PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y

MEDICION DE PROCESOS

VERSION:
1
FECHA:
12/FEB/2008

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ante el Sistema de Gestin Integral de la Organizacin.

RESPONSABLE

COORDINADOR SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

REVISO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

APROBO

GERENTE

VERSION

FECHA

11/11/2007

Creacin de procedimiento

Dorany Agredo

12/02/2008

Cambio de nombre, se incluye definicin de eficacia

eficiencia e indicador y profundiza sobre medicin y
seguimiento de proceso y anlisis de datos

Dorany Agredo

CAMBIO

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AUTOR

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PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO Y
MEDICION DE PROCESOS

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12/FEB/2008

OBJETIVO
Establecer la metodologa para el seguimiento y medicin de los procesos del sistema de gestin integral con
el fin de alcanzar los resultados planificados.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos y actividades desarrollados por la organizacin.
DEFINICIONES

Dueo de Proceso: Colaborador de la organizacin definido por la Gerencia, como responsable de la

realizacin, seguimiento y control de un proceso.
Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados
Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar la organizacin.
Indicador: Relacin entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las
tendencias de cambio generadas en la situacin o caracterstica observada, respecto de objetivos y metas
previstas y esperadas
Objetivo Integral: Algo ambicionado o pretendido por la organizacin.
Periodicidad Indicadores de Gestin: Espacio de tiempo comprendido entre una y otra medicin de un
indicador de gestin.
Poltica Integral: Intenciones Globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad, medio
ambiente y seguridad y salud ocupacional.
Toma de Datos: Accin de medir y registrar datos que son tenidos en cuenta para la evaluacin del
indicador de gestin.

Convenciones de flujograma

Inicio-Fin

Actividad

Verificacin

Decisin

Documento
Document
o multiple

Conector
de
pagina

FLUJOGRAMA N/A

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DESCRIPCION
1. Seguimiento y medicin de los procesos
Peridicamente los dueos de proceso realizan el seguimiento y cuando sea aplicable la medicin a los
procesos con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos planificados y la eficacia de los controles
mediante indicadores de gestin.
2. Indicadores de Gestin
El monitoreo continuo permite establecer las condiciones e identificar los diferentes indicios que se derivan
del desarrollo normal de las actividades.
Cada macroproceso (gerencia, operativo, soporte, medicin anlisis y mejora) tendra por lo menos un
indicador que permita medir la eficacia del proceso
Cada indicador debe contener las metas, los responsables, el plazo.
3. Anlisis de datos
Los dueos de proceso renen, estudian y analizan toda la informacin recolectada, identificando la tendencia
del proceso para alcanzar los objetivos e implementar planes de accin para el mejoramiento de los procesos
4. Seguimiento sistemtico a los indicadores de gestin
La gerencia define la metodologa mediante la cual se hace el seguimiento sistemtico de los indicadores de
gestin y cumplimiento de los objetivos. Se utiliza la metodologa de la Matriz de Despliegue de la Poltica y
Objetivos Integrales; sin embargo la gerencia puede utilizar otra metodologa, siempre y cuando sea conocida y
dominada.
El coordinador del sistema de gestiona integral debe asegurarse que en los campos Visin, Misin, Poltica y
Objetivos Integrales, se registre la versin actualizada de lo enunciado. De igual forma, los dueos de proceso
deben asegurarse, que la informacin de los campos procesos, indicador, frmula, meta, periodicidad y toma de
datos, est debidamente actualizada.
5. Control de procesos por indicador indicadores de gestin
En la revisin por la gerencia se revisa y analiza el comportamiento de los indicadores de gestin con relacin a
las metas propuestas y de acuerdo con sus resultados y tendencias, toma acciones correctivas o preventivas.
Los dueos de proceso son los responsables directos de mantener al da los indicadores de gestin y de tomar
inmediatamente acciones correctivas una vez sea identificada la desviacin a los resultados planeados.
DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formato Indicadores de Gestin

Formato tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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