. Acuerdos de prstamos a largo plazo. Lneas de crdito.14 Tablero de Comando: Se debe incluirse los indicadores cuantitativos de gestin definidos como de control permanente, de los tres ltimos aos anteriores al vigente. c) Legajo transitorio: c.1. Objetivo: La finalidad del legajo transitorio es agrupar los papeles de trabajo de carcter corriente, incorporar la documentacin de planificacin de la auditora y las pruebas, evidencias y conclusiones obtenidas. c.2. Contenido: Se dividir en secciones: 1. Informacin de Planificacin y Supervisin del Examen: Se incorporarn los papeles de trabajo correspondientes a las actividades de planificacin supervisin y administrativas de la auditora del ao. 2. Informacin General: Anlisis de estados financieros en su conjunto: Comparativos, Planillas de Anlisis vertical y horizontal, Indicadores econmico - financiero patrimoniales, Tablas y grficos
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5. Tablero De Comando: Informes de gestin e indicadores del ente auditado Gua pruebas sustantivas para indicadores de gestin Listado de indicadores tablero de comando (agregar copia a legajo permanente) Tablas y grficos15 6. ABC De Costos Y Gastos - Matriz De Insumo Producto
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Informes de costos y gastos Planilla de anlisis vertical y horizontal de los costos y gastos Planilla de clasificacin de los costos y gastos en variables y fijos Planilla Matriz de insumo-producto y coeficientes directos Tablas y grficos
7. Punto de Equilibrio Planillas de determinacin del punto de equilibrio Grficos d) Legajo Resumen d.1. Objetivo Resumir las conclusiones y decisiones significativas alcanzadas durante el examen. Agrupar los informes realizados. Brindar una visin global de la ejecucin y finalizacin de la auditora. d.2. Contenido 1. Informes Informes de avance Informe de diagnstico general Informes parciales s/ subprogramas o actividades Informe final extenso Informe final ejecutivo
2. Conclusiones, Recomendaciones y Opiniones del Ente Auditado Este resumen debe referenciarse a las notas del legajo transitorio donde el problema es puntualizado. Incluir un resumen de errores en la informacin de gestin no ajustados por el ente y sus efectos. 3. Resumen de Temas Relevantes Sntesis de los temas significativos que surgieron durante el trabajo de la auditora, documentados en el legajo transitorio y referenciados al mismo, relativos a: Modificaciones relevantes en el negocio del ente. Desvos significativos en los indicadores de gestin. Cambios en las normas contables y sus efectos en la informacin contable para gestin. Incertidumbres significativas, incluyendo litigios pendientes y partidas dudosas, que afecten la informacin de gestin. CARRERA PROFESIOMAL DE INGENIERA COMERCIAL |
e.2 Codificacin del Legajo Permanente Especficamente, dentro del Legajo Permanente, se ha predeterminado la codificacin de los siguientes sectores fijos: P.1. ANTECEDENTES DEL NEGOCIO P.2. DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION CARRERA PROFESIOMAL DE INGENIERA COMERCIAL | 4
e.3 Codificacin del Legajo Resumen Incluir las siguientes codificaciones fijas: R. 1. INFORMES R.1.1. Informes de avance R.1.2. Informe de diagnstico general R.1.3. Informes parciales s/ subprogramas o actividades R.1.4. Informe final extenso R.1.5. Informe final ejecutivo R.2. RESUMEN DE CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y OPINIONES DEL ENTE AUDITADO R.3. RESUMEN DE TEMAS RELEVANTES R.4. CARTAS DE ASESORES LEGALES R.5. PLANILLA DE TIEMPO R.6...................... (OTROS).16
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