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EL SOFTWARE PARA LA PLANIFICACIN Y GESTIN DEL MANTENIMIENTO

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NDICE DE CONTENIDOS:

EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIN DE SISTEMAS

INFORMATIZADOS DE GESTIN

01

BENEFICIOS DE LA INFORMATIZACIN DEL MANTENIMIENTO

02

CMO CONSEGUIR QUE LA IMPLANTACIN SEA UN XTIO

03

CONCLUSIN

04

QU ES PGM Win

05

ESTRUCTURA DE PGM Win

07

PROCESO DE ADQUISICIN DE PGM Win

12

PROCESO DE IMPLANTACIN DE PGM Win

13

SERVICIO POSTVENTA Y CONTACTO

16

EDICIONES DE PGMWin 2.1

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EL MANTENIMIENTO INDUSTRIAL Y LA APLICACIN DE SISTEMAS

INFORMATIZADOS DE GESTIN

La finalidad de toda empresa es gestionar y optimizar al mximo todos sus

recursos con el fin de producir los bienes y servicios que permiten dar continuidad
y expansin al negocio. El xito de toda actividad empresarial depende de todas
las partes que forman la estructura de una organizacin.
El mantenimiento de planta es una de las partes ms importantes en una
organizacin empresarial y afecta a todos los activos de la empresa, representando
normalmente entre un 5 y un 20% de los costes totales de la empresa.
Mantenimiento no es solo reparar. El incremento en los costes y la
complejidad del mantenimiento, as como su efecto final en la produccin,
establece la necesidad de la planificacin, administracin y seguimiento de
los procesos de mantenimiento. Para realizar esta tarea, se ha ido evolucionando
en el tiempo pasando de sistemas manuales a
sistemas de gestin del mantenimiento
informatizados (GMAO, CMMS).
La mayora de estos sistemas
incluyen mdulos bsicos para
identificacin y codificacin de activos,
ordenes de trabajo, mantenimiento
preventivo, historial de eventos de equipos,
administracin de compras y gestin de almacn de repuestos as como herramientas
para el anlisis de la cantidad de informacin que genera el da a da de cualquier
proceso industrial. Estos mdulos bsicos pueden proporcionar los cimientos de
un efectivo sistema de administracin de mantenimiento.
Generalmente los beneficios visibles, son los que derivan de automatizar
las tareas repetitivas para saber si el mantenimiento ha sido efectuado, teniendo
un control de los costes y recursos empleados. Aun tratndose de algo sumamente
importante, quedarse slo con esta idea, resulta muy pobre y no permitir agilizar
el retorno de la inversin que supone la implantacin del sistema. Identificar por
qu y cmo los equipos se desgastan y fallan, permitir a los responsables del
mantenimiento desarrollar estrategias para tratar de eliminar las causas del fallo,
en definitiva, eliminar tiempos de no produccin. A la hora de amortizar la inversin,
este s es un factor importante, por no decir el principal.

01

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Beneficios de la Informatizacin del Mantenimiento

La implantacin del sistema, proporcionar beneficios fcilmente medibles,

que justificarn el gran esfuerzo y recursos necesarios para ponerlo en marcha.
Entre estos se incluirn:
Mejor control del trabajo.
Mejor planificacin y programacin del trabajo.
Mejores prcticas de mantenimiento Preventivo y Predictivo.
Programacin automtica de tareas e inspecciones.
Posibilidad de monitorizar las tendencias en los equipos para reconocer las
causas de fallo.
Menor inventario de partes de trabajo, menos papeleo.
Mejor anlisis de la informacin para determinar las causas de fallos.
Mejor estimacin de los costes de mantenimiento y por consiguiente, mejor
administracin del presupuesto.
Mejor capacidad para medir el desempeo de las actividades de mantenimiento.
Mejor nivel de informacin de mantenimiento, creacin de base de datos histrica.
Optimizacin y reduccin de stocks de repuestos.
Trabajo dentro de los estndares de calidad y medio ambiente, certificaciones
ISO 9000, ISO 14000.
Integracin de la prevencin de riesgos laborales.Certificacin OSHAS 18000

02

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Cmo conseguir que la implantacin sea un xito

Un programa de gestin del mantenimiento, es una poderosa herramienta

de administracin, pero slo eso, una herramienta. La adquisicin y puesta en
marcha de un sistema de este tipo significa una inversin enorme
de capital y recursos humanos, generalmente, slo al alcance
de las grandes compaas. Para obtener el mximo rendimiento
de estas aplicaciones, debemos definir primero el alcance y
objetivos que deseamos obtener al utilizarlas.
La decisin de informatizar el mantenimiento
es una responsabilidad muy seria, implica imponer
una disciplina de trabajo al grupo de tcnicos de
mantenimiento, tradicionalmente
independientes y difciles de controlar. Por
otro lado, los datos de mantenimiento
tendran que ser extremadamente detallados
y no provenientes de diferentes personas
con diferentes criterios que utilizan
nomenclaturas inconsistentes.
Es necesario preparar formatos para
estandarizar la informacin y asegurar que
los datos sean lo ms reales posible. Cuando
decida implantar un sistema de este tipo,
tenga en cuenta esta consideracin ya que
la obtencin de buenos resultados
depender de cmo se han introducido los
datos en el sistema.
Es necesario hacer una evaluacin de nuestras prcticas actuales de mantenimiento,
para definir las necesidades de prcticas mejores. Desarrolle un plan estratgico,
preferiblemente a largo plazo, basado en prioridades por accin. No intente implantar
el sistema de un da para otro.
Establezca un equipo humano para la implantacin y puesta en marcha,
implique personal de mantenimiento, produccin, administracin etc. De la aceptacin
y convencimiento del personal afectado, depender el xito futuro del sistema.

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Conclusin

La implantacin y uso de un sistema informatizado para la gestin del

mantenimiento es un trabajo difcil que puede conducir a un fracaso en sus resultados
si no se planea cuidadosamente desde el principio.
Tradicionalmente al departamento de mantenimiento se le mide
por lo que gasta y no se le atribuyen posibilidades de producir. Esto es
debido a la imposibilidad de demostrar con datos y econmicamente que
mantenimiento realmente produce.
Cuando se decida a implantar un sistema informatizado de gestin,
mida los efectos de su sistema de mantenimiento y logre demostrar que
mantenimiento tambin puede producir beneficios.

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QU ES

Habitualmente, este tipo de

sistemas solo estn al alcance de las
grandes multinacionales. Los elevados
costes del software as como la necesidad
de tener personal nicamente dedicado
al sostenimiento del sistema hacen inviable
su implantacin en las pequeas
compaas. Por otro lado, el endurecimiento
de las condiciones de mercado obliga cada
vez ms a producir bajo estndares de calidad
muy rigurosos que no slo afectan a las cadenas
de produccin sino tambin a cmo se realiza el
mantenimiento de stas.
es una herramienta informtica diseada para dar soporte
en la cada vez mas complicada tarea de gestionar el mantenimiento de planta. Las
nuevas tecnologas as como los actuales sistemas de calidad, medioambiente y
prevencin de riesgos, hacen impensable la gestin del mantenimiento sin el empleo
de aplicaciones de este tipo.
es sin duda un paquete de software para la gestin del
mantenimiento industrial (GMAO), diseado por gente de mantenimiento para gente
de mantenimiento, y enfocado hacia la pequea y mediana empresa.
En la mayora de los casos, el gran problema no es la adquisicin de un determinado
paquete de software, en el mercado se pueden encontrar numerosas opciones de
compra mas o menos ventajosas. Lo verdaderamente difcil y complicado es la
implantacin y puesta en marcha del sistema as como la buena disposicin y
aceptacin por parte de los futuros usuarios. PGMWIN ha sido desarrollado
pensando precisamente en estos ltimos, sin olvidar los beneficios que ha de
reportar a los procesos de negocio de la empresa.
no es software empaquetado, se trata de un sistema
modular, abierto y personalizado segn las necesidades del cliente.
no impone una metodologa de trabajo rgida, es PGMWIN
quien se adapta a la forma y recursos del cliente.

05

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Qu es

Al final del proceso de implantacin, el producto adquirido

mas que un software hecho a medida, es un sistema de
trabajo totalmente consensuado con el cliente.
Por todo esto lo bueno de
no es
si no sus resultados.
La estructura de
es tan sencilla
que en muchos casos no seria necesario la existencia de
un departamento informtico para su mantenimiento. Los
propios usuarios del sistema pueden ser con un mnimo
de conocimientos y de formacin los administradores de
la aplicacin.
La sencillez e intuicin a la hora de trabajar con
hace que la implantacin del nuevo
sistema de trabajo, no suponga un cambio frustrante para
quien realmente lo ha de sufrir que es en definitiva, el
departamento de mantenimiento.
soporta cualquier tipo de bases
de datos, desde las ms sencillas hasta los RDBMS ms
potentes. Esto hace de
un interface capaz
de integrarse fcilmente en cualquier ERP corporativo.
de exportar
La capacidad de
datos a formatos Excel, Word, PDF, Lotus Notes, le permitir
si lo desea generar informes o analizar datos sin necesidad
instalado.
de tener
Opcionalmente, utilizando servidores OPC comerciales,
puede conectar directamente con los procesos de planta,
determinando por ejemplo, la periodicidad de tareas programadas en funcin
de las horas de funcionamiento de los equipos.

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LA ESTRUCTURA DE

La estructura funcional de
es totalmente modular. La
relacin entre las diferentes partes de la aplicacin se refleja claramente en el grfico
siguiente.

INVENTARIADO
DE
DEARCHIVOS
ACTIVOS

ARCHIVO
DOCUMENTAL

INSTALACIONES
BASE DEL
CONOCIMIENTO

BIBLIOTECA
TCNICA

MQUINAS-SISTEMAS

PREGUNTAS
AVERAS
INCIDENCIAS

MANUALES
PARTES DE MQUINAS
CATLOGOS
PIEZAS Y COMPONENTES

RESPUESTAS
REPARACIONES
SOLUCIONES

ANLISIS DE
DATOS Y COSTES

LEGISLACIN

PETICIONES DE
COMPRA

REPUESTOS

COMPRAS

PROVEEDORES

STOKS

RDENES

PERSONAL
PROPIO

ALMACN

PROYECTOS

PRESUPUESTOS

RECURSOS HUMANOS

PROYECTOS

RECURSOS MATERIALES

REPARACIONES
COSTE
ORDENES

REFORMAS

OBRA NUEVA
RDENES DE
TRABAJO

TAREAS
PROGRAMADAS

CORRECTIVO

PREDICTIVO

PREVENTIVO

PREDICTIVO
GESTIN CALIDAD
MEDIOAMBIENTE
SEGURIDAD

PREVENTIVO

OBRA NUEVA
PLAN DE
LUBRICACIN

INSTRUCCIONES
PROCEDIMIENTOS
NORMAS

LUBRICANTES
MATERIAS
PELIGROSAS
PUNTOS

RUTAS

RESIDUOS
PELIGROSOS

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El entorno de trabajo, sencillo y amigable, hace que el acceso a los diferentes

mdulos operativos se realice de una forma rpida y sin ninguna complicacin para
el usuario.

INVENTARIADO DE ACTIVOS

Todo sistema de mantenimiento depende en gran medida de un buen

inventario de activos a mantener as como de la constante actualizacin durante
dispone de mdulos para inventariar
la vida til de los mismos.
hasta el ms pequeo e insignificante elemento de una instalacin. El criterio de
codificacin empleado es aplicado a todo el conjunto de elementos del sistema y
permite tanto la localizacin de elementos como el anlisis de datos de una forma
rpida y sencilla.
Adems de los mdulos para inventariar sus instalaciones,
tambin dispone de mdulos para realizar las siguientes funciones de gestin en
sus procesos de mantenimiento.

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MDULO DE GESTIN DE REPUESTOS Y ALMACN

Sepa en todo momento el estado de sus stocks de repuestos, determine
las cantidades mnimas y mximas a almacenar as como la localizacin exacta en
el almacn.

MDULO DE GESTIN DE PROVEEDORES

Genere una base de datos con todos sus proveedores clasificndolos por
servicios y sectores. Consulte directamente el estado de las peticiones de compra
de cada proveedor as como la cantidad de horas hombre realizadas por sus
contratas externas cada da.

MDULO DE GESTIN DE COMPRAS

Realice y controle el estado de sus peticiones de compra. Inserte directamente
en sus pedidos piezas y elementos inventariados en su instalacin. Genere pedidos
que se repiten sin necesidad de introducir en cada ocasin las posiciones de
, las peticiones de
compra. Enve por correo electrnico, desde
compra a sus proveedores.

MDULO DE TAREAS PROGRAMADAS

Organice su mantenimiento predictivo y preventivo en tareas programadas

determinando las frecuencias de realizacin de estas. Tenga controladas las
inspecciones de obligado cumplimiento por la normativa vigente (instalaciones de
alta y baja tensin, calderas, recipientes a presin, etc.). Gestione sus contratos
de mantenimiento externo. Relacione tareas con procedimientos, gamas de
mantenimiento, normas de seguridad, fichas tcnicas de materias peligrosas, etc.
Convierta directamente en rdenes de trabajo la ejecucin de las tareas programadas.
La aplicacin se encargar de avisar a los responsables de las tareas de
la caducidad peridica de las mismas.

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MDULO DE RDENES DE TRABAJO

Supervise el estado de las tareas de mantenimiento tanto las programadas
como las imprevistas, determine prioridades y controle el coste real, tanto humano
como material, de cada trabajo.

MDULO DE GESTIN DE PROYECTOS

Organice tanto la ejecucin de su obra nueva como las paradas programadas
de planta aglutinando las ordenes de trabajo propias de cada proyecto.

MDULO DE GESTIN DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE Y SEGURIDAD

En este mdulo, se gestiona de forma integral, toda materia referente a
calidad, medio ambiente y seguridad, relacionada con el mantenimiento de planta.
Tenga acceso a la totalidad de los procedimientos, instrucciones y normas
del sistema de gestin. Registre todas aquellas materias y residuos peligrosos que,
por utilizacin, existencia o generacin en los procesos de fbrica, pudieran afectar
a la seguridad de las personas o al medio ambiente.
Toda esta informacin, podr ser vinculada posteriormente tanto a las tareas
programadas como a las rdenes de trabajo.

MDULO DE ANLISIS DE COSTES, EVENTOS Y CONTROL PRESUPUESTARIO

Todos los datos introducidos en los mdulos anteriores podrn ser analizados
emitiendo informes que le servirn para determinar las estrategias a seguir. Controle
los costes, la cantidad y el tipo de rdenes de trabajo realizadas para cada mquina
o equipo de la planta. Analice la carga de trabajo real tanto del personal de
mantenimiento propio como de las contratas externas. Compruebe el volumen de
compras total realizado para cada uno de sus proveedores. Realice y controle en
todo momento el estado de los presupuestos anuales de mantenimiento.

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ARCHIVO DOCUMENTAL Y BASE DEL CONOCIMIENTO

Tenga toda su documentacin organizada y al alcance de todos. Planos,

instrucciones de funcionamiento, certificados, procedimientos, la cantidad de papel
que se puede llegar a manejar es considerable. Adems de guardar electrnicamente
su informacin, este mdulo le permitir acceder y visualizar toda la informacin
asociada a cada elemento de la instalacin.
Cuantas veces nos ha sucedido la repeticin de una incidencia o una avera
y nos hemos preguntado Qu hicimos hace 3 aos cuando nos sucedi esto
mismo? o Qu hacemos ahora si la persona que lo entiende est ausente?.
En
hemos incluido la base del conocimiento, un entorno
en el que compartir experiencias, resultados, soluciones, etc. dejando constancia
de todo ello para el aprovechamiento futuro.

BIBLIOTECA TCNICA

Todos sabemos la tendencia actual que tienen los fabricantes de componentes

a entregar su documentacin en formatos electrnicos. Desde este mdulo, usted
podr organizar y manejar sus catlogos, manuales tcnicos y documentos de
trabajo de una forma sencilla, usted podr por ejemplo, sin salir de la aplicacin,
consultar un catlogo de componentes mientras est realizando una peticin de
compra.

LUBRICACIN

Nadie duda a estas alturas, de la importancia que tiene la Lubricacin en

el funcionamiento ptimo de los sistemas productivos. Mediante este mdulo, la
organizacin y ejecucin del Plan de Lubricacin se podr realizar de una forma
fcil y sencilla.
Organice el Plan de Lubricacin, puntos de engrase, tipos de lubricantes,
mtodos, frecuencias, limpieza y reciclaje de residuos. Ejecute el Plan de Lubricacin
generando rutas diarias mediante Check-list.

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PROCESO DE ADQUISICIN DE

Despus de la presentacin del producto, el

cliente expone sus necesidades y tras el estudio del
alcance, los tcnicos de
confeccionan
y presentan la mejor oferta econmica.
puede ser desde
La adquisicin de
la simple compra de un paquete de software mas o menos
personalizado hasta la realizacin de un proyecto llave en mano de implantacin
de un sistema de gestin.
A la hora de confeccionar un presupuesto se tendrn en cuenta una serie
de posibilidades:
Sistema Monopuesto o Multiusuario
Mdulos operativos requeridos por el cliente:
Inventariado de activos. Repuestos y almacn. Proveedores. Compras.
Tareas programadas. Lubricacin. Ordenes de trabajo. Proyectos. Gestin de
calidad, medio ambiente y seguridad. Anlisis de datos, costes y presupuestos.
Archivo documental. Biblioteca tcnica etc.
Grado de personalizacin requerida:
Se valora la desviacin del estandar de

Servicios o actividades que se realizarn durante la implantacin:

-Formacin de los usuarios.
-Asesoramiento y coordinacin del proyecto de implantacin realizado por
el cliente.
-Proyecto llave en mano
Inventariar definiendo la jerarqua de las diferentes partes de las instalaciones.
Organizar los almacenes de repuestos.
Generar las tareas de mantenimiento predictivo y preventivo.
Generar el Plan de Lubricacin.
Anlisis de buenas prcticas de mantenimiento.
Integracin de la calidad, medio ambiente y prevencin.
Creacin del archivo documental.

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PROCESO DE IMPLANTACIN DE

Como ya hemos comentado en la introduccin de este producto, el xito

de todo sistema de gestin reside en como se programe y planifique su implantacin.
Para esto vamos a explicar de una forma breve como sera un proyecto tipo en
el que el asesoramiento y la coordinacin del proyecto de implantacin realizado
por el cliente seria llevado a cabo por el personal de
.
La decisin por parte del cliente de adoptar
como
sistema de gestin de
mantenimiento, en
buena lgica, viene
despus de aprobar el
presupuesto presentado
por el distribuidor de la
aplicacin. En este punto
en el que nos
encontramos, ya debera
estar claro cuales son
las necesidades reales
del cliente.
El siguiente paso a seguir ser crear el equipo de trabajo necesario para
la implantacin. Un equipo tipo sera el siguiente:
Jefe de proyecto: Persona perteneciente al cuerpo directivo bien de la
empresa o del departamento de mantenimiento. Su misin ser la de apoyar y
facilitar los medios necesarios tanto humanos como materiales para la implantacin.
. Su
Gestor del proyecto: Tcnico de implantacin de
cometido ser, adems de informar al jefe de proyecto de la marcha del mismo,
el servir de apoyo al equipo humano, del cliente, creado para la implantacin. Ser
la persona encargada de comunicar a los tcnicos de desarrollo de
las posibles incidencias o necesidades derivadas de la implantacin.

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Proceso de implantacin de

Responsable de puesta en marcha:

Tcnico altamente cualificado cuya principal misin mientras
dura el proyecto de implantacin ser el distribuir y supervisar
diariamente el estado de los trabajos, informando tanto al
jefe como al gestor del proyecto de las incidencias
ocurridas.
Tcnicos de mantenimiento:
Encargados de alimentar el sistema con toda la
informacin necesaria para generar las bases de
datos iniciales. Estarn bajo las ordenes directas
del responsable de puesta en marcha.
Tcnicos de informtica:
Su misin ser la de suministrar, configurar e instalar
todos los medios necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema. Reciben informacin directa
del gestor del proyecto.

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Proceso de implantacin de

El proceso de implantacin en el tiempo lo hemos definido en el grfico

siguiente:
MES 01

MES 02

MES 03

MES 04

MES 05

MES 06

MES 07

01.- ADQUISICIN PGMWin

02.- PERSONALIZACIN DEL SOFTWARE
03.- INSTALACIN DE LA APLICACIN
04.- CREACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO
05.- FORMACIN INICIAL
06.- MDULO INVENTARIO DE ACTIVOS
Instalaciones
Mquinas y Sistemas
Partes de Mquinas y Sistemas
Equipos, piezas y componentes
07.- MDULO DE PERSONAL
08.- MDULO DE REPUESTOS
Codificacin de repuestos
Gestin de almacn
09.- MDULO DE PROVEEDORES
10.- MDULO DE COMPRAS
11.- MDULO DE MTTO. PREVENTIVO
12.- MDULO DE RDENES DE TRABAJO
13.- MDULO DE ANLISIS DE COSTES
14.- MDULO DE GESTIN DE PROYECTOS
15.- LUBRICACIN
16.- ARCHIVO DOCUMENTAL

Inicio del Proyecto de Implantacin

Introduccin de datos iniciales
Disponible para operacin

15

MES 08

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ACTUALIZACIONES DE

Despus de la adquisicin y personalizacin inicial, el producto podr ser

actualizado de forma gratuita durante el primer ao a partir del inicio de la implantacin
del sistema. La actualizacin incluye la modificacin de pantallas e informes siempre
y cuando no sean necesarias modificaciones en las bases de datos. De ser as,
estas reformas seran objeto de estudio para su valoracin.

SERVICIO DE ASISTENCIA TCNICA

El servicio de asistencia tcnica de

se realiza, de forma
gratuita, por correo electrnico o telefnicamente de Lunes a Viernes en horario
de oficina. Este servicio comprende desde la consulta de cmo operar con la
aplicacin hasta la solucin o notificacin de incidencias ocurridas en el sistema.
Asistencia va mail: info@pgmwin.com
Asistencia Telefnica: (Horario Oficina de Lunes a Viernes):

985 887 914

Tambin existe un Centro de Soporte Tcnico disponible en el rea de

Clientes a travs de nuestra pgina web: www.pgmwin.com

REQUISITOS DEL SISTEMA PARA LA INSTALACIN DE

Para poder instalar la aplicacin y que esta funcione correctamente se

necesitan como mnimo los siguientes requisitos:
Equipo recomendado: Pentium II a 800Mhz o superior, 128MB de Ram, disco duro
de 5GB o superior.
Sistema operativo: Microsoft Windows Me, Microsoft Windows 2000 o Microsoft
Windows XP.
no es operativo con Win95 y Win98.
Es aconsejable tener actualizado el sistema operativo con los ltimos Service Packs
disponibles.

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EDICIONES DE

2.1

Avanzada

Bsica

Inventariado de Activos

Repuestos y Almacn

S*

Mantenimiento Programado

Ordenes de Trabajo

S*

Lubricacin

Personal

S*

Proveedores

S*

Anlisis de Datos, Costes y Presupuestos

S*

Gestin de Compras

Proyectos

Archivo Documental

Calidad, Medio Ambiente y Seguridad

Base del Conocimiento

Biblioteca Tcnica

* Mdulos con funciones reducidas

Las ediciones estandar de PGMwin, pueden ser personalizadas para ajustarse a
las necesidades requeridas por el cliente. (Consultar)
Sistema multidatabase. (Access, SqlServer, Oracle, MySql). Licencias de bases de
datos, en caso de necesidad, no incluidas.
Servicio de asesoramiento y asistencia tcnica: Telefnico, mail o web gratuito
durante 1 ao.
Actualizaciones gratuitas durante 1 ao.

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www.pgmwin.com

DESARROLLO/DISTRIBUCIN/SOPORTE:

Pol. Ind. de Prendes 33438. Carreo ASTURIAS.

info@ seprisa.net - www.seprisa.net

(+34)

985 887 914