SIIGO WINDOWS

Comprobante Prefijado

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Presentacin . 3
Qu es un comprobante prefijado?
En qu casos se pueden manejar comprobantes prefijados?
Qu se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante prefijado?
Cul es la ruta para manejar comprobantes prefijados?
Qu opciones presenta el sistema y cul es su finalidad?
Cules son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones?
Recomendaciones para la ejecucin del comprobante prefijado

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que explica la funcionalidad de los
comprobantes prefijados; cuales son los pasos para definir y ejecutarlos empresa por
empresa de acuerdo a las necesidades del usuario.

COMPROBANTE PREFIJADO
Qu es un comprobante prefijado?
Es una opcin del men que tiene el sistema la cual permite definir los parmetros
requeridos para realizar contabilizacin de documentos de forma peridica y
automtica, sin que sea necesario hacerlo manualmente.

En qu casos se pueden manejar comprobantes prefijados?

Los comprobantes prefijados se pueden utilizar para:
Efectuar el clculo y contabilizacin de las provisiones de nmina como son las
cesantas, intereses de cesantas, primas de servicios, vacaciones
Realizar el clculo y contabilizacin de los parafiscales para los usuarios que no
cuentan con el mdulo de nmina.
Se puede usar para registros que manejen dos cuentas, como lo pueden ser la
depreciacin de activos cuando no se tiene modulo de Activos fijos.
Realizar procesos mensuales como amortizaciones, pago de arriendo, etc.
Entre otros

Qu se debe tener definido antes de ejecutar el comprobante

prefijado?
Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes prefijados son:
1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes
2. Tener definido un documento Tipo L (Otros) para realizar la contabilizacin del
comprobante prefijado, en lo posible pueden ser varios uno para cada proceso
en caso de ser necesario (Ej. Provisiones, Pago Arriendo, etc.)
3. Conocer cules son los mdulos con los que cuenta porque de ello depende
para que el proceso se pueda hacer por el modulo o por prefijado (Ej. Si no se
tiene el modulo de nomina las provisiones se pueden realizar por prefijado
cuenta por cuenta sin conceptos de nomina, pero en caso de tener el modulo
las provisiones se pueden hacer por el modulo
4. Antes de ejecutar la contabilizacin del comprobante prefijado realizar copia de
seguridad
5. Se sugiere que ningn usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de
ingresar mientras se ejecuta la contabilizacin del comprobante prefijado.
6. Fijar los comprobantes prefijados se puede hacer en cualquier fecha, pero al
momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe realizar ingresando al sistema
con el ltimo da del mes.
7. Ejecutar el comprobante prefijado con clave de administrador

Cul es la ruta para manejar comprobantes prefijados?

La ruta para ingresar a manejar comprobantes prefijados es: Contabilidad Procesos
Generacin de Comprobantes Comprobantes Prefijados

Qu opciones presenta el sistema y cul es su finalidad?

Al ingresar al men de comprobante prefijado se presentan tres opciones:

a. Fija: En esta opcin se definen los parmetros a tener en cuenta en el

momento de la contabilizacin.

b. Imprime: Esta opcin permite generar un informe de los comprobantes

prefijados que se han parametrizado previamente, el cual se puede enviar a
impresora, pantalla y Excel.

c. Utiliza: Esta opcin permite realizar la contabilizacin del comprobante

Cules son los datos que el sistema solicita en cada una de las
opciones?
1. Fijacin de Comprobantes
Es importante parametrizar cada uno de los comprobantes para poder luego
contabilizar los documentos, en este proceso se va a definir el prefijado para realizar el
clculo de provisiones de prestaciones sociales sobre el concepto de sueldo, el sistema
solicita la siguiente informacin:

Comprobante: Corresponde a un consecutivo interno que maneja el sistema y

se pueden crear hasta 999 comprobantes, este se tendr en cuenta
posteriormente al momento de realizar la contabilizacin del documento. Se
debe crear un comprobante por cada concepto. Ej.
100 - Provisiones para concepto de sueldo
101 - Provisiones para concepto de comisiones
102 - Provisiones para concepto de bonificaciones
O tambin se puede manejar como

001
002
003
004

Provisiones
Provisiones
provisiones
Provisiones

de Cesantas
Prima de Servicios
de Vacaciones
Intereses de Cesantas.

Importante:
El usuario tiene el criterio para definir la forma y el orden en que
ser parametrizado el comprobante prefijado

Secuencia: Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.

Permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones
que se quieren realizar o para organizar las cuentas que forman base para el
clculo. Ej.
Comprobante 100 - Provisiones para concepto de sueldo
Secuencia 1 Provisin Cesantas
Secuencia 2 Provisin Int. Cesantas
Secuencia 3 Provisin Prima de Servicios
Secuencia 4 Provisin Vacaciones

Porcentaje - Valor: Son excluyentes en cada secuencia. Para el caso de las

provisiones de prestaciones sociales se recomienda efectuar la marcacin por
porcentaje.

Saldos - Movimiento: Son excluyentes en cada secuencia.

Importante:
Esta opcin nicamente se habilitara para seleccionar si se
escogi la opcin Porcentaje en la casilla anterior.

a. Movimiento: El sistema tomara el valor registrado en la cuenta de clculo

mes a mes, dependiendo de la fecha en la cual este ubicado en el programa
b. Saldo: Al marcar esta opcin el sistema tomara el saldo inicial de la cuenta
de clculo mas el movimiento del mes

Importante:
Para el clculo de las provisiones de las prestaciones sociales y de
los aportes parafiscales se deben efectuar sobre el movimiento de
las cuentas de clculo o que son base para la liquidacin de la
provisin

Porcentaje/ Valor: Despus de escoger la opcin de saldo o movimiento el

programa habilita un campo segn la marcacin anteriormente mencionada

Porcentaje:

Valor:

Para el caso de las provisiones de prestaciones sociales los porcentajes para correr el
comprobante mensual son:
CONCEPTO
Provisin Cesantas
Provisin Int. Cesantas
Provisin Prima de Servicios
Provisin Vacaciones

PORCENTAJE
8.33 %
1%
8.33 %
4.16 %

Cuenta de Clculo: Se debe digitar la cuenta contable que se van a tomar

como base para el clculo de las provisiones de prestaciones sociales; para el
ejemplo se tomara la cuenta contable de Sueldos (5105060000).
Sera necesario crear una nueva secuencia por cada una de las diferentes
cuentas contables que forman base para el clculo de las provisiones o aportes
parafiscales.
Importante:
Para el caso de prestaciones sociales se debe tener como cuenta de
clculo cada uno de los grupos contables que maneje la empresa (51
52 72)

Centro de Costo: Se debe digitar el cdigo del centro de costo que se quiere
afectar en la contabilizacin del documento. Este campo se habilitara siempre y
cuando la cuenta de clculo este marcada como Centro de Costo

Importante:
Si una misma cuenta de clculo afecta varios centros de costo o sub
centros de costo; se debe crear una secuencia por cada centro de
costos y subcentro que se requiera afectar.

Descripcin: Se debe escribir el detalle o descripcin de la contabilizacin que

se est efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad.

Dbito: Se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisin en la que

se realizar la contabilizacin, de acuerdo al clculo que efecte el programa.

Centro de Costo / Subcentro: Este campo se habilita si la cuenta esta

marcada como centro de costos el subcentro se habilita dependiendo del tipo de
SIIGO y si el centro de costos asignado maneja sub centro, tendr efecto en el
momento de la contabilizacin del documento.

Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero especfico y en este

caso se debe digitar el Nit de la empresa.

Crdito: Se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la

provisin en la cual se realizara la contabilizacin, de acuerdo al clculo que
efecte el programa.

Centro de Costo / Subcentro: Este campo se habilita si la cuenta esta

marcada como centro de costos el subcentro se habilita dependiendo del tipo de
SIIGO y si el centro de costos asignado maneja sub centro, tendr efecto en el
momento de la contabilizacin del documento.

Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero especfico y en este

caso se debe digitar el Nit de la empresa.

Importante:
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la
cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el
valor del movimiento de la cuenta de clculo por el porcentaje
establecido en el comprobante prefijado.

2. Impresin de Comprobantes
Permite verificar la informacin parametrizada en la fijacin del comprobante, para
esto el sistema solicita:
a. Rango de comprobantes a visualizar

Del Nro.: Digite el Cdigo inicial del comprobante fijado

Al Nro.: Digite el Cdigo final del comprobante fijado.
Destacado: En este campo se puede seleccionar la opcin por vista
preliminar, impresora o Excel. Para generar el informe

Importante:
Si se desea realizar alguna modificacin en el prefijado, se debe
ingresar por la opcin fija comprobantes y repasar el comprobante
incluyendo su respectiva modificacin.

3. Utiliza Prefijados
Permite realizar la contabilizacin del comprobante en este ejemplo de las provisiones
de prestaciones sociales
All el sistema solicita la siguiente informacin:

Tipo: Corresponde al Tipo de documento previamente parametrizado y definido

para este tipo de contabilizacin
En el ejemplo por ser provisiones de prestaciones sociales, la contabilizacin se
realizara en un documento Tipo L

Numero de Comprobante Inicial: Digite el Numero del comprobante que

desea realizar la contabilizacin.

Numero de Comprobante Final: Digite el Numero del comprobante Final

hasta el que desea realizar la contabilizacin .

Luego solicita confirmacin del proceso

Por ltimo muestra el avance de la contabilizacin y finaliza indicando que el proceso

termino.

Importante:
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la
cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el
valor del movimiento de la cuenta de clculo por el porcentaje
establecido en el comprobante prefijado.

Recomendaciones para la ejecucin del comprobante prefijado

Algunos de los aspectos ms importantes a tener en cuenta son:
a. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija una cuenta contable
marcada por centro de costos, el sistema solicita el centro de costo y
dependiendo del tipo de SIIGO solicita el sub centro si el centro de costo tiene
esta marca.

b. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija cuentas contables

que estn detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la informacin del
documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero
cruce, secuencia y fecha en que vence).

c. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija una cuenta contable

marcada como Inventarios por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra
asociada en una tabla, el sistema solicita el cdigo y datos del producto.

d. Al manejar en el comprobante prefijado en la opcin de fija una cuenta contable

marcada como Activos Fijos o Depreciacin por que se tiene el modulo y la
cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el cdigo del
activo.