INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA BITCORA

DE OBRA O SERVICIO
NDICE
1. Generalidades.
2. De la forma de la bitcora.
3. Reglas generales para el uso de la bitcora.
3.1 Apertura.
3.2 Numeracin y fechado de notas.
3.3 Redaccin y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobre posiciones.
3.7 Inutilizacin de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso
3.11.1 Anotaciones de la supervisin.
3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Custodia.
3.12.1 Durante la ejecucin de la obra.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva.
3.13 Cierre de bitcora.
4. Reglas de aplicacin de la bitcora.
4.1 Disponibilidad.
4.2 Firmas.
4.3 Inviolabilidad.
4.4 Actividades peridicas.
5. Archivo de bitcora.
6. Bitcora de servicios.
7. Marco normativo

1. Generalidades
La bitcora es un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de
construccin o de prestacin de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben
registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten

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diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; as como dar fe del cumplimiento de
eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitcora para los efectos de la ley artculo 46, es el medio oficial y legal de comunicacin entre
las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es
obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisin, debern prever
que los rganos internos de control vigilarn el uso y seguimiento de la misma.
Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisin
en su elaboracin, para asentar oportuna, sistemtica y detalladamente los acontecimientos
relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, as como los incidentes
que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y
respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situacin
pasada.

2. De la forma de la bitcora
El formato de la bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos
deber cumplir, como mnimo con lo siguiente:
2.1 Utilizar una bitcora por cada contrato.
2.2 La bitcora de la Obra consistir en una o ms libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta
principal aparecer el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el rea
responsable de la ejecucin

de los trabajos, segn sea el caso, el nmero del Contrato, la

Descripcin de la Obra y la identificacin Bitcora de Obra y un Rengln para el nmero de libreta.

2.3 Las primeras hojas incluirn una gua de uso de la bitcora de obra, la cual no ir foliada.
2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para
el contratista y otra para la residencia de obra o supervisin, en su caso.
2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nmeros consecutivos y en la
parte superior de las hojas se indicar el nmero del Contrato de que se trata.
2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no as las originales que permanecern fijas en la
libreta de la Bitcora. La primera copia desprendible deber ser para el Contratista o su
Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su
caso.
2.7 El primer folio de la primera libreta deber iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota
de validacin del uso de la bitcora.

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2.7 El contenido de cada nota debe precisar: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto,
ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere y
fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.
3. Reglas generales para el uso de la bitcora
La residencia de obra y la supervisin, as como el contratista debern observar las siguientes
reglas generales para el uso de la bitcora.
3.1 Apertura.
Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos y deber iniciar con una nota especial
(nota de apertura), relacionando como mnimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de
las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos
particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caractersticas del sitio donde
se desarrollarn, as como la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al personal
tcnico que estar facultado como representante de la contratante y del contratista, para la
utilizacin de la bitcora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deber de anotar como mnimo lo
siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisar la obra, indicando la direccin del proyecto,

activo o la regin a la que pertenece.

Nmero del contrato.

Titulo de la obra y su localizacin.

Nombre o razn social del contratista.

En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre
de la empresa de supervisin.

Nombre, firma, direccin y telfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, direccin y telfono del superintendente de construccin del contratista.

Nmero del proyecto o su equivalente.

Nmero de partida presupuestal.

Importe del contrato.

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Plazo de ejecucin de la obra.

Fecha de iniciacin programada.

Fecha de terminacin programada.

Valor y fecha programada de los anticipos.

3.2 Numeracin y fechado de notas.

Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse (en el da en el que se efecte el
asiento) consecutivamente respetando sin excepcin el orden establecido; cerrndolas con nombre
y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construccin del contratista.
3.3 Redaccin y escritura.
Las notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta
negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbn o autorreproducible para las
copias.
3.4 Errores.
Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la nota deber anularse por
quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nmero consecutivo que le corresponda y
con la descripcin correcta.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, ser nula.
3.6 Sobre posiciones.
No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni entre renglones,
mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber abrir otra nota haciendo referencia a la de
origen.
3.7 Inutilizacin de espacios.
Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.
3.8 Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitcora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones
correspondientes, los interesados podrn retirar sus respectivas copias.
3.9 Validaciones.
Se podrn validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refirindose
en notas de bitcora el contenido de los mismos o bien anexando copias.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

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Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los
trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deber
utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestin.
3.11.1 Anotaciones de la supervisin
Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la
obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepcin satisfactoria de la
obra.
A continuacin se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su
registro en bitcora, en forma enunciativa, ms no limitativa:
b) Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones

de la obra.

Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitndole el

programa.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la

obra.

c) Relativas al plazo y programa de la obra

Modificaciones del programa de obra.

Estado del tiempo que influya en la obra.

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al
programa.

Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.

Cuando se efecten cambios en especificaciones de ingeniera y alcances.

Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la obra, o la informacin, o los

accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponibles.

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Atraso en la contestacin de aclaraciones.

Atraso con respecto a la entrega de ingeniera y/o especificaciones.

Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.

d) Relativas a la ejecucin de la obra

En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y

reuniones peridicas, as como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas
reuniones.

En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso

proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalacin, interconexin y
pruebas.

Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, as como su

estado, comparado con lo sealado en el contrato.

rdenes de correccin por defectos de obra.

Equipo descompuesto o inapropiado.

Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s)

rea(s) de trabajo.

Accidentes presentados en la obra.

Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades crticas,

enunciando razones y/o motivos as como su terminacin.

Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo,

materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones

que se aplicarn, de acuerdo al contrato.

Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.

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Constancia de la fecha de recepcin de las estimaciones presentadas por el

contratista o su representante para su revisin.

rdenes de suspensin de la obra, si es el caso, indicando la causa y rdenes de

reiniciacin de la misma.

Constancia de devolucin de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX,

producto de modificaciones y cancelaciones.

Cambio de supervisor de PEMEX.

Cambio de representante del contratista.

Fecha de la puesta en operacin y fecha del acta de recepcin de la obra.

e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

Avisos de incumplimiento de rdenes dadas al contratista

Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su

representante.

Cancelacin o cambio de rdenes o instrucciones.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relacin a las rdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con
las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra o
modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a
continuacin:
a) Relativas a los documentos de la obra

Solicitudes de informacin faltante, licencias, permisos, liberacin de bancos o

tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante
que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

b) Relativas al plazo y programa de la obra:

Acuse de recibo de rdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al

mismo.

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Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacin de plazo

y/o modificaciones del programa de obra.

Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisin

sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

c) Relativas a la ejecucin de la obra

Acuse de recibo u observaciones de rdenes de la supervisin relativas a correccin

de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y
materiales.

Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que deba entregar PEMEX,
si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante
del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o

extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

3.11.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitcora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de
supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicacin de sanciones,
suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisin.

b) Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y
finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener
consecuencia en el cierre del contrato.
c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el
artculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las
Mismas.
3.12 Custodia.
Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la
obra, y
3.12.1 Durante la ejecucin de la obra
Desde la fecha de iniciacin, la bitcora deber estar permanentemente en la obra a la
disposicin del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas as como

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para revisin de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente

acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros
de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deber considerar la situacin
para determinar si recoge la bitcora, en cuyo caso se llevar a las oficinas de la residencia,
para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.
3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitcora ser entregada a la
oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su custodia.
3.13 Cierre de bitcora.
Ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin tcnica de campo.
Despus se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de
la libreta y sta, por conducto de la supervisin se anexa al finiquito de la obra.
4. Reglas de aplicacin de la bitcora
Para cada uno de los tomos de la bitcora se deber reglamentar y validar el uso de este
instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales debern asentarse
inmediatamente despus de la nota de apertura.
4.1 Disponibilidad.
Horario en que se podrn asentar notas, el que deber coincidir con las jornadas de trabajo de
campo.
4.2 Firmas.
Las notas de la bitcora debern ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos
partes no firme, se establecer en la apertura de la bitcora, un plazo mximo para la firma de los
interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin.
Establecer plazo mximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del
plazo, la aceptacin del asunto en cuestin;
4.3 Inviolabilidad.
Se deber enfatizar la prohibicin de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, as sea por el
responsable de la anotacin original; y
4.4 Actividades peridicas.
Es recomendable regular en las actividades de carcter tcnico administrativo, lo relativo a la
autorizacin y revisin de estimaciones, nmeros generadores, obra extraordinaria, as como lo
relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse.

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En este sentido, en la apertura de la bitcora de cada contrato se deber establecer cual ser la
documentacin soporte de las estimaciones, as como la indicacin de que si alguno de los
documentos que deben acompaar a alguna estimacin ha sido previamente entregado por el
contratista, ser suficiente con hacer referencia a l en la propia estimacin, sin que exista la
obligacin de volver a entregarlo.

5. Archivo de bitcora
Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar en caja numerada
de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la
supervisin de la obra.

6. Bitcora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada contrato
respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin estipuladas en este instructivo.

7. Marco Normativo

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).

Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas

(RLOPSRM)

Polticas,

Bases

y Lineamientos

en Materia de

Obras

Pblicas

Servicios

Relacionados con las Mismas, para Petrleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y

Empresas Filiales.

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