Gua para la organizacin de eventos

Esta gua detallada para la organizacin de eventos ha sido diseada con vistas
a ayudarle a desempear su tarea como anfitrin, y conseguir repetidamente
que sus eventos sean un gran xito.
Establezca sus objetivos
La planificacin es primordial; un evento que no se haya planeado de antemano o estudiado a fondo
podra acabar siendo un desastre. Por lo tanto, si quiere garantizar que todo salga a las mil
maravillas, deber idear un plan general para su evento que incorpore objetivos ACERTADOS.
A APRECIABLES
Cmo sabe si va por buen camino a menos que evale
la situacin? Una meta debe ser mensurable para
garantizar que est cumpliendo los objetivos que se ha
propuesto.
Organice las tareas que debe llevar a cabo como parte
del plan concebido para su evento, y fije sus propios
plazos para completarlas. Cuando termine cada una de
las tareas, tendr una idea ms clara del progreso que
est realizando.
E- ESPECFICOS
Una vez que se ha propuesto una meta y ha pensado en
lo que quiere lograr con su evento, debera plantearse las cinco preguntas que enumeramos a
continuacin:

Qu? Qu quiero lograr con este evento?

Por qu? Por qu quiero conseguirlo?
Quin? Quin me ayudar a conseguir mi objetivo y me apoyar en el evento?
Dnde? Dnde tendr lugar mi evento?
Cules? Qu herramientas y materiales necesitar para el evento?

R RELEVANTES & REALISTAS

El esfuerzo que hace a la hora de crear un evento siempre tendr su recompensa. Sin embargo, qu
quiere lograr exactamente con este evento? No olvide que la meta y los objetivos deben ser
realistas.

A ALCANZABLES
Echemos un vistazo a las preguntas de ms arriba: se ha propuesto objetivos realistas? Podr
lograrlos en el plazo de tiempo especfico que ha determinado?
Cuando organiza su propio evento, siempre se necesitan grandes dosis de tiempo y esfuerzo y,
adems, se debe contar con la actitud y los recursos adecuados para garantizar que en la medida de
lo posible todo marche sobre ruedas.
O OPORTUNOS
Piense en ese momento del ao ms oportuno para ser anfitrin de un evento, y plantese qu
fechas seran ms convenientes para los asistentes. Asimismo, asegrese de que la competencia no
haya organizado eventos que podran quitarle protagonismo a su da!

En qu se va a concentrar?
Sus objetivos le ayudarn a determinar el tipo de evento que quiere organizar y su enfoque
principal. A modo de ejemplo, podemos citar:

Los eventos de venta al por menor

La promocin del negocio y el reclutamiento
El lanzamiento de productos
Encuentros
Conferencias
Cursos formativos del HBM

A qu tipo de pblico va a dirigir su evento?

Esta pregunta est ligada a los objetivos y el enfoque que pretende utilizar, y estos dos factores
dependern a su vez de los motivos para crear su propio evento. Todo esto le ayudar a determinar
el tipo de pblico con el que le gustara contar en su evento.
Tendr que pensar en las siguientes variables para
comprender el tipo de pblico al que va a dirigir su evento:

Variables demogrficas: Edad y ubicacin

Variables psicogrficas: Intereses, pasatiempos y

personalidad

Estas variables tambin le ayudarn a discernir la mejor

manera de conectar con el pblico en lo relativo al tipo de
comunicacin que debera utilizar para los eventos: estas
personas preferiran recibir una carta que promocione el
evento o un correo electrnico?, utilizan las redes sociales?,
podra anunciar su evento dentro de estas? Hablaremos con
ms detalle acerca de este tema en el apartado de
promociones de esta gua.

Aspectos bsicos en la planificacin de eventos

A continuacin, detallamos algunos puntos clave que debe considerar a la hora de organizar su
evento. Esta lista tambin puede utilizarse a modo de listado de verificacin en las etapas iniciales
del proceso de planificacin:

La planificacin del evento comienza con la bsqueda exhaustiva de informacin. Asista a

otros eventos, exhibiciones, encuentros y exposiciones para familiarizarse con lo que da
resultado y lo que no. Asimismo, rena informacin acerca de los hoteles y lugares en los
que le gustara celebrar su evento.

Elabore una lnea de tiempo que determine el plazo para completar las tareas, tambin
conocida como lnea de tiempo para la implementacin de tareas.

Fije las fechas en las que se celebrar el encuentro, y asegrese de que esas fechas/horarios
les vienen bien a los principales asistentes.

Visite el lugar de celebracin que ha seleccionado para asegurarse de que la ubicacin es

acertada para el evento y el tipo de pblico que asistir a este. Considere si est bien
comunicado o no, y tambin tenga en cuenta el nmero de plazas de aparcamiento que
ofrece.

Cuntas salas necesitar reservar en el lugar de celebracin seleccionado? Cunto le

costar? Qu se especifica/no se especifica en el contrato?

Eche un vistazo a las instalaciones del hotel. Los invitados tienen la opcin de comprar
comida, bebidas y tentempis?

Tambin debera considerar la opcin de reservar habitaciones en el hotel si su evento dura

ms de un da.

Haga que el hotel muestre inters por su evento, deles motivos para querer que sus
instalaciones sean las elegidas, y deje que piensen en la publicidad de la que podran
beneficiarse. Todo esto ayudar a establecer buenas relaciones laborales.

Determine los requisitos de las instalaciones y la organizacin del evento.

Estudie la disposicin de la sala y visualice la presentacin dentro de esta; puede que

necesite mesas o simplemente sillas. La sala debe contar con una lnea de visin clara desde
la audiencia hacia la parte delantera de la sala, sin nada que dificulte su visin.

Ofrezca un sistema de registro simple y fcil de utilizar.

Elabora un plan promocional y publicitario para informar y suscitar inters.

Precisar equipo en la sala o se plantea alquilarlo? Puede que el hotel disponga del equipo
que necesita. Es vital comprobar que todo funciona!

Como puede comprobar, antes de ponerse manos a la obra debe considerar una lista bastante
exhaustiva de opciones.

Oradores invitados
Imagine lo que ocurrira si pudiera contar con la participacin
de un orador como Anthony Chaplin, Director gerente de
Nikken Europa, para motivar, animar e inspirar a sus invitados.
Ben Woodward, el ltimo miembro en incorporarse al equipo
directivo de Nikken Europa, es especialista en marketing de
redes, y como Director de ventas para el mercado europeo, Ben
sera un orador estupendo para su evento.
Si su evento va a centrarse en los conceptos de formacin, el
HBM o la motivacin, no sera increble contar con la
participacin de Larry Proffit como orador invitado?
Est organizando un evento con motivo de un lanzamiento de
productos? En ese caso, necesita contar con la ayuda de Dave
Balzer o Roger Drummer, expertos en materia de productos
que saben enloquecer e informar como nadie al pblico. Julie
Gostick, Ejecutiva de marketing de los productos de Nikken
Europa, tambin sera una oradora formidable en este tipo de
eventos, gracias a su pericia y sus conocimientos en materia de comercializacin de productos.
Curtis Bennett, tambin conocido por algunos como el experto en termografa, es el fundador de
Thermografix Consulting Corporation. Curtis ha participado en muchas otras conferencias y eventos,
incluido el 14. Congreso Anual Internacional de Medicina antienvejecimiento celebrado en Chicago.
Con sus amplios conocimientos en tecnologa termal y sistemas de control de temperatura, estamos
seguros de que Curtis se convertira en un modelo de inspiracin para todos.
Quiere centrarse en las herramientas de reclutamiento y el negocio de Nikken? En ese caso, Mari
Daly, Directora de marketing de Nikken Europa, sera la oradora ideal para su evento. Su objetivo
ser promocionar el uso de las herramientas, explicar los beneficios que pueden proporcionar y
establecer cmo puede sacar el mximo provecho a estas.
Podra contar con la participacin de oradores cruciales para su evento si logra reunir el nmero
necesario de asistentes, segn se detalla en la tabla de ms abajo.
Quin atraer a la multitud? Pngase en contacto con nosotros, y logre sus objetivos.
Orador invitado

N. de asistentes necesarios

Mari Daly / Julie Gostick / Ben

Woodward

+50

Anthony Chaplin / Larry Proffit

100-200

Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis

Bennett

+200

Temas / reas de especializacin

Marketing, productos,
negocio/herramientas de
reclutamiento, motivacin,
ventas, establecimiento de metas
Motivacin, formacin,
establecimiento de metas
Productos de Nikken, nutricin,
pericia en el campo de la
tecnologa

Registro
La clave para experimentar xito con su evento
es ofrecer un sistema de registro efectivo. A
continuacin, exponemos algunos puntos clave
que debe recordar a la hora de organizar el
registro para los eventos:
Costes:

Cunto cuestan los billetes para los

Consultores/invitados?
Cunto dinero asignar para los materiales del evento?

Billetes:

Se podrn adquirir los billetes en las instalaciones el da del evento o ser necesaria una
reserva previa de los billetes?
Piense en la impresin de los billetes, los materiales y otras copias impresas que entregar
en el evento.

Materiales:

Ha diseado e imprimido los pases de los asistentes?, ha conseguido los cordones de los
pases?
Las copias impresas podran estar a disposicin de los asistentes cuando realicen el registro,
o Vd. podra encargarse de colocar el material en las sillas de la sala antes de que lleguen los
invitados.
Ofrecer regalos o entregar muestras gratuitas? El hecho de colocar un regalo que
conmemore la ocasin encima de sus asientos sera una sorpresa especial para los asistentes
(aunque solo sea un bolgrafo de marca).
Se ha planteado preparar un pack evento para los asistentes? Este podra comprender: un
regalo, el programa del evento, hojas informativas de los productos y formularios de
evaluacin. Formule el pack a modo de recordatorio para que los asistentes se lo puedan
llevar a casa y no se olviden del evento.

Promocin & Marketing

Hay muchas maneras diferentes de promocionar y transmitir informacin acerca de su evento,
dependiendo del pblico al que se dirija. A continuacin, exponemos algunas opciones:

Redes sociales Facebook, Twitter, LinkedIn o

publicaciones en blogs.

Publicidad - carteles, banners publicitarios,

exposiciones, folletos del evento y otro material
relacionado con el evento.

El boca a boca tanto en Internet como en la

vida real con amigos, familia y posibles clientes.

Itinerario del evento un documento con la programacin del evento que especifique el
programa, el horario, los lugares de celebracin, los temas que se van a tratar y la ubicacin.

Ofrecer un descuento promocional con los billetes? El hecho de ofrecer un 10% de

descuento podra constituir un aliciente aadido para que se registren ms ventas. Otra
opcin sera organizar una rifa en su evento, y esto tambin podra incluirse en su campaa
publicitaria.

Calendario de eventos de Nikken

Podr acceder al calendario de
eventos de Nikken en el sitio web
pblico de Nikken y en MyNikken,
que le permite cargar los detalles de
su evento en el calendario para que
se corra la voz entre otros
Consultores de Nikken. Constituye un
recurso de gran utilidad para guardar
en el mismo sitio y de manera
organizada todos los detalles de un
evento.

Contenido & publicidad de su evento

Su campaa publicitaria no acaba con la ceremonia de inauguracin del evento. El evento debera
ser promocionado durante el perodo previo a la celebracin, durante el evento e incluso una vez
que este haya finalizado.
Puede que sea posible exhibir muestras y productos en su evento. Tambin podra realizar
presentaciones en vivo, por ejemplo, para ensear cmo funcionan el Sistema de agua PiMag y el
Air Power5 Pro y cmo se sustituyen los filtros en productos especficos.
El objetivo primordial es crear una exposicin con productos y materiales que se combinan entre s
con vistas a crear el mximo impacto visual. Para ayudarle con esto, hemos diseado especialmente
una tienda virtual llamada Herramientas de Nikken, que ofrece banners publicitarios desplegables
y materiales que podr utilizar en sus eventos: http://www.nikkentools.eu/
Para realizar presentaciones de PowerPoint, podr acceder a nuestros materiales, tales como los
vdeos de YouTube, en: http://www.youtube.com/nikkeneurope
Si require otra informacin o debe satisfacer otros requisitos en su evento, no dude en ponerse en
contacto con el equipo de eventos de Nikken Europa a travs de la siguiente direccin de correo
electrnico: events@nikken.co.uk.

Logstica

Cree un programa para el evento.

Confirme el lugar de celebracin del evento, la organizacin, la distribucin de planta, las
reas de exposicin de los productos , y la disposicin de los asientos y el escenario.
Confirme la participacin de los oradores y el contenido del programa, incluyendo la hora de
llegada y los tiempos de intervencin.
Proporcionar refrescos?

Si va a vender billetes, cmo los vender y con cuntos contar en el evento?

Mantngase en contacto con el hotel; compruebe que todo est en orden y hable con ellos
acerca del apoyo que podran prestar.
Contar con un mostrador de inscripcin en las instalaciones? En caso afirmativo,
distribuya sealizacin de forma clara para que los asistentes sepan moverse con facilidad.
Una vez que ha lidiado con las actividades logsticas, cntrese en promocionar y comunicar!

Produccin & equipo audiovisual

Materiales visuales & contenido de la presentacin en PowerPoint

Aconsejamos descargar la presentacin en PowerPoint, los vdeos y la msica que planea

utilizar antes del evento en lugar de realizar una lectura en trnsito de los archivos en
Internet. Tenga los archivos disponibles en su porttil con vistas a poder utilizarlos cuando
los necesite.
Asegrese de que cuenta con suficientes copias del material impreso si considera que son
necesarias para seguir la presentacin.
Necesitar una pantalla y un proyector para exponer su presentacin?
Y lo ms importante, compruebe que cuenta con todos los cables necesarios para su porttil.

Msica/efectos de sonido

La msica debe guardar relacin con su evento; piense detenidamente en el pblico al que
va a dirigir su presentacin y en el estilo de msica que sera ms apropiado.
Micrfonos: Puede escoger entre micrfonos de mano, de solapa o auriculares (para
eventos de ms de 50 asistentes aconsejamos utilizar micrfonos de mano con vistas a que
los efectos de sonido sean proyectados de manera eficiente) y asegrese de que el audio del
sistema audiovisual est instalado.

Oradores invitados

Siempre realice una comprobacin de sonido; asegrese de que todo funciona

correctamente y de que los asistentes que se sientan al fondo pueden or al orador.
Traduccin Si va a contar con la participacin de un orador invitado en su evento,
necesitar proporcionar interpretacin consecutiva o simultnea?

Definiciones
Interpretacin simultnea: el intrprete traduce el mensaje en la lengua meta tan pronto como pueda
formularlo a partir de la lengua original, mientras que el orador habla sin parar en la lengua original. El
intrprete se sentar en una cabina insonorizada, hablar al micrfono, y podr ver y or con claridad al orador
de la lengua original. Los hablantes de la lengua meta podrn escuchar la interpretacin simultnea por medio
de audfonos.
Interpretacin consecutiva: el intrprete habla despus de que el orador de la lengua original hace una pausa.
El discurso se divide en secciones, y el intrprete se sienta o se sita detrs del orador de la lengua original,
escucha y toma notas a medida que el orador comunica el mensaje. Cuando el orador realiza una pausa o
termina de hablar, el intrprete transmite una parte o la totalidad del mensaje en la lengua meta.

Seguimiento del evento & celebracin de su xito!

Lo ha conseguido! Ha planeado y llevado a cabo su propio evento, y estamos seguros de que se
siente muy orgulloso.
Una vez que haya finalizado el evento,
tendr que realizar algunas tareas
adicionales:

Evaluacin del evento: Los

formularios de evaluacin son
una manera estupenda de
recopilar las opiniones de sus
invitados, una vez finalizado el
evento. Esta informacin le
ayudar a mejorar todava ms la
calidad de su prximo evento.
Tambin debera dar su propia
opinin, cmo salieron las cosas?

Notas de agradecimiento: a los oradores invitados, invitados VIP y asistentes.

Comunicado de prensa: Podra redactar un breve comunicado de prensa acerca de su

evento y hacrselo llegar a los medios de comunicacin. El comunicado debera comprender
informacin que responda a las siguientes preguntas: quin, qu, por qu, cundo,
cmo nunca se sabe, si se publica en una revista, ms personas tendrn acceso a
informacin relacionada con Vd., la oportunidad empresarial de Nikken y el prximo evento
que planea organizar.

Intercambio de fotos/vdeos: utilice las plataformas en lnea para compartir las fotos y
vdeos de su evento, incluyendo, entre otras, Facebook, Twitter, YouTube y Flickr. Podr
utilizar esta informacin para generar publicidad en el futuro.

Y finalmente Celbrelo; se lo merece!

Fuente: Nikken Europa