Libro de produccin y logstica de un concierto

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Introduccin
Historia de los eventos y organizacin.
Planificacin y organizacin de eventos.
Ciencias y conceptos involucrados en el libro.
Eventos: Procesos a seguir para la organizacin.
Creacin del libro de produccin y logstica de un concierto.
Conclusiones y recomendaciones
Bibliografa
Anexos

INTRODUCCIN
Hago este proyecto porque este tema est en mi vida cotidiana, pues es uno de los negocios
de mi pap, entonces yo estoy vinculado al tema varios aos y es una de las cosas que me
gustara hacer de mi vida. Tambin me gustan las finanzas y la publicidad, etc. Pues me son
atractivos temas como: la publicidad del concierto o sea todo lo que se hace como comerciales
para la televisin, radio, volantes afiches, etc. Y en las finanzas esta todo lo de hacer
presupuestos, flujos, etc.
Y por supuesto la produccin y la logstica es todo lo que se hace en un concierto desde el
detalle ms pequeo hasta el ms grande.
Y lo ms importante desde mi punto de vista es la gente que va al concierto, entonces es hacer
que la gente pase bien y se divierta. Y tambin como estudie msica me sirve para ampliar mis
conocimientos.
Voy a hacer un libro con toda la informacin que pueda investigar para trabajar.
Espero que este tipo de proyectos me guste ms de lo que me gusta con todo lo que voy
aprender de este trabajo.
HISTORIA DE LOS EVENTOS Y LA ORGANIZACIN
El comienzo de los eventos y la organizacin no hay un ao exacto ni donde comienzo
pero los primeros eventos aparecen con los romanos y los griegos entonces yo les voy hablar
sobre ellos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el bienestar social
de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros eventos como
los circos romanos.
GRIEGOS
La historia de la Antigua Grecia. Aunque haya habido manifestaciones anteriores, los
Primeros Juegos Olmpicos se realizaron en el ao 776 antes de Cristo.
Los juegos Olmpicos se llamaron as porque se jugaban en en el Santuario de Olimpia,
en el Peloponesio, en honor de Zeus, y los juegos comenzaban con una ceremonia y un
sacrificio al Dios Zeus. y se disputaban en un estadio de la vecina ciudad de Elide.
La primera edicin consisti nicamente en una carrera de 185 o 190 metros (un largo
de la pista de atletismo) por 32 de ancho; y el vencedor fue Correlo de Elide. Posteriormente
se fueron aadiendo carreras ms largas, luchas y el pentatln, que comprenda lanzamientos
de disco y jabalina, carreras a campo traviesa, salto de longitud y lucha libre. Despus se
agregaron el boxeo, las carreras de carros, la forma de lucha violenta conocida como
pancracio, y otros deportes. Otra de las primeras pruebas olmpicas fueron los saltos en largo,
a causa de que los griegos acostumbraban saltar zanjas y arroyos, y estaban entrenados en
eso.
El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas de los juegos olmpicos
antiguos. Estas actividades fsicas, competencias y luchas, no slo estaban ligadas a un
sentido religioso, puesto que los realizaban en honor a los dioses y les brindaban sacrificios;
tambin influenciaron en la cultura, especialmente en la msica y en las artes. Un ejemplo de
su influencia en el arte, es "El discbolo" de Mirn.(450 antes de Cristo).

Los juegos olmpicos se celebraban en verano y cada cuatro aos, perodo que
llamaban Olimpada.
En ese perodo se paralizaban los conflictos blicos. En honor a los Dioses y logrando
la unin de los griegos en esas ocasiones, se celebraban los juegos antiguos. Eran cuatro: los
juegos stmicos, los pticos, los nemeos y los olmpicos.
La Primera Maratn ocurri cuando en 490 antes de Cristo un hroe griego: el soldado
Filpides, recorri 40 kilmetros con noticias de la batalla de Maratn.
El primer premio para el ganador de los antiguos juegos olmpicos fue una corona de
olivo sagrado.
Romn Pausanias escribi en el 170 la primera programacin olmpica, con motivo de
una visita que realizara a Olimpia.
La conquista de Grecia por los romanos en el siglo II antes de Cristo trajo un paulatino
decrecimiento de los juegos.
Los juegos romanos de la antigedad tambin tuvieron carcter religioso, pero fueron
perdiendo estas caractersticas, y llevaban a esclavos y prisioneros; con luchas a muerte entre
gladiadores.
En el ao 393, el emperador Teodosio aboli los Juegos Olmpicos. La concepcin
cristiana en la poca consideraba inmoral el culto del fsico
ROMANOS
La extensin del Imperio romano a lo largo del permetro del Mediterrneo, durante
ms de cinco siglos, ha dejado en nuestro suelo restos arqueolgicos de primer orden. La
romana, es la manifestacin artstica ms significativa de la historia del mundo occidental, su
influencia nunca se ha dejado de percibir a lo largo de muchos siglos en toda Europa.
EL primer imperio romano que organizo eventos sociales
Las luchas armadas entre los integrantes del segundo triunvirato, Marco Antonio,
Lpido y Octavio, produjeron ciertas dudas sobre la eficacia de las instituciones republicanas
para poder gobernar los extensos territorios que rodeaban al Mar Mediterrneo. Como
consecuencia de esta situacin, entre los grupos dirigentes se empez a pensar en la
posibilidad de crear un nuevo tipo de autoridad. Esta incertidumbre, unida a la victoria de
Octavio sobre marco Antonio el ao 31 a.C. tras la batalla de Actium, permiti a Octavio
concentrar todo el poder de Oriente y Occidente y convertirse en el jefe mximo del estado
romano. Octavio recibi del Senado el ttulo de Augusto, que significa que su persona mereca
el mayor respeto y veneracin; adems, obtuvo las ms altas facultades militares, polticas y
religiosas. As comenz el Imperio.
El emperador se propuso aminorar el malestar social por medio de un ambicioso plan
de obras pblicas con el fin de evitar la desocupacin.
Adems , se realizaron entregas gratuitas de alimentos en la ciudad de Roma, gracias
al control de la produccin excedente de Egipto, que estaba bajo su dominio.
Para calmar los reclamos urbanos se instaur el circo. All se realizaban distintos tipos
de juegos como las competencias de carros, la lucha contra fieras y las ejecuciones de los
delincuentes. Sin embargo, el espectculo preferido era las luchas de gladiadores o juegos de
vida o muerte. En caso de derrota el destino dependa del humor de los espectadores. Si
todos agitaban un pauelo, el gladiador salvaba la vida, pero si extendan el brazo cuyo puo
tuviera el pulgar hacia abajo, se decretaba la muerte en la arena. Los hombres que intervenan
en estas sangrientas competencias eran generalmente esclavos. Estos se convertan en
hroes para la plebe urbana y a travs de sucesivas victorias podan alcanzar la libertad.

Los circos estaban inspirados en el hipdromo griego y estaba destinados a carreras

de caballos. La pista era rectangular, divida por un muro y con la cabecera en forma de
semicrculo. El ms importante de los circos romanos fue el circo Mximo.
Y es la base de todos los eventos que se organizan ahora y todava se usan algunos
conceptos como el de para el bienestar social de la gente y para la unin de el pueblo.
PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN DE EVENTOS
La intencin de este trabajo es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios para la
planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de un evento o exposicin hacia una
determinada meta; as, el xito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes
tcnicas o de la combinacin de sus elementos. La Direccin y Organizacin Integral de
Eventos es una herramienta tctica de la Comunicacin Integral de un concierto. El organizador
profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce,
acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.
CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIN DE EVENTOS
La realizacin de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por
ello, antes de tomar cualquier decisin sobre la ejecucin de un evento deben considerarse dos
preguntas bsicas:
------Es el evento el medio o recurso ms apropiado para alcanzar los objetivos
propuestos, o existe una forma ms adecuada?
Si el evento es el medio ms adecuado, Qu tipo de evento debe considerarse?
En el desarrollo de actividades para la realizacin de un evento hay que considerar los
siguientes puntos: el objetivo principal, nmero de participantes, lugar a realizarse, la duracin,
entre otros y las acciones del proceso que condicionarn el tipo de evento a realizar.
El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores
de servicios, hacen cada vez ms necesaria la capacitacin y especializacin de todos los que
participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo a sus
estrategias de comunicacin, sino tambin a las comercializacin y ventas.
La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en trminos de costos y
efectividad
LOGSTICA.
Hoy en da el tema de la logstica es un asunto tan importante que las empresas crean
reas especficas para su tratamiento, se ha desarrollado a travs del tiempo y es en la
actualidad un aspecto bsico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo.
Anteriormente la logstica era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo
oportuno, al menor costo posible, actualmente stas actividades aparentemente sencillas han
sido redefinidas y ahora son todo un proceso. La logstica tiene muchos significados, uno de
ellos, es la encargada de la distribucin eficiente de los productos de una determinada empresa
con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logstica busca gerenciar
estratgicamente la adquisicin, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de
inventarios, as como todo el flujo de informacin asociado, a travs de los cuales la
organizacin y su canal de distribucin se encauzan de modo tal que Ahora se reconoce como
un rea estratgica. Compaas como Coca Cola y Nike, atribuyen mucho de su xito a sus
Sistemas Logsticos.
La gente que trabaja en esta rea cada vez tiene una funcin de mayor impacto en las
empresas. Con estos nuevos roles, se requiere tambin cada vez ms gente mejor preparada
en estos temas.
Como sabemos, antao no exista una carrera formal en estas reas en las universidades, la
mayora de la gente que me he encontrado proviene de Ingeniera Industrial, Administracin de
Empresas, Ingeniera en Transporte y Sistemas.
La logstica es un rea que requiere atraer a los mejores y ms brillantes, dada su
complejidad, interaccin con las diferentes reas de la empresa, desde Mercadotecnia, Ventas,
reas de Finanzas, Recursos Humanos y Sistemas.
El subdirector de logstica de El Palacio de Hierro, Carlos Augusto Mndez, seal: La
logstica en las empresas es como un portero de ftbol, si el equipo gana nadie se
acuerda de l, pero si falla todos le echan la culpa.

PERFIL PROFESIONAL
La gente de logstica no se hace en las universidades se hace en el trabajo diario, en
aquella permanente insatisfaccin de lo que hace y lo obliga a innovar constantemente, a
negociar a trabajar en equipo a desarrollar una sensibilidad para enfrentar decisiones, a ser
creativo con una clara visin y contundencia en el momento de la ejecucin, agreg Jess
Romero Lpez, Vicepresidente de logstica de Cemex.
CIENCIAS Y CONCEPTOS INVOLUCRADOS EN EL LIBRO
CONCEPTOS DE LAS CIENCIAS DEL PROYECTO
MATEMATICAS: Es la ciencia que estudia mediante el razonamiento deductivo las
propiedades de los entes abstractos, tales como los nmeros y las figuras, as como la relacin
que guardan entre s.
CIENCIAS SOCIALES: Es la ciencia que estudia la evolucin del hombre dentro de la
sociedad y los cambios realizados en ella.
CONTABILIDAD: Es la ciencia que trata los procedimientos de llevar cuentas de una
administracin en una empresa, sociedad u organismo pblico; con la finalidad de establecer
su situacin econmica.
DISEO GRAFICO: Es una forma de comunicacin visual que transmite conceptos en forma
esttica, agradable a la vista y especialmente funcional
PUBLICIDAD: Es un conjunto de tcnicas de comunicacin social con que se anuncia o se da
a conocer un producto o un servicio para que se consuma o utilice.
DIBUJO TCNICO: Es la concepcin de un objeto en forma tridimensional, es decir largo,
ancho y altura.
VENTAS: Es una accin de vender un producto, cesin mediante un precio convenido; puede
ser al contado o a crdito.
PARA QUE SIRVEN EN MI PROYECTO
MATEMTICAS: Me sirve para hacer la planificacin del concierto y los presupuestos porque
en las 2 cosas necesitan por las operaciones (sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,) que
hay que hacer para crear los presupuestos y las proyecciones del concierto.
CIENCIAS SOCIALES: Es por la historia de los primeros eventos y su organizacin. Y por las
de Relaciones Pblicas con los proveedores y la gente que trabaja en el concierto y la que va
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concierto.
CONTABILIDAD: Es la que trata los procedimientos de llevar cuentas de la administracin en
el concierto y la financiacin del concierto.
DISEO GRAFICO: Es una forma, agradable a la vista la publicidad del concierto y
especialmente funcional para la que la gente vaya al concierto.
PUBLICIDAD: Es anunciar o se da a conocer el concierto para que la gente se entere y vaya
al concierto por medios y hojas volantes, posters Gafetes, Hojas Volantes, Entradas, etc.
DIBUJO TCNICO: Es para crear el tamao es decir (largo, ancho y altura). de las cosas que
nos van a servir para la publicidad del concierto es decir largo, ancho y altura.
VENTAS: Es para vender la publicidad del concierto es decir los auspiciantes con todas las
cosas de la publicidad (Posters, Hojas Volantes, Entradas)

PROCESO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIN

FECHA
Fecha: Es definir el da exacto del concierto y ponerle en el cronograma y es la base de todo lo
que se hace.
Definicin de local: Es estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el
concierto y escoger el mas apropiado.
Pagos local: Es hacer el contrato con el estadio y definir los das para hacer los pagos.
PUBLICIDAD
Elaboracin de cuas de radio: Es hacer dos cuos de radio para la publicidad del concierto
y fijar el tiempo de cada cua que se usa al aire para la publicitar el concierto.
Elaboracin de cuas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la publicidad del concierto
y fijar el tiempo del comercial.
Pautaje cuas de radio venta 1: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la
radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.
Pautaje cuas de radio venta 2: Es hacer una planificacin para pasar el comercial desde la
fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el da del concierto.
Pautaje cuas de TV: Es hacer una planificacin para pasar el comercial en la tele hasta el
da del concierto.
Prensa anuncios: Es hacer un boletn de prensa y mandar a todos los medios para anunciar el
concierto.
Definicin artes grficas: Es disear todas las artes grficas del concierto los posters,
entradas, gafetes, hojas volantes, etc.
Elaboracin artes grficas: Es imprimir todas las artes grficas del concierto los posters,
hojas volantes, etc. para comenzar a publicitar el concierto.
Elaboracin de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.
AUSPICIANTES
Definicin paquetes: Es hacer propuestas diferentes (ver en el libro) para conseguir
auspiciantes para el concierto.
Bsqueda de auspiciantes: Es comenzar a mandar las propuesta a las empresas que sean
posibles auspiciantes.
Cierre de auspicios: Es definir los auspiciantes del concierto y firmar los contratos.
Entrega de materia publicitario: Es entregar a las empresas auspiciantes lo ofrecido en las
propuestas.
PRODUCCIN
Entrega de raider tcnico: Es crear el raider tcnico y entregar a las empresas que van hacer
todo lo elctrico.
Definicin de iluminacin y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la iluminacin y
sonido.
Firma contratos iluminacin y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la
iluminacin y sonido.
Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.
Coordinacin transporte areo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo y
la salida de todo el grupo.
Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo que
usa en su presentacin para que todos las cosas entren al pas sin problema.
Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del grupo al pas y de todo lo que van hacer en la
permanencia en nuestro pas.
Salida del grupo: Es coordinar la salida del grupo del pas.
Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinacin del la forma que se va a comunicar
la produccin desde el primer da hasta el ultimo a travs de celulares, handies, etc.
Definicin locales de venta de boletos: Es la coordinacin de los lugares en donde se va a
vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en lugares
definidos.
Definicin seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares
que necesitan seguridad.
Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el concierto.

IMPUESTOS Y PERMISOS
Elaboracin de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los permisos para realizar
el concierto.
Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y autoricen los boletos.
Trmites: Es comenzar hacer todos los trmites para el concierto y sacar todos los permisos
para el conciertos.
Entrega definitiva de trmites: La entrega de todos los trmites que se necesita para el
concierto.
Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y despus otra para
que la prensa hable con la artista.
Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para saber cuantos
boletos se vendieron.
Liquidacin final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o prdida.
ELABORACIN DEL LIBRO DE LOGSTICA Y PRODUCCIN DE UN CONCIERTO
Bueno primero fue buscar informacin sobre como se realiza la documentacin
referente a conciertos. En una de las empresas que conozco que trabajan en la produccin de
eventos, me prestaron un libro del concierto de Gilberto Santa Rosa y Vctor Manuelle que se
realizo el 14 de mayo del 2003 y con eso me gui para crear mi libro del concierto que me
invente.
EXPLICACIN PASO A PASO
Planificacin con las empresas.
Lo primero fue planificar con que empresas voy a trabajar y con eso hacer el ndice telefnico
(vea en el libro) para saber como me puedo comunicar con la gente que voy trabajar.
Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y especificar sus
responsabilidades y ver con quien le toca trabajar de las otras empresas y a quien tienen que
pedir autorizacin. (Vea en el libro) y tambin crear las cartas para vender los auspiciantes
Despus fue crear el anexo con toda la informacin del libro. (Vea en el libro).
Cronograma de actividades: fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el
concierto y ponerles fecha.
Presupuesto: con todos los ingresos que va a ver por las entradas y los auspiciante despus
van todos los gastos uno por uno y lo ltimo es un punto de equilibrio. (Vea en el libro)
Ryders: para que se entiende los ryders son proformas con informacin de diferente cosa en
este libro tenemos 2 que son el del artista y el tcnico como no tengo el del artista del
concierto yo me invente uno. (Vea en el libro)
El libro voy a presentar el da de la presentacin del proyecto.
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Mi conclusin es que es uno de los trabajos ms arriesgados y tensos que pueda haber.
Porque digo esto?
Consegu a travs de amigos el poder participar de cerca de la produccin del concierto de Sin
Bandera y Alejandro Lerner.
Voy a contar como fue mi experiencia.
Todo estaba listo y exista un plan para las pruebas finales, en las que se incluan la prueba
final de sonido de los 3 grupos a presentarse.
Por una demora de parte de los msicos de Sin Bandera, toco cambiar el itinerario inicial del
concierto, pues la idea era que se apaguen las luces 10 min. para las 8 PM, se presenten los
comerciales, faltando 5 para las 8 PM, entre el presentador hable hasta las 8PM , Verde 70 se
presente hasta las 8:20PM, y entre Alejandro Lerner 8:35PM, para que este en el escenario
hasta las 9:15PM, y Sin Bandera cierre. Pero cambio, todo se retras por ms de media hora y
esto causa mala imagen ante el pblico.
Ese fue el problema principal del concierto y me enseo que en los conciertos no se ve lo que
pasa atrs del escenario pues hay problemas entre los organizadores y los artistas
contratados, pues al ser figuras del espectculo, algunos creen que pueden hacer las cosas
como ellos quieren, por lo que hay que tener experiencia para manejar estas situaciones
difciles.

Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este medio porque
hay mucha gente informal.
Tambin es un trabajo que siempre dependes de otros para lo que estas haciendo, por lo que
se debe contratar a gente de confianza y no pensar en ahorros pues si no se hace con los
mejores, seguramente habr ms problemas.
Otro punto es que aunque hagas un trabajo perfecto si a la gente no le interesa puedes
perder mucho dinero.
Y por eso aprend muchas cosas que no tenia idea hasta que decid hacer
Mi proyecto. El trabajo duro de varias semanas se reduce a horas y por pequeeces se puede
perder mucho, no solo dinero sino prestigio. Adems siempre hay cambios y hay que estar
atento para resolver los imprevistos.
Finalmente, al realizar este proyecto, veo que este trabajo, con todos sus problemas y
tensiones, es algo que me gusta mucho y que podra ser algo a lo que me podra dedicarme en
el futuro.
Recomendaciones
Mis recomendaciones son:
Que esto no es difcil si tienes un buen equipo de trabajo sabiendo un poco de Ingeniera
Industrial, Administracin de Empresas, Ingeniera en Transporte y Sistemas, Comunicaciones,
etc, puedes organizar un concierto.
Cada vez que se realice un trabajo de este tipo, se escriba las cosas que pasaron y se haga un
libro con las novedades para la prxima vez poder saber que hacer en caso de problemas.
Que para poder ser Productor de Eventos, ya no es suficiente solo la experiencia sino que se
han creado carreras universitarias que se pueden seguir y aprender cientficamente como se
puede llegar a ser un gran productor.
Investigando en Internet, encontr una carrera llamada Escenografa y Arquitectura del
Espectculo que yo recomendara si alguien le interesara el tema (informacin en los anexos).
BIBLIOGRAFA
Libros:
Historia antigua y media de la edad de piedra a las catedrales
Autor: Roco Rosero Jcome
Ao: 2002
Internet:
www.escuela-tai..com ; Activa el 07/6/ 2004
www.aprendamas.com ; Activa el 07/7/2004
www.gloogle.com ; Activa el 07/7/2004
Diccionarios y Enciclopedias:
Diccionario: Planeta de la lengua espaola usual
Autor: de la obra F. Mars
Ao: 1986