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LM 2015

 Es necesario identificar, organizar y administrar

la red de procesos y sus interrelaciones

LM 2015

El resultado de una organizacin se alcanza a

travs de una red de procesos

Procesos e interrelaciones deben ser objeto de

anlisis constante
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LM 2015

LM 2015

LM 2015

Cules son las Etapas que involucra la Gestin

por Procesos?

LM 2015

Identificacin de los procesos

LM 2015

Documentacin de los
procesos

Comprensin del proceso

Definir el proceso: enunciarlo, darle un
nombre al proceso.
Definir los objetivos bsicos del proceso.
Definir los alcances: delimitarlo.
Mapear el proceso.

El no entendimiento lleva
a acciones equivocadas

LM 2015

 Objetivo del proceso

Actividades que lo componen
Responsabilidades (de cada etapa)
Recursos
Indicadores
Polticas
Documentos o formatos adjuntos

LM 2015

Definicin de un proceso para su

gestin

Caracterizacin

La Caracterizacin de Procesos consiste en identificar condiciones y/o

elementos que hacen parte del proceso, tales como: quin lo hace?,
Para quin o quienes se hace?, Por qu se hace?, Cmo se hace?,
Cundo se hace?, ?Qu se requiere para hacerlo?.

La caracterizacin de
las actividades se
realizan al momento
que se diagrama el
mapa.

LM 2015

Es recabar todas aquellas caractersticas relevantes de las

actividades definidas en el diagrama, para luego describirlas y
de esta forma lograr su posterior anlisis y mejora.

LM 2015

Formato de
caracterizacin

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Responsable:

Proceso:
Objetivo:
Lmites

Inicia:
Finaliza:

Recursos

LM 2015

Actividades
principales

Registros /
Documentos

Indicadores
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Formato de caracterizacin

LM 2015

Documentacin

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 Da una vista de todo el

proceso
Muestra donde se puede
simplificar
Revela cuellos de botella
Sugiere puntos de control
Permite contrastar flujos

LM 2015

Diagrama de flujo

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14

LM 2015

15

LM 2015

Diagrama de flujo

Depto 1

LM 2015

Cliente

Depto 2
Depto 3

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LM 2015

Mapeo de procesos

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EJEMPLO: NIVEL 0

Cliente

Proceso

Salida

Producto

Requerimiento
Ventas

Cliente

LM 2015

Entrada

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Ejemplo: Nivel 1
Entrada

Salida

Ventas
Factura

Orden
aprobada
Informe
embarque

Bitcora
rdenes
3.0

Cliente

LM 2015

Cliente

Req.

1.0
Admn.
Ordenes

2.0
Distribucin

Producto

Inventario

Produccin
Producto

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Ejemplo: Nivel 2
Entrada

1.0 Administracin de rdenes

Salida

Bitcora rdenes
1.1
Procesar
ventas

Orden de
venta

1.2
Orden de
venta
Fecha
embarque

1.3
Procesar
crdito
Factura

Revisin
rdenes
Orden
aprobada

3.0
Produccin
LM 2015

Cliente

Req.

2.0
Distribucin

Cliente
20

Ejemplo: Nivel 3
Entrada

1.2 Revisin de rdenes

Salida

Orden con problemas

no

1.2.2

1.2.1

Orden

Verificar
rdenes

OK?

Asignar No.
Orden

LM 2015

1.1
Procesar
ventas

1.1
Procesar
ventas

Orden y correlativo
1.2.3

1.3
Procesar
crditos

Digitar
orden

Orden en
sistema

Crdito aprobado

1.2.4

Asignar
fecha emb.

Programa
despacho

2.0
21
Distribucin

Ejemplo: Nivel 4
Entrada

1.2.3 Digitar rdenes

Salida

1.2.3.1

Ingresar tipo
y cantidad de
producto
LM 2015

1.2.2
Asignar No.
Orden

1.2.3.2

Asignar a depto.
responsable

1.2.3.3

Enviar a
supervisor
produccin

1.2.4
Asignar
fecha emb.

22

LM 2015

Medicin del proceso

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Medicin del proceso

Priorizados por su influencia en los resultados

globales

LM 2015

Por medio de indicadores

Basados en datos

Capaces de integrarse con sistemas de

informacin
Tener un responsable

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 Pasos para establecer indicadores:

1. Reflexionar sobre el objetivo del proceso
2. Qu informacin se va a obtener del proceso?
3. Qu se va a medir?
4. Determinar indicadores segn lo que se quiere
medir
5. Establecer resultados deseados (metas)
6. Formalizar los indicadores

LM 2015

Indicadores

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Estableciendo un indicador
Misin del proceso (contratacin de personal)
Contratar personal idneo teniendo en cuenta sus aptitudes y
habilidades
Informacin: Cantidad de personal entrante a la compaa en un
periodo de tiempo
Medir: Relacin entre personal que entra y abandona la
compaa.
Indicador

Formula

% de rotacin de personal [(P. entrante P. saliente) / total de

empleados ] * 100

LM 2015

Informacin a obtener y medir

Meta
Menor o igual
al 2%
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LM 2015

Analizar el proceso = Buscar

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Analizar el proceso = Buscar

Informacin incompleta

Falta de controles

LM 2015

Interferencia entre procesos

Tiempo muerto
Duplicidad del trabajo

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LM 2015

Mejora del proceso

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Mapeo: Inicio de la Mejora

El mapeo lleva a preguntarse:

Es necesaria la complejidad?
Es posible simplificar el proceso?
Es efectivo el proceso?
El trabajo se realiza con eficiencia?
Estn facultadas las personas para cumplir con sus
funciones?
Existen demasiadas transferencias
interdepartamentales?
Cmo se asegura la calidad?

LM 2015

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Eliminar la burocracia
Eliminar actividades duplicadas
Simplificar
Reducir el tiempo
Utilizar lenguaje ms simple
Estandarizar
Documentar el proceso
Automatizar

LM 2015

Mejora del proceso

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Mejora del Proceso: Criterios

Evitar secuencias largas, eliminando:
Secuencias ping pong.
Actividades sin VA.
Revisiones excesivas.

LM 2015

Eliminar los reprocesos.

Eliminar copias innecesarias y
excesiva informacin en reportes.

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Rediseo

LM 2015

Establecer un nuevo nivel de capacidad del proceso

Tiempo

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