PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

UNIVERSIDAD AUTONOMA U.A.M.

INTRODUCCION

En el departamento de Compras y Almacén esperamos que este manual sirva

como medio de orientación tanto al personal que labora en estas
dependencias, como al personal que ingresa por primera vez a la UAM y así
optimizar los recursos humanos con el objeto de obtener el máximo beneficio
para la realización del as adquisiciones conforme a los lineamientos y objetivos
de la Empresa

OBJETIVO:

Definir los procedimientos, establecer normas y responsabilidades para la

adquisición de elementos devolutivos (activos fijos – bienes muebles) y
elementos de consumo que se adquieran para la Universidad Autónoma de
Manizales y el envío de facturas y/o cuentas al Departamento de Contabilidad.

ESTRUCTURA ORGANICA DEL AREA DE COMPRAS Y ALMACEN:

Esta área esta conformada por cuatro (4) personas (en el momento) así:
Un auxiliar de contabilidad que a su vez apoya la oficina de Compras y
Almacén, un Auxiliar de Inventarios, un Jefe de Almacén y un jefe de Compras.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Las áreas responsables según anexo elaboran la requisición de compra, la cual

debe estar previamente confrontada con el presupuesto del área. Debe ir
firmada por el responsable del área.

Compras:
- Se recibe la requisición, si posee presupuesto y los espacios requeridos
son debidamente diligenciados continua el proceso a almacén
- Si no, se niega la solicitud de material o servicio con la nota aclaratoria
del porque del rechazo. (En casos especiales se consulta con la
Dirección Administrativa y Financiera sobre la posibilidad de realizar
apropiación de presupuesto.

Si no es aprobado por ninguna de estas áreas igualmente se devuelve con la

observación respectiva.
 • Una vez aprobada la requisición pasa a almacén
• Almacén revisa stock de inventarios, si existe lo
entrega; sino realiza la solicitud de compra.
• La solicitud de compra pasa a compras quien realiza
la cotización con base en lass políticas establecidas
en la UAM
• Una vez seleccionadas la s cotizaciones se pasa a
elaborar orden de compra
• La orden de compra es enviada al proveedor para
hacer efectivo el despacho de la mercancía
• Seguimiento de la orden de compra hasta su llegada
a almacén.
• Una vez llegada la mercancía y la factura a almacén,
ingresa la factura al sistema cambiando el estado de
la orden de compra y la pone como atendida parcial o
totalmente

Políticas:

- toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida
por la oficina de compras, de lo contrario la universidad no se hace
responsable del pago. Ninguna otra persona o área esta autorizada para
realizar compras.
- la requisición debe efectuarse por parte del área responsable del proyecto,
en caso de involucrarse otra área deberá ir firmada por ambas áreas pero
cargada al responsable del proyecto
- compras debe gestionar la aprobación de las siguientes áreas dependiendo
del tipo de compra así:
-
• Todo lo relacionado con tecnología: coordinador de
tecnología
• Todo lo relacionado con obras de planeación y
adecuaciones físicas: coordinadora de planeacion
física
• Compras ESPECIALES relacionadas con la
academia: dirección académica
• Compras ESPECIALES relacionadas con el área
administrativa: dirección administrativa
• Compras Mercadeo (Publicidad radia, escrita etc
Coordinador de Mercadeo

- las requisiciones de elementos y materiales de consumo frecuente, par el

normal desempeño de las actividades ( ferretería, cafetería, aseo y
materiales especiales de cada área) deberán hacerse los primeros 5 días
de cada mes. La papelería se debe solicitar del 15 a 20 de cada mes para
ser entregada los primeros días del mes.
- no podrán incluirse en una misma requisición elementos de consumo con
muebles y equipos
- solamente el almacena esta autorizado para recibir los pedidos y las
facturas respectivas. En caso de que la mercancía sea entregada en otro
 lugar que no sea almacén, deberá estar presente una persona del equipo
de compras de lo contrario la universidad no se hace responsable
- las restricciones de compras hechas a miembros de la UAM y sus familiares
serán analizadas según cada caso por el comité de respectivo.
- En caso de ser aprobada la requisición será enviada al almacén para hacer
entrega del pedido o para la solicitud de compra

PROCEDIMIENTOS:

1. REQUISICION DE MATERIALES

1.1. DEFINICION:

La Requisición de Materiales (RQ) es el documento por medio del cual se

comunica al Almacén los requerimientos de elementos de consumo al igual
Que los activos de acuerdo con la necesidad de alguna dependencia de la
UAM.

Todos los requerimientos de consumo y/o devolutivos, deben ser solicitados en

el Almacén mediante REQUISICIÓN DE MATERIALES, la cual debe tener en
cuenta:
. Persona que solicita
. Departamento
. Fecha en que formula la requisición
. Centro de Costos: nombre y código
Número (Que asigna el almacén)
. Cantidad requerida
. Código del artículo: si existe, de lo contrario el almacén lo asigna
. Descripción: clara, precisa y detallada del material solicitado
. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galón u otras)
. Nombre y firma de: solicitado (solicitante)- aprobado (responsable del área)-
tramitado (almacén)
. Autorizado para compras especiales: dependiendo de materialidad e
importancia de la requisición
.. Observaciones: (Sugerir un proveedor, hacer referencia a el rubro
presupuesta)

Observaciones solicitante: espacio para ubicar comentarios del solicitante

sobre le requerimiento, necesidad explicita asignación presupuestal, proveedor
sugerido

Observaciones compras: espacio designado para hacer aclaraciones, este

se encuentra a cargo de los responsables de autorizar o negar la compra
según materialidad e importancia

El proceso de estudio y análisis de la requisición se iniciará a partir de la fecha

de recibo de la misma en el Almacén de acuerdo al número asignado, para lo
cual deberá diligenciarse en original (Almacén) y copia (solicitante) para hacer
seguimiento de la misma.

NOTA: No podrá incluirse en una misma requisición elementos de consumo y

activos, en el espacio de observaciones deberá anotarse las prioridades de
compra de los elementos solicitados.

En ningún caso deberá diligenciarse requisición por elementos solicitados con

requisición anterior que no haya sido atendida por el Almacén; en la
eventualidad de presentarse esta situación, no se dará validez a requisiciones
posteriores, para lo cual se solicita hacer seguimiento a la requisición inicial.

1.2 Antes de autorizarse una compra, deben evaluarse los siguientes aspectos:

ASPECTO RESPONSABLE

Prioridad y naturaleza de la solicitud. Director, Coordinador o

Jefe de Departamento

Duplicidad, complemento y/o sustitución Jefe de Almacén

Con otras solicitudes

Correcta elaboración de la Solicitud interna Jefe de Almacén

De compra

Correcta asignación presupuestal Jefe de Presupuesto

Correcta elaboración de la Orden Jefe de Compras

De Compra

2. SOLICITUD INTERNA DE COMPRA

2.1 DEFINICION

La Solicitud Interna de Compra es el documento por medio del cual, el

Almacén comunica al Departamento de Compras las necesidades de compra
de acuerdo con las requisiciones recibidas y a su vez garantizar el stock
mínimo de inventarios.

2.2. ORIGEN DE LA SOLICITUD INTENA DE COMPRA

2.2.1 Artículos de existencia normal en el Almacén

La elaboración de las solicitudes es responsabilidad del Jefe , con base en
listados actualizados, cada vez que los artículos lleguen a su punto de pedido.
Para esto deben revisar constantemente los registros de existencias de dichos
artículos .

2.2.2. Artículos que no son de existencia normal en el Almacén

Estas solicitudes las origina el Jefe de Almacén, previa requisición del área
interesada.

2.3. REQUISITOS PARA SU ELABORACION:

Todos los materiales a comprar con cargo a cualquier centro de costos, deben
ser adquiridos mediante SOLICITUD INTERNA DE COMPRA incluyendo las
compras efectuadas con fondos de cajas menores.

2.3.1 Las solicitudes de compra deben elaborarse completamente (ver anexo

Solicitud Interna de Compra)

Las solicitudes internas de compra deben elaborarse en original y copia así:

Original: Departamento de Compras

Copia: Almacén de Materiales

2.4 Creación de Códigos para Artículos Nuevos:

2.4.1 Los códigos correspondientes a artículos nuevos deben ser asignados

por el Jefe de Almacén únicamente previo conocimiento del jefe de Compras

2.4.2 Tanto la solicitud interna de compra como la orden de compra deben

contener el código de todos los artículos que se requieran.

SOLICITUD DE COTIZACION

Puede hacerse vía telefónica, fax o Internet, según los datos inherentes a lo
solicitado en la requisición.

3. REQUISICION DE SERVIVIO.

3.1 DEFINICIÓN

La Requisición de servicio es el documento por medio del cual alguna

dependencia de la Universidad comunica al Departamento de Compras las
necesidades de reparaciones, mantenimientos o prestación de servicios
(elaboración externa de papelería, trabajos de tipografía, alquiler de equipos,
reparaciones).
La requisición de servicio debe llevar firma del solicitante y firma autorizada al
igual que la requisición de material para su estudio y trámite correspondiente
en el Departamento de Compras.

El proceso de estudio y análisis de la requisición se iniciará en la fecha de

recibo de la misma en el Departamento de Compras de acuerdo con el número
asignado, para lo cual deberá diligenciarse en original y una copia así: Original
para Contabilidad y la segunda copia para Almacén.

La requisición de servicio debe elaborarse completamente (ver anexo

Requisición de Servicio)

4. COTIZACIONES

4.1 DEFINICION

Las cotizaciones son el mecanismo por medio del cual los proveedores, previa
solicitud, informan la disponibilidad de la mercancía para la venta de acuerdo
con las condiciones y precios determinados. Esta información sirve de base a
la Universidad para asignar la compra.

4.2 ASPECTOS GENERALES

Las Cotizaciones se deben referir a elementos con idénticas referencias,

marcas, especificaciones técnicas comparables etc.

Se deben considerar aspectos tales como: responsabilidad del proveedor frente

al IVA, (Régimen Común o simplificado), fletes, etc. aspectos estos que
aumentan el costo de los artículos solicitados.

5. REGISTRO DE PROVEEDORES

5.1 DEFINICION

Por medio de este registro se inscriben los proveedores, que cumplen con los
requisitos establecidos, con el objeto de mantener clasificadas las personas
naturales o jurídicas que se puedan considerar como proveedores.

5.2 Normas Generales

5.2.1 El departamento de compras debe registrar la inscripción de proveedores

locales enviando al departamento de contabilidad la información requerida para
la inclusión en el registro interno de proveedores (terceros)

Igualmente debe informar las modificaciones o adiciones de información,

sanciones o suspensión de proveedores en el registro interno.

5.2 Requisitos para la Inscripción de proveedores

Los proveedores para ser admitidos, deben acreditar los siguientes requisitos:

a. Nombre y apellido del proponente ó razón social de la persona jurídica y

número de identificación tributaria NIT ó Cédula de Ciudadanía.
b. Domicilio, dirección, teléfono, fax y ciudad.
c. Certificación de algunos clientes
d. Tipo de Proveedor
e. Presentar fotocopia del RUT

6. ORDEN DE COMPRA

6.1 DEFINICION:

La Orden de Compra es el documento con el cual se contrata con terceros el

suministro de materiales, insumos, devolutivos y activos

6.2 Procedimiento para la elaboración

6.2.1 Toda adquisición de materiales e insumos debe efectuarse mediante

“Orden de Compra” elaborada por el jefe de Compras previo recibo de la
correspondiente solicitud de compra, estudio y aprobación de la cotización.
Ninguna otro dependencia puede hacerlo.

Las Ordenes de Compra se elaboran en original y dos copias así:

Original : Proveedor
Primera copia : Oficina de Compras
Segunda copia: Almacén

6.3 Normas Generales

7.3.1 Toda compra de artículos deberá efectuarse a través del Jefe de

Compras, si es realizada por otro persona no autorizada, esta se hará
acreedora a las sanciones disciplinarias del caso y la Universidad Autónoma de
Manizales no se hará cargo del bien adquirido.

7.3.2 Cuando sea necesario la importación, una vez aprobada la compra es

responsabilidad del área de Compras adelantar todos los trámites de envió,
nacionalización y pago de la importación etc.

7.3.3 Se convocara un comité de compras, cuando la Dirección Administrativa

y Financiera considere necesario previo análisis del volumen y valor de la
compra o cuando no se tenga partida presupuestal.

8. RECEPCION Y COMPROBACION DE MATERIALES Y SUMINISTROS

8.1 Esta función es principalmente de Almacén, quien debe verificar las

entregas que hacen los proveedores.
8.1.2 Normas Generales

8.1.3 El Almacén debe verificar el contenido de la Orden de Compra contra la

factura o documento de entrega del proveedor para cerciorarse de que es los
que se consigno en la Orden de Compra y que no hay faltantes, fallas, cambios
de referencias, valores, especificaciones. Si el material no cumple con las
especificaciones técnicas, referencias; por consiguiente no se aprueba la
Entrada al Almacén será devuelta al proveedor por cuenta y riesgo de este.
Este trámite es responsabilidad del jefe de Almacén.

8.1.4 Cuando los artículos requeridos sean muy especializados, deben llevar el
V.B. del solicitante al momento de recibir.

9. ENTRADA DE ALMACÉN

9.1 DEFINICION

Es del documento por medio del cual se incorporan los materiales y suministros
a los inventarios de la Universidad Autónoma de Manizales. Es el documento
que da lugar a los registros contables.

Las compras menores por Caja Menor no tendrán ingreso físico por Almacén
de Materiales, pero deben llevar el Vo.Bo. del Coordinador de área.

9.2 Procedimiento para su elaboración

9.2.1 Después de aprobada la recepción de la mercancía, el Almacén elabora

la entrada correspondiente.

La elaboración del ingreso se hace con base en la Información de la Orden de

Compra disponible en sus archivos, por lo tanto se debe tomar el número de la
respectiva Orden de Compra y se digitan las cantidades recibidas.

9.2.2 Las entradas de Almacén se deben elaborar en original y copia:

Original : Almacén
Copia : Departamento de Contabilidad

10. TRASLADO CONSUMO – TRASLADO PRESTAMO

10.1 DEFINICION

Es el documento con el cual el Almacén hace entrega a los usuarios de los

artículos incorporados al inventario. Genera la contabilización correspondiente
(gasto).
Traslado préstamo es el documento con el cual el Almacén de materiales hace
entrega a los usuarios, quienes se responsabilizan del uso correcto y de su
debida conservación de los activos fijos.

10.1.1 El traslado consumo se elabora en original y dos copias así:

Original : Solicitante
Primera copia : Almacén
Segunda copia : Departamento de Contabilidad

10.1.2 El traslado préstamo se elabora en original y dos copias así:

Original : Solicitante
Primera copia : Almacén
Segunda copia : Control Activos Fijos

10.1.3 La información solicitada en el formato debe especificar:

a. Fecha del inventario: cuando se trate de un activo. Es responsabilidad del

Control de Activos.
b. Código del artículo

11. CERTIFICADO DE MOVILIZACION Y PRESTAMO DE EQUIPOS

11.1DEFINICION

Es el documento mediante el cual se controla el paso por las porterías de los

activos que van en préstamo de un lado a otro de la UAM.

11.1.1. El certificado de movilización y préstamo se elabora en original y una

copia así:

Original : Solicitante o quien realice el movimiento

Copia : Almacén ó Dependencia que preste

11.2 Normas Generales

11.2.1 Los artículos de Almacén solo se podrán entregar cuando estos hayan
sido legalizados con la correspondiente Entrada de Almacén.
11.2.2 Los egresos deben ser elaborados por el Almacén, simultáneamente
con la entrega del material, para lo cual se exigirá la firma de recibido del
solicitante.

12. TRAMITE DE CUENTAS Y FACTURAS

12.1 Información necesaria para el trámite de pagos

12.1.1 Original y copia de la factura y/o cuenta de cobro, debidamente
diligenciado. Nunca podrá efectuarse el pago con fotocopia de factura y/o
cuentas de cobro

12.1.2 Copia de la Entrada de Almacén para elementos de consumo, activos y

devolutivos.

12.1.3 Los precios y demás condiciones de venta registrados en la factura

deben coincidir con lo estipulado en la Orden de Compra.

12.1.4 Cuando se trate de pagos de facturas y/o cuentas de cobro por

prestación de servicios, debe ir acompañada de una copia de la Orden de
servicio y la aprobación de al persona que verificó la prestación de este.

12.2 Procedimiento para Trámite de Pagos

12.2.1 Toda factura o cuenta de cobro por compra de artículos, por

reparaciones y mantenimientos, es recibida en el Almacén donde se radican, e
ingresan para ser remitidas a Contabilidad con sus respectivos anexos

12.2.2 Las facturas y cuentas de cobro deben ser enviadas por el

Departamento de Contabilidad con sus respectivos anexos a Tesorería para su
respectivo pago.