Sistema de informacin financiera

Un sistema de informacin contable, con frecuencia llamado simplemente un

sistema de informacin, es la combinacin del personal, los registros y los
procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias
de informacin financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de
informacin diferentes cada uno usa un sistema de informacin contable distinto.
Por ejemplo, una Joyera obtiene los ingresos mediante la venta de sus
existencias, por lo que el administrador de la tienda normalmente desea tener un
nivel exacto y actualizado de existencia disponible para la venta al minuto. Sin
embargo un medico obtiene sus ingresos proporcionando servicios y no existe
inventario alguno, o muy poco que controlar. El mdico necesita conocer el tiempo
utilizado con cada paciente. Por lo tanto la joyera y el mdico necesitan sistemas
de informacin diferentes para contestar los tipos especiales de preguntas que se
presentan en la operacin de su negocio.
Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin
bsica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el
pegamento que mantiene juntas las diversas partes de una organizacin. Ayuda a
los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Desde luego que
el probable comprador del negocio examine el sistema de contabilidad para
comprender como funciona la organizacin. Tampoco querr que sus empleados
se aprovechen de usted manipulando el sistema de contabilidad para encubrir
robos. Los propietarios de negocios que no estn familiarizados con los sistemas
de contabilidad son vctimas de esta prctica con una alarmante frecuencia.
Diseo y Puesta en Marcha del Sistema de Contabilidad
El sistema de informacin contable se inicia con un diseo. El gerente y el
diseador estudian las metas y la estructura organizacional de la empresa.
Tambin identifica las necesidades de informacin de la gerencia, analizando en
detalles tareas de procesamiento de informacin. El diseador tiene que tomar en

cuenta el personal que operara el sistema, los documentos e informes a producir y

el equipo que se utilizar.
Casi todos los sistemas de informacin usan una computadora, al menos para
algunos trabajos. Algunas firmas de contadores pblicos se especializan en el
diseo y la instalacin de sistemas contables para sus clientes.
Instalacin del Sistema de contabilidad
La instalacin incluye seleccionar y capacitar a los empleados para operar el
sistema, probar el sistema y modificarlo y seguir segn sea necesario. En el caso
de un sistema grande la instalacin puede requerir meses o incluso aos.
Modelo bsico del Procesamiento de la Informacin
Procesar la informacin significa recopilar, organizar y procesar informacin y
comunicarla a los usuarios de los estados. Adems los gerentes usan la
informacin contable. Por ejemplo, se podran analizar las cuentas por cobrar para
identificar a los grandes clientes, que recibirn privilegios especiales.
Cmo se relaciona el modelo bsico de procesamiento de informacin con un
sistema de contabilidad?
1. La fuente de informacin para el sistema de contabilidad son los
documentos que producen las operaciones del negocio, como es el caso de
las facturas y los cheques cancelados.
2. Para organizar y procesar la informacin se necesita el anlisis de la
operacin, el asiento en el diario, y el pase al mayor y la preparacin de la
hoja de trabajo.
3. El resultado es informacin, es decir, los estados financieros.

Sistema de Informacin Efectivo

Un sistema de informacin bien diseado debe ofrecer

Control
Un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las
operaciones. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que
usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y
asegurar la exactitud de sus registros contables. Por ejemplo, la mayor
parte de las compaas ejercen controles estrictos sobre los desembolsos
efectivos para evitar robos mediante pagos no autorizados. Tambin el
mantener registros exactos de las cuentas por cobrar es la nica forma de
asegurar que los clientes se les facture y que reciban los cobros a tiempo.
El sistema de contabilidad controla los activos en grados diferentes. Por lo
general el control sobre el efectivo es ms estricto que el control sobre los
suministros y los gastos pagados por adelantado, debido a que el efectivo
es ms susceptible de robos.

Compatibilidad
Un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando
opera sin problemas con la estructura, el personal y las caractersticas
especiales de un negocio en particular. Por ejemplo una compaa quizs
este organizada mediante regiones geogrficas mientras que otra empresa
lo este por lneas de productos. El sistema de contabilidad para la primera
compaa, acumulara los ingresos y los gastos por regiones. El sistema de
la segunda agrupara los ingresos y los gastos por productos. Es posible
cualquier combinacin de acumulacin de informacin por regiones y por
productos y se buscara la que sea ms adecuada para el negocio. La pauta
de compatibilidad significa disear el sistema de informacin teniendo en
cuenta el factor humano.

Flexibilidad
Las

organizaciones

evolucionan,

desarrollan

nuevos

productos

se

deshacen de operaciones no rentables y ajustan las escalas de

remuneracin de los empleados. Con frecuencia los cambios en el negocio
requieren cambios en el sistema de contabilidad. Un sistema bien diseado
cumple con las pautas de flexibilidad si puede asimilar esos cambios sin
necesidad de una revisin completa.

En la mayor parte de las organizaciones es raro que se cambie por completo los
sistemas. Por ejemplo puede ponerse en prctica un ao un sistema para el
control del efectivo y al ao siguiente un sistema para el control de los inventarios.

Relacin Aceptable de Costo / Beneficio

En un sistema de contabilidad se puede obtener control, compatibilidad y
flexibilidad pero eso cuesta dinero. En algn punto el costo del sistema supera sus
beneficios.

Visin General de un Sistema de Informacin Contable

El propsito de un sistema de informacin contable es elaborar los estados
financieros y los dems informes usados por los gerentes, acreedores y personas
interesadas en evaluar los negocios. Las compaas usan las computadoras para
suplir necesidades especficas.

El sistema de contabilidad de una compaa quizs utilice la computadora para las

cuentas por cobrar y los ingresos de efectivo y un sistema manual para el resto de

sus operaciones. Muchas grandes compaas tienen sistemas totalmente

computarizados y muchos negocios pequeos usan sobre todo sistemas
manuales.

Cdigo de comercio
Captulo III De la contabilidad Mercantil
Artculo 33
El comerciante est obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad
adecuado. Este sistema podr llevarse mediante los instrumentos, recursos y
sistemas de registro y procesamiento que mejor le acomoden a las caractersticas
particulares del negocio, en todo caso deber de satisfacer los siguientes
requisitos mnimos:
A. Permitir reconocer las operaciones individuales y sus caractersticas, as
como conectar dichas operaciones individuales con os documentos
comprobatorios originales de las mismas;
B. Permitir seguir la huella desde las operaciones individuales a las
acumulaciones que den como resultados las cifras finales de las cuentas y
viceversa.
C. Permitir la preparacin de los estados que incluyan la informacin
financiera del negocio;
D. Permitir y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la
acumulacin de las cuentas y las operaciones individuales,
E. Incluir los sistemas de control y verificacin internos necesarios para
impedir la omisin del registro de operaciones, para asegurar la correccin
del registro contable y para asegurar las correcciones de las cifras
resultantes.

Artculo 34
Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deber llevar
debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso
de las personas morales el libro o libros de actas. La encuadernacin de estos
libros podr empastarse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre
del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y
reglamentos fiscales para los registros y documentos que tenan relacin con las
obligaciones fiscales de los comerciantes.

Artculo 35
En el libro mayor se deber anotar, como mnimo por lo menos una vez al mes, los
nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del
perodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crdito a
cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podr llevarse mayores particulares por
oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificacin, pero en todos los
casos deber existir un mayor general en que se concentren todas las
operaciones de la entidad.
Artculo 36
En el libro o libros de actas se harn constar todos los acuerdos relativos a la
marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los
consejos de administracin.
Artculo 37
Todos los registros a que se refiere este captulo deber de llevarse en castellano,
aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el
comerciante incurrir en una multa no menor de $ 25,000.00, que no exceder del
5% de su capital y las autoridades correspondientes podrn ordenar que se haga
la traduccin al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido,

siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha
traduccin.
Artculo 38
El comerciante deber conservar, debidamente archivados, los comprobantes
originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas
operaciones y con el registro que de ella se haga, y deber conservarlos por un
plazo de diez aos.

Cdigo fiscal de la federacin

Artculo 28
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estn obligadas a
llevar contabilidad, observar las siguientes reglas:
I. Llevar los sistemas y registros contables que seale el reglamento de este
cdigo, los que debern reunir los requisitos que se establezca dicho
Reglamento.
II. Los asientos en la contabilidad sern analticos y debern efectuarse dentro
de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades
respectivas.
III. Llevarn la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podr llevarse
en lugar distinto cuando se cumplen los requisitos que seale el
Reglamento de este Cdigo.
IV. Llevar un control de sus inventarios de mercancas, materias primas,
productos en proceso y productos terminados, segn se trate, el cual
consistir en un registro que permite identificar por unidades, por productos,
por concepto y por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos

inventarios. Dentro del concepto se deber de indicar si se trata de

devoluciones, enajenaciones, donaciones, destrucciones, entre otros.
V. Tratndose de las personas que enejen gasolina, diesel, gas natural para
combustin automotriz o gas licuado de petrleo para combustin
automotriz, en establecimiento para pblico en general, debern contar con
controles volumtricos y mantenerlos en todo momento en operacin.
Dichos controles formarn parte de la contabilidad del contribuyente. Para
tales efectos, el control volumtrico deber llevarse con los equipos que al
efecto autorice el Servicio de Administracin Tributaria mediante reglas del
carcter general.

Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin

Seccin tercera. De la contabilidad
Artculo 26
Los sistemas y registros contables a que se refiere la fraccin I del artculo 28 del
Cdigo, deber de llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos,
recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las
caractersticas particulares de su actividad, pero en todo caso deber satisfacer
como mnimo los requisitos que permitan:
I. Identificar cada operacin, acto a actividad y sus caractersticas,
relacionndolas con la documentacin comprobatoria, de tal forma que
aquellos puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas,
incluyendo las actividades liberadas del pago por la Ley.
II. Identificar las inversiones realizadas relacionadas con la documentacin
comprobatoria, de tal forma que pueda precisarse la fecha de adquisicin
del bien o de efectuada la inversin, su descripcin, el monto original de la
inversin y el importe de la deduccin anual.

III. Relacionar cada operacin, acto o actividad con los saldos que den como
resultado las cifras finales de las cuentas.
IV. Formular los estados de posicin financiera.
V. Relacionar los estados de posicin financiera con las cuentas de cada
operacin.
VI. Asegurar el registro total de operaciones, actos o actividades y garantizar
que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y
verificacin internos necesarios.
VII.

Identificar las contribuciones que se deben de cancelar o devolver, en

virtud de las devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones
que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

FINANCIERA.

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemticamente y estructuralmente

informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones
que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables
y cuantificables que les afectan con el objetivo de facilitar a los diversos
interesados el tomar desiciones en relacin con dicha entidad econmica.

Objetivos de la contabilidad:
I. Tener control de las operaciones que realiza una entidad.
II. Obtencin de estados financieros.
UTILIDAD.- Esta caracterstica la define el IMPC en el boletn A-1, como la
cualidad que debe adecuarse al propsito del usuario, en otras palabras, si la
contabilidad elaborada por el hombre para satisfacer sus necesidades de
informacion, entonces se puede decir que un satisfactor es til solamente cuando
satisface necesidades. La utilidad de la informacion financiera descansa y esta en
funcin de su contenido informativo y de su oportunidad.
SIGNIFICATIVA.- Debe ser significativa ya que representa una cualidad o
capacidad de mostrar mediante conceptos tcnicamente expresados as como en
cantidades o cifras a cerca de la informacion de una entidad econmica, en su
evolucin, en su situacin financiera presente, as como sus resultados de las
operaciones realizadas y de los dems datos que sean necesarios.
RELEVANCIA.- La informacion debe ser relevante y consistente en seleccionar
los elementos de la misma que permita al usuario interpretar la informacion para
tomar desiciones en base en ella y as lograr los objetivos particulares de la
entidad.
VERACIDAD.- Es una de las cualidades esenciales de la informacion financiera ya
que en caso de no contemplarse se puede en la practica desvirtuar
completamente la representacin de la entidad econmica, esto implica el hecho
de presentar en los estados financieros eventos, transacciones y operaciones
reales correctamente valuados y presentados en los estados financieros, de
acuerdo a lo anterior, en la contabilidad debern incluirse todos los datos de las
operaciones realizadas en el periodo en cuestin, de manera relevante y

significativa, para que cuando sea susceptible de ser revisada pueda afirmarse
que presenta razonablemente la situacin financiera de la utilidad en cuestin.
RESERVA.
Para cuentas incobrables.
Lo que se aporta para eventos futuros por si no nos pagan se
registra:

Gtos. De venta
Gtos. De reserva

Se hace de una experiencia anterior.

ESTIMACION.
Para cuentas incobrables.
Es cuando en una empresa nueva se deja al criterio del CP.
(Se cree, se piensa, se va a hacer).
PROVISION
Para cuentas incobrables. Solo empresas que normalmente tienen una cartera de
clientes y tienen sus experiencias con cada una y por eso se hace un estudio de si
hace o no y se hace esa provisin.
COMPARABILIDAD.- Es la cualidad de la informacion financiera para que pueda
ser validamente comparada en diferentes etapas de tiempo para una sola entidad
o en un consorcio entre dos o ms entidades. Para lograr una adecuada
comparacin de estados financieros se debe cumplir prcticamente al registrar la
informacion financiera, valuarse y registrarse con los mismos mtodos, sistemas,
procedimientos con la finalidad de poder juzgar la evolucin o retroceso de la
entidad. Inversin de lento movimiento u obsoletos.
CONFIABILIDAD.- La caracterstica que debe tener toda la informacin financiera,
no es confiable por si misma, ya que en la practica esta confianza es adjudicada
por los usuarios de la misma informacin financiera reflejando la informacin que
existe entre los usuarios y la informacin financiera.

.
OPORTUNIDAD.- Esta caracterstica se refiere como su nombre lo indica a que la
informacin que integran los estados financieros se tenga a tiempo para que los
usuarios de informacin puedan analizarla e interpretarla, y se puedan tomar
desiciones a tempo para as con esto lograr los objetivos formales planteados con
la informacin de la empresa. Esta caracterstica representa el objetivo ms
importante de la contabilidad financiera ya que esta a travs de los Edos.
Financieros debe presentar razonablemente la situacin financiera de una entidad.
De acuerdo a lo anterior los estados financieros que prepara la contabilidad
debern estar basados en acontecimientos reales, verificables y confiables
debiendo presentarse de manera tal
que estn libres de desviaciones y de informacion de poca
importancia relativa.
ESTABILIDAD.- Esta implica que al formular todo estado financiero, se hayan
empleado las mismas reglas, procedimientos, para su preparacin y que no hayan

cambiado con el transcurso de tiempo, para que por consecuencia esta

informacion pueda ser vlidamente comparada.
OBJETIVIDAD.- La imparcialidad del proceso de cuantificacin de las reglas
aplicables, mtodos y procedimientos del sistema de contabilidad no debe ser
deliberadamente distorsionado y susceptible a sentimientos personales, si no por
el contrario como resultado de la objetividad con que deben formularse los estados
financieros presente razonablemente la situacin financiera de una entidad
econmica de conformidad con las normas de informacion financiera (NIF).
VERACIDAD.- Se refiere a que el sistema de informacion contable puede ser
confirmado por otras personas (auditores internos o externos), aplicando pruebas
para comprobar la razonabilidad de las cifras que se muestran en los estados
financieros. En la practica los auditores que revisan los estados financieros, es
otro contador publico que con su independencia de criterio por no tener una
dependencia econmica puede emitir una opinin tcnicamente llamada
dictamen en el cual si no existieran violaciones a las NIF emite un dictamen
limpio mencionando en el mismo lo siguiente: Los estados financieros de la
entidad auditada presentan razonablemente la situacin financiera de la entidad
en cuestin.

PROVISIONALIDAD.- Esta caracterstica de los sistemas de informacion contable

se da en la practica al momento que dadas las caractersticas de las necesidades
de informacion que tienen los usuarios para poder conocer los resultados de las
operaciones realizadas y conocer la situacin financiera que nos revela el balance
general de cualquier entidad econmica que de acuerdo con las NIF se presupone
de existencia permanente (negocio en marcha), y as tomar desiciones en la
prctica tiene como consecuencia el hacer cortes convencionales (por lo regular
cada fin de mes) para as mostrar los cambios que ha tenido dicha informacion, lo
que trae como consecuencia que se presenten operaciones y eventos econmicos

que le afecten a la entidad y que cuyas repercusiones no terminan en la fecha que

marcan los estados financieros.
Esta caracterstica ms que deseable es una limitacin impuesta por las
circunstancias y por las necesidades de la informacin que tengan los usuarios
para tomar desiciones oportunas las cuales en la prctica se presentan peridica y
frecuentemente. La relacin entre beneficio y costo es una limitacin ms que una
caracterstica de la informacion contable. Los beneficios derivados de la
informacion financiera deben exceder del costo de obtenerla.
La relacin entre beneficio y costo es sin embargo en la prctica sustancialmente
un proceso de juicio; aun ms los costos no recaen necesariamente en los
usuarios que las disfrutan. Ahora bien los beneficios pueden tambin disfrutarse
por los usuarios distintos a aquellos para los que la informacin financiera fue
preparada, por ejemplo, para proporcionar informacin en los estados financieros
proyectados a las instituciones de crdito bancarias a efectos de obtener un
crdito a largo plazo con esto se puede decir que el costo financiero de la entidad
es positivo por el beneficio que se va a obtener con un crdito que le permita
cumplir con otras obligaciones financieras y pagarlo a largo plazo.

EQUILIBRIO EN LAS CARACTERISTICAS CUALITATIVAS

En la prctica contable entre las caractersticas cualitativas de un sistemade
informacion, se basa en la formulacin y logro de los objetivos de los estados
financieros, dicho en otras palabras deber hacer otro equilibrio entre la relevancia
y la confiabilidad de la informacin contable, con la intencin de obtener una
mayor utilidad. Para lograr lo anterior es necesario analizar con juicio profesional

la importancia relativa de las caractersticas cualitativas del sistema de informacin

implantado en la entidad ya que son los antecedentes de la contabilidad financiera
por lo que en teora se dice que la informacin contable, pasando por un proceso
de de transformacin
hasta la obtencin de los estados financieros deber estar diseada
de acuerdo a los fines informativos de cada entidad.

Procesos:
Sistema de Computo

Hoja de trabajo

Sistemas de Contabilidad

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se

recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a
la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos
etc. para controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una
empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de las
informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que
su estructura-configuracin cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad
importante de la misma.
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
1.

Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2.

Preparar una lista de chequeo.

3.

Elaborar informes.

4.

Preparar Catlogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5.

Disear formularios para todas las operaciones.

6.

Disear reportes.

7.

Preparar los libros.

8.

Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una

empresa

relativos

a:

su

razn

social,

ubicacin

fsica,

actividad

comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc.

Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por:
1.

El Balance General

2.

Estado de Prdidas y Ganancias

Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como

son:
1.

Estado de Costos Estimado

2.

Estadsticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin

financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un

ejercicio.
Cualidades

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia,

estratificacin, etc.
Catlogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima sern

necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la

suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro debern
agregarse al sistema.
Objetivos

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes

con la implementacin de un catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras

financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de

una empresa o entidad.
Las cuentas en el catlogo deben estar numeradas. La numeracin se basa

en el sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada

grupo de cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultado, de la
manera siguiente:
Balance General
1.

Activo

2.

Pasivo

3.

Capital
Estado de Resultado

4.

Ingreso s

5.

Costos

6.

Gastos

7.

Otro ingresos

8.

Otros gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito

para obtener un balance.

La codificacin es considerada como una operacin preliminar para la
clasificacin.

Manual de procedimiento: es la gua que explica cmo podemos utilizar el

catlogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que
siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para
garantizar una operacin.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el
mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registro,
informacin y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que
permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
1.

Numeracin.

2.

Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3.

Redaccin clara, sin errores.

4.

Adems del original, emitir las copias necesarias.

5.

Poseer firmas.
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
rdenes de compra
Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de

mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en
cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las
copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido
una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un
pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por
duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es
conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos
copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a
contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que
se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi el
departamento de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica la
mercancas y/o productos que desea comprar una compaa.
La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la
empresa y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El
original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y
triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar
respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su
cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas
de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador
tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto.
En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago

de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para
girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso
de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.
La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la
empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material. Puede ser
interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida
fuera de la institucin.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida
a la persona que instale el sistema de contabilidad.
La nmina es la lista de personas que trabajan en una empresa con
indicacin de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la
empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo
que representan recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro
de los mismos plazos de liquidacin del activo.
El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus
recursos de operacin as como sus deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio
o fracaso durante un perodo determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera

definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las
operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley
a este respecto y lograr la informacin o los datos necesarios para conocer su
situacin y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y
prdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones,
esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros
de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se
anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro
oficial, ya que sirve de fuente de informacin para conformar los estados
financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una
relacin detallada de las existencias finales listas para la venta valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se
clasifican, se registran e interpreta toda la informacin financiera, que mediante el
mecanismo de control interno sern recibidas.
Control interno: que no es ms que un plan de organizacin de todos los
mtodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control
interno contable.
Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen

que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los
datos de contabilidad.