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Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

GESTIN DE PROYECTOS
EN YOBEL SCM

EXCELENCIA OPERACIONAL

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

INDICE

___________________________________________________________ 06

1.

Qu es un Proyecto?

2.

Qu es la Gerencia de Proyectos?

3.

Cules son las


las reas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos?
Proyectos?

4.

Cules son los Grupos de Procesos en la Gerencia de Proyectos?

5.

Cul es la relacin entre las reas de Conocimiento y los Grupos de Procesos?

6.

Qu es la Tipologa de Proyectos?

7.

Qu es la Metodologa de Gestin de Proyectos?

_______________________________________________ 06
________________07

__________________ 08
______ 09

_______________________________________________ 10
_________________________________ 10

A.

Procesos______________________________________________________________ 11

B.

Roles_________________________________________________________________ 11

C.

Plantillas______________________________________________________________ 13

D.

Portales Colaborativos__________________________________________________ 14

E.

Herramientas de Apoyo_________________________________________________ 14

F.

Polticas______________________________________________________________ 15

G.

KPIs_________________________________________________________________ 15

8.

De qu se trata el proceso de Aseguramiento de la Calidad?

9.

cmo realizo la Mejora Continua a mi Proyecto?


Proyecto?

________________________ 15

___________________________________ 16

A.

Lecciones Aprendidas__________________________________________________ 16

B.

Oportunidades de Mejora_______________________________________________ 17

C.

Buenos Ejemplos______________________________________________________ 17

ANEXOS

Anexo 01: Gestin de Costes de un Proyecto

______________________________________ 18
______________________________ 20

Anexo 02: Pasos Bsicos para la Gestin del Proyecto

_______________________________________ 22

Anexo 03:
03: Polticas de Gestin de Proyectos

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

EL OBJETIVO DE ESTA CARTILLA ES SERVIR DE SOPORTE A CUALQUIER


COLABORADOR DE YOBEL SCM QUE QUIERA CONOCER O REFORZAR SUS
SUS
CONOCIMIENTOS SOBRE LA METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS,
PROYECTOS, DE
MANERA QUE PUEDA INTEGRAR EQUIPOS
EQUIPOS DE PROYECTOS DE MANERA EFECTIVA.
EFECTIVA.

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS


EXCELENCIA OPERACIONAL
1.

Qu es un Proyecto?

Cules son las reas


la Gerencia
Gerencia de
de Proyectos?
Proyectos?
reas de Conocimiento
Conocimiento de la
REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de la
Integracin
del Proyecto

Temporal

Es un esfuerzo temporal para crear un


producto, servicio o resultado nico;
mediante la elaboracin gradual del
mismo.
2.

3.

Gestin del
Alcance
del Proyecto

Gestin del
Tiempo del
Proyecto

PROYECTO

Elaboracin
Gradual

Gestin de los
Costes
del Proyecto

Producto, Servicio
o Resultado nico

Gestin de las
Comunicaciones
del Proyecto

Qu es la Gerencia de Proyectos?

Es organizar y administrar los recursos en un proyecto,


de forma que se logren los objetivos planteados en el
tiempo estimado.

A.

Gestin de la
Calidad del
Proyecto

Gestin de los
RRHH
del Proyecto

Gestin de los
Riesgos del
Proyecto

Gestin de las
Adquisiciones
del Proyecto

Gestin de la Integracin: Describe


escribe los
los procesos
procesos yy actividades
actividades que
que forman
forman parte
parte de
de los
los
diversos elementos de la Gerencia de Proyectos,
royectos, que
que se
se identifican,
identifican, definen,
definen, combinan,
combinan,
rdinan dentro de los Grupos de Procesos.

unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos.


B.

Incluye:

Gestin del Alcance:


escribe los
los procesos
procesos necesarios
necesarios para
para asegurarse
asegurarse de
de que
que el
el
Alcance: Describe
proyecto
proyecto
incluya
incluya
todo
todo el
el
trabajo
trabajo requerido
requerido para completar el proyecto
satisfactoriamente.

Identificar los
los
requerimientos
requerimientos yy establecer
establecer
objetivos claros y reales.

C.

Identificar

Adaptar las
las especificaciones,
especificaciones, los
los planes
planes y
y el
el
enfoque
oque
a las
a
las
diversas
diversas
inquietudes
inquietudes
yy
expectativas
expectativas de
de los
los diferentes
diferentes interesados.
interesados.
Adaptar

Gestin del Tiempo: Describe


Describe los
los procesos
procesos re
relativos a la puntualidad en la conclusin
del proyecto.

D.

Gestin de los Costes: Describe


Describe los
los procesos
procesos involucrados
involucrados en
en la
la planificacin,
planificacin,
estimacin,
estimacin, presupuesto
presupuesto yy control
control de
de costes
costes, de forma que el proyecto se complete
dentro del presupuesto aprobado (Ver Anexo

E.

F.

01).

Gestin de la Calidad: Describe


Describe los
los procesos
procesos necesarios
necesarios para
para asegurarse
asegurarse de
de que
que el
el
proyecto
proyecto cumpla
cumpla con
con los
los objetivos
objetivos por
por los
los cuales
cuales ha
ha sido
sido emprendido.
emprendido.
Gestin de los Recursos Humanos:
Describe los procesos que organizan y dirigen el
Humanos: Describe
equipo del proyecto.

G.

Tiempo

Costo

Calidad

Equilibrar alcance, tiempo, costo y calidad (Triple


Restriccin).

Equilibrar alcance, tiempo, costo y calidad (Triple

tiempo y forma.
H.

Alcance

Gestin de las Comunicaciones:


los procesos
procesos relacionados
relacionados con
con la
la generacin,
generacin,
Comunicaciones: Describe los
recogida,
recogida, distribucin,
distribucin, almacenamiento
almacenamiento yy destino
destino final
final de
de la
la informacin
informacin del
del proyecto
proyecto en
en
Gestin de los Riesgos:
Riesgos:

los procesos relacionados con el desarrollo de la

Describe los procesos relacion

gestin de riesgos de un proyecto.

Es importante recordar que en la Triple Restriccin, si uno de los 3 fac

los 3 factores se

altera, la calidad del proyecto se ve afectada.

Excelencia Operacional

I.

Gestin de las Adquisiciones:


los procesos
procesos para
para comprar
comprar oo adquirir
adquirir productos,
productos,
Adquisiciones: Describe los
servicios
servicios o
o resultados,
resultados, as
as como
como para
para contratar
contratar procesos
procesos de
de direccin.
direccin.

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

4.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Cules son los grupos de procesos


procesos en la Gerencia de Proyectos
royectos?

5.

Cul es la relacin entre las reas de Conocimiento y los Grupos de Procesos?

La Gerencia de Proyectos incluye 3 grupos de procesos:

A.

Gestin de Proyectos:
Proyectos: Tiene el objetivo de administrar el Proyecto. Este grupo de
procesos es ejecutado por el Jefe de Proyecto.

B.

Producto de Proyectos:
Proyectos: Tiene el objetivo de desarrollar el producto o servicio de un
Proyecto, el cual debe basarse en el Modelo nico Corporativo Yobel SCM. Este grupo
de procesos es responsabilidad del Jefe de Proyecto.

C.

Soporte de Proyectos:
Proyectos: Tiene el objetivo de medir y controlar el Proyecto para el
Aseguramiento de la Calidad (QA) del mismo. Este grupo de procesos es
responsabilidad de la Coordinadora de QA.

GESTIN DE
PROYECTOS

PLANIFICACIN
INICIACIN

EJECUCIN

CIERRE

SEGUIMIENTO Y CONTROL
gggggg

Modelo nico Corporativo Yobel SCM

PRODUCTO DE
PROYECTOS
M.U.
LOG.

M.U.
MAN.

M.U.
ASC.

M.U.
TI.

M.U.
COM.

M.U.
ADM.

M.U.
GC.

SOPORTE DE
PROYECTOS
GESTIN DE
KPIS

Excelencia Operacional

ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD - QA

GESTIN DE LA
CONFIGURACIN

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

6.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Qu
Qu es la Tipologa de Proyectos?
Proyectos?

A.

Procesos:
Procesos: La Gestin de Proyectos cuenta con 5 procesos:

Es la que define varios tipos de proyectos, considerando dos criterios:


GESTIN DE
PROYECTOS

TIPO DE DESARROLLO

TAMAO DEL PROYECTO

PLANIFICACIN
INICIACIN

EJECUCIN

CIERRE

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Padre
No depende de otros.
Presenta el producto o
servicio al cliente final.

Hijo
Depende de otro.
Presenta un sub producto
al Proyecto Padre.

Grande
X 4 m.

Mediano
1 m. < X < 4 m.

Pequeo

Iniciacin,
Iniciacin, define y autoriza un Proyecto.
Planificacin, define y refina los objetivos y preparan el Plan de Gestin del
Proyecto.

X 1 m.

Ejecucin, integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el Plan de


Gestin del Proyecto.

7.

Qu es la Metodologa de Gestin de Proyectos?

para cumplir con los objetivos del Proyecto.

En EO contamos con una Metodologa de Gestin de Proyectos (MGdP), la cual es la

aplicacin de un conjunto de procesos, roles, plantillas, polticas, herramientas y mtricas a


determinada problemtica, con el fin de que los proyectos mantengan orden y coherencia.
La MGdP cuenta con 7 componentes:

Seguimiento y Control, Mide y supervisa regularmente el avance respecto del


Plan de Gestin del Proyecto de tal forma que se tomen medidas correctivas

B.

Cierre, formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado y lleva al


Proyecto a un final ordenado.

Roles:
Roles: En Gestin de Proyectos se utiliza los siguientes roles:

Sponsor del Proyecto

Gerente del Proyecto

Jefe de Proyecto

Miembros del
Equipo

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

C. Plantillas: Existen 12 plantillas estandarizadas que estn distribuidas en los diferentes


procesos de Gestin de Proyectos, su uso depende de la Tipologa del Proyecto.

Jefe de Proyecto:
Proyecto:

Responsabilidades


Cumplir los objetivos del proyecto.

Planear, dirigir, controlar, el proyecto.

Conformar la estructura y motivar al personal del


proyecto.

Funciones Generales


Liderar al Equipo del Proyecto.

Velar por el cumplimiento de la Metodologa de


Gestin de Proyectos.

Gestionar la aprobacin formal de los entregables y

MGdP

de las fases de desarrollo del proyecto.

Asegurar la comunicacin con el Equipo del Proyecto


y el Cliente.

Lnea de Autoridad, Responsabilidad y Coordinacin




Ejerce mando sobre el equipo del proyecto.

Coordina con otros Jefes de Proyecto y con los


responsables de las reas administrativas

Depende del Jefe de Proceso.

Roles Adicionales


Solicitante de Cambios

Es importante recordar

los Roles slo existen durante la ejecucin


diferencia entre lo que es un Rol en un
Adems, se debe de

que los Roles slo existen

durante la ejecucin

del proyecto, por ello existe una clara diferencia entre lo que es un Rol en un
Proyecto

y lo que es un Puesto en una Organizacin. Adems, se debe de

tener en cuenta que una persona puede tener ms de un Rol.

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

D.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Portales Colaborativos:

n la Gestin de Proyectos, los Portales Colaborativos son

En la Gestin de Proyectos, los Portales C

F.

utilizados para:

Crear el directorio de un proyecto

Registrar

de Proyectos.

y almacenar los entregables

G.

de un proyecto

Polticas: Al presente existen 11 polticas para la Gestin de Proyectos (Ver Anexo 03).
El cumplimiento de las Polticas de Gestin de Proyectos es responsabilidad del Jefe

KPIs
(Key Performance
Indicators, en
en espaol
espaol Indicadores
Indicadores Clave
Clave de
de Desempeo):
Desempeo):
KPIs (Key
Performance Indicators,
Actualmente contamos con un indicador en Gestin de Proyectos:

Compartir las buenas prcticas

E.

de la duracin real del tiempo de las actividade


actividades del

Herramientas de Apoyo: Actualmente contamos con 4 herramientas


herramientas de
de apoyo:
apoyo:

Elaboras plantillas de gestin

Elabora el Gantt del


Elabora

de proyectos.

Proyecto.
Proyecto.

Efectividad en el Clculo del Tiempo: Mide la efectividad


proyecto frente a lo estimado

8. De qu
Aseguramiento de
de la
la Calidad
Calidad en la Gestin de Proyectos
qu se trata el proceso de Aseguramiento
Proyectos?
El proceso de ASC tiene el objetivo de revisar la calidad de la gestin y los costos del
proyecto, a travs de revisiones que generann el Indicador de No Conformidades. Los
Puntos de Revisin dependen del tipo de proyecto.

Es una herramienta

Es una
Es
una herramienta
herramienta

alternativa de Google Docs.

alternativa de
alternativa
de OpenProj.
OpenProj.

Es importante recordar

1
que

2a

2b

la
la nomenclatura
nomenclatura para
para registrar
registrar los
los entregables
entregables de
de un
un

Proyecto en los Portales Colaborativos, debe tener en cuenta lo siguiente:

GESTIN DE
PROYECTOS

PLANIFICACIN
INICIACIN

1. Crear el acrnimo del proyecto.

Proyecto Padre - Grande: 4 revisiones (1,


1, 2a, 2b, 3).
B. Proyecto Padre - Mediano: 3 revisiones (1, 2, 3).
C. Proyecto Padre - Pequeo o Hijo: 1 revisin ((1)
A.

Glamoutex: IL Glamourtex

Por ejemplo: Implementacin Logstica Glamoutex: IL Glamourtex

EJECUCIN

CIERRE

SEGUIMIENTO Y CONTROL

2. Incluir el acrnimo del proyecto en todos los entregables.

Por ejemplo: Gantt IL Glamourtex

3. Versionar
3.
Versionar los
los archivos
archivos en
en el
el Portal
Portal Colaborativo
Colaborativo mediante
mediante la
la actualizacin
actualizacin de
de los
los
entregables.

Es importante recordar que trimestralmente se enva un Plan de


Revisiones de QA a los Jefes de Proyecto, quienes deben asistir a las
reuniones convocadas. La inasistencia a estas reuniones genera la
acumulacin de No Conformidades al Cumplimiento de Revisiones de
QA por parte de las reas de proceso.

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

9.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Cmo realizo la mejora continua a mi Proyecto?

B.

Oportunidades de Mejora:
Mejora:
sugerencias

La mejora continua de un proyecto se puede realizar mediante 3 mecanismos:

documentos

acerca
o

Son

comentarios,

de

los

procesos,

cualquier

otro

entregable

las
de

opiniones

actividades,
un

proyecto.

y
los
Su

registro tiene el objetivo de que el equipo del proyecto a cargo


evale e implemente las mejoras sugeridas por los usuarios.

El proceso de Oportunidades de Mejora es el siguiente:

Lecciones
Aprendidas

A.

Buenos
Ejemplos

Oportunidades
de Mejora

Lecciones Aprendidas: Son

conocimientos adquiridos a lo largo

de un proyecto y consolidados al final del mismo. Su registro


tiene

el

objetivo

de mantener

transferir

las

Identificar

experiencias

favorables y desfavorables de la ejecucin de los procesos de un proyecto.

Registrar
Revisar

El proceso de Lecciones Aprendidas es el siguiente:

Implementar

Registrar

C.
Revisar

Buenos Ejemplos
Ejemplos:
jemplos:

Son

aquellos

entregables

que

pueden

considerarse

como

modelos en integridad y calidad. Esta distincin tiene el objetivo de reconocer a


aquellos entregables que cumplen con los estndares de gestin de proyectos.

Compartir
Consultar

Es importante recordar

que

las

Lecciones

Aprendidas

en

el

Proyecto se registran de manera general y no se enfocan en las


particularidades del mismo. De esta forma, las Lecciones Aprendidas

Es importante recordar
las

Oportunidades

de

que el Jefe de Proyecto debe generar

Mejora

al

Cierre

del

Proyecto

en

el

Portal

Colaborativo correspondiente a su rea de proceso.

pueden ser utilizadas para cualquier Proyecto.

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

ANEXO 01

2.

GESTIN DE COSTES DEL PROYECTO


La Gestin de los Costes se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para

3.

completar las actividades del cronograma del Proyecto.

Medir el rendimiento:

Variacin del Costo (CV) = EV AC

Variacin del Cronograma (SV) = EV PC

Medir el indicador de eficiencia:

ndice

de

Rendimiento

del

Costo

(CPI)

EV/AC

(inferior

1.0:

sobrecosto; superior a 1.0: costo inferior)


La Gestin de Costes de un Proyecto debe considerar el efecto de las decisiones sobre los

costos durante el ciclo de vida del proyecto. A medida que el Proyecto avanza, hay una

ndice de Rendimiento del Cronograma (SPI) = EV/PC (inferior a 1.0:


atrasados; superior a 1.0: adelantados)

posible reduccin de costos en su desarrollo; sin embargo, de presentarse algn cambio


durante el desarrollo del Proyecto, los costos de stos aumentan a medida que el Proyecto
avanza.

Posible reduccin de costos

Costo de los cambios

C
o
st
o
s
d
el
Pr
o
y
e

Ciclo de Vida del Proyecto

Va
lo
re
s
A
cu
m
ul
ati
vo
s

Presupuesto
hasta la
conclusin
(BAC)

Valor
Planificado
(VP)

Costo
Actual
(AC)

Costo
Ganado
(EV)
Fecha de los Datos
Tiempo

Para controlar los costos de un Proyecto, se debe realizar un Anlisis de Medicin de


Rendimiento, el cual comprende los siguientes pasos:

1.

Desarrollar los valores:

Valor Planificado (PV): Costo presupuestado del trabajo programado

Valor Ganado (EV): Costo presupuestado del trabajo realmente completado

Costo Real (AC): Costo total del trabajo completado

Es importante tener en cuenta que los valores son calculados durante un perodo de tiempo
determinado, para lo cual existen dos estimaciones: Estimacin hasta la conclusin (ETC) y
Estimacin a la conclusin (EAC)

Excelencia Operacional

Excelencia Operacional

Metodologa de Gestin de Proyectos

Metodologa de Gestin de Proyectos

ANEXO 02
PASOS BSICOS PARA LA GESTIN DE UN PROYECTO
Elaborar la Lnea Base en el Gantt del Proyecto para el inicio de las
actividades.

INICIO
Actualizar el Gantt del Proyecto semanalmente para su revisin.

Analizar el Tipo de Desarrollo del Proyecto (Padre / Hijo).


Mantener actualizado el Portal Colaborativo con los entregables
correspondientes.

Analizar el Tamao del Proyecto (Grande / Mediano / Pequeo).


Realizar reuniones con el Gerente del Proyecto y los Miembros del
Equipo del Proyecto, generando las Actas de Reunin.

Elaborar la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo).


Hacer seguimiento al Estado del Producto semanal, quincenal o
mensualmente.

Elaborar el Gantt Preliminar del Proyecto.


Verificar que todos los entregables definidos estn cargados en el Portal
Colaborativo antes de las revisiones de QA.
Asignar el Nombre del Proyecto y su Acrnimo.

Comunicar el fin del Proyecto al cliente.

Crear el Directorio del Proyecto en el Portal Colaborativo que le


corresponde (verificar accesos al Portal Colaborativo).
Analizar el resultado de la Encuesta de Satisfaccin al Cliente.

Elaborar documento de Iniciacin (Acta de Constitucin o Registro de


Alcance).
Generar Oportunidades de Mejora al finalizar el Proyecto.

Convocar la presentacin formal del Proyecto con el cliente para su


aprobacin.

FIN

Excelencia Operacional

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Metodologa de Gestin de Proyectos

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ANEXO 03

El Jefe de Proyecto deber actualizar semanalmente (cada 5 das) su Cronograma (Gantt)


de actividades y colgarlo

POLTICAS DE GESTIN DE PROYECTOS

mismo.

El Jefe de Proyecto comunicar peridicamente (cada 15 das), al Gerente del Proyecto el

Toda actividad necesaria de Gestin de proyectos en la Corporacin Yobel SCM deber

Informe de Estado Semanal o Mensual (usando el formato estndar en google docs), de la

estar alineada a los estndares de la Metodologa de Gestin de Proyectos (Procesos,

ejecucin de los procesos (Gestin, del Producto) que se vienen ejecutando en el Proyecto

plantillas,KPIs, Checklist u otros), para lo cual el responsable de la Gestin del Proyecto

bajo su responsabilidad. El Gerente de Proyecto deber ser conocedor de este documento y

tendr en consideracin la gua de flexibilizacin para adecuar los estndares segn el

enviar

contexto y las necesidades de su proyecto.

correctivas frente a desviaciones.

Al

inicio

del

Proyecto,

los

responsables

de

los

Proyectos

debern

registrar

los

datos

su

aprobacin

(OK)

observaciones

segn

corresponda

proponer

acciones

Los Jefes de Proyecto debern de generar el Acta de Cierre del Proyecto al trmino de las

principales del Proyecto en el documento compartido Proyectos Yobel 2011 en el Google

actividades ejecutadas que se planificaron para un Proyecto. ste documento formalizar el

Docs. En caso que el requerimiento del Proyecto llegue al rea de proyectos esta rea

Cierre del mismo. Asimismo debern enviar una Encuesta de Satisfaccin al Cliente y

deber registrarlo.

en el Directorio del proyecto manteniendo los versionamientos del

Generar sus oportunidades de Mejora a su proceso.

Los responsables de

los proyectos

debern de almacenar

la

informacin del Proyecto

(directorio del proyecto) siguiendo el Estndar de Gestin de la Configuracin en el Portal

El Equipo del rea de Proyectos (Dueos del Proceso de Gestin de Proyectos) ser
responsable del mantenimiento de esta poltica.

Colaborativo correspondiente.

Los

responsables

de

los

Proyectos

debern

planificar

la

ejecucin

de

los

procesos,

subprocesos y actividades administrativas y directamente asociadas a los proyectos, como


son: iniciar administrativamente el Proyecto, Planificar el Proyecto, Ejecutar el Proyecto
(reuniones de equipo), hacer Seguimiento y Control del Proyecto y Cerrar el Proyecto.

Cualquier cambio de los procesos y formatos ya sea de mejora o correccin identificadas


por los Jefes de Proyecto deber ser comunicada a los dueos de los procesos de Gestin
de

Proyectos,

organizacin.

para su anlisis,
Estos

cambios

evaluacin

sern

inclusin

comunicados

dentro

los

de

Jefes

los

estndares

Corporativos,

de

Jefes

la
de

Procesos EO, Lderes de Procesos EO, Analista de Procesos y otros para su comunicacin
y uso generalizado en toda la organizacin.

Los

Jefes

de

estndares

Proyecto

(Procesos,

debern
Formatos,

asistir
KPIs,

peridicamente
Checklist

los

otros)

de

entrenamientos
Gestin

de

de

los

Proyecto

comunicados.

La elaboracin y actualizacin de los costos del Proyectos ser responsabilidad de todos los
Jefes de Proyecto de la Organizacin.

Los Jefes de Proyecto incluirn dentro de sus proyectos la ejecucin de los procesos de
Aseguramiento de la Calidad, Gestin de KPI y Gestin de la Configuracin, todo esto
segn las guas de flexibilizacin.

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