Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Gua para su elaboracin.
tokiko
berrikuntza
agenda
de innovacin
local
"Entre dos explicaciones, elige la ms clara;

entre dos formas, la ms elemental;
entre dos expresiones, la ms breve".
Eugenid'Ors(18811954);escritor.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin
INDICE
1. Introduccin.
2. El Manual de procedimientos 7
2.1.
Concepto. 7
2.2.
Utilidades. 7
3. Bases para su elaboracin. 9

3.1.
Sensibilizacin 9
3.2.
Participacin 10
3.3.
Dinmica de trabajo en equipo. 10
4. El proceso elaboracin... 13
4.1.
Organizacin... 13
4.2.
Lanzamiento 14
4.3.
Benchmarking. 14
4.4.
Diseo mtodo y herramientas.

Inventario y ficha de procedimiento. 16
4.5.
Elaboracin inventario:
Identificacin de procedimientos y sus documentos auxiliares,
asignacin responsabilidad.. 18
4.6.
Revisin, simplificacin y descripcin de procedimientos
20
4.6.1. Revisin y Simplificacin... 20
4.6.2. Descripcin... 22
4.6.3. Documentos Auxiliares..
23
4.6.4. Diagrama de flujo. 23

4.7.
Puesta en comn y revisin general de procedimientos

y documentos auxiliares 25
4.8.
Conformacin.. 27
4.9.
Validacin 29
4.10. Aprobacin 30
4.11. Edicin, comunicacin y distribucin.
31
4.12. Formacin 33
4.13. Revisin y actualizacin 34
5. Bibliografa 36
6. Glosario. 37
7. Contexto Normativo. 40
ANEXOS 41
1.
INTRODUCCION.
Esta Gua para la elaboracin de un Manual de Procedimientos nace como

consecuencia directa del desarrollo de las Agendas de Innovacin Local. (AIL),
iniciativa que EUDEL (Asociacin de Municipios Vascos) despliega en colaboracin con el
Gobierno Vasco y Diputaciones Forales en su apuesta por la innovacin como
estrategia para conducir a Euskadi hacia la segunda transformacin econmica.
La AIL tiene por objeto promover la innovacin sistemtica en las formas de
gobierno y en la prestacin de servicios de las administraciones locales vascas
creando, a su vez, un entorno que facilite el avance de las mismas en clave de apertura y
de aportacin de valor pblico.
As las cosas, gracias a la implantacin de las Agendas de Innovacin Local en
diferentes municipios de nuestra Comunidad Autnoma se ha detectado, entre otras, la
necesidad que tienen algunos de nuestros Ayuntamientos de realizar una simplificacin
y racionalizacin de sus procedimientos que favorezca,
no slo una gestin ms
eficiente y de calidad en los servicios que prestan a la ciudadana, sino tambin su

integracin en la Administracin Electrnica mediante una herramienta de gestin de
expedientes, dando as cumplimiento a lo exigido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos:
Facilitar el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes
por
medios electrnicos.
Facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin y al procedimiento,
con especial atencin a la eliminacin de las barreras que limiten dicho
acceso.
Hacer pblico a travs de Internet un inventario actualizado de sus
procedimientos administrativos que incluya informacin de los mismos y de
su grado de adaptacin a la Ley.
Experiencias desarrolladas por algunos Ayuntamientos recomiendan que la

deseada simplificacin y racionalizacin de procedimientos se lleve a cabo en el
marco de un proceso de redaccin del Manual de Procedimientos Administrativos
de cada Ayuntamiento.
Desde la iniciativa AIL se ofrece esta gua para la elaboracin de Manuales de

Procedimientos con el objetivo de que los Ayuntamientos y Mancomunidades que estn
interesados en iniciar el proceso de su redaccin puedan contar para ello con una
herramienta ms de ayuda y orientacin, accesible y de fcil comprensin.
La Gua consta de tres partes, la primera en la que se define qu se entiende por

Manual de Procedimientos Administrativos, y se exponen sus utilidades; la segunda
parte en la que se establecen las bases que deben de tenerse en cuenta a la hora de
iniciar el proceso de redaccin del Manual; y la tercera, en la que se describe de
manera pormenorizada la metodologa a utilizar, y se ofrecen ejemplos y referencias
de Manuales de Procedimientos elaborados por otros Ayuntamientos. Esta gua est
conformada como documento navegable que mediante linkspermite el acceso al recurso
referenciado desde el elemento referenciador.
2.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
2.1. CONCEPTO.
El Manual de procedimientos administrativos de un Ayuntamiento es el

documento en el que de manera ordenada y sistemtica se recoge la
informacin fundamental de cada uno de sus procedimientos
administrativos: su significado, quin lo puede solicitar, la documentacin a
aportar, por qu canales se puede tramitar, las obligaciones econmicas
que se derivan, el plazo de tramitacin, y el marco legal que lo soporta,
facilitando, en su caso, los modelos de documentos necesarios para su
cumplimentacin.
2.2. UTILIDADES.
Adems de ayudar a la simplificacin y racionalizacin de los

procedimientos facilitando a su vez el trnsito a la Administracin
Electrnica en la gestin de los procedimientos, el Manual de
Procedimientos Administrativos tiene como funciones:
Documentar y registrar el conocimiento de la Institucin,
garantizando que la informacin se encuentre en poder de la
organizacin, y no nicamente de las personas que la
conforman,
para poder disponerlo, y poder ofrecerlo de
manera universal al conjunto de la organizacin, y de la

ciudadana, disminuyendo as los costes de formacin e
informacin.
Favorecer la estandarizacin y normalizacin de las formas
de trabajo convirtindose en un mtodo de trabajo en s
mismo que aumenta la eficiencia de toda la organizacin.
Contribuir a la transparencia en la gestin municipal.

Introducir la cultura de la calidad y la mejora continua en la
organizacin. Al enumerar y revisar uno a uno los pasos que
se
realizan,
permite
la
identificacin
de
mejoras,
de
responsabilidades, su medicin, y simplifica al mximo el

proceso de bsqueda de la falla o factor deficiente permitiendo
su correccin.
Permite iniciar el proceso de organizacin de un servicio de
atencin integral a la ciudadana, como los denominados
SAC (Servicios de Atencin a la Ciudadana) ya que se trata
de una de las herramientas bsicas e imprescindibles para
iniciar un proceso para su implantacin.
Mejora la calidad del servicio a la ciudadana ayudando a
convertirlo en ms eficiente y eficaz.
Promover la participacin de las personas de la organizacin
y el trabajo en equipo.
3.
BASES PARA SU ELABORACION.
3.1. SENSIBILIZACIN Y COMPROMISO.
El proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos de

un Ayuntamiento o Mancomunidad debe de iniciarse nicamente una vez la
organizacin:
haya llegado a la conclusin de su conveniencia, y necesidad,
considere el objetivo como propio, y
acepte implicarse en su consecucin.
Para ello, los Responsable polticos debern favorecer tanto en el mbito

poltico, como funcionarial, el conocimiento de los beneficios que reporta no
slo el contar con un Manual de procedimientos, sino tambin los beneficios
que se obtienen en el propio proceso de elaboracin del mismo.
La organizacin de sesiones divulgativas sobre la importancia del desarrollo

de procesos de elaboracin de los Manuales de procedimientos para poder
conseguir la simplificacin y racionalizacin de los procedimientos
administrativos, posibilitando su adaptacin a la Administracin
Electrnica pueden ser herramientas adecuadas para conseguir la
concienciacin necesaria.
Estas sesiones podrn ser organizadas a travs de la iniciativa AIL y podrn

contar con la participacin de Responsables de Ayuntamientos de similares
caractersticas que ya dispongan de su Manual de Procedimientos
Administrativos, y puedan por tanto aportar sus experiencias.
Una vez los Responsables Polticos confirmen el convencimiento, y

disposicin de la organizacin para iniciar el proceso de redaccin del
Manual, se recomienda que adopten en el rgano de gobierno que
consideren ms adecuado un acuerdo formal de inicio del proceso, y as
mismo, comunicarlo al conjunto de la organizacin solicitando su participacin

activa a travs de las unidades a las que pertenezcan. Se trata de visualizar
el liderazgo y el respaldo del rgano de gobierno al proceso que se va a
iniciar.
3.2. PARTICIPACION.
El proceso de elaboracin de un Manual de Procedimientos debe de contar

inexcusablemente con la participacin activa de las personas que
conforman las diferentes Unidades Administrativas responsables de los
procedimientos. Su conocimiento y experiencia sobre los procedimientos
son ingredientes imprescindibles de este Proyecto. Ellas son las personas
que mejor conocen cmo se tramitan los diferentes procedimientos, cules
son sus secuencias, fases y sus contenidos, e incluso cules son las
oportunidades de mejora que se pueden abordar.
Debe de ser la propia organizacin la que no slo aporte la informacin de

base para la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos,
sino tambin la que participe de su redaccin para que ste pueda ser
considerado por dicha organizacin como su Manual, contribuyendo de
esta manera al enriquecimiento de su trabajo y a su propia motivacin.
3.3. DINAMICA DE TRABAJO EN EQUIPO
El Manual debe ser elaborado mediante dinmicas de trabajo en equipo que

favorezcan y procuren el consenso en la toma de decisiones. nicamente un
cambio cimentado en la voluntad de las partes cuenta con garanta de xito.
En este sentido se recomienda desarrollar el trabajo en equipo en dos
niveles:
10
-El Equipo de las Unidades Administrativas responsables de los

procedimientos. Conformado por la totalidad de las personas que pertenecen
a la Unidad, su misin ser la de identificar, revisar, simplificar y definir los
diferentes procedimientos as como los modelos de documentos y
documentacin auxiliar que correspondan a cada uno de ellos.
-El Equipo de direccin, mediante la designacin de un Equipo de

Coordinacin que conviene est integrado por:
Responsable poltico que lidere el proyecto.
Responsables de las diferentes reas en las que organiza su

accin el Ayuntamiento. (De entre ellos uno actuar como
Coordinador del equipo con la misin de elaborar el orden del da,
convocar reuniones, moderar y levantar acta,).
Responsable de informtica que aporte su perspectiva y garantice

una adecuada articulacin de los procedimientos con su posible
gestin electrnica.
En la medida de las posibilidades persona especializada, de una

organizacin pblica o privada, que de apoyo tcnico durante el
proceso.
(Se aconseja que el equipo no est compuesto por ms de 10

personas.)
La misin del Equipo de Coordinacin ser la de impulsar, y desarrollar el

proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos en el plazo previsto,
formando a las Unidades Administrativas en las herramientas y la
metodologa a utilizar en la elaboracin del Manual, dirigiendo, dinamizando
y supervisando su trabajo, garantizando en todo caso la normalizacin de
todos los procedimientos, y la incorporacin de los principios de
simplificacin, racionalizacin y trnsito hacia la Administracin electrnica.
11
Este Equipo de Coordinacin, debiera ser designado, autorizado y apoyado

por los responsables polticos mediante acuerdo expreso del rgano de
gobierno.
12
4.
EL PROCESO DE ELABORACION
4.1. ORGANIZACIN
Una vez nombrado el Equipo de Coordinacin ste deber de reunirse para:
definir objetivos,
organizar su funcionamiento y distribuir funciones entre sus

miembros,
planificar, confeccionar, consensuar y aprobar el cronograma

correspondiente al proceso de elaboracin del Manual que recoja
la totalidad de las tareas a desarrollar, su duracin y los
responsables de las mismas. (Previamente cada miembro del
Equipo de Coordinacin deber compartir y consensuar con las
Unidades Administrativas de las que fuera responsable los
compromisos a adquirir.)
La duracin de las reuniones del Equipo de Coordinacin no debieran de

superar los 90 minutos cada una, y su periodicidad debiera de ser semanal
durante el periodo que va desde el inicio del proceso hasta la conclusin de
los trabajos.
El plazo estimado de duracin de un proceso de elaboracin de un Manual

de Procedimientos Administrativos es de entre 4 y 6 meses.
Referencias:
Se adjunta Diagrama correspondiente al Proceso de elaboracin de un

Manual de Procedimientos Administrativos y Cronograma Tipo (Anexos I y II)
13
4.2. LANZAMIENTO
Aprobado el cronograma por el Equipo de Coordinacin es conveniente que

por una parte, el Responsable Poltico lo traslade y transmita al equipo de
gobierno, y a su vez por otra parte, que cada miembro del Equipo de
Coordinacin transmita y comparta el cronograma y los compromisos
adquiridos con las diferentes Unidades Administrativas de las que sea
responsable.
4.3. BENCHMARKING.
El Benchmarking entendido como tcnica mediante la que se analiza a

otras organizaciones para aprender de ellas y mejorar, es una
herramienta inicialmente desarrollada en el mbito empresarial de utilidad en
los procesos de mejora de las Administraciones Pblicas.
Habida cuenta de la similitud entre los procedimientos de los diferentes

Ayuntamientos, y como quiera que en la actualidad son cada vez ms los
que cuentan con
Manuales de Procedimientos Administrativos, resulta
conveniente, antes de iniciar un proceso para su elaboracin, conocer

algunos de estos ejemplos. Sus experiencias relacionadas con el proceso
de elaboracin del Manual, y sus propios manuales, podrn servirnos como
referencias.
Se recomienda que el Equipo de Coordinacin inicie el proceso de

elaboracin del Manual identificando buenas prcticas, as como los
Ayuntamientos que en esta materia pudieran ser referencia, y una vez
analizados sus ejemplos seleccionar el que se considere ms adecuado
a sus circunstancias para que se convierta en su referencia. Una visita al
Ayuntamiento seleccionado para conocer de primera mano sus experiencias
en
el
proceso
de
elaboracin
de
su
Manual
de
Procedimientos
Administrativos ser sin duda la mejor manera de comenzar nuestro trabajo.
14
Para lograr que esta visita tenga la mxima utilidad es conveniente

prepararla adecuadamente, identificando las principales dudas o aspectos
que se considere importante aclarar o contrastar. El envi previo de esas
cuestiones a la organizacin visitada ayudar tambin a que la visita tenga
mayor efectividad.
Una vez realizada esa visita es recomendable que los miembros del Equipo
de Coordinacin compartan la experiencia y el Manual de Procedimientos
seleccionado como referencia con las diferentes Unidades Administrativas.
Referencias:
Ayuntamiento Arrigorriaga: Manual de trmites Arrigorriaga.

Beasain: Trmites.
Bilbao: Trmites e Impresos.
Donostia- San Sebastin, Trmites.
Durango, Gua de Trmites.
Ermua, Trmites Municipales.
Getxo, Gua de Trmites.
Irun, Trmites Municipales
Vitoria-Gasteiz, Trmites Municipales
Alcobendas, Trmites.
Gijn, Trmites.
Onda, Manual de Procedimientos del servicio de atencin y
tramitacin.
Zaragoza, Gua de Procedimientos.
Catlogo de Procedimientos Administrativos Municipales de la Generalitat

Valenciana.
15
4.4. DISEO
METODO Y HERRAMIENTAS. INVENTARIO Y FICHA DE
PROCEDIMIENTO.
El Equipo de Coordinacin una vez identificadas las diferentes referencias

de Manuales de Procedimientos Administrativos, y con el fin de sistematizar,
homogeneizar y facilitar la confeccin de nuestro Manual deber definir el
mtodo de trabajo que las Unidades Administrativas debern de seguir
para su elaboracin as como disear las herramientas a utilizar:
Reuniones
de
trabajo
celebrar:
estableciendo
la
periodicidad y duracin de las mismas. A este respecto se

recomienda, al igual que en el caso del Equipo de
Coordinacin,
que
cada
Unidad
Administrativa
celebre
reuniones semanales de duracin no superior a los 90 minutos

durante la fase en la que participen del proceso de elaboracin
del Manual.
Herramienta para la identificacin de procedimientos y
documentos auxiliares. (Anexo III )
Ficha de Procedimiento. (Anexo IV). La ficha deber recoger
la informacin relevante:
Denominacin del procedimiento.
Breve descripcin.
Definicin de la persona fsica o jurdica que lo
puede iniciar.
Documentacin requerida.
Canales para su tramitacin.
Obligaciones econmicas.
Pazos para su inicio y finalizacin, estimados y
legales. Efectos del silencio administrativo.
16
Normativa aplicable.
Descripcin de fases.
Unidad administrativa responsable y otras que
deban intervenir.
Trmites ante otras Administraciones.
Observaciones.
Documentos auxiliares para facilitar su
tramitacin. (formularios, declaraciones,
autorizaciones etc.)
Es necesario tambin que en cada ficha se
reserve un espacio para que se refleje la fecha de
aprobacin de cada procedimiento as como la de
fin de su vigencia.
Cuestionario gua a utilizar durante la revisin y simplificacin
de los procedimientos y sus documentos auxiliares. (Anexo V)
Referencias:
Se adjunta modelo de ficha inventario de procedimientos y documentos

auxiliares. (Anexo III)
Se adjunta Ficha Procedimiento (Anexo IV)
Se adjunta cuestionario gua a utilizar durante la identificacin, revisin y

simplificacin de los procedimientos y sus documentos auxiliares. (Anexo V)
17
4.5. ELABORACION INVENTARIO: IDENTIFICACION DE PROCEDIMIENTOS Y

SUS DOCUMENTOS AUXILIARES, ASIGNACION RESPONSABILIDAD
Definido el mtodo de trabajo y sus herramientas, cada miembro del Equipo

de Coordinacin deber reunirse con las Unidades Administrativas de las
que fuera responsable, una a una, para formar a sus miembros en la
metodologa a utilizar en la elaboracin del Manual, as como en el uso
de las herramientas diseadas al efecto.
Finalizado el periodo de formacin cada miembro del Equipo de

Coordinacin deber dinamizar en diferentes sesiones el proceso de
identificacin de los procedimientos administrativos y sus documentos
auxiliares (indicando si estn normalizados o no) de cada una de las
Unidades Administrativas de su responsabilidad.
El proceso deber concluir con la cumplimentacin de los diferentes campos

que componen la ficha de inventario (Anexo III):
Denominacin
del
procedimiento
incluyendo
una
breve
descripcin del mismo.
Enumeracin de los documentos Auxiliares necesarios para su

tramitacin.
Cuantificacin del n de Procedimientos tramitados el ltimo

ao.
Calificacin del nivel de
prioridad para su revisin y
simplificacin.
Propuesta de mantenimiento o supresin del procedimiento.
mediante un anlisis crtico, la necesidad u oportunidad de
18
mantener vigentes la totalidad de los referidos procedimientos

o si cupiera suprimir alguno de ellos habida cuenta, por
ejemplo, la cantidad de recursos que se asignan, y el escaso
rendimiento social y econmico que produce.
El inventario una vez completado deber de ser remitido al Equipo de

Coordinacin para que, recibidos los de todas las Unidades Administrativas,
proceda a la confirmacin del inventario general de procedimientos del
Ayuntamiento, procediendo a su clasificacin por tipos o familias de
procedimientos, y a la asignacin de responsables de elaboracin de la ficha
de cada uno de ellos.
La clasificacin por tipologa o familias de procedimientos permitir en las

siguientes fases del proceso de elaboracin del Manual estandarizar las
fases de los procedimientos pertenecientes a una misma tipologa o familia.
El equipo de coordinacin prestar especial atencin a la identificacin de

aquellos procedimientos de carcter transversal, as como a aquellos que
habiendo sido concebidos de manera departamental constituyan un
procedimiento
agrupable.
En
estos
casos
se
constituirn
equipos
transversales que revisen el procedimiento-
Referencias:
Se adjunta modelo de ficha inventario general de procedimientos (Anexo VI)
19
4.6. REVISION, SIMPLIFICACION Y DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS.
Una vez elaborado el inventario y asignados los procedimientos las

Unidades Administrativas designadas responsables de cada procedimiento
debern proceder, siguiendo el orden de prioridad establecido, desde su
experiencia (o contando en su caso con la asistencia de las Unidades hasta
entonces responsables del procedimiento), y a la vista de las referencias
identificadas en la fase de Benchmarking, proceder a la revisin y
simplificacin de los mismos hasta disminuir su complejidad.
El artculo 34 de la LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de

los ciudadanos a los Servicios Pblicos establece que:
La aplicacin de medios electrnicos a la gestin de los

procedimientos, procesos y servicios ira siempre precedida de la
realizacin de un anlisis de rediseo funcional y simplificacin del
procedimiento, proceso o servicio, en el que se consideraran
especialmente los siguientes aspectos:
a) La supresin o reduccin de la documentacin requerida a
los ciudadanos, mediante su sustitucin por datos, transmisiones de
datos o certificaciones, o la regulacin de su aportacin al finalizar la
tramitacin.
b) La previsin de medios e instrumentos de participacin,
transparencia e informacin.
c) La reduccin de los plazos y tiempos de respuesta.
d) La racionalizacin de la distribucin de las cargas de trabajo
y de las comunicaciones internas.
4.6.1. Revisin y Simplificacin.
En sesiones semanales de duracin no superior a los 90 minutos

recomendados,
las
Unidades
Administrativas,
buscando
el
mayor
20
consenso posible, debern en relacin a cada procedimiento administrativo

del que sean responsables (utilizando las herramientas proporcionadas al
efecto):
describir el procedimiento tal y como se realiza en la actualidad
(siguiendo el modelo de ficha de procedimiento establecida Anexo V);
realizar un anlisis crtico sobre si lo que se est haciendo, y cmo
se est haciendo es lo adecuado (cuestionario gua Anexo VI);
identificar, y suprimir todo lo que no sea absolutamente
necesario, lo que no aporte valor aadido al objeto del procedimiento:
cualquier trmite,
o actividad de otras Unidades Administrativas,

o formalidad, o requisito,
o documentacin a aportar, que no sea indispensable, o est
duplicado u obre en poder de la propia Administracin, y pueda
recabarse por medios electrnicos;
preguntarse qu pasara si se prescindiera de uno de los
requisitos o exigencias que comprende el procedimiento( tal vez la
respuesta confirme su improcedencia o innecesaridad);
proponer la sustitucin de la presentacin de documentacin por
declaraciones responsables;
comprobar la adecuada justificacin de los tiempos empleados en
las diferentes operaciones (si existen desviaciones negativas entre lo
establecido por la normativa y la realidad, identificando en su caso las
circunstancias que lo provocan); sustituyendo en su caso el principio
de sucesin de actividades por el de simultaneidad de las mismas.
21
examinar la adecuacin de los recursos humanos y materiales

empleados;
en todo caso, plantearse si no cabe el rediseo radical y completo
del
procedimiento,
para
conseguir
su
racionalizacin
simplificacin.
Se trata de reducir a su expresin ms sencilla, menos complicada, cada

uno de los procedimientos consiguiendo una mayor eficiencia y eficacia; en
definitiva un mejor servicio a la ciudadana.
En el supuesto de que se generaran entre los participantes puntos de vista

contrapuestos que no pudieran solventarse mediante consenso, el
responsable del proceso tomar la decisin que considere ms adecuada
una vez escuchados los argumentos contrapuestos. De ser necesario, el
responsable poltico que lidera el equipo de coordinacin, tomar la decisin
final una vez escuchadas las partes.
4.6.2. Descripcin
Finalizado
el
Administrativas
proceso
deben
de
de
revisin
simplificacin,
proceder
la
nueva
las
Unidades
descripcin
del
procedimiento (siguiendo la estructura e indicaciones recogidas en la ficha

tipo ANEXO IV) contemplando e incorporando las mejoras adoptadas,
y utilizando un lenguaje preciso, claro y sencillo, garantizando su total
comprensin.
Debemos de tener presente que el objetivo del proceso es realizar una

simplificacin y racionalizacin de sus procedimientos que favorezca,
no slo una gestin ms eficiente y de calidad en los servicios que prestan a
la ciudadana, sino tambin su integracin en la Administracin Electrnica.
22
Esta tarea de simplificacin y racionalizacin deber tener presente tanto las

oportunidades internas, recursos de que dispone en la actualidad
la
propia organizacin, como las externas, las utilidades y oportunidades que

pueden ofrecer para su consecucin las nuevas tecnologas, adaptando los
procedimientos a la nueva realidad que imponen.
4.6.3. Documentos Auxiliares.
Las
Unidades
Administrativas
una
vez
descrito
el
procedimiento
administrativo simplificado, debern adjuntar a cada ficha de cada

procedimiento los modelos de documentos auxiliares precisos para su
tramitacin (formularios, declaraciones, autorizaciones etc.), que al igual que
los procedimientos debern someterse a idntico proceso de simplificacin y
racionalizacin.
Los documentos auxiliares deben de ser concebidos para que la ciudadana,

transmita a la Administracin los datos que sta precise de una manera
sencilla y fcil de cumplimentar. Para ello se recomienda que cuenten con un
diseo visual sencillo, un lenguaje comprensible, cuente con espacios
amplios y suficientes para su rellenado, y que si fuera preciso, contenga las
referencias oportunas para su cumplimentacin.
En los documentos auxiliares, siguiendo el principio de proporcionalidad,

consagrado en el Art.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, nicamente se
debern requerir los datos bsicos estrictamente imprescindibles para la
sustanciacin del procedimiento.
4.6.4. Diagrama de flujo.
Descrito el procedimiento e identificados los documentos auxiliares para su

tramitacin las Unidades Administrativas debern representar cada uno de
23
sus procedimientos grficamente mediante un diagrama de flujo o

flujograma, para su incorporacin a la ficha,
en el que se recojan las
diferentes operaciones que lo conforman, as como su desarrollo de forma

consecutiva desde el inicio del procedimiento administrativo hasta su
trmino, las Unidades Administrativas implicadas y el tiempo necesario para
la cumplimentacin de cada una de ellas.
Se recomienda que el diagrama de flujo o flujograma sea elemental, y se

utilice para su elaboracin la simbologa bsica, todo ello con el fin de
facilitar su interpretacin y comprensin. De nada sirve contar con un flujo
grama que contenga abundante y diversa simbologa si sus destinatarios
(organizacin y ciudadana) no distinguen sus significados.
El diagrama de flujo o flujograma es una herramienta que facilita:

la visualizacin de todo el procedimiento en su conjunto,
su comprensin a quien desee consultarlo,
facilita a la organizacin la identificacin de reas de mejora.
Referencias:
Se adjunta cuadro simbologa bsica para elaboracin de diagramas de flujo

o cronogramas (Anexo VII)
Flujo grama del Ayuntamiento de Logroo correspondiente al procedimiento
de Licencia de Obras Menores. (ANEXO VIII)
24
4.7. PUESTA EN COMUN Y REVISION GENERAL DE PROCEDIMIENTOS Y

DOCUMENTOS AUXILIARES
A medida que cada Unidad Administrativa complete su trabajo de revisin,

simplificacin, y descripcin de sus procedimientos las fichas completadas
junto con sus documentos auxiliares debern ser remitidas en soporte
informtico al Equipo de Coordinacin.
El Equipo de Coordinacin deber proceder a efectuar una revisin general

de la ficha de cada procedimiento, as como de sus documentos auxiliares
con los siguientes objetivos:
homogeneizar,
verificar contenidos, y su exactitud, (no debemos de
olvidar que toda informacin sobre el procedimiento que
se ofrezca a travs de la sede electrnica tendr
carcter oficial y por lo tanto ser generadora de
responsabilidad
garantizar la incorporacin de los principios de
simplificacin, racionalizacin y trnsito hacia la
Administracin
electrnica
de
la
gestin
de
los
procedimientos.
Todo cambio incorporado por el Equipo de Coordinacin, con motivo de

esta revisin, en la ficha de un procedimiento deber ser trasladado a la
Unidad Administrativa responsable del procedimiento por el miembro del
Equipo de Coordinacin responsable de la misma.
Finalmente, con el propsito de dar un orden al Manual y facilitar la

bsqueda de los diferentes procedimientos administrativos por los
potenciales usuarios es ordenar los procedimientos y clasificarlos
25
definitivamente por tipologas o familias. En la prctica nos podemos

encontrar con diferentes modalidades de clasificacin de los procedimientos
en un Manual. Algunos manuales clasifican y ordenan los procedimientos en
funcin de las Unidades Administrativas responsables de su ejecucin, otros
los clasifican por familias en funcin de su objeto principal.
En todo caso, la utilizacin de un soporte informtico para el manual puede

permitir la bsqueda de procedimientos por criterios diferentes.
Referencias:
Ayuntamientos que clasifican y ordenan los procedimientos en funcin de las

Unidades Administrativas responsables de su ejecucin: Arrigorriaga, Bilbao,
Irn
Ayuntamientos que clasifican por familias en funcin de su objeto principal:
Licencias, Subvenciones, Padrn, : Beasain, Donostia-San Sebastin,
Ermua, Vitoria-Gasteiz
26
4.8. CONFORMACIN
Como decamos al inicio de esta gua El Manual de procedimientos

administrativos de un Ayuntamiento es el documento en el que de manera
ordenada y sistemtica se recoge la informacin fundamental de cada
uno de sus procedimientos administrativos.
Finalizados los trabajos referidos al contenido de los procedimientos, y sus

documentos auxiliares el Equipo de Coordinacin debe conformar el
Manual de Procedimientos como documento. Para ello recomendamos
seguir una estructura estndar utilizada para la conformacin de manuales.
Portada: incluyendo la identidad corporativa, ttulo del
documento.
Primera pgina: conteniendo los nombres y cargos de los
componentes del Equipo de Coordinacin y de las Unidades
Administrativas participantes en su elaboracin, fecha y rgano
que lo ha aprobado.
ndice: que enumere los elementos de su contenido, as como
el nmero de pgina para su localizacin.
Prlogo o Exposicin de motivos: presentacin del manual,
sus objetivos, utilidades e informacin necesaria para su
manejo.
Reproduccin del manual: Las fichas correspondientes a
cada procedimiento, su flujograma
y sus documentos
auxiliares ordenados segn clasificacin acordada.

Fuentes: Referencias utilizadas para su elaboracin.
27
Glosario de trminos.
Anexos.
Es recomendable que el Manual se conforme fsicamente como documento

digital navegable y su ndice y todas sus referencias a documentos
auxiliares, legislacin etc. se conviertan en links que nos conduzcan hasta
las mismas.
En el supuesto de precisarse una edicin en formato papel se recomienda

que sta se haga en formatos de fichas mviles e intercambiables, que
permitan su revisin y actualizacin de manera sencilla.
28
4.9. VALIDACIN
Finalizado el trabajo por parte del Equipo de Coordinacin de revisin

general y clasificacin se puede decir que el Manual est confeccionado
pero antes de que se proceda a su aprobacin conviene se someta a su
validacin en relacin a los mbitos legal, econmico, lingstico y de
gnero.
El Equipo de Coordinacin deber remitir el Manual a la Alcalda o concejala

en quien haya delegado, para que ste, antes de procederse a su
aprobacin, lo someta a revisin por los funcionarios competentes
(Secretarios, Interventores, Tcnicos de Igualdad y de normalizacin
lingstica p.e.).
Una vez revisado el Manual por los funcionarios correspondientes, stos

debern de remitir sus observaciones y recomendaciones, a la Alcalda
o concejala en quien haya delegado, para que lo traslade al Equipo de
Coordinacin. A la vista del contenido de los informes,
el Equipo de
Coordinacin proceder a su valoracin y a realizar las oportunas

subsanaciones en el Manual.
29
4.10. APROBACIN
Con el fin de darle la mayor legitimidad y relevancia al Manual de

Procedimientos Administrativos se sugiere que sea aprobado formalmente.
Una vez el Equipo de Coordinacin haya dado por concluido su trabajo de
adecuacin del contenido del Manual a lo establecido en los informes
emitidos por los funcionarios responsables de los mbitos legal, econmico,
lingstico, y de gnero, dar traslado del documento a la Alcalda o
Concejala Delegada para que se proceda a su aprobacin formal.
Se recomienda que
la aprobacin sea realizada por la propia Alcalda,
Concejala en quien delegue o Junta de Gobierno, sin perjuicio de la

conveniencia de dar cuenta de su aprobacin al Pleno del Ayuntamiento.
El acuerdo de aprobacin deber incluir el reconocimiento expreso a las

personas que conforman las Unidades Administrativas participantes as
como a los miembros del Equipo de Coordinacin.
30
4.11. EDICION, COMUNICACIN Y DISTRIBUCION
Una vez aprobado el Manual de Procedimientos Administrativos el rgano

de Gobierno, Alcalda o Concejala Delegada en su caso deber de proceder
a su edicin, comunicacin y distribucin para que cumpla su funcin de
herramienta de consulta y control tanto para las personas que conforman
la organizacin como para la ciudadana en general.
Es recomendable que el Manual de Procedimientos se edite como

documento electrnico. Se recomienda utilizar el formato PDF por tratarse
de un formato abierto con facilidad de uso, que soporta textos, imgenes,
hipervnculos
es
reducido
tamao.
Es
recomendable,
como
ya
apuntbamos en el apartado referido a la conformacin del Manual, que ste

se elabore como documento digital navegable y su ndice y todas sus
referencias a documentos auxiliares, legislacin etc. se conviertan en links
que nos conduzcan hasta las mismas.
De igual manera los documentos auxiliares de los diferentes procedimientos

debieran de editarse en formato PDF rellenable para facilitar su
cumplimentacin por la ciudana.
El Equipo de Coordinacin deber disear y abordar, en su caso, un plan de

comunicacin interno como externo. Interno dirigido a todas las personas
que componen la Organizacin, trabajadores y polticos. Y a nivel externo
dirigido a la ciudadana en general.
En ambos casos, el plan se estructurar identificando los diferentes

colectivos a los que se dirige, qu informacin resulta necesaria y pertinente
para cada colectivo, as como los medios o canales ms adecuados para
trasladarles esa informacin.
31
La comunicacin interna debiera de contemplar la celebracin de una sesin

a la que se invite a toda la organizacin, en la que el Alcalde presente el
resultado de los trabajos y reconozca la participacin de las Unidades
Administrativas y del Equipo de Coordinacin.
Una vez editado el Manual de Procedimientos Administrativos deber ser

albergado en la web o sede electrnica y distribuido entre toda la
organizacin.
A nivel externo, es recomendable realizar una campaa de difusin del

Manual entre la ciudadana mediante la celebracin de una rueda de prensa.
32
4.12. FORMACION
Se considera igualmente conveniente que se organicen sesiones en las

diferentes Unidades Administrativas con el fin de explicar la organizacin y
funcionamiento del Manual.
A partir de su elaboracin, el Manual de Procedimientos Administrativos

deber formar parte del Manual de acogida de nuevo personal, en caso de
que se cuente con l, y en caso contrario, convertirse en uno de los
elementos a entregar a dichas nuevas incorporaciones
33
4.13. REVISIN Y ACTUALIZACIN
Los Manuales de Procedimientos son herramientas vivas que necesitan

estar actualizados conforme a la legislacin vigente en cada momento y
a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicados.
Por otra parte, la propia actividad de la organizacin lleva a identificar

mejoras en los procedimientos para hacerlos ms eficientes.
Las Unidades Administrativas debern proponer su revisin siempre que:

haya finalizado el periodo de su vigencia,
consideren existe una demanda social al respecto,
se produzcan modificaciones legislativas que le pudieran afectar,
cuando la propia organizacin o el uso de las nuevas tecnologas
pueda favorecer la implantacin de alguna mejora.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de esta tarea se recomienda

establecer
mecanismos
de
revisin
que
contemplen
calendario
designacin de un responsable para su dinamizacin y coordinacin.

Se recomienda que sea la misma instancia que aprueba el Manual, la que
debiera en el mismo acto de su aprobacin designar la persona funcionaria a
la que se encomiende tal responsabilidad.
Conviene subrayar que toda modificacin que se proponga realizar en la

ficha de un procedimiento, o en los documentos auxiliares que lo
acompaan,
deber seguir el mismo trmite que sigui el documento
original para su aprobacin.
34
An cuando no se hubieran dado circunstancias que llevaran a la

modificacin de los procedimientos que componen el manual, resulta
conveniente establecer una sistemtica de seguimiento de la efectividad del
manual como tal y de cada unos de sus procedimientos en particular.
Esta sistemtica puede consistir en la realizacin de un nmero de

reuniones anuales (entre 1 y 3) que tengan como orden del da bsico el
siguiente:
1. Seguimiento de los acuerdos adoptados en la anterior reunin.

2. Revisin de los indicadores vinculados al procedimiento (en su
caso). Por ejemplo, nmero de expedientes tramitados, tiempo
medio de tramitacin, % de expedientes con una tramitacin
superior a un tiempo x,...
3. Cumplimiento de los objetivos propuestos en el procedimiento.
4. Incidencias ocurridas.
5. Sugerencias, quejas, reclamaciones o reconocimientos recibidos.
6. Propuestas de mejora, en su caso.
7. Plan de accin para el prximo periodo.
35
5.
BIBLIOGRAFIA
Gestin y Mejora de Procesos. Euskalit.

http://www.euskalit.net/pdf/folleto5.pdf
Gua de Adaptacin de las Entidades Locales a la Ley 11/2007, de Acceso

Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos. Junta Castilla y Len.
http://www.jcyl.es/scsiau/Satellite/up/es/Institucional/Page/PlantillaDetalleHome/1182754321158/Comunicacion/1220262617487/11827
54321158?asm=jcyl&tipoLetra=x-small
Gua de adaptacin de la Administracin Local de la Provincia de Crdoba a la Ley

11/2007.
http://www.dipucordoba.es/uploads/attachments/553/guia_eadmin.pdf?F1259569663
Gua de racionalizacin y simplificacin de los procedimientos administrativos.

Junta Castilla y Len.
http://www.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionPublica/es/Plantilla100/1266397056865/_/_/_
Gua de apoyo a la calidad en la gestin pblica local. FEMP

http://www.femp.es/Portal/Front/Atencion_al_asociado/Comision_Detalle/__9CJy9Y2ZCoETgWRH4c6o8S_IYJSeF16cBZ9JmLX
a5OBOpg3gnUrzRp7nDO5AXhSpWYd9E-IZpbu_6aOF7eQfXAiMepho4JwJv7Pmcsw42mWi0J0dTsMIgd44_3SULWzX8vpsotX3VW3OkL5F0QBW0xcpwwu_r_ZEmT0UDsnJFuSmEI3tYf5PHtDvCvsaiUoaiVgOu0jyXn1rkPeRAH8fNh_avM5dBqxrfe4rpxirEPi
vDXvB85sE-9C6Ps1VoTpu9vKNT7m6YerurGUa3CRc0USMlay18FmsD7OdXmKXg
Herramientas para la Mejora Continua. JOHN MARSH: AENOR, Madrid, 2000.

Iniciacin a la Calidad en los Servicios Pblicos. Junta de Castilla y Len.
La Participacin del Personal en la Mejora Continua.
PRADO, J.C. AEC, 2002.
GARCA LORENZO, A., y
Mejora continua de procesos. Cmo redisear los procesos con diagramas de

flujos y anlisis de tareas Galloway, D. . Gestin 2000.
Manual de procedimientos-tipo municipales. Normativa estatal y autonmica,
jurisprudencia. Lpez Via, Jos. Ed. El Consultor de los Ayuntamientos y
Juzgados
Manual de simplificacin administrativa y agilizacin de trmites de la Junta de

Andaluca.
https://ws024.juntadeandalucia.es/plutonDescargas/15_647_manual_de_simplificacion_administrativa.pdf
36
6.
GLOSARIO
Benchmarking: Anglicismo con el que se denomina a la tcnica de gestin empresarial

que pretende descubrir y definir los aspectos que hacen que una organizacin sea ms
til que otra, para una vez conocidos esos aspectos que otros ya han desarrollado
adaptarlos para aplicarlos en la organizacin. En definitiva es la tcnica que permite
incorporar las mejores prcticas de otras organizaciones. Es una tcnica que se nutre de
ejemplos y no de buenas ideas. Consigue completar los procesos de mejora en las
organizaciones que la practican en breves espacios de tiempo. Fue puesta en prctica por
primera vez en Xerox Corporation en el ao 1979 por D.T. Kearns.
Buenas Prcticas: Prcticas o actuaciones de una organizacin que se ha comprobado

son efectivas, eficaces, y eficientes, y que por todo ello se convierten en un ejemplo a
seguir.
Canales: Estructuras o medios de difusin de los contenidos y servicios; incluyendo el

canal presencial, el telefnico y el electrnico, as como otros que existan en la actualidad
o puedan existir en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc.). (Anexo definiciones LEY
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
Ciudadano/Ciudadana: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin

personalidad que se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las
Administraciones Publicas. (Anexo definiciones LEY 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.)
Diagrama de flujo o flujograma: Representacin grfica de un procedimiento, que nos

permitir ver en forma consecutiva sus secuencias y desarrollo.
Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica,

archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
37
E-Administracin: el uso de la tecnologa de la informacin y la comunicacin en las

administraciones pblicas en combinacin con el cambio organizativo y las nuevas
tcnicas para mejorar los servicios pblicos y los procesos democrticos y reforzar el
respaldo a las polticas pblicas. LIIKANEN, Erkki (2003). "La administracin electrnica
para los servicios pblicos europeos del futuro". En: Leccin inaugural del curso
acadmico 2003-2004 de la UOC (2003: Barcelona).
Link:Elemento de un documento electrnico que hace referencia a otro recurso y permite

el acceso al recurso referenciado desde el elemento referenciador mediante diferentes
formas.
PDF (Portable Document Format): formato estndar para la distribucin pre impresin
va telemtica de documentacin desarrollado por Adobe Systems y muy usado en
Internet debido a su versatilidad, facilidad de uso y tamao pequeo.
Procedimiento Administrativo: el proceso mediante el cual un rgano administrativo

adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por los ciudadanos o sobre las
prestaciones o servicios cuya satisfaccin o tutela tiene encomendadas dicho rgano. A
tal efecto, el procedimiento administrativo consta al menos de las siguientes tres fases:
iniciacin, instruccin y finalizacin. De esta forma se entender por fases dentro del
procedimiento administrativo el conjunto de trmites caracterizados por ser consecutivos y
responder a una misma finalidad en el circuito de tramitacin. (Gua de apoyo a la calidad
en la gestin pblica local. FEMP)
Racionalizar: Ordenar el procedimiento administrativo conforme a un criterio razonable

del tiempo, del coste y de la norma, es decir, que sea lo ms gil posible, lo ms
econmico y lo ms ajustado al derecho. (Gua de racionalizacin y simplificacin de los
procedimientos administrativos. Junta Castilla y Len.)
Simplificar: Reducir o, en su caso, eliminar documentos, trmites y procedimientos

administrativos con el fin de evitar desplazamientos, economizar tiempo y ahorrar costes.
(Gua de racionalizacin y simplificacin de los procedimientos administrativos. Junta
Castilla y Len.)
38
Trmite: Actividad o grupo de actividades desarrolladas secuencialmente y relacionadas

entre s que dan cumplimiento a una misma funcin dentro de las fases en que se divide
un procedimiento.
Unidad Administrativa: Estructura administrativa con recursos, funciones y actividades
propias.
39
7.
CONTEXTO NORMATIVO.
Normativa Comunitaria
Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 12 de diciembre de
2006 relativa a los servicios en el mercado interior (Directiva de Servicios).
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:376:0036:0068:es:PDF
Normativa Estatal
Ley 25/2009, de 22 de diciembre, de modificacin de diversas Leyes para su adaptacin a

la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio. (BOE nm. 308
de 23 de diciembre de 2009)
http://www.boe.es/boe/dias/2009/12/23/pdfs/BOE-A-2009-20725.pdf
Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su

ejercicio (BOE nm. 283 de 24 de noviembre de 2009)
http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/24/pdfs/BOE-A-2009-18731.pdf
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios

pblicos (BOE nm.150, de 23 de junio 2007).
http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas

y del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm.285, de 27 de noviembre 1992).
http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/l30-1992.html
40
ANEXOS
41
ANEXO I. DIAGRAMA PROCESO DE ELABORACIN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Sesin de sensibilizacin y compromiso
Designacin de Equipo de Coordinacin
Elaboracin Cronograma.
Lanzamiento.
Diseo Mtodo, Inventario y ficha

procedimiento.
Identificacin de Procedimientos
Administrativos y documentos
auxiliares.
Aprobacin Inventario y Responsables.
Puesta en comn y revisin general
Unidades Administrativas
EquipodeCoordinacin
Benchmarking Identificacin de
buenas prcticas y seleccin de
referencia.
Revisin, simplificacin y descripcin.

Diagrama de flujo. Vigencias y plazos.
Validacin
Aprobacin
Edicin, Comunicacin y Distribucin
Revisin y actualizacin
42
ANEXO II. CRONOGRAMA PROCESO DE ELABORACIN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
SEMANAS
FASE
SENSIBILIZACION Y
COMPROMISO
RESPONSABLE
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Alcalda o
Concejala Delg.
DESIGNACION
Alcalda o
X
EQUIPO
Concejala Delg.
COORDINACION
PROCESO ELABORACIN
Elaboracin
Equipo de
Cronograma
Coordinacin
Equipo de
Lanzamiento
X
Coordinacin
Equipo de
Benchmarking
Coordinacin
Diseo Mtodo,
Equipo de
X
Inventario y Ficha
Coordinacin
Identificacin de
Procedimientos y
Unidades
X
documentos
Administrativas
auxiliares
Aprobacin
Equipo de
X
Inventario General y
Coordinacin
Responsables
Unidades
Revisin,
Administrativas
simplificacin y
descripcin.
Diagrama de flujo.
Vigencias y plazos.
43
Equipo de
Puesta en comn y
Coordinacin
revisin general
(Secretara,
Intervencin,
VALIDACION
Poltica Lingstica
y Gnero)
rgano de
Gobierno,
APROBACION
Alcalda o
Concejala Delg.
EDICIN,
COMUNICACIN Y
DISTRIBUCIN
rgano de
Gobierno,
X
Alcalda o
Concejala Delg.
REVISIN Y
Responsable
ACTUALIZACIN
Coordinacin
Revisin y
Actualizacin
44
ANEXO III. FICHA INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS AUXILIARES

Denominacin
procedimiento
N
Procedimientos
tramitados en el
ejercicio anterior
Documentos
auxiliares
PRIORIDAD
Alta
Media
Baja
PROPUESTA
Mantener
Eliminar
DENOMINACION
PROCEDIMIENTO
N
Procedimientos
tramitados en el
ejercicio anterior
DOCUMENTOS
AUXILIARES
PRIORIDAD
Alta
Media
Baja
PROPUESTA
Mantener
Eliminar
DENOMINACION
PROCEDIMIENTO
N
Procedimientos
tramitados en el
ejercicio anterior
DOCUMENTOS
AUXILIARES
PRIORIDAD
Alta
Media
Baja
PROPUESTA
Mantener
Eliminar
45
ANEXO IV. FICHA PROCEDIMIENTO
CUESTIN
Denominacin
Qu es? En qu consiste?
Quin lo puede
solicitar?
RESPUESTA
El nombre otorgado deber ser sencillo y ofrecer una idea

clara de su contenido.
Definicin breve y concisa del objeto del procedimiento.
Definicin de la persona fsica o jurdica que lo puede iniciar.
Documentacin a aportar Relacin de documentacin que requiere el procedimiento.
Dnde se tramita?
Obligaciones
econmicas
Plazo del proceso o
de la resolucin
Marco Legal
Procedimiento a seguir
despus de la recepcin
Resumen de trmites
posteriores
Observaciones
Documentos auxiliares
Aprobacin
Unidad Responsable
Vigencia
Presencialmente: Direccin y horarios. (Distinguiendo si

hubiera horario de verano e invierno)
Telefnicamente: n telfono.
Telemticamente: Direccin de la web o sede electrnica.
Por correo ordinario: Direccin postal.
Definicin del impuesto, precio pblico o tasa que deber de
ser abonado en su caso.
Plazos previstos por la legislacin y los estimados segn
experiencia y/o compromiso de la propia Unidad
Administrativa responsable.
Silencio Administrativo y efectos.
Relacin de Legislacin que fundamenta el procedimiento con
indicacin precisa del precepto legal y de la fecha de
publicacin en el Boletn Oficial correspondiente.
Unidad Administrativa responsable.
Descripcin de las fases en que se descompone el
procedimiento.
Otras Unidades Administrativas que intervienen.
Descripcin de trmites que, en su caso, el procedimiento
deber de seguir ante otras Administraciones etc.
Otras consideraciones de inters.
Documentos de utilidad para su uso en el procedimiento, e
instrucciones para su cumplimentacin.
rgano que lo aprob y fecha en la que se aprob el
procedimiento o en su caso de su ltima revisin.
Nombre de la Unidad Administrativa responsable de su
elaboracin y revisin.
Periodo validez de la ficha de este procedimiento.
46
ANEXO V. CUSTIONARIO GUIA A UTILIZAR DURANTE LA REVISION Y SIMPLIFICACION

DE LOS PROCEDIMIENTOS Y SUS DOCUMENTOS AUXILIARES
OBJETO DEL
PROCEDIMIENTO
En qu consiste?
DOCUMENTACIN
A APORTAR Y A
CUMPLIMENTAR
Qu documentos
se exige
cumplimentar?
Es til al
Ayuntamiento?
Son necesarios,
imprescindibles?
Es til a la
ciudadana?
Se pueden
conseguir sin
solicitrselos al
ciudadano?
Puede el
Ayuntamiento
modificar la
normativa que lo
regula?
Se pueden
sustituir por
declaraciones
responsables?
Se ofrecen
documentos tipo?
Qu datos se
solicitan?
CANALES
PARA SU
TRAMITACION
Por qu canal
se tramita
actualmente?
Por qu no se
puede tramitar
por otros
canales?
PLAZOS
Qu
plazos se
precisan
para su
tramitacin?
Dnde se
consumen
los plazos?
Estn
justificados
los tiempos
empleados?
Se pueden
reducir los
plazos?
UNIDADES
IMPLICADAS
MEDIOS
Qu unidad
es la
responsable?
Con qu
medios se
tramita?
Es la ms
adecuada?
Son los
adecuados?
Qu unidad
sera la ms
adecuada?
Las
nuevas
tecnologas
pueden
ofrecer
mejoras?
Intervienen
otras
Unidades?
Es
imprescindible
su
intervencin?
Debieran
intervenir
otras que no
intervienen?
Son necesarios
todos los datos que
se piden?
Se necesitan
otros?
47
ANEXO VI. FICHA INVENTARIO GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTOS
DENOMINACIN PROCEDIMIENTO
AUXILIARES
UNIDAD
TIPOLOGIA
ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE
FAMILIA
48
ANEXO VII. SIMBOLOGIA BASICA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO O

FLUJOGRAMAS
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Expresa el Inicio o final de un procedimiento.
Explica la Actividad a desarrollar en una determinada fase del

procedimiento.
Representa la existencia de alternativas y por lo tanto toma de

decisiones.
Representa la Informacin de apoyo para el desarrollo de la

actividad.
Se utiliza para representar la existencia de documentacin de

referencia o generada en la operacin.
Muestran la direccin del flujo de las diferentes operaciones.
49
ANEXO VIII. AYUNTAMIENTO DE LOGROO.FLUJOGRMA LICENICA OBRAS MENORES
1
R E C E P C I N Y
R E G IS T R O
R
E
C
E
P
C
I
APER TU R A
E X P E D IE N T E
3
O F IC IO
R E C E P C I N
D OC U M EN T.
NO
U R B .N I.0 2
4
SI
E S B IE N D E IN T E R S
C U LTU R AL
T IE N E C A L IF IC A C I N
D E P R O T E C C I N ?
SI
NO
7
U R B .N I.0 3
10
S
U
S
T
A
N
C
I
A
C
I
F O R M U L A C I N
REPAROS
12
11
IN F O R M E S F A V .
S U P E R V IS I N
T C N IC A
NO
N E C E S IT A IN F .
IN F R A E S T .?
IN F O R M E S
D E IN F .
NO
13
14
SI
U R B .N I.1 4
N E C E S IT A F IA N Z A ?
NO
17
N
16
F O R M U L A C I N
REPAROS
NO
15
ES C O N FO R M E?
SI
18
PR O PU ESTA D E
R E S O L U C I N
19
R E S O L U C I N
D E A L C A L D IA
R
E
S
O
L
U
C
I
20
21
22
T E L F O N O -F A X
T C N IC O Y
PR O M O TO R
F O T O C O P IA
P E R S O N A L IZ A D A
C O M U N IC A C I N
O TR O S
S E R V IC IO S
23
N
25
U R B .N I.1 5
24
SI
PR ESEN TAN
REC URSO?
NO
26
A R C H IV O
50

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"Entre dos explicaciones, elige la ms clara;

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

3. Bases para su elaboracin. 9

Dinmica de trabajo en equipo. 10

Diseo mtodo y herramientas.

Revisin, simplificacin y descripcin de procedimientos

4.6.1. Revisin y Simplificacin... 20

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

4.6.4. Diagrama de flujo. 23

Puesta en comn y revisin general de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

Esta Gua para la elaboracin de un Manual de Procedimientos nace como

no slo una gestin ms

eficiente y de calidad en los servicios que prestan a la ciudadana, sino tambin su

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

Experiencias desarrolladas por algunos Ayuntamientos recomiendan que la

Desde la iniciativa AIL se ofrece esta gua para la elaboracin de Manuales de

La Gua consta de tres partes, la primera en la que se define qu se entiende por

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

El Manual de procedimientos administrativos de un Ayuntamiento es el

Adems de ayudar a la simplificacin y racionalizacin de los

para poder disponerlo, y poder ofrecerlo de

manera universal al conjunto de la organizacin, y de la

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

Contribuir a la transparencia en la gestin municipal.

responsabilidades, su medicin, y simplifica al mximo el

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

BASES PARA SU ELABORACION.

3.1. SENSIBILIZACIN Y COMPROMISO.

El proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos de

haya llegado a la conclusin de su conveniencia, y necesidad,

considere el objetivo como propio, y

acepte implicarse en su consecucin.

Para ello, los Responsable polticos debern favorecer tanto en el mbito

La organizacin de sesiones divulgativas sobre la importancia del desarrollo

Estas sesiones podrn ser organizadas a travs de la iniciativa AIL y podrn

Una vez los Responsables Polticos confirmen el convencimiento, y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

mismo, comunicarlo al conjunto de la organizacin solicitando su participacin

El proceso de elaboracin de un Manual de Procedimientos debe de contar

Debe de ser la propia organizacin la que no slo aporte la informacin de

3.3. DINAMICA DE TRABAJO EN EQUIPO

El Manual debe ser elaborado mediante dinmicas de trabajo en equipo que

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

-El Equipo de las Unidades Administrativas responsables de los

-El Equipo de direccin, mediante la designacin de un Equipo de

Responsable poltico que lidere el proyecto.

Responsables de las diferentes reas en las que organiza su

Responsable de informtica que aporte su perspectiva y garantice

En la medida de las posibilidades persona especializada, de una

(Se aconseja que el equipo no est compuesto por ms de 10

La misin del Equipo de Coordinacin ser la de impulsar, y desarrollar el

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

Este Equipo de Coordinacin, debiera ser designado, autorizado y apoyado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin

Una vez nombrado el Equipo de Coordinacin ste deber de reunirse para:

organizar su funcionamiento y distribuir funciones entre sus

planificar, confeccionar, consensuar y aprobar el cronograma

La duracin de las reuniones del Equipo de Coordinacin no debieran de

El plazo estimado de duracin de un proceso de elaboracin de un Manual

Se adjunta Diagrama correspondiente al Proceso de elaboracin de un

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Gua para su elaboracin