INTEGRANTES

Chvez Delgado Moiss

Morales Perlado Carlos
Muoz Aleman Jonathan
Ramos Ramrez Yaser

Metodologa de Sistemas

UNS

METODOLOGA DE WILSON
CRUZ DE MALTA

Y LA

METODOLOGA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA

ndice de Contenido
La Cruz de Malta................................................................................................. 3
Procedimiento de Desarrollo............................................................................. 4
Comentarios y Sugerencias..............................................................................7
Aplicacin de la Cruz de Malta en un Organismo Operador.................................8
La reorganizacin de la informacin en un organismo operador de agua
potable, alcantarillado y saneamiento en su rea de contabilidad y cobranzas.
......................................................................................................................... 8
La Metodologa de Wilson..................................................................................13
Etapas de la Metodologa...............................................................................13
Conclusiones y Recomendaciones..................................................................16
Aplicacin de la Metodologa de Wilson en el Banco C.A...................................17
SUBSISTEMA DE ELABORACIN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO....................18
Derivacin del Modelo de Tarea Primaria........................................................18
Comparacin e Identificacin.........................................................................19
Procedimientos de Procesamiento de Informacin (IPP).................................20
Actividades..................................................................................................... 21
Cruz de Malta................................................................................................. 21
Anlisis y Recomendaciones a partir de la Cruz de Malta...............................21
Conclusiones.................................................................................................. 22
Bibliografa........................................................................................................ 24

ndice de Figuras
Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta..............................................................3
Figura 2. Procedimiento para la aplicacin de la Cruz de Malta...........................4
Figura 3. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y
saneamiento........................................................................................................ 8
Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable,
alcantarillado y saneamiento...............................................................................9
Figura 5. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas.....................10
Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador................................12
Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacin (modificado)..........13
Figura 8. Conformacin de categoras de informacin.......................................14
Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la informacin..........................15
Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta..........................................................16
Figura 11. Gerencia de planeacin y su ambiente.............................................17
Figura 12.Modelo de primer nivel de resolucin................................................18
Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolucin............................................19

ndice de Figuras
Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria..................................20
Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la
negociacin y control de metas financieras.......................................................21
2

Metodologa de Wilson y la Cruz

de Malta
La Cruz de Malta
Es una tcnica para apoyar el anlisis y rediseo de Sistemas de Informacin,
desarrollada en 1980 por Brian Wilson de la Universidad de Lancaster a partir
de un proyecto para la British Airways. Recibe su nombre por el parecido en la
forma de la condecoracin de la antigua orden de la Cruz de Malta.
Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visin integral de los
procesos de informacin y su relacin con las funciones del sistema; de tal
manera que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo
de la informacin.
Wilson establece que para el desarrollo de los sistemas de informacin se
deben considerar 2 aspectos:
a. Como las organizaciones existen en un ambiente cambiante, los
Sistemas de Informacin, en su funcionalidad y utilidad, necesitan ser
revisados continuamente.
b. Dada la situacin cambiante, los nuevos Sistemas de Informacin
necesitan ser desarrollados paralelamente a los existentes.

Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta.

La Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta. ilustra la estructura de la cruz

maltesa. Ubicando los 4 puntos cardinales en el centro de la cruz, se forman en
los extremos 4 matrices: NO, NE, SO y SE. La mitad superior de la cruz
(matrices NO y NE) contiene las actividades relevantes del sistema, junto con
una indicacin de los flujos de informacin de actividad actividad. La mitad
inferior de la cruz (matrices SO y SE) contiene una descripcin de los
procedimientos existentes para el procesamiento de la informacin.
El eje norte es una lista de las actividades (As) relevantes del sistema bajo
estudio, por ejemplo: Facturar, medir, cobrar, etc.
Los ejes este y oeste son idnticos y contienen los datos o las categoras de
informacin (CIs) esenciales para el soporte de las actividades, al nivel de
resolucin elegido, por ejemplo: demanda de agua, gastos de operacin,
padrn de usuarios, etc. El eje oeste, representando las entradas, es la imagen
a espejo del eje este, representando las salidas.
El eje sur es un listado de los procedimientos para el procesamiento de la
informacin (PPIs) y representa el estado existente de la red de procesamiento,
manual o automatizada, por ejemplo: anlisis y determinacin de cuotas,
monitoreo y control de fugas, clculo del costo por fugas de agua, etc.

Procedimiento de Desarrollo
La tcnica se realiza en dos fases: La fase de construccin de la cruz de malta y
la fase de interpretacin de la misma.
A continuacin, en la Figura 2, se presenta el procedimiento para su aplicacin.

Figura 2. Procedimiento para la aplicacin de la Cruz de Malta.

1. Construccin de la Cruz de Malta

Esta fase se integra por cinco etapas:
a. Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto
de estudio, de acuerdo a la metodologa propuesta por Checkland, es
decir; definir la escala de estudio y el nivel de desagregacin o
resolucin sobre el cual se analizar el sistema.
b. Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades (As), o
tareas primarias, que deben de realizarse para cumplir el propsito
del sistema. Por ejemplo: Analizar y evaluar redes de transporte,

reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del transporte,

monitoreo y control del trnsito y transporte, etc.
c. Definir la informacin mnima necesaria para soportar estas
actividades. Esta informacin determina las categoras de informacin
(CIs) para cada actividad. Por ejemplo: Inventario del parque
vehicular, control del parque vehicular, nmero de usuarios origen
destino, nmero de vehculos en horas pico, etc.
d. Identificar quin (en trminos de funcin) es el responsable para qu
conjunto de actividades. Aqu es importante definir quin(es) necesita
o proporciona qu informacin (la necesaria) y para qu propsito.
e. Definir el conjunto de procedimientos para el procesamiento de la
informacin (PPIs) que representa el uso eficiente de los recursos.
Estos no necesariamente estn preestablecidos, ms bien la idea es
disearlos aqu. Por ejemplo: Registro federal y estatal de
automotores, revista de unidades, estudios y encuestas del subsector,
dispositivos automticos de control de trnsito, etc.
A continuacin se hacen algunas precisiones para llevar a buen trmino
la realizacin de estas etapas.
El modelo conceptual que se construye es independiente de la estructura
organizacional. Solo as es posible relacionar los flujos de informacin con
el conjunto existente de funciones y responsabilidades administrativas.
En la Cruz de Malta, el trmino de categora de informacin se emplea
para enlazar la informacin y los datos. Esto no es ms que un
mecanismo empleado para que se haga una comparacin entre los
requerimientos (de informacin) y el suministro (de datos procesados).
Los datos procesados se vuelven informacin cuando se emplean con
algn propsito o algn significado, no es la forma o contenido de los
datos procesados lo que cambia, solo se interpretan de una manera
particular, por lo tanto es muy importante definir la categora de
informacin especificando su contenido de datos.
En la Cruz de Malta se colocan las actividades (As) y las categoras de
informacin (CIs) por orden de importancia. Los procedimientos para el
procesamiento de la informacin (PPIs) que se registran son los
existentes, manuales o automatizados. Analizando el flujo de la
informacin, algunos de estos se mantendrn, otros sern eliminados y
unos ms habr que disear.
Ahora bien, para representar el flujo de la informacin, se procede a
llenar con xs las cuatro matrices de la cruz. Con el propsito de ilustrar
el registro de las xs en las cuatro matrices de la cruz haremos referencia
a la figura 1.
La x en la matriz SO indica que los datos pertenecientes a la categora de
informacin CI1 son usados por PPI2 para producir una salida procesada
en la categora de informacin CI2, en la matriz SE.

La x en la matriz NE muestra que la informacin CI 1 es producida por la

actividad A1, y el responsable de esta actividad, tiene la capacidad de
vigilar y actualizar la informacin de la categora y as proveer datos
oportunamente como entrada de PPI2.
El significado de las dos xs en la matriz NO muestra que CI 2 es una
entrada esencial para A2 y A3. Los responsables de estas actividades
deben tener acceso a las salidas de PPI 2. En la prctica esto puede no

ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI 2 ha sido iniciado por

solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto
probablemente no sea un problema.
Las matrices NO y NE representan una imagen completa de las
actividades y de los flujos de informacin de actividad a actividad
considerada relevante.
Las matrices SO y SE representan los proceso de informacin existentes
y los flujos de informacin de rol a rol de los responsables de las
actividades; ilustrando sus alcances y sus interacciones. Para el caso
particular que el sistema no cuente con algn procesamiento de
informacin, estas matrices estarn en blanco, tenindose la oportunidad
de disear todos los PPIs.
Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE,
entonces la red de procesamiento de datos es exactamente igual que la
requerida por el modelo conceptual de actividades primarias.
La Cruz de Malta se completa haciendo un mapeo del flujo de
informacin de las actividades del modelo conceptual con los procesos
de informacin existentes.
Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirn
un conjunto de preguntas acerca del total de la red de procesamiento de
la informacin.
Algunas de estas preguntas pueden ser:
La existencia de un PPI proporcionando informacin de entrada a una
actividad, indica una duplicidad en el procesamiento de datos?
Pudiera ser ms eficiente el procesamiento utilizando datos ya
procesados por algn PPI, que emplear datos en bruto?
Los PPIs existentes y sus salidas cumplen con la necesidad total de
informacin de cada actividad?
Son consistentes los formatos de salida de los PPIs que soportan una
misma actividad y hay formatos ms tiles para los propsitos de esa
actividad?

Qu otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que

no fueron considerados en el diseo?
La
Cruz de Malta no proporciona las respuestas, pero enfoca las
preguntas a las reas pertinentes.
Una vez analizado el flujo de la informacin se lleva a cabo el rediseo de
los procedimientos. Entonces se decide si la informacin es procesada
mediante mtodos manuales o computacionales. Se identifica la fuente
de los datos, entre otras cosas, como por ejemplo, si esos datos se
almacenarn en una base de datos central o distribuida.

2. Interpretacin de la Cruz de Malta

Habiendo llenado la Cruz de Malta se pueden obtener algunas
conclusiones de acuerdo al significado de cada matriz, es as que:
La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las
actividades primarias y seala quines, de los que realizan las
actividades, necesitan tener acceso a qu PPIs.
Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran
en la matriz NE. En esta matriz se define aquellas actividades que tienen
la responsabilidad de monitorear y almacenar el contenido de los datos,
por lo que el personal que realiza dicha actividad, ser el responsable
directo de actualizar la informacin y vigilar que fluya correctamente.
Mediante el anlisis de las columnas de la matriz SO se pueden observar
los requerimientos para el diseo y operacin de bases de datos.
Siempre que exista una columna con demasiadas xs, significa que la
informacin asociada es frecuentemente utilizada por varios PPIs. De all
la necesidad de crear una base de datos compartida.
La matriz SE muestra las salidas generadas por PPIs, y por la distribucin
de las xs, se puede identificar la existencia o no de duplicacin de
informacin. Varias entradas en una columna de esta matriz representa
una duplicidad potencial de PPIs, y se debe examinar que cada proceso
no repita datos y ms bien, cada proceso proporcione cierta parte de
datos correspondiente a la categora de informacin de manera
complementaria. Asimismo, se puede identificar la informacin que nadie
produce y que es requerida por varias actividades. Aqu tambin se
identifican quines proporcionan la informacin y qu reas requieren ser
estudiadas con mayor detenimiento. Las interacciones ms significativas
que existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen
de esta matriz.

Comentarios y Sugerencias
No es necesario construir una Cruz de Malta con decenas de As, CIs y PPIs,
que represente el nivel ms alto de resolucin, ya que se volvera inmanejable.

Considerar 7 actividades resulta eficiente, considerar ms de 13 actividades

obstaculiza su manejo. Lo ms recomendable es seguir la metodologa para la
resolucin de problemas sugerida por Checkland.
La Cruz de Malta no es de fcil comprensin, requiere de algunos meses de
trabajo para su puesta en marcha y consume amplios recursos econmicos.
Adems, los cambios sugeridos en el manejo de la informacin impactan
directamente en la estructura organizacional, por lo que puede provocar
rechazos durante su implantacin. Sin embargo, es una tcnica que permitir
tener un manejo apropiado de la informacin.
Un sistema de informacin que busque tener calidad y productividad en el
manejo de la informacin, de entrada no es bienvenido, ms an cuando la
regla era informacin no continua, formatos diferentes, nivel de desagregacin
diferente, entrega no oportuna, etc.

Aplicacin de la Cruz de Malta en un Organismo

Operador
La reorganizacin de la informacin en un organismo
operador de agua potable, alcantarillado y saneamiento en
su rea de contabilidad y cobranzas.
En un organismo operador de una unidad habitacional organizado como
asociacin civil del estado de Morelos, se determin la urgente necesidad de su
reestructuracin administrativa para proporcionar el servicio de agua potable y
saneamiento de una manera eficiente, continua y oportuna.
Despus de realizarse un diagnstico previo para determinar las posibilidades
de intervencin, se concluy en abordar en principio el rea de contabilidad y
cobranzas, la cual reportaba las mayores dificultades e impactos negativos
hacia todo el organismo operador por su desempeo.
Se consider que era necesario reordenar el manejo de la informacin para dar
pauta a la creacin de un sistema de informacin confiable y computarizada. Se
sugiri el empleo de la cruz maltesa exclusivamente para el rea de
contabilidad y cobranzas.
Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable
quedaron expresadas en la siguiente definicin: "Ofrecer una buena calidad en
el servicio a los usuarios, siendo eficientes y preservando las instalaciones y las
fuentes de abastecimiento en buenas condiciones.
De manera general, la Figura 3 ilustra los servicios que presta un organismo
operador.

Figura 3. Representacin del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.

Las principales funciones o actividades que realizan los organismos operadores

son: operar y dar mantenimiento a la infraestructura existente a fin de
proporcionar el servicio con la mayor eficiencia todo el tiempo; disminuir
desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar y controlar las
finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema;
cobrar los consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las
tarifas vigentes y contratar al personal de apoyo necesario para dar
cumplimiento a sus actividades.
Adems de las actividades bsicas mencionadas, las acciones de macro
medicin, micro medicin, deteccin y control de fugas, conservacin de
fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios, mejoran la calidad del
servicio y permiten un funcionamiento financieramente ms sano de los
organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital
y bajar costos. En la Figura 4 se presentan, las reas y las actividades
especficas que se desarrollan para el caso del Organismo Operador.

Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable,

alcantarillado y saneamiento.

Aunado a lo anterior, estas empresas deben contemplar distintos niveles de

organizacin y viabilidad financiera que las conduzcan a convertirse en
empresas autnomas y auto financiables. La consolidacin de stas les dar el
fortalecimiento de empresas privadas que trabajan bajo esquemas financieros
sanos. El cambio del entorno para estas empresas, las lleva a plantearse la
necesidad de responder con eficiencia y rendimiento para ser ms
competitivas, no solo para subsistir sino para desarrollarse plenamente.
Por lo anterior el rea de contabilidad y cobranza juega un papel primordial
dentro del funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas
en el mbito de la eficiencia de esta rea, el sistema no solo se convertir en
una carga excesiva para el erario pblico sino que podr llegar a perder
eficiencia tcnica por la carencia de recursos para la operacin y
mantenimiento.
Las actividades especficas que intervienen en el rea de contabilidad y
cobranza quedan ilustradas en la Figura 5.

Figura 5. Actividades especficas de cobro y aplicacin de tarifas.

De acuerdo a las actividades anteriormente identificadas se definieron un total

de 16 categoras de informacin distintas.
Estas categoras son las siguientes:
1. Volumen de agua no contabilizada
2. Gastos totales de prestacin de servicio
3. Nmero total de medidores instalados
4. Adeudos por consumo de agua sobre la facturacin
5. Monto recaudado (total y por usuario)
6. Costo unitario de produccin de agua
7. Gastos de comercializacin y administracin del sistema
8. Gastos de mantenimiento
9. Gastos de operacin
10.Tarifas legales vigentes
11.Volumen de agua producido
12.Volumen de agua facturado
13.Volumen de agua disponible (disponibilidad del recurso)
14.Nmero de usuarios del sistema
15.Usuarios que se incorporan regularmente al sistema
16.Demanda de agua por los usuarios
Se observaron mltiples deficiencias, entre las ms significativas estuvieron:
Primero, el desarrollo del anlisis de cuentas referentes al padrn de usuarios,
donde no exista una estructura de informacin que permita de manera
eficiente realizar las actualizaciones al padrn, deteccin e incorporacin de
usuarios clandestinos, identificacin de medidores de control y generacin de
solicitudes para la instalacin de servicios.
Segundo, el control de la cobranza, donde fue necesario proponer flujos de
informacin que permitieran al usuario tener los medios favorables que por
adeudos de consumo de agua pudiera liquidar mediante condiciones de pago
en un esquema de apoyo al moroso. Con esto se pretendi dar seguimiento a
los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que
permitiera reducir al mximo la cartera vencida.

Dentro del mismo proceso de cobranza, se propuso establecer un sistema de

facturacin en sitio, que le permitiera al responsable de tomar la lectura,
entregar la factura al momento de tomar la lectura, as como actualizar el
registro del padrn de medidores; con el fin de que dichos procesos de
administracin generaran la informacin necesaria para la facturacin en sitio,
creando nuevas bases de datos para diferentes reas. La Figura 6 muestra la
Cruz de Malta completa.
Como frecuentemente ocurre, las propuestas de mejora se entregaron, algunas
ya probadas de que funcionaban. El resto era cuestin de que la administracin
decidiera ponerlas en marcha. Aqu, se entra al terreno de la implantacin,
donde se tiene que trabajar arduamente para que lo que antes fue una idea
ahora sea una realidad.

Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador.

La Metodologa de Wilson
Wilson desarroll una visin que permite identificar en forma participativa la
informacin requerida para soportar las actividades necesarias en las
organizaciones y la forma cmo esa informacin debe fluir entre las diferentes
actividades.
La identificacin de los requerimientos de informacin y los flujos
correspondientes se determinan modelando una tarea primaria (primary task)
de una organizacin a partir de una definicin raz.
A partir de la estructura organizacional existente, los flujos de informacin
actividad por actividad (flujos de informacin requeridos por las actividades)
son convertidos en flujos de informacin rol a rol, con el objeto de identificar
quin responde por el manejo de informacin en la administracin (con base en
la actividad de la cual cada uno es responsable).
Los sistemas de informacin requeridos son determinados con base en un
anlisis de las necesidades de desempeo de cada una de las actividades
identificadas.

Etapas de la Metodologa
Wilson resume su metodologa en las siguientes etapas (Figura 7. El modelo de
Wilson para analizar la informacin (modificado).):

Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la informacin (modificado).

Etapa 1. Efectuar un anlisis basado en la problemtica para determinar

qu se debe considerar como una descripcin de tarea primaria
relevante para la situacin (actual o futura).

Etapa 2. Desarrollar un modelo de tarea primaria de consenso a

cualquier nivel de resolucin sobre qu y cmo se deben hacer las cosas.
Si se requiere validacin en relacin con un nivel de resolucin actual,
se puede considerar la utilizacin de dos mtodos que han probado ser
tiles (aparte de un cuestionamiento general basado en la existencia o
no de las actividades). stos son:
o Determinar lo que debera ser la salida de una actividad y buscar
la existencia de esa salida en la situacin del mundo real. Si existe
la salida, la actividad que la produce debe existir (por ejemplo, un
plan de produccin no puede existir sin que tambin haya una
actividad de planear la produccin).
o Mediante entrevistas, desarrollar modelos de tarea primaria
relevantes para las reas de responsabilidad de los
administradores. Un mapeo de estos modelos individuales en el
modelo de tarea primaria permitir que se realice la validacin.
Este mtodo tambin ayuda en una etapa final de mapeo de la
organizacin. La validacin, en estos trminos, significa que las
actividades del modelo son legtimas. Es evidente que aqu slo
pueden emprenderse en relacin con un anlisis de los
requerimientos de informacin actual.

Etapa 3. Examinar cada actividad en el modelo de tarea primaria como

un proceso de transformacin e identificar (Figura 8. Conformacin de
categoras de informacin.):

Figura 8. Conformacin de categoras de informacin.

La informacin requerida como una entrada en cada actividad

para que pueda realizarse;
o La informacin producida como una salida al hacer la actividad
(pero slo la que emplea como entrada otra actividad), y
o Para las actividades de control, la informacin de monitoreo
necesaria, basada en una definicin de las medidas de desempeo
para cada actividad.
En esta etapa se debe definir cada categora de informacin en trminos
de su contenido de datos (derivando un modelo de datos).
o

Etapa 4. Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad

superior de la Cruz de Malta (Figura 10).

Etapa 5. Examinar cada procedimiento de procesamiento de

informacin (IPP) (Figura 9) existente e identificar las categoras de
informacin a las que pertenecen los datos de entrada y salida (a travs
de los modelos de datos). Ubicar los IPP en la mitad inferior de la Cruz de
Malta (Figura 10).

Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la informacin.

Etapa 6. Examinando las categoras de informacin de apoyo requeridas

por las actividades en el modelo de tarea primaria (matriz noroeste).
Identificar cualquier omisin o duplicacin potencial en la red de
procesamiento de datos existente comparando los requerimientos
(matriz noroeste) con los suministros. (matriz sureste).
En una situacin sin desarrollar o donde se vayan a corregir omisiones,
establecer los procesos de transformacin de datos necesarios para
satisfacer los requerimientos de suministro. Investigar las maneras
alternativas de combinar estos procesos de transformacin de datos en
IPP para evitar duplicaciones y omisiones posteriores en la red de
procesamiento de datos resultante.

Etapa 7. Para cada IPP (nuevo o modificado), desarrollar el modelo de

actividad para la transformacin de datos bsicos (o no procesados) en
los datos procesados requeridos.
Estas actividades representan una definicin de lo que es necesario
hacer para que los datos bsicos proporcionen las categoras de
informacin de apoyo requeridas de la red de IPP. Entonces se solicitan
decisiones para determinar cmo hacer las actividades, por ejemplo, en
forma manual, por computadora o mediante una combinacin de ambas.
Al mismo tiempo, tambin es necesario determinar cmo capturar y
almacenar los datos bsicos.

Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.

Etapa 8. Convertir los requerimientos de informacin de actividad en

requerimientos de informacin de rol, al hacer un mapeo de la
organizacin en el modelo de tarea primaria. (Nota: Esto pudo haberse
realizado ya, si para validar se ha adoptado el mtodo b) en la etapa 2).

Las etapas 1 a 7 determinan los IPP requeridos en una red de procesamiento de

datos eficiente, para proporcionar los requerimientos de informacin esenciales
para toda la organizacin (o para una parte de ella). La etapa 8 determina
quin, en trminos de rol, necesita los conjuntos particulares de datos
procesados producidos por los IPP.

Conclusiones y Recomendaciones
Informacin y tecnologa para el manejo de la informacin deben distinguirse
como conceptos diferentes para la empresa, pero estrechamente relacionados
e importantes para el desarrollo de actividades de negocios en la vida moderna.
Su impacto en las empresas pasa por la redefinicin y cambio permanente de
los negocios hasta la integracin y desarrollo de relaciones de cooperacin
entre competidores que antes se consideraban antagnicos y en francas
guerras mortales. Esta situacin determina la necesidad de procesos de
planeacin de la informacin y la tecnologa de informacin acordes con esta
nueva era; que respondan a las caractersticas particulares de cada negocio y
que utilicen metodologas flexibles y con un elevado grado de participacin de
los interesados en la problemtica de la informacin.
El marco de la metodologa de sistemas suaves se presenta nuevamente como
un lenguaje poderoso para orientar los procesos de reflexin y debate en las
organizaciones. Al igual que en procesos de mejoramiento continuo,
reingeniera y rediseo organizacional, el enfoque resulta altamente consistente

con las necesidades de participacin en la planeacin estratgica de

informtica y un orientador claro para la bsqueda de soluciones de consenso
en un tema tan complejo y de tanta importancia para la vida moderna.

Aplicacin de la Metodologa de Wilson en el Banco C.A.

Para llevar a cabo este estudio caso se escogi el rea de planeacin del Banco
C.A. y se cont con la participacin activa de sus funcionarios y directivos.

Figura 11. Gerencia de planeacin y su ambiente.

Las interrelaciones con otros departamentos y su relacin con el ambiente se

muestrean en la Figura 11.
El sistema de planeacin se define con esta definicin de raz:
Un sistema de propiedad del Banco C.A., que recoge, procesa y analiza
informacin estratgica interna y externa, para producir los repostes de la
proyeccin el negocio dirigido a la alta direccin. Buscando balancear las
restricciones legales y reglamentarias con las expectativas y polticas del C.A.
Esta rea est compuesta por seis subsistemas:
1. Investigacin macroeconmica: Estudia el medio y como afecta al
Banco C.A. Ejemplos: tasas de inters, legislacin, etc.
2. Investigacin sectorial: Se analiza informacin de sectores
econmicos en los que el Banco C.A. desarrolla sus actividades; por
ejemplo, los sectores textil, agrcola, etc. Se determina la concentracin
de cartera, las condiciones y expectativas econmicas y poltico-jurdicas
de cada sector.
3. Investigacin del posicionamiento del Banco C.A. frente a la
competencia: Se trata de establecer las estrategias de la competencia

a partir del anlisis de la informacin financiera de la competencia. Se

establece el posicionamiento del Banco C.A. con base en las cifras
actuales e histricas.
4. Anlisis regionales: Para cada regin se hace un anlisis del
desempeo de las oficinas, para recomendar apertura y cierre de las
mismas.
5. Planeacin estratgica: Redefinicin continua del plan estratgico del
Banco C.A. desarrollo de ndices de gestin para el control del plan.
6. Elaboracin y control del presupuesto: Este fue el subsistema
escogido para llevar a cabo el ejercicio.
La Figura 12 muestra el modelo del sistema en nivel de recursin uno.
Todos los subsistemas se interceptan en un gran objetivo mensual que es
preparar y realizar el informe para la Junta Directiva. En este informe se
resumen los principales indicadores econmicos para dar una apreciacin sobre
su ares de anlisis.

Figura 12.Modelo de primer nivel de resolucin.

SUBSISTEMA
DE
PRESUPUESTO

ELABORACIN

CONTROL

DEL

Ahora este subsistema presenta situaciones problemticas en las que resulta

til aplicar la metodologa de WILSON.
Se establecieron dos objetivos principales para el estudio de este subsistema:
1. Derivar una recomendacin para la mejora de cualquier aspecto de
sistema relacionado con el plan presupuestario.
2. Aplicar los conceptos de la metodologa de anlisis de sistemas de
informacin de WILSON.

Derivacin del Modelo de Tarea Primaria

A partir de la identificacin de la transformacin primaria, se logr nombrar el
sistema relevante como: sistema para la negociacin y control de metas
financieras.
Para este sistema se deriv una definicin raz que es el punto de partida del
anlisis del sistema. La definicin raz considerada es:
Un sistema de propiedad de la junta Directiva del Banco C.A. que bajo las
restricciones de la Junta Directiva del Banco de la Republica y las de
periodicidad anual y mensual del proceso, apoya el sistema de planeacin para
transformar expectativas macroeconmicas de crecimiento de estadsticas
histricas de algunos rubros presupuestales, en herramientas para el control de
las proyecciones financieras del negocio; mediante las siguientes actividades:
recopilar informacin, definir rubros a presupuestar, analizar la informacin
seleccionada, presupuestar, consolidar y negociar, divulgar, controlar y ajustar
las metas del negocio. Esta transformacin es llevada a cabo por la Gerencias
de Planeacin y los funcionarios, afectando directamente a la Junta Directiva y
a ellos mismos, teniendo en cuenta que se buscas la alineacin de las metas
financieras globales, con las locales asegurando su logro continuo y
colaborando en la planeacin del da al da.
cifras macroeconomicas
externas

necesidad de
ajustes

estadisticas
presupuestales y reales

RECOPILAR Y
ANALIZAR
INFORMACION

criterio rubros
centralizados
DEFINIR
RUBROS

PRESUPUESTO
LOCAL

PRESUPUESTO
GLOBAL

PRESUPUESTAR
RUBROS
CENTRALIZADOS

cifras balance y P y G

presentacion oficial
de presupuesto

DIVULGAR
PRESUPUESTO
DETALLADO

cambios de
entorno

CONSOLIDAR
Y NEGOCIAR

CONTROL
Y LOGROS

necesidad de
ajuste

inf. de
cumplimiento

Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolucin.

El modelo resultante de esta definicin se presenta en la Figura 13. El modelo

total fue validado como una descripcin de tarea primaria de las actividades

necesarias para la elaboracin y control del presupuesto. Se determin salida

de casa actividad y se identific si exista en el mundo real, validando de eta
forma la legitimidad de las actividades que la produce.

Comparacin e Identificacin
Una vez validado el modelo se procedi a identificar los flujos mnimos
necesarios de informacin de cada actividad, para la operacin del sistema.
Este flujo por activada de comparo con los procesos de comunicacin
identificados en el modelo, mediante la construccin de la Tabla 1 para cada
actividad.
Comportamiento histrico oficina/regional
Ao- mes
Valor presupuestado
Valor ejecutado
Ajustes

ACTIVIDAD
Recopilar
analizar
informacin

Presupuestar
global
Consolidar
negociar

Definir rubros

ENTRADA
Cifras macroeconmicas
externas.
Estadsticas
presupuestales y reales.
Necesidades de ajuste.
Metas para productos
de capacitacin y
colocacin.
Presupuesto global
aprobado.
Criterio de
descentralizacin del
presupuesto.

SALIDA

Metas para productos

de captacin y
colocacin.

Presupuesto global
aprobado.

Presupuesto detallado
aprobado.
Formato presupuesto
descentralizado.
Formato presupuesto
centralizado.

Presupuestar
local
Presupuestar
rubros
centralizador
Divulgar
presupuesto

Formato presupuesto
local.
Bases histricas.
Comportamiento
oficina/regional
Formato presupuesto
centralizado.
Informacin
macroeconmica.
Presupuesto detallado
aprobado.

Presupuesto de rubros
descentralizados.

Presupuesto de rubros
centralizados.

Presentacin oficial del

presupuesto.

detallado

Controlar logros

Presupuesto detallado
aprobado.
Cifras, balance y P Y G.
Cambios del entorno.

Necesidad de ajuste.
Informe mensual de
cumplimiento.

Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria.

Procedimientos de Procesamiento de Informacin (IPP)

Los IPP descritos aqu corresponden a los indispensables para cumplir con las
necesidades de la Gerencia de Planeacin, en su responsabilidad del sistema de
presupuesto nicamente.
Estos son los IPP correspondientes al modelo de nivel dos.
Los sistemas encontrados en la actualidad se realizan en forma de
semiautomtica, ya que todos estn apoyados en herramientas de propsito
general del etilo hoja electrnica.
Los IPP identificados son:

Modelo de anlisis de sensibilidad.

Sistema para la actualizacin y consolidacin del presupuesto.
Sistema para el control de ejecucin del presupuesto.

Actividades
Las actividades identificadas a partir del modelo conceptual son:

Recopilar y analizar informacin econmica.

Definir rubros que se van a presupuestar.
Presupuestar localmente.
Presupuestar globalmente.
Consolidar y negociar.
Divulgar presupuesto.
Controlar logros.

Todas estas actividades existen en la realidad, ya que son resultado de una

nueva organizacin para la ejecucin del presupuesto. En los meses de octubre
a diciembre se realizan estas actividades por primera vez a cargo de la
Gerencia de Planeacin.

Cruz de Malta
A continuacin se muestra la Cruz de Malta en la Tabla 2 como herramienta
para plasmar y analizar la interaccin entre las categoras de informacin, las
actividades y los IPP.
X

X X

X
X
X X

X
X

Control de logros
Divulgar presupuesto
Recopilar y analizar
Presupuestar global
Consolidar y negociar

X
X

X X
X
X

X X

X X

X X X X
X X

Presupuestar local
Definir rubros

X X Mod.
Anlisis
sensibilid.
X
Sist.
Consolidacin
pres.
X
Control
ejecucin
pres.

Metas financieras

Presupuesto detallado

Comportamiento oficina

Criterio para ajuste

Dif. Cifras reales y pres.

Detalles balance y P y G

Presupuesto local

Detalles rubro presup. I

Presupuesto global

IPP

Sal
ida
s

X
Estadisticas presup/reales

E
n
tr
a

Actividad
es

X
Cifras macroeconom ext.

Metas financieras

Comportamiento oficina

Presupuesto detallado

Dif. Cifras reales y pres.

Criterio para ajuste

Detalles rubro presup. I

X
Detalles balance y P y G

Presupuesto local

Presupuesto global

Cifras macroeconom ext.

X
Estadisticas presup/reales

X
X X
X

Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociacin y

control de metas financieras.

Anlisis y Recomendaciones a partir de la Cruz de Malta

1.

Matriz sureste vs. Matriz noreste: Examinando las categoras de

informacin requeridas por las actividades y relacionndolas como
salidas de los IPP se evidencias que: el IPP sistema de consolidacin del
presupuesto genera presupuesto detallado, el cual a su vez es la
entrada para dos actividades diferentes: control de logros y divulgar
presupuesto. Esto implica investigar el papel de los administradores de
estas dos actividades. En este momento la actividad de control de logros
la realiza la Gerencia de Planeacin, pero en un futuro cercano se va a
ceder la Contabilidad. La actividad de divulgar presupuesto es completa
responsabilidad de planeacin. Segn lo anterior, ahora no hay
problemas, pero para el futuro debe asegurara la disponibilidad de la
salida del IPP sistema de consolidacin en el departamento contable;
sobre todo, si se realiza este proceso en forma automatizada.
2. Matriz noreste vs. Matriz suroeste: Se mir la oportunidad de la
informacin de la salida de actividades que son entrada para los IPP. Por
medio de entrevistas se estableci que la informacin sobre metas
financieras y cifras macroeconmicas (salida de la actividad recopilar y
analizar) son las que determinan la ruta crtica en la elaboracin del
presupuesto. En especial, influyen en los IPP: modelos de anlisis de
sensibilidad y sistemas de consolidacin de presupuesto.
3. Anlisis
de coherencia: Al revisar si haba alguna actividad
responsable completamente por algn IPP, se encontr que la actividad
de recopilar y analizar es responsable del IPP modelos de anlisis de
sensibilidad, ya que sus salidas son las entradas del proceso. No solo es
responsable de mantener y actualizar las categoras de datos sino
tambin de mantener el IPP.
4. Matriz suroeste: A partir del anlisis de este zona de la Cruz se
concluy que es necesario crear una base de datos con informacin
estadstica macroeconmica externa y estadstica presupuestales que en

la actualidad no existe y, por lo tanto, los dos IPP relacionados con estas
entradas deberan consolidarse en un solo sistema automatizado. Se
propone desarrollar un sistema para anlisis de sensibilidad y
consolidacin del presupuesto.
5. Matriz sureste: De su anlisis se determin que no existe duplicidad en
las salidas de los IPP. Pero se detect que no existe un IPP que se
encargue de producir la salida comportamiento de las oficinas
requerida como entrada para la actividad presupuestal local (ver
matriz noreste). Esto evidencia que el proceso del presupuesto que
realizan los funcionarios del Banco C.A. y por medio del cual ellos mismos
presupuestan su rea, no est apoyado por ningn IPP del rea de
planeacin. Se propone crear un nuevo IPP (puede ser automatizado,
pero en hojas de clculo) que le permita al funcionario jugar con la
informacin histrica de los presupuestos de su rea (u oficina) vs. La
ejecutada para que apoye, por ejemplo, la toma de decisiones sobre
metas ms realistas en captacin y colocacin de recursos.

Conclusiones
1. En el proceso de aplicacin de la metodologa, en el paso para identificar
las categoras se identificaron, primero, las entidades y para ellas las
clases de datos; luego, se hizo analoga de las categoras de informacin
presupuestas en la metodologa de WILSON.
2. El rea en donde se aplic la metodologa llevo a escoger una situacin
problema demasiado especifica en la que la Cruz de Malta resulto
pequea. Al no reflejar en el modelo de tarea primaria, actividades que
involucren varios departamentos, no se pudo apreciar el uso de
herramienta para identificar duplicidades de informacin entre
actividades de diferentes reas.
3. El enfoque de tarea primaria llevo claramente a la identificacin de lo
que se debe hacer. Esto facilito el anlisis de requerimientos de
informacin, reducindose el campo de bsqueda a un conjunto de
actividades mnimas necesarias para realizar las tareas.
4. En el proceso para obtener consenso sobre el nombre del sistema
relevante, su definicin raz y su correspondiente modelo conceptual (se
hicieron dos versiones iniciales y se lleg al consenso en la definicin
referida en este informe), se not el inters que la herramienta despierta
por ser muy til al hacer explicitas las diferentes visiones que sobre un
mismo sistema de actividades humanas puede haber.
5. Por medio de la Cruz de Malta se reconoci la necesidad de crear un
nuevo IPP para los funcionarios del Banco C.A. que desarrollan el
presupuesto local en forma descentralizada.

Bibliografa
Fundacin ICA, A.C. Tcnicas Participativas para la Planeacin. Cap. 22, de
Gabriel de las Nieves Snchez Guerrero, editado por Csar Arteaga Ibarra, 309320. Mxico D.F., 2003.
Martnez Avella, Mario Ernesto. Ideas para el Cambio y el Aprendizaje en la
Organizacin: Una Perspectiva Sistmica. Cap. 6, editado por Yolanda Madero
T., 201-215. Bogot: Ecoe Ediciones, 2005.