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Índice de Contenido
La Cruz de Malta.................................................................................................................................3
Procedimiento de Desarrollo..........................................................................................................4
Aplicación de la Cruz de Malta en un Organismo Operador...............................................................8
La reorganización de la información en un organismo operador de agua potable, alcantarillado y
saneamiento en su área de contabilidad y cobranzas.....................................................................8
La Metodología de Wilson................................................................................................................13
Etapas de la Metodología..............................................................................................................13
Aplicación de la Metodología de Wilson en el Banco C.A.................................................................18
SUBSISTEMA DE ELABORACIÓN Y CONTROL DEL PRESUPUESTO..................................................19
Derivación del Modelo de Tarea Primaria.....................................................................................19
Comparación e Identificación.......................................................................................................20
Procedimientos de Procesamiento de Información (IPP)..............................................................21
Actividades....................................................................................................................................22
Cruz de Malta................................................................................................................................22
Análisis a partir de la Cruz de Malta..............................................................................................22
Bibliografía........................................................................................................................................24
Índice de Figuras
Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta.............................................................................................3
Figura 2. Procedimiento para la aplicación de la Cruz de Malta.........................................................4
Figura 3. Representación del sistema de agua potable, alcantarillado y saneamiento.......................8
Figura 4. Estructura de la empresa prestadora de servicios de agua potable, alcantarillado y
saneamiento.......................................................................................................................................9
Figura 5. Actividades específicas de cobro y aplicación de tarifas....................................................10
Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador..............................................................12
Figura 7. El modelo de Wilson para analizar la información (modificado)........................................13
Figura 8. Conformación de categorías de información.....................................................................14
Figura 9. Procedimientos de procesamiento de la información........................................................15
Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.........................................................................................16
Figura 11. Gerencia de planeación y su ambiente............................................................................17
Figura 12.Modelo de primer nivel de resolución..............................................................................18
Figura 13. Modelo de segundo Nivel de resolución..........................................................................19
Índice de Figuras
Tabla 1. Entradas y salidas para cada actividad primaria..................................................................20
Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociación y control de
metas financieras..............................................................................................................................21
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
[CITATION Sán03 \p 309 \l 10250 ]Por su estructura y funcionamiento, permite adquirir una visión
integral de los procesos de información y su relación con las funciones del sistema; de tal manera
que permite plantear los cambios necesarios para el manejo efectivo de la información.
Wilson establece que para el desarrollo de los sistemas de información se deben considerar 2
aspectos:
Flujo de la información
.
NO . NE
Matriz . Matriz
.
X A3
X A2
A1 X
Actividades
N
..... CI3 CI2 CI1 Entrada O E Salida CI1 CI2 CI3 .....
S
Procedimiento para el
Procesamiento de la Información
P. P. I1
X P. P. P2 X
P. P. I3
.
SO . SE
Matriz . Matriz
.
Flujo de la información
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
La Figura 1. Estructura de la Cruz de Malta. ilustra la estructura de la cruz maltesa. Ubicando los 4
puntos cardinales en el centro de la cruz, se forman en los extremos 4 matrices: NO, NE, SO y SE. La
mitad superior de la cruz (matrices NO y NE) contiene las actividades relevantes del sistema, junto
con una indicación de los flujos de información de actividad – actividad. La mitad inferior de la cruz
(matrices SO y SE) contiene una descripción de los procedimientos existentes para el
procesamiento de la información.
El eje norte es una lista de las actividades (A’s) relevantes del sistema bajo estudio, por ejemplo:
Facturar, medir, cobrar, etc.
Los ejes este y oeste son idénticos y contienen los datos o las categorías de información (CI’s)
esenciales para el soporte de las actividades, al nivel de resolución elegido, por ejemplo: demanda
de agua, gastos de operación, padrón de usuarios, etc. El eje oeste, representando las entradas, es
la imagen a espejo del eje este, representando las salidas.
Procedimiento de Desarrollo
La técnica se realiza en dos fases: La fase de construcción de la cruz de malta y la fase de
interpretación de la misma.
a. Construir el modelo conceptual del sistema o parte del sistema objeto de estudio, de
acuerdo a la metodología propuesta por Checkland, es decir; definir la escala de
estudio y el nivel de desagregación o resolución sobre el cual se analizará el sistema.
b. Identificar para ese nivel, el conjunto necesario de actividades (A’s), o tareas primarias,
que deben de realizarse para cumplir el propósito del sistema. Por ejemplo: Analizar y
evaluar redes de transporte, reestructurar la red vial, pronosticar comportamientos del
transporte, monitoreo y control del tránsito y transporte, etc.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
En la Cruz de Malta se colocan las actividades (A’s) y las categorías de información (CI’s)
por orden de importancia. Los procedimientos para el procesamiento de la información
(PPI’s) que se registran son los existentes, manuales o automatizados. Analizando el flujo
de la información, algunos de estos se mantendrán, otros serán eliminados y unos más
habrá que diseñar.
Ahora bien, para representar el flujo de la información, se procede a llenar con x’s las
cuatro matrices de la cruz. Con el propósito de ilustrar el registro de las x’s en las cuatro
matrices de la cruz haremos referencia a la figura 1.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
El significado de las dos x’s en la matriz NO muestra que CI 2 es una entrada esencial para A2
y A3. Los responsables de estas actividades deben tener acceso a las salidas de PPI 2. En la
práctica esto puede no ocurrir, particularmente si el desarrollo de PPI 2 ha sido
iniciado por solo uno de ellos, pero si el responsable de A2 y A3 es el mismo, esto
probablemente no sea un problema.
Las matrices NO y NE representan una imagen completa de las actividades y de los flujos
de información de actividad a actividad considerada relevante.
Si las matrices NO y NE son la imagen de espejo de las matrices SO y SE, entonces la red de
procesamiento de datos es exactamente igual que la requerida por el modelo conceptual
de actividades primarias.
Relacionando la parte baja con la parte alta de la Cruz de Malta surgirán un conjunto de
preguntas acerca del total de la red de procesamiento de la información.
¿Pudiera ser más eficiente el procesamiento utilizando datos ya procesados por algún PPI,
que emplear datos en bruto?
¿Los PPI’s existentes y sus salidas cumplen con la necesidad total de información de cada
actividad?
¿Son consistentes los formatos de salida de los PPI’s que soportan una misma actividad y
hay formatos más útiles para los propósitos de esa actividad?
¿Qué otras actividades requieren de los datos provistos por el PPI y que no fueron
considerados en el diseño?
La Cruz de Malta no proporciona las respuestas, pero enfoca las preguntas a las áreas
pertinentes.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
La matriz NO indica los datos que son necesarios para realizar las actividades primarias y
señala quiénes, de los que realizan las actividades, necesitan tener acceso a qué PPI’s.
Los datos que son producidos por las actividades primarias se muestran en la matriz NE. En
esta matriz se define aquellas actividades que tienen la responsabilidad de monitorear y
almacenar el contenido de los datos, por lo que el personal que realiza dicha actividad,
será el responsable directo de actualizar la información y vigilar que fluya correctamente.
La matriz SE muestra las salidas generadas por PPI’s, y por la distribución de las x’s, se
puede identificar la existencia o no de duplicación de información. Varias entradas en una
columna de esta matriz representan una duplicidad potencial de PPI’s, y se debe examinar
que cada proceso no repita datos y más bien, cada proceso proporcione cierta parte de
datos correspondiente a la categoría de información de manera complementaria.
Asimismo, se puede identificar la información que nadie produce y que es requerida por
varias actividades. Aquí también se identifican quiénes proporcionan la información y qué
áreas requieren ser estudiadas con mayor detenimiento. Las interacciones más
significativas que existen en la Cruz de Malta pueden identificarse mediante el examen de
esta matriz.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
Se consideró que era necesario reordenar el manejo de la información para dar pauta a la creación
de un sistema de información confiable y computarizada. Se sugirió el empleo de la cruz maltesa
exclusivamente para el área de contabilidad y cobranzas.
Las funciones que cumple una empresa prestadora del servicio de agua potable quedaron
expresadas en la siguiente definición: "Ofrecer una buena calidad en el servicio a los usuarios,
siendo eficientes y preservando las instalaciones y las fuentes de abastecimiento en buenas
condiciones”.
De manera general, la Figura 3 ilustra los servicios que presta un organismo operador.
Las principales funciones o actividades que realizan los organismos operadores son: operar y dar
mantenimiento a la infraestructura existente a fin de proporcionar el servicio con la mayor
eficiencia todo el tiempo; disminuir desperdicios de agua y desalojar las aguas negras; administrar
y controlar las finanzas del sistema; adquirir los bienes y servicios necesarios para el sistema;
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
cobrar los consumos de agua; aplicar los cargos por regazos de acuerdo con las tarifas vigentes y
contratar al personal de apoyo necesario para dar cumplimiento a sus actividades.
Además de las actividades básicas mencionadas, las acciones de macro medición, micro medición,
detección y control de fugas, conservación de fuentes de abastecimiento, padrones de usuarios,
mejoran la calidad del servicio y permiten un funcionamiento financieramente más sano de los
organismos operadores e incluso pueden ayudar a diferir inversiones de capital y bajar costos. En
la Figura 4 se presentan, las áreas y las actividades específicas que se desarrollan para el caso del
Organismo Operador.
ORGANISMO
OPERADOR
ÁREA DE
ÁREA TÉCNICO ÁREA
CONTABILIDAD Y
OPERATIVA ADMINISTRATIVA
COBRANZAS
Por lo anterior el área de contabilidad y cobranza juega un papel primordial dentro del
funcionamiento del sistema, si no se toman las medidas correctivas en el ámbito de la eficiencia de
esta área, el sistema no solo se convertirá en una carga excesiva para el erario público sino que
podrá llegar a perder eficiencia técnica por la carencia de recursos para la operación y
mantenimiento.
Las actividades específicas que intervienen en el área de contabilidad y cobranza quedan ilustradas
en la Figura 5.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
Primero, el desarrollo del análisis de cuentas referentes al padrón de usuarios, donde no existía
una estructura de información que permita de manera eficiente realizar las actualizaciones al
padrón, detección e incorporación de usuarios clandestinos, identificación de medidores de control
y generación de solicitudes para la instalación de servicios.
Segundo, el control de la cobranza, donde fue necesario proponer flujos de información que
permitieran al usuario tener los medios favorables que por adeudos de consumo de agua pudiera
liquidar mediante condiciones de pago en un esquema de apoyo al moroso. Con esto se pretendió
dar seguimiento a los deudores del organismo, y a su vez, implantar un proceso de cobranza que
permitiera reducir al máximo la cartera vencida.
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METODOLOGÍA DE WILSON Y LA CRUZ DE MALTA UNPRG
Dentro del mismo proceso de cobranza, se propuso establecer un sistema de facturación en sitio,
que le permitiera al responsable de tomar la lectura, entregar la factura al momento de tomar la
lectura, así como actualizar el registro del padrón de medidores; con el fin de que dichos procesos
de administración generaran la información necesaria para la facturación en sitio, creando nuevas
bases de datos para diferentes áreas. La Figura 6 muestra la Cruz de Malta completa.
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Figura 6. Cruz de Malta completa del organismo operador.
La Metodología de Wilson
Wilson desarrolló una visión que permite identificar en forma participativa la información
requerida para soportar las actividades necesarias en las organizaciones y la forma cómo esa
información debe fluir entre las diferentes actividades.
A partir de la estructura organizacional existente, los flujos de información actividad por actividad
(flujos de información requeridos por las actividades) son convertidos en flujos de información rol
a rol, con el objeto de identificar quién responde por el manejo de información en la
administración (con base en la actividad de la cual cada uno es responsable).
Los sistemas de información requeridos son determinados con base en un análisis de las
necesidades de desempeño de cada una de las actividades identificadas.
Etapas de la Metodología
Wilson resume su metodología en las siguientes etapas (Figura 7. El modelo de Wilson para
analizar la información (modificado)):
1 HACIA EL DISEÑO
5, 6, 7
COMPARAR EL
MODELO
DETERMINAR
CONSENSO
LA SITUACIÓN
CONTRA LO QUE
EXISTE MAPEAR LA RED
SUMINISTRO DE
INFORMACIÓN
ACTUAL
COMPARAR
MAPEAR LA 8
CONTRA
ESTRUCTURA DE LA
ITERAR REQUERIMIENTOS
ORGANIZACIÓN
INF. ACT. A ROL
MUNDO REAL
2b
o La información requerida como una entrada en cada actividad para que pueda
realizarse;
o La información producida como una salida al hacer la actividad (pero sólo la que
emplea como entrada otra actividad), y
o Para las actividades de control, la información de monitoreo necesaria, basada en
una definición de las medidas de desempeño para cada actividad.
En esta etapa se debe definir cada categoría de información en términos de su contenido
de datos (derivando un modelo de datos).
Etapa 4. Usar los resultados de la etapa 3 para construir la mitad superior de la Cruz de
Malta (Figura 10).
Etapa 6. Examinando las categorías de información de apoyo requeridas por las actividades
en el modelo de tarea primaria (matriz noroeste). Identificar cualquier omisión o
duplicación potencial en la red de procesamiento de datos existente comparando los
requerimientos (matriz noroeste) con los suministros. (matriz sureste).
En una situación sin desarrollar o donde se vayan a corregir omisiones, establecer “los
procesos de transformación de datos” necesarios para satisfacer los requerimientos de
suministro. Investigar las maneras alternativas de combinar estos “procesos de
transformación de datos” en IPP para evitar duplicaciones y omisiones posteriores en la
red de procesamiento de datos resultante.
Etapa 7. Para cada IPP (nuevo o modificado), desarrollar el modelo de actividad para la
transformación de datos básicos (o no procesados) en los datos procesados requeridos.
Estas actividades representan una definición de lo que es necesario hacer para que los
datos básicos proporcionen las categorías de información de apoyo requeridas de la red de
IPP. Entonces se solicitan decisiones para determinar cómo hacer las actividades, por
ejemplo, en forma manual, por computadora o mediante una combinación de ambas. Al
mismo tiempo, también es necesario determinar cómo capturar y almacenar los datos
básicos.
Figura 10. Estructura de la Cruz de Malta.
Las etapas 1 a 7 determinan los IPP requeridos en una red de procesamiento de datos eficiente,
para proporcionar los requerimientos de información esenciales para toda la organización (o para
una parte de ella). La etapa 8 determina quién, en términos de rol, necesita los conjuntos
particulares de datos procesados producidos por los IPP.
Aplicación de la Metodología de Wilson en el Banco C.A.
Para llevar a cabo este estudio caso se escogió el área de planeación del Banco C.A. y se contó con
la participación activa de sus funcionarios y directivos.
Un sistema de propiedad del Banco C.A., que recoge, procesa y analiza información estratégica
interna y externa, para producir los repostes de la proyección el negocio dirigido a la alta dirección.
Buscando balancear las restricciones legales y reglamentarias con las expectativas y políticas del
C.A.
Todos los subsistemas se interceptan en un gran objetivo mensual que es preparar y realizar el
informe para la Junta Directiva. En este informe se resumen los principales indicadores
económicos para dar una apreciación sobre su ares de análisis.
Para este sistema se derivó una definición raíz que es el punto de partida del análisis del sistema.
La definición raíz considerada es:
“Un sistema de propiedad de la junta Directiva del Banco C.A. que bajo las restricciones de la Junta
Directiva del Banco de la Republica y las de periodicidad anual y mensual del proceso, apoya el
sistema de planeación para transformar expectativas macroeconómicas de crecimiento de
estadísticas históricas de algunos rubros presupuestales, en herramientas para el control de las
proyecciones financieras del negocio; mediante las siguientes actividades: recopilar información,
definir rubros a presupuestar, analizar la información seleccionada, presupuestar, consolidar y
negociar, divulgar, controlar y ajustar las metas del negocio. Esta transformación es llevada a cabo
por la Gerencias de Planeación y los funcionarios, afectando directamente a la Junta Directiva y a
ellos mismos, teniendo en cuenta que se buscas la alineación de las metas financieras globales, con
las locales asegurando su logro continuo y colaborando en la planeación del día al día”.
cifras macroeconomicas
estadisticas
externas
presupuestales y reales
necesidad de
ajustes RECOPILAR Y
ANALIZAR
INFORM ACION
criterio rubros
centralizados
DEFINIR
RUBROS PRESUPUESTO
GLOBAL
PRESUPUESTO
LOCAL
PRESUPUESTAR
RUBROS
CENTRALIZADOS
inf. de
necesidad de cumplimiento
ajuste
El modelo resultante de esta definición se presenta en la Figura 13. El modelo total fue validado
como una descripción de tarea primaria de las actividades necesarias para la elaboración y control
del presupuesto. Se determinó salida de casa actividad y se identificó si existía en el mundo real,
validando de eta forma la legitimidad de las actividades que la produce.
Comparación e Identificación
Una vez validado el modelo se procedió a identificar los flujos mínimos necesarios de información
de cada actividad, para la operación del sistema. Este flujo por activada de comparo con los
procesos de comunicación identificados en el modelo, mediante la construcción de la Tabla 1 para
cada actividad.
Todas estas actividades existen en la realidad, ya que son resultado de una nueva organización
para la ejecución del presupuesto. En los meses de octubre a diciembre se realizan estas
actividades por primera vez a cargo de la Gerencia de Planeación.
Cruz de Malta
A continuación se muestra la Cruz de Malta en la Tabla 2 como herramienta para plasmar y analizar
la interacción entre las categorías de información, las actividades y los IPP.
X X X Control de logros X
X Divulgar presupuesto
X X X X Recopilar y analizar X X X
X Presupuestar global X
X Consolidar y negociar X
X X X Presupuestar local X
Definir rubros X
Actividades
Estadisticas presup/reales
Estadisticas presup/reales
Cifras macroeconom ext.
Comportamiento oficina
Detalles balance y P y G
Detalles balance y P y G
Detalles rubro presup. I
Presupuesto detallado
Criterio para ajuste
Metas financieras
Metas financieras
Presupuesto local
Presupuesto local
Ent
Sali
rad
das
as
IPP
Tabla 2. Cruz de Malta: Subsistema de presupuesto. Un sistema para la negociación y control de metas financieras.