Proceso al que pertenece: MM-GESTIÓN DE MATERIALES

|Descripción del proceso

|

|Las solicitudes de pedido o SolPed son documentos internos, mediante los que
solicita al departamento de compras que adquiera una determinada cantidad
de un material o de un servicio en una fecha concreta.
|

|Las SolPed se considerarán solicitudes en firme para Compra, se podrán

elaborar de manera manual o automática. Las SolPed manuales serán aquellas
que los usuarios solicitantes elaborarán directamente en el sistema sin tomar
como base ningún otro documento anterior como soporte.
|

|
|

|Las SolPed automáticas podrán provenir de órdenes de Mantenimiento,

Órdenes de Producción y/o Ordenes Previsionales generadas por el proceso de
planificación de necesidades (MRP) que han sido confirmadas por su respectivo
planificador. |

|
|

|Las SolPed pueden solicitar materiales para su compra a un proveedor externo

o también solicitar materiales que se encuentren en un Centro logístico y
requieran ser trasladados a otro centro logístico. En estos casos se conocen
como “Solicitud de Pedido de Traslado”. |

1 Procedimiento: CREAR SOLICITUD DE PEDIDO

1.1 Acceso a la transacción por:

|Vía Menús |SAP Logon/ Menú SAP/ Logística/ Gestión

de Materiales/ Compras/ Solicitud de Pedidos/ |

| |ME51N - CREAR
|
|Vía Código de Transacción |ME51N
|

[pic]

1.2 En la pantalla “CREAR SOLICITUD DE PEDIDO”, luego de seleccionar

la transacción ME51N se muestra la siguiente pantalla:

[pic]

Cabecera: corresponde y visualiza el encabezado de la solicitud de pedido

Resumen de Posiciones: es aquí donde se detallan todas las posiciones de los

materiales solicitados diligenciando cada uno de los campos obligatorios y
automáticos

Detalle de Posición: indica información detallada y adicional de las posiciones

digitadas en en el resumen de posiciones.

Para iniciar con el trámite y diligenciamiento de cada una de las partes de la

solicitud de pedido se deberá desplegar cada una haciendo click en el botón
correspondiente[pic], para lo cual se vera de la siguiente manera:

[pic]

5 En la pantalla “CREAR SOLICITUD DE PEDIDO” complete la información de los

campos como se especifica en la siguiente tabla.

|Nombre Campo |Descripción |R / O / V |Valores y Acciones

del Usuario |Comentarios |

|Nota de Cabecera |Introduzca un comentario sobre la |O |En este

campo se digita un comentario general|Es útil para |

| |solicitud de compra. | |acerca de la solicitud de

pedido, e incluso |identificar su |
| | | |algunas recomendaciones para
la adquisición |requerimiento |

| | | |de los productos.

| |

|Material |Introduzca el código del material |O |Mediante la

ayuda Machtcode [pic], permite | |

| |solicitado | |seleccionar el material a

solicitar, si | |

| | | |existe dentro del maestro de

materiales | |

|Texto Breve |Introduzca el material solicitado |O |En este campo

se detalla el nombre del | |

| |cuando no está creado en el maestro | |material que se

solicita siempre y cuando no | |

| | | |se encuentre dentro del maestro

de | |

| | | |materiales, y para sr validado

debe ser | |

| | | |imputado. |
|

|Cantidad |Introduzca la cantidad a pedir por |R |Se debe digitar

la cantidad de producto | |

| |cada material solicitado | |solicitado teniendo en

cuenta la unidad de | |

| | | |medida y la unidad de empaque

| |

|Fecha de Entrega |Indique la fecha de entrega de cada|R |En este

campo se debe indicar la fecha que se| |

| |material solicitado | |desea recibir dichos

materiales, sean total | |

| | | |o parcial. |
|
|Centro |Introduzca el código del centro |R |En este campo se
debe seleccionar mediante la| |

| |donde se recibirá los materiales | |ayuda del Machtcode

[pic]el centro en el cual| |

| | | |se recepcionaran dichos

materiales | |

| | | |solicitados. |
|

|Grupo de Compras |Indique el grupo de compras que se |R |En este

campo se debe digitar el código del | |

| |le hace la solicitud | |grupo de comprar o

seleccionarlo mediante la | |

| | | |ayuda del Machtcode[pic].

| |

|Tipo de Imputación |Ingrese el tipo de Imputación |O |En este

campo se digita cuando el material no|Se utiliza de |

| | | |se encuentra codificado, o creado

dentro del |acuerdo a su |

| | | |maestro de materiales y a su vez

se debe |necesidad, y en el |

| | | |indicar qué clase de imputación

de tal manera|evento que realmente|

| | | |que se pueda indicar su

asociación contable, |se requiera. |

| | | |también se puede utilizar para

imputar un | |

| | | |material que está dentro del

maestro pero que| |

| | | |deseo que tenga otra afectación

contable | |

|Posición Solicitud de |Indica el N° de Posición del |O |Este campo es

automático y genera el N° de la|El N° de la posición|
|Pedido. |material solicitado | |posición del material
solicitado de 10 en 10 |se puede cambiar, y |

| | | | |se
moverá por |

| | | | |
múltiplo del N° |

| | | | |
seleccionado |

|Status |Indica el estado de la Posición |V |En este campo se

visualiza el estado de la |Este es un campo de |

| | | |posición si se encuentra completa

o si le |ayuda para el |

| | | |falta algún campo pendiente por

diligenciar |diligenciamiento de |

| | | |asi: [pic] Error, [pic] Advertencias,

[pic] |la solicitud de |

| | | |Correcto |
pedido |

|Valoración |Introducir el valor estimado del |R |En este campo se

debe introducir el valor |Es necesario siempre|

| |material, (Detalle de Posición) | |estimado del material

que deseamos adquirir y|que se realice una |

| | | |que no se encuentra codificado o

creado |solicitud de un |

| | | |dentro del maestro de materiales.

|producto que no se |

| | | | |
tenga creado |

|Imputación |Introducir la cuenta contable y N° |R |En este campo

se debe introducir la cuenta |Es requerido para |

| |de Orden de prod. o centro de | |contable para

registrar el materia, y a su |contabilizar e |
| |costos | |vez el N° de orden de
Producción si afecta |identificar estos |

| | | |una orden o el centro de Costo si

lo afecta. |materiales que no |

| | | |Además esta lengüeta solo se

activara para |están registrados |

| | | |aquellas posiciones en donde se

halla | |

| | | |ingresado algún valor en Tipo

imputaciones | |

|Textos de Posición |Escriba un detalle de la posición |O |En este campo

se puede escribir un detalle de|Breve descripción de|

| | | |texto como comentario de la

solicitud del |la solicitud que se |

| | | |material que se está requiriendo.

|esta realizando |

R/O/V: R: Requerido – O: Opcional – V: Visualizar

[pic]

[pic]

[pic]

6 .1 Visualización de la Solicitud de pedido elaborada antes de grabarse:

[pic]

7 Presiones el icono “grabar” para almacenar el documento. [pic]

 Al finalizar el diligenciamiento de la solicitud de pedido y luego de verificar
que todos los campos estén diligenciados correctamente se procede a la
grabación de la solicitud haciendo click sobre el botón de guardar [pic] que se
encuentra en la barra inferior a la barra de menú del SAP como se observa
en la siguiente imagen:

[pic]

[pic]

Luego de ser grabada la solicitud el sistema muestra una nueva pantalla para
la creación de una solicitud de pedido pero en la barra al pie de la página
indica el número del documento con el cual se grabo la Solicitud de pedido
anteriormente digitada, como se ve en la grafica anterior.

Sin embargo si en algún momento de la realización de la solicitud de pedido

se desea salir esta no será guardada automáticamente, el sistema le generara
un aviso indicando si desea grabar o lo dicha solicitud, así:

[pic]

En este momento se deberá seleccionar la opción que desea realizar si es de

grabar o no o en su defecto cancelar el aviso y seguir dentro de la elaboración
de la solicitud de pedido.

Otra forma de ingresar a la transacción de Visualización de Solicitud de Pedido

es Ingresando el código de la Transacción en la barra de menú en el campo de
búsqueda, abriendo directamente la transacción solicitada, así:

[pic]
1 Procedimiento: MODIFICAR SOLICITUD DE PEDIDO

1.1 Acceso a la transacción por:

|Vía Menús |SAP Logon/ Menú SAP/ Logística/ Gestión

de Materiales/ Compras/ Solicitud de Pedidos/ |

| |ME52N – MODIFICAR
|

|Vía Código de Transacción |ME52N

|

[pic]

1.2 En la pantalla “MODIFICAR SOLICITU DE PEDIDO”, como se

especifica en la siguiente tabla:

[pic]

Siempre que se ingresa a la transacción ME52N, esta trae la ultima solicitud

elaborada, para ser modificada, lo cual se puede hacer con tan solo ubicar el
puntero del mouse en el campo de la cabecera, posición o en el detalle de la
posición, de acuerdo a la necesidad que se tenga.

En el caso de que no sea este el número de la solicitud que se requiera

modificar si no otra solicitud, se hace click en el Botón [pic] Otra solicitud de
pedido, por lo que se desplega la siguiente imagen en donde se indica o se
selecciona la Solicitud que se desea Modificar así:

[pic]

En este cuadro se puede digitar el numero de la solicitud o bien se puede hacer

click en la ayuda o Machtcode [pic] para que muestre una pantalla en donde se
observa las diferentes ayudas para la localización de la solicitud requerida, que
pueden ser utilizadas o hacer click en el Botón [pic] para que muestre todo el
listado de solicitudes que han sido elaboradas y que se pueden modificar,
(como se observa en la imagen inferior a este texto), luego se selecciona la
solicitud que se desea modificar de acuerdo a la lista desplegada,
observándose en la columna de Sol Pedido, luego de seleccionada se hace click
nuevamente en el botón Tomar [pic] y así vuelve al mensaje seleccionar
documento y haciendo click en otro documento, se visualiza en la pantalla para
iniciar la modificación de la misma.

[pic]

Teniendo la pantalla la Solicitud de pedido a modificar, se inicia la modificación

haciendo click en el campo que se desee, posición o detalle de posición,
activando así la celda a corregir, o utilizar el Machtcode [pic] dependiendo de
la celda a modificar, como se detallo en el texto anterior o simplemente
ingresa los datos que se requieren modificar o corregir, como se observa en las
siguientes imágenes:

[pic]

[pic]

Luego de modificar la posición señalada anteriormente se observa de la

siguiente manera así:

[pic]

Luego de estar modificada la solicitud de pedido se procede a realizar la

verificación, haciendo click en el botón [pic] Verificar, de tal manera, que se
revise el documento y genere el mensaje en donde indique que no se encontró
ningún error y en el caso de que se genere un error, se observara un mensaje
de error como se detalla a continuación, indicando el error para que sea
corregido, cuando este corregido se hace nuevamente la verificación para que
indique que no presenta ningún error.
Cuando no se presenta error.

[pic]

Cuando hay error en algún dato de la solicitud de pedido

[pic]

15 Presiones el icono “grabar” para almacenar el documento.

Luego de realizar la verificación de la solicitud y no se encontró ningún error se

procede a grabar la solicitud de pedido con su respectiva modificación, para lo
cual se deberá hacer click en el Botón [pic] Grabar, para que queden
guardadas las modificaciones realizadas. Como se observa en la siguiente
imagen:

Si luego de ser grabada queda pendiente alguna modificación que no se realizo

se deberá hacer click en el botón [pic] Visualizar/Modificar, de tal manera, que
la active nuevamente para su modificación, y cuando se realiza las respectiva
modificación, deberá guardarse nuevamente haciendo click en el botón
[pic]Guardar, para que queden registrados los cambios que se realizaron.

En el caso después de finalizar con la modificación y se desea realizar una

nueva solicitud de pedido, de deberá hacer click en el Botón [pic] Crear un
nuevo documento y se realiza el mismo procedimiento para la creación de la
SOLICITUD DE PEDIDO.

Otra forma de ingresar a la transacción de Visualización de Solicitud de Pedido

es Ingresando el código de la Transacción en la barra de menú en el campo de
búsqueda, abriendo directamente la transacción solicitada, así:

[pic]
1 Procedimiento: VISUALIZACION DE LA SOLICITUD DE PEDIDO:

1.1 Acceso a la transacción por:

|Vía Menús |SAP Logon/ Menú SAP/ Logística/ Gestión

de Materiales/ Compras/ Solicitud de Pedidos/ |

| |ME53N – VISUALIZAR
|

|Vía Código de Transacción |ME53N

|

[pic]

1.2 En la pantalla “VISUALIZAR SOLICITUD DE PEDIDO”, como se

observa en la siguiente tabla:

[pic]

Al ingresar a la transacción ME53N para consultar y visualizar una solicitud de

pedido, mostrara la ultima solicitud grabada, y en el caso que se desee
visualizar otra solicitud se debe hacer click sobre el Botón [pic] Otros
Documentos, que nos desplega un mensaje de seleccionar documento en
donde se tiene la opción de digitar el numero de la solicitud en el campo
solicitud de pedido o hacer click en el Machtcode [pic]para que nos muestre la
ayuda de cómo consultar las solicitudes de pedido, haciendo click en el botón
[pic] Tomar, muestra la lista de solicitudes de pedido que han sido elaboradas,
sobre las cuales

Se selecciona de la lista la solicitud que se desea visualizar, y se hace un click

sobre el Botón [pic] tomar, para llevar la solicitud al cuadro de Seleccionar
documento así:
[pic]

Luego de seleccionado el N° de la Solicitud de pedido se hace click sobre el

botón Otro Documento[pic], para así visualizar el documento seleccionado, en
este caso una Solicitud de Pedido.

Si al momento de visualizar la solicitud se necesita modificar se hace click

sobre el botón [pic] Visualizar/Modificar, para activar la solicitud y poder así
modificarla, de acuerdo al procedimiento de modificación de Solicitud de
pedido, anteriormente detallado.

Otra forma de ingresar a la transacción de Visualización de Solicitud de Pedido

es Ingresando el código de la Transacción en la barra de menú en el campo de
búsqueda, abriendo directamente la transacción solicitada, así:

[pic]

-----------------------

Cabecera

Resumen de Posición

Detalle de Posición

VALORACION

IMPUTACION

VALORACION