UNIDAD I

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. - Concepto:

❖ El manual de organización y funciones, es un documento de gestión institucional, que

describe las funciones especificas a nivel de cargo, desarrolladas a partir de las funciones
generales establecidas en el reglamento de organización y funciones y de los cargos
considerados en el cuadro para asignación d funciones de personal.

❖ El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión

institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos
contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales
exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

1.2.- Objetivos:
❖ Determinar las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de
los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

❖ Indicar a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de
las interrelaciones formales que corresponda.

❖ Proporcionar información sobre las funciones que desempeñará el personal de la Unidad.

❖ Facilitar el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento, orientación del

personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades
del cargo asignado.
❖ Servir como instrumento de base para las supervisiones y auditorias.

1.3.- Importancia:
El manual de organización y funciones es importante por lo siguiente:

❖ Describe de forma clara la estructura orgánica interna, las funciones y las líneas de
responsabilidad y coordinación de la institución u organización.

❖ Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y orientación

de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar
programas de capacitación.
❖ Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades.

❖ Permite que el personal conozca con claridad las funciones y responsabilidades

asignadas, su dependencia jerárquica y mando, según el caso.

❖ Determina el equilibrio de funciones y evita la interferencia o duplicidad de las mismas.

❖ Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su
ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo
específico.

❖ Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada

órgano.
❖ Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran
cada puesto.

❖ Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen
con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para
hacerlas bien.
 ❖ Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la
INSTITUCION.

❖ Remisión del manual de organización y funciones a la dirección unidad o área de gestión

institucional:

1.4.- Finalidad.
Establecer responsabilidades, atribuciones, funciones y requisitos específicos de los cargos
establecidos en el cuadro de asignación al personal (CAP), para lograr que se cumplan las
funciones establecidas en el ROF

1.5.- Utilidad del MOF

Ayuda a la simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que les
corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, siendo las
acciones específicas parte de los procedimientos de trabajo.
Facilita el proceso de inducción de adiestramiento del personal nuevo y de orientación al
personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades.

1.6.- ¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organización y funciones (MOF) pretende:

❖ Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades

comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo
adecuadamente.

❖ Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

1.7.- Limitación del MOF

❖ No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un
instrumento que puede propiciarla.

❖ Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.

❖ Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.

❖ Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

1.8.- Características:

❖ El manual debe guardar concordancia y coherencia con la ley orgánica, reglamento de

organización y funciones y el cuadro para asignación de personal.

❖ El manual no debe contener las funciones que ya están establecidas en el reglamento de

organización y funciones.
❖ El manual debe estar referido a las funciones, y responsabilidades correspondientes a
cada uno de los cargos que se encuentre habilitados para cumplir con los objetivos de la
entidad.

❖ No es un medio para crear nuevas unidades o aéreas distintas a las descritas en el

reglamento de organización y funciones o para crear cargos al margen de los establecidos en
el cuadro para asignación de personal

❖ El lenguaje utilizado en la formulación del manual debe ser claro, sencillo y breve.

❖ El tamaño de la letra deberá facilitar su lectura y comprensión, así mismo, la numeración

de las paginas y de los cargos será correlativa y correspondiente a cada unidad orgánica.

❖ Debe ser impreso en hojas de tamaño DIN A-4, según norma del instituto nacional de
normas técnicas y certificaciones (ITINTEC).
1.9.- Naturaleza del MOF.

Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto
de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada
dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de la entidad, así como a los
requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados en el cuadro para asignación de
personal.

❖ El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las
contenidas en el ROF.

❖ No se utilizará el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

❖ El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el

segundo nivel organizacional.

1.10.- Fines y uso del MOF:

❖ Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos d

de los cargos dentro de una estructura orgánica de cada dependencia.

❖ Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y servidores y ubicación

dentro de la estructura general de la organización, así como las interrelaciones formales que
corresponda.

❖ Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa

❖ Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el adiestramiento y orientación del

personal en servicio.

1.11.- Referencia legal.

❖ Ley Nº 28044, ley general de educación y sus reglamentos.

❖ Dispositivo que aprueba el reglamento de organización y funciones de las direcciones

regionales de educación y unidades de gestión educativas locales.

❖ Dispositivo que aprueba el cuadro para asignación de personal de la institución.

❖ Decreto supremo Nº 009_2005_ED reglamento de gestión del sistema educativo.

❖ Resolución jefatura Nº095_95_INAP/DNR,” normas para la formulación de manual de

organizaciones y funciones”.

❖ El MOF es obligatorio para todos los organismos de la administración pública.

❖ Decreto Supremo Nº 002 002-83 83-Pcm

❖ Decreto Supremo Nº 043 043-2006 2006-Pcm - Aprueban Lineamientos

1.12.- Formulación.

Para la formulación del MOF las jefaturas de las unidades orgánicas, de las instancias de
gestión educativa descentralizada elaboraran el manual que corresponde a su dirección, unidad
área, tomando como punto de partida el ROF, cuadro orgánico de cargos y en base a las
orientaciones técnicas que para el caso emita la dirección , unidad o área de gestión
institucional.

1.12.1.- PASO 1
1.12.1.1.- Recopilación de información.
Recopilar información relacionada con la ubicación funciones, líneas de autoridad y
responsabilidad e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo, mediante el
“formulario de descripción del cargo” (anexo 02)
La información recopilada podrá verificarse y complementarse a través de:

❖ La investigación documental en los archivos.

❖ Entrevistas con los trabajadores que desempeñan el cargo.

La información a recopilar por las unidades orgánicas, comprende al0os cargos o puestos de
trabajo del personal titular de la sede institucional, cargos vacantes y reservados, tal como
figuran en el cuadro de asignación de personal.

1.12.2.- PASO 2

1.12.2.- Descripción de las funciones específicas.

Una vez analizada la información, las funciones de los cargos serán descritos como
funciones especificas de los cargos, en la hoja de especificación de funciones individuales,
( anexo 03)teniendo en cuenta los siguientes elementos:

❖ La acciona realizar, expresado en verbo infinitivo.

❖ Asunto, sobre el que trata la acción.
❖ El ámbito formal, del asunto.

Este último elemento se considera solo en caso de la función lo haga necesario, para su
mejor compresión.
Ejemplo de aplicación:

a) Supervisar y asegurar que las actividades educativas se desarrollen normalmente en las

instituciones y programas educativos.

ACCIÓN: supervisar y asegurar.

ASUNTO: que las actividades educativas se desarrollen normalmente.
ÁMBITO FORMAL: en instituciones y programas educativos

1.13.- Remisión del Manual de Organización y Funciones a la Dirección, Unidad o Área de

Gestión Institucional.

Concluido el MOF de la unidad orgánica respectiva, se enviara a la dirección unidad aérea

de gestión institucional, la misma que efectuara la revisión y análisis técnico correspondiente,
asimismo formulara las recomendaciones a que hubiera lugar y lo devolverá par a su
corrección final de ser el caso.
La revisión y análisis del manual de organización y de funciones buscará establecer la
consistencia y coherencia de las funciones especificas a nivel de cargo en relación a sus
denominaciones consideradas en el cuadro para asignación del personal y a las funciones
generales establecidas en el reglamento de organización y funciones a efectos de:

❖ Determinar si las funciones específicas del cargo se encuentran enmarcadas dentro de las
funciones generales de la respectiva unidad de cargo.

❖ Detectar si existe alguna función general no desarrollada a nivel de cargo.

❖ Verificar si se presenta duplicidad en las funciones específicas del cargo frente a las
desarrolladas por otro cargo de la misma o diferente unidad orgánica.

❖ La elaboración del manual de organización y funciones de las instancias de gestión

empresarial educativa, etc. Se realizara esta en base a la integración del manual de cada
unidad orgánica

1.14.- Aprobación y actualización.

1.14.1.- Aprobación:
El manual de organización y funciones será aprobado por resolución directoral de la instancia
de gestión respectiva.

1.14.2.-Actualización:
El manual de organización y funciones se evaluara revisara por lo menos una vez al año,
pudiendo ser actualizado en los siguientes casos.
A solicitud del director o jefe o de la unida o área interesada.
Cuando se aprueba o modifique un disposición que afecte las funciones generales y
atribuciones de la unidad orgánica respectiva.

1.15.- CONTENIDO

1.15.1.- ESQUEMA
❖ PRESENTACION
❖ INDICE
❖ ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
❖ CUADRO ORGANICO DE CARGOS
❖ DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE CARGOS

1.15.2.-DESARROLLO DEL ESQUEMA

1.15.2.1.- Presentación:
Indicar la importancia del Manual de Organización y Funciones, su alcance, los dispositivos
legales que sustentan su formulación y algunas recomendaciones para su cabal aplicación.

1.15.2.2.- Índice:
Describir la relación ordenada del contenido del Manual de Organización y funciones,
señalando su respectiva ubicación con un número de página.

1.15.2.3.- Organigrama estructural:

Presentar el diseño grafico de la estructura de la instancia de gestión educativa objeto de la
formulación del manual.

1.15.2.4.- Cuadro orgánico de cargos:

Consignar los cargos comprendidos en el Cuadro para Asignación de Personal, aprobado y
vigente.

1.15.2.5.- Descripción de funciones específicas a nivel de cargos:

a.- Según el orden de importancia se describirá las funciones especificas de los cargos que
corresponde al personal:
❖ Titular
❖ Cargos reservados
❖ Cargos vacantes presupuestados

b.- Si existen puestos iguales en una misma unidad orgánica:

❖ Con funciones similares, se describirá como un solo cargo y se anotara en la parte
superior derecha de la hoja, el total de puestos.
❖ Con funciones diferentes, se describirá cada uno por separado.

c.- Considerar en todos los casos como última función la siguiente:

❖ Otras funciones de su competencia que le encargue (poner el nombre del cargo del jefe
inmediato de la dirección, unidad, área o equipo).

1.16.- GLOSARIO

1.16.1.- TERMINOS BASICOS UTILIZADOS.

1.16.1.1.- CARGO
Conjunto de funciones con posición de finida en la estructura organizacional, en el
organigrama. La posición define las relaciones entre el cargo y los demás cargos de la
organización. En el fondo, son relaciones entre dos o más personas. Es el elemento básico de
una organización. Se deriva de la clasificación prevista en el CAP de acuerdo con la naturaleza
de las funciones y nivel de responsabilidad que ameritan el cumplimiento de requisitos y
calificaciones para su cobertura.

1.16.1.2.- CUADRO ORGANICO DE CARGOS

Es la relación de cargos que existe dentro de una unidad orgánica proveniente del Cuadro para
Asignación de Personal (CAP).

1.16.1.3.- CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL

Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la
Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.
El CAP como documento de gestión sirve para efectuar planeamiento de puestos de trabajo o
cargos necesarios.

1.16.1.4.- FUNCION
Es el conjunto de actividades necesarias, permanente, afine y articulado que se asignan a un
funcionario o unidad responsable mediante un instrumento jurídico o administrativo para
alcanzar su objetivo.

1.17.- ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

1.17.1.- Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es
constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

1.17.2.- EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo.

La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las
aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las
mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución.
Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la
experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

1.17.3.- Pasos para realizar un análisis de cargo.-Luego de reunir la información requerida, se

revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué
unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.

1.18.-Ejemplo.
La unidad de tesorería depende jerárquicamente de la oficina de administración pero tiene
relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de
presupuesto y otros.
Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con
otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas
y de cooperación.

1.18.1.- Análisis desde los objetivos institucionales

A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde

realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la
comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los
requerimientos humanos.
¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?
¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?

1.18.2.- Elaborar la descripción del puesto

Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del
puesto:
La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así
como sus características importantes y las condiciones de trabajo.
La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño
del puesto.

1.18.- Revisión del análisis con los participantes

El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está
completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

1.19.- Cuáles son los errores comunes en el diseño del manual de organización y funciones.
❖ Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

❖ Que sea un documento desconocido por el personal en general.

❖ Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste

con el plan de capacitación.

❖ Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no
puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

1.20.- Relación con los otros instrumentos de gestión

El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de
organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de organización y funciones que
no tenga relación causal con estos instrumentos.

Conclusión
Recomendaciones
Anexo
Índice
Introducción