EL SECRETARIO Y SUS

FUNCIONES
DEBE CUMPLIR BASICAMENTE
CUATRO FUNCIONES:
1. ADMINISTRACIN
2. ARCHIVOS
3. CONSERVACIN
4. GUARDIN E INTRPRETE DE LOS REGLAMENTOS
I.-ADMINISTRACIN
1. La administracin ocupa el 80% del tiempo del Secretario.
- La clave para realizar sta funcin descansa en el concepto de
Equipo de trabajo.
- Este concepto afecta dos dimensiones de su vida profesional.
-

Sus colegas de Administracin

-

Su Secretaria.
La IASD. Tiene una forma representativa de gobierno.

La junta directiva, tiene autoridad administrativa.

La JD. Tiene funciones: Legislativas, Ejecutivas y de Supervisin.
La autoridad de la JD. Es compartida con los administradores.
B. AUTORIDAD DE LA ADMINISTRACIN.
EL PRESIDENTE. Es el presidente de la JD. y es el primer oficial.
EL SECRETARIO Y EL TESORERO, trabajan en ntima relacin con l. El
origen de su autoridad se describen en los Reglamentos de la Iglesia
C. CONSENSO ADMINISTRATIVO.
El secretario tiene una participacin muy importante en las
decisiones de la administracin que son tomadas por los tres administradores.
Para que sea efectivo, debe estar basado en una relacin de equipo.

La relacin entre los tres administradores es horizontal en vez de

vertical. No es de jerarqua.
D. SUBORDINACIN E INTERRELACIN ENTRE LAS DIVERSAS
ORGANIZACIONES DENOMINACIONALES.
1. LAS IGLESIAS, estn subordinadas a los campos locales:
Asociaciones o Misiones.
2. LAS ASOCIACION/MISIONES, a las UNIONES.
3. LAS UNIONES, a la

Divisin

Sudamericana.

4. LAS INSTITUCIONES, estn subordinadas a la entidad que las

administra.
Trabajo en equipo
Principios del concepto de trabajo en equipo con sus colegas de
Administracin

Cada posicin es necesaria.

Cada posicin cumple una funcin especializada.

Cada miembro debe conocer las reglas y proce-dimientos

Los miembros del equipo deben estar en constante comunicacin

.

Trabajo en equipo. Cont.

1. Cada miembro del equipo realiza mejor su tarea cuando hay mutuo
apoyo y cooperacin.
2. Areas afectadas por el concepto de trabajo en
equipo con su secretaria.
- Funcin.
- Relacin.
3.Claves para el xito del trabajo en equipo.
- Concenso.
- Tiempo.
Descripcion de funciones

 REGISTROS. Continuacin

EN LAS IGLESIAS:
1. El libro de actas.
2. El Libro Registro de feligresa (fichero)
3. Libro de la historia de la iglesia
4. El Libro de visitas
5. Carpeta de archivos con las copias de los informes
trimestrales.
Registros, continuacin
EN LAS ASOCIACIONES Y MISIONES
1. El registro de feligresa de todo el campo
2. El registro de las actas de la junta directiva
y de los Congresos Administrativos.
3. El registro de servicio de todos los obreros
con credencial.
4. El material anual para el Yearbook
Registros,Continuacin
EN LAS UNIONES.
Aunque no est obligada a llevar un registro de la feligresa, debe
ayudar a los campos a mantener un registro de su feligresa.
Todos los documentos mencionados para los campos locales,
corresponden tambin a las uniones.
Registros, continuacin
EN LAS INSTITUCIONES.
1.
Las actas de las instituciones deben ser mantenidas con el
mismo rigor que en los campos locales y en Las Uniones.

2.
El secretario de la Unin o campo local, debe cuidar Que tales
documentos estn al da.
Descripcin de funciones
III. CONSERVACIN

1. No slo es cuidar que las listas estn al da

registros

en los

2. Sobre todo se debe tener un programa

de
conservacin. Teniendo como blanco
reducir la apostasa.
3. Debe preocuparse para que los miembros
estn activos en el programa de la iglesia.
Descripcin de funciones
IV.-GUARDIN E INTRPRETE DE

LOS REGLAMENTOS.

1. Los reglamentos no slo regulan, sino que

ayudan a los administradores a tener un
medio comn de consulta, de comunicacin,
y de administracin.

Guardin e intrprete de los

2. Los reglamentos son la va para la ejecucin
administrativa de las actividades de la iglesia.
Los reglamentos permiten al administrador
conocer anticipadamente la forma de trabajo
de la iglesia y sus dependencias. A la vez le
permite saber cual es la razn de la MISION
de la Iglesia, y porque ha sido organizada.

 Guardin e intrprete de los

3. A nivel de las Iglesias locales, el Manual de la
Iglesia regula la administracin de la misma.
Los Reglamentos de la Divisin Sudamericana
regulan la administracin de las Instituciones,
Campos locales, y las Uniones, dentro de su
territorio.
Guardin e interprete de los...
4. El Secretario de la Unin, conducir talleres de capacitacin, dedifusin, e
interpretacin de los reglamentos entre los diferentes tipos de obreros de
su territorio.
El Secretario de la Asociacin o Misin conducir talleres de
capacitacin, difusin e interpretacin del Manual de Iglesia en cada
distrito misionero de su territorio.

LOS REGLAMENTOS. Caractersticas:

Los reglamentos tienen caractersticas dinmicas y estn sujetos a:
1. Evaluacin
2. Modificacin
3. Cambio.
Los reglamentos no son estticos, debido a que sirven a una entidad
viviente, dinmica, y en constante desarrollo.
INTERPRETACION DE LOS REGLAMENTOS:
La interpretacin de los reglamentos debe hacerse atendiendo a lo que
esta escrito y al contexto del propio reglamento.
Un recurso adicional es consultar con la organizacin inmediata superior.
El secretario es el responsable principal de la interpretacin y para
hacerlo debe conocerlo.

 Sin embargo, lo mas importante no es conocerlo, sino hacerlo cumplir.

EL SECRETARIO DE IGLESIA
CUALIDADES DE UN BUEN
SECRETARIO:
CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...
Confiable. El pastor, la Junta, los oficiales de la iglesia, pueden confiar
en l?
Discreto. Mantiene en reserva los asuntos secretos de la junta?
Consagrado. Ha dedicado completamente su vida a la Misin de la
Iglesia.
Integro. Representa bien a su iglesia en todo lugar y momento.
CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...
Responsable. Realiza su trabajo con amor y responsabilidad, lo hace
bien y lo mantiene al da.
Puntual. Esta a tiempo en las reuniones, enva sus informes
estadsticos a tiempo.
Espritu de equipo. Le gusta trabajar con la hermandad y mantiene
una buena relacin con los dems oficiales de la Iglesia.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
1. ES SECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA IGLESIA
A. Recibe todas las solicitudes que debe estudiar la Junta Directiva de la
Iglesia
B. Prepara una agenda para estudiarla con el
anciano.

pastor y/o con el primer

C. Prepara la agenda para la Junta

D. Convoca a los Miembros de la Junta.
E. Anota y mantiene las actas de todas las reuniones.
2. ES SECRETARIO DE LAS REUNIONES ADMINISTRATIVAS
A. Prepara la agenda para la reunin

 B. Anota y mantiene las actas de las reuniones administrativas de la

iglesia
3. MANTIENE EL LIBRO DE FELIGRESA
A. Mantener al da el libro de feligresa, es de

suma importancia.

B. Se debe registrar en el libro de la feligresa todo nuevo miembro que

ingresa: por bautismo, por profesin de fe y por carta de traslado.
C. De igual manera se debe eliminar del libro todos aquellos que son retirados:
por apostasa, por carta de traslado, o fallecimiento.

4. ES RESPONSABLE POR LA CORRESPONDENCIA

A.
Con los miembros de la iglesia, especialmente con aquellos que se
ausentan
B.
Cuando hay la transferencia de un miembro, con la secretara de la
iglesia correspondiente.
C.

Con las oficinas del campo local, especialmente con el secretario.

5. ES RESPONSABLE POR LOS INFORMES

A. Prepara y enva los informes estadsticos con todos los cambios de feligresa
a la asociacin/misin. ( Ver el M.de I. pg. 60,61)
B. Enva a la asociacin/misin la fichas de los recin bautizados, con todos los
datos que se solicita dicha ficha.
6. ES RESPONSABLE DE CUIDAR...
A. Del libro de feligresa.
B. Del libro de actas y dems libros
C. De los registros y archivos de la iglesia, los cuales pertenecen a la iglesia.
D. Del fichero ???
7. OTRAS ACTIVIDADES...
A. Prepara el certificado de bautismo.
B. Ayuda al pastor durante la ceremonia bautismal.

 C. Prepara las credenciales de los delegados a los congresos del campo

local.