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GTZ GestionCiclodeProyecto - 1
GTZ GestionCiclodeProyecto - 1
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GTZ-P-FORM 21-2-1s
Gua
Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit (GTZ ) GmbH
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Publicado por:
Redaccin:
1o edicin 1996
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situacin inicial
accin de los
grupos destinatarios
(proceso de autoayuda)
situacin futura /
mejora prevista
(objetivo de desarrollo)
proyecto/programa de las
organizaciones contraparte
aporte en el marco de la CT
proceso de aportacin
situacin
inicial
se ha logrado el
objetivo de
desarrollo
cooperacin
organizaciones
contraparte
idea del
proyecto/
programa
se ha logrado el
objetivo del
proyecto/programa
propuesta
de CT
se ha logrado el
objetivo de la
cooperacin
cooperacin
GTZ
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ndice
Pgina
Introduccin
1.
Gestin de proyectos
2.
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3.
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Introduccin
En el documento Lineamientos para la gestin de las actividades de
la Cooperacin Tcnica alemana la Direccin General ha delineado la
funcin y el papel de la GTZ, alentando al personal a obrar con flexibilidad.
Dentro de ese marco, la presente gua describe la gestin del ciclo
del proyecto ("project cycle management", PCM) y el mtodo de planificacin de proyectos orientada a objetivos ("Zielorientierte Projektplanung", ZOPP). En ella se explican los principios segn los cuales
la GTZ planifica y dirige sus aportes a la cooperacin tcnica (CT).
La gua ser complementada, en lo sucesivo, por pautas orientadoras sobre cuestiones operacionales relacionadas con la aplicacin
de PCM / ZOPP.
1. Gestin de proyectos
Por gestin se entiende la configuracin de procesos sociales con
el propsito de alcanzar objetivos concretos. Las funciones de gestin
ms importantes son: acordar objetivos, planificar, decidir, motivar,
organizar, dirigir, controlar e informar.Tanto estas funciones como las
tareas que se derivan de ellas tienen que ser tenidas en cuenta y asumidas una y otra vez durante todo el proceso.
En trminos generales, un proyecto puede definirse como un proceso
delimitado en el tiempo durante el cual se prestan determinados aportes. Los recursos suministrados sirven para la ejecucin de las actividades y la prestacin de los aportes (resultados) del proyecto, con el fin
de alcanzar un efecto definido con anterioridad (objetivo del proyecto).
Se habla de programa cuando se trata de varios proyectos vinculados
entre s desde el punto de vista sectorial, subsectorial o regional y
coordinados mediante una estrategia claramente definida. Se dice que
un proyecto o programa es sostenible cuando sus efectos perduran
ms all de su finalizacin.
Un instrumento de aplicacin corriente en las teoras de administracin de empresas, que puede servir de orientacin para la gestin, es
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planificar
controlar
definir el sistema
de objetivos
organizar
i nformar
motivar
dirigir
concluir el proyecto
operacionalizar lo planificado
organizar
fases de ejecucin
decidir
planificar
acordar
objetivos
plan del
proyecto
decidir
fase de concepcin
analizar la situacin
inicial
acordar
objetivos
idea del
proyecto
sistema de
objetivos
del proyecto
dirigir
logro del
objetivo/
conclusin del
proyecto
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motivar
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fase de identificacin
i nformar
Grfico 1:
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2.2.
yecto, se habla a veces de la instancia decisora en el plano poltico y de la(s) organizacin(es) ejecutora(s)
propiamente dicha(s).
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nes contraparte pueden ser estatales o privadas. Segn los principios de poltica de desarrollo del BMZ y la GTZ, se considera especialmente importante intensificar la cooperacin con organizaciones no gubernamentales. La cooperacin alemana se atiene al
principio de intervencin mnima, y en cuanto a su volumen y contenido se ajusta a lo que la contraparte (an) no est en condiciones de aportar. La GTZ responde a las diferentes situaciones de
demanda existentes con una amplia gama de servicios que comprenden desde la ejecucin de una obra aislada (p.ej. un estudio) hasta
la gestin de sistemas complejos.
Un factor decisivo para la cooperacin alemana es que el proyecto:
est orientado a satisfacer las necesidades de los grupos
destinatarios;
fortalezca la capacidad de autoayuda de las personas afectadas;
sea factible bajo las condiciones generales dadas;
cree las condiciones necesarias para la persistencia de sus efectos,
es decir, para que perdure la situacin que se ha mejorado con su
ayuda.
Grfico 2:
situacin inicial
accin de los
grupos destinatarios
(proceso de autoayuda)
situacin futura /
mejora prevista
(objetivo de desarrollo)
proyecto/programa de las
organizaciones contraparte
aporte en el marco de la CT
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Grfico 3:
proceso de aportacin
situacin
inicial
se ha logrado el
objetivo de
desarrollo
cooperacin
organizaciones
contraparte
idea del
proyecto/
programa
se ha logrado el
objetivo del
proyecto/programa
propuesta
de CT
se ha logrado el
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cooperacin
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la GTZ aplica los criterios de examen aqu mencionados, que le servirn de orientacin en la planificacin.
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GTZ, para determinar si estn dadas las condiciones para una cooperacin se describen con mayor detenimiento por separado.
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3.1.
La planificacin es, ante todo, un proceso de aclaracin y de entendimiento entre personas que se proponen modificar conjuntamente una situacin. En su transcurso se elaboran los elementos de un
plan. Un plan es la intencin de hacer cierta cosa, proyectada hacia
el futuro. En l se prevn las contribuciones necesarias para lograr
un objetivo determinado. Sirve de orientacin a todas las partes
involucradas para coordinar sus acciones encaminadas al objetivo
definido y posibilita un manejo racional de recursos en general
escasos. Dada la imposibilidad de prever todos los factores, es importante que los plazos y el grado de detalle del plan sean realistas.
La inseguridad inherente a todo esfuerzo por anticipar un desarrollo
no significa que la planificacin sea superflua. Sin embargo, puede
ocurrir que ante ciertos problemas y condiciones generales la
planificacin del procedimiento a seguir suponga una limitacin
de las opciones de accin que resulte contraproducente. En esos
casos, el consenso sobre los objetivos y sobre el marco de accin
debera servir de marco de referencia para actuar de forma que
permita alcanzar los objetivos. En el contexto del debate de fondo
sobre los lmites de la planificacin, se alienta al personal de la
GTZ a ensayar tambin en el futuro otros caminos6.
En el pasado, la GTZ destac la planificacin del contexto de las
dems funciones de gestin. Sin embargo, con frecuencia pudo comprobarse que si los planes se entendan como una pauta rgida y
como una disposicin administrativa inflexible, ello dificultaba los
esfuerzos por la ejecucin flexible de los proyectos. Adems, la GTZ
se ha dado cuenta de que la importancia que se atribuye a la planificacin y, en particular, hasta qu punto se consideran vinculantes
los planes elaborados, puede variar enormemente de un crculo
cultural a otro. Por este motivo, la GTZ asigna hoy la mxima importancia a los aspectos comunicativos y al carcter procesual de la
planificacin.
6 Vase al respecto los "Lineamientos para la gestin de las actividades de la Cooperacin Tcnica alemana",
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cin razonable de los riesgos7 que pueden amenazar el logro del objetivo y la eficiencia econmica de un proyecto y fundamentar la decisin
sobre la conveniencia de su ejecucin. La validez de una MPP debe
verificarse permanentemente durante la ejecucin del proyecto.
3.3.
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cucin claramente delimitadas en el tiempo, asignar los correspondientes recursos humanos, materiales y financieros, as como las responsabilidades para la ejecucin, y determinar el cronograma. Se
dispone para ello del formulario GTZ-Form 21-50.
El seguimiento y evaluacin (S+E; vase la publicacin n 229 de la
GTZ) es un instrumento para la conduccin interna de un proyecto.
Hace posible la continua observacin y evaluacin del avance del
proyecto. El S+E no slo se refiere a los resultados y las actividades,
sino que se extiende tambin a los efectos, tanto planificados como
no previstos ("impact monitoring"), y a las condiciones en el entorno del proyecto. El S+E constituye tambin la base para la presentacin de informes.
El informe sobre el avance del proyecto (vase GTZ-Form 24-26)
es el procedimiento empleado para la elaboracin de informes a
cargo del asesor principal / coordinador de la GTZ en el proyecto
(AP), presentados por ste a la divisin responsable de la orden
en la Central, as como por esta ltima al BMZ.
El control de avance del proyecto (vase GTZ-Form 23-18) es una
verificacin sistemtica de la planificacin, la ejecucin y los efectos
de un proyecto. Su ejecucin corre a cargo de expertos independientes.
Tambin aqu vale el principio expuesto anteriormente: estos instrumentos slo desplegarn su utilidad si estn orientados a los
fines previstos, si son empleados con flexibilidad y si su aplicacin
es aceptable en el contexto cultural dado.
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Deutsche Gesellschaft fr
Technische Zusammenarbeit (GTZ ) GmbH
Cooperacin tcnica alemana
Dag-Hammarskjld-Weg 1- 5
Postfach 51 80
65726 Eschborn
Tlphone (+49 61 96) 79 - 0
Tlex 4 07 501- 0 gtz d
Tlfax (+49 61 96) 79 -11 15
GTZ-P-FORM 21-2-1s
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