Procesos estratgicos de la gestin del conocimiento

MsC. Magda Len Santos1, Dr. C. Gloria Ponjun Dante2 y Lic. Mahyvin Rodrguez Calvo3

RESUMEN
Se define la gestin del conocimiento, as como sus procesos estratgicos:
identificacin, adquisicin, desarrollo, distribucin, uso, retencin y medicin y se
aborda su relacin con el aprendizaje organizacional. Una adecuada gestin del
conocimiento, soportada en el aprendizaje organizacional, contribuye a elevar y
desarrollar el capital Intelectual de una organizacin.
Palabras clave: Gestin del conocimiento, aprendizaje organizacional.
ABSTRACT
Knowledge management is defined, as well as its strategic processes: identification,
acquisition, development, distribution, use, retention and measurement. Its relation to
the organizational learning is also dealt with. An adequate knowledge management,
supported by an organizational learning, contributes to the enhancement and
development of the intellectual capital of an organization.
Key words: Knowledge management, organizational learning.
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que permite consultar, reproducir, distribuir, comunicar pblicamente y utilizar los
resultados del trabajo en la prctica, as como todos sus derivados, sin propsitos
comerciales y con licencia idntica, siempre que se cite adecuadamente el autor o los
autores y su fuente original.
Cita (Vancouver): Rodrguez Calvo M, Len Santos M. Procesos estratgicos de la
gestin del conocimiento. Acimed 200614(2). Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci08206.htm Consultado: da/mes/ao.
La gestin del conocimiento es un nuevo enfoque gerencial que se basa en el
reconocimiento y la utilizacin del valor ms importante de las organizaciones: los
recursos humanos, su conocimiento y su disposicin a colocarlos a su servicio.
Con frecuencia, se afirma que estamos en una era basada en los intangibles, un
concepto que se aplica a los resultados de las actividades que se basan y se derivan del
conocimiento o de la inteligencia puesta en accin. La gestin del conocimiento se
soporta en un sistema que permite administrar la recopilacin, organizacin,
refinamiento, anlisis y diseminacin del conocimiento en una organizacin.
Sus principales objetivos son: contribuir a comprender cmo conseguir organizaciones
ms competitivas y adaptables, as como crear procesos y mecanismos de gestin que
aceleren los procesos de aprendizaje, la creacin, adaptacin y difusin del
conocimiento, tanto en la organizacin como entre la organizacin y su entorno.

En la gestin del conocimiento, se administran los activos no materiales de la

organizacin; se genera, busca, almacena y transfiere el conocimiento con el propsito
de aumentar la productividad y competitividad de las organizaciones. Las ventajas
competitivas que produce una adecuada gestin del conocimiento no dependen de la
cantidad de conocimiento que se consiga reunir y almacenar sino del uso que se haga de
ellos; por ello, y como parte de ella, es necesario adoptar una cultura corporativa que
fomente el intercambio y la colaboracin entre los miembros de una organizacin.
La gestin del conocimiento fomenta la creacin y difusin de una cultura
organizacional y un entorno de colaboracin que favorezca dichas acciones mediante la
presencia de un liderazgo, la cooperacin mutua y las comunidades de prctica.
Asimismo, posibilita la implementacin de polticas en la organizacin, que estimula la
capacitacin, el aprendizaje y la motivacin de cada miembro de la organizacin, segn
sus necesidades, adems de crear las condiciones necesarias para que la informacin
fluya en forma idnea sobre la base de un soporte tecnolgico que facilite y agilice el
flujo de la informacin y el conocimiento. As, se facilita la toma de decisiones en
funcin del cumplimiento de la misin, visin, metas y objetivos de la organizacin.
Las organizaciones generan nuevos conocimientos a partir de la experiencia, las
aptitudes y actitudes en el desarrollo de una cultura propia; ellas deben crear un
ambiente que estimule el conocimiento en el que converjan la calidad de los recursos
humanos, la capacidad de gestionar la informacin y la presencia de un modelo
organizativo capaz de implementar e integrar las herramientas, tcnicas y mtodos
adecuados para involucrarse completamente en el proceso de creacin del
conocimiento.
En este contexto, es imprescindible destacar la inevitable relacin entre la gestin del
conocimiento, la gestin de la informacin, la gestin de las tecnologas, la cultura
organizacional y la gestin de los recursos humanos como elementos fundamentales
para que el proceso resulte eficiente.
La gestin del conocimiento requiere de una eficiente gestin de la informacin. Por
tanto, el xito de la gestin del conocimiento est invariablemente condicionado a cmo
se realice dicha gestin en la organizacin as como por la calidad de los resultados que
este proceso sea capaz de alcanzar. Otros elementos indispensables para lograr una
adecuada gestin del conocimiento son: la utilizacin de las tecnologas como
herramientas fundamentales para la rpida y adecuada transmisin, generacin y
difusin del conocimiento; as como el desarrollo de los recursos humanos y de una
cultura organizacional que acte como elemento globalizador en las organizaciones, que
exige de un compromiso a todos los niveles, depende en gran medida de su dimensin
humana y busca incrementar el aprendizaje organizacional.
PROCESOS ESTRATGICOS DE LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO
La gestin del conocimiento est compuesta por un grupo de procesos estratgicos que
se producen en forma cclica (figura 1).1

Fig.1. Procesos estratgicos de la gestin del conocimiento.

Fuente: Probst G, Raub S Romhardt K . Administre el conocimiento. Mxico DF:
Pearson Educacin, 2001.
Identificacin del conocimiento

El proceso de identificar el conocimiento en las organizaciones adquiere cada vez

mayor importancia. Han surgido alternativas para solucionar los aspectos relativos a la
transparencia del conocimiento organizacional. Se eliminan jerarquas y desarrollan
estilos horizontales. Los superiores dejan de ser barreras en lo que a la transmisin del
conocimiento se refiere y los expertos se comunican entre ellos. Las organizaciones se
orientan hacia las redes internas a partir del empleo de determinadas tcnicas y
herramientas que facilitan estas acciones.
Los miembros de las organizaciones poseen conocimientos, habilidades, experiencias e
intuicin; sin embargo, ella slo controla una parte mnima de estos. Por ello, es
necesario desarrollar estrategias para lograr que los empleados expliciten sus
conocimientos, que se conviertan en informacin, y que esta se registre en documentos.
La actuacin de las personas en la organizacin es indispensable para una adecuada
interrelacin entre la gestin documental, la gestin de la informacin y finalmente, la
gestin del conocimiento.
La gestin del conocimiento posee diversas herramientas para identificar el
conocimiento: los directorios y las pginas amarillas de expertos, los mapas de
conocimiento, las topografas del conocimiento, los mapas de activos del conocimiento,
los mapas de fuentes del conocimientos, que se utilizan indistintamente en funcin de
los objetivos propuestos, pero todos con resultados probados en diversos contextos.
Una vez identificado el conocimiento, las organizaciones deben trazar estrategias que
permitan anclarlo a estas, y se posibilite su uso.
Adquisicin del conocimiento

Una vez identificado el conocimiento en la organizacin, este crece y se multiplica en la

medida en que se utiliza. Esto exige a las organizaciones, que se encuentran en
constante proceso de transformacin, a trabajar intensamente para renovar su
conocimiento. Es precisamente por eso, que la gestin del conocimiento no puede
considerarse como un proceso aislado en la organizacin sino alineado con sus
estrategias.
Igualmente y tomando en cuenta que el conocimiento se expresa por medio de la
informacin y que esta debe registrarse en documentos que respalden el accionar de la

organizacin, se apunta que todo sistema que gestiona conocimiento debe disponer para
el desarrollo del proceso de adquisicin efectiva de los sistemas de informacin y de
gestin documental.
En caso de que la organizacin carezca de un conocimiento especfico necesario, debe
buscarlo en su entorno para adquirirlo o simplemente desarrollarlo en su interior.
Desarrollo del conocimiento

Como se refiri en el proceso de identificacin del conocimiento, cuando la

organizacin no posee un determinado conocimiento, esta debe crear condiciones e
invertir para su desarrollo en la propia organizacin. Este proceso de creacin o
desarrollo del conocimiento no es ms que un proceso de desarrollo de las competencias
y habilidades de los individuos que pertenecen a la organizacin, es un proceso donde
se propicia el establecimiento de un ambiente que favorezca el surgimiento de nuevas
ideas para fomentar la innovacin y de esta forma, generar soluciones que contribuyan
al progreso de la sociedad en general.
Distribucin del conocimiento (compartir)

El conocimiento organizacional puede proceder de fuentes internas, propias de la

organizacin, o externas, cuando se adquiere de otras. Si se encuentran localizados e
identificados los activos del conocimiento en la organizacin, entonces es posible
compartir y distribuir el conocimiento.
Las organizaciones enfrentan problemas para distribuir y colocar a disposicin de sus
miembros el conocimiento que ellos necesitan. Es preciso considerar, que el
conocimiento se transfiere mediante acciones personales y por tanto, este proceso puede
realizarse desde un centro de distribucin del conocimiento hacia uno o varios grupos
especficos de individuos, entre y dentro de los grupos y equipos de trabajo de la
organizacin o entre individuos. Para esto, se soportan en herramientas tecnolgicas,
crean determinadas plataformas, software que facilitan compartir y distribuir el
conocimiento, aunque ello no significa que este ltimo se utilice igualmente por todos
los individuos en la organizacin. Se trata de proporcionar el conocimiento que necesita
cada individuo para la realizacin de sus tareas especficas.
Tambin, puede difundirse el conocimiento mediante su reproduccin, es decir, por
medio de la capacitacin. Tanto esta como el desarrollo profesional forman parte de la
reproduccin del conocimiento que se cumple mediante la realizacin de actividades
como son los eventos, los forum-debate, etctera. Estas tcnicas tambin favorecen a la
conservacin del conocimiento organizacional, porque al compartirse se evita que la
ausencia de un individuo, por una u otra razn, prive a la organizacin de un
conocimiento que necesita.
Uso del conocimiento

En el ciclo de los procesos estratgicos de la gestin del conocimiento, el uso del

conocimiento se ubica casi al final; sin embargo, esta ubicacin es relativa, debido a que
los procesos de identificacin, adquisicin, desarrollo y distribucin del conocimiento
siempre se encuentran en consonancia con las necesidades de los usuarios. Por eso, es
necesario considerar un sistema de gestin de informacin que facilite informacin

actualizada sobre las necesidades de los usuarios con vistas a lograr una eficiente
gestin del conocimiento.
Para obtener una gestin efectiva del conocimiento, se deben crear plataformas de
conocimientos, intranets, portales, escenarios, entre otras herramientas, con el objetivo
de incentivar a los individuos a consumir informacin e incrementar su conocimiento.
Existen determinados elementos como los estilos de direccin, las polticas y la cultura
de la organizacin que inciden en el uso del nuevo conocimiento. Estos elementos
deben manejarse con el objetivo de potenciar el proceso de gestin del conocimiento. Es
necesaria una actitud proactiva ante los retos que impone un entorno organizacional
cada da ms complejo y cambiante. Tambin deben aceptarse los retos y fomentar el
aprendizaje. El conocimiento en la organizacin constituye un recurso cuyo uso
proporcionara relevantes beneficios.
Retencin del conocimiento

La retencin del conocimiento constituye un proceso esencial en la gestin del

conocimiento. Si no es posible retener los conocimientos en la organizacin, se perdern
los esfuerzos realizados en los procesos anteriores.
La retencin del conocimiento significa conservar la informacin y los conocimientos
utilizados por medio de un sistema de gestin documental que respalde la accin de la
organizacin y que facilite su consulta en el momento necesario. Con ello, se escribe la
historia de la organizacin, su evolucin, como una manera ms de enfrentar los nuevos
cambios y desafos, que renovada y de manera constante , impone la sociedad moderna
a sus instituciones.
El nuevo conocimiento organizacional slo puede desarrollarse sobre la base del
conocimiento previo. Ni los individuos ni las organizaciones borran sus experiencias
anteriores con las nuevas. Ellas se apartan y no se utilizan en las circunstancias actuales,
no obstante, permanecen como una opcin.
Para la retencin del conocimiento, existen tres subprocesos fundamentales:

Seleccionar, a partir de los mltiples sucesos que vive la organizacin, las

personas y procesos que por su valor deben retenerse.
Guardar la experiencia en forma apropiada.
Garantizar que la memoria organizacional se actualice constantemente.

En todos ellos, el especialista en informacin tiene un lugar y una funcin muy

importante, estos constituyen gran parte de su responsabilidad.
Una alternativa para retener el conocimiento puede ser la creacin de grupos de trabajo
integrados por miembros de la organizacin, con independencia de su nivel de
experiencia, y con el objetivo de generar una transferencia del conocimiento de los ms
experimentados a los ms jvenes. As, es posible minimizar los riesgos de la
organizacin ante cualquier eventualidad con los individuos ms calificados y
experimentados que ella posee.

Medicin del conocimiento

Medir el conocimiento no significa calcular su valor monetario ,sino evaluar en qu

medida se cumplen o no los propsitos del conocimiento en la organizacin. Para esto,
se aplican diferentes tcnicas. El proceso de evaluacin y medicin del conocimiento
puede dividirse en dos fases:

Una, donde se observan los cambios en la base del conocimiento organizacional.

Y otra, donde se interpretan estos cambios en relacin con los objetivos de dicho
conocimiento.

El problema fundamental para medir el conocimiento radica en las caractersticas que

poseen los sistemas de contabilidad tradicionales, los cuales deben transformarse para
poder contabilizar las operaciones con los activos intangibles; ellos slo posibilitan
otorgarle un valor financiero tangible al conocimiento una vez que este se haya
incorporado a los bienes comercializables.
Probst afirma que: La idea de que el conocimiento puede medirse induce a esperar
objetividad donde slo puede haber aproximacin.2 Por tanto, en este sentido, los
sistemas de medicin pueden slo ofrecer aproximaciones sobre el comportamiento de
este activo (el conocimiento) en la organizacin, debido a su propia naturaleza
intangible.
Cada uno de estos procesos estratgicos, que interactan en la gestin del conocimiento,
son susceptibles de medirse por medio de diversos indicadores con el objetivo de
determinar en qu medida se cumplen o no con eficiencia y tomar medidas correctivas
en caso necesario. Esto, sin dudas, permite potenciar una adecuada gestin del
conocimiento que contribuye directamente al incremento del capital intelectual en las
organizaciones.
El conocimiento parte de admitir y conocer su variabilidad y sus causas, estas son
imposibles de conocer sin medicin. Conocer esto es precisamente la clave para
administrar el proceso, para conquistar los objetivos de excelencia que se plantea una
entidad particular.
En la denominada trada conceptual propuesta por Bueno, en la que, en forma
estratgica, se relacionan los tres conceptos claves, derivados de las tres palabras
protagonistas de la sociedad del conocimiento (informacin, conocimiento y
aprendizaje), se evidencia que la gestin del conocimiento es un enfoque holstico
donde se relacionan elementos como el aprendizaje organizacional y la gestin del
capital intelectual, adems de la gestin del conocimiento propiamente dicha (figura 2).3

Fig. 2. La informacin, el conocimiento y el aprendizaje: una triada conceptual.

Fuente: Bueno E . Enfoques principales y tendencias en direccin del conocimiento. En:
Gestin del conocimiento: desarrollos tericos y aplicaciones. Cceres : Ediciones La
Coria , 2002.

APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL
El aprendizaje organizacional es el resultado de un proceso continuo de creacin de
valores e intangibles. A partir del aprendizaje individual y de los procesos de captacin,
estructuracin y transmisin de conocimiento, puede llegarse a hablar de aprendizaje
organizacional. Mediante un uso adecuado de las habilidades del personal; la creacin
de un ambiente competitivo, que incentive a las personas a que aprendan cada vez ms;
la generacin de un ambiente favorable para compartir y distribuir la informacin entre
todos los miembros de la organizacin para que ellos puedan utilizarla y convertirla en
conocimiento individual y posteriormente en conocimiento organizativo; se desarrollan
las capacidades de la organizacin para enfrentar problemas cada vez ms complejos.
En las organizaciones, cuando las personas comienzan a trabajar en grupos, al principio
suelen producirse problemas de coordinacin, sin embargo, en la medida que transcurre
el tiempo, los procesos se perfeccionan cada vez ms y las tareas se realizan en forma
integrada. Por tanto, puede afirmarse que el aprendizaje organizacional quiere decir, sin
dudas, aprender juntos a resolver problemas con efectividad.
El aprendizaje es la clave para que las personas y la organizacin sean cada vez ms
inteligentes, a partir de la memorizacin y transformacin de la informacin en
conocimiento. El aprendizaje organizacional, muy ligado a los conceptos de
organizaciones inteligentes y de organizaciones que aprenden (learning
organizations), defienden que: Una organizacin inteligente es una organizacin que
aprende y que tiene las habilidades necesarias para crear, adquirir y transferir
conocimiento, as como para modificar su comportamiento para reflejar el nuevo
conocimiento.4
Por tanto, el aprendizaje comienza con un nuevo conocimiento, que puede generarse
internamente o proceder del exterior y que debe aplicarse correctamente para modificar
las metas organizacionales y los comportamientos. El aprendizaje organizacional ocurre
cuando sus miembros responden a los cambios que se producen en el ambiente interno y
externo, mediante la modificacin de las estrategias y normas existentes con el objetivo
de ajustar propsitos a la realidad de la organizacin.
CONSIDERACIONES FINALES
La gestin del conocimiento es una nueva forma de gerenciar los procesos
organizacionales. Su objetivo fundamental es identificar, capturar, desarrollar, distribuir
y retener el conocimiento organizacional, y que tiene su origen y reside en las personas
que componen la organizacin. Permite obtener ventajas competitivas, para sobrevivir
en el mundo globalizado.

La gestin del conocimiento comprende la gestin de los activos intangibles que

generan valor para la organizacin. Dichos intangibles abarcan recursos que pertenecen
a la organizacin, pero que no se registran y valoran desde el punto de vista contable.
Los activos intangibles son tambin las capacidades que se generan en la organizacin
cuando sus miembros comienzan a trabajar en grupo. La mayora de estos intangibles se
relacionan con los procesos de captacin, estructuracin y transmisin de los
conocimientos. Es precisamente en este punto, donde se refleja la relacin de la gestin
del conocimiento con el aprendizaje organizacional y por ello, se afirma que la gestin
del conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.
Una adecuada gestin del conocimiento, soportada en el aprendizaje organizacional,
contribuye a elevar y desarrollar el capital intelectual de una organizacin.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
1. Ponjuan G. Gestin del conocimiento. La Habana. Editorial Flix Valera, 2005.
[en impresin].
2. Probst G, Raub S, Romhardt K. Administre el conocimiento. Mxico DF:
Pearson Educacin, 2001.
3. Bueno E. Enfoques principales y tendencias en direccin del conocimiento. En:
Gestin del conocimiento: desarrollos tericos y aplicaciones. Cceres:
Ediciones La Coria, 2002.
4. Garvin DA. Building a learning organization. Harvard Business Review
1993;71(4):78-9.
Recibido: 27 de marzo del 2006.Aprobado: 2 de abril del 2006.
MsC. Magda Len Santos. Departamento de Bibliotecologa y Ciencia de la
Informacin. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana. Calle G No.506
entre 21 y 23. El Vedado. Plaza de la Revolucin. Ciudad de La Habana. Cuba. CP 10
400. Correo electrnico: magdaleon@infomed.sld.cu
1

Mster en Gestin de Informacin en las Organizaciones. Departamento de Bibliotecologa y

Ciencia de la Informacin. Facultad de Comunicacin. Universidad de La Habana.
2
Doctora en Ciencias de la Informacin. Jefa del Departamento Docente de Bibliotecologa y
Ciencia de la Informacin, Facultad de Comunicacin, Universidad de La Habana.
3
Licenciada en Bibliotecologa y Ciencia de la Informacin.

Ficha de procesamiento
Trminos sugeridos para la indizacin
Segn DeCS1
CONOCIMIENTO; GERENCIA DE LA INFORMACIN.
KNOWLEDGE; INFORMATION MANAGEMENT.
Segn DeCI2
GESTIN DEL CONOCIMIENTO; APRENDIZAJE.

KNOWLEDGE MANAGEMENT; LEARNING.

1

BIREME. Descriptores en Ciencias de la Salud (DeCS). Sao Paulo: BIREME, 2004.

Disponible en: http://decs.bvs.br/E/homepagee.htm

2

Daz del Campo S. Propuesta de trminos para la indizacin en Ciencias de la

Informacin. Descriptores en Ciencias de la Informacin (DeCI). Disponible en:

http://cis.sld.cu/E/tesauro.pdf