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INFORME DE AUDITORIA
EVALUACIN DE ACTIVOS FIJOS

INTEGRANTES:
* CALDERON, Diana
* MEZA, Jorge
* PEREZ, Gabriela
* SARDI, Pamela

2010
EVALUACION DE ACTIVOS FIJOS
1. INTRODUCCION
La mayora de las empresas utilizan inmuebles,
planta y equipo en el proceso de generar ingresos.
La expresin mueble, plantas y equipos se refieren
de modo general al activo tangible no circulante,
incluido el que se tiene bajo arrendamientos
(financiero o simple), utilizado por una empresa
para crear y distribuir sus bienes y servicios. Se
emplea tambin la expresin activo fijo (aunque su
uso va disminuyendo) para describir las cuentas de
inmuebles, plantas y equipos. Otras cuentas que se
auditan en la misma forma son las de mejoras a
arrendamientos y de construccin en proceso.
Los Principios de Contabilidad exigen que el costo
de planta y equipo se asigne en forma racional y
sistemtica a los periodos beneficiados. Se aplican
varios mtodos de depreciacin o amortizacin
para asignar el costo neto de un activo (el costo de
adquisicin menos el valor residual recuperable
estimado) al periodo de beneficio.
2. OBEJTIVOS Y ALCANCE
Nuestro alcance incluy la revisin de los procesos
revisados; determinndose los siguientes objetivos
especficos:
* Evaluar el Sistema de Control Interno de los
procesos operativo (existencia fsica, propiedad y
salvaguarda de los activos fijos) y contables
(adecuado y oportuno registro contable de los
activos fijos y su depreciacin, consistencia y
razonabilidad de los saldos de la

cuenta) del activo fijo.

* Comprobar el cumplimiento de polticas, normas
y procedimientos de la Compaa.
* Determinacin de la existencia Fsica de los
muebles e inmuebles que se presentan en el
estado de posicin financiera.
* Determinacin de la propiedad de su
presentacin en dicho estado, de acuerdo con su
grado de realizacin y naturaleza.
* Determinacin de la correcta valuacin,
probabilidad de uso y realizacin de los muebles e
inmuebles presentados.
* Verificacin de que los muebles estn
precisamente a nombre de la institucin, es decir,
que sea de su propiedad.
* Verificacin de la libre disposicin de los mismos.
Las principales tcnicas utilizadas estuvieron
referidas a: observacin, indagacin e inspeccin
documentaria. Asimismo, los procedimientos y
pruebas de auditora aplicados en la revisin,
estuvieron basadas en informacin proporcionada
por las reas de Contabilidad, Servicios Generales
y Desarrollo Organizacional
La metodologa aplicada en la auditoria fue
efectuada de acuerdo a las Normas y Estndares
para la Prctica de la Auditora Interna, previstas en
las Normas Internacionales para el Ejercicio
Profesional de la Auditora Interna as como el
Cdigo de tica emitidos por The Institute of
Internal Auditors (IIA), de acuerdo a lo dispuesto en
la Resolucin SBS N 11699 Reglamento de
Auditora Interna.
3. MBITO DE APLICACIN

El cumplimiento de las disposiciones contenidas en

el manual bsico, abarcar a todos los funcionarios
y a todas las sedes a nivel nacional, y se aplicaran
a todos los bienes
de Activo Fijo adquiridos, incluyndose donaciones,
herencias y proyectos.
Periodo de Revisin: Noviembre
CALIFICACION |
Proceso Evaluado | Deficiente | Hallamos falta en el
cumplimiento de la normativa institucional que se
encuentra en el manual. |
|||
Calificacin General | Deficiente | |

4. RESULTADO
La revisin a las cuentas por pagar, proceso de
compras y pago a proveedores, determin el
siguiente resultado:
a) Contabilizacin: En trminos generales, algunos
activos fijos no se encuentran debidamente
registrados.
b) Sistema de gestin integral de riesgos
(administrativo y contable): Hay debilidades de
riesgo medio (6) Asimismo, se establecieron
algunos aspectos considerados oportunidades de
mejora. A continuacin mencionamos las
observaciones:

* Revisar y adecuar el proceso registro de activos.

* Cumplir con el Manual de Institucional
c) Seguimiento a la implementacin de las
recomendaciones de Auditoria (Interna, SBS y
Externa): no fueron establecidas observaciones en
las revisiones pertinentes del ao anterior.
Los detalles se incluyen en los Anexos del presente
informe.
ANEXOS 1:
DETALLE DE LAS OBSERVACIONES
1. Nmero del activo
RIESGO |
ALTO | MEDIO (X) | BAJO |
A continuacin mencionamos las situaciones
observadas en:
El nmero de activo el cual presenta dos
numeraciones distintas, en el caso del proyector
nmero 310196, siendo este ltimo el correcto y no
el 310096 como
est consignado segn inspeccin realizada por los
suscritos.
Riesgo:
* Carencia de numeracin de los activos.
* Problemas al tratar de identificar un activo
Recomendacin: Se recomienda corregir el nmero
de activo el cual presenta dos numeraciones
distintas, en el caso del proyector nmero 310196,

siendo este ltimo el correcto y no el 310096 como

est consignado segn inspeccin realizada por los
suscritos.
Plan de Accin
* Numerar todos los activos en correlativo
* Registrar en una base de datos.
Responsable: Encargado de Unidad de Activo

2. Reporte de baja de activo (Laboratorio)

RIESGO |
ALTO | MEDIO X | BAJO |
A continuacin mencionamos las situaciones
observadas:
Existen equipos de cmputo de la sala de
laboratorio que se encuentren de baja por
obsolescencia, y los registros de estos han sido
extraviados.
Riesgo:
* Probabilidad de extravos de activos fijos.
* Perdida del registro de activos de baja.
Recomendacin:
* Se debe de corroborar que los activos que se
encuentren de baja, estn reportados dentro del
inventario y concordantes del Manual de Normas y
Procedimientos para la Administracin de activos
fijos.
Plan de Accin

* Elaborar planes de trabajo orientados a la

elaboracin de inventarios peridicos para detectar
anomalas como la revelada anteriormente.
Responsable: Jefe de Unidad Operativa
3. Mantenimiento de Activo
RIESGO |
ALTO | MEDIO X | BAJO |
A continuacin mencionamos las situaciones
observadas en
Los activos
no cuentan con una respectiva inscripcin en el
momento que se les efecta mantenimiento y viola
la normativa institucional, estudiada.
Riesgo:
Indisponibilidad de los activos.
Recomendacin: Recomendar al encargado de
activos de la unidad ejecutora, la emisin de las
respectivas identificaciones de registro para
aquellos activos que fueron elaborados por el
Departamento de Mantenimiento, y que se justifique
mediante un informe las razones del por qu dichos
activos no cuenten con su respectiva inscripcin,
esta situacin a pesar de no cometer ninguna
alteracin fsica del activo antes detallado si viola la
normativa institucional, estudiada.
Plan de Accin:

Registrar todos los activos que han pasado por

mantenimiento para no cometer duplicidad de
procesos.
Responsable: Encargado de Mantenimiento

4. Traspaso de activo fijo (Equipos de Cmputo)

RIESGO |
ALTO | MEDIO X | BAJO |
A continuacin mencionamos las situaciones
observadas:
No se registro la salida, ni la fecha de devolucin de
3 equipos de cmputo, adems se falto a las
normas establecidas por la institucin, reflejadas en
el Manual de Procedimientos de la administracin y
control de los activos fijos.
Riesgo:
* Probabilidad que se extravi los equipos de
cmputo.
* Problemas al tratar de disponer de esos equipos
de cmputo en su lugar asignado.
Recomendacin: Se recomienda al Jefe de la
Unidad Operativa reconozca sus funciones y control
de los activos en el departamento acadmico, as
como controlar los reportes

de inventario.
Plan de Accin
* Registrar en una base de datos todos los
ingresos y salidas de cada departamento.
* La custodia se har mediante la firma del Acta de
Entrega y Recepcin de Activo Fijo.
Responsable: Jefe de Unidad Operativa

5. Registro en el Sistema de Control de Activo Fijo

RIESGO |
ALTO | MEDIO X | BAJO |

A continuacin mencionamos las situaciones

observadas:
No hay un registro en la codificacin y asignacin
de sticker al Activo Fijo, para lo cual no ha tomado
como referencia los datos ingresados en el Sistema

de Control de Activo Fijo.

Riesgo:
* Problemas al tratar de identificar la cantidad de
activos que han sido dados de baja, vendidos y/o
donados en un periodo determinado
Recomendacin:
* Al momento de la adquisicin del activo, el
responsable debe de asignar e ingresarlo al
sistema.
Plan de Accin
* Entregar mensualmente un reporte con la lista de
los activos que han sido adquiridos por la empresa
al Jefe de Inmediato.
Responsable: Analista en Costos
6. Administracin de Bienes Inventariables
RIESGO |
ALTO | MEDIO X | BAJO |

A continuacin mencionamos las situaciones

observadas:
No hay una revisin de los bienes que necesitan
mantenimiento; tampoco se da un correcto cuidado
o custodia de bienes por parte de todos los
funcionarios.
Riesgo:
* Deterioro constante de los bienes utilizados en
las actividades diarias de los funcionarios.

Recomendacin:
* Designacin
de un supervisor encargado del correcto uso,
conservacin y cuidado de los bienes, de la
custodia y los movimientos de los bienes, as como
analizar las necesidades de mantenimiento que
requieran ciertos bienes.
Plan de accin:
* Los supervisores debern exigir la aplicacin de
la normativa y procedimientos contenidos en el
manual (cuidado de los activos), y velarn por el
estricto cumplimiento de ellos; as como tambin de
aquellas que impartan sobre la materia los
organismos contralores internos o externos.
Responsable:
* El responsable de la designacin de
supervisores debe ser el Jefe de cada Unidad
Operativa (cada rea)
ANEXO 2
INFORMACION GENERAL:
Identificacin de los Activos
Todo bien mueble que la institucin adquiera debe
ser identificado mediante placa de metal, la cual
debe ser anotada doblemente mediante el uso de
marcadores, pintura, grabado o cinta adhesiva, con
el fin de que si la placa de metales desprende,
pueda identificarse por cualquiera de los medios
antes indicados.

Cuando la placa de metal no se pueda usar por

complejidad del bien, podr usarse en su lugar cinta
adhesiva, sello o grabado, destruyendo la placa de
metal que se le haba asignado.
Aquellos bienes muebles que tengan diferentes
componentes que formen la unidad, se les asignar
un nmero de placa por cada uno de ellos, de tal
forma que si alguno se daa y se declara inservible,
no se excluye del inventario todo el bien, sino slo
el componente daado.
La seccin contabilidades especiales es
responsable del control de placas, su adquisicin y
asignacin,
adems suministrar las existencias necesarias al
Departamento de Almacenamiento y Distribucin
para los propsitos establecidos en este instructivo,
as como aquellas que requieran las unidades
ejecutoras.
Para retirar del inventario un bien mueble debe
darse lo siguiente:
Declaracin de inservible, hurto o robo, caso
fortuito, venta y faltante de inventario, para lo cual
se utiliza la formula contable nmero 48
denominada Aviso de baja.
Registro de la compra de activos
El fondo rotatorio que pague las compras mediante
cheque anotar en la colilla lo siguiente:
Nmero de cuenta:
Se utiliza la cuenta facturas por pagar a
proveedores locales, de la 302-51-8 a 302-70-2,
segn el tipo de bien de conformidad con el Manual
de elaboracin de presupuestos y manual
descriptivo de cuentas contables.
Cuenta Individual
La misma del valle de entrada de bienes muebles,

que est compuesta por el nmero de proveedor y

el de la orden de compra, la cual comprende 5
dgitos para el primero y 6 dgitos para el segundo,
en caso de que el proveedor no tenga nmero de
registro, se usa el nmero de la unidad
programtica.
Unidad programtica del programa de compras:
Se utilizar el cdigo 5300 asignado al programa de
maquinaria y equipo Institucional, y equipo, o 5201
compra de equipo Institucional.
Monto en Colones:
Se toma de la factura y debe coincidir con el mismo
monto del vale de entrada.
Activo Fijo (1): Conjunto de Bienes Fiscales,
Tangibles e Intangibles, que cumplen un rol
fundamental en el normal desarrollo de la
actividades, siendo susceptibles de la asignacin
de un cdigo de inventario y resguardo individual,
cuya permanencia debe ser por ms de un ao
como mnimo, y que hayan sido adquiridos,
recibidos en donacin, o bien, elaborados por ella
misma, pues no son destinados para la venta.
Activo Fijo (2): Todos los bienes tangibles,
adquiridos, recibidos en donacin, o bien,
elaborados por ella misma, con el fin de ser
destinados a sus diferentes dependencias para el
normal desarrollo de sus funciones y que sern
usados por ms de un ao, o de un ejercicio
contable, ya que no estn destinados para la venta,
si no que integran el Patrimonio
Bienes Fiscales: Comprende todos los Bienes que
forman parte del Patrimonio y que hayan sido
adquiridos con fondos aportados por el Fisco o

donados por algn Organismo Estatal, incluyendo

proyectos de investigacin o de extensin.
Como poltica interna de administracin y control
del Activo Fijo, los Bienes Fiscales se clasifican en
Bienes de Uso, Bienes Intangibles y Bienes de
Consumo.
Bienes de Uso: Son aquellos bienes muebles e
inmuebles de larga duracin dentro de la UNAP y
que no se extinguen cuando ellos son utilizados,
independientemente de su naturaleza; por ejemplo,
computadores, muebles, edificios, herramientas,
automviles, etc.
Bienes Intangibles: Son aquellos Bienes que no
tienen una existencia fsica y que slo pueden
percibirse mental o intelectualmente; por ejemplo,
derechos de patentes o marcas y licencias de
software.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes
muebles que se extinguen o se destruyen por su
uso natural y que son adquiridos
con el nimo de consumirlos en las actividades
normales.
Para los fines del inventario y de la contabilizacin,
los Bienes de Activo Fijo se diferenciarn entre
Bienes Inventariables y Bienes No Inventariables.
Bienes Inventariables: Son aquellos Bienes que
cumplen con los siguientes requisitos:
Que sean propiedad de la Universidad
Que estn destinados para actividades

Operaciones, Administrativas, de Investigacin o de

Extensin.
Que su vida til sea igual o superior a un ao.
Que por su costo de adquisicin puedan ser
catalogados como Inversin Real o Control
Administrativo, de acuerdo con el siguiente
detalle:
Bienes de Inversin Real: Son aquellos cuyo
costo de adquisicin es mayor a 15 UTM, a la fecha
de la compra; como por ejemplo, automviles,
computadores porttiles, edificaciones, etc.
Bienes en Buen Estado: Es la condicin de los
Bienes de Activo Fijo que estn operativos en
perfectas condiciones tcnicas y fsicas, y no han
sufrido ningn tipo de reparacin o de
mantenimiento. Su utilidad est a un 100%.
Bienes en Regular Estado: Es la condicin que
adopta un Bien de Activo Fijo cuando se altera su
calidad de "buen estado", ya sea por algn
deterioro fsico o porque su desempeo presenta
pequeas fallas, pero los cuales no son lo
suficientemente graves como para calificarla de
"mal estado". Su utilidad est a un 75%.
Bienes en Mal Estado (1): Es la condicin de un
Bien de Activo Fijo que llega a un estado de
desgaste total, se deteriora o se vuelven obsoletos,
tanto fsica como tecnolgicamente, y por
lo tanto fallan al prestar su servicio normal, y
tampoco es posible reutilizar o reacondicionar sus
partes. Por lo general no recibe mantenimiento. Su
utilidad est a un 50% y menos.

 Bienes en Mal Estado (2): Condicin de un bien

cuando no puede ser puesto en marcha con la
estructura y/o el sistema de encendido que viene de
fbrica, y que tampoco es posible repararlos para
recuperar su funcionamiento. Su utilidad est a un
50% y menos.
Bienes en Estado de Abandono: Situacin en que
se encuentran los bienes muebles que fueron
depositados en dependencias no habitadas o a la
intemperie dentro de un Campus, al no ser
reclamados por sus propietarios. Su utilidad
generalmente es inferior al 30%.
Unidad Operativa: Se entender por Unidad
Operativa, cualquier rea en que se divida una
Direccin Superior, a cuyo nivel se practica el
inventario fsico de bienes de activo fijo. Dentro de
estas reas se incluyen Departamentos
Acadmicos, Unidades Administrativas, Escuelas,
Centros e Institutos, como asimismo, cualquiera de
las secciones, oficinas o estaciones de
investigacin que formen parte de su estructura
organizativa, ya sea que estn dentro o fuera de los
campus universitarios.
Incorporacin de Bienes (Alta): Es la operacin
que registra la adicin de bienes de uso al
Patrimonio.
Baja de Bienes (Desincorporacin): Es la
operacin que registra la eliminacin de Bienes
Fiscales del Patrimonio.
Reasignacin: Tipo de traspaso definitivo,
mediante el cual una Unidad Operativa redistribuye
su excedente de bienes entre otras Unidades
Operativas,

ya sea directamente o mediante su publicacin en

la pgina web de reasignaciones.
Vida til: Perodo durante el cual se espera que
un Bien Depreciable sea usado por la UNAP.
Generalmente, la vida til de un activo fijo puede
ser expresada en aos o meses y la misma vara
de acuerdo con su naturaleza.
Erogacin: Cualquier transaccin que implique el
pago de una suma de dinero (desembolso) o que
se comprometa para un pago futuro.
Siniestro: Todo dao causado por un hecho sbito,
accidental e imprevisto, ocurrido dentro del perodo
de vigencia de la pliza, cuyas consecuencias
estn total o parcialmente cubiertas. Se considerar
como un solo y nico siniestro el conjunto de daos
y/o perjuicios derivados de una misma causa.
Hurto: Apropiacin ilegitima de lo bienes ajenos,
contra la voluntad de su dueo, sin intimidacin en
las personas ni fuerza en las cosas.
Robo: Apoderarse de los bienes ajenos
empleando fuerza en las cosas o bien violencia o
intimidacin en las personas.
Dao: Detrimento o destruccin de los bienes o en
perjuicio de ellos, causados voluntaria o
involuntariamente.
Deducible: Es la suma de dinero despus de la
cual empieza la proteccin del seguro y que se
descontar de la indemnizacin que corresponda.
En otras palabras, cuando ocurre un siniestro, el
asegurado asume las prdidas hasta el lmite del
deducible y la aseguradora cubre el resto, hasta el

lmite de la pliza.
Baja de Bienes: Es la operacin que registra la
eliminacin de los Bienes Inventariables del
Patrimonio.
Asistente de Activo
Fijo: Reciben esta denominacin funcional todos los
Oficiales Administrativos y Jefes de Unidad
adscritos a la Casa Central, adems de los Jefes de
Administracin y Finanzas que pertenecen a las
Sedes. Todos ellos cumplirn con la obligacin de
auxiliar en el control de los Bienes de Uso
adquiridos o cedidos por su respectiva Unidad
Operativa. Los Asistentes de Activo Fijo tendrn la
facultad para delegar las atribuciones de Control de
Bienes de Uso en otros funcionarios subordinados.
Plancheta Personal: Documento impreso que
relaciona todos los Bienes Inventariables existentes
en cada una de las dependencias, y que estn a
cargo de un Custodio en particular. En ella se
registrar el cdigo de inventario, la descripcin
detallada de los Bienes, nmero de serie y el
estado de conservacin actual. Cada Plancheta
ser firmada en duplicado por el Responsable de
Bienes, por el Jefe de la Unidad Operativa y por el
Jefe de Activo Fijo, quedando una copia en poder
del primero y del ltimo.
Investigacin Sumaria Administrativa (ISA):
Consiste en un proceso breve que se instruye con
el objeto de esclarecer hechos que constituyen
faltas administrativas no muy graves y adems, en
todos aquellos casos en que la ley lo dispone
expresamente.

 Sumario Administrativo: Consiste en un proceso

formal de plazo mayor que la ISA, con el fin objeto
esclarecer faltas graves.
* Valor Residual: Es el monto neto que la empresa
espera obtener por el activo al final de la vida til de
este, despus de deducir los posibles costos de su
enajenacin.
* Depreciacin:
Es la sistemtica distribucin del costo de un activo
menos su Valor Residual durante los periodos de su
vida til.
* Iniciacin de la Depreciacin de un activo:
Comenzar cuando est disponible para su uso,
esto es, cuando se encuentre en la ubicacin y en
las condiciones necesarias para ser capaz de
operar de la forma prevista por la gerencia.
* Cese de la Depreciacin de un activo: En la
fecha en que el activo se clasifique como
mantenido para la venta o que se produzca la baja
del activo.
* Mtodo de Depreciacin: El mtodo de
depreciacin utilizado reflejar el patrn con arreglo
al cual se espera que sean consumidos, por parte
de la entidad, los beneficios econmicos futuros del
activo. El mtodo de depreciacin aplicado a un
activo se revisar, como mnimo, al trmino de cada
periodo anual y, si hubiera habido un cambio
significativo en el patrn esperado de consumo de
los beneficios econmicos futuros incorporados al
activo, se cambiar para reflejar el nuevo patrn.

Entre los mtodos de depreciacin tenemos:

* El mtodo lineal: Da lugar a un cargo
constante a lo largo de la vida til del activo,
siempre que su valor residual no cambie .
* El mtodo de depreciacin decreciente: en
funcin del saldo del elemento dar lugar a un
cargo que ir disminuyendo a lo largo de su vida
til.
* El mtodo de las unidades de produccin:
Dar lugar a un cargo basado en la utilizacin o
produccin esperada.

ANEXO 3:
CALIFICACIN DE LA AUDITORIA |

Calificacin | Descripcin |
Muy Buena | No hay debilidades. El sistema de
gestin de riesgos es eficiente y se mantiene un
adecuado control. No requiere que Auditoria le haga
seguimiento. |
Buena | No hay debilidades altas ni medias y muy
pocas bajas. Auditoria debe hacer seguimiento a la
correccin de las debilidades. |
Aceptable | No hay debilidades altas, pero hay
debilidades medias y/o debilidades reiterativas. El
Gerente responsable del rea debe implementar un
mejoramiento de sus controles. Auditoria debe
hacer seguimiento a la correccin de las
debilidades. |
Regular | Hay una debilidad alta, debilidades
reiterativas y/o incumplimiento de normativa legal.
El Gerente responsable del rea debe tomar accin
para asegurar que los estndares de control estn
presentes en su rea. Auditoria debe hacer
seguimiento a la correccin de las debilidades. |
Deficiente | Hay varias debilidades altas y medias.
Adems de la correccin y seguimiento de las
debilidades, el Gerente responsable del rea debe
dar una inmediata solucin implementando un
mejoramiento general de sus controles. Auditoria
debe hacer seguimiento a la correccin de las
debilidades. |
CALIFICACIN DE DEBILIDADES EN LOS
MECANISMOS DE CONTROL |

Nivel de debilidades | Definicin |

Alta | Una debilidad alta expone a la empresa a un
incumplimiento de los objetivos corporativos o bien
afecta los resultados. Se incluye tambin en esta
categora, aquella debilidad calificada como media
pero que se repite de un informe anterior. |
Media | Una debilidad media puede ocasionar un
efecto
concreto y adverso no deseado en el logro de los
objetivos de la empresa de un proceso un
incumplimiento a las normas legales. |
Baja | Una debilidad baja no tiene mayor impacto a
nivel de proceso pero sin embargo su correccin
asegurar mayor eficiencia y eficacia en el proceso
en cuestin. |
CALIFICACIN DE CUMPLIMIENTO DE PLAZOS |
Calificacin | Descripcin |
Buena | Entreg la documentacin para inicio de la
auditoria en el plazo de vencimiento de entrega y
cumpli oportunamente con la entrega de
informacin adicional requerida en el transcurso de
la auditoria. Tambin entreg sus planes de accin
en el vencimiento del plazo (3 das hbiles) y no
hallamos observaciones reprogramadas. |
Aceptable | No cumpli con (1) de los (4)
requerimientos: documentacin para inicio de la
auditoria, documentacin complementaria en el
transcurso de la auditoria, planes de accin en el
plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha
de compromiso de implementacin de alguna
observacin. |
Regular | No cumpli con (2) de los (4)
requerimientos: documentacin para inicio de la
auditoria, documentacin complementaria en el
transcurso de la auditoria, planes de accin en el

plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha

de compromiso de implementacin de alguna
observacin. |
Deficiente | No cumpli con (3) de los (4)
requerimientos: documentacin para inicio de la
auditoria, documentacin complementaria en el
transcurso de la auditoria, planes de accin en el
plazo de vencimiento (a los 3 das hbiles) y fecha
de compromiso de implementacin de alguna obse