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Cdigo: PTH.21
Versin: 05
Aprob: Rector
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OBJETIVO
ALCANCE
Este procedimiento aplica para identificar, valorar y controlar todos los riesgos que
puedan afectar la seguridad y salud del personal Administrativo de planta, planta
temporal,
docentes planta, docentes ctedra, mdicos residentes, tutores,
contratistas y visitantes de la Universidad Industrial de Santander en su Campus
Central, Facultad de salud UIS, Sede UIS Guatiguar, Sede UIS Bucarica y sedes
regionales UIS.
NORMATIVIDAD
Matriz de requisitos legales FTH.108.
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Anlisis de cambio: Proceso que permite identificar la existencia y caractersticas de los peligros para evaluar la magnitud de los riesgos asociados en los cambios o
nuevos proyectos y decidir si dichos riesgos son o no aceptables.
Actividades rutinarias: Actividades que forman parte de un proceso de la organizacin, se ha planificado y es estandarizable.
Actividades no rutinarias: Actividades que no se han planificado ni estandarizado, dentro de un proceso de la organizacin o actividad que la organizacin
determine como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecucin.
Cambio: Modificacin significativa de un proceso, instalacin o equipo ya existente.
COPASST: Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Comit Tcnico SYSO: comit encargado de orientar el cumplimiento de los objetivos institucionales bajo estndares de seguridad y salud ocupacional,
promoviendo entornos seguros, prcticas de trabajo saludables, prevencin de enfermedades laborales y lesiones en el personal.
DRH: Divisin de Recursos Humanos.
SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional.
Efecto posible: Consecuencia que puede llegar a generar un riesgo existente en el lugar de trabajo.
Factores de riesgo: Existencia de elementos, fenmenos, condiciones, circunstancias y acciones humanas, que pueden producir lesiones o daos.
Fuente de riesgo: Condicin/accin que genera el riesgo.
Gestin de cambio: Aplicacin sistemtica de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los cambios y
nuevos proyectos.
Identificacin de peligros: Proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus caractersticas.
Cdigo: PTH.21
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Matriz de identificacin de peligros, valoracin y control de riesgos: Hace referencia al documento donde se identifican los peligros, se valoran los riesgos y se
establecen o determinan los controles, acorde al Formato FTH.107 Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin y Control de Riesgos.
Panorama de factores de riesgo: Forma sistemtica para identificar los peligros, valorar los riesgos y establecer o determinar los controles, Para tal fin, se disea la
matriz en un archivo de excel que facilita el clculo de la valoracin de los riesgos y se determina la aceptabilidad de los mismos a partir de la evaluacin del
cumplimiento de requisitos legales.
Peligro: Fuente, situacin o acto con potencial de dao, en trminos de enfermedad o lesin a las personas, o a una combinacin de stos.
Personal expuesto: Nmero de personas relacionadas directamente con el riesgo.
Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que tienen un inicio y un fin; en la Universidad Industrial de Santander se incluye
creacin, remodelacin y/o modificacin de instalaciones fsicas, ejecucin de proyectos de investigacin y extensin y adquisicin y/o cambios de ingeniera en
mquinas y equipos.
Riesgo: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es) peligrosa(s) y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada
por el(los) evento(s) o exposicin(es).
Sistema de control existente: Medidas implementadas con el fin de minimizar la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Sistema de control requerido: Medidas de control recomendadas para minimizar los riesgos.
UAA: Unidades Acadmico Administrativas
UAA ejecutora del cambio: Unidad acadmico-administrativa responsable de la implementacin, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto.
UAA usuaria del cambio: Unidad acadmico-administrativa que recibir el cambio o nuevo proyecto para su uso final.
Valoracin del riesgo: Proceso para evaluar los riesgos detectados teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, cuyo resultado establece la
aceptabilidad de los riesgos.
CONSIDERACIONES
La identificacin de peligros en la UIS, es realizada por puestos de trabajo con el fin de tener informacin que permita caracterizar aquellos peligros a los que los
funcionarios se encuentran expuestos, valorar los posibles riesgos y generar controles pertinentes que permitan mitigar o en lo posible eliminar la probabilidad de
ocurrencia de incidentes o accidentes (Ver Anexo A. Metodologa)
Despus de identificar los peligros, valorar los riesgos y determinar los controles, sern los Jefes de las UAA con la asesora y acompaamiento del subproceso SYSO,
los responsables de la implementacin y por tanto cumplimiento de las recomendaciones emanadas y controles establecidos en la Matriz de Identificacin de Peligros,
Valoracin de Riesgos y Determinacin de Controles FTH.107.
Los encargados de velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos como producto de la elaboracin de la Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin de
Riesgos y Determinacin de Controles FTH.107, para el personal de planta, los docentes ctedra, tutores y visitantes de la UIS sern el Coordinador SYSO, su equipo
de trabajo, el Comit Tcnico de SYSO, el Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y para los contratistas la UAA encargada de la contratacin.
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Los encargados de velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos como producto de la elaboracin de la Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin de
Riesgos y Determinacin de Controles FTH.107, para el personal de planta, los docentes ctedra, tutores y visitantes de la UIS sern el Coordinador SYSO, su equipo
de trabajo, el Comit Tcnico de SYSO, el Comit Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y para los contratistas la UAA encargada de la contratacin.
Los funcionarios de las UAA deben informar oportunamente al Sub-proceso de SYSO cualquier anomala, peligro o riesgo detectado, con el fin de que se efecten las
medidas preventivas o correctivas segn sea el caso.
En la recoleccin de informacin inicial, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Caracterizacin de los procesos; reas externas a las instalaciones de la
empresa; etapas en el proceso de produccin o en el suministro de un servicio; trabajos planificados y de mantenimiento; puestos de trabajo definidos, lugares donde
se realiza el trabajo, quin realiza el trabajo (tipos de contratacin) tanto permanente como ocasional; otras personas que puedan ser afectadas por las actividades de
trabajo (por ejemplo: visitantes, contratistas, subcontratistas, pblico); formacin que han recibido los trabajadores sobre la ejecucin de sus tareas; procedimientos
escritos de trabajo y/o permisos de trabajo; instalaciones, maquinaria y equipos utilizados; herramientas manuales movidas a motor; distancia y altura a las que han de
moverse de forma manual los materiales; energas utilizadas (por ejemplo: aire comprimido); sustancias y productos utilizados y generados en el trabajo; estado fsico
de las sustancias utilizadas (humos, gases, vapores, lquidos, polvo, slidos); requisitos de la legislacin vigente sobre la forma de ejecutar el trabajo, datos reactivos de
actuaciones en prevencin de riesgos laborales: incidentes, accidentes, enfermedades laborales derivadas de la actividad que se desarrolla, de los equipos y de las
sustancias utilizadas; datos de evaluaciones de riesgos existentes relativos a la actividad desarrollada; organizacin del trabajo.
El proceso de validacin se realiza con el jefe de la UAA y funcionarios en general, iniciando con una breve induccin sobre la metodologa utilizada para la valoracin y
la clasificacin de riesgos, se continua con la presentacin de los resultados haciendo nfasis en los riesgos identificados y la valoracin de los mismos, controles
existentes y controles propuestos. En caso de que se generen cambios en la identificacin y valoracin de riesgos, controles existentes o controles propuestos durante
el proceso de validacin, se ajustar la matriz y se enviar nuevamente la informacin a los Jefes de UAA y a la Coordinacin HSEQ.
Los planes de intervencin se disearn siguiendo las indicaciones emanadas del proceso de validacin y las siguientes consideraciones:
a. Si los nuevos sistemas de control de riesgos conducirn a niveles de riesgo aceptables.
b. Si los nuevos sistemas de control han generado nuevos peligros.
c. La opinin de los trabajadores afectados sobre la necesidad y la operatividad de las nuevas medidas de control.
La evaluacin de riesgos debe ser, en general, un proceso continuo. Por lo tanto la valoracin de riesgos y la adecuacin de las medidas de control debe estar sujeta a
una revisin continua y modificarse si es preciso, teniendo en cuenta lo siguiente:
Si cambian las condiciones iniciales bien sea en lo referente a las personas, materiales, y/o ambiente , y con ello varan los peligros y los riesgos, se revisar
nuevamente la evaluacin de riesgos.
Cada vez que se efecten mediciones ambientales se actualizara la valoracin de los riesgos, teniendo en cuenta el resultado obtenido mediante la medicin.
Cuando se presenten emergencias, accidentes o incidentes de trabajo se realizarn ajustes a la valoracin si se estima pertinente, teniendo en cuenta
severidad, periodicidad o los costos asociados.
Cuando se efecten las inspecciones peridicas planeadas o solicitadas se revisar nuevamente la valoracin de los riesgos y se realizarn los ajustes
pertinentes.
En caso de no presentarse cambios sustanciales a los procesos y/o a las instalaciones la actualizacin de la informacin se realizar cada ao.
Inicio/Fin
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
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Decisin
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIN
Conector
RESPONSABLE
Conector de pgina
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INFORMACIN INICIAL
INICIO
1. Recolecta informacin en las UAA
sobre actividades de
trabajo, puestos de trabajo, tipos de contratacin, productos o
servicios, elementos o qumicos, siguiendo lineamientos
establecidos en las consideraciones respecto a este tema.
Equipo SYSO, y
Asesora ARL
2. Agrupa informacin
Equipo SYSO, y
Asesora ARL
Equipo SYSO, y
Asesora ARL
Equipo SYSO, y
Asesora ARL
1. Recolecta informacin
de las UAA
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IDENTIFICACIN DE PELIGROS
4. Diligencia la informacin
en el formato FTH.118
FTH.118 Informacin
para Identificacin de
Riesgos.
Equipo SYSO y
Asesora ARL
FTH.107 Matriz de
Identificacin de
Peligros, Valoracin
de Riesgos y
Controles
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Equipo SYSO y
Asesora ARL
Equipo SYSO y
Asesora ARL
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6. Realiza estimacin
del riesgo
7. Determina necesidad
de mejorar controles
VALIDACIN DE LA MATRIZ
8. Valida la matriz
Equipo SYSO, y
Asesora ARL
PLANES DE INTERVENCIN
9. Disea planes de
intervencin para cada
UAA
Equipo SYSO,
Asesora ARL, Jefes
de las UAA y
funcionarios.
Equipo SYSO,
Asesora ARL, Jefes
de las UAA y
funcionarios.
FTH.116 Plan de
intervencin SGI
2
FTH.116 Plan de
intervencin SGI
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIN
PRESENTACIN A COPASO
RESPONSABLE
Equipo SYSO
Equipo SYSO
Acta de COPASST
PRESENTACIN A TRABAJADORES
Equipo SYSO
SEGUIMIENTO
Coordinador SYSO,
Facilitadores,
Lderes de Proceso
y Jefes de UAA
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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Versin: 05
DIAGRAMA DE FLUJO
15. Realiza la
actualizacin de la matriz
FIN
DESCRIPCIN
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Coordinador SYSO
FTH.107 Matriz de
identificacin de
peligros, valoracin
de riesgos y
controles
ACTUALIZACION
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ANEXO A. METODOLOGIA
La Universidad Industrial de Santander usa la metodologa contenida en la GTC 45/2010 para llevar a cabo la identificacin de peligros, evaluacin de riesgo y aplicacin de
controles, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de la NTC OHSAS 18001:2007 y del DECRETO 1443 de 2014, teniendo en cuenta:
A travs de la observacin directa de las actividades realizadas por el personal de la Universidad Industrial de Santander, se realizar un inventario de los factores de riesgo
ocupacionales, con los siguientes elementos bsicos:
Cargo
Actividad
Factor de riesgo
Fuente generadora del riesgo
Efecto negativo ms probable en los trabajadores
Tipo de actividad
Controles existentes
Nmero de trabajadores expuestos
Nivel de riesgo
Requisitos legales aplicables
Aceptabilidad del Riesgo
Jerarquizacin del control
Controles y barreras (Controles propuestos)
Para complementar esta informacin es necesario realizar una priorizacin de los factores de riesgo encontrados, a fin de definir el orden de intervencin para su control;
los resultados de esta actividad se incluyen en la Matriz de Identificacin de Peligros, Valoracin de Riesgos y Determinacin de Controles y se obtiene a travs de la
valoracin de los mismos. Dicha valoracin se obtiene del producto entre el Nivel de Probabilidad y el Nivel de Consecuencia (Ver Anexo B).
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Nivel de
deficiencia
Valor de ND
10
Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generacin de incidentes o consecuencias muy
significativas, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o
ambos.
Alto (A)
Se ha(n) detectado algn(os) peligro(s) que pueden dar lugar a consecuencias significativas, o la eficacia del conjunto
de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es baja, o ambos.
Medio (M)
Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas, o de menor importancia, o la
eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es moderada, o ambos.
Bajo (B)
No se asigna
valor
No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta, o
ambos. El riesgo est controlado. Estos peligros se clasifican directamente en el nivel de riesgo y de intervencin
IV.
Significado
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Significado
Continua (EC)
Frecuente (EF)
Ocasional (EO)
Espordica (EE)
c. Conociendo el Nivel de Deficiencia (ND) y el Nivel de Exposicin (NE) se calcula el valor del Nivel de Probabilidad (NP) en la siguiente tabla:
Nivel de Exposicin (NE)
Niveles de probabilidad
Nivel de deficiencia
(ND)
10
MA - 40
MA - 30
A - 20
A - 10
MA - 28
A - 18
A - 12
M-6
M-8
M-6
B-4
B-2
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Valor de NP
Significado
Entre 40 y 24
Situacin deficiente con exposicin continua, o muy deficiente con exposicin frecuente. Normalmente la
materializacin del riesgo ocurre con frecuencia
Alto (A)
Entre 20 y 10
Situacin deficiente con exposicin frecuente u ocasional, o bien situacin muy deficiente con exposicin ocasional o
espordica. La materializacin del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral.
Medio (M)
Entre 8 y 6
Situacin deficiente con exposicin espordica, o bien situacin mejorable con exposicin continuada o frecuente. Es
posible que suceda el dao alguna vez.
Bajo (B)
Entre 4 y 2
Situacin mejorable con exposicin ocasional o espordica, o situacin sin anomala destacable con cualquier nivel de
exposicin. No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser concebible.
NC
Daos personales
100
Muerte(s)
60
Grave (G)
25
Leve (L)
10
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3. Conociendo el Nivel de Probabilidad (NP) y el Nivel de Consecuencia (NC) calculamos el nivel de riesgo con la siguiente tabla:
(40 24)
100 I
(4000-2400)
Nivel de deficiencia
(ND)
60 I
(2400-1440)
25 I
10
(1000-600)
(20 10)
(8 6)
(4 2)
I
I
(2000-1200)
(800-600)
I (400)
II (200)
II (200)
III (120)
I
(1200-600)
(480-360)
I (500)
II
II (250)
(200-150)
I (400)
II (200)
III
II (240)
III (100)
(80-60)
4. Una vez determinado el Nivel de Riesgo (NR) su resultado se interpreta utilizando la siguiente tabla:
III
(100-50)
III (40)
IV (20)
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III
No Aceptable
No Aceptable o Aceptable
con control especifico
Mejorable
IV
Aceptable
II
Significado Explicacin
Situacin critica, correccin urgente.
Corregirlo o adoptar medidas de control.
Mejorar el control existente.
No intervenir, salvo que un anlisis ms preciso lo
justifique.
Nmero de trabajadores expuestos: Importante tenerlo en cuenta para identificar el alcance del control que se va a implementar.
Peor consecuencia: aunque se han identificado los efectos posibles, se debe tener en cuenta que el control que se va a implementar evite siempre la peor
consecuencia al estar expuesto al riesgo.
Existencia requisito legal asociado: la organizacin podra establecer si existe o no un requisito legal especifico a la tarea que se est evaluando para tener parmetros
de priorizacin en la implementacin de las medidas de intervencin.
Sin embargo, las organizaciones podran determinar nuevos criterios para establecer controles que estn acordes con su naturaleza y extensin de la misma.
Cdigo: PTH.21
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Medidas de intervencin
Una vez completada la valoracin de los riesgos la organizacin debera estar en capacidad de determinar si los controles existentes son suficientes o necesitan mejorarse o
se requieren nuevos controles.
Si se requieren controles nuevos o mejorados, siempre que sea viable, se deberan priorizar y determinar de acuerdo con el principio de eliminacin de peligros, seguido
por la reduccin de riesgos (es decir, reduccin de la probabilidad de ocurrencia, o la severidad potencial de la lesin o dao), de acuerdo con la jerarqua de los controles
contemplada en la norma NTC-OHSAS 18001:2007.
A continuacin se presentan ejemplos de implementacin de la jerarqua de controles:
Eliminacin: modificar un diseo para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir dispositivos mecnicos de levantamiento para eliminar el peligro de manipulacin
manual.
Sustitucin: Reemplazar por un material menos peligroso o reducir la energa del sistema (por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presin, la temperatura, etc.).
Controles de ingeniera: Instalar sistemas de ventilacin, proteccin para las maquinas, enclavamiento, cerramientos acsticos, etc.
Controles administrativos, sealizacin, advertencias: instalacin de alarmas, procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso,
capacitacin del personal.
Equipos / Elementos de proteccin personal: Gafas de seguridad, proteccin auditiva, mscaras faciales, sistema de detencin de cadas, respiradores y guantes.
Al aplicar un control determinado se deberan considerar los costos relativos, los beneficios de la reduccin de riesgos, y la confiabilidad de las opciones disponibles,
adems una organizacin tambin debera tener en cuenta:
Adaptacin del trabajo al individuo (por ejemplo, tener en cuenta las capacidades fsicas y mentales del individuo).
La necesidad de una composicin de controles, combinacin de elementos de la jerarqua anterior (por ejemplo, controles de ingeniera y administrativos) Buenas
prcticas establecidas en el control del peligro particular que se considera.
Utilizacin de nuevas tecnologas para mejorar los controles.
Usa medidas que protejan a todos (por ejemplo, mediante la seleccin de controles de ingeniera que protejan a todos en las cercanas del riesgo)
El comportamiento humano y si una medida de control particular ser aceptada y se puede implementar efectivamente.
Los tipos bsicos habituales de falla humana (por ejemplo, falla simple de una accin repetida con frecuencia, lapsos de memoria o atencin, falta de comprensin o
error de juicio y violacin de las reglas o procedimientos) y las formas de prevenirlos.
La necesidad de introducir un mantenimiento planificado, por ejemplo, de las guardas de la maquinaria.
La posible necesidad de disposiciones en caso de emergencias/contingencias en donde faltan los controles de riesgos.
La falta potencial de familiaridad con el lugar de trabajo y los controles existentes de quienes no tienen un empleo directo en la organizacin por ejemplo, visitantes o
personal contratista.
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Una vez que la organizacin haya determinado los controles, esta puede necesitar priorizar sus acciones para implementarlos. Para priorizar las acciones, se debera tener
en cuenta el potencial de reduccin de riesgo de los controles planificados.
Puede ser preferible que las acciones que abordan una actividad de alto riesgo u ofrecen una reduccin considerable de este, tengan prioridad sobre otras acciones que
solamente ofrecen un beneficio limitado de reduccin de riesgo.
En algunos casos puede ser necesario modificar los procesos, actividades o tareas laborales hasta que los controles del riesgo estn implementados, o aplicar controles de
riesgo temporales hasta que se lleven a cabo acciones ms eficaces. Por ejemplo, el uso de proteccin auditiva como una medida temporal hasta que se pueda eliminar la
fuente de ruido, o la separacin del lugar de trabajo hasta que se reduzcan los niveles de ruido. Los controles temporales no se deberan considerar como un sustituto a
largo plazo de medidas de control de riesgo ms eficaces.
Revisin de la conveniencia del plan de accin
La organizacin debera generar un proceso de revisin del plan de accin seleccionado con personal experto interno o externo, o ambos, esto garantizara que el proceso
de valorizacin de los riesgos y de establecimiento de criterios es correcto y a la ejecucin del proceso es eficaz.
Mantenimiento y actualizacin
La organizacin debera identificar los peligros y valorar los riesgos peridicamente. La determinacin de la frecuencia se puede dar por alguno o varios de los siguientes
aspectos:
La necesidad de determinar si los controles para el riesgo existentes son eficaces y suficientes.
La necesidad de responder a nuevos peligros.
La necesidad de responder a los cambios que la propia organizacin ha llevado a cambio.
La necesidad de responder a retroalimentacin de las actividades de seguimiento, investigacin de incidentes, situaciones de emergencias o los resultados de las pruebas
de los procedimientos de emergencias.
Cambios en la legislacin.
Factores externos, por ejemplo, problemas de salud ocupacional que se presenten.
Avances en las tecnologas de control.
La diversidad cambiante en la fuerza de trabajo, incluidos los contratistas.
Las revisiones peridicas pueden ayudar a asegurar la consistencia en las valoraciones de los riesgos llevados a cabo, por diferente personal, en diferentes momentos.
Donde las condiciones hayan cambiado o haya disponibles mejoras tecnolgicas para manejos de riesgos, Se deberan hacer las mejoras necesarias.
No es necesario llevar a cabo nuevas valoraciones de los riesgos cuando una revisin puede demostrar que los controles existentes o los planificados siguen siendo eficaces.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIO
N
FECHA DE
APROBACION
01
Enero 24 de 2008
02
Junio 21 de 2011
Modificacin del nombre del procedimiento, objetivo, alcance, normatividad, definiciones y/o abreviaturas,
consideraciones y actividades 1, 2, 3, 4 y 5 e inclusin de las actividades 5 al 14 y de los Anexos A, B, C y D, de
acuerdo a lo definido en la NTC OHSAS 18001:2007.
03
Julio 11 de 2012
04
Abril 24 de 2013
Actualizacin de trminos segn la Ley 1562 de julio de 2012. Modificacin de la normatividad. Ampliacin de las
consideraciones y de la Actividad No. 15, en lo referente a los criterios establecidos en la evaluacin de los riesgos y
su respectiva actualizacin.
Abril 08 de 2015
Actualizacin del objetivo, alcance, definiciones y consideraciones. Eliminacin del trmino Operador Externo de
todo el procedimiento. Eliminacin actividad 7 e inclusin como actividad 5. Actividades 5 y 6 pasan a ser actividades
6 y 7 respectivamente. Modificacin de la descripcin de la actividad 15 y del nombre del anexo B. Actualizacin
anexo B. Eliminacin anexo C.
05