GESTION DE ALMACENES E INVENTARIOS

CONTROL DE INVENTARIOS

2011

ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS 1 .3 MÉTODO PRIMERO EN ENTRAR. OTROS TIPOS DE INVENTARIOS 6. OBJETIVO 3. INTRODUCCION 2. 9. PRIMERO EN SALIR O "UEPS" 6.1 INVENTARIO DE MERCANCÍAS 4.1 MÉTODO COSTO IDENTIFICADO 6.4 MÉTODO ÚLTIMO EN ENTRAR.2 COSTO PROMEDIO 6.4 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS 4. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO 10. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS 8. PRIMERO EN SALIR 6.5 INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA 5. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS 4. MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS 6.5 MÉTODO DETALLISTA 7. TIPOS DE INVENTARIO 4.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN 4.INDICE CONTROL DE INVENTARIOS 1.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS 4. METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO FASE DE ACTIVIDADES PRE-LIMINARES FASE DE CONTEO FASE DE VERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO.

Año del Centenario de Machu Picchu para el Mundo I EG A ES: PA ICIPACI 100% 100% % y ROBERTO LOPEZ AL ARA O y I ES UTCAÑE CA TO y ELIZABETH CONTRERAS I ANCO 100% y JULIO GONZALES PROFESOR: HUAITALLA MAURICIO. CESAR CARRERA: A MINISTARCION E EMPRESAS CICLO: I TURNO: NOCHE 60% AÑO: 20 2 .

en un período económico determinado. evitando compras innecesarias. produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla. Reducción del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos terminados que habrá en el próximo periodo y por tanto para evitar que un repentino aumento de la demanda. Proteger contra falta de artículos. Esta monografía esta preparado a modo de guía. 3. Ayudar contra incrementos de precios o aprovechar los descuentos por cantidad.1. 2. se mantiene un stock de seguridad de productos terminados. es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico o sistema informático usado por la empresa. lo cual permitir á: 1. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. OBJE I O El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de entas en los estados financieros. Tomar ventaja de los ciclos de órdenes. comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos. 3. los cual nos mostrara los elemen tos fundamentales que hacen parte de esta tarea empresarial tan importante a nivel interno. 2. IN R D CCI N Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos. F NCIONE DE LOS IN EN ARIOS Satisfacer la demanda anticipada. Una adecuada planeación para la reposición de stocks. Suavizar los requerimientos de producción. Ahora estudiaremos y analizaremos los elementos fundamentales de lo que es el control de inventario. y y y y y y ¤ ¨ § ¡ ¦ ¢ ¡ £    ¥ 3 .

 ©  4 . se mantiene un stock de seguridad de materias primas. Para evitar una detención de proceso de producción por agotamiento del almacén de materias primas. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la enta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas. TIPOS DE IN ENTARIO De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios principales: 4.Continuidad de las variaciones de demanda Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento Determinar la óptima secuencia de operaciones Uso óptimo de la capacidad productiva Los inventarios actúan como reguladores entre los ritmos de entrada y salidas.1 IN ENTARIO DE MERCANCÍAS Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil.y Ante el tiempo que tardarán los proveedores en servir el pedido. y y Eliminación de irregularidades en la oferta Compra o producción en lotes o tandas 4. los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. al almacén de artículos terminados. o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta. Los inventarios nos permiten conocer las cantidades en proceso una parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra. y y y y y y Ayudar a la independencia de operaciones . las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes). tales como las mercancías en camino (las que han sido comprad as y no recibidas aún).

OTROS TIPOS DE IN ENTARIOS 5. 4.            5 . A intervalos cortos. pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura. mano de obra y gastos de fabricación. 4. 5.3 IN ENTARIO DE PROD CTOS EN PROCESO DE FABRICACI N Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales. aplicables a la fecha de cier re. clavos. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales. de acuerdo con la cuenta física.1 IN ENTARIO PERPETUO Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén. los cuales se encuentran en proceso de manufactura. IN ENTARIO DE SUMINISTROS DE F BRICA Son los materiales con los que se elaboran los produ ctos. los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. cuando es necesario. lubricantes.2 IN ENTARIO DE PROD CTOS TERMINADOS Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales. 4. lija.).4 IN ENTARIO DE MATERIAS PRIMAS Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos. se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos. por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar. etc. pero que todavía no han recibido procesamiento.4. donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.

5. al que se trata de suplir en parte. La realización de este inventario tiene como finalidad. y evaluar cada una de dichas partidas. Se recurre al. 5. 5. no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente.3 IN ENTARIO FINAL Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico. pesar o medir y anotar todas y cada u na de las diferentes clases de bienes (mercancías). convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.4 IN ENTARIO INICIAL Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. 5.5 IN ENTARIO FÍSICO Es el inventario real. generalmente al finalizar un periodo. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.2 IN ENTARIO INTERMITENTE Es un inventario que se efectúa varias veces al año. que se hallen en existencia en la fecha del inventario. después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo. y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. del peso o a la medida real obtenidos. a saber: Manejo de inventarios (preparativos) Identificación Instrucción Adiestramiento     6 . por razones diversas. Es contar. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo.

5. 5. respectivamente. $ #  % ! " 7 . 5. 5. Mientras el inventario se encuentra en camino. 5. no puede tener una función útil para las plantas o los clientes.10 IN ENTARIO MÍNIMO Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén. existe exclusiva mente por el tiempo de transporte. IN ENTARIO MÁXIMO Debido al enfoque de control de masas empleado. IN ENTARIO EN CONSI NACI N Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.11 IN ENTARIO DISPONIBLE Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.5. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. IN ENTARIO MIXTO Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular. 5. IN ENTARIO EN TRANSITO Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes.12IN ENTARIO EN LÍNEA Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos.

huelgas. involucra un menor riesgo. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad.16 IN ENTARIO DE FLUCTUACI N Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. es aplicado a bienes de consumo.15 IN ENTARIO DE SE URIDAD Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de i ncertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar.17 IN ENTARIO DE ANTICIPACI N Son los que se establecen con anticipación a lo s periodos de mayor demanda. protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera. 5.13 IN ENTARIO EN CUARENTENA Es aquel que debe de cumplir con un periodo de a lmacenamiento antes de disponer del mismo. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Se diferencia con el respecto a los de seguridad. 5.14 IN ENTARIO DE PRE ISI N Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. generalmente comestibles u otros. en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto.5. Básicamente los inventarios de ' ' ' & ( & & & & & 8 . 5. 5. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas.

22 IN ENTARIO CÍCLICO Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar.anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción . se puede decidir trabajar por lotes.18 IN ENTARIO DE LOTE O DE TAMAÑO DE LOTE Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.20 IN ENTARIO INTERMITENTE Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. 5. 5. producir o transportar inventarios de una unidad a la vez.19 IN ENTARIO ESTACI NALES Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones. 5.21 IN ENTARIO PERMANENTE Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas. de esta manera. Por ejemplo. puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. 5. en general representativas de existencias. 5. cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. 0 ) ) ) ) ) 9 . para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

El promedio resultante se em plea entonces para valorizar el inventario final. así como al final del mismo. 6. en un mercado que tiende al alza. Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras. Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar. Primero en Salir o "UEPS" Método Detallista. MÉTODO DE VALUACI N DE INVENTARIOS Los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes: y y y y y Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar. al principio del periodo. el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente. 6. y en un mercado que tiende a la baja.6.2 COSTO PROMEDIO Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.1 MÉTODO COSTO IDENTIFICADO Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones. dicho costo unitario excederá al costo corriente. El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. por lo tanto. 1 10 .

Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra. se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.E.S. son los primeros artículos o materias primas en salir. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendido s. y en economías como la nuestra. y de forma contraria. La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación. por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos. lo que provoca que tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios. el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma. 6. El método U.4 MÉTODO ÚLTIMO EN ENTRAR PRIMERO EN SAL IR O "UEPS" Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción. por tal motivo las utilidades 2 2 11 .P. Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes. la valorización sigue entonces la tendencia del mercado. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las me rcancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse. 3 el CM sea mayor que si es valuado a precios menos recientes. pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere. se a demostrado que los precios tienden a subir.3 MÉTODO PRIMERO EN ENTRAR PRIMERO EN SALIR Este método identificado también como "PEPS".6. puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes.

lo cual conduce a pérdidas en ventas H. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año. es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta. 7. recepción y procedimientos de embarque C. ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. 12 . evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Para la operación de este método. daño ó descomposición D. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Mantenimiento eficiente de compras. así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico d e las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables E. como los ajustes al precio de venta. no importando cual sistema se utilice B. considerando tanto las nuevas compras.6. Agrupación de los artículos homogéneos. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario F. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS El control interno sobre los inventarios es importante.5 MÉTODO DETALLISTA Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo. Comprar el inventario en cantidades económicas G. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: A. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo.

Comparación con el Sistema de Kárdex 5. 1 3. Tarjetas de Conteo Físico S. 2. por personal diferente al prime r conteo. Actualización del Sistema de Kárdex al conteo físico. 7 4. Sistema de Kárdex 7 2. Codificación del stock por ubicación. 1 6 5 5. de acuerdo a su codificación. Tarjetas de Inventario No. Corte Documentario 7. METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO Las metodologías pueden ser variadas. 4 S Tarjetas de Inventario No. una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. 2 FASE DE VERIFICACI N DE CONTEO FÍSICO. Ordenamiento de stock de difícil conteo. Se llenan Tarjetas de Inventario No. su codificación y su control contable FASE DE ACTIVIDADES PRE LIMINARES 1. FASE DE CONTEO 1. 5 3. Se llenan Tarjetas de Inventario No. Primer conteo físico al barrer 2. 4. Comparación de las tarjetas de inventario 3.8. 6. 1. 2 13 . 4. erificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto. su almacenamiento. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. 9. erificación física de la ubicación del stock. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de: y Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa. Segundo conteo físico al barrer . Ordenamiento previo del stock. pero siempre.

Código de producto. ACTUALI ACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias. respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén. Saldos correctos. 8 14 . la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración.y Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas. 2. Código de ubicación. los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. con el debido sustento para las autoridades tributarias. y y Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario. Por lo que. respecto a: 1. 3. Tener la base de su ajuste contable. debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente. y Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado. 10.