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Circularizacion de Saldos
Circularizacion de Saldos
Existen diversos mtodos para llevar a cabo una circularizacin de saldos, los cuales responden a las
necesidades de informacin del auditor o bien a las circunstancias en que este realiza su trabajo.
Desde la planeacin, el auditor debe tomar en cuenta las condiciones en que efectuar la auditoria, as
como los objetivos que la misma pretende alcanzar y definir el mtodo de confirmacin que debe ser
utilizado.
Entre los mtodos de circularizacin que frecuentemente se aplican, estn los siguientes:
Confirmacin Positiva
Confirmacin Negativa
Estado de Cuenta Peridicos
Confirmacin es utilizado cuando la cartera de las empresas esta formada por un universo muy grande
de clientes y todos por montos menores.
2.2.1. VENTAJAS
2.2.2. DESVENTAJAS
No es recomendable tcnicamente para un auditor independiente cuyo objetivo principal es el de
opinar sobre la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros, pues seria una limitacin
al alcance de su trabajo, debido a que no se sabe con certeza si las respuestas no fueron
recibidas; porque no existan diferencias entre el saldo confirmado y los registros contables de la
persona o empresa confirmada o si la causa se debi a que las confirmaciones no fueron
atendidas o bien no llegaron a su destino.
Es importante tabular el resultado de la circularizacin, segn los tipos de respuesta obtenidas y
determinar el alcance que se logro del total de los saldos confirmados.
En lo que respecta a la
literalmente dice: El auditor deber adquirir comprensin suficiente de cada uno de los tres elementos
de la estructura de control interno de una entidad, para planear la auditoria de estados financieros de la
misma. Esa comprensin deber incluir conocimientos sobre el diseo de polticas, procedimientos y
registros relevantes y de que si la entidad los ha puesto en marcha. Al planear la auditoria tales
conocimientos debern emplearse para: Identificar los tipos de declaraciones incorrectas potenciales,
considerar los factores que afectan el riesgo de las declaraciones incorrectas importantes y disear
pruebas sustantivas.
3.4.
Otro de los factores que deben ser considerados por el auditor, es el rea en que se desenvuelve el
negocio dentro del mercado, pues en ocasiones ser mas fcil obtener respuestas de confirmacin de
saldos, si esta se lleva a cabo personalmente a que si se enva por correo. Como en el caso de las
empresas tabacaleras, cuyos proveedores de materia prima se encuentran ubicados en el interior del
pas, lo que dificultara la obtencin de las respuestas oportunamente.
MORALIDAD
DE LA ADMINSTRACION
CIRCULARIZAR
De acuerdo al conocimiento acumulado del negocio, el auditor puede evaluar la moralidad de la
administracin de la empresa auditad y en cierto grado la de los sujetos a circularizar, lo que le ayudara
a definir el tipo de cirucularizacin que le dar los resultados esperados. Cuando segn auditorias
precedentes una empresa ha tenido un rcord que muestra ajustes importantes en sus Estados
Financieros a rubros o partidas que sern circularizadas, el auditor debe tener especial cuidado en la
preparacin, envi, recepcin y anlisis de las mismas, pues estas podran estar viciadas o adolecer de
objetividad.
El auditor debe conocer las caractersticas de las cuentas o saldos que sern circularizados, para poder
definir el mtodo de circularizacion que mejor se adapte a las circunstancias; por ejemplo, podra definir
si los saldos corresponden a proveedores o clientes radicados en el exterior, si se trata de saldos
originados e moneda nacional o extranjera, la antigedad de los mismos, etc.
3.7.
Uno de los aspectos mas importantes que el auditor debe considerar para determinar el mtodo de
circularizacion que utilizara, es el rea geogrfica y nivel cultural de los sujetos a circularizar.
El rea geogrfica, es importante debido a que en caso de Guatemala, e auditor puede encontrarse con
limitantes de medios de comunicacin y locomocin; para obtener respuestas a su solicitud de
confirmacin de saldos, especialmente si se trata de personas o empresas ubicadas en el rea rural del
pas. Adems dependiendo del nivel cultural de los sujetos a circularizar el auditor podra decidir,
realizar la circularizacion en forma personal ya que de tratarse de personas campesinas o con limitantes
para entender el objetivo de la prueba podra causarles dudas al comprender mal la solicitud de
confirmacin del auditor y pensar que se trata de reclamos o cobros de sus saldos, es por ello que se
recomienda consignarle a las confirmaciones de Cuentas por Cobrar el rotulado No es requerimiento
de cobro u otro similar, para evitar malas interpretaciones.
3.8.1. COLABORACION
Generalmente el auditor cuenta con la colaboracin de la administracin del negocio para realizar sus
pruebas, lo que facilita en buena forma la preparacin, envi y recoleccin de la informacin. Sin
embargo, el auditor siempre deber mostrar diligencia y cuidado profesional en la realizacin de su
trabajo, para que la circularizacion de saldos as como el resto de sus pruebas cumplan su cometido.
3.8.2. APATIA
Existen tambin casos en que la colaboracin no siempre es brindada al auditor, porque quizs la
administracin del negocio auditado no entiende la importancia de esta tcnica de auditoria. En estos
casos el auditor deber comunicar los objetivos de la prueba de circularizacion de saldos a la gerencia y
lo primordial que significa para su trabajo el obtener confirmacin procedente de terceros.
3.8.3. RENUENCIA
Dicha norma establece, en el prrafo No. 46 Opinin con Salvedad que: Algunas
circunstancias pueden requerir una opinin con salvedad y especifica que esta opinin se expresa
cuando no suficiente evidencia importante o hay restricciones en el alcance de la auditoria, que han
llevado al auditor a al conclusin de que no puede expresar una opinin sin salvedades y que tampoco
va a abstenerse de opinar.
Complementariamente el prrafo No. 48 que trata sobre Limitacin en el Alcance indica al auditor
independiente que las restricciones en el alcance de su auditoria \, sean impuestas por el cliente o por
las circunstancias (tales como limitacin de tiempo para ejecutar el trabajo, imposibilidad de obtener
evidencia suficiente de algn asunto o registros contables inadecuados), pueden ocasionar que el
auditor emita una opinin con salvedad o abstencin de opinin.
EJEMPLOS DE CONFIRMACIONES
Cuentas por cobrar (clientes): la confirmacin de esta cuenta involucra la comunicacin directa por
escrito entre los clientes individuales y el auditor. A travs de esta el auditor obtiene evidencia de la
Documentos por cobrar: normalmente el auditor utiliza el modelo de confirmacin positiva para los
documentos y aceptaciones por cobrar. Las confirmaciones se envan al girador o suscritor del
instrumento o documento de crdito y a cualquier persona o empresa que actualmente conserve el
documento por cuenta del cliente. La solicitud al girador incluye la verificacin de los trminos, la fecha
mas reciente en que se pag inters, saldo y cualquier descripcin colateral. La confirmacin esta
diseada para determinar la existencia del documento y circunstancias relacionadas.
Cuentas por pagar (proveedores): a diferencia de la confirmacin de cuentas por cobrar la
confirmacin de cuentas por pagar no se considera obligatoria puesto que la confirmacin no ofrece
ninguna seguridad de que los pasivos no registrados hayan de ser descubiertos y evidencia externa
bajo la forma de facturas y estados de cuenta mensuales de los proveedores se tendrn disponibles
para amparar los saldos. La confirmacin de esta cuenta se recomienda cuando los controles internos
so deficientes, existan proveedores individuales que tengan saldos relativamente elevados y cuando la
empresa est experimentando dificultad para cubrir sus compromisos. El modelo de confirmacin
positiva se utilizar para este caso y deber observase que la confirmacin no especifique el saldo
adeudado. Lo anterior con el fin de que el proveedor seale la cantidad adeudada para conciliar la
cantidad con los registros del cliente del auditor. Al igual que en la mayora de confirmaciones ser el
auditor quien recibir directamente las mismas.
Guatemala,
Sr. Proveedor
Direccin
Ciudad
f) Contador
Saldos bancarios: el auditor confirma los saldos en depsitos en cuentas bancarias a la fecha del
balance general. Debe hacerse la aclaracin de que la solicitud no solo incluye los saldos depositados
en cuenta de cheques, sino tambin las obligaciones directas e indirectas con el banco, pasivos de
contingencia y convenios sobre valores. Esta confirmacin se prepara en duplicado y va firmado por la
persona o personas encargadas de firmar los cheques por parte del cliente. Debe enviarse a todos los
bancos en donde el cliente tiene cuentas e inclusive a aquellos en donde el saldo sea cero.
Guatemala,
Gerente General
Banco G & T Continental, S. A.
6. Avenida 9-08, zona 9, II nivel
Plaza Continental
Ciudad
Estimado Gerente General:
Tengo el agrado de dirigirme a usted para hacer de su conocimiento que nuestros auditores Zamora y Asociados,
Contadores Pblicos y Auditores, 12 Calle 13-20, Zona 1, estn efectuando el examen de nuestros estados financieros al
31 de diciembre de 2007.
Por consiguiente, les agradeceremos que se sirvan enviar directamente a ellos la siguiente informacin:
1.
2.
Estado de cuenta de las operaciones realizadas en nuestras cuentas de depsitos monetarios por el perodo del 1 de
enero al 31 de diciembre de 2007.
3.
f) Gerente de la Empresa
Inversiones: este caso es muy similar a los saldos bancarios con la diferencia de que en la
confirmacin deber solicitarse el monto de la inversin en la moneda local o extranjera, clase de
garanta (ttulos del gobierno o privados), fechas de inversin y de vencimiento, fechas de pago de
intereses y la forma en que son pagados estos, detalle de los registros numricos de los ttulos as
como la cantidad de los mismo y su valor monetario individual.
A. de P.
Guatemala
Seores
Inversin en Valores, S.A.
Edificio
Estimados seores:
La firma de auditores PROFESIONALES & FINANCIEROS, con domicilio en Va 7, 4-35, Zona 7, Oficina No. 56,
Apartado Postal 200, est efectuando la auditora externa de esta oficina correspondiente al ejercicio contable de 2007 y, en
relacin con este trabajo, les agradeceremos se sirvan enviar directamente a la misma, la informacin referente a las
inversiones que tenemos con ustedes con los datos siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Stan P.
Gerente
ADMINISTRADORA DE PENSIONES
Anexo: Lo indicado.
Investigaciones con el abogado del cliente: es el procedimiento principal sobre el cual descansan los
auditores para descubrir contingencias en la cual se informa al auditor de los litigios pendientes o de
cualquier otra informacin que involucre asesora legal, que sea relevante para la revelacin de estados
financieros. Si existe una responsabilidad contingente, el auditor obtiene la opinin profesional del
abogado sobre el resultado que se espera del litigio y el monto probable de la responsabilidad,
incluyendo costos del juicio. La carta Standard del abogado del cliente, se prepara en papel
membretado del cliente y con la firma de uno de los funcionarios de la empresa. Deber ser enviada a
todos los abogados con los cuales se ha tenido trato y quienes ha atendido durante el ao los litigios o
juicios pendientes, reclamaciones sobre las cuales los administradores consideran que pudieran
obtenerse resultados desfavorables. En la misma se indicarn al abogado que se comunique
directamente con el auditor.
Guatemala,
Licenciado
Juan Lpez
5 avenida 6-07, zona 21
Ciudad de Guatemala
Licenciado Lpez:
La firma de auditores Zamora y Asociados, Contadores Pblicos y Auditores, 12 Calle 13-20, Zona 1, est
efectuando la auditora externa del Fondo de Prestaciones correspondiente al ejercicio contable de 2007 y, en relacin con
ese trabajo, les agradeceremos se sirvan enviar directamente a la misma, la informacin siguiente:
f) Gerente de la empresa