GUA N 1

cero papel

en la administracin pblica
Buenas Prcticas para reducir
el consumo de papel
Cmo reducir el consumo de papel mediante
la formacin de nuevos hbitos en los
servidores pblicos.

Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

Direccin de Gobierno en lnea.
Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Archivo General de la Nacin.

CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCIN

Objetivo de la Gua

Alcance de la Gua

Qu es Cero Papel

Qu beneficios se esperan
obtener al implementar
oficinas cero papel
Cmo hacer realidad
la oficina cero papel
4

PG.

2 INTRODUCCIN
Las campaas de tipo cultural para la reduccin del consumo de papel en la administracin
pblica, ofrecen importante oportunidades en la generacin de buenos hbitos en el uso del
papel en organizaciones privadas y pblicas, lo cual promueve la eficiencia y productividad,
reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento.
Los trmites y actividades que realiza la administracin pblica son registrados en documentos
de archivo tales como actas, resoluciones, rdenes administrativas, circulares, oficios y
dems documentos de apoyo. Un alto porcentaje de estos documentos tienen como soporte
fsico el papel desde su creacin o recibo, sin olvidar que generalmente se exigen copias
adicionales e innecesarias de los mismos para distribuirlas entre las dependencias que as lo
requieran.
Cuando un documento se alista para su versin final, es frecuente que se impriman hasta
dos y tres borradores para su revisin. En la mayora de estos casos solo se utiliza una cara
de la hoja y no se aprovechan con eficacia las herramientas existentes tales como el correo
electrnico, la red interna, los sitios web internos, repositorios de documentos entre otros,
que constituyen alternativas a la utilizacin del papel.
Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administracin Pblica basa gran parte de su
estrategia en una eficiente gestin documental a travs de la tecnologa, tambin es posible
alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las entidades.
La formacin de una cultura que usa racionalmente los recursos se ver reflejada en una
mejor y ms fcil adaptacin a los cambios relacionados con la gestin documental y por
tanto, a la utilizacin de archivos en formatos electrnicos.
Este documento contiene algunas acciones propuestas para reducir el consumo de papel
mediante la adopcin de buenas prcticas en la gestin documental y un buen uso de las
herramientas disponibles por parte de los servidores pblicos.

PG.

OBJETIVO DE LA GUA

El objetivo principal del presente documento es proporcionar un conjunto de herramientas,

en su mayora de tipo cultural, que permitirn cambiar los malos hbitos en el consumo de
papel, como un primer paso para la implementacin de estrategias Cero papel y avanzar en
una administracin pblica eficiente, amigable con el medio ambiente.
Adicionalmente la gua busca:
s

0ROMOVER ENTRE LOS SERVIDORES PBLICOS UN SENTIDO DE RESPONSABILIDAD CON EL
ambiente y con el desarrollo sostenible del pas.

s

0ROMOVERENTRELOSDIRECTIVOSDELASENTIDADESUNCOMPROMISOCONLASPOLTICAS
de eficiencia administrativa y Cero Papel en la administracin pblica.

s

#ONTRIBUIRALACONSTRUCCINDELOSINDICADORESQUENOSPERMITANSABERELIMPACTO
generado por las medidas adoptadas en la reduccin de consumo de papel
y la sustitucin de procedimientos y trmites basados en papel por trmites y
procedimientos electrnicos.

PG.

ALCANCE DE LA GUA

El Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y la Direccin

de Gobierno en lnea, desea promover la implementacin de oficinas Cero Papel como un
proyecto que permita combinar los esfuerzos en mejorar la eficiencia de la administracin
pblica con las buenas prcticas ambientales.
La gua est dirigida tanto a los responsables de la toma de decisiones en las entidades
como a los servidores y servidoras pblicos, con el propsito de que las buenas prcticas
promovidas se extiendan a la empresa privada y a la sociedad civil.
La gua orienta una primera etapa en la implementacin de la iniciativa Cero Papel, comenzando
con los recursos, tecnologa y condiciones que se encuentran disponibles actualmente en
las entidades.

PG.

QU ES CERO PAPEL?

El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reduccin ordenada
del uso del papel mediante la sustitucin de los documentos en fsico por soportes y medios
electrnicos.
Es un aporte de la administracin electrnica que se refleja en la creacin, gestin y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrnicos, gracias a la utilizacin
de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
La oficina Cero Papel no propone la eliminacin total de los documentos en papel. La
experiencia de pases que han adelantado iniciativas parecidas ha demostrado que los
documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrnicos ya que el Estado
no puede negar a los ciudadanos, organizaciones y empresas la utilizacin de medio fsicos
o en papel.
Una forma de representar el paso de un modelo basado en papel a un modelo electrnico
es el siguiente:
Fase 1: uso exclusivo de papel, toda la administracin es manual.
Fase 2: uso exclusivo de papel, la administracin se apoya en aplicaciones de tecnologa.
Fase 3: combinacin de papel con documentos digitalizados y electrnicos, la administracin se apoya en
aplicaciones de tecnologa.
Fase 4: uso exclusivo de documentos electrnicos, toda la administracin utiliza nicamente aplicaciones
de tecnologa.
La ltima de las fases (fase 4) constituye un objetivo de largo plazo que requiere que todas
las organizaciones o personas que intercambien informacin con la administracin pblica,
utilicen de forma exclusiva los medios electrnicos, lo que hace necesario que tengan las
condiciones tcnicas disponibles y que se generalice el uso de estos medios por cada uno
de ellos.

PG.

En todo este proceso es indispensable que se apliquen correctamente los principios de gestin
documental, de tal forma que pueda garantizarse la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y
disponibilidad de la informacin bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas
vigentes lo requieran.

nicaciones en lugar de forzar la desaparicin del papel en nuestras actividades cotidianas, increment su
mentos a partir de una cada vez mayor cantidad de informacin disponible.
En tiempos recientes el trmino ha vuelto a tomar fuerza en empresas privadas y gobiernos que desean
automatizar sus procesos para conseguir mejorar su gestin y de esta forma proveer mejores productos
y servicios a sus clientes, reduciendo los costos asociados.

5.1 Gobierno Electrnico - Gobierno en lnea

El Gobierno Electrnico se define como el uso de las Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e informacin ofrecidos a los ciudadanos,
aumentar la eficiencia y eficacia de la gestin pblica e incrementar la transparencia del sector
pblico y la participacin ciudadana.1
La estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia tiene como objetivo contribuir
con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo, y que preste
mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del uso de las Tecnologas de
la Informacin y la Comunicacin2. Se orienta bajo los siguientes principios:
t
t
t
t
t

Gobierno centrado en el ciudadano.

Visin unificada del Estado.
Acceso equitativo y multicanal.
Proteccin de la informacin del individuo.
Credibilidad y confianza en el Gobierno en lnea.

La iniciativa Cero Papel en la administracin pblica busca cumplir las metas de Gobierno en
Lnea y se orienta por los mismos principios.

1
ciones pblicas, asociada a cambios en la organizacin y nuevas aptitudes del personal. El objetivo es mejorar los servicios pblicos, reforzar los procesos
democrticos y apoyar a las polticas pblicas. Consultado en http://europa.eu/legislation_summaries/information_society/strategies/l24226b_es.htm
2
Decreto 1151 de 2008.

PG.

Qu beneficios se esperan
obtener al implementar
oficinas Cero Papel?

6.1 Para las entidades y servidores pblicos:

s

0ROCESOSYSERVICIOSMSElCACESYElCIENTES

s

!UMENTODELAPRODUCTIVIDAD

s

5SOOPTIMODELOSRECURSOS

s

"UENASPRCTICASENGESTINDOCUMENTAL

s

$ISMINUCINDELOSCOSTOSASOCIADOSALAADMINISTRACINDEPAPELTALESCOMO
almacenamiento y materiales.

s

-EJORARELACCESOALAINFORMACINDENTROYENTRELASENTIDADES

s

-AYORCONTROLYSEGURIDADENELMANEJODELAINFORMACIN

s

%LIMINARLADUPLICIDADDEDOCUMENTOS

s

$ISMINUIRLOSTIEMPOSDELOCALIZACINDELOSARCHIVOS

s

2EDUCIRLASNECESIDADESDEESPACIODEALMACENAMIENTO

s

-EJORARELENTORNODETRABAJOYLACOMUNICACINENLASENTIDADES

6.2 Para los ciudadanos, empresas y otras entidades:

s

!CCESORPIDOYFCILALAINFORMACINYALOSSERVICIOSDELASENTIDADES

s

-EJORARLACALIDADYRAPIDEZDELSERVICIOALREDUCIRLOSTIEMPOSDERESPUESTA

s

$ISMINUIRTIEMPOSDEESPERAYATENCIN

s

%VITAR TRASLADOS A LOS PUNTOS DE ATENCIN PRESENCIAL PERMITINDOLES AHORRAR

tiempo en sus trmites.
10
PG.

s

-EJORARLAINFORMACINALPERMITIRSEGUIMIENTODELOSTRMITESREALIZADOS

s

-EJORARLARELACINENTREORGANIZACIONESEMPRESASYCIUDADANOS

6.3 Para el ambiente:

s

!HORRODEPAPEL

s

2EDUCCINDEEMISINDERESIDUOS

s

$ISMINUCINDELCONSUMODERECURSOSNATURALESEMPLEADOSENLAFABRICACINDEL
papel: rboles, agua y energa.

s

$ISMINUCINDELACONTAMINACINPRODUCIDAPORLOSPRODUCTOSBLANQUEADORESDE
papel.

s

$ISMINUIRELCONSUMODEENERGAEMPLEADAENIMPRIMIRFOTOCOPIARETC

s

2EDUCIRLOSRESIDUOSCONTAMINANTESCOMOTNERCARTUCHOSDETINTAETC

s

#ONTRIBUIRALDESARROLLOSOSTENIBLEELCONSUMORESPONSABLEDERECURSOSQUENO
comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

11

PG.

CMO HACER REALIDAD

LA OFICINA CERO PAPEL?

La implementacin de la iniciativa Cero Papel en las entidades est formada por cuatro
componentes principales:
1.
2.
3.
4.

Los procesos y procedimientos.

La cultura organizacional.
El componente normativo y de gestin documental.
El componente de tecnologa.

El Gobierno Nacional se encargar de adquirir e implementar las herramientas tecnolgicas

o equipos, sin olvidar los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades debern
promover activamente el cambio de cultura y ajustar los procesos y procedimientos que se
requieran.
Como parte de la preparacin para la implementacin del modelo de Cero Papel se recomienda
seguir las siguientes indicaciones bsicas:
s
s
s
s
s

$ISEO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL QUE INCORPORE LA GESTIN
electrnica de documentos3.
0ROMOCINDEBUENASPRCTICASPARAREDUCIRELCONSUMODEPAPEL
&ORMULACINDEINDICADORESFACILITARNPOSTERIORESTAREASDEDIAGNSTICOALAVEZ
que permiten controlar los avances e identificar donde se pueden llevar a cabo
mejoras.
%QUIPOHUMANOIDENTIlCAREINVOLUCRARALASPERSONASLDERESDENTRODELGRUPODE
trabajo en la implementacin de Cero Papel dentro de las entidades.
#OMUNICACINDIFUNDIRLAINICIATIVAPORMLTIPLESCANALESYPROMOVERELCAMBIO
de cultura y hbitos en cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos
para la administracin de documentos electrnicos de archivo.

7.1 Promocin de buenas prcticas para reducir el

consumo de papel
Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida diaria, dentro de la
oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc.
3

Archivo General de la Nacin. Programa de Gestin Documental (PGD) < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >

12

PG.

La siguiente no constituye una lista completa y final, as que probablemente en la bsqueda

de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que
esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.

7.1.1

Usando el papel de forma racional (reducir)

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Una forma eficaz de reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras de la
hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos, espacio de
almacenamiento, se reduce el peso, son ms cmodos para engrapar, encarpetar y transportar.
Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicios de fotocopiado e impresin,
o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras, impresoras y
multifuncionales que puedan fotocopiar por ambas caras (dplex) de forma automtica.
En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar siempre la impresin y fotocopia a doble
cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestin
de Calidad, Programa de Gestin Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una
sola cara de la hoja.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar

Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaos,
de tal forma que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas por hoja, lo que para revisin
de borradores resulta muy apropiado. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas
tienen la funcin de reducir el tamao, lo cual deber verificarse con los proveedores de estos
equipos y servicios.

Elegir el tamao y fuente pequeos

Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresin de borradores (por ejemplo 10 puntos),
mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra ms grande, por ejemplo
de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el rea de impresin de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos
determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imagen institucional.

Configuracin correcta de las pginas

Cuando las impresiones salen mal, frecuentemente se debe a que no verificamos la configuracin
de los documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel
es importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para asegurarse que el documento se
encuentre bien configurado.

13

PG.

En el caso de los borradores o documentos internos pueden usarse mrgenes ms pequeos.

En los informes y oficios definitivos se deben utilizar los mrgenes definidos por los manuales de
estilo y directrices del Sistema de Gestin de Calidad.

Revisar y ajustar los formatos

Otra estrategia es la de mejorar el uso de los espacios en los formatos usados por las dependencias
con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es necesaria la revisin de los
procedimientos que se llevan a cabo para identificar la posibilidad de integrar varios documentos
o formatos en uno solo, reducir el nmero de copias elaboradas, entre otras.

Lectura y correccin en pantalla

Durante la elaboracin de un documento es comn que se corrija entre dos y tres veces antes
de su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el doble del
papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para
hacer la revisin en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores
ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de impresin.
De esta manera solo se imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.

Evitar copias e impresiones innecesarias

Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares de un mismo documento,
si son realmente indispensables. En la mayora de los casos existen medios alternativos para
compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrnico, la
intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.
Un ejemplo de impresiones innecesarias pueden ser aquellos correos electrnicos que pueden
ser ledos en la pantalla y guardados, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no
sabe cmo hacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos solicite la colaboracin de
los expertos en informtica de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le aclararn
todas sus dudas al respecto.

Guardar archivos no impresos en el computador

En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarlos
en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro medio tecnolgico que permita
conservar temporalmente dicha informacin. Es importante que las entidades cuenten con
polticas claras sobre la forma de nombrar, clasificar y almacenar documentos digitales, con el
fin que puedan ser preservados y garanticen su recuperacin y acceso para consulta. En
este aspecto es importante que los servidores pblicos adopten las directrices formuladas por
el Comit de Archivo de la entidad, utilizando las recomendaciones y normas que en materia de
preservacin digital emita el Archivo General de la Nacin.

14

PG.

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras

Es importante que todos los servidores pblicos conozcan el correcto funcionamiento de
impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel que se deriva
de errores en su utilizacin. De ser necesario, debern realizarse sesiones de entrenamiento
sobre el manejo de estos equipos.

Reutilizar el papel usado por una cara

Se utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresin de borradores, toma
de notas, impresin de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros.

Reciclar
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin de papel, as
como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores
pblicos debern mantener polticas y acciones que faciliten el reciclaje del papel.

7.1.2 Promover la implementacin de herramientas

de tecnologa [sustituir]
Uso de la Intranet
La mayora de las entidades deben aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus
portales de Intranet. Haciendo uso de estas herramientas tecnolgicas se puede evitar la impresin
innecesaria de documentos, publicarlos o compartirlos, incluyendo aquellos de gran tamao que
no admiten el correo electrnico.
Adicionalmente en la Intranet se pueden configurar servicios de informacin y referencia en lnea,
y eventualmente se constituye en el medio ideal para fortalecer elementos de interaccin y trabajo
colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en una
gran herramienta tecnolgica para la gestin de conocimiento y la innovacin en las entidades.

Uso del correo electrnico

El correo electrnico debe constituir la herramienta preferida para compartir informacin evitando
el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan polticas de uso
apropiado entre los servidores pblicos para evitar que se llenen de basura digital, por ejemplo:
s
s

.OIMPRIMIRCORREOSELECTRNICOSAMENOSQUESEAESTRICTAMENTEINDISPENSABLE
%NCASODENECESITARLAIMPRESINREVISARELDOCUMENTOYELIMINARAQUELLOQUENOAPORTE
informacin importante como los textos de Este mensaje puede contener informacin
confidencial, entre otros.

15

PG.

Herramientas de colaboracin
Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de trabajo, programas de mensajera
instantnea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos, aplicaciones para uso y
edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades importantes
para intercambiar informacin de forma rpida y efectiva, evitando la utilizacin del papel.
Las entidades debern promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad
necesarias para garantizar que no se ponga en riesgo la informacin que manejan en sus bases
de datos.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de

archivo y gestin de contenido
El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el empleo de
documentos electrnicamente, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en
fsico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas, programas de diseo, entre
otras herramientas informticas.
Para garantizar la correcta administracin de estos documentos electrnicos de archivo es
necesario el uso de una aplicacin que permita su captura, registro, clasificacin, archivo, que
controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas
las medidas de seguridad necesarias.
Las entidades debern implementar herramientas de seguridad que permitan una gestin de
documentos electrnicos de archivo y de gestin de contenido adecuado, protegiendo el manejo
de su informacin.
La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas y estndares internacionales y
aquellas normas tcnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte del Archivo General
de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

16

PG.

FUENTES CONSULTADAS

El libro verde de la oficina. Departamento Tcnico Administrativo del Medio Ambiente

DAMA. Bogot. 2006.

Programa de manejo sustentable para el uso ptimo de los recursos naturales.

Ferrocarriles Nacionales de Mxico en Liquidacin. Mxico. 2007.

Acta: consejos para una vida sostenible. Greenpeace. Madrid. 2005.

Hazte amigo de los bosques: manual de autoayuda, prcticas para mejorar tu

relacin personal con los bosques. Guas de educacin ambiental. Ayuntamiento de
Barcelona. 2006.

Archivo General de la Nacin. Programa de Gestin Documental (PGD) < http://www.

archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232 >

Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). Por el
cual se establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en
las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas < http://www.
archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010# >

17

PG.