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Versin 03
Cdigo: SGC-GU-01
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2010-09-24
CONTENIDO
Pg.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OBJETIVOS
ALCANCE
RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
ACTIVIDADES DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
DATOS DE ELABORACIN.
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1. OBJETIVOS
1.1.
GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICOS
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2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestin de
Calidad (SIGC) de la Universidad de Nario en cumplimiento de la Norma Tcnica
de Calidad para la Gestin Pblica NTC GP 1000:2009; el Modelo Estndar de
Control Interno MECI, Decreto 1599 de 2005 y dems normas que lo regulen.
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Los primeros tres dgitos tienen las iniciales del Sistema de Gestin de
Calidad (SGC), los dos siguientes al tipo documental, seguidos de su
consecutivo.
Documentos de uso por Procesos: Los documentos que son aplicables
por Proceso se codificarn as:
Las tres primeras letras corresponden al proceso, los dos siguientes al tipo
de documento y los dos ltimos al consecutivo.
Documentos de uso por Dependencia: Los documentos que son
sustantivos de las funciones de cada dependencia y no son aplicables a
otras, se codificarn de la siguiente manera:
Los tres primeros dgitos corresponden a la dependencia, los tres siguientes
al proceso, los dos siguientes al tipo de documento y los dos ltimos al
consecutivo.
Nota: los cdigos que se asignan a los documentos asociados al SIGC
corresponden al Instructivo de Codificacin de Documentos, cdigo SGC-IN-01
y se registran el Listado Maestro de Documentos Internos, cdigo SGC-FR-17.
Pgina: debe evidenciar el nmero de la pgina actual frente al nmero total de
pginas. Por ejemplo: 1 de 10.
Versin: corresponde al nmero de publicaciones aceptadas del documento.
Vigente a partir de: se refiere a la fecha de aceptacin de la versin del
documento, la cual se registra de acuerdo al sistema internacional: ao, mes, da;
separados por un guion (xxxx-xx-xx), de este mismo modo se registrar en el
cierre y en el control de cambios.
Grfica del Encabezado:
Cdigo
Pgina
Versin
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Responsable del
Procedimiento.
REVISADO POR:
-Representante de la Direccin.
-Asesor de Calidad
APROBADO POR:
Lder del Proceso o Director de
la Dependencia
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIN
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Nota:
Los datos de Cierre del Documento y Control de Cambios nicamente se registran en los
Documentos y no en los Registros.
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5.2.
Formatos Utilizados para la caracterizacin y procedimientos en la
Implementacin del SIGC.
5.2.1. Caracterizacin de Procesos.
Documento que describe las actividades globales que realiza la Universidad, est
compuesto bsicamente por una cadena de actividades que aportan a la
consecucin de un objetivo general, identificando tambin a los Proveedores,
entradas, y salidas con sus correspondientes Usuarios o Clientes, quienes reciben
las salidas. Adems en este documento se informa acerca de los responsables,
los recursos requeridos, los requisitos legales aplicables, los documentos que se
deben tener en cuenta, los registros que se generan y los parmetros de medicin
utilizados para evidenciar el mejoramiento continuo.
El contenido del Formato para la Caracterizacin de Procesos contiene los
siguientes datos:
Tipo: Indica el tipo o clase de proceso al que pertenece, considerando que los
procesos, segn su objetivo pueden ser Estratgicos, Misionales, de Apoyo y
de Control y Evaluacin.
Lder: Es quien lidera las actividades que conllevan a la mejora continua del
proceso.
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Cdigo
NOMBRE DEL PROCESO
Pagina
CARACTERIZACION
Versin
Vigente a Partir
de
OBJETIVO:
ALCANCE:
TIPO:
Estratgico:
Misional:
De control y
evaluacin:
De apoyo:
LDER:
PROVEEDORES
ENTRADAS:
ACTIVIDADES
PHVA
RESPONSABLES
SALIDAS
RECURSOS
REQUISITOS LEGALES
DOCUMENTOS
REGISTROS
PARAMETROS DE MEDICIN
FORMULA
FRECUENCIA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN No.
FECHA DE APROBACIN
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desarrollo del
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Responsable
Decisin
Conector
Descripcin
Conector de
Pgina
Documento
Indica qu funcionario o qu
dependencia es responsable de llevar
a cabo la actividad mencionada.
Forma utilizada para determinar qu
hacer cuando se presenta una toma
de decisiones dentro de la actividad
planteada, en ella se realiza la
pregunta que genera las opciones o
alternativas de la actividad dentro del
desarrollo del procedimiento.
Representa la unin entre smbolos, y
marca al mismo tiempo el orden en
que se deben desarrollar las
actividades.
Hace referencia a la descripcin de
actividades, observaciones o datos
que se requieran para hacer ms
comprensible el procedimiento.
Cuando el diagrama de flujo del
procedimiento es ms extenso que
una pgina, es necesario utilizar este
smbolo para indicar la conexin a la
pagina siguiente.
Cuando la actividad realizada genera
un documento se utiliza este smbolo.
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DILIGENCIADO POR:
Vigente a partir de
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APROBADO POR:
NOMBRE:
CARGO:
FIRMA:
FECHA:
DILIGENCIADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
NOMBRE:
CARGO:
FIRMA:
FECHA:
Los Registros se relacionan en un Listado Maestro de Registros, cdigo SGC-FR16, Formato en el que se registra los siguientes datos:
Cdigo, Nombre, Versin, Vigencia, Fecha de Vigencia, Ubicacin o Dependencia,
Lugar de Almacenamiento, Cargo del Responsable del Manejo del Archivo, Medio
de Almacenamiento, Nivel de Acceso de la Informacin, Tiempo de Retencin,
Disposicin Final y Observaciones.
El responsable del diligenciamiento del listado maestro de registros es el lder de
cada proceso o su delegado, quien debe reportar dentro de los cinco (5) ltimos
das de cada mes a la Unidad de Archivo y Correspondencia los cambios
realizados en el Listado.
CARGO:
ELABORADO POR:
Asistente Tcnico de
Archivo
NOMBRE:
Ingrid Egas
FIRMA:
Original Firmada
FECHA
2010-09-24
REVISADO POR:
-Responsable de la Direccin
-Asesor de Calidad
-Vctor Pantoja
-Frank Fajardo
Original Firmada
Original Firmada
2010-09-24
APROBADO POR:
Lder del Proceso
Vctor Pantoja
Original Firmada
2010-09-24
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
No.
1
2
3
FECHA DE
APROBACIN
2008-10-01
2010-04-30
2010-09-24