Alcance de la PMO y como
diferenciar proyectos,
portafolios y programas
Grupo 2
Jos Enrique Snchez Cazar
Mara Fernanda Illescas Vega
Jos Miguel Bedn Almeida
Pablo Emilio Maestre Linero
JUSTIFICACIN DE LA OFICINA DE PROYECTOS
El xito de una empresa puede medirse por la capacidad que
tenga de alcanzar sus objetivos estratgicos.
Adems, los procesos estratgicos de la empresa dependern de
la eficiencia en la gestin de proyectos, programas y portafolio.
Gestiona todos los proyectos de su organizacin de forma
homognea y coordinada?
Asegura la alineacin de la estrategia que defini la
Direccin con sus proyectos?
As nace la necesidad de incorporar una Project Management
Office (PMO) en la organizacin.
Ser responsable de canalizar de forma homognea la
gestin de todos los proyectos de la empresa y de
mantenerlos alineados con la estrategia global a
implementar.
La PMO asegurar que todo aquel involucrado en proyectos,
tengan claro capacidades, metodologa, procedimientos y
herramientas necesarias para lograr el xito de sus proyectos.
Se establecer un lenguaje comn en la empresa en todo lo que
se refiere a la gestin de proyectos en la organizacin.
La PMO permitir principalmente:
centralizar la informacin de los proyectos y los recursos
compartidos
generar un ambiente de colaboracin para todos los
involucrados
plantear informacin especfica para apoyar una ideal
seleccin y priorizacin de los proyectos en el portafolio
reducir el tiempo del ciclo de vida de los proyectos y los
costos relacionados a su ejecucin
ALCANCE
-ACTIVIDADES Y ENTREGABLES DE LA PMO-
Diseo e implementacin de la PMO
Diseo e implementacin de la metodologa correspondiente,
de acuerdo a la visin, misin, cultura corporativa, etc.
De acuerdo al nivel de madurez actual de la empresa y su
capacidad de mejora en relacin a la prctica de Gestin de
Proyectos, definir el tipo de PMO a implementar
En funcin del anlisis de la empresa:
Seleccionar los mejores casos para elaborar, documentar y
administrar Casos de Negocio, como herramienta de anlisis y
seleccin de proyectos.
Elaborar un marco metodolgico para la gestin de proyectos y
sus beneficios en a estndares internacionales aceptados, y
adecuados a la realidad de la empresa.
Definir los procedimientos necesarios para implementar el
marco metodolgico.
Definir los roles, funciones y responsabilidades de la PMO, para
garantizar una gestin de proyectos integral.
Seleccionar y configurar herramientas de acuerdo a las
necesidades de la empresa
Definir procedimientos
Capacitar
al
personal
directamente involucrado en
las tareas de la PMO
Verificar
consolidacin
de
informacin, seguimiento de
proyectos y asistencia a los
gerentes de proyectos en el
uso de la metodologa.
Brindar
apoyo
directo
al
personal en la aplicacin de las
tareas
que
son
su
responsabilidad
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Capacitacin:
brindar los conocimientos y habilidades
necesarios para llevar adelante las actividades de gestin de
proyectos, a nivel de cada uno de los involucrados en los
mismos, dentro de su organizacin
Eficiencia: para obtener mejores resultados, es necesario
tener conocimiento terico y la prctica en relacin al rol de
cada involucrado
Roles: en la empresa se marcan responsabilidades en las
actividades que requieren de capacitacin. Esto permitir
cubrir necesidades y atender las inquietudes particulares de
cada rol.
Todos las capacitaciones se encontrarn alineados con
estndares
internacionales,
principalmente
con
los
fundamentos y metodologa de Gestin de Proyectos propuesta
por el PMI (Project Management Institute)
Cada integrante contar con experiencia lo que permitir
agregar valor en cada una de actividades.
Como resultado, cada colaborador involucrado habr
desarrollado habilidades para utilizar tcnicas y herramientas
que le ayuden a llevar a cabo una adecuada Gestin de
Proyectos, Portafolios y Beneficios.
PROYECTOS, PORTAFOLIOS Y
PROGRAMAS
Relacin entre portafolios, programas y proyectos
Portafolio- se refiere a un conjunto de proyectos, programas,
subconjuntos de portafolios y operaciones que se gestionan como
un grupo para alcanzar determinados objetivos estratgicos
Programas- se agrupan en un portafolio y comprenden
subprogramas, proyectos o cualesquiera otros trabajos que se
gestionen de manera coordinada para contribuir al portafolio
Proyectos- estn o no incluidos en el mbito de un programa,
siempre se consideran parte de un portafolio
Aunque los proyectos o programas del portafolio no son
necesariamente interdependientes ni estn necesariamente
relacionados de manera directa, estn vinculados al plan
estratgico de la organizacin mediante el portafolio de la
misma
La direccin de portafolios, programas y proyectos se alinean
con las estrategias de la empresa, pero se diferencian en como
cada una contribuye al logro de objetivos estratgicos.
Direccin de Portafolios- se alinea con las estrategias
organizacionales mediante la seleccin de los programas o
proyectos adecuados , el establecimiento de prioridades con
respecto al trabajo a realizar y la provisin de recursos
necesarios
Direccin de Programas- adecua sus proyectos y
componentes de programas y controla las interdependencias a
fin de lograr los beneficios estipulados
Direccin de Proyectos- desarrolla e implementa planes para
lograr un alcance determinado, que viene dado por los objetivos
del programa o del portafolio al cual est vinculado
Comparacin Proyectos, Programas y Portafolios
Proyectos
Programas
Portafolios
Alcance
Objetivos definidos. Se elabora
progresivamente a lo largo del ciclo de
vida del proyecto
Alcance mayor y beneficios mayores
Alcance varia en funcin de los objetivos
Cambio
Se preveen cambios y se implemnetan
procesos para mantener los cambios
controlados y administrados
Se preveen cambios que pueden darse a Se monitorea permanentemente cambios
nivel interno o externo al programa y se en un entorno ms amplio, a nivel interno
los gestiona
y externo
Se transforma progresivamente la
informacin en planes detallados a lo
largo del ciclo de vida del proyecto
Se desarrolla un plan general del
Se crea y se mantiene los procesos y la
programa y se crean planes de alto nivel comunicacin necesaria relacionada con
para guiar la planificacin detallada
el portafolio global
Planificacin
Direccin
Se puede dirigir al personal de direccin
Se dirige al personal de programa y a los
Se dirige al equipo del proyecto para que
de portafolios o de programas y
directores del proyecto, con visin y
se cumplan los objetivos del mismo
proyectos que tuviera responsabilidad de
liderazgo global
informar al portafolio global
xito
Se mide por la calidad del producto y del
Se mide por el grado en que el programa Se mide en trminos de rendimiento de la
proyecto, la oportunidad, el
satisface las necesidades y beneficios
inversin global y de la obtencin de
cumplimiento del presupuesto y la
que le dieron origen
beneficios del portafolio
satisfaccin del cliente
Monitoreo
Monitorean el trabajo realizado para
obtener los productos, sevicios o
resultados, para los cuales el proyecto
fue emprendido
Monitorean el progreso de los
componentes del programa para
asegurar que se cumplan los objetivos
globales, cronogramas, presupuesto y
beneficios del mismo
Monitorean los cambios estratgicos y la
asignacin global de recursos, los
resultados de desempeo y el riesgo del
portafolio
Bibliografa
"Fundamentos de La Direccin de Proyectos Quinta Edicin"
(GUA DEL PMBOK), Capitulo 1 Introduccin Pginas 1-18
Marco de trabajo de Administracin de Proyectos
Presentacin sobre Gestin de Portafolios
Proceso de seleccin de proyectos en Gestin de Portafolios
http://recursosproyectos.wikispaces.com/Portafolios+de+Pr
oyecto
