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Organización y Sistemas Contables Encuentro # 2 UCC-León

Sistemas contables

Papel de la información contable:

La contaduría pública, definida como profesión, es aquella disciplina que satisface las necesidades de información financiera
de los diversos usuarios o interesados en el desempeño de una entidad. Como rama de la contaduría pública, controla y
presenta la información financiera mediante los estados financieros, que usa la dirección de las entidades para fundamentar
y tomar decisiones en beneficio de la empresa.

Controla los recursos


que para
El usuario Tomar
La contabilidad necesita decisiones
Produce información
financiera (Estados
financieros)

La contabilidad es el lenguaje de los negocios o de las finanzas; pues los seres humanos realizamos negocios, contenidos
en un universo mayor conceptuado como actividad económica, en el que las empresas llevan a cabo actividades y
operaciones, cuyos resultados necesitan conocer distintos interesados, quienes requieren información sobre las
consecuencias de tales operaciones empresariales para tomar decisiones. Así, observamos que la necesidad social más
importante que satisface la contabilidad es la de comunicar información financiera sobre los recursos utilizados o aplicados
por las entidades para la realización de sus fines u objetivos.

La realización de cualquier actividad económica, independientemente de quién la realice o de cómo se realice, supone la
aplicación de unos recursos determinados a unos fines específicos u objetos concretos. Si los recursos aplicados son
considerados ‘escasos’, la aplicación de los mismos a una actividad dada implica el no poder realizar otras actividades
alternativas que necesitarían, igualmente, dichos recursos y, en consecuencia, supone una ‘elección’ entre alternativas
excluyentes.

Los recursos escasos generan distintas necesidades de información para lograr un empleo más adecuado de éstos; por un
lado, el inversionista demanda información para saber si le interesa o no invertir en una empresa, en tanto que el tomador de
decisiones empresarial debe elegir qué recursos utilizar en la ejecución de sus tareas, así como qué productos o servicios
ofertar al mercado.

Debido a que estas decisiones conllevan riesgos empresariales (no existe certeza sobre el resultado que podrá obtener la
empresa como consecuencia de la actividad desarrollada) hace que la información contable se convierta en un importante
instrumento que informa sobre elementos o medios económicos de la empresa y sobre los acontecimientos relacionados con
el desarrollo de su actividad

Figura 2.1

Los sujetos toman decisiones

Las empresas desarrollan actividades y


operaciones

La contabilidad informa sobre las


consecuencias
1 de las operaciones
empresariales
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Se puede apreciar el proceso contable, que abarca el reconocimiento inicial, registro de las transacciones u operaciones,
transformaciones y eventos llevados a cabo por las empresas; su valuación, reconocimiento posterior, presentación y
revelación de la información financiera.

La contaduría pública no solamente brinda información financiera, sino que también sirve como un instrumento de control, lo
que incrementa su valía como disciplina profesional, además de que por sus características puede revisarse para garantizar
su veracidad y acrecentar su confiabilidad. Incluso ha llegado a convertirse en un apoyo constante de la alta gerencia, como
lo es la contabilidad administrativa

La necesidad social que debe llenar la contaduría como el ineludible requerimiento que toda entidad tiene de conocer su
propia situación financiera a través de una información que, siendo oportuna y veraz, le permita la toma de decisiones
administrativas, le facilite el cumplimiento de sus obligaciones de todo tipo, y le sirva para controlar sus bienes, derechos y
patrimonio. Cabe recalcar que esta necesidad de información financiera es universal, en el sentido más amplio de la palabra.
Es requerida por todo tipo de entidades: personas naturales o físicas y personas jurídicas; organismos públicos o privados,
con o sin fines de lucro, de diferente constitución legal y todo ello independientemente del sistema económico-social en el que
se viva.

El proceso sistemático de la información financiera constituye una serie de pasos integrados y secuenciales, que van desde
la captación de los datos (fenómenos económico-financieros) y su manejo (procesamiento y presentación) hasta el dictamen
de los estados financieros que dicha información produzca.

Elaboración Contabilidad financiera,


obtención administrativa, gerencial
Información
Contaduría publica financiera Estados
financieros

Revisión
Comprobación Auditoria

La información contable es necesaria para los empresarios e inversionistas les interesa saber si su dinero y los recursos que
han invertido en un negocio se utilizan de la manera más productiva. Requieren saber:

 Si la administración es eficiente.  Si se pagan bien los impuestos.


 Si se cumplen las metas.  Si cobran a tiempo los créditos.
 Sus utilidades.  Cuánto ganan o pagan de intereses.
 Sus ingresos, costos y gastos.  Si los clientes devuelven mercancía.
 Si necesitan efectivo.  Si los presupuestos son adecuados,
 Si hay faltantes en la empresa.  etcétera
 La mercancía con que cuentan

La contabilidad proporciona información financiera y da bases para controlar los recursos de la organización. Un buen
sistema contable debe permitir:

1. Que los datos generados por las transacciones se capten y registren.


2. Convertir los datos anteriores en información financiera de calidad.
3. Que los empresarios y la gerencia puedan decidir si:
a) Las utilidades están de acuerdo con lo que se invirtió.
b) Los recursos que posee la empresa permitirán pagar sus deudas y generar utilidades.
c) Tienen posibilidades para expandirse (o incluso si deben cerrar).
d) Requerirán fondos adicionales o pueden retirarlos de la empresa.
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4. No distrae al administrador con información inútil.

En fin, es información con la cual los dueños puedan decidir qué hacer con su organización, la administración seleccionar las
alternativas más rentables relacionadas con la empresa que dirige y los inversionistas si invierten o no en la empresa.

El objetivo último de la información contable es reflejar la realidad empresarial con el mayor grado de veracidad, que los
estados financieros reflejen –como si fuera un espejo– la realidad empresarial en cada momento del tiempo. En particular, los
fines de la llevanza de la contabilidad son muy diversos, dependiendo de las necesidades de cada usuario. En especial,
destacamos los siguientes:

 Dar fe de todas las operaciones que realiza la empresa, es decir, dejar constancia escrita de los hechos contables que
acontecen en los negocios. Todas las empresas deben elaborar estos registros en los libros contables: el libro Diario, el
libro Mayor y el libro de Inventarios y cuentas anuales.
 Evaluar la gestión de los administradores de las empresas, especialmente cuando el gestor no es el dueño del negocio.
 Servir de guía para que los gestores/administradores de la empresa puedan tomar decisiones tales como contratar a
trabajadores, aumentar el número de las tiendas de que dispone, reducir sus costes...
 Informar a los inversores sobre la realidad de su inversión y a los acreedores sobre su capacidad de devolución de sus
deudas.

Tanto la información procedente de la contabilidad financiera como la de la contabilidad interna o de gestión se complementan
y justifican la adopción de unas decisiones en detrimento de otras. En el Cuadro Contabilidad en acción 2.1. Podemos ver
cómo se utilizó la contabilidad para tomar decisiones.

Contabilidad en acción 2.1: En el año 1937 se creó en Pasadena, California, una empresa de venta de perritos calientes y
bocadillos que se servían en el automóvil del cliente. Sus fundadores fueron dos hermanos: Dick y Mac. En 1940 ya tenían
20 menús con más de 25 bocadillos cada uno y consiguieron $ 50.000 al año. ¿Cómo les afectó la contabilidad a estos
empresarios? Los hermanos McDonalds eligieron la línea de negocio más rentable según los datos procedentes de la
contabilidad: las hamburguesas. En el año 1941 solo ofrecieron nueve productos y con el tiempo se convirtieron en la
multinacional de comida rápida más famosa del mundo. En el año 2008 las ventas de la corporación ascendieron a más de
$16.000 millones de dólares y se obtuvieron unos beneficios de $4.000 millones.

Importancia del Sistema Contable

El acelerado desarrollo de la empresa no sólo ha sido expuesto a las exigencias internas para su adecuado desarrollo y
funcionamiento, sino también a presiones del entorno económico, lo cual ha generado la necesidad de modernizar los
sistemas y mecanismos de control que garanticen una eficiente administración de los recursos financieros. Toda empresa, no
importando su actividad económica, llega a un punto en que necesita registros contables organizados. El tamaño, operatividad
y organización determinarán el sistema de información financiera el cual deberá estar apegado a las Normas Internacionales
de Información Financiera y proporcionar todos los registros esenciales para obtener información oportuna y confiable,
facilitando de esta forma la salvaguarda de los activos.

Los sistemas de contabilidad comúnmente utilizados van desde sistemas manuales que utilizan diarios especiales para
facilitar los procesos de asientos en el Diario y Mayor, hasta sofisticados sistemas por computadora que llevan los registros
contables en cintas magnéticas bajo procesos electrónicos de datos. Cualquiera de estas dos formas que se utilice es de
mucha importancia para la empresa, ya que de las dos formas se obtiene información contable que es de mucha importancia
para la toma de decisiones dentro de la empresa. Un sistema de contabilidad debe contener lo siguiente:

 Las clases de transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son significativas para los estados financieros.
 La forma en que se inician esas transacciones.
 Los registros contables, documentos justificativos, información legible y las cuentas específicas en los estados
financieros, involucrados en el procesamiento de las operaciones.
 El procedimiento contable desde la realización de una operación, hasta su registro en el Libro Diario y Mayor.
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 El proceso de preparar la información financiera para obtener los estados financieros

El sistema contable, de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos
básicos que están relacionados con las actividades financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo,
el proceso contable involucra, además, la comunicación e interpretación de la información contable para todas aquellas
personas que estén interesadas, permitiéndoles una mejor toma de decisiones.

a) Registro de la Actividad Financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden
expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una
acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir
y describir objetivamente en términos monetarios.

b) Clasificación de la información; Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran
volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de
las cuales se recibe o paga dinero.

c) Resumen de la información: Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones sea útil, ésta debe
ser resumida, ya que por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como mucho
volumen sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la
información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas
resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito, tales como: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para
crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a
varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.

CASO: Emprendedor en restaurante

La empresa donde trabajaba el señor González fue adquirida recientemente por otro negocio. Como parte de la
restructuración, los nuevos dueños plantearon a los empleados la posibilidad de terminar la relación laboral ofreciéndoles una
indemnización. El señor González vio la oportunidad de utilizar el dinero de la liquidación como un capital inicial para
emprender un negocio y realizar un sueño que ha tenido desde siempre: abrir un restaurante.

El señor González es un excelente cocinero y tiene una idea muy clara del tipo de restaurante que desea. Decide abrir un
restaurante de comida rápida adaptando una parte de su casa. Esto tiene dos ventajas: por un lado, implica eliminar la
inversión inicial de rentar o comprar un local para el negocio; por otro, su casa se ubica a unos metros de una universidad
privada a la que asisten alumnos de altos ingresos. La afluencia de estudiantes disminuye los riesgos del negocio y representa
un mercado importante.

El señor González, animado con la idea, elabora un presupuesto y estima los montos requeridos para remodelar el área de
su casa que destinará al negocio, el costo de los permisos, así como los costos de los utensilios de trabajo, el mobiliario y
equipo. También diseña un menú sencillo y determina los precios comparando la oferta de los restaurantes del área. El señor
González compra personalmente los insumos para la elaboración de la comida y realiza los contratos con proveedores. Uno
de los contratos lo realiza con una panadería, donde accedieron a elaborar pan exclusivamente para el restaurante, lo que,
con el tiempo, se convertirá en un signo distintivo del negocio. Además, contrata a dos empleados y, finalmente, inaugura el
negocio.

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El restaurante resulta un éxito porque es del gusto de los estudiantes, empleados y profesores de la universidad, quienes lo
recomiendan a sus conocidos. La contabilidad del negocio está a cargo de un contador que es amigo del señor González. El
contador es el responsable del control de los documentos y del pago de los impuestos; además, reporta los estados
financieros, los cuales confirman que el negocio es rentable y que no tiene problemas de liquidez.

El hecho de que el restaurante esté situado cerca de una universidad ofrece la ventaja de contar con un mercado numeroso;
sin embargo, tiene la desventaja de tener un ciclo financiero extremo. Cuando la universidad está de vacaciones, el número
de clientes es mínimo y es más conveniente cerrar el restaurante. Para suavizar el ciclo financiero del negocio, González
decide expandir sus actividades y abrir otro restaurante en una zona de oficinas donde los empleados demanden comida
rápida.

Para esa inversión, requiere un capital mayor, así que decide solicitarlo a un banco. El señor González puede comprobar que
ha tenido éxito como empresario, pero necesita demostrar que el nuevo restaurante será una inversión rentable. El banco
solicita un plan de negocios detallado con costos. El contador es el encargado de realizar el plan de negocios y, junto con el
señor González, documenta los costos de los productos y servicios. El análisis realizado demuestra que algunos de los platillos
que se ofrecerán no son rentables. El señor González sabe que con la expansión de su actividad comercial no podrá controlar
personalmente las transacciones de los dos negocios, de manera que deberá delegar muchas de las actividades que en la
actualidad él mismo realiza. Por otra parte, quiere aprovechar la información derivada del análisis para tomar decisiones
acerca de los platillos ofrecidos y los procesos de producción y servicio.

RESPONDA LAS PREGUNTAS


1. Con la expansión del negocio, ¿Al señor González le convendría contratar a un contador como empleado del negocio?
2. ¿Qué tipo de información contable requiere tener el señor González para evaluar la rentabilidad de los platillos que ofrece?
3. ¿Qué área contable es la responsable de elaborar un plan de negocios que estime los resultados de la empresa con el
nuevo restaurante?
4. ¿Cuál es el factor externo que podría influir en las prácticas de contabilidad gerencial en el negocio del señor González?
5. ¿Qué se requiere para determinar la rentabilidad, la liquidez y la solvencia del restaurante?