Máster: Project Management

Módulo: Dirección estratégica de proyectos

Título del trabajo: Caso PMO

Autores:

Carla Amado

Nubia Lorena Fuentes

Romina Mayer

Fecha de entrega: 18/07/2021

Resumen ejecutivo

En este caso se analiza el recorrido de 3 amigos que deciden convertirse en socios luego de haber
transcurrido algo más de un año brindando servicios TIC a través de una organización algo informal
y desordenada, y sin embargo, logrando un discreto éxito.

Los tres amigos A, B y C cuentan con expertise y conocimientos tecnológicos y deciden convertirse
en socios y dedicarle la total atención y esfuerzo a esta nueva empresa.

A lo largo del caso se transita por las diferentes etapas que conforman esta nueva sociedad como
por ejemplo: actualización de organigrama, análisis de la situación actual, definición del plan
estratégico de negocio a 3 años y posicionamiento de la marca en un determinado nicho de mercado,
definición de la importancia de cada una de las líneas de negocio y su impacto estratégico.

En base a esto, se determina la necesidad de implantar una PMO que funcione como facilitadora e
integradora en esta etapa temprana de la empresa.

La implantación de la PMO a nivel Programa generará un nuevo flujo de comunicación entre todos
los stakeholders, fomentando la colaboración y la cooperación entre los diferentes involucrados,
implantará nuevos procesos y procedimientos que deberán transmitirlos con claridad a los Project
Managers y también reportará resultados a un nivel estratégico al C- Level.

En definitiva, funcionará como una integradora entre todos los stakeholders asociando las diferentes
capacidades creadas en el Programa que incluye los 3 Proyectos: Movilidad, ERP y Concursos y
Consultorías.
Índice

1) Diseño ............................................................................................................................. 4
1.1. Diseñar la estructura organizacional de la empresa y realizar la figura correspondiente.
¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas
(indicarlo claramente en la figura realizada)?. ......................................................................... 4
1.2. Determinar si se crearía una PMO. ............................................................................ 5
1.3. Diseñar la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de
personas necesarias. .............................................................................................................. 6
1.4. Explicar las principales responsabilidades de la PMO. ................................................ 7
1.5. Describir las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO
diseñada. ............................................................................................................................... 7
1.6. Identificar los argumentos cuantitativos y cualitativos que apoyan la necesidad de
implantar la PMO................................................................................................................... 8
2) Implementación ............................................................................................................... 8
3) Comunicación .................................................................................................................. 9
3.1. Indicar qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la PMO.
Describir al menos tres ejemplos. ........................................................................................... 9
3.2. Indicar qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project Leaders’.
Describir al menos tres ejemplos. ........................................................................................... 9
3.3. Indicar que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO. Describir al
menos tres ejemplos. ............................................................................................................. 9
Conclusiones ........................................................................................................................... 10
Bibliografía .............................................................................................................................. 11
 1) Diseño

Hay una cartera importante de clientes que están esperando por los servicios y se debe garantizar
el éxito de los proyectos en las 4 líneas de negocio. Se está evaluando la posibilidad de establecer
una PMO.

1.1. Diseñar la estructura organizacional de la empresa y realizar la figura correspondiente.

¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los accionistas
(indicarlo claramente en la figura realizada)?.

La estructura se compone por los 3 accionistas (amigos entre sí) quienes comparten habilidades
similares. Socios A y B son Ingenieros en IT, socio C es Ingeniero industrial.
Cada socio tiene una especialidad marcada: socio A dedicado a Movilidad, socio B enfocado en ERP,
socio C desarrolla lo relativo a Concursos y Consultoría en mejora de procesos.

3 personas fijas trabajan tanto en Movilidad como en ERP, mientras que se cuenta con un pool variable
de staff freelance de 14 personas quienes se llaman on demand, en caso de que se necesite el
desarrollo o alguna ayuda puntual en cada una de las líneas de negocio.
1.2. Determinar si se crearía una PMO.
En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías explicadas en el material base). Razona la
respuesta.

Si, efectivamente crearíamos una PMO con el objetivo de implementar los cambios necesarios para
llevar a cabo la estrategia a 3 años que se estableció en la empresa y asegurarnos la eficacia y la
eficiencia de los proyectos.

Esta PMO será del tipo Program Management Office y velará por la integración en este momento en
donde se están asentando las bases para lograr el cumplimiento del presupuesto financiero y el
posicionamiento de la marca dentro de su nicho.

Se opta por este tipo de PMO ya que esta organización necesita, no solamente asegurarse una
correcta dirección de proyecto, sino que fundamentalmente deberá ejercer una función integradora
dentro de la empresa, estableciendo una metodología, enfocándose en la gestión del cambio y la
consecución de beneficios, implementando estándares y guías que servirán para conformar la cultura
de la organización.

La gestión y coordinación del cambio surge a raíz del involucramiento actual de los 3 socios quienes,
tras haber constituido una nueva sociedad, necesitan integrar todas las unidades de negocio
(Movilidad, ERP, Consultoría y Concursos) con el fin de cumplir con el plan estratégico establecido y
para lograrlo deben hacer foco en las personas que llevarán a cabo cada tarea, como así también
mantener informados a los socios y entender las necesidades de los clientes. Es decir, mantener sanos
los vínculos con todos los stakeholders involucrados.

Dada la estructura de la empresa, de discreta envergadura y en fase más bien temprana, se propone
para este momento una PMO de tipo Program Management con un solo Program Manager que pueda
coordinar las 3 unidades de negocio y todos los proyectos que las componen teniendo en cuenta que
se encuentra en el tipo de nivel 2 de cambio.

El Program Manager deberá priorizar los proyectos más importantes según su peso relativo dentro
del Presupuesto, siendo ERP el de mayor importancia aportando un 60% de las ganancias totales,
seguido por Movilidad que, si bien el primer año aporta un 20%, se espera que casi duplique su peso
al final del año dos con un aporte del 36%.

Es decir, que la PMO ejecutará y controlará los proyectos, gestionando internamente el cambio por
medio del Program Manager quien trabajará para lograr una gestión integral de los proyectos del
programa y así, eventualmente, poder pasar al nivel 3, ámbito de mayor complejidad y sofisticación
en la vida de la organización.
1.3. Diseñar la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO, indicando el número de
personas necesarias.

El C-Level está compuesto por los 3 socios que son quienes han determinado la estrategia corporativa,
definiendo las unidades de negocio, asignando los recursos.

El Program Manager desarrollará sus funciones enfocando a la gestión de cambio, mientras que los
Project manager versarán sobre la entrega de productos.

El Project Manager de ERP tiene a cargo 5 empleados propios.

El Project Manager de Movilidad tiene a cargo 4 empleados propios

El Project Manager de Procesos y Concursos tiene a cargo 2 empleados propios

Se mantendrá la contratación de personal freelance en la medida que el negocio lo necesite y de

acuerdo a cada área funcional específica.
1.4. Explicar las principales responsabilidades de la PMO.

Dentro de las principales funciones de la PMO se destacan las siguientes:

- Implementará estándares, terminologías, métodos y procedimientos comunes para

garantizar el éxito del proyecto en cuanto a tiempo, lograr los objetivos del plan estratégico a
3 años, posicionarse en el mercado (calidad), obteniendo las facturaciones establecidas para
cada caso y en cada unidad de negocio (costo).

- Planificará de acuerdo a las necesidades de cada unidad de negocio los procesos necesarios
para cada actividad, estableciendo las prioridades necesarias para lograr a lo largo del plan
estratégico modificar el mix de ventas de la organización aumentando el aporte de Movilidad
(20% en año 1 a 36% en año 2) y decreciendo la ponderación del aporte de ERP (60% año 1 a
44% año 2).

- Generará reportes de los avances de cada oficina de proyectos, para revisar las variaciones de
los principales KPI en cada caso e implementa los ajustes necesarios para la consecución de
los objetivos

- Brindará soporte a los Project Managers implementando best practices, que se aplicarán en
cada caso de acuerdo a las necesidades

- Maximizará los recursos para que no se dupliquen posiciones dentro de cada proyecto

- Estará totalmente enfocada a la consecución de los resultados de negocio esperados,

monitoreando costos y tiempos de los entregables de cada proyecto entendiendo el impacto
estratégico de cada proyecto y trabajando para:
- Mantener estable el peso del Proyecto Consultoría y Concursos (10% durante los 3
años)
- Aumentar el aporte de Movilidad (año 1 aporta 20%, año 2 aporta 30%, año 3 aporta
36%)
- Decrecer de manera gradual el aporte de ERP que pasará de representar un 60% en
año 1 a un 44% en año 3.

- Organizará reuniones periódicas con los Sponsors (Socios A, B y C) para informar el estado de
los proyectos, informar el estado financiero de los proyectos y recibir retroalimentación.
- Velará por la cooperación y las buenas relaciones entre todos los stakeholders involucrados
(clientes, socios, project managers)

1.5. Describir las ventajas y desventajas que la empresa tendría con la elección de la PMO
diseñada.

Ventajas:
- Un lenguaje en común, procesos y procedimientos alineados que garantizarán la consecución
de los objetivos
- Pool de planta fija, otorgando nivel de pertenencia y generando compromiso. y bien enfocado
en el cumplimiento de la estrategia
- La documentación de los procesos contribuye a la optimización de los recursos para no repetir
 esfuerzos cuando hay elementos comunes en los proyectos.
- Flexibilidad y mayor rapidez a la hora de dar respuestas a los clientes mejorando el nivel de
calidad entregado al cliente

Desventajas:
- Mayores costes por tener que contratar empleados fijos
- En caso de no estar bien definidas las responsabilidades se pueden generar roces entre las
diferentes jerarquías
- Rechazo al cambio que puede generar esta nueva organización
- Mayor burocracia dada la implementación de procesos y procedimientos nuevos en la
organización.

1.6. Identificar los argumentos cuantitativos y cualitativos que apoyan la necesidad de

implantar la PMO.

Cualitativos:
- Mejorar la atención post venta de servicio al cliente, aumentando los niveles de satisfacción
del cliente para mejorar la calidad.
- Generará mayor rentabilidad y eficiencia
- Clientes tendrán un KAM manteniendo un contacto más cercano y flexible
- Equilibrar el aporte dentro del mix de ventas de cada unidad de negocio para hacerlo más
saludable

Cuantitativos:
- Reducción del 10% de quejas y reclamos de clientes
- Aumento de 50% del año uno al año dos en facturación total de todas las unidades de
negocio
- Aumento del NPS del 12%
- Al final del plan estratégico ERP y Movilidad aportarán la mayor parte de los ingresos del
negocio 36% y 44% respectivamente.

2) Implementación

Explicar los pasos o fases que se seguirían en la implementación de la PMO que se ha diseñado
anteriormente. Razonar la respuesta.

Diagnóstico inicial
● Evaluación del AS IS de la empresa implementando FODA
● Entender cuál es el ánimo de los colaboradores y que tan motivados y abiertos al cambio están
● Conocer y mantener una relación fluida con el resto de los stakeholders (socios, clientes)

Fase I
● Definir los estándares con los que se trabajará, implementar la nueva metodología a través
de plantillas, alinear procesos dejándolos documentados en plantillas y guías.
● Implementar reuniones periódicas con los equipos de proyectos para obtener
retroalimentación y delinear la metodología de trabajo.
● Implementar capacitaciones específicas tanto para los Project Managers como para sus
equipos.
 ● Implementar un plan específico para guiar la planificación de procesos y procedimientos
fomentando la interdependencia entre los diferentes proyectos.

Fase II
● Establecer los KPI de cada unidad de negocio, por ejemplo: porcentaje de conversión de leads
a clientes, cantidad ERP vendidos por mes, cantidad de clicks en la página web de la empresa.
● Reestructuración del organigrama incorporando la PMO
● Proveer información al C- Level
● Velar por la coordinación y la buena comunicación de todos los stakeholders

3) Comunicación

3.1. Indicar qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la PMO.
Describir al menos tres ejemplos.

1. Informe detallado del grado de avance de cada proyecto describiendo costes, tiempo y
alcance.
2. Detallar aquellos riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto por ejemplo: staff que
no esté alineado con la nueva metodología de trabajo y esto pueda provocar demoras en las
entregas.
3. Comunicar de qué manera se están relacionando el proyecto ERP y Movilidad para evitar la
duplicidad de tareas y optimizar los recursos disponibles.

3.2. Indicar qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project Leaders’.
Describir al menos tres ejemplos.

1. Entender cuáles son los factores externos que puedan estar afectando al proyecto,
comunicarnos y realizar las correcciones o cambios correspondientes para mantener el
proyecto alineado a la estrategia
2. Alertar acerca de eventuales conflictos que puedan afectar la interdependencia entre los
proyectos y las unidades de negocio y trabajar en ello para resolverlos en conjunto
3. Comunicar el grado de ejecución y cumplimiento de cada uno de los proyectos.

3.3. Indicar que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO. Describir al
menos tres ejemplos.

1. Reporte de los resultados de ventas y gastos acumulados al año vs. año anterior.
2. Informar cual es el comportamiento del mercado y su tendencia indicando cual es nuestro
lugar vs. la competencia
3. Revisar el estado financiero actual y la proyección a futuro (flujos de caja, ingresos, gastos,
etc)
 Conclusiones

A partir de ahora el rol de la PMO será crucial para lograr la consecución de los objetivos de negocio
y el posicionamiento de la empresa en los próximos 3 años.

Se deberá poner especial atención a la gestión del cambio organizacional para que los colaboradores
se adapten a esta nueva metodología de trabajo que será más burocrática que la anterior, haciendo
especial énfasis en fomentar la cultura organizacional la cual se encuentra en un nivel de madurez
temprano.

El rol de la PMO jugará un papel trascendental en este proceso, la cual velará por cumplir no solo con
los objetivos de los próximos 3 años sino que, a través de su metodología duradera y sólida le permitirá
a esta empresa seguir creciendo, abarcando nuevos mercados y nuevas líneas de negocio.
Bibliografía

Recursos didácticos base del bloque VI

Conocimiento debatido en el aula referente al bloque VI
Webinar