Manual Housekeeping

Asociacin Chilena de Seguridad, VIII Regin

ISO 9000:2000

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MANUAL
HOUSEKEEPING
ACHS
VIII REGIN
Controlado
SI
NO

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Revisin N:00
Fecha: 15.04.04

Autorizacin
Nombre y Firma
Preparo
Revis
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C. Romero M. D. Prez V. D. Prez V.

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Abril 2004

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Descripcin
Tabla de contenido

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2

Resumen Manual Housekeeping

Introduccin

Programa Housekeeping

Proceso para aplicar Housekeeping

Consenso de la Sensibilidad de Todos

Establecimiento de un Proyecto y Definicin de Metas

Identificacin de Situacin Presente

Acciones por parte de Todos en el rea de Trabajo

Verificacin

Normalizacin

Mejoramiento Continuo

10

Seire - Organizacin

11

Seiton - Ordenar

15

Seiso - Limpiar

19

Seiketsu Uniformar Control Visual

24

Shitsuke Disciplina - Hbito

27

Criterios Generales de Evaluacin Housekeeping y Controles Visuales

29

Que son los Controles Visuales

33

Implementacin de Housekeeping en la Empresa

42

Controlado
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1. RESUMEN MANUAL HOUSEKEEPING

En este Manual, se recogen los conceptos fundamentales de lo que se ha venido en
llamar Metodologa de Housekeeping.
Se trata de dar las pautas para entender, implantar y
mantener un sistema de Orden y Limpieza en la empresa, a
partir de cual se puedan sentar las bases para un Proceso
de Mejora Continua y de unas mejores condiciones de
calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa.
Para ello, tras una introduccin a la propia metodologa y
sus orgenes, se detallan a continuacin los conceptos
fundamentales de Housekeeping, para terminar con la
descripcin del proceso de implantacin en una empresa.
Tras la lectura de este documento, se aconseja que
reflexione sobre cmo una mejora del ambiente de trabajo
en su empresa, esto es, un mayor orden y limpieza, podran
repercutir en un aumento de productividad debido,
fundamentalmente, a lo
siguiente:

Una mayor satisfaccin de las personas

Menos accidentes
Menos prdidas de tiempo para buscar herramientas
o papeles
Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido
Disminucin de los desperdicios generados
Una mayor satisfaccin de nuestros clientes

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3.

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INTRODUCCIN
En el trabajo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados.

La empresa y los propios empleados tienen la responsabilidad de organizar,

mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr as los
ndices de calidad y productividad requeridos para que la empresa sea capaz de
sobrevivir en el mercado actual. Adems redundar en un mayor bienestar de las
personas en el trabajo.
Housekeeping forman parte de una metodologa sencilla y prctica, fcilmente
aplicable, que integra 9 conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los
colaboradores y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para
elaborar y ofrecer unos productos y/o servicios de calidad.
El Desarrollo Progresivo de Housekeeping tiene su origen en Japn y debe su
nombre a la denominacin en japons de cada uno de sus elementos y al
procedimiento de su implantacin en dos fases: Housekeeping en una primera fase y
posteriormente el resto.

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4.- PROGRAMA HOUSEKEEPING

QU ES ?

Una metodologa sencilla y prctica

Fcilmente aplicable

Es un proceso continuo para mantener un ambiente de

trabajo ordenado, limpio, seguro, agradable y que facilite el
trabajo diario.
QU REQUIERE ?

Cambio

Tiempo

Equipo

Compromiso

RESULTADOS LOS MS DE Housekeeping

MS Y MEJORES HBITOS
MS PRODUCTIVOS
MS TIEMPO DISPONIBLE
MS PERSONAL ORGULLOSO DE SU TRABAJO
MS CALIDAD EN PRODUCTOS, SERVICIOS Y
PROCESOS

RESULTADOS LOS MENOS DE Housekeeping

MENOS DESCOMPOSTURAS
MENOS REPROCESOS
MENOS HORAS DE BSQUEDA
MENOS ERRORES
MENOS TIEMPO PERDIDO
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ANTES DE COMENZAR
EL PRIMER PASO SON SIEMPRE LAS Housekeeping CON SU NFASIS EN
UN LUGAR DE TRABAJO LIMPIO Y BIEN ORGANIZADO.

Sin este nfasis es imposible detectar dnde estn los

problemas.

Sin procedimientos de operacin bien definidos y seguidos

consistentemente no podemos distinguir qu estamos haciendo bien
y qu estamos haciendo mal.
Sin
Housekeeping
todas
las
otras
metodologas,
herramientas, sistemas o mecanismos para obtener mayor
productividad o mejorar el ambiente de trabajo son tiempo perdido

QU ES HOUSEKEEPING?
Son principios bsicos de orden y limpieza que aplican los japoneses en el
mantenimiento productivo total (M.P.T.)
Es bsicamente la determinacin de organizar el lugar de trabajo, mantenerlo
ordenado, limpiarlo y, tener la disciplina necesaria para hacer un buen trabajo.

PROCESO PARA APLICAR HOUSEKEEPING

1.

Consenso de la sensibilidad de todos

2.

Establecimiento de un proyecto y definicin de metas

3.

Identificacin de situacin presente

4.

Acciones por parte de TODOS en el rea de trabajo

5.

Verificacin

6.

Normalizacin (de normas...)

7.

Mejoramiento Continuo

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1.

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CONSENSO DE LA SENSIBILIDAD DE TODOS

Reflexin de porqu la Calidad empieza con el orden y la limpieza

Coordinacin por el JEFE del rea

nfasis en el rea de trabajo es una extensin del hogar o un segundo hogar

nfasis en la importancia del orden y la limpieza en reas comunes (comedor,

baos, salas de juntas)
Consenso de la necesidad de un buen orden y limpieza interna de las reas de
trabajo mediante observaciones fsicas.

2.

3.

ESTABLECIMIENTO DE UN PROYECTO Y DEFINICIN DE METAS

Hacer una lista de todas las posibles ideas para aplicar Housekeeping en el
lugar de trabajo

Decidir con cual comenzar a aplicar Housekeeping

Definir la meta que se requiere lograr con el proyecto

IDENTIFICACIN DE SITUACIN PRESENTE

Tomar fotografas del rea problema (sucia,
desarreglada, desordenada, o cualquier ambiente
desfavorable)
Tomando la mayor cantidad posible de datos,
que ayuden a entender ms la situacin.

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4.

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ACCIONES POR PARTE DE TODOS EN EL REA DE TRABAJO

Analizar qu clase de acciones son las ms efectivas

Consenso en las acciones a realizar

Implantarlas

5.

VERIFICACIN
OBSERVE:

Qu pas?

Cundo pas?

Cmo sucedi?

Desde dnde?

Quin lo hizo

Reacciones
Y todo lo relevante para determinar se cumpli con lo esperado.

Resuma la informacin y las fotografas anteriores para saber si las acciones si

las acciones se llevaron a cabo segn su objetivo.
Es conveniente utilizar los formatos Antes y Despus para mayor precisin

6.

NORMALIZACIN (DE NORMAS)

Definir y formalizar las acciones que deben tomarse como parte

del TRABAJO DIARIO Y EN EQUIPO, para que mantenga el estado
logrado, siguiendo los ESTNDARES establecidos.

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7.

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MEJORAMIENTO CONTINUO

Realizar nuevamente el ciclo de MEJORA CONTINUA, haciendo primero un

consenso de los logros obtenidos y fijando otro proyecto y otra meta.

MEJORA CONTINUA
NUEVO PROYECTO
Y
NUEVA META

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SEIRI - ORGANIZACIN
Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y
eliminando lo innecesario.
Cmo Organizar?
1.- Identifique la naturaleza de cada elemento:
Si el elemento est deteriorado y tiene Reprelo
utilidad
Si est obsoleto y tiene algn elemento Elimnelo
que lo sustituya
Si est obsoleto pero cumple su funcin
Mantngalo en las mejores condiciones
para un perfecto funcionamiento
Si es un elemento peligroso
Identifquelo como tal para evitar posibles
accidentes
Si est en buen estado
Analice su utilidad y recolocacin
2.- Identifique el grado de utilidad de cada elemento:
Si lo usa en todo momento. Si lo utiliza
todos los das. Si lo necesita todas las
semanas
Si lo utiliza una vez al mes
Si lo usa cada tres meses. Si se usa slo
espordicamente
Si realmente no lo necesita

Tngalo a mano en la oficina, sobre la

mesa de trabajo o cerca de la mquina
Colquelo cerca del puesto de trabajo
Tngalo en el almacn perfectamente
localizado
Retrelo

CINCO PASOS PARA EL LUGAR DE TRABAJO

PASO 1

ORGANIZAR
El primer paso y quiz el ms importante del programa Housekeeping es
desalojar. esto fundamentalmente significa dividir lo que realmente es necesario de lo
que no lo es, y luego librarse de la confusin. toda clase de cosas, desde herramientas,
aparatos rotos o intiles hasta los valiosos pero que se usan rara vez pueden contribuir
al desorden.
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SEPARAR LO QUE REALMENTE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES

Cmo?

Realizando un listado de las cosas tiles e intiles en el lugar de trabajo.

Tirar lo intil

Clasificar lo til preguntndose

para qu sirve?
quin lo utiliza?
con que frecuencia se utiliza?
es lo adecuado?
est en el lugar adecuado?

CLASIFICAR LAS COSAS TILES

Se debern clasificar las cosas con ayuda de etiquetas para identificar y marcar la
frecuencia de uso

El necesitar algo o no, es relativo a la frecuencia de su utilizacin.

La frecuencia de utilizacin determina la distancia que debe haber entre el objeto

y nuestra rea de trabajo.
VENTAJAS DE LA CLASIFICACIN
Proporciona un espacio adicional
Elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos
Facilita el uso de componentes a tiempo
Evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de
personal innecesarios
Elimina el exceso de tiempo en los inventarios
Elimina el despilfarro

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LA SUCIEDAD Y LAS COSAS INTILES O

MAL ORDENADAS

TRAEN CONSIGO
MAL AMBIENTE DE TRABAJO
INSEGURIDAD
CONTAMINACIN
MALA CALIDAD
MALAS INSPECCIONES
RETRABAJOS
PRDIDA DE TIEMPO

CUANDO SE TERMINA LA 1 ETAPA

QUEDARON SLO COSAS TILES TODO LIMPIO

PERO

HAY DIFICULTAD PARA ENCONTRAR LAS COSAS

LA LIMPIEZA EXIGE TIEMPO
MAL AMBIENTE DE TRABAJO

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ESTABILIZAR - MANTENER
Se deber de establecer el funcionamiento de todas las reglas definidas en las
anteriores etapas
Se deber garantizar el mantenimiento y estabilizacin de las acciones
emprendidas en las etapas anteriores. (Ciclo de Deming)

Objetivo
ms elevado
Fijar Objetivo
Reflexionar y
diagnosticar

Corregir

Actuar

Planear

Verificar

Hacer

Establecer un
plan de accin

Yo aplico, despus
mi colega aplicar
Evaluar los
resultados

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PASO 2

SEITON - ORDENAR
El punto fundamental de la organizacin del lugar de trabajo es fijar la disposicin de las
herramientas y aparatos de modo que todo est fcilmente disponible cuando se
necesite. demasiado tiempo se pierde en la mayora de los lugares de trabajo buscando
algo que necesitamos en estantes mal organizados.

CMO APLICAR LA 2 S

ORDENAR?

Para organizar se deber tirar todo lo que es intil, se deber eliminar del lugar
de trabajo todo aquello que no se necesite.
Se deber regresar al almacn las cosas que no se requieren en el lugar de
trabajo.

Se deber tirar lo inservible o que se encuentra maltratado

Se deber actualizar el listado de existencias para pedidos de almacn en

mximos y mnimos dando de baja las refacciones y materiales que ya no se usan.

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ORGANIZANDO EL ARCHIVO FSICO

Archivar ordenada y eficazmente toda la comunicacin escrita recibida y transmitida
ADQUISICIONES: Copia de todas las rdenes de pago. Carpeta anual
LISTADO ACTIVO FIJO: Estarn copias de las facturas del activo fijo del
departamento, as como solicitudes de desembolso de fondos.
CORRESPONDENCIA TRANSMITIDA: Copia de informacin enviada, clasificada y
ordenada en forma descendente y por orden cronolgico. Carpeta anual.
CORRESPONDENCIA RECIBIDA: Informacin escrita recibida clasificada y
ordenada en forma descendente y por orden cronolgico. Carpeta anual.
CAPACITACIN:
Carpeta anual.

Informacin de cursos, conferencias, plticas y seminarios.

CORREO INTERNO Y EXTERNO: Comprobantes de envo de valijas

GASTOS DE VIAJE: Carpeta individual por cada persona del departamento que
viaja, ordenadas por nmero de viaje. Carpeta anual.
INFORMACIN PERSONAL: Carpeta individual para informacin personal de los
miembros del departamento (notificaciones, gastos mdicos)

DEFINIR LA MANERA DE ORGANIZAR LAS COSAS

Se debern organizar las cosas de una manera sencilla y funcional, lo que
permita encontrar enseguida aquello que se requiere y cuando sea necesario
Se debern ordenar y colocar las cosas de una forma adaptable a la persona que
vaya a desarrollar determinadas funciones o actividades.

Se debern colocar las cosas a una altura y distancias cmodas.

Se deber hacer estantera de acuerdo al tamao y peso de las cosas.

No se debern colocar cosas pesadas, enrolladas o mal estibadas en partes

altas.
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Se debern marcar las cosas y pintar siluetas en los paneles de colocacin,

realizar estacionamientos de equipo mvil con el piso pintado y con el nombre del
equipo.

Se debern utilizar controles visuales

Se debern utilizar plataformas de madera para colocar cosas que as lo

requieran para poner controles, cajas, etc.
Se debern colocar los libros, informes, documentacin, etc. de
rpida de localizacin.

una forma

Todo lo anterior tomando en cuenta al operario u oficinista que vaya a utilizar

estos objetos.
ACCESO Y DISPONOBILIDAD DE LAS NORMAS DEFINIDAS
Se debern respetar las reglas hacindolas visibles en todas las partes para no
volver a tener problemas en la organizacin
Se debern tener procedimientos de control que sean visibles en los equipos o
cerca de ellos.

Tener actualizados los procedimientos y que evolucionen al mismo tiempo que la

documentacin.

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Envos de Correspondencia
Envos de Faxes
Envos de Informes de Salud, Tcnicos
Documentos Pendientes
Registro de Rendicin de Gastos
Solicitudes de Trabajo
Ordenes de Compra
Vales a Rendir
Solicitud de Materiales
Elaboracin de Gastos Mdicos

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El orden se establece segn criterios racionales de tal forma que cualquier

elemento est localizable en todo momento.
Cmo Ordenar?
1.- Determine sitios de colocacin para cada elemento.
2.- Identifique cada lugar para que todos los empleados conozcan la utilidad del
mismo.
3.- Asigne una clave de identificacin para cada elemento.
4.- Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fcil
de identificar dnde est, fcil de poder usar, fcil de volver a colocar en su sitio y fcil
de reponer.

VENTAJAS DEL ORDEN

Reducir o eliminar el tiempo de bsqueda, utilizacin y
devolucin de los materiales.
Reducir el nmero de errores humanos.
Evitar interrupciones del proceso.
Reducir los tiempos de cambio.
Menor ocupacin de espacio.
Reducir stocks.
Eliminar condiciones inseguras y en consecuencia reducir
accidentes

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PASO 3

SEISO - LIMPIAR
Limpiar puede sonar bastante sencillo pero realmente supone un montn de
actividades. Con la palabra limpiar queremos decir quitar del lugar de trabajo lo que no
debe estar all y conservar todo en la mejor condicin posible con un constante control y
un constante cuidado. por lo tanto limpiar es un control.

ACCESORIOS DE TRABAJO MANTENERLOS EN CONDICIONES DE USO

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COMO APLICAR LA 3 S LIMPIAR?

Para limpiar se deber realizar una limpieza general a fondo del lugar de trabajo.

Realizar la limpieza con todo el personal de los equipos de trabajo de cada rea
o departamento.
Sealar las fuentes de suciedad y contaminacin para solucionar el problema de
fondo.
Informar a los responsables cuando un problema no tenga solucin inmediata
para poder analizar el problema.

Crear conciencia de pulcritud y limpieza diaria a todo el personal.

Eliminar: polvos, suciedad, virutas, humo, olores desagradables, vidrios rotos,

escritorios inservibles, sillas descompuestas y reparar oficinas, pintarlas, etc.
CAFETRA
Evita tirar caf y azcar al utilizarlos, si lo haces:
LMPIALO !!

SE LIMPIO Y ORDENADO !!

PAPELERA
Mantn en el inventario slo lo indispensable

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LOCALIZAR LOS LUGARES DIFCILES DE LIMPIAR Y DAR SOLUCIN

Mejorar los lugares de trabajo donde se dificulta la limpieza.

Limpiar los lugares de difcil acceso pero sobre todo proponer ideas para que la
limpieza se realice de la manera ms fcil.

Listar los lugares que son difciles de limpiar

Reunir al personal de cada rea con problemas de limpieza para solucionar el

problema a fondo con la utilizacin de la herramienta de lluvia de ideas.

Aplicar la solucin propuesta a la brevedad posible.

EL LUGAR MS LIMPIO NO ES EL QUE MS SE LIMPIA SINO EL

QUE MENOS SE ENSUCIA
BUSCAR LAS CAUSAS DE SUCIEDAD Y DAR REMEDIO
Despus de haber localizado los puntos de suciedad durante la etapa de
optimizacin; se deber resolver el problema y de eliminar la suciedad al mximo
posible.
La nica manera de lograr una limpieza permanente no consiste en limpiar,
limpiar y limpiar, sino evitar el ensuciar.
Tener actualizados los procedimientos y que vayan modificndose conforme
aparecen nuevas fuentes de suciedad y contaminacin.
Capacitar y entrenar al personal para detectar posibles fuentes de suciedad,
anticipndose a posibles problemas.

Disear formas de limpieza que las realice el personal de produccin.

Realizar un programa para la ejecucin de las formas de limpieza a los equipos.

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LIBREROS

CAPACITACIN

LIBROS TCNICOS

Con diferentes divisiones, de diferentes medidas de acuerdo a las necesidades

de cada departamento, separando los espacios por temas

Capacitacin
Libros tcnicos
Disquetes
Manuales
Correspondencia

Nota:
Siempre tener en consideracin las necesidades particulares de cada
departamento, sus usuarios, as como al jefe del mismo, ya que no siempre es posible
ordenar u organizar de la misma forma.

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Limpiar, a efectos de la metodologa, supone mantener permanentemente unas

condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no slo es responsabilidad de la
empresa sino que depende de la actitud de los empleados.
Cmo Limpiar?
1.- Limpie el taller y equipo despus de su uso.
2.- Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de
limpieza general: mquinas.
3.- Limpie las herramientas despus de su uso y compruebe su funcionalidad.
4.- Identifique cualquier desorden o situacin anormal, sus causas y establezca las
acciones oportunas para su eliminacin.
5.- Elabore un programa de limpieza con tareas especficas para cada lugar de trabajo.

VENTAJAS DE LA LIMPIEZA
Quien llega a trabajar a un puesto de trabajo, se lo encuentra
limpio y todo en perfecto estado de uso.
Se devuelve el equipo a sus condiciones bsicas de
funcionamiento.
Conocimiento de los operarios de sus maquinas y equipos
mejora da a da.
Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfaccin y la
seguridad en el trabajo.

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Paso N 4

SEIKETSU UNIFORMAR CONTROL VISUAL

Uniformar, supone el desarrollo de un sistema claro para
mantener los resultados logrados con la constante aplicacin de los tres
primeros pasos. esto supone proporcionar un nivel uniforme para los
rtulos e indicaciones de las condiciones de funcionamiento.

COMO APLICAR LA 4 S

UNIFORMAR?

Eliminar todo lo que ya no se utiliza

Marcar todo lo que es til estandarizando su utilizacin.

Uniformar o estandarizar las cosas, herramientas, bancos

de trabajo, estantes, archivero, etc.
Aplicar los anuncios visuales, los cuales son informacin
importante, pero no necesariamente controlan lo que la gente o equipo
hace. los controles visuales es informacin importante visual de tal forma
que las actividades son controladas.
Cuando ya se tienen los estndares de cada equipo, de cada rea
de trabajo se deber optimizar al mximo.
Establecer estndares que sean fciles de ver, por lo que el
personal necesita menos supervisin y reacciona ante los problemas
tan pronto ocurren.
Se deber realizar una campaa en la educacin de la utilizacin
de los estndares
La costumbre a los controles visuales deber ser automtica, y
para esto todo el personal deber participar en el diseo.
Estandarizar o uniformar los lugares de trabajo, por ejemplo, los
bancos de trabajo, el tablero de herramientas, escritorios y archiveros,
en pisos con lneas amarillas, en estantes de almacn, etc.
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Formalizar la estandarizacin. todo por escrito en procedimientos.

Con la formalizacin de los estndares no existe nada extra

o innecesario y las reas de almacn se distingan fcilmente
Con la formalizacin de las costumbres, existe un lugar para
cada cosa y cada cosa en su lugar, adems cada cosa puede ser
fcilmente revisada o inspeccionada.
Formalizar los estndares para
operaciones, calidad, seguridad, etc.

almacenaje,

equipo,

La formalizacin de los estndares nos ayudan a compartir

informacin, nos avisa sobre anormalidades, promueve la
prevencin, elimina el desperdicio, autonoma del trabajador.
SEIKETSU CONTROL VISUAL
El Control Visual supone distinguir una situacin normal de otra anormal, con normas
visuales para todos y establecer mecanismos de actuacin para reconducir el problema.
Cmo Implantamos el Control Visual?
1. Conocer los elementos a controlar
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y la anormalidad
3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual
4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras

VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL

De esta forma es ms fcil que las personas respeten las
reglas estipuladas.
Se hace visible y obvio para todas las situaciones
anmalas y otros problemas que permanecen escondidos
en las empresas

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PASO 5

ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA
El ltimo paso del programa Housekeeping, se refiere a
los mtodos para crear costumbres de eficiencia y seguridad,
y para conservarlas una vez que se hayan adquirido. por lo
tanto, estamos hablando de fomentar costumbres / conservar
costumbres.
CMO APLICAR LA 5 S ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA?
Entrenar y capacitar a todo el personal en la aplicacin de Housekeeping
Es indispensable el entrenamiento y disciplina, ya que
no es posible realizar ninguna actividad bien si no se tiene la
capacitacin para ejecutar dicho trabajo, por ejemplo: la
limpieza del equipo es la primera identificacin entre el
operario y el equipo o el lugar de trabajo.
Por otro lado, el orden y limpieza, as como la
estandarizacin crean en el personal un hbito de pulcritud y
calidad.
Cuando se han realizado las 4 Etapas anteriores, el entrenamiento y la disciplina
es ms fcil de aplicar.
As mismo cuando ya se han realizado las 4 etapas, el personal de operacin o
produccin ya se encuentran completamente involucrados.
Cuando por alguna causa surjan anomalas, fallas o desviaciones sern
fcilmente identificadas y atendidas con rapidez.

Formalizar el entrenamiento y la disciplina.

Es sumamente importante que todo el personal de la planta est convencido e

involucrado en la aplicacin de Housekeeping
En el entrenamiento al personal se les har ver la importancia de Housekeeping,
ya que son la base de cualquier programa de produccin, de calidad, de mantenimiento,
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de administracin, sin Housekeeping ser muy difcil la implementacin de otras

filosofas, metodologas.
Para formalizar el entrenamiento se debern tener equipos de revisin en el
entrenamiento que estn detectando desviaciones.
Se deber estar pendiente de la aplicacin de Housekeeping y estar actualizando
para la mejora continua
Cada rea o lugar de trabajo se debern reunir cada cierto tiempo para revisar el
avance en la aplicacin de Housekeeping
Realizar visitas entre departamentos para evaluar en forma general la aplicacin de
Housekeeping en los departamentos vecinos
Una parte muy importante del entrenamiento son los cursos y los controles visuales.
SHITSUKE DISCIPLINA Y HBITO
A efectos de la metodologa, la disciplina hace referencia al hecho de que cada
empleado mantenga como hbito la puesta en prctica de los procedimientos correctos.
Cmo Promover la Disciplina y el Hbito?
1.- Establezca procedimientos de operacin.
2.- Prepare materiales didcticos.
3.- Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo.
4.- Utilice la tcnica aprender haciendo.
5.- Facilite las condiciones para poner en prctica lo aprendido.
6.- Utilice los errores como fuente de informacin para educar.
VENTAJAS DE LA DISCIPLINA Y HABITO
El objetivo es conservar presente la concienciacin de todos los
trabajadores del rea hacia la organizacin, el orden y la limpieza.
A travs de la formacin continua y la ejecucin disciplinada de las normas
y procedimientos establecidos se cree el hbito

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IDENTIFICACIN EN CAMPO DE REAS O EQUIPO DONDE SE PUEDE APLICAR

HOUSEKEEPING POR MEDIO DE TARJETAS ROJAS
IDENTIFICACIN DEL PROYECTO:
rea, lugar, propsito y gente
ENFOQUE:
Seleccione una o ms reas de enfoque. Seleccione aquellos elementos que
ms necesitan atencin, escriba una descripcin del elemento en Tarjeta Roja y
colquela en el equipo.
PLAN DE SOLUCIN:
Escriba en Tarjeta Roja un Plan de Solucin para aplicacin del Programa
Housekeeping
TARJETA
N. _________________
ESTE LUGAR REQUIERE LA APLIACACIN DEL PROGRAMA

Housekeeping
DEPARTAMENTO/AREA

FECHA

DESALOJAR

ORGANIZAR

UNIFORMAR

DISCIPLINA

LIMPIEZA

PLAN DE SOLUCIN

FECHA PROGRAMADA

FECHA TERMINACIN

RESPONSABLE DE INSPECCIN
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CRITERIOS GENERALES DE EVALUACIN HOUSEKEEPING Y

CONTROLES VISUALES
Esta gua de evaluacin sobre la implementacin de Housekeeping y Controles
Visuales est basada en los puntos principales que debe de contener el Programa
Housekeeping para garantizar su correcta aplicacin, debe de ser de utilidad para
identificar las reas de oportunidad que requieren mayor atencin, as como sus
posibles soluciones. De igual manera estableciendo un seguimiento a las actividades de
mejora para facilitar su implementacin.
Como punto fundamental es crear la conciencia y necesidad de que en estos
tiempos ya no es posible administrar una empresa sin una planeacin y programacin
adecuada, dejar de ser reactivos y volvernos proactivos. Es responsabilidad de todos
los involucrados el llevar a efecto los procedimientos para una buena aplicacin del
Programa Housekeeping y Controles Visuales
Respuestas:
Son los argumentos orales y/o escritos presentados por el departamento
auditado como evidencia de la ejecucin de los procedimientos de administracin del
Programa Housekeeping y Controles Visuales.
Puntuacin: (cmo calificar):
100%; Enfoque, Implementacin y Resultados, indican una excelente
integracin del Programa Housekeeping y Controles Visuales, con las mejoras
continuas registradas por un espacio aproximadamente de 2 aos. Los nmeros
indicadores de la productividad estn muy ligados con el orden y la limpieza, y en clase
mundial
75%; Enfoque correcto, fuerte evidencia de Implementacin y Resultados de
la aplicacin del Programa Housekeeping y Controles Visuales en las reas principales
y de servicios de la unidad. Clara integracin en las actividades de rutina y la necesidad
de contar con una planeacin de actividades (programas validados), para cada proceso
de la empresa.
50%; Evidencia de procedimientos razonablemente integrados a la operacin,
implementacin completa en las reas principales de la aplicacin de los
procedimientos (planeacin y programacin del Programa Housekeeping) en los
resultados, obtenindose nmeros indicativos de que se utilizan correctamente los
recursos materiales y humanos (disminucin de accidentes, y alta moral por mejora en
ambiente de trabajo).
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25%; Se presentan indicios de un enfoque sistemtico y preventivo,

implementacin inicindose en las reas principales, resultados iniciales en dichas
reas; existen en forma constante y ordenada de actividades completas de ejecucin
del Programa Housekeeping.
0%: No existe alguna evidencia de un enfoque claro acerca del Programa
Housekeeping, implantacin incompleta en algunas reas, resultado de algunas
actividades aisladas de introduccin e implementacin, rechazo y/o no aceptacin en
algunas reas.
Enfoque:
Es la esencia del objetivo del Programa a traves de procedimientos,
reducir costos, optimizar el mantenimiento, incrementar productividad H.H., calidad,
etc., disminuyendo as mismo los accidentes, utilizando la planeacin y programacin
adecuada de los trabajos de Housekeeping.
Implementacin: Se tiene un trabajo integrado y sistematizado conjuntamente
con mantenimiento - operacin y no dependiente de esfuerzos personales, sin
necesidad de supervisin incisiva. Los procedimientos del Programa se desarrollan en
el campo en forma constante y normal.
Resultados: Los nmeros deben de reflejar los beneficios de una buena
planeacin de actividades en forma conjunta cliente - proveedor, con un impacto de
aumento de productividad y econmico tal, que haga imprescindible el trabajar siempre
bajo un programa de actividades planeado con la anticipacin debida.
Esta revisin de la implementacin del Programa Housekeeping puede ser
efectuada por el gerente de la unidad, superintendentes de mantenimiento, de
operacin, y jefes de planeacin y control de mantenimiento, principalmente (inclusive
en grupos). Sus resultados se plasmarn en el resumen de puntuacin y sus
recomendaciones sern motivo de discusin y seguimiento en las juntas de operacin,
es decir algo muy similar al proceso de evaluacin de calidad. (Se anexa formato de
evaluacin)

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4 = PERFECTO
2 = 3-4 PROBLEMAS
PROBLEMAS

3= 1-2 PROBLEMAS
1 = 5 MS

HOJA DE EVALUACIN DE HOUSEKEEPING

EMPRESA: _________________________________________
DEPTO.: ___________________________________________
FECHA: ____________________________________________

RANGO

ELEMENTO
O
R
G
A
N
I
Z
A
R

O
R
D
E
N
A
R

4 3 2 1

COMENTARIOS

Han sido removidos todos los artculos Innecesarios?

Los artculos innecesarios estn en Bodega o Archivo o fueron
desechados
Estn los pasillos y reas de trabajo bien distribuidos?
Existe un procedimiento para disponer de un articulo que otra rea
calific como innecesario?
El jefe del rea tiene una lista de los artculos que se envan a
Bodega o Archivo
Existe un lugar especfico para cada cosa?
Los artculos o accesorios de trabajo estn en su lugar?
Estn las herramientas de trabajo ordenadas en un lugar especifico
Se colocan los artculos en su lugar despus de usarse?
Esta actualizada y ordenada la informacin de los archivos y libreros?

L
I
M
P
I
A
R

Esta el rea de trabajo libre de basura o polvo ?

Estn los equipos, escritorios, archivos libres de polvo, parches y
adhesivos
Existen botes de basura en el rea de trabajo?

U
N
I
F
O
R
M
A
R

Esta clasificada la informacin en carpetas de colores, leyendas o

smbolos?
Tienen los archivos un sistema de identificacin, cdigos, glosario y
guas?
Existen procedimientos establecidos para la Seguridad y la
Emergencias
Las paredes y techos estn bien iluminados y ventilados?

Tiene el rea de trabajo mal olor, vidrios rotos, mobiliario en mal

estado, cortinas y mamparas sucias?
Esta el rea de transito de personas libre de obstculos ( cajas ).?

El personal porta tarjeta de identificacin?

D
I
S
C
I
P
L
I
N
A

El personal conoce y aplica Housekeeping y Controles Visuales?

Se tienen reuniones peridicas para revisin de aplicacin de
Housekeeeping?
Existen evaluaciones entre departamentos de Housekeeping?
Se da entrenamiento en Housekeeping a nuevos colaboradores?
El personal conoce los resultados de las evaluaciones?
TOTAL

_________________________
Nombre y firma del Evaluador

Controlado
SI
NO

Cdigo
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____________________________
Nombre y firma del Evaluado

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Fecha: 15.04.04

____________________________
Nombre y firma del Jefe de Dpto.

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ACTIVIDADES
MANUFACTURA
ADMINISTRACIN

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NO

Cdigo
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1. Revise su indumentaria
2. Busque fugas, partes,
trabajos, basura o
cualquier cosa que vea
en el piso.
3. Limpie etiquetas,
marcas de posicin y
lugares importantes
4. Limpie derrames de
agua o aceite
5. Realinee todo

1. Revise su indumentaria
2. Busque goteras, cosas
tiradas, recoger partes,
trabajo, hojas, basura o
cualquier cosa que vea
tirada en el piso
3. Acomode su escritorio
4. Verifique dnde y cmo
estn sus archivos,
arrglelos si no estn
ordenados y en su lugar

1. Limpie etiquetas y
placas: logre visibilidad
2. Limpie las partes
principales de la
mquina con un pao.
3. Asegrese que todas las
herramientas estn en
su lugar

1. Deshacerse de cosas
que no necesita en los
cajones de su escritorio
2. Revise dnde estn los
archivos, libreros,
extintores y otros
muebles y acomdelos

1. Limpie las partes clave

de la maquinaria
2. Arregle las etiquetas
que estn desprendidas
3. Limpie el piso
4. Deshacerse de la
basura
5. Revise etiquetas,
instrucciones y
graseras, arregle lo que
est mal

1. Deshacerse de cosas
innecesarias en libreros,
archiveros, etc.
2. Arregle las etiquetas
que se estn
desprendiendo
3. Limpie el piso
4. Revise numeracin y
orden de sus archivos
5. Verifique cuntos
lpices, plumas, etc. hay

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QU SON LOS CONTROLES VISUALES?

Son indicadores que comunican informacin importante, de forma visual, como
estndares, de tal manera que las acciones y movimientos, sean controlados
basndose en esa informacin.

POR QU SON NECESARIOS LOS CONTROLES VISUALES?

Los estndares son fciles de ver, por lo que la gente
necesita menos supervisin y reacciona a los problemas tan pronto
ocurren.
La adherencia a los controles visuales es automtica, porque
los empleados participaron en su diseo e implementacin
Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a
mejorar.
VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL
Los estndares son fciles de ver, por lo que la gente necesita menos
supervisin y reacciona a los problemas tan pronto ocurren.
La adherencia a los controles visuales es automtica porque los empleados
participaron en su diseo e implementacin.
Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a
mejorar.
Controlado
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Fecha: 15.04.04

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UN SISTEMA DE CONTROL VISUAL

Un sistema de control visual es aqul en el que los
dispositivos de control, informacin, cdigos de color,
distribuciones y tableros son estandarizados y crean un
lenguaje visual comn en el rea de trabajo para:

Distinguir apropiada-mente entre lo que es normal y lo

que no lo es.

Hacer que las anormalidades y desperdicios sean obvios

y fciles de reconocer por cualquiera.

Descubrir constantemente aspectos que necesitan mejorarse.

CONTROL VISUAL
El control visual (CV) se utiliza en plantas y oficinas, para facilitar la toma de
decisiones y acciones correctivas al hacer obvios y visibles los problemas,
anormalidades y desperdicios. cuando los defectos ocurren, son sealados
inmediatamente.
CV permite que la operacin sea auto regulable, sin necesidad de supervisin.
CV permite encontrar problemas tan simples como herramientas fuera de su lugar y tan
serios como defectos de calidad, tan pronto ocurren.
La metodologa de CV busca que los operarios desarrollen sus propias seales
visuales con muy bajo costo, logrando un lenguaje visual comn que permite corregir
anormalidades en el proceso, tan pronto ocurran.
usted estara interesado en un partido de bisbol, ftbol o bsquetbol si no
existieran: marcador, silbatos, tarjetas de castigo o rbitro?, obviamente la respuesta
sera no; ya que al no conocerse el marcador y las reglas, el juego perdera
rpidamente su significado y direccin.
El personal en la planta u oficina tienen la informacin para seguir el partido?
conocen el marcador para ver si la situacin actual del programa de produccin del da
de hoy? conocen si van a tiempo para las entregas al cliente? qu seales tiene el
personal cuando una mquina produce un defecto o sucede una falla imprevista?

Controlado
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ANUNCIO VISUAL Vs. CONTROL VISUAL

ANUNCIOS
VISUALES

Comunican informacin importante pero

no necesariamente controlan lo que el
personal o los mquinas hacen. este es,
sin embargo, el primer nivel del control
visual

ejemplo:
La informacin acerca de la seguridad
debe ser pegada, pero esta informacin
por si misma no controla la conducta

CONTROLES
VISUALES

Comunican
informacin
importante,
visual mente estndares, de tal forma
que las actividades son controladas
basndose en esa informacin o
estndar. existen varios niveles de
control.

ejemplo:
Varios controles son puestos en el lugar
para dirigir conductas especficas de las
personas
y
prevenir
accidentes,
corredores para caminar, guardas para
las mquinas, piso antideslizante.

Controlado
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Fecha: 15.04.04

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NIVELES DE CONTROL

6
EVITAR
ANORMALIDADES
(A PRUEBA DE ERRORES)

5
DETECTAR ANORMALIDADES
EVITAR DEFECTOS EN MOVIMIENTO

CONTROL

VISUAL

AVISAR ACERCA DE ANORMALIDADES

(CONSTUIR ALARMAS)

3
INCORPORAR ESTNDARES EN EL PROPIO LUGAR DE TRABAJO

ANUNCIO

ESTABLECER Y COMPARTIR ESTNDARES

COMPARTIR INFORMACIN Y / O RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Programa Housekeeping

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CREANDO UN LUGAR DE TRABAJO VISUAL

5 FASES
I.-

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

II.-

ORGANIZACIN DEL REA DE TRABAJO

III.-

ANUNCIO VISUAL

IV.-

ELEMENTOS A CONTROLAR

V.-

DESARROLLO DEL CONTROL VISUAL

Creando un Lugar de Trabajo Visual

Preparacin para implementar Controles Visuales en una rea Especfica
1.-Lugar:
Identificar el rea especfica
donde se implementar:
2. Propsito:
Identificar el propsito prioritario del
rea.

Criterios para la seleccin:

___ Catico y desorganizado
___ Problemas consistentes
___ Baja adherencia a estndares
___ Gran oportunidad de mejora
Qu se debe escribir:
___ El proceso de produccin
___ Operaciones que se realizan en el proceso
___ Qu cosas llegan y qu cosas salen del rea
___ Qu cosas se almacenan en el rea

A quines se debe identificar:

___ Operadores de produccin
Identificar las personas que trabajan y ___ Personal de mantenimiento
/ o necesitan informacin en el rea.
___ Subgerentes, supervisores, colaboradores
___ Proveedores, clientes
3. Personal:

A quines se debe seleccionar / identificar:

___ Personas que trabajan en el rea
Quin se debe responsabilizar para la ___ Recursos Humanos clave
___ Aquellos que estn motivados por la mejora
implementacin del Control Visual
___ Clientes y / o proveedores
4. Equipo:

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SHIKARI CONSTANCIA
La constancia implica voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin
cambios de actitud, lo que constituye una combinacin excelente para lograr el
cumplimiento de las metas propuestas.
Cmo conseguir la Constancia?
1.- Planifique y controle permanentemente sus trabajos.
2.- Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.
SHITSUKOKU COMPROMISO
El compromiso en el trabajo es la adhesin firme a los propsitos que se han
hecho; una adhesin que nace del convencimiento y que se traduce en el entusiasmo
por el da a da y por el trabajo a realizar. Un compromiso que debe afectar a todos los
niveles de la empresa y que debe utilizar el ejemplo como la mejor formacin.
SEISHOO - COORDINACIN
La coordinacin implica una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los
dems y caminando hacia unos mismos objetivos.
Esta manera de trabajar slo se logra con tiempo y dedicacin.
SEIDO ESTANDARIZACIN
La estandarizacin nos va a permitir regular y normalizar aquellos cambios que
se consideren beneficiosos para la empresa y se realiza a travs de normas,
reglamentos o procedimientos que sealen cmo se deben hacer las actividades que
ayuden a mantener un ambiente adecuado de trabajo.

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COMPROMISO DE LA DIRECCIN CON LAS 9S

La Direccin debe descubrir la importancia y utilidad de las 9S y sentir la
necesidad de llevar a cabo su implantacin.
Un compromiso serio y firme por parte de la Direccin se traduce en una
implicacin personal en el proceso de implantacin de Housekeeping.

"Empezar por uno mismo"

"Educar con el ejemplo"
son algunos de los principios que deben regir el compromiso de la Direccin.
El gerente y su equipo directivo deben desarrollar un papel dinmico en todo el
proyecto, sobre todo en las primeras experiencias de implantacin, con una serie de
funciones:
1. Liderar el Programa Housekeeping
2. Mantener un compromiso activo.
3. Promover la participacin de todos los implicados.
4. Dar seguimiento al programa.

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POR QU IMPLANTAR LAS Housekeeping?

Causa

Efecto

Desorden

Ms tiempo

Ms costo

Suciedad

Averas
Baja el rendimiento
Reprocesos
Riesgos

Baja el rendimiento

Descoordinacin

Repeticin de trabajos
Espacios vacos
Esperas

Malestar personal

Desasosiego
Enfados
Desmotivacin

PROBLEMAS
PROBLEMAS
Prdida de tiempo

PROBLEMAS
PROBLEMAS

RESISTENCIAS
Qu hay de bueno en la organizacin y el orden?
Por qu limpiar si se ensucia de nuevo?
Nuestro trabajo es producir Est ya bastante ordenado, no?
No tengo tiempo, tengo mucho trabajo
A mi edad no voy a cambiar mi forma de trabajar

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SENSIBILICE, EDUQUE Y ENTRENE A LOS DIRECTIVOS Y EMPLEADOS

Una vez obtenido el compromiso serio y firme por parte de la Direccin de
implantar las Housekeeping en la organizacin, nuestro objetivo es conseguir que todas
las personas de la empresa se sientan comprometidas con este proceso. Para ello,
deben percibir las mejoras que este esfuerzo les va a reportar en su trabajo da a da.
La venta de la idea es fcil: la direccin est haciendo una apuesta por la
mejora del entorno fsico en el que los empleados realizan su trabajo. Est apostando
por mejorar la calidad de vida en el trabajo como condicin necesaria para mejorar la
gestin de la empresa. Y ello, no tanto a travs de grandes inversiones, los recursos
siempre son limitados, sino mediante la movilizacin de las personas para la mejora.
La respuesta negativa e inhibicin de algunas personas no debe ser un obstculo
insalvable. Despliegue una firme decisin y haga visibles las pequeas mejoras.
Fomente la comunicacin entre las personas que participan en el proceso;
favorezca el intercambio sobre las dificultades y los logros.
Sensibilizar no es obligar al personal a pasar por el aro, es hacerles comprender
la importancia y los beneficios del cambio. La formacin y el ejemplo tanto personal
como en proyectos de grupos, son algunas de las maneras de conseguir esto.
La educacin y el entrenamiento en las Housekeeping resultan indispensables
para el cambio.
Educar en los conceptos fundamentales de las 9S para llegar a comprender la
importancia de la implantacin de Housekeeping y los objetivos que se persiguen con
dicha implantacin.
Entrenar al personal en la utilizacin de cada una de Housekeeping antes de
realizar la implantacin en el lugar de trabajo.
D la oportunidad de que cada persona establezca pequeos compromisos en
su lugar ms prximo de trabajo. Anime a que los lleven a cabo visitando talleres y
oficinas, reconociendo las mejoras y ayudando a afrontar las dificultades.
Ahora que cada empleado es consciente de la necesidad del cambio y una vez
realizada la correspondiente formacin, pida a los equipos de los departamentos o
reas funcionales que formulen, seleccionen o inicien proyectos en grupos naturales.
Apoye a los mandos en su capacidad para delegar y decidir por consenso qu hacer y
hasta dnde llegar, teniendo en cuenta sus capacidades y limitaciones. Las mejoras
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Fecha: 15.04.04

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ms importantes y espectaculares no se pueden lograr individualmente. Hay que

trabajar en equipo. Todos
Los directivos deben formar el equipo que lleve a cabo el primer proyecto de S.
Designen una persona de la empresa que acte de coordinador y facilitador del proceso
Housekeeping. Es necesario que alguien adquiera o prepare los materiales de
formacin, archive la documentacin de los proyectos realizados, programe la
formacin,
IMPLANTACIN DE HOUSEKEEPING EN LA EMPRESA
El primer paso a dar ser definir proyectos y los equipos que van a llevarlos a
cabo.
A travs de un Brainstorming identifiquen problemas que existan en cada lugar
de trabajo relacionados con las tres primeras S y entre todos seleccionen aquel que
consideren prioritario sobre los dems.
Recopilen datos reales, y toda aquella informacin que aporte algn dato sobre
el problema a tratar.
Con toda la informacin obtenida determinen las causas principales que originan
el problema, utilizando, por ejemplo un Diagrama Causa-Efecto. Definan algn
indicador que permita cuantificar los efectos de forma sencilla. Mida la situacin actual y
fije objetivos para los indicadores formulados, agrupados en cada Etapa.
Una vez determinadas las causas principales, analicen el tipo de acciones que
pudieran ser ms eficaces. Listen las acciones y asignen responsables y plazos para su
ejecucin.
Habr que asegurarse de que todo el mundo comprende con exactitud el alcance
de la accin a emprender y que desempea su papel segn lo propuesto.
Ya est definido el Plan de trabajo. Ahora, su puesta en prctica es
responsabilidad de cada uno de los colaboradores involucrados en dicho plan.
Para llevar un control y poder realizar un seguimiento, es necesario llevar un
Registro de las diferentes acciones emprendidas.
Toda accin realizada precisa de un seguimiento para verificar los resultados
obtenidos mediante la recopilacin y el anlisis de informacin que permitan formular
nuevas propuestas, superar dificultades y realizar una mejora continua.
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Para realizar el seguimiento pueden utilizar diversas herramientas:

Listas de verificacin

Realizar observaciones

Entrevistas

Elija mtodos sencillos aunque no

innecesarias en los primeros proyectos.

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sean

perfectos.

Evite

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complicaciones

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PROGRAMA Housekeeping
Subgerencia
:.......................................................Fecha Inicio :..........................................
rea / Departamento
:.......................................................Fecha Trmino:...........................................
Responsable
:.......................................................
DESCRICIN SITUACIN INICIAL
DESCRPCIN SITUACIN FINAL
FOTOGRAFAANTES
FOTOGRAFA DESPUS

Concepto

Indicador

Situacin Inicial

Objetivo
Que

Clasificacin
Orden
Limpieza
Control Visual
Disciplina - Hbito

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Acciones a Tomar
Quien
Cuando

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Para medir los avances logrados en el entorno del trabajador utilicen

formularios sencillos y claros que permitan, a simple vista identificar la situacin en
la que se encuentra el lugar objeto del proyecto. Hagan fotografas del antes y
del despus:
Llegados a este punto, es vital que las mejoras logradas se mantengan en
el tiempo. Para ello, pueden crear instrucciones de trabajo sencillas (carteles,
indicadores del uso de un archivo, secuencias de limpieza y almacenamiento de
herramientas, ...) o incorporarlos a los procedimientos de trabajo existentes. Se
trata en definitiva, de incidir y transformar los hbitos de trabajo para instaurar
buenas prcticas en el trabajo diario de todas las personas de la empresa.
Realice un seguimiento persistente de los nuevos hbitos a travs de
sencillas auditoras de orden y limpieza que pueden ser realizados por personas
del propio equipo al principio, o de otros departamentos funcionales despus, en
forma de verificaciones cruzadas que fortalezcan el clima creado.

S1

S2
S4

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NO

S3
S5
E

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Siempre es bueno reconocer los logros del personal, por eso es importante
realizar sesiones informativas donde los propios grupos de trabajo presenten el
informe del proceso que se ha seguido. En tales sesiones, se hace necesaria la
presencia de la direccin para escuchar y reconocer los logros alcanzados.
El progreso en la incorporacin de las 9S debe hacerse de forma natural, en
la medida en que los nuevos proyectos abordados se hacen ms complejos y
abordan otras facetas. Los indicadores que se formulen en cada caso quedarn
asociados a las diferentes etapas.
La evolucin habitual suele ser 3S 5S - 7S - 9S, en sucesivas campaas
de revitalizacin del proceso, que se puede prolongar durante varios aos en
funcin de la situacin, objetivos y recursos que asigne la empresa.
CONDICIONES PARA UNA IMPLANTACIN EFICAZ
Est convencido de que la mejora de la gestin de su negocio es un largo
viaje que comienza por cambiar pequeos hbitos de trabajo? Est dispuesto a
priorizar e insistir en la mejora de su entorno fsico de trabajo hasta conseguir
cambiar algunos de sus hbitos y los de sus empleados?
Si es as, inicie un programa Housekeeping. En caso contrario, si lo desea,
organice un zafarrancho de orden y limpieza general y olvidarse del asunto, no
desgaste su credibilidad.
Siga la metodologa de forma disciplinada; los cambios no se producen slo
con buena voluntad.
Comience con una sesin monogrfica con su equipo de colaboracin ms
prximo. Utilice materiales de apoyo y/o asesoramiento externo si cree que
necesitar ayuda.
Reconozca la capacidad de cada persona para contribuir a la mejora de su
entorno de trabajo y permita que lo haga.
Empiece por usted mismo; eduque con su ejemplo. No desencadene
acciones a mayor escala hasta que no haya hecho pequeos logros personales en
su mesa, estanteras, despacho,Pida lo mismo a sus colaboradores ms
cercanos.
Slo cuando haya finalizado o avanzado lo suficiente en algn proyecto
Housekeeping realizado con su equipo de direccin debe desencadenar el
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proceso en cascada. Repita sesiones de sensibilizacin y formacin por grupos en

las diferentes dependencias. Trate de que tales sesiones estn dirigidas por los
jefes de las mismas.
No es slo una cuestin de orden y limpieza por esttica, se trata de hacer
visibles los espacios de trabajo, los procesos, las anomalas y corregirlas.
Establezca mecanismos de comunicacin naturales para reforzar el
proceso. Utilice tablones de anuncios para hacer visuales los esfuerzos y logros
en los diferentes proyectos.
Favorezca sesiones de intercambio y escuche las dificultades de primera mano.
Consolide los buenos hbitos mediante auditoras peridicas de orden y
limpieza realizadas por las mismas personas que han participado en proyectos. Le
ayudarn a monitorizar el estado de orden y limpieza de las instalaciones,
identificar desviaciones y as descubrir nuevas oportunidades de mejora.
REFUERZO DE CONCEPTOS BSICOS
ORGANIZACIN
Definir el criterio de material innecesario de forma sencilla y por acuerdo de
todos los implicados
Representar con etiquetas rojas la existencia de innecesarios en el rea de
implantacin de Housekeeping.

Lo identificado como basura tirarlo directamente

El paseo de la organizacin tiene que incluir todos los rincones del rea.

Decidir el destino de los innecesarios : Tirar, vender o guardar.

Crear una zona de almacenamiento de materiales innecesarios para lo que

se quiere guardar.
Nombrar responsable y asignar revisiones del almacenamiento de
materiales.
Averiguar las causas de aparicin de materiales innecesarios para evitar
una marcha atrs en la mejora lograda.
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ORDEN
En el paseo de orden observar cada puesto de trabajo, cada maquina, las
zonas comunes, para determinar la manera en que los materiales necesarios
deben colocarse e identificarse.
Se identifican los materiales a dos niveles: macro (vertical y horizontal) y
micro (sobre todos los materiales catalogados como necesarios)
Estudiar las necesidades de orden en base a cantidades, frecuencia de uso,
forma. Tener en cuenta el fin del orden: Acceder, utilizar y devolver los materiales
necesarios de forma fcil, cmoda y rpida.
Remitirse a catlogos de equipamientos de empresas para seleccionar los
elementos de orden.
LIMPIEZA
Durante el paseo de limpieza participa todo el personal del rea
seleccionada.
Sealar con etiquetas rojas y enumerar las fuentes de suciedad, lugares
difciles de limpiar, piezas deterioradas o daadas y apaos que se vean en el
rea.

Al acometer las fuentes de suciedad: Eliminar, .Aislar e Limpiar.

Esta actuacin no se detiene hasta que se eliminen todas las etiquetas

rojas que sealan problemas encontrados en el rea y que las cosas no se
encuentran en una situacin de buen uso.
Cuando sea necesaria la limpieza, es necesario elaborar procedimientos de
limpieza.
CONTROL VISUAL
Cuando se realice el control visual durante el paseo, identificar todos los
elementos que estn en el rea o pudieran existir para conseguir el control por
excepcin.
Para cada elemento identificado, establecer la norma de trabajo y las
tolerancias permitidas.
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Fecha: 15.04.04

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Sealar y explicar las acciones correctoras a realizar en caso de que se de

una situacin fuera de control en alguno de los elementos a controlar de manera
visual.
El objetivo buscado es que todos los implicados en el rea puedan distinguir
fcilmente una situacin fuera de lo normal.
DISCIPLINA Y HBITO.
Esta fase sirve para mantener y mejorar el grado de organizacin, orden y
limpieza logrado.

Esta fase es cclica, es decir, no tiene fin.

Es necesario la creacin de un programa de evaluacin de Housekeeping.

Hay que utilizar unas listas de chequeo en las evaluaciones para apreciar la
cota lograda.

De las evaluaciones se derivan acciones correctoras y de mejora.

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