FINANZAS EN SU EMPRESA

Elaboracin
del estado de resultados
en las pequeas empresas
Jos Antonio Morales Castro y
Arturo Morales Castro

Uno de los principales

problemas que enfrentan los
pequeos negocios es la carencia
de informacin financiera.
En ocasiones, los dirigentes de
los pequeos negocios toman
decisiones slo por intuicin
porque carecen de informacin precisa respecto al funcionamiento del negocio. El
Estado de Resultados proporciona informacin bsica del negocio.
Sin embargo, las empresas pequeas,
en ocasiones, no disponen de l ya sea
porque no tienen la informacin para elaborarlo o la capacidad para pagar al profesionista que
lo puede hacer. En este artculo describimos sus aspectos fundamentales y la manera de elaborarlo.

La informacin financiera en los pequeos

negocios
La contabilidad produce informacin financiera que
se usa en la toma de decisiones en las empresas. Entre
los informes que se obtienen se encuentra el estado de
resultados, que muestra el potencial de la empresa para
generar dinero: presenta los ingresos, costos y gastos

16

para determinar cunto dinero va a

ganar o perder la empresa durante
cada mes o ao.
Para una empresa que est por iniciar operaciones, el estado de resultados se proyecta en forma mensual
para el primer ao y posteriormente
en forma anual. Un aspecto que analizan los inversionistas son los costos
fijos contra los variables, ya que es
importante conocer la rentabilidad
y el potencial que tiene el negocio
para crecer.
Por sus ingresos tan limitados y
el rgimen fiscal por el cual pagan
impuestos, las pequeas empresas
no estn obligadas fiscalmente a
presentar el estado de resultados,
pero aun as es til porque ayuda al
empresario a calcular indicadores
fundamentales para orientar el desarrollo de la empresa, por ejemplo, el
punto de equilibrio, los precios de los
productos, cunto se paga por sueldos con relacin a los ingresos, identificar la proporcin de gastos en el
proceso de operacin de las empresas e identificar la carga de cada uno
de los gastos (salarios, energa elctrica, rentas, seguros, mantenimiento
de edificios, gastos de seguridad y
de representacin, entre otros) con
relacin a los ingresos.

Cmo elaborar el estado de

resultados en una pequea
empresa?
El proceso para que un pequeo
empresario pueda construir su estado
de resultados se inicia al identificar
las cuentas que componen el estado
de resultados, las cuales se presentan en el Cuadro 1 y se describen a
continuacin.

Cuadro 1. Estado de Resultados (Principales cuentas)

(Nombre de la empresa)
Estado de Resultados
Periodo del DD/MM/20XX al DD/MM/20XX
VENTAS
Ventas brutas

xxx

Menos: Devoluciones y previsiones

xxx

Ventas netas

xxx

COSTO DE VENTAS
Inventario inicial

xxx

Ms:

Compras

xxx

Costos de los fletes entrantes

xxx

Mano de obra directa

xxx

Gastos indirectos

xxx

Inventario final

xxx

Menos:

Total de Costos de Ventas

xxx
xxx

UTILIDAD O PRDIDA BRUTA

xxx

GASTOS DE ADMINISTRACIN
Sueldos y salarios

xxx

Telfono

xxx

Energa elctrica

xxx

Gas

xxx

Renta

xxx

Seguros

xxx

Gastos de representacin

xxx

Impuestos

xxx

Mantenimiento

xxx

Depreciacin

xxx

Amortizacin

xxx

Otros gastos

xxx

Total de gastos de administracin

xxx
xxx

GASTOS DE VENTA Y PUBLICIDAD

Salarios y comisiones de los vendedores

xxx

Sueldos

xxx

Gastos de representacin y viticos

xxx

Gastos de vehculos

xxx

Papelera

xxx

Otros gastos

xxx

Mantenimiento

xxx

Agua

xxx

Luz

xxx

Depreciacin

xxx

Amortizacin

xxx
xxx

UTILIDAD O PRDIDA DE OPERACIN

xxx

OTROS INGRESOS Y GASTOS

Ingresos financieros

xxx

Gastos financieros

xxx

Otros conceptos

xxx

IMPUESTOS

xxx

UTILIDAD DESPUS DE IMPUESTOS

xxx

17

finanzas en su empresa

Ventas. El proceso del registro de las ventas diarias se lleva a cabo con las
notas o facturas expedidas durante el da, que sirven como base para reconocerlas primeramente en un registro total de ventas.1 En este caso, el importe de
las ventas es una cuenta de resultados acreedora (ingresos para la empresa);
pero las ventas tambin pueden implicar una rebaja y/o una devolucin; estos
conceptos del estado de resultados son cuentas deudoras y se registran a la
inversa de la operacin que las origin, es decir, disminuyen el importe de las
ventas.
Costo de ventas. El siguiente rubro del estado de resultados es el costo de
ventas que muestra el costo de los artculos vendidos. Para determinarlo, se
identifica el inventario inicial al cual se le suman las compras netas y se le resta
el inventario final, lo cual se expresa con la siguiente frmula:
Costos de ventas= Inventario inicial + compras netas - inventario final

Si en el registro de los inventarios se utiliza el sistema de costos histricos, en

donde el costo unitario del producto se valoriza con la totalidad del costo de produccin, entonces el costo de ventas se obtiene multiplicando el costo unitario de
los artculos vendidos durante el periodo por el nmero de artculos vendidos.
Tambin se registran los sueldos pagados a las personas que intervienen en
el proceso de transformacin de las materias primas en producto final, gastos
diversos que se usan en el proceso productivo como: amortizaciones, rentas,
seguros, entre otros. Es necesario identificar que los gastos que se registran en
este concepto se hayan ocupado en el proceso productivo de la empresa. Las
fuentes de informacin para cuantificar cada uno de los gastos son las facturas
pagadas, comprobantes de nmina, etctera.
Gastos de administracin. Para que funcione el negocio, la compra de mercancas y en su caso la transformacin en productos terminados y su venta, se

En trminos contables se le conoce como el libro de diario, en este

libro se registran las operaciones segn el orden en que ocurren y posteriormente se transcriben al libro llamado
Mayor; ste es un registro que clasifica
las operaciones segn las cuentas
que son afectadas.
1

18

Los gastos de venta

son los gastos en los
que incurre la empresa
para comercializar sus
productos.
incurre en varios gastos, a los que se
llama gastos generales que, a su vez,
se clasifican en gastos de administracin y de venta.
Los gastos de administracin son
aquellos en los que incurre la entidad
para controlar sus operaciones. Dentro de estos se incluyen los sueldos
del personal administrativo y los gastos que necesitan para administrar
y supervisar el funcionamiento del
negocio.
Gastos de ventas. Los gastos
de venta son los gastos en los que
incurre la empresa para
comercializar sus
productos, como
sueldos, publicidad, gastos de
los vendedores,
y otros diversos
que se asocian al
proceso de la promocin
del producto y venta.
Otros ingresos y gastos.
Existen otros ingresos y/o gastos
que se refieren a operaciones ajenas
al giro principal del negocio; pueden
ser gastos y productos financieros
(intereses), utilidad o prdida en el
manejo de moneda extranjera, descuentos financieros sobre compras,
utilidades o prdidas derivadas de
la venta de inmuebles, maquinaria
y equipo, etctera; en general, son
transacciones diferentes a las que
realiza normalmente el negocio. A
esta clasificacin se le llama otros

n o v i e m b re d i c i e mbre 2010

ingresos y gastos, los cuales se deben registrar porque

afectan la utilidad de la empresa.

forma, los revises cuidadosamente. El archivo se puede

abrir con o sin macros. Las instrucciones para utilizarlo son
las siguientes:

Utilidad antes de la participacin a los trabajadores.

El resultado de todas estas operaciones o sea la utilidad antes de la participacin a los empleados se acostumbra mostrar en el antepenltimo rengln del estado
de resultados.

1.
Haz clic en el vnculo para bajar el archivo de
Excel. Si no se abre, haz clic en el vnculo con el botn
derecho del mouse y selecciona guardar archivo.
2.
Cuando se abre el archivo aparece la hoja de portada con los derechos de autora. Pasa a la siguiente hoja,
donde vers estas mismas instrucciones.

Impuestos. En el penltimo rengln se acostumbra

presentar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) que puede considerarse como un gasto de operacin; la tasa de impuestos vigente para el ao 2010 de ISR es de 30% sobre la
utilidad, para personas fsicas y morales.

3.
Pasa a la hoja de ingresos. En ella elaborars tu
proyeccin de ventas a tres aos, y el programa automticamente calcular las ventas de los siguientes dos aos
para un total de cinco.

Utilidad despus de impuestos. Para finalizar, la cifra

resumen del estado de resultados es la utilidad o prdida neta que se obtiene al restar de los ingresos, los
costos, los gastos y
los impuestos.

3.1

Proceso para
elaborar el Estado
de Resultados
El archivo de Excel
que aparece en la
siguiente liga te ayudar a realizar cinco
aos de proyecciones
financieras, elaborar
los estados financieros proforma y el flujo
de efectivo mensual y
anual de la empresa.

Llena la informacin de las casillas blancas,

poniendo el nombre de la empresa,
seleccionar si vende
productos, servicio
o ambos (slo una
opcin); elige en
qu lugares vende la
empresa y si los ingresos son por venta
directa o por comisiones de venta.

3.2 Pasa al inciso

que se te indique en
la hoja. Si pasaste al
inciso 2.1, primero
debes seleccionar cuntas lneas de productos o servicios
vende tu empresa. Este programa slo te permite hasta 10
productos y 10 servicios.

<http://i2.esmas.com/documents/2009/09/14/123/
proyecciones-financieras.xls>

3.3 Inmediatamente despus, el programa te pide

que llenes la informacin sobre el precio de los productos
(si vendes bienes) o ms abajo te pide el precio de los servicios (si vendes servicios y/o ambos) para cada producto/
servicio y regin en la que vendes. Estos son precios unitarios.

El programa fue realizado por la Universidad Anhuac

del Sur, para ofrecer un nivel de conocimiento elemental
sobre estados financieros. Lo nico que se requiere es que
tengas pleno conocimiento de tu empresa o proyecto, de
cunto puedes vender, de tu capacidad instalada, del
mercado, del personal que requieres y de las inversiones
que estimas en activos fijos.

3.4 El siguiente paso (2.1.3) consiste en dar informacin sobre aumentos en el precio del producto o servicio
anualizado sin contar la inflacin, es decir, el incremento
que tendrn tus precios si es que planeas subirlos, lo cual

La versin de 2009 puede contener errores por lo que

se recomienda que, una vez que tengas los estados pro-

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finanzas en su empresa

Las pequeas
empresas no
estn obligadas
fiscalmente a
presentar el estado
de resultados.
puede ser o no recomendable
desde el punto de vista competitivo

3.8 El siguiente cuadro te pide el

incremento porcentual de ventas mensuales para ventas internacionales.

y, finalmente, utiliza las flechas si el

empleado recibe algn porcentaje
sobre las ventas totales.

3.9 Finalmente, la grfica 2.2

te muestra tus ventas mensuales
para cinco aos, de acuerdo a tus
proyecciones.

5.
Pasa a la hoja de gastos y
llena la informacin de gastos fijos
para la oficina y la planta, en caso de
que tengas las dos por separado. No
es necesario llenar toda la informacin
si no aplica alguno de los renglones.

4.
Pasa a la hoja de equipo
de trabajo. En la primera columna,
usando las flechas, debes seleccionar los puestos que requieres en tu
empresa y en la siguiente columna el
nmero de personas en cada puesto.
Escribe el sueldo mensual de cada
persona contratada o por contratarse

6.
Escribe en esa misma seccin el incremento mensual sin contar inflacin de los costos fijos.

3.5 Inmediatamente despus te

pide que escribas la inflacin esperada para los siguientes cinco aos,
que en Mxico est alrededor del
5% anual.
3.6 El punto 2.1.4 se refiere a
las ventas unitarias de productos y/o servicios. Las ventas se
expresan en unidades de productos o servicios, es decir, cuntos productos/servicios estimas
vender el primer mes. No trates
de poner ventas unitarias para los
siguientes meses, eso lo hars despus. Las ventas no se expresan en
pesos o dlares sino en unidades.
3.7 A la altura del rengln
nmero 100, el programa te
pide el porcentaje de incremento mensual de tus ventas
durante cada trimestre por
tres aos. El porcentaje de crecimiento de cada mes lo debes
escribir utilizando las flechas
que aparecen en cada cuadro,
en las celdas blancas.

20

n o v i e m b re d i c i e mbre 2010

12. Revisa cuid a d o s a m e n te

las celdas a
partir del rengln 44 para
determinar si
tu empresa va
a requerir ms
inversin en
los siguientes
meses y regstrala en las celdas
blancas, sobre el
tipo de financiamiento
que pretendes obtener.

7. Si tu empresa vende productos,

en la siguiente seccin debers escribir el costo unitario de los productos
(mximo 10). El costo de ventas unitario no involucra administracin, intereses, etctera.
8. Determina en esa misma seccin
cunto inventario requieres en almacn para iniciar el siguiente mes.
9. Finalmente, registra la compra de activos fijos que requieras
para iniciar y usa las flechas de las
columnas para hacer inversiones
en cualquier otro mes. Aplica para
inversiones en oficinas y en planta
en varios meses.
10. Pasa a la hoja de capital de
trabajo y llena la informacin que
se solicita.
11. Pasa a la hoja de financiamiento
y determina si tu empresa lo requiere
o no, viendo el resultado automtico.
Escribe abajo el monto de financiamiento que ests obteniendo o buscas obtener para el primer mes, y las
tasas de inters y plazos de los crditos a corto y largo plazos.

El proceso del
registro de las
ventas diarias
se lleva a cabo
con las notas o
facturas expedidas
durante el da.

muestra, adems, las celdas sobre

razones financieras y ms abajo, el
clculo de la depreciacin, en caso
de que requieras modificarlo.
15. En el rengln 20 del estado de
resultados, no hay informacin; ah
puedes registrar manualmente otros
gastos, como el de ventas y publicidad u otros.
16. En la parte superior de la hoja
con los estados proforma, se observan cuadros con los nmeros 1 y 2;
al presionarlos cambia la vista entre
mensual y anual.

Documentos de los que

se obtiene el monto de las
cuentas del estado
de resultados
Cada una de las cuentas que compone el Estado de Resultados debe
ser comprobable: en el Cuadro 2 se
presenta cada una de las cuentas que
integran este estado financiero y el
documento del que se puede obtener la informacin necesaria para
determinar el monto de cada una de
las cuentas.

13. Si utilizas crdito, es probable

que estos datos de financiamiento
requerido cambien, ya que el programa considera los pagos de
intereses y amortizaciones que se deben
hacer cada mes.
14. Estn listos los
estados proforma: a)
estado de resultados,
b) balance general
y c) flujo de efectivo. A partir de
la celda 118 te

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finanzas en su empresa

Cuadro 2. Fuentes de informacin para la determinacin del Estado de Resultados

VENTAS NETAS

COMPROBANTES

Ventas brutas

Factura y/o notas de ventas

Devoluciones y rebajas

Registro contable

COSTOS DE VENTAS
Inventario inicial

Registro contable

Compras

Factura de compras

Costo de los fletes entrantes

Factura de pago fletes

Manos de obra directa

Comprobantes de pago salarial

Gastos indirectos

Registros contables de depreciaciones y amortizaciones

Inventario final

Registros contables

GASTOS DE ADMINISTRACIN
Sueldos y salarios

Comprobante de pago de sueldos y salarios

Telfono

Recibo de pago de telfono

Energa elctrica

Recibo de energa elctrica

Gas

Factura de pago

Renta

Factura de arrendamientos

Seguros

Pliza y/o factura de seguro

Gastos de representacin

Factura (comidas, pasajes, gasolina, etc.)

Impuestos

Declaracin de pago de impuestos

Mantenimiento

Factura y comprobantes diversos de pago

Depreciacin

Registros contables de depreciaciones

Amortizacin

Registros contables de amortizaciones

Otros gastos

Factura de otros gastos

GASTOS DE VENTA Y PUBLICIDAD

Salario y comisiones de vendedores

Comprobantes de nmina de pago por comisiones

Sueldos

Comprobantes de pago sueldos

Gastos de representacin y viticos

Factura y/o comprobantes de viticos

Gastos de vehculos

Factura y/o notas de gastos correspondientes

Papelera

Factura de compra de papelera

Otros gastos

Comprobantes y facturas

Mantenimiento

Factura de comprobantes diversos de pagos

Agua

Recibo de agua

Luz

Recibo de luz

Depreciacin

Registros contables de depreciaciones

Amortizacin

Registros contables de amortizaciones

OTROS INGRESOS Y GASTOS

Ingresos financieros

Comprobantes de ingresos

Gastos financieros

Comprobante de pagos

Otros conceptos

Registros contables de beneficios (prdida) por venta de activos

Impuestos

Comprobantes de pago

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n o v i e m b re d i c i e mbre 2010

La contabilidad produce
informacin financiera
que se usa en la toma
de decisiones en las
empresas.
Comentarios Finales
Uno de los principales problemas que enfrentan los
pequeos negocios es la carencia de informacin financiera. Por eso, el estado de resultados permite tomar las
decisiones ms convenientes para la empresa, acordes a
su plan de largo plazo; por ejemplo, se puede creer que
la compaa recibe ingresos adecuados porque tiene utilidades; sin embargo, un anlisis del estado de resultados
puede mostrar que algunos de los gastos son excesivos
al identificar el monto de cada cuenta, y al comparar los
diferentes rubros de gastos e ingresos de la compaa
que se analizan con las cifras que tienen otras empresas similares. Este es tan slo uno de los beneficios que
ofrece el estado de resultados.

Bibliografa
Moreno Fernndez, Joaqun A., (2002). Las finanzas en las
empresa, 6 ed., Mxico: CECSA.
Weston J., Fred y Copeland, (1988). Thomas E. Finanzas en
Administracin, Vol. 1, 2. ed., Mxico: McGraw-Hill.

Dr. Jos Antonio Morales Castro

Academia de Finanzas
Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
antoniomorales64@hotmail.com

Dr. Arturo Morales Castro

Divisin de Investigacin
Facultad de Contadura y Administracin
Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Mxico, D.F., C.P. 04510
arturo_moralesc@yahoo.com.mx

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finanzas en su empresa