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Elaboración MOF

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Published by: Elizabeth Carolin Abanto Corimanya on Jan 31, 2011
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UNIDAD I MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1.

- Concepto: El manual de organización y funciones, es un documento de gestión institucional, que describe las funciones especificas a nivel de cargo, desarrolladas a partir de las funciones generales establecidas en el reglamento de organización y funciones y de los cargos considerados en el cuadro para asignación d funciones de personal. El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo. 1.2.- Objetivos: Determinar las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia Indicar a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de las interrelaciones formales que corresponda. Proporcionar información sobre las funciones que desempeñará el personal de la Unidad. Facilitar el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento, orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo asignado. Servir como instrumento de base para las supervisiones y auditorias. 1.3.- Importancia: El manual de organización y funciones es importante por lo siguiente: Describe de forma clara la estructura orgánica interna, las funciones y las líneas de responsabilidad y coordinación de la institución u organización. Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación. Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades. Permite que el personal conozca con claridad las funciones y responsabilidades asignadas, su dependencia jerárquica y mando, según el caso. Determina el equilibrio de funciones y evita la interferencia o duplicidad de las mismas. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano. Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.

.4.. atribuciones. Establecer responsabilidades. siendo las acciones específicas parte de los procedimientos de trabajo. Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? El manual de organización y funciones (MOF) pretende: Proporcionar información de todas las funciones específicas. El manual no debe contener las funciones que ya están establecidas en el reglamento de organización y funciones. para lograr que se cumplan las funciones establecidas en el ROF 1.8. El tamaño de la letra deberá facilitar su lectura y comprensión.7. reglamento de organización y funciones y el cuadro para asignación de personal.. 1.6. Remisión del manual de organización y funciones a la dirección unidad o área de gestión institucional: 1. El manual debe estar referido a las funciones. pierde vigencia.Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION. 1. responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. sencillo y breve. Facilita el proceso de inducción de adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio. No es un medio para crear nuevas unidades o aéreas distintas a las descritas en el reglamento de organización y funciones o para crear cargos al margen de los establecidos en el cuadro para asignación de personal El lenguaje utilizado en la formulación del manual debe ser claro. funciones y requisitos específicos de los cargos establecidos en el cuadro de asignación al personal (CAP). permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades. si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. .Características: El manual debe guardar concordancia y coherencia con la ley orgánica. al ocupar los cargos o puestos de trabajo.5. Si no se actualiza permanentemente. Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto. Su costo de confección y revisión puede ser oneroso. así mismo. y responsabilidades correspondientes a cada uno de los cargos que se encuentre habilitados para cumplir con los objetivos de la entidad..Utilidad del MOF Ayuda a la simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal. requisitos.Limitación del MOF No es la solución a todos los problemas administrativos. 1.Finalidad.. la numeración de las paginas y de los cargos será correlativa y correspondiente a cada unidad orgánica.

. 1.´ normas para la formulación de manual de organizaciones y funciones´. 1.Referencia legal.Naturaleza del MOF. cuadro orgánico de cargos y en base a .10.Formulación.Fines y uso del MOF: Determina las funciones específicas.11. Resolución jefatura Nº095_95_INAP/DNR. de las instancias de gestión educativa descentralizada elaboraran el manual que corresponde a su dirección. No se utilizará el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y servidores y ubicación dentro de la estructura general de la organización. responsabilidades.. 1.. Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio.Debe ser impreso en hojas de tamaño DIN A-4. Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de la entidad. así como las interrelaciones formales que corresponda. El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF.Aprueban Lineamientos 1. según norma del instituto nacional de normas técnicas y certificaciones (ITINTEC). tomando como punto de partida el ROF.9. Decreto Supremo Nº 002 002-83 83-Pcm Decreto Supremo Nº 043 043-2006 2006-Pcm . así como a los requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados en el cuadro para asignación de personal.12. unidad área. Dispositivo que aprueba el reglamento de organización y funciones de las direcciones regionales de educación y unidades de gestión educativas locales.. Para la formulación del MOF las jefaturas de las unidades orgánicas. autoridad y requisitos mínimos d de los cargos dentro de una estructura orgánica de cada dependencia. El MOF es obligatorio para todos los organismos de la administración pública. El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo nivel organizacional. ley general de educación y sus reglamentos. Decreto supremo Nº 009_2005_ED reglamento de gestión del sistema educativo. Ley Nº 28044. Dispositivo que aprueba el cuadro para asignación de personal de la institución.

asimismo formulara las recomendaciones a que hubiera lugar y lo devolverá par a su corrección final de ser el caso. Una vez analizada la información. . Detectar si existe alguna función general no desarrollada a nivel de cargo. se enviara a la dirección unidad aérea de gestión institucional. Verificar si se presenta duplicidad en las funciones específicas del cargo frente a las desarrolladas por otro cargo de la misma o diferente unidad orgánica. Entrevistas con los trabajadores que desempeñan el cargo. del asunto.( anexo 03)teniendo en cuenta los siguientes elementos: La acciona realizar. expresado en verbo infinitivo.12.Descripción de las funciones específicas.1.PASO 1 1. en la hoja de especificación de funciones individuales. comprende al0os cargos o puestos de trabajo del personal titular de la sede institucional.Recopilación de información. para su mejor compresión.las orientaciones técnicas que para el caso emita la dirección . ÁMBITO FORMAL: en instituciones y programas educativos 1. cargos vacantes y reservados... mediante el ³formulario de descripción del cargo´ (anexo 02) La información recopilada podrá verificarse y complementarse a través de: La investigación documental en los archivos. la misma que efectuara la revisión y análisis técnico correspondiente. líneas de autoridad y responsabilidad e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo. Asunto.12. 1.1. tal como figuran en el cuadro de asignación de personal.. 1. Recopilar información relacionada con la ubicación funciones.13.PASO 2 1. sobre el que trata la acción. Concluido el MOF de la unidad orgánica respectiva.12.2. ACCIÓN: supervisar y asegurar. las funciones de los cargos serán descritos como funciones especificas de los cargos.1.. Este último elemento se considera solo en caso de la función lo haga necesario.12.2. unidad o área de gestión institucional.Remisión del Manual de Organización y Funciones a la Dirección. La información a recopilar por las unidades orgánicas. ASUNTO: que las actividades educativas se desarrollen normalmente. La revisión y análisis del manual de organización y de funciones buscará establecer la consistencia y coherencia de las funciones especificas a nivel de cargo en relación a sus denominaciones consideradas en el cuadro para asignación del personal y a las funciones generales establecidas en el reglamento de organización y funciones a efectos de: Determinar si las funciones específicas del cargo se encuentran enmarcadas dentro de las funciones generales de la respectiva unidad de cargo. Ejemplo de aplicación: a) Supervisar y asegurar que las actividades educativas se desarrollen normalmente en las instituciones y programas educativos. El ámbito formal. Unidad o Área de Gestión Institucional..

señalando su respectiva ubicación con un número de página... su alcance.2. pudiendo ser actualizado en los siguientes casos.4.Aprobación: El manual de organización y funciones será aprobado por resolución directoral de la instancia de gestión respectiva.Organigrama estructural: Presentar el diseño grafico de la estructura de la instancia de gestión educativa objeto de la formulación del manual.15.15.15. etc. se describirá como un solo cargo y se anotara en la parte superior derecha de la hoja.2.14. c.Si existen puestos iguales en una misma unidad orgánica: Con funciones similares.-Actualización: El manual de organización y funciones se evaluara revisara por lo menos una vez al año. 1.ESQUEMA PRESENTACION INDICE ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL CUADRO ORGANICO DE CARGOS DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGOS 1. 1.3.14. aprobado y vigente. Con funciones diferentes.15.2. los dispositivos legales que sustentan su formulación y algunas recomendaciones para su cabal aplicación.1. 1.2.14. el total de puestos.CONTENIDO 1.Según el orden de importancia se describirá las funciones especificas de los cargos que corresponde al personal: Titular Cargos reservados Cargos vacantes presupuestados b.1. A solicitud del director o jefe o de la unida o área interesada.Descripción de funciones específicas a nivel de cargos: a.15. Se realizara esta en base a la integración del manual de cada unidad orgánica 1.Aprobación y actualización.Presentación: Indicar la importancia del Manual de Organización y Funciones....5. Cuando se aprueba o modifique un disposición que afecte las funciones generales y atribuciones de la unidad orgánica respectiva.2.Índice: Describir la relación ordenada del contenido del Manual de Organización y funciones... 1.15.15.15.Cuadro orgánico de cargos: Consignar los cargos comprendidos en el Cuadro para Asignación de Personal. 1.1..Considerar en todos los casos como última función la siguiente: ....2.La elaboración del manual de organización y funciones de las instancias de gestión empresarial educativa. 1.2. se describirá cada uno por separado.-DESARROLLO DEL ESQUEMA 1.2. 1..

16.17. unidad.16.1.16. las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. ..1. En el fondo. en el organigrama.Análisis desde los objetivos institucionales A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad.1. 1..3. 1.2...EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo.16.4.. La unidad de tesorería depende jerárquicamente de la oficina de administración pero tiene relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad.3. permanente. 1. área o equipo).2..1. sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.TERMINOS BASICOS UTILIZADOS.17. 1. el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo. 1.18. se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.16. 1.18.1. afine y articulado que se asignan a un funcionario o unidad responsable mediante un instrumento jurídico o administrativo para alcanzar su objetivo.GLOSARIO 1. 1. cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con otras.¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? 1. Se revisará la conducta requerida a los empleados...1.Equipo técnico.17.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF. 1.17. son relaciones entre dos o más personas. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral.. Se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y calificaciones para su cobertura. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación. unidad de personal.1. Es el elemento básico de una organización.-Luego de reunir la información requerida. 1..1.Otras funciones de su competencia que le encargue (poner el nombre del cargo del jefe inmediato de la dirección.CARGO Conjunto de funciones con posición de finida en la estructura organizacional. unidad de presupuesto y otros. 1.. La posición define las relaciones entre el cargo y los demás cargos de la organización. las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.FUNCION Es el conjunto de actividades necesarias.16.CUADRO ORGANICO DE CARGOS Es la relación de cargos que existe dentro de una unidad orgánica proveniente del Cuadro para Asignación de Personal (CAP).-Ejemplo. El CAP como documento de gestión sirve para efectuar planeamiento de puestos de trabajo o cargos necesarios.CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad. La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes.Pasos para realizar un análisis de cargo.

Cuáles son los errores comunes en el diseño del manual de organización y funciones.20. competencias etc..Relación con los otros instrumentos de gestión El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROE).Revisión del análisis con los participantes El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato..¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?.. 1. 1.2.. requisitos.Elaborar la descripción del puesto Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo.18. si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.18. Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades. No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos. 1. Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta.19. ¿cuál sería el adecuado? ¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? ¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad? 1. Conclusión Recomendaciones Anexo Índice Introducción . sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible. Si no lo es. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto. o en ausencia de éste con el plan de capacitación. Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que el perfil del cargo. Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

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