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Guia Basica para Documentar Caracterizacion de Procesos PDF
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CARACTERIZACINDEPROCESOS
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CARACTERIZACINDEPROCESOS
UNIVERSIDADNACIONALDECOLOMBIA
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PRESENTACIN
El UNSIMEGE, Sistema de Mejor Gestin, es un conjunto de polticas, estrategias,
metodologas, tcnicas y mecanismos para mejorar la gestin y el manejo de los
recursosdemaneraquesefortalezcalacapacidadadministrativayeldesempeode
laUniversidadNacionaldeColombia.
Con el SIMEGE la Universidad como parte del Estado, proporciona una estructura
para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin institucional, con el fin de
orientarlahaciaelcumplimientodesusobjetivosmisionales,dandounenfoquelgico
yracionalalagestinparalograrlacalidaddelamisma,alsercoherenteymejorar
las prcticas de trabajo, los productos y los servicios de manera que satisfagan las
necesidadesdesususuarios.
ElSIMEGEcontempla5fasesparasuimplementacin,laterceradeellasvalidacin
conlonormativoqueimplicaorganizaryejecutarellevantamientoeimplementacin
de procesos seleccionados lo que incluye definir mtodos, especificaciones,
directrices,responsabilidades,autoridades,perfilesyflujosdeinformacinrequeridos
paracumplirconlasactividadesyejecutarlastareasdelainstitucinyelaborarcon
baseenellosmapasderiesgo.
Dicha tarea requiere la unificacin de conceptos en torno al tema de los procesos
institucionales,ademsdeladefinicindeunesquemametodolgicoqueestablezca
larutadeaccinparalograrlosresultadosesperados,porloquesehacenecesario
estructurar el presente documento que fija dichas directrices y establece las tareas
requeridasparacumplirlas.
1. OBJETIVODELAGUIA
Unificarsemnticamentelosconceptosqueguanlaimplementacindeunesquema
de gestin por procesos en la Universidad Nacional de Colombia y establecer una
orientacin metodolgica que facilite el ejercicio de documentar sus procesos y
procedimientos.
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2. ALCANCE
Aplica para la documentacin de todos los procesos y procedimientos de la
Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) u otras formas de
organizacininterna.
La presente gua establecer el esquema metodolgico y apoyar su aplicacin a
travsdeunejemploprcticoconunprocesodeterminado.
3. DEFINICIONES
3.1 Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las
caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del
mismo.
3.2 Desplegar: Desdoblar, extender lo que est plegado. Aclarar y hacer patente lo
queestabaagregadoosubsumido.
3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO Registro,
especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El
medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra
patrnounacombinacindeestos.
3.4 Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o
sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los
procesosoladocumentacindelosmismos.
3.5 Interaccindeprocesos:Mediosconlosqueserelacionaycomunicaunproceso.
Documentos,registros,recursosomateriales.
3.6 Macroproceso: Propsito, funcin o servicio de una entidad o dependencia,
generalmente establecido porla norma de creacin de la misma. En generallos
macroprocesos recogen un conjunto de procesos que permiten alcanzar el
resultadopropuesto.
3.7 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan
paragenerarvalorylascualestransformanelementosdeentradaenresultados.
Unasalidadeunprocesogeneralmenteeslaentradadeotro.
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Ley87de1993
Ley489de1998
Titulodeldocumento
Porlacualseestablecennormasparaelejerciciodelcontrolinternoenlas
entidadesyorganismosdelEstadoysedictanotrasdisposiciones,artculo
2 literal a). Proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. Artculo 2
literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que
puedanafectarellogrodelosobjetivos.
Estatuto bsico de Organizacin y funcionamiento de la administracin
pblica.
Decreto2145de
1999
Directiva
presidencial09de
1999
Decreto1537de
2001
Origen
Externa
Interna
X
X
X
Ley872de2003
PorlacualsecreaelsistemadegestindelacalidadenlaRamaEjecutiva
delPoderPblicoyenotrasentidadesprestadorasdeservicios.
Decreto4110de
2005
PorelcualsereglamentalaLey872de2003yseadoptalanormatcnica
decalidadenlagestinpblica.
Decreto1599de
2005
PorelcualseadoptaelmodeloestndardecontrolinternoparaelEstado
Colombiano
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5. METODOLOGA
FIGURA1 EsquemametodolgicoparacaracterizarydocumentarelSIMEGE
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5.1 IDENTIFICARELMAPADEPROCESOSOMODELODEOPERACION
La primera tarea para implementar de manera efectiva un sistema de gestin es
definir el estndar organizacional que soporta la operacin de la Universidad,
armonizandoconenfoquesistmicolavisinylamisininstitucionalylasactividades
que a partir de sus interacciones o secuencia permiten la transformacin de unos
insumosenunservicioquecumplalosobjetivosdelainstitucinylosrequerimientos
delasdiferentespartesinteresadas,estudiantes,profesores,servidores,etc.
PASO1.DefinirlosMacroprocesos
ElprimerpasoesidentificardemaneragrficalareddeprocesosdelaUniversidada
niveldemacroprocesoofuncin.
MACROPROCESO:Propsito,funcinoserviciodeunaentidad
o dependencia, generalmente establecido por la norma de
creacindelamisma.
Engenerallosmacroprocesosrecogenunconjuntodeprocesos
quepermitenalcanzarelresultadopropuestoporlainstitucin.
Las instituciones de manera general cuentan con cuatro tipos o niveles de
macroprocesos: misionales, estratgicos, apoyo y evaluacin, igual deimportantes y
necesarios,veamosendetalledequeseocupacadauno:
Misionales:larazndeserdelainstitucin,paraloquefuecreadayquepermite
susostenibilidadeneltiempo.
Estratgicos:establecenpolticas,estrategiasylneasdeaccingeneralesparala
supervivenciaomejororganizacindelaentidadydelosdemsprocesos.
Apoyo: proveen los recursos necesarios para el bien andar de los dems
procesosinstitucionales.
Evaluacin:determinanopermitenelanlisisdeldesempeodelsistemaydela
institucincomountodo.
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EJEMPLO:
Del anlisisdela normatividad vigente, de laplataforma estratgicadelaUniversidad,delcontexto externo einterno ydela
formadeoperaractualmente,seidentificanclaramenteloscuatronivelesdemacroprocesos:Estratgicos,Misionales,Apoyoy
Evaluacin, en cada nivel se hace el anlisis frente a la definicin de lo que es un macroprocesos y se identifica la red de
macroprocesosdelainstitucincomoseveenelsiguientediagrama:
Planeacin
ENTRADAS
Conocimiento
Talentohumano
Recursos
financieros
Recursos
fsicos
Recursosde
informacin
Normas
Otrosrecursos
Direccionamiento
Relaciones
Interinstitucionales
SALIDAS
Nuevoconocimiento
Nuevosprofesionales,
investigadoresy
docentes
Propuestasdesolucin
aproblemasdepas
Programascurriculares
Programasdeeducacin
noformal
Difusindela
produccinacadmica
Otrosbienesyservicios
Comunicacin
PROCESOSMISIONA LE S
Formacin
Investigacin
Extensin
GestindeLaboratorios
GestindeDesarrollo
Tecnolgico
einnovacin
AnlisisyMejora
GestindeBibliotecas
GestindeRecursos
Fsicos
GestindeApoyo
alaDocencia/Formacin
GestindeSistemas
deInformacin
(Auto)EvaluacinyAuditora
Bienestar
Universitario
Gestin
Administrativa
CumplimientoanecesidadesyexpectativasdelaComunidad
Universitaria
NecesidadesyexpectativasdelaComunidadUniversitaria
MAPADEMACROPROCESOS
UNIVERSIDADNACIONAL
Gestindel
TalentoHumano
GestinJurdica
yLegal
Gestin
Financiera
EvaluacinIndependientey
AuditoradeCalidad
Elanlisissecentraenquemacroprocesos(funciones)segestionanencadanivelporejemplo:
EN LOS MACROPROCESOS APOYO: Continuando el anlisis se evidencia que para adelantar la tarea anterior, la
Universidad requiereadelantarotrasfuncionesprincipales,comoproveerrecursoshumanocompetente para lagestin
esascomoseidentifica:GESTINDELTALENTOHUMANO
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PASO2.DesplegareInventariarlosprocesos
Conlosmacroprocesosidentificados,latareasiguienteesidentificarlosprocesosde
lainstitucin:
Identificarelprocesonoesotracosaquedefinirelcomo(operativo)delmacroproceso
(propsito, funcin o servicio), desdoblando o desplegando su complejidad,
hacindolo mas simple y estableciendola maneraen que se gestiona una funcin a
partirdelasactividadesoperativasdelamisma.
Para facilitar la tarea de despliegue se planteo el formato del anexo A, que iremos
diligenciando durante la gua, reconzcalo y diligencie entonces las casillas
MACROPROCESOSyPROCESOSASOCIADOS(figura2)siguiendoelanlisisque
ilustraelejemplosiguiente:
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Figura2 FormatoDesplieguedeMacroprocesos
EJEMPLO: (continuacin)
Definidos uno a uno los MACROPROCESOS, seleccione aquel que ser objeto de anlisis para este ejemplo usaremos un
macroprocesodeAPOYO:GESTINDELTALENTOHUMANO
Elpasosiguienteesdesplegarlamaneracomoseoperaestafuncin,enotraspalabrasidentificarlosprocesosolosconjuntos
deactividadesquepermitenqueloselementosdeentradasetransformenenresultados.
GESTINDELTALENTOHUMANO:
Analizamos el resultado general esperado teniendo en cuenta las definiciones mencionadas proveer el recurso humano
necesariosparaelbienandardelosdemsprocesosynosrespondemoslasiguientepregunta:
Cules son las actividades RELACIONADAS o que INTERACTUAN que permiten adelantar dicha funcin ,
propsitooservicio?
Teniendoencuentaqueunmacroprocesopuedetenermasdeunproceso,parafacilitarelejercicio,losprocesosidentificados
debencumplirdemanerasimultnea,porlomenosdosdelassiguientescondiciones:secuenciales,complementariosylgicos.
Larespuestaala pregunta anteriornos debe permitir establecerquepara hacer la gestin deltalentohumano,como entidad
debo:seleccionarlo, administrarlo,capacitarlo y generarlecondiciones parasu bienestardicha informacinseconsigna en el
formatoNo.1,as:
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gestionalainstitucintengaencuentalossiguientestipsparahacereldesplieguey
elinventario:
Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los
siguientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y
usuariodeesassalidassielprocesoidentificadonocuentaconlos6elementos
mencionados,noesunprocesodescrtelo.
Unmacroprocesoesunconjuntodeprocesos,sinembargoparaelcasoparticular
delaUniversidadunmacroprocesopuedellegaratenerunsoloproceso,casoen
elcualporsujerarquaocomplejidadsemantendrcomotal.
Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben
cumplir de manera simultnea, por lo menos dos de las siguientes condiciones:
secuenciales,complementariosylgicos.
PASO3.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Un paso fundamental enel ejerciciode caracterizar unainstitucin, un sistema o un
proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se
vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestaprimera
etapaquecomprendacomomnimo:
Socializacin de los resultados en versin preliminar, con los responsables de
cadaproceso.
Discusindecontenidosyconcertacindeajustes,conlosresponsablesdecada
proceso.
Presentacinversinfinaldeldocumentoalcomitresponsabledesuaprobacin.
5.2 CARACTERIZARLOSPROCESOS
Laidentificacindelosrasgosdistintivosdelprocesoseconocecomocaracterizacin,
que no es otra cosa que establecer la relacin con los
dems procesos internos o externos, los insumos y salidas
del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y
controles,permitiendoalosusuariosdelsistemaclarificarde
manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestin
desusprocesos.
La caracterizacin de los procesos debe contener como
mnimo:
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Objetodelprocesoyresponsabledelmismo,
Proveedoreseinsumosoentradasyproductososalidasyusuariosoclientes,
Recursosasociadosalagestindelproceso,
Riesgosycontrolesasociadoseindicadoresdelproceso,
Requisitosrelacionadosconelprocesoydocumentosyregistrosdelmismo.
Paso1.DiligenciarPRIMERASECCIONGeneralidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera seccin del formato de levantamiento de
informacincontienelossiguientescampos:
Figura3Seccin1Generalidades
Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.
ObjetivodelProceso.Enestacasillaseestablececonclaridadyprecisinelpropsito
delproceso.
UnaclaveparaadelantarestatareaespreguntarseCuleslarazndeserdeeste
proceso?Atravsdequeaccionesloconcreto?enotraspalabrasquehaceypara
quelohace.
AlcancedelProceso.Enestacasillaseestablececondondeiniciaydondeterminael
proceso,ademsdecualeselalcancedesuaplicacin.
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Ellderdelprocesoeselresponsabledeaprobarelcontenidodelmismoydebeser
identificadoanivelnacionalyenlasrespectivassedes.
Acontinuacinseejemplarizalautilizacindelaprimeraseccindelformato:
EJEMPLO: (continuacin)
Paracontinuarconelejemplodefinamoslaprimerainformacindelacaracterizacinparaelprocesodeseleccinypromocin
(macroprocesodegestindeltalentohumano):
Determinarelobjetivo:
Pregunta1 Cul es la razn deser de esteproceso? Este proceso existe para que los dems procesos puedancontar
conpersonalidneoysuficienteparadesarrollarsustareas.
Pregunta 2 A travs de que acciones lo concreto? A travs de la identificacin, reclutamiento y seleccin de los
candidatosmasaptosparasupliresanecesidaddelosdemsprocesosinstitucionales.
Determinarelalcance:
Pregunta1Dndeiniciaydondeterminaelproceso?Esteprocesoiniciaconlaplaneacindelosempleosactividadenla
queseestablecelanecesidadyterminaconelcandidatoseccionadoycapacitado,estoesunavezrecibidalainduccinen
elpuesto de trabajoexistepara que losdemsprocesospuedancontarcon personalidneo ysuficiente paradesarrollar
sustareas.
Pregunta 2 Cul es el alcance de la aplicacin del proceso? Es un proceso que se ejecuta en su totalidad en el nivel
nacional.
Determinarellderdelproceso:
Quientienelaresponsabilidaddecoordinar,gerenciaruorientarelproceso?
Enelnivelnacional?Identifiquesielprocesoeslideradoanivelnacional,paraestecasoporejemploeldirectornacional
depersonal
Enelnivelterritorial(sedes)?Identifiquesienelnivelterritorial(sedes)sielprocesosegestionaoperativamenteconun
lderyquieneselresponsabledeesteendichonivel.
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Figura4SECCION2.Etapasdelproceso,secuenciaeinteraccin
Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.
Soloseconsideraransalidas aquellasenlasqueelusuarioseaexternoalproceso
analizado.
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EJEMPLO: (continuacin)
Veamoslaidentificacindelasecuenciaeinteraccindelprocesodelejemploapartirdeloselementosmencionados:
Cualeselpropsitodelproceso?
Proveer a los dems procesos institucionales el talento humano idneo para el desarrollo de sus actividades a travs de la
identificacin,reclutamientoylaseleccindecandidatos.
Quemediceelanlisisdelpropsitofrenteaquehace?
()identificacin,reclutamientoylaseleccindecandidatos(),dedichoanlisissepuedecolegirqueelprocesoiniciaconla
planificacin eidentificacindenecesidades y empleos,continaconlaseleccin y vinculacin yterminaconlainduccindel
personalcontratado.
Paso3.DiligenciarTERCERASECCIONRequisitoseindicadores:
EslaseccinfinaldelaCaracterizacindeProceso,recogelosrequisitosaplicables
alprocesoylosmtodosdemedicindelmismo,estcompuestaporlossiguientes
elementos(Figura5):
Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la prestacin de un
servicio o la gestin de un proceso, en el servicio pblico generalmente se refiere a
disposiciones de carcter normativo, para el diligenciamiento del formato, tenga en
cuenta:
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Figura5SECCION3.Requisitoseindicadores
Formatolevantamientoinformacincaracterizacindeprocesos.
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EJEMPLO: (continuacin)
Alcontinuarconelejemploidentificamoslosdocumentosinternosyexternosqueregulanelproceso:
Internos:Acuerdo13de1999Estatutogeneral,Acuerdo11de2005EstatutoGeneraldelaUN.
Externos:ConstitucinNacional,DecretoLey1210de1993.
Asmismolosindicadoresqueenlaactualidadseencuentranvigentes:
Personalcapacitado,Ausentismolaboral,etc.
Paso4.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un
proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se
vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestasegunda
etapasimilaralestablecidoenelpaso3delsubnumeral4.1.
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Paso1.Catalogarlosprocedimientos
Pararelacionarocatalogarlosprocedimientosvolveremossobreelformatodelanexo
A,talcomoloilustralafigura6,yprocesoaprocesoiremosidentificandocualesson
los procedimientos que estn directamente relacionados con un proceso y sus
subprocesos.
Figura6FormatoDesplieguedeMacroprocesos,seccin2.
EJEMPLO: (continuacin)
VeamoslaidentificacindelosprocedimientosparaelmacroprocesodeGESTINDELTALENTOHUMANO:
TenemosqueseidentificaelprocesodeINTEGRACIN,ylasetapasosubprocesosdelmismo,ascomolosprocedimientos
paralaetapadeplaneacinyubicacindeempleos:
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Paso2.Validarelresultadoconlosresponsablesdelproceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un
proceso, esla divulgacindelainformaciny la validacin delos resultadosque se
vanalcanzando,paraelefectodebedarseunprocesodevalidacindeestasegunda
etapasimilaralestablecidoenelpaso3delsubnumeral4.1.
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ANEXOAFORMATODEDESPLIEGUEDEPROCESOS
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ANEXOBFORMATODECARACTERIZACINDEPROCESOS