GUA METODOLGICA PARA LA SISTEMATIZACIN DE

HERRAMIENTAS PARA LA GESTION DE RIESGO

(Noviembre 2011)

NOTA: Esta es una versin preliminar de la actualizacin de la Gua Metodolgica para la

Sistematizacin de Herramientas para la Gestin del Riesgo. La versin final se elaborar al
trmino del Plan de Accin 2011-2012 con los comentarios y recomendaciones que surjan
de su uso durante el proceso de sistematizacin de los socios.

Tabla de contenido
I. PRESENTACIN .................................................................................................. 3
II. INTRODUCCIN ................................................................................................ 4
Marco conceptual ................................................................................................... 4
Justificacin y alcance de la gua metodolgica ..................................................... 6
III. ENFOQUE METODOLGICO .............................................................................. 8
Desarrollo metodolgico: Paso a paso ................................................................ 8

Seleccin de la herramienta a sistematizar ............................................................................. 9

Perfil de el/la sistematizador/a ................................................................................................... 11
Sistematizacin de la herramienta ............................................................................................ 12
Seleccin de recursos de informacin vinculados a la herramienta ............................. 13
Difusin y diseminacin de la herramienta ............................................................................ 13
IV. INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACION Y ANALISIS DE INFORMACION ..... 16

Descripcin de contexto en el cual se elabora o utiliza la herramienta .................. 16

Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la
herramienta a sistematizar ...................................................................................................... 16
Entrevista a informantes y actores claves.......................................................................... 17
Recopilacin informacin para la sistematizacin de herramientas ......................... 18
Detalle del contenido de la Ficha de Sistematizacin de Herramientas.................. 19
V. PRESENTACION DE LA INFORMACION DE LA HERRAMIENTA SISTEMATIZADA 22
VI. ANEXOS .......................................................................................................... 24

Anexo 2 - Gua de entrevista con informantes clave para la sistematizacin de

experiencias........................................................................................................................................ 26
Anexo 3 Ficha de sistematizacin de herramientas ............................................................................. 30
Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin ............. 33
Anexo 5 Estructura del documento de sistematizacin ....................................................................... 36

I. PRESENTACIN
Desde hace varios aos el Centro Regional de Informacin sobre Desastres para Amrica
Latina y el Caribe (CRID) ha desarrollado una importante expertise en lo relativo a la
sistematizacin de herramientas como parte de su trabajo de ms de 20 aos vinculado a la
gestin de informacin. Durante el VI Plan de Accin DIPECHO en Centroamrica, el CRID
elabor la Gua metodolgica para la sistematizacin estandarizada de informacin sobre
preparativos ante desastres en la regin centroamericana, que los socios DIPECHO de
Centroamrica utilizaron durante el citado plan de accin para la sistematizacin de las
herramientas producidas como parte de sus proyectos y que, todava hoy, continan
utilizando.
El presente documento es una revisin actualizada de la citada gua, basada en diferentes
entrevistas con socios DIPECHO y actores vinculados a la reduccin del riesgo de desastres,
con el personal del CRID y con el Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin
Europea (ECHO). Esta actualizacin se enmarca en el proyecto Fortaleciendo la Reduccin
del Riesgo de Desastres en Amrica del Sur a travs de la promocin de la implementacin
de las prioridades de accin del Marco de Accin de Hyogo a nivel regional, nacional y local,
que la Secretara de la Estrategia Internacional para la Reduccin de los Desastres de
Naciones Unidas (UNISDR) ejecuta en el marco del DIPECHO 2011-2012 para Amrica del
Sur, financiado por el Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin Europea (ECHO).
Uno de los resultados esperados de este proyecto es el Acceso mejorado a materiales,
recursos y herramientas de informacin generados por DIPECHO y otros socios trabajando
en la RRD en Sur Amrica a fin de compartir experiencias y fortalecer capacidades para la
gestin de informacin, para lo cual la presente gua provee instrumentos metodolgicos
para orientar la sistematizacin y/o capitalizacin de herramientas.
La importancia de esta gua es que retoma las lecciones aprendidas del proceso de
sistematizacin llevado a cabo por el CRID y los socios DIPECHO en Amrica Central para
ofrecer un instrumento de trabajo mucho ms preciso y til que sea una referencia para la
sistematizacin de herramientas.
La sistematizacin tiene gran relevancia para aprender de los procesos llevados a cabo, para
replicar herramientas que funcionaron en lugares con condiciones similares de
vulnerabilidad y, sobre todo, para retomar ese importante acervo y aprendizaje que se ha
generado en Amrica Latina y el Caribe en materia de reduccin del riesgo de desastres y
los esfuerzos que muchos actores en calidad de ejecutores/as, financiadores/as o
beneficiarios/as- han llevado a cabo. Asimismo, la sistematizacin es una garanta de
sostenibilidad de tales acciones y un aprendizaje para las generaciones futuras.
Esta gua no se limita exclusivamente a los socios DIPECHO, sino que puede ser un
instrumento de trabajo para cualquier institucin o actor interesado en llevar a cabo un
proceso de sistematizacin.

II. INTRODUCCIN
Marco conceptual
Uno de los principales objetivos de la presente gua es proporcionar el marco conceptual
bsico, la metodologa e instrumentos necesarios para llevar a cabo la sistematizacin de
herramientas para la gestin del riesgo a desastres, as como su posterior difusin y
diseminacin.
En la medida en que las personas involucradas en el desarrollo de una determinada
herramienta para la gestin del riesgo a desastres sean capaces de recopilar, ordenar,
analizar y presentar informacin crtica sobre la herramienta, pensando en el uso que se le
puede dar a la misma, los potenciales usuarios, los mtodos de obtencin y anlisis ms
adecuados y las formas de comunicarlo, entonces ms eficiente ser la accin y prcticas
individuales y/o colectivas vinculadas a la reduccin del riesgo de desastres.
En este contexto, la calidad de la informacin se torna un factor fundamental de la gestin
de informacin. Existen diversas formas de generar informacin de calidad. Una de las que
se utiliza con relativa frecuencia hace referencia a los procesos de sistematizacin que
permiten registrar ordenadamente hechos y aprendizajes que se desean
compartir. Sin embargo, hablar de sistematizacin resulta un tema siempre complejo dado
que existen diversas definiciones y enfoques.
Cabe detenerse un momento a fin de dejar en claro como las sistematizaciones facilitan la
capitalizacin de aprendizajes pasados, ya que, si bien en oportunidades los trminos de
sistematizacin y capitalizacin se han considerado sinnimos, ambos revisten una
importancia diferente en los procesos de desarrollo y cooperacin.
Como se ha dicho anteriormente, sistematizar estar siempre vinculado con registrar y
ordenar informacin para que la misma sea entendible y til para otros. En cambio
capitalizar es utilizar en propio beneficio una accin o situacin, aunque sean ajenas1.
Por ende, ser mucho ms fcil capitalizar herramientas y experiencias vividas y/o
desarrolladas por otros, en la medida que las mismas estn debidamente sistematizadas.
Por ello, para el trabajo que se desea realizar, adems de asumir un concepto de
sistematizacin, es muy importante definir qu es lo que se va a sistematizar. Lo ms
comn es la sistematizacin de informacin, la misma que supone el ordenamiento y
clasificacin de datos que se estructuran de manera precisa bajo la definicin de categoras
y relaciones, generando bases de datos organizadas. Tambin se sistematizan experiencias,
lo cual resulta ser ms complejo porque supone mirar la experiencia como un proceso en
el que intervienen distintos actores y en un contexto social especfico, a fin de entender e
interpretar lo sucedido. Se trata de una reconstruccin de los hechos y un ordenamiento de
aspectos objetivos y subjetivos que intervinieron en el proceso impulsado por una
experiencia o proyecto, para comprenderlo y aprender de la prctica.

Diccionario de la Lengua Espaola, Vigsima segunda edicin http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=sistematizar

5
El fin ltimo de la sistematizacin de experiencias no es la reconstruccin de las mismas,
sino la interpretacin crtica que pueda hacerse para generar nuevos aprendizajes que
permitan mejorar la prctica y contribuir al enriquecimiento terico y prctico.
Aunque no existe una definicin consensuada sobre sistematizacin, para el trabajo que orienta la presente Gua
Metodolgica, se entender como sistematizacin a la interpretacin crtica de una experiencia que, a partir de su
ordenamiento y reconstruccin, descubre o explicita la lgica del proceso vivido, los factores que han intervenido
en dicho proceso, cmo se han relacionado entre s y por qu lo han hecho de ese modo, para con ello construir
nuevos conocimientos.2

De la definicin anterior, se debe tener presente en todo momento durante el proceso de

sistematizacin, las siguientes ideas fuerza:

Se trata de una interpretacin crtica;

Es un reordenamiento y reconstruccin lgica del proceso de elaboracin, uso y
validacin de la herramienta; y

Busca la generacin de nuevos conocimientos.
Por otra parte, la presente gua est enfocada a la sistematizacin de herramientas para la
gestin del riesgo frente a desastres. Y se entender por herramienta una gua, producto o
instrumento que ha resultado de un proyecto, iniciativa, programa, experiencia o
intervencin, y sirve para mejorar la capacidad para disear, desarrollar o implementar
una/s accin/es en el mbito de la gestin de riesgo frente a desastres.
Una vez se ha identificado una herramienta, todo proceso de sistematizacin debera
considerar las siguientes etapas:

Identificar
fuentes de
informacin
e
informantes
claves
(Anexo 1)

Recopilar
Informaci
n
(Anexo 2)

Ordenar
(Anexo
3)

Analizar
(Anexo 3)

Presentar
informacin
(Anexo 4 y 5)

Cuadro 1. Etapas del proceso de sistematizacin

Definicin de: Proyecto de Sistematizacin de Experiencias de Desarrollo Humano. (s.f.). Viendo la

Sistematizacin, Qu es la sistematizacin? (pp.14). Extrado el 5 de enero de 2009 de
http://www.alboan.org/archivos/1viendo.pdf

Justificacin y alcance de la gua metodolgica

La experiencia previa sobre los procesos de sistematizacin de herramientas demuestra
que, con mucha frecuencia, los actores involucrados experimentan serias dificultades, tanto
en el proceso de sistematizacin (de reconstruccin de la experiencia, organizacin y
anlisis crtico de la informacin) como en la elaboracin del documento narrativo que
contiene la sistematizacin de la herramienta seleccionada.
Entre las dificultades ms comunes de los procesos de sistematizacin de herramientas se
pueden mencionar las siguientes:

Los actores involucrados no suelen estar familiarizados con el ejercicio de

sistematizacin y, por lo tanto, el proceso se reduce a una recopilacin de datos y el
anlisis a un resumen del conjunto de la informacin.
Cada actor hace su propia interpretacin del proceso de sistematizacin y del
resultado final que se busca.
Con frecuencia no se obtiene toda la informacin requerida, ni el nivel de detalle
esperado o de un anlisis profundo y crtico que proponga nuevos aprendizajes.
Existen dificultades para obtener informacin de calidad en el nivel local.
No siempre se realiza el proceso de sistematizacin con la disciplina y rigurosidad
necesarias, por lo que es comn que se omita una serie de pasos que deben ser
parte de la rigurosidad tcnica del proceso.
Quienes realizan la interpretacin final de la informacin no necesariamente son las
mismas personas que hicieron la recopilacin de datos y/o disearon e
implementaron la herramienta, de ah que haya elementos de riqueza de las
experiencias que puedan ser obviados.

Por lo anterior, para la sistematizacin de herramientas la presente gua metodolgica busca

entre otras cosas: a) orientar el trabajo de quienes requieran o deseen realizar la
sistematizacin de herramientas sobre gestin de riesgo a desastres, b) proponer el uso de
instrumentos estandarizados que faciliten la identificacin y sistematizacin de
herramientas, c) recomendar las formas y medios para realizar la difusin y diseminacin de
la/s herramienta/s sistematizada/s.
En otras palabras, a travs de la presente Gua Metodolgica se pretende proporcionar a
los/as interesados/as en realizar la sistematizacin de herramientas sobre gestin del
riesgo, una clara y sencilla orientacin sobre:

Elementos que permitan identificar y seleccionar herramientas tiles y de inters

para ser difundidas con otros actores e instituciones.
Los mecanismos que pueden ser utilizados durante el proceso de levantamiento de la
informacin.
Las caractersticas del texto narrativo que presentar la herramienta sistematizada
en trminos de detalle, calidad y extensin.
Referenciacin de los recursos de informacin que complementen y/o ilustren la
herramienta sistematizada.

7
Si bien esta Gua Metodolgica podr siempre ser perfeccionada, la misma contribuir a la
seleccin de herramientas sobre gestin del riesgo, siguiendo criterios similares as como un
mtodo de trabajo que genere un producto, con un estndar de informacin relativamente
homogneo, sin importar quien, donde y/o cuando se desarrolle el proceso de
sistematizacin.
Los instrumentos claves que acompaan esta Gua (Ficha de contexto en el cual se
desarrolla la herramienta -Anexo 1, Gua para entrevista con informantes claves Anexo 2,
Ficha de sistematizacin de herramientas Anexo 3, Lineamientos para la referencia de los
recursos de informacin Anexo 4 y Estructura del documento de sistematizacin Anexo
5) se han estructurado a fin de que puedan ser completados en todos sus indicadores y, por
lo tanto, en un principio no deberan ser modificados.

III. ENFOQUE METODOLGICO

Desarrollo metodolgico: Paso a paso
A continuacin se presentan paso a paso las indicaciones sobre lo que la persona a cargo
de la sistematizacin de una determinada herramienta sobre gestin del riesgo, deber
realizar durante el proceso de identificacin, seleccin, recopilacin de informacin y
sistematizacin de la herramienta:

Pasos a Seguir

Criterios de seleccin de
herramientas

Sistematizacin de la
herramienta

Gua para entrevista con informantes

claves / Ficha sistematizacin de
herramientas/Estructura documento
sistematizacin

Seleccin de recursos de
informacin

Difusin y diseminacin
herramienta

Cuadro 2: Pasos en la estrategia de sistematizacin

Referenciacin de los recursos de

informacin

Opciones y plataformas de difusin y

diseminacin

Instrumentos de apoyo

Seleccin de la
herramienta

9
Seleccin de la herramienta a sistematizar
Para el trabajo de anlisis y seleccin de la/s herramienta/s a sistematizar, la presente gua
metodolgica se basar en la siguiente definicin:
Una herramienta es una gua, producto o instrumento que ha resultado de un proyecto, iniciativa, programa,
experiencia o intervencin, y sirve para mejorar la capacidad para disear, desarrollar o implementar una accin/es
en el mbito de la gestin de riesgo frente a desastres.
Para la seleccin de herramientas, es imperativo estimar que el impacto de la herramienta haya sido determinante
en el desarrollo prctico de la temtica as como en comunidades, instituciones, organizaciones o en un conjunto
de pases.3

Cualquier herramienta que sea seleccionada deber ser:

Funcional: Es decir, que funciona o ha funcionado segn las condiciones establecidas
para su aplicacin. De no ser as, se deber deber valorar cul fue el aporte, impacto o
aprendizaje logrado a travs de la aplicacin de la herramienta.
Tangible: Porque se tiene acceso al producto, resultado y/o a la informacin sobre el
contexto de aplicacin.
Aplicable, adaptable, replicable: Porque ha tenido una aplicacin concreta y tiene un
potencial de rplica en otros contextos o escenarios.
Validada: Es decir, que ha sido usada y/o sometida a prueba.
Adems se requiere que cumpla con otros criterios de sentido comn, tales como costo
eficiencia, grado de sostenibilidad, innovacin, participacin, aplicabilidad entre otros.
A fin que la sistematizacin sea relevante y pueda llevarse a cabo, se deber asegurar que
la herramienta seleccionada cumpla con los criterios que se detallan a continuacin.
Criterios para la seleccin de herramienta a ser sistematizada
Vigente, es decir, que su aplicacin se haya realizado durante los ltimos cinco aos.
Existe acceso a informacin bsica relacionada con la herramienta y es posible
verificar su aplicacin a travs de diferentes fuentes y personas (que disearon,
implementaron, se beneficiaron o se benefician de la herramienta).
Existe acceso a contacto con usuarios y personas que disearon/ implementaron la
herramienta.
Existe suficiente informacin, tanto para el levantamiento de informacin como para
su verificacin.

Definicin del equipo de trabajo del CRID para el presente documento.

10
Para ilustrar y evitar confusiones con respecto al concepto de herramientas, a continuacin
se presentan algunos ejemplos concretos:
EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS
Hospitales seguros: ndice de seguridad hospitalaria.
Monitoreo (vigilancia): Equipos de medicin de lluvias, altura del agua y otros,
desplazamiento de laderas, medicin de gases volcnicos, tecnologas propias para la
vigilancia de variables ambientales.
Comunicaciones: Equipos de comunicacin, protocolos de comunicacin, sistema de
alarma (si opera con tecnologa propia).
Preparativos para la respuesta: Manuales, guas, protocolos de respuesta, documentos
de capacitacin, software, mdulos del LSS/SUMA; guas para simulacros y simulaciones;
metodologas para mapeo de amenazas, recursos y necesidades; gua de diseo y uso de
seales y rtulos de evacuacin.
Educacin: Gua de educacin comunitaria; materiales de educacin y capacitacin en
lenguas indgenas o con elementos culturales propios de una comunidad o regin; juegos
educativos como el Riesgolandia; radionovelas; metodologas sobre temas propios de
una regin o manifestacin cultural; programas educativos orientados a poblacin con
necesidades especficas (Ej: discapacidades, lenguas minoritarias, tercera edad,
analfabetos y otros).
Divulgacin: Manuales de alerta comunitaria.
Otros: CD que contenga un software o una base de datos (Ejemplo: hospitales
virtuales); metodologa para el anlisis de vulnerabilidad; metodologa para el mapeo de
sitios en riesgo.

NO SON HERRAMIENTAS
Resultados: Por ejemplo, nmero de capacitaciones.
CD con recopilacin de informacin.
Investigaciones.
Talleres o seminarios.
Donaciones (alimentos, ropa).
Materiales de visibilidad.
Programas de radio.
Entrevistas o reportajes.
Obras o acciones de prevencin/mitigacin.
Una simulacin o simulacro por s mismo.
Un mapa o zonificacin por s misma.
Un albergue.

11
Otras herramientas especficas que pueden servir como ejemplo y que ya han sido
sistematizadas utilizando la metodologa en la cual se ha basado la presente gua, han sido
compiladas por el CRID en diferentes catlogos de herramientas y recursos de informacin
que se detallan a continuacin.
-

Catlogo de herramientas y recursos de informacin para el fortalecimiento de

4
capacidades locales de respuesta
Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre preparativos para
5
desastres en salud
Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre preparativos para
desastres en educacin6
Catlogo de herramientas y recursos de informacin sobre sistemas de alerta
temprana (SAT).7
Herramientas en Preparativos para Desastres: Plan de Accin DIPECHO VI (20092010)8

Si luego de haber escogido una determinada herramienta para la sistematizacin, siguiendo

los criterios anteriores, resultara que se encuentran dificultades o imprevistos en la
obtencin de la informacin, se sugiere evaluar la conveniencia de identificar otras posibles
herramientas a sistematizar, en vez de invertir recursos en sistematizar una herramienta
para la cual resulta difcil o imposible rescatar la informacin bsica necesaria que asegure
una sistematizacin de calidad.

Perfil de el/la sistematizador/a

La persona que realizar la sistematizacin de la herramienta debe haber sido seleccionada,

en lo posible, desde la identificacin de la herramienta a sistematizar. Esta persona ser la
que realizar la recopilacin, levantamiento y anlisis de la informacin relacionada con la
herramienta.
El/la sistematizador/a redactar el texto del documento de sistematizacin, y estar bajo su
responsabilidad el correcto llenado de las referencias de los recursos de informacin (ver
Anexo 4 - Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin), as como velar
porque se realicen las acciones bsicas de difusin y diseminacin de la herramienta
sistematizada.

4
5
6
7

Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17922/doc17922.htm
Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17924/doc17924.htm
Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17921/doc17921.htm
Disponible en http://www.crid.or.cr/digitalizacion/pdf/spa/doc17923/doc17923.htm
8
Disponible en http://www.crid.or.cr/crid/herramientas_preparativos_DIPECHO_VI.pdf

12
Para asegurar el adecuado cumplimiento de las responsabilidades anteriores, el/la
sistematizador/a debera contar con las siguientes caractersticas ideales:
-

Ganas, motivacin e inters de aprender de las propias experiencias.

Conocimiento bsico de la herramienta/s a sistematizar o del programa, proyecto o
iniciativa en la cual se desarrolla la herramienta.
Empata para el trabajo con otros actores.
Conocimiento (lectura) de la gua del presente documento.
Capacidad de anlisis.
Buena capacidad de redaccin.

Sistematizacin de la herramienta
Una vez seleccionada la herramienta que -se estima- cumple con las caractersticas y
criterios descritos anteriormente, se proceder a realizar su sistematizacin. El primer paso
es identificar fuentes de informacin (documentos, reportes, etc.) e informantes clave
(personas, instituciones, comunidades), de los cuales obtener toda la informacin necesaria
para realizar la sistematizacin.
Dado que, por lo general, las herramientas para la gestin del riesgo de desastres son
elaboradas y/o utilizadas en el marco de programas, proyectos o iniciativas especficas que
instituciones y/o las propias comunidades implementan en sus mbitos de accin, el punto
de partida ser el recopilar informacin bsica sobre el contexto y/o iniciativa en la cual se
desarrolla la herramienta, para lo cual se ha elaborado la Ficha de contexto en el cual se
desarrolla la herramienta -Anexo 1.
La informacin recopilada en la Ficha de contexto en el cual se desarrolla la
herramienta, facilitar y guiar el resto del proceso de recopilacin de informacin, el cual
se espera se realice mediante los mtodos que se indican a continuacin:

Revisin documental: Revisin de informacin disponible en formato de

documentos escritos (impresos, electrnicos, etc.), material audiovisual (imgenes,
videos, grabaciones, etc.) que estn disponibles y de donde se pueda extraer
informacin relevante sobre el contexto y el proceso de diseo, elaboracin, uso y
validacin de la herramienta que se est sistematizando.

Entrevistas en profundidad: Se recomienda realizar al menos cuatro entrevistas

con informantes claves para la sistematizacin de cada herramienta. Los informantes
claves debern estar vinculados con las etapas de i) diseo; ii) desarrollo; iii)
validacin y; iv) uso de la herramienta, incluidos los propios beneficiarios/usuarios y
otros actores involucrados.

Visitas de campo: Si la herramienta a sistematizar as lo amerita, se recomienda

realizar visitas de campo para realizar entrevistas, constatar la aplicacin y analizar
el funcionamiento de la herramienta seleccionada. Las visitas slo tienen sentido en
aquellos casos en los que existe informacin suficiente sobre la aplicacin y el
funcionamiento de la herramienta.

13
Para facilitar y orientar las entrevistas con los informantes claves, este documento incluye
en el Anexo 2 una Gua para la entrevista con los informantes o actores clave. Las
respuestas e informaciones que se obtengan de cada una de estas entrevistas deben
consolidarse y ordenarse despus en la Ficha de Sistematizacin de Herramientas, que
se adjunta en el Anexo 3.
En base a la informacin recopilada y analizada, se realizar la presentacin de
informacin, mediante un texto narrativo y con el apoyo de recursos audiovisuales,
siguiendo la Estructura del documento de sistematizacin, la cual se presenta en el
Anexo 5.

Seleccin de recursos de informacin vinculados a la herramienta

Para determinadas herramientas existirn uno o ms recursos de informacin (documentos,

recursos audiovisuales, sitios Web relacionados) directa o indirectamente vinculados con la
herramienta sistematizada. Estos recursos de informacin podrn servir para ilustrar o
complementar la sistematizacin de la herramienta, por lo cual no se trata de una seleccin
al azar ni de elaborar una lista de documentos o fuentes de informacin, sino de una lista de
recursos que hayan sido revisados, analizados y pertinentes para la herramienta
sistematizada.
Criterios para la seleccin de los recursos de informacin
Los documentos seleccionados debern cumplir con los criterios que se detallan a
continuacin:

Validez: responder a caractersticas bsicas de vigencia y actualidad. Asimismo,

tambin hace referencia directa a la herramienta sistematizada.
Exactitud: que contenga informacin pertinente al tema que expone la herramienta
sistematizada y sustancial en aspectos metodolgicos y conceptuales.
Responsabilidad: haber sido generados por autores individuales o institucionales
(no se deberan considerar recursos de informacin annimos o sin claridad de su
origen o procedencia).
Temtica: enfocarse en el tema central del cual trata la herramienta sistematizada.

Cada uno de los recursos de informacin seleccionados para complementar la herramienta

sistematizada, se identificar utilizando el formato correspondiente que se presenta en el
Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin.
Difusin y diseminacin de la herramienta

La sistematizacin no puede cumplir su objetivo de construir nuevos conocimientos y de

ejercicio de aprendizaje, si no es debidamente difundida y diseminada para que otras
personas y/o instituciones se nutran y beneficien de los aprendizajes obtenidos durante el

14
diseo e implementacin de la herramienta, y as replicar el uso de la herramienta y de esta
manera capitalizar la herramienta sistematizada.
La difusin y diseminacin de la herramienta permitir dar visibilidad y reconocimiento a
la/s institucin/es y comunidades involucradas. Sin embargo, no se debe olvidar que el
objetivo principal de la sistematizacin de herramientas es permitir y promover la rplica
y/o adaptacin de las mismas por otros actores y/o comunidades.
Las acciones de difusin y diseminacin son parte integral del proceso de sistematizacin
(como se muestra en el Cuadro 2) y deben ser llevadas a cabo de manera proactiva por
el/la sistematizador/a y/o la institucin que realiza la sistematizacin.
En el momento de planificar las acciones de difusin y diseminacin, y como resultado del
proceso de sistematizacin, se contar con algunos o todos de los siguientes productos:
1. Documento narrativo de no ms de 10 pginas sobre la herramienta
sistematizada.
2. Recursos de informacin relacionados con la herramienta (ver Anexo 4).
3. Material audiovisual vinculado a la herramienta (imgenes, video, audio, etc.)
4. Personas e instituciones de contacto vinculadas a la herramienta.
Teniendo en cuenta estos productos, a continuacin se presentan algunas alternativas y
ejemplos para difundir y diseminar la herramienta recin sistematizada:

Electrnico/virtual

Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de
desastres
Medio de
Posibles acciones
Ejemplos
difusin
Compartir a travs de listas de distribucin - Lista/s institucional/es de distribucin
institucionales:
interna.
- Enlace a sitio web donde estn disponibles los - Lista/s institucional/es de distribucin
productos de la sistematizacin;
externa.
- Documento narrativo; y/o
- Lista/s adhoc para llegar a personas o
- Recursos de informacin
instituciones de potencial replica.
- Lista/s
adhoc
de
personas
e
instituciones para dar a conocer
herramienta.
Incluir referencia/artculo sobre la herramienta - Boletn Actualidad CRID9
sistematizada en boletines digitales sobre gestin - Boletn Portal Educacin y Gestin del
Riesgo10
del riesgo y/o temticos/sectoriales
- Revista EIRD Informa11
- Boletn Desastres OPS/OMS12

http://www.crid.or.cr/esp_boletin.shtml

10

http://educacionygestiondelriesgo.crid.or.cr/boletines
http://www.eird.org/esp/revista/revista-eird-esp.htm
12
http://new.paho.org/disasters/newsletter
11

15
Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de
desastres
Medio de
Posibles acciones
Ejemplos
difusin
Publicacin
en
sitios
web
institucionales Sitio
web
de
la/s
institucin/es
relevantes a la herramienta y/o temtica que vinculadas a la herramienta:
aborda la misma.

Editorial/audiovisual

Presencial

http://www.cridlac.org
http://www.eird.org
http://www.desaprender.org/
http://www.preventionweb.net/
http://www.redhum.org/13

13

Compartir la sistematizacin de la herramienta en

talleres, conferencias y otro tipo de encuentros
(de preferencia por parte de personas vinculadas
a las herramientas)

Disear, imprimir y distribuir (fsico y virtual) el

documento narrativo con la sistematizacin de la
herramienta.

Disear, reproducir y distribuir (fsico y virtual)

material audiovisual sobre la herramienta.

Otros sitios web relacionados se pueden identificar

- Reuniones/encuentros de personal de
la/s instituciones vinculadas a la
herramienta.
- Reuniones/encuentros
donde
sea
propicio promover la rplica de la
herramienta.
- Producir documento de sistematizacin
de experiencia/herramienta.
- Producir trptico, documento resumen
de
referencia
sobre
herramienta
sistematizada.
- Produccin de material audiovisual
(videos de corta duracin) que
presenta herramienta promoviendo su
uso.
- Material interactivo (CD/DVD) que
integra los diferentes productos de la
sistematizacin.

http://www.crid.or.cr/esp_bd_sitios_web.shtml

16

IV. INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACION Y ANALISIS

DE INFORMACION
En esta seccin de la gua se presentan los diferentes instrumentos metodolgicos que han
sido desarrollados para facilitar el proceso de identificacin de fuentes de informacin e
informantes clave, recopilacin, ordenamiento y anlisis de la informacin relacionada con la
herramienta que se busca sistematizar.
Descripcin de contexto en el cual se elabora o utiliza la herramienta

Cualquier herramienta para la gestin del riesgo de desastres, se desarrolla o se utiliza en el

marco de un programa, proyecto o iniciativa que se circunscribe en un mbito espacial y
temporal bien delimitado, en el que participan actores (personas e instituciones) claramente
definidos, de los cuales muchas veces depende el xito o fracaso de la herramienta.
Por lo anterior, conocer el contexto en el cual se dise y utiliz la herramienta, entregar
informacin valiosa para analizar y presentar la sistematizacin de la herramienta, as como
para identificar a las personas e informantes clave que proveern la informacin de mayor
relevancia durante la sistematizacin.
Con el uso de la siguiente ficha, se busca capturar informacin bsica del contexto en el
cual se desarroll la herramienta, la cual ser utilizada en los siguientes pasos de la
sistematizacin.
Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la herramienta
a sistematizar
Nombre del programa,
proyecto o iniciativa:
Herramienta a
sistematizar:

Nombre completo y oficial del programa, proyecto o iniciativa.

Ejecutor:

Nombre de la institucin que ejecuta o implementa el programa, proyecto o

iniciativa.

Financiamiento:

Indicar las instituciones y/o fuentes de financiamiento que han permitido la ejecucin
del programa, proyecto o iniciativa.

Otros actores
involucrados:

Mencione qu otras instituciones han participado en el programa, proyecto o

iniciativa, describiendo brevemente su rol.

Informantes claves
para la sistematizacin
de la herramienta:

Identificar a las personas e informantes clave que proveern la informacin

necesaria para realizar la sistematizacin de la herramienta, y que luego sern
entrevistados en el proceso de sistematizacin.
Listar nombres, telfonos, correo electrnico, etc. de personas involucradas en el
diseo, planificacin, implementacin, validacin y beneficiarios de la herramienta a
sistematizar.
i) Informante sobre diseo de herramienta
ii) Informante sobre desarrollo de herramienta
iii) Informante sobre validacin de herramienta
iv) Informante sobre uso de la herramienta

Nombre de la herramienta a sistematizar que ha sido elaborada y/o utilizada en el

marco del programa, proyecto o iniciativa.

17
Perodo de
implementacin:
Ubicacin:

Mes y ao de inicio:

Mes y ao de finalizacin:

rea temtica:

Indique el rea temtica en la cual se enmarca el programa, proyecto o iniciativa.

Beneficiarios:

Cuando sea posible, referirse a la poblacin descrita segn datos de: gnero,
situacin de vulnerabilidad, grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin
cultural y otros datos que sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a
los beneficiarios del programa/proyecto/iniciativa.

Objetivos del
programa, proyecto o
iniciativa:
Resultados esperados:

Objetivos generales y/o especficos del programa/proyecto/iniciativa al cual se quiere

que contribuya el proyecto.

Principales
publicaciones y/o
documentos del
programa, proyecto o
iniciativa:

Listar aquellas publicaciones/documentos elaboradas en el marco del programa,

proyecto o iniciativa, en especial aquellas vinculadas con la herramienta a
sistematizar (si estn disponibles en internet, indicar la direccin web).

Indique la ubicacin en la cual se llev a cabo el programa, proyecto o iniciativa,

mencionando pas, regin/estado/departamento/provincia, municipio, comunidad,
etc. (segn la divisin poltico administrativa del pas) utilizar mapa de ubicacin si
est disponible.

Productos que se esperaban alcanzar (o que se lograron) con el programa, proyecto

o iniciativa.

Entrevista a informantes y actores claves

Del uso de la Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta -Anexo 1, se
debe obtener la identificacin y datos de contacto de los informantes y actores claves
durante las diferentes etapas de diseo, elaboracin, validacin, uso/implementacin y
beneficiarios de la herramienta. Identificados estos informantes y actores claves, se
asegurar contactar y entrevistar al menos cuatro informantes clave para la
sistematizacin de cada herramienta.
Se espera que las entrevistas con los informantes clave cubran las diferentes etapas de
diseo, elaboracin, validacin, uso/implementacin y beneficiarios de la herramienta. Para
estas entrevistas se ha desarrollado la Gua para entrevista con informantes clave
Anexo 2. Las entrevistas se podrn desarrollar en persona, va telefnica, virtual o
realizando visitas de terreno, dependiendo de las necesidades y/o restricciones que el
propio proceso de sistematizacin establezca para cada caso.

18
Recopilacin informacin para la sistematizacin de herramientas
Para facilitar el proceso de consolidacin de informacin que sea provista por cada uno de
los informantes clave, se ha desarrollado la Ficha de Sistematizacin de Herramientas
que se presenta a continuacin:

1. Datos de identificacin y
contacto de informantes.

2. Datos generales de la
herramienta

3. Marco Conceptual
Cuando la herramienta fue desarrollada por
la institucin que la sistematiza
4. Desarrollo de la herramienta

5. Validacin de la herramienta

6. Uso de la herramienta

7. Anlisis crtico

Dificultades

Soluciones
Beneficios

Sostenibilidad

Rplica

Lecciones

19
Detalle del contenido de la Ficha de Sistematizacin de Herramientas 14
1. Datos de identificacin y contacto de los/as informantes
Pas:

El pas o pases donde

se ha desarrollado la
herramienta

Nombre del informante:

Nombre y apellidos del informante. Repetir esta seccin si hay ms de un

informante.
Nombre oficial de la institucin y cargo del informante.

Institucin a la que
pertenece y cargo:
Telfono/s (fijo y/o
celular):

Incluir los prefijos

correspondientes
segn el pas.

Fecha de levantamiento
de la informacin:

Da mes ao en que
se inici y se termin el
proceso de levantamiento
de la informacin

Correo electrnico:

Si existe dicha
informacin.

Skype:

Si existe dicha
informacin.

Es de suma importancia garantizar precisin en estos datos, ya que posibilita el establecimiento de nuevos
contactos que permitan ampliar o intercambiar informacin.

2. Datos generales de la herramienta

Nombre oficial de la
herramienta:
Lugar de
implementacin:

rea temtica:
Formato:

Nombre completo asignado bajo el proyecto, programa o iniciativa en el cual fue

generada y/o utilizada.
Es importante describir el
Perodo de
En meses o aos.
lugar en funcin de la
implementacin de la
Ejemplo: 6 meses, 1 ao.
divisin poltico
herramienta:
administrativa de cada
pas.
Indique el rea temtica a la cual corresponde la herramienta.
Indique el formato en el cual se desarroll y/o est disponible la herramienta que se
est sistematizando, o especifique otros tipos de formatos (CD, documento, equipo,
protocolo, etc.).

3. Marco conceptual de la herramienta

Descripcin de la
herramienta:
Objetivos de la
herramienta:
Contexto o escenario
de aplicacin:

Breve descripcin conceptual y tcnica de la herramienta.

Usuarios principales:

Personas o entidades que utilizan frecuentemente la herramienta.

Beneficiarios:

Cuando sea posible, referirse a la poblacin descrita segn datos de: gnero,
situacin de vulnerabilidad, grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin
cultural y otros datos que sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a
los beneficiarios.

14

Finalidad de la herramienta; explicar para qu fue concebida la herramienta.

Hace referencia al contexto/escenario de aplicacin; se espera una especificacin
sobre el problema abordado.

Esta ficha se llenar tantas veces como informantes clave se consideren para la sistematizacin de la
herramienta.

20
4. Proceso de desarrollo/elaboracin de la herramienta
Actividades:

Se espera una descripcin de las actividades segn los distintos momentos del
desarrollo de la herramienta. Ejemplo: actividades de diagnstico, actividades de
diseo, implementacin, validacin, rplica, etc.

Recursos
Insumos:
Describa documentos,
materiales previamente
desarrollados,
investigaciones, modelos,
escenarios, diagnsticos,
etc. utilizados en el
desarrollo de la
herramienta.

requeridos para el desarrollo/elaboracin de la herramienta

Materiales:
Personal:
Presupuesto15:
Describa los materiales
Describa el personal
Monto requerido en
mnimos requeridos para
mnimo requerido para el
dlares y rubros
el desarrollo de la
desarrollo de la
principales: materiales,
herramienta. Ejemplo:
herramienta, el nivel de
equipo, personal, otros.
equipos, papelera,
experiencia necesario,
documentos, imgenes u
habilidades, conocimiento
otros.
u otros.

Nivel de participacin:

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de

desarrollo/elaboracin de la herramienta.

5. Proceso de validacin de la herramienta

Actividades:

Insumos:

Se espera una descripcin de las actividades segn etapas; sobre cmo se valid la
herramienta.
Recursos requeridos para la validacin de la herramienta
Materiales:
Personal:
Presupuesto:

Describa documentos,
materiales previamente
desarrollados,
investigaciones, modelos,
escenarios, diagnsticos,
etc. utilizados durante la
validacin de la
herramienta.

Describa los materiales

mnimos requeridos para
la validacin de la
herramienta. Ejemplo:
equipo, papelera,
documentos, imgenes u
otros.

Nivel de participacin:

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de validacin de

la herramienta.

15

Describa el personal
mnimo requerido para
validar la herramienta, el
nivel de experiencia
necesario, habilidades,
conocimiento, u otros.

Monto requerido en
dlares y rubros
principales: materiales,
equipo, personal, otros.

Se espera contar con un valor aproximado de la inversin realizada durante el desarrollo de la herramienta. Si no
existiera un dato concreto, se puede incluir una relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la
herramienta y el presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa en el marco de la cual se desarroll la
herramienta.

21
6. Uso de la herramienta
Actividades:
Insumos:

Se espera una descripcin de las actividades en las cuales se us la herramienta.

Recursos requeridos para la implementacin/uso de la herramienta
Materiales:
Personal:
Presupuesto:

Describa documentos,
materiales previamente
desarrollados,
investigaciones, modelos,
escenarios, diagnsticos,
etc. utilizados para la
implementacin de la
herramienta.
Nivel de participacin:

Describa los materiales

mnimos requeridos para
la implementacin de la
herramienta. Ejemplo:
equipo, papelera,
documentos, imgenes u
otros.

Describa el personal
mnimo requerido para
implementar la
herramienta, el nivel de
experiencia necesario,
habilidades, conocimiento,
u otros.

Monto requerido en
dlares y rubros
principales: materiales,
equipo, personal, otros.

Personas, comunidades o entidades que participaron en el proceso de

implementacin de la herramienta.

7. Anlisis crtico
Beneficios del uso de la
herramienta:

Se espera una clara y detallada especificacin sobre cmo la herramienta facilit

la intervencin del programa, proyecto o iniciativa en la cual se utiliz:
incidencia en cambios de comportamiento, reduccin de prdidas o daos,
organizacin para una mejor respuesta, mejor informacin y acceso a la informacin,
etc.

Dificultades de uso:
Problemas y dificultades que debieron enfrentarse
durante el desarrollo y/o la aplicacin de la
herramienta.
Soluciones implementadas:
De qu manera se resolvieron las
dificultades/problemas indicados anteriormente.

Debilidades/limitaciones de la herramienta:
Limitaciones/debilidades identificadas sobre el uso de la
herramienta como tal.

Aspectos para mejorar la implementacin:

Tomando en consideracin las limitaciones/debilidades
de la herramienta, qu aspectos se sugieren para
contribuir a mejorar la aplicacin de la herramienta.

Lecciones aprendidas
en relacin con el
desarrollo de la
herramienta:
Lecciones aprendidas
en relacin con la
aplicacin de la
herramienta:
Sostenibilidad:

Analizar y extraer aquellas lecciones aprendidas (aprendizajes) durante el proceso de

elaboracin de la herramienta, indicando los aspectos/actividades que podran
modificarse, incluirse y/o eliminarse.

Potencial de rplica:

Detallar las condiciones bsicas necesarias para aplicar o utilizar la herramienta en

otros contextos o escenarios, as como indicar bajo qu contextos la herramienta no
es replicable.

Material de consulta o
referencia asociada con
la herramienta:

Se espera contar con informacin sobre aquellos materiales que sirvieron de base
para el desarrollo, validacin e implementacin de la herramienta (CD,
presentaciones, documentos tericos, artculos, reportajes, noticias, etc.).

Analizar y extraer aquellas lecciones aprendidas (aprendizajes) obtenidas durante la

aplicacin de la herramienta, indicando los aspectos/actividades que podran
modificarse, incluirse y/o eliminarse.
Describir las estrategias previstas para asegurar el funcionamiento de la
herramienta en forma permanente y continua.

22

V. PRESENTACION DE LA INFORMACION DE LA
HERRAMIENTA SISTEMATIZADA
La presente metodologa propone como resultado principal de la sistematizacin, un
documento escrito de no ms de 11 pginas, en donde se consolide y se presente de
manera ordenada y estructurada la informacin y otros productos obtenidos durante el
proceso de sistematizacin y la utilizacin de las diferentes herramientas propuestas en los
anexos 1, 2, 3 y 4.
Esta metodologa entrega las pautas para generar un documento escrito el cual facilite la
comprensin en el desarrollo y uso de herramientas para la gestin del riesgo, entregando
la informacin bsica necesaria para la rplica y/o adaptacin de la herramienta
sistematizada, as como referencias para la obtencin de informacin adicional.
A continuacin se presenta una estructura del documento de sistematizacin, cuyo
contenido se detalla en el anexo 5. Este debera estar acompaado de recursos grficos
(fotografas, mapas, tablas, esquemas, diagramas, etc.).

Introduccin

1 Pagina

Iniciativa/experiencia
Contexto

Concepcin
y desarrollo de la
Introduccin
Introduccin
herramienta

4 Paginas

Datos generales
Concepcin
Desarrollo

Utilizacin
Resultados

3 Paginas

Actores claves
Beneficiarios

Replicabilidad
Lecciones aprendidas

2 Paginas

Recursos
Adaptabilidad

Recursos de Informacin
Documentos
Material audiovisual
Referencias

Estructura propuesta para documento de sistematizacin

1 Pagina

23

El documento narrativo que se elaborar con la informacin generada y recopilada durante

el proceso de sistematizacin, se convertir en el producto y resultado principal de este
proceso y en el instrumento principal para ser difundido y diseminado por la institucin que
ha realizado y/o propiciado la sistematizacin de la herramienta.
Este documento facilitar la comprensin de los lectores y la difusin y diseminacin de la/s
herramienta/s sistematizada/s ya sea en formato digital o impreso, utilizando algunas de las
alternativas que se detallan a continuacin.

Electrnico/virtual

Algunas alternativas para difundir y diseminar herramientas para la gestin del riesgo de
desastres
Medio de
Posibles acciones
Ejemplos
difusin
Compartir a travs de listas de distribucin - Lista/s institucional/es de distribucin
institucionales:
interna.
- Enlace a sitio web donde estn disponibles los - Lista/s institucional/es de distribucin
productos de la sistematizacin;
externa.
- Documento narrativo; y/o
- Lista/s adhoc para llegar a personas o
- Recursos de informacin
instituciones de potencial replica.
- Lista/s
adhoc
de
personas
e
instituciones para dar a conocer
herramienta.
Incluir referencia/artculo sobre la herramienta - Boletn Actualidad CRID16
sistematizada en boletines digitales sobre gestin - Boletn Portal Educacin y Gestin del
Riesgo17
del riesgo y/o temticos/sectoriales
- Revista EIRD Informa18
- Boletn Desastres OPS/OMS19
Publicacin
en
sitios
web
institucionales Sitio
web
de
la/s
institucin/es
relevantes a la herramienta y/o temtica que vinculadas a la herramienta:
aborda la misma.

Editorial

http://www.cridlac.org
http://www.eird.org
http://www.desaprender.org/
http://www.preventionweb.net/
http://www.redhum.org/20

16

Disear, imprimir y distribuir (fsico y virtual) el

documento narrativo con la sistematizacin de la
herramienta.

- Producir documento de sistematizacin

de experiencia/herramienta.
- Producir trptico, documento resumen
de
referencia
sobre
herramienta
sistematizada.

http://www.crid.or.cr/esp_boletin.shtml

17

http://educacionygestiondelriesgo.crid.or.cr/boletines
18
http://www.eird.org/esp/revista/revista-eird-esp.htm
19
http://new.paho.org/disasters/newsletter
20
Otros sitios web relacionados se pueden identificar

http://www.crid.or.cr/esp_bd_sitios_web.shtml

24

VI. ANEXOS
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo

1 - Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta

2 - Gua para entrevista con informantes claves
3 Ficha de sistematizacin de herramientas
4 Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin
5- Estructura del documento de sistematizacin

25
Anexo 1 - Ficha de contexto en el cual se desarrolla la herramienta

Informacin bsica de la iniciativa en la cual se desarroll o aplic la herramienta

a sistematizar
Nombre del programa,
proyecto o iniciativa:
Herramienta a
sistematizar:
Ejecutor:
Financiamiento:
Otros actores
involucrados:
Informantes clave para
la sistematizacin de la
herramienta:
Perodo de
implementacin:
Ubicacin:
rea temtica:
Beneficiarios:
Objetivos del
programa, proyecto o
iniciativa:
Resultados esperados:

Principales
publicaciones y/o
documentos del
programa, proyecto o
iniciativa:

Mes y ao de inicio:

Mes y ao de finalizacin:

26
Anexo 2 - Gua de entrevista con informantes clave para la sistematizacin de
experiencias21
Presentacin a
entrevistado/a

Indique su nombre y el objetivo que persigue Ud. y/o la institucin a la que

representa con el ejercicio de esta sistematizacin.
Indique que esta entrevista es una de varias que se realizarn en el proceso de
recopilacin de informacin de la herramienta seleccionada para la sistematizacin.

Objetivos de la
entrevista

Diferencie entre el objetivo de la entrevista (obtener informacin y anlisis crtico de

la herramienta) y el objetivo de la sistematizacin (obtener aprendizajes y difundir la
herramienta para que otros se beneficien de este aprendizaje).
En este momento debe indicar explcitamente el nombre de la herramienta a
sistematizar, as como identificar claramente el programa, proyecto y/o iniciativa en
el marco de la cual se desarroll o implement la herramienta en cuestin.
Indicar que la informacin que se proporcione tendr un carcter confidencial y slo
podr utilizarse para los fines que se ha especificado.

1. Introduccin (programa/proyecto/iniciativa y herramienta a sistematizar)

Datos generales de la
herramienta
en
relacin al programa,
proyecto o iniciativa

Para empezar comentemos algunos datos generales de la herramienta/

proceso y su vinculacin lgica en el marco del programa, proyecto o
iniciativa en la cual se desarroll y/o utiliz:
Nos podra decir si hay otros elementos relevantes que ayuden a aclarar la
vinculacin de la herramienta con el programa, proyecto o iniciativa?
Cul es el rea temtica a la cual corresponde la herramienta a sistematizar?

2. Datos generales, concepcin y desarrollo de la herramienta

a.
Datos
generales
sobre la herramienta

Para empezar, comntenos algunos datos generales sobre la herramienta:

Podra decirme el nombre oficial de esta herramienta?, Tiene algn nombre corto?
Dnde y cundo se implement?
Cunto tiempo tom su diseo o implementacin? (aos, meses).
Cul es el formato en el que se encuentra disponible la herramienta de la que
estamos conversando (CD, documento, protocolo, equipo, software, hardware, etc.)?
Conoce qu tan disponible est la informacin relativa a la herramienta de la que
hemos conversado?

21

Gran parte de la informacin que se recopile durante estas entrevistas, deber ser transcrita en la Ficha de
Sistematizacin de Herramientas , que se presenta en el Anexo 3.

27
b. Concepcin de la
herramienta (ANTES)

Ahora s, por favor, hablemos un poco sobre cmo fue concebida esta
herramienta:
Podra describir tcnica y conceptualmente a esta herramienta, la finalidad de
la herramienta; explicar para qu fue concebida la herramienta? Cules fueron los
objetivos planteados, cul fue el propsito de la herramienta?
A qu problema daba respuesta esta herramienta, qu resolvi la herramienta
desarrollada?, A qu necesidad identificada se pretende responder?
Quines y qu caractersticas tiene la poblacin que se considera beneficiaria de la
aplicacin de la herramienta? (segn datos de: gnero, situacin de vulnerabilidad,
grupos de edad, Nivel Socio Econmico (NSE), definicin cultural y otros datos que
sean relevantes, factibles de obtener y que caractericen a los beneficiarios finales).

c.
Desarrollo
validacin
de
herramienta
(DURANTE)

y
la

Hablando del proceso de desarrollo de la herramienta:

Qu actividades o momentos fueron necesarios durante el desarrollo de la
herramienta? (descripcin de las actividades segn los distintos momentos del
desarrollo de la herramienta como diagnstico, diseo, etc.).
En qu momento del programa, proyecto o iniciativa se desarrolla la herramienta?
Podra compartir datos sobre los insumos (investigaciones, modelos, escenarios,
diagnsticos), materiales (equipo, papelera, documentos, imgenes u otros),
personal (nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento u otros) y
presupuesto (dlares
y rubros principales) que fueron requeridos durante el
desarrollo de la herramienta?
Tiene conocimiento sobre el valor aproximado- de la inversin realizada durante el
desarrollo de la herramienta? (Si no existiera un dato concreto, se puede preguntar
sobre la relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la herramienta y el
presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa.)
Qu personas fueron involucradas en el diseo/ desarrollo de la herramienta?,
Cmo califica su nivel de participacin?, Podra darme algunos datos de contacto
de estas personas?
Hubo alguna forma de validacin de la herramienta antes de su uso?, Cmo se
realiz esta validacin?, Qu recursos se destinaron para la validacin?, Quines
fueron los involucrados en esta validacin/ revisin?
Qu personas o entidades utilizan con mayor frecuencia la herramienta?

28
3. Uso de la herramienta
Implementacin/uso
de
la
herramienta
(DURANTE)

Y hablando del proceso de implementacin de la herramienta:

Qu actividades o momentos fueron necesarios para la implementacin/uso de la
herramienta (descripcin de las actividades segn etapas; es decir, cmo se
implement en los distintos momentos)?
En qu momento del programa, proyecto o iniciativa se
herramienta? (fase de uso, contextualizacin de la herramienta)

implementa

la

Podra compartir datos sobre los insumos (investigaciones, modelos, escenarios,

diagnsticos), materiales (equipo, papelera, documentos, imgenes u otros),
personal (nivel de experiencia necesario, habilidades, conocimiento u otros) y
presupuesto (dlares y rubros principales) que fue requerido durante el uso (o
implementacin) de la herramienta?
Cules son los costos de operacin? (Costo aproximado de la inversin realizada
durante el uso de la herramienta).
Cules son los costos de mantenimiento? (Costo aproximado de la inversin
necesaria para mantener la aplicacin de la herramienta en el largo plazo)
Qu actores clave (personas o entidades) participaron en el proceso
implementacin de la herramienta; cmo califica su nivel de participacin?

de

4. Replicabilidad y sostenibilidad
Anlisis
y
reflexin
crtica
sobre
la
aplicacin
de
la
herramienta/ proceso
(DESPUS)

Me gustara que pudiera hacer algunas reflexiones, e incluso un anlisis

crtico, en relacin con la aplicacin de la herramienta:
La herramienta facilit la intervencin del programa, proyecto o iniciativa en la que
se utiliz, de qu manera?
Qu resultados esperados se pudieron alcanzar con la implementacin de la
herramienta/ proceso?
Hubo algn resultado no esperado de su implementacin? (Indagar o profundizar en
relacin sobre cambios de comportamiento, reduccin de prdidas o daos,
organizacin para mejor respuesta, mejor informacin y acceso a la informacin,
etc.)
Qu problemas/dificultades se enfrentaron durante
herramienta?, Por qu se dieron estas dificultades?

la

aplicacin

de

la

Qu limitaciones/debilidades considera que tiene la herramienta? (Debilidades

identificadas de la herramienta como tal)
Qu se hizo para reducir o superar las limitaciones/debilidades de la
herramienta?, Cmo se superaron las dificultades de la aplicacin?, Qu podra
contribuir a mejorar la aplicacin de la herramienta?
Cules han sido las lecciones aprendidas tanto en el proceso de desarrollo de la
herramienta como en el de implementacin? Qu es mejorable?, Qu debe
mantenerse?, Qu no debe hacerse?, Por qu?

29
Pensando en la aplicacin de la herramienta, Qu estrategias de sostenibilidad
se establecieron para el largo plazo (para asegurar el
funcionamiento de la
herramienta en forma permanente y continua)?, Qu elementos podran lograr un
mayor impacto en futuras aplicaciones de la herramienta/ proceso?, Existe una
vinculacin con polticas pblicas implementadas a nivel nacional/ local?
Qu condiciones son necesarias para adaptar la herramienta en otros contextos o
escenarios?, Por qu?

5. Material de consulta o referencia

Recursos de
informacin sobre la
herramienta

Existen publicaciones desarrolladas en el marco del programa, proyecto o

iniciativa que tengan relacin con la herramienta de la que estamos hablando?
Qu otros materiales o documentos sirvieron de base/ referencia para el desarrollo
de la herramienta: CD, presentaciones, documentos tericos, artculos, reportajes,
noticias, etc.?
De las
personas que estuvieron involucradas en el diseo/ desarrollo/
implementacin de la herramienta, podra facilitarme datos de contacto de esas
personas como: telfono fijo, celular, skype, correo electrnico, direccin exacta u
otra direccin de contacto para envo de correspondencia postal?

6. Datos del informante

Cierre

Para terminar esta entrevista podra facilitarme algunos de sus datos. Es importante
que registremos esta informacin tanto para mantener el contacto como para aclarar
dudas (si stas surgieran posteriormente) e intercambiar informacin de inters
mutuo.
Podra darme datos de contacto como: telfono fijo, celular, skype, correo
electrnico, direccin exacta u otra direccin de contacto para envo de
correspondencia postal?
MUCHAS GRACIAS POR EL TIEMPO DEDICADO A ESTA ENTREVISTA Y POR
LA GENEROSIDAD DE SUS OPINIONES.

30
Anexo 3 Ficha de sistematizacin de herramientas22

1. Datos de identificacin y contacto de los/as informantes

Pas:

Fecha de levantamiento
de la informacin:

Nombre del informante:

Institucin y cargo a la
que pertenece:
Telfono/s (fijo y/o
celular):

Correo electrnico:
Skype:

La precisin en estos datos posibilitar el establecimiento de nuevos contactos que permitan ampliar o intercambiar
informacin.

2. Datos generales de la herramienta

Nombre oficial de la
herramienta:
Lugar de
implementacin:

Perodo de
implementacin de la
herramienta:

rea temtica
Formato:

3. Marco conceptual de la herramienta

Descripcin de la
herramienta:
Objetivos de la
herramienta:
Contexto o escenario
de aplicacin:
Usuarios principales:
Beneficiarios:

22

Esta ficha se llenar tantas veces como informantes clave se consideren para la sistematizacin de la
herramienta.

31
4. Proceso de desarrollo/elaboracin de la herramienta
Actividades:

Insumos:

Recursos requeridos para el desarrollo/elaboracin de la herramienta

Materiales:
Personal:
Presupuesto23:

Nivel de participacin:

5. Proceso de validacin de la herramienta

Actividades:
Recursos requeridos para la validacin de la herramienta
Materiales:
Personal:
Presupuesto:

Insumos:

Nivel de participacin:

6. Proceso de implementacin/uso de la herramienta

Actividades:

Insumos:

Recursos requeridos para la implementacin/uso de la herramienta

Materiales:
Personal:
Presupuesto:

Nivel de participacin:

23

Se espera contar con un valor aproximado de la inversin realizada durante el desarrollo de la herramienta. Si no
existiera un dato concreto, se puede incluir una relacin entre el porcentaje destinado al desarrollo de la
herramienta y el presupuesto global del programa, proyecto o iniciativa en el marco de la cual se desarroll la
herramienta.

32
7. Anlisis crtico
Beneficios del uso de la
herramienta:
Dificultades de uso:

Debilidades/limitaciones de la herramienta:

Soluciones implementadas:

Aspectos para mejorar la implementacin:

Lecciones aprendidas
en relacin con el
desarrollo de la
herramienta:
Lecciones aprendidas
en relacin con la
aplicacin de la
herramienta:
Sostenibilidad:
Potencial de rplica:
Material de consulta o
referencia asociado con
la herramienta:

33
Anexo 4- Lineamientos para la referencia de los recursos de informacin
Documentos: se refiere a tems como monografas, manuales, documentos elaborados en
el marco de un proyecto, tesis, artculos, as como captulos, secciones o apartados de una
publicacin.
Autor personal o
institucional

Nombre de la persona responsable por el contenido intelectual de un documento.

Indicar el grado de responsabilidad, cuando ste no sea el de autor, esto para el caso
de editor, traductor, compilador o coordinador.
Nombre de la institucin responsable por el contenido intelectual de un documento.

Ttulo

Ttulo del documento en el idioma y forma en que aparece en el mismo.

Captulo o seccin
consultado
Pginas

Indicar el nmero de las pginas del captulo o seccin consultada.

Editora

Nombre de la institucin responsable por la publicacin del documento. En caso de no

contar con la informacin se debe colocar la abreviatura s.n.

Lugar de publicacin

Nombre de la ciudad donde est localizada la editora del documento. En caso de no

contar con esta informacin se debe colocar la abreviatura s.i.

Fecha de publicacin

Fecha de publicacin del documento. En caso de no contar con la informacin se debe

colocar la abreviatura s.f.

Formato

Formato de presentacin del documento, fsico, pdf, html.

Si est en pdf o html se deber adjuntar el archivo correspondiente.
Ejemplo: Hospitales Seguros.
Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del
documento. La seleccin de estas palabras se har consultando:

rea temtica
Palabras clave

Nmero total de pginas del documento.

CRID.
Vocabulario
Controlado
http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php

sobre

Desastres

(VCD)

NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD)

http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm
Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central
(CEPREDENAC). Glosario
http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx
Resumen

Resumen del contenido de cada uno de los documentos, explicando por qu es

importante, qu elementos y recursos de inters aporta al lector (brindando ejemplos
claros) y una explicacin de cmo le podra ser de utilidad. Se sugiere una extensin
de entre 4 y 6 lneas.

34
Presentacin en Power Point
Expositor

Nombre de la persona responsable por el contenido intelectual de la presentacin.

Ttulo

Ttulo de la presentacin.

Presentado en

Nombre del evento, reunin, taller, seminario, capacitacin, etc., lugar y fecha en la
que se utiliz.

Palabras clave

Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del

documento. La seleccin de estas palabras se har consultando:
CRID.
Vocabulario
Controlado
http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php

sobre

Desastres

(VCD)

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central

(CEPREDENAC).
Glosario
http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx
NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD)
http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm
rea temtica

Ejemplo: Hospitales Seguros.

Sitio Web
Institucin responsable
(autor)

Responsable de la publicacin del sitio en Internet.

Nombre

Nombre de la pgina o seccin Web seleccionada.

Enlace

Direccin Web donde se localiza el sitio.

Resumen

Aqu se deber sintetizar de 4 a 6 lneas el contenido de la Web, explicar porqu es

importante en el contexto del tema de la gua, qu elementos y recursos de inters
aporta al lector (brindando ejemplos claros) y una explicacin de cmo le podra ser
de utilidad.

Idioma(s)

Indicar el idioma del sitio web.

Palabras clave

Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del sitio Web.
La seleccin de estas palabras se har consultando:
CRID.
Vocabulario
Controlado
http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php

sobre

Desastres

(VCD)

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central

(CEPREDENAC).
Glosario
http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx
NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD)
http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm
rea temtica

Ejemplo: Hospitales Seguros.

35
Material multimedia: recursos audiovisuales en formato CD o DVD.
Autor personal o
institucional

Responsable del material multimedia.

Ttulo

Nombre del recurso multimedia.

Enlace

Direccin donde se localiza el recurso en Internet.

Idioma

Indicar el idioma del recurso.

Palabras clave

Asignar mnimo 3, mximo 6 palabras clave que describan el contenido del

documento. La seleccin de estas palabras se har consultando:
CRID.
Vocabulario
Controlado
http://vcd.crid.or.cr/vcd/index.php

sobre

Desastres

(VCD)

Centro de Coordinacin para la Prevencin de los Desastres en Amrica Central

(CEPREDENAC).
Glosario
http://www.sica.int/cepredenac/glosario.aspx
NU. Estrategia Internacional para la Reduccin de Desastres. (UN/EIRD)
http://www.eird.org/esp/terminologia-esp.htm

36
Anexo 5 Estructura del documento de sistematizacin24

1. Introduccin (programa, proyecto o iniciativa y herramienta a sistematizar)

1 pgina
-

Vincular el programa, proyecto o iniciativa con la herramienta

Contexto en el cual se desarrolla el programa, proyecto o iniciativa

2. Concepcin y desarrollo (de herramienta)- 4 paginas

Datos generales 0.5 pgina
Que definan claramente de que herramienta se trata
Concepcin de la herramienta (ANTES) 2 pgina
Necesidad identificada a la cual se quiere responder con la herramienta
Partes involucradas (beneficiarios, socios, autoridades, etc.)
Desarrollo de la herramienta (DURANTE) 1.5 pgina
Cmo y quin lo elabora
Proceso de construccin (paso 1, 2, 3 que facilita la comprensin y replica)
Validacin antes/durante el uso

3. Utilizacin 2-3 pginas

Implementacin de la herramienta (DURANTE)
Contexto en el cual es usada la herramienta (fase del proyecto, quienes la usan)
Resultados alcanzados (esperados y no esperados)
Actores clave en la implementacin
Beneficiarios, cmo participan y se benefician

4. Replicabilidad y sostenibilidad 2 pginas

Anlisis y reflexin crtica sobre la aplicacin de la herramienta (DESPUS)
Lecciones aprendidas
Costos y recursos humanos
Adaptacin a otros contextos
Adaptacin para logro de mayor impacto
Vinculacin con polticas pblicas
5. Recursos de Informacin 0.5 pginas
Lista de referencia a documentos y recursos de informacin relacionados con la
herramienta.

24

La informacin para elaborar este documento proviene de la consolidacin y anlisis de informacin recopilada en el uso de
los formatos entregados en los anexos 1, 2, 3 y 4.